Allgemeine Geschäftsbedingungen der docunest GmbH für Software-as-a-Service (SaaS)

Die docunest GmbH mit Sitz in Nürnberg (nachfolgend „docunest“ genannt) stellt Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (im Folgenden „Kunde“ oder „Nutzer“) auf Grundlage der nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) Softwarelösungen im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells („SaaS“) zur Verfügung. Die vertraglichen Leistungen erfolgen auf Basis eines jeweiligen Einzelvertrags, der durch Angebot und Annahme zustande kommt. Soweit nicht ausdrücklich anderweitig in Textform gemäß § 126b BGB zwischen docunest und dem Kunden vereinbart, gelten für die Nutzung der SaaS-Leistungen ausschließlich die Regelungen dieser AGB.

Alle Leistungen werden remote erbracht. Zusicherungen oder Garantien sind nur bei ausdrücklicher und in Textform erfolgter Kennzeichnung durch die Geschäftsleitung verbindlich.

docunest kann sowohl eigens entwickelte Software („Eigensoftware“) als auch Software von Drittanbietern („Fremdsoftware“) als SaaS-Leistung bereitstellen. Der genaue Leistungsumfang wird im jeweiligen Einzelvertrag festgehalten.

Umfang, Beschaffenheit und Funktionalitäten der vertraglichen Leistungen ergeben sich abschließend aus diesen AGB sowie aus der jeweils aktuellen Servicebeschreibung, sofern im Einzelvertrag in Textform keine abweichenden oder ergänzenden Regelungen getroffen wurden. Als „Servicebeschreibung“ gelten die jeweils durch docunest in Textform, etwa auf der Website, im Begleitmaterial oder per Mitteilung, zur Verfügung gestellten Informationen über Inhalt und Leistungsmerkmale der vertraglichen Leistungen.

Die Erbringung sämtlicher vertraglicher Leistungen erfolgt ausschließlich remote vom Geschäftssitz von docunest aus.

Servicebeschreibungen sind nicht als Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder als Garantien im rechtlichen Sinne zu verstehen. Eine Eigenschaftszusicherung oder Garantie liegt nur dann vor, wenn sie ausdrücklich durch die Geschäftsleitung von docunest in Textform als solche bezeichnet und erklärt wird.

Der Kunde ist verpflichtet, sich vor Abschluss eines Einzelvertrags eigenverantwortlich über die Eignung der vertraglichen Leistungen für die von ihm vorgesehene Nutzung sowie über die technischen Anforderungen (z. B. hinsichtlich Datenbankanbindung, Hardware, Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Systeme) zu informieren. Alternativ kann er entsprechende Beratungsleistungen bei autorisierten Vertriebspartnern in Anspruch nehmen.

Die Verfügbarkeit der vertraglichen Leistungen ist – soweit im Einzelvertrag oder in der jeweiligen Servicebeschreibung nicht ausdrücklich anders geregelt – auf eine maximale Jahresverfügbarkeit von 99,5 % (gerechnet auf 365 Tage / 24 Stunden) ab erstmaliger Nutzbarkeit beschränkt. Geplante Wartungen und nicht gemeldete Ausfälle bleiben hiervon unberührt. Diese Verfügbarkeit bezieht sich ausschließlich auf den Übergabepunkt der docunest-Server an das öffentliche Internet. Störungen im Bereich der Datenübertragung zwischen diesem Übergabepunkt und der Infrastruktur des Kunden oder Dritter (z. B. Internetverbindung, Kundenhardware) unterliegen nicht dem Einflussbereich von docunest.

Nicht von der Verfügbarkeitsgarantie umfasst sind:

• angekündigte Wartungsfenster, etwa zur Wartung, Pflege oder Datensicherung, sofern dem Kunden diese mindestens 24 Stunden im Voraus in Textform mitgeteilt wurden, sowie
• Zeiträume der Nichtverfügbarkeit, zu denen der Kunde keinen ordnungsgemäßen Supportfall im Sinne von § 7 gemeldet (d. h. „geticktet“) hat.

Im Einzelvertrag genannte Fristen und Termine sind, sofern nicht ausdrücklich in Schrift- oder Textform als verbindlich gekennzeichnet, als unverbindliche Planwerte zu verstehen. Sie stellen keine Fixtermine dar. Die Einhaltung verbindlicher Termine setzt voraus, dass der Kunde alle ihm obliegenden Mitwirkungspflichten fristgerecht erfüllt. Erfolgt dies nicht, verschieben sich verbindliche Termine entsprechend dem Ausmaß der Verzögerung.

Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung von docunest wegen Verzugs oder unterbliebener Leistung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt und beträgt maximal 10 % der auf die vom Verzug oder der Nichtleistung betroffene Leistung entfallenden Vergütung.

docunest ist berechtigt, zur Erbringung der vertraglichen Leistungen geeignete Subunternehmer, etwa Rechenzentrumsbetreiber oder Supportdienstleister, einzusetzen. docunest wird sicherstellen, dass diese Subunternehmer den Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen gemäß § 10 unterliegen. Für das Verhalten dieser Subunternehmer haftet docunest im gleichen Umfang wie für eigenes Handeln.

Nachfolgende Definitionen gelten für die AGB:

„Eigensoftware“ bezeichnet sämtliche von docunest selbst entwickelte Software, die nicht ausdrücklich als Drittsoftware gekennzeichnet ist oder unter einer eigenen Markenbezeichnung (z. B. „docunest“) im Rahmen eines SaaS-Modells bereitgestellt wird. Dies umfasst jeweils die aktuelle Version einschließlich zugehöriger Leistungsbeschreibungen.

„Fremdsoftware“ meint Softwareprodukte von Drittanbietern, die nicht zur Eigensoftware von docunest gehören, im Einzelvertrag oder in einer Leistungsbeschreibung ausdrücklich als solche benannt werden und von docunest im Rahmen von SaaS-Dienstleistungen bereitgestellt werden.

„Plattform“ bezeichnet die unter der Marke „docunest“ angebotene Softwarelösung, welche insbesondere für Steuerberatungskanzleien (auch „Plattform-Kunden“ genannt) als Kommunikations- und Austauschplattform mit Mandanten sowie für personalbezogene Prozesse im Rahmen eines SaaS-Modells zur Verfügung gestellt wird.

„Vertragliche Leistungen“ umfasst sämtliche Leistungen, die im jeweiligen Einzelvertrag zwischen docunest und dem Kunden vereinbart wurden.

Allgemeine Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Kunden finden auf das Vertragsverhältnis mit docunest nur insoweit Anwendung, als docunest ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat. Diese AGB gelten auch dann ausschließlich, wenn docunest die vertraglich geschuldeten Leistungen in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Kunden vorbehaltlos erbringt.

Angebote von docunest sind unverbindlich. Ein Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Annahme in Text- oder Schriftform zustande. Angebote und Annahmeerklärungen bedürfen zu ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Text- oder Schriftform. Gleiches gilt für Nebenabreden, Ergänzungen oder Änderungen eines Einzelvertrags, einschließlich sämtlicher Vereinbarungen über Eigenschaften und Beschaffenheiten der vertraglichen Leistungen, unabhängig davon, ob diese vor, bei oder nach Abschluss eines Einzelvertrags getroffen werden. Eine wirksame Bezugnahme auf den jeweiligen Einzelvertrag ist dabei zwingend erforderlich.

Sofern docunest im Rahmen eines Angebots mehrere voneinander abgrenzbare Leistungen (beispielsweise einzelne SaaS-Module auch „Add-On“s genannt) jeweils mit zugehörigen Einzelpreisen ausweist, stellt jede dieser Leistungen einen eigenständigen Einzelvertrag dar. Dies gilt nicht, wenn sich aus dem Angebot oder dem Einzelvertrag ausdrücklich ergibt, dass docunest die Leistungen nur einheitlich im Rahmen eines Gesamtvertrags anbietet. Die Angabe eines Gesamtpreises für mehrere Leistungen neben den Einzelpreisen begründet für sich genommen keinen Gesamtvertrag.

Nicht Bestandteil der vertraglichen Leistungen sind Leistungen im Zusammenhang mit der Installation oder Konfiguration der Software, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

Mit Vertragsbeendigung enden alle Nutzungsrechte.

Der Kunde ist berechtigt, die von docunest bereitgestellten Produkte im vertraglich vereinbarten Umfang sowie für die im jeweiligen Einzelvertrag festgelegte Laufzeit zu eigenen Zwecken zu nutzen. Eine Weitergabe oder Bereitstellung der Produkte an andere Steuerberatungskanzleien oder Dritte ist unzulässig.

Wird docunest infolge einer vertragswidrigen Nutzung durch den Kunden oder dessen Vertragspartner von Dritten in Anspruch genommen, verpflichtet sich der Kunde, docunest auf erstes Anfordern von sämtlichen hieraus resultierenden Ansprüchen freizustellen.

Die Einhaltung der vereinbarten Nutzungsbedingungen kann von docunest durch technische Maßnahmen, etwa durch Autorisierungs- und Freischaltcodes oder ein Berechtigungsmanagement, abgesichert und kontrolliert werden.

Bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen ist docunest nach vorheriger angemessener Ankündigung in Textform berechtigt, dem Kunden die weitere Nutzung der Leistungen ganz oder teilweise zu untersagen. Ist die IT-Sicherheit von docunest oder deren Unterauftragnehmern (insbesondere Rechenzentren) akut gefährdet, kann eine solche Nutzungsuntersagung auch ohne Vorankündigung erfolgen; in diesem Fall wird der Kunde unverzüglich in Textform informiert. Etwaige weitergehende Rechte und Ansprüche von docunest bleiben hiervon unberührt.

docunest ist berechtigt, nach vorheriger schriftlicher Ankündigung mit einer Frist von mindestens zehn (10) Arbeitstagen, einmal jährlich während der üblichen Geschäftszeiten ein Audit beim Kunden durchzuführen, um die Einhaltung der vertraglich vereinbarten, insbesondere der nutzungsbezogenen, Pflichten zu überprüfen. Dieses Audit erfolgt auf Kosten von docunest, es sei denn, es stellt sich als begründet heraus; in diesem Fall hat der Kunde die Auditkosten zu tragen. Das Audit kann durch docunest selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Dritten durchgeführt werden. docunest wird sicherstellen, dass das Audit den regulären Geschäftsbetrieb des Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt.

Über die in dieser § 3 eingeräumten einfachen, nicht-exklusiven Nutzungsrechte hinaus erwirbt der Kunde keinerlei weitere Rechte an den vertraglichen Leistungen, auch dann nicht, wenn er vorübergehend technisch Zugriff auf darüberhinausgehende Funktionalitäten erhalten sollte. Sämtliche Rechte an geistigem Eigentum, insbesondere Urheber-, Patent- und sonstige Schutzrechte an den vertraglichen Leistungen, stehen ausschließlich docunest oder deren Lizenzgebern zu. Dem Kunden ist bekannt, dass die Eigensoftware vertrauliche Informationen im Sinne von § 10 enthält, die entsprechend den dort geregelten Vertraulichkeitsbestimmungen zu behandeln sind.

Die für den Betrieb der vertraglichen Leistungen erforderlichen technischen Voraussetzungen in Bezug auf Hardware, Software und Systemumgebung beim Kunden ergeben sich aus der jeweils geltenden Servicebeschreibung. Der Kunde ist verpflichtet, die erforderliche Systemumgebung rechtzeitig, auf eigene Kosten und in eigener Verantwortung bereitzustellen, ordnungsgemäß zu installieren, zu betreiben und zu warten. Insbesondere eine stabile Internetverbindung ist elementar. Eine Firewall wird dringendsten empfohlen.

Der Kunde verpflichtet sich, im Rahmen der Nutzung der vertraglichen Leistungen sicherzustellen, dass

• docunest, soweit zur Leistungserbringung, Gewährleistung oder Support erforderlich, Fernzugriff sowie gegebenenfalls Vor-Ort-Zugriff auf die Kundenumgebung und weitere relevante Systeme gewährt wird;
• ausschließlich qualifiziertes und geschultes Personal mit ausreichender Fachkenntnis zur Bedienung und Nutzung der vertraglichen Leistungen eingesetzt wird;
• das eingesetzte Personal angemessen in die Nutzung und Bedienung der Plattform eingewiesen wird;
• sämtliche für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforderlichen und von docunest angeforderten Informationen und Daten vollständig und rechtzeitig bereitgestellt werden.

Das von docunest bereitgestellte SaaS-Produkt stellt ein digitales Werkzeug zur Verfügung, das insbesondere der Unterstützung bei der Bearbeitung steuerlicher Sachverhalte dient. Die Software ermöglicht unter anderem das automatisierte Befüllen von Datenfeldern, auch unter Einsatz künstlicher Intelligenz, sowie die Erstellung von Exportdateien zur Übertragung in externe Softwarelösungen, insbesondere in Anwendungen der DATEV eG.

Der Nutzer ist verpflichtet, sämtliche von der Software erzeugten oder vorausgefüllten Daten sorgfältig, eigenständig und mit der gebotenen Sorgfalt auf inhaltliche, technische und formale Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Dies gilt auch für exportierte Dateien oder übertragene Inhalte.

docunest übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Zulässigkeit der durch die Software verarbeiteten oder generierten Daten. Die Software unterstützt die Arbeit des Kunden, ersetzt jedoch keine fachliche oder steuerliche Beratung oder Prüfung. Eine steuerliche, rechtliche oder fachliche Überprüfung durch docunest findet ausdrücklich nicht statt.

Dem Nutzer ist bewusst, dass die von der Software erzeugten Inhalte lediglich unterstützende Arbeitsmittel darstellen und keine abschließende fachliche Prüfung ersetzen können. Die Verantwortung für die finale Überprüfung und Freigabe der Daten liegt ausschließlich beim Nutzer. Ebenso trägt allein der Nutzer die Verantwortung für die Verwendung, Weitergabe oder Einreichung der durch die Software erzeugten Inhalte an Dritte, insbesondere gegenüber Finanzbehörden oder gegenüber der DATEV eG.

Die Nutzung der Plattform ist ausschließlich zur Abwicklung interner Geschäftsvorgänge sowie im Rahmen des eigenen Geschäftsbetriebs des Kunden zulässig. Ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung von docunest in Textform ist es untersagt, Unterlizenzen zu vergeben oder die Plattform einschließlich zugehöriger Dokumentationen oder Begleitmaterialien

• an Dritte zu vermieten, zu verleihen oder diesen im Rahmen von Dienstleistungen, insbesondere im Rahmen von Outsourcing-Modellen, Time-Sharing-Vereinbarungen oder vergleichbaren Nutzungsverhältnissen, zeitweise zur Verfügung zu stellen oder durch Dritte nutzen zu lassen;
• Maßnahmen des Nachkonstruktion der Softwarearchitektur, der technische Zerlegung des Objektcodes oder vergleichbare Handlungen vorzunehmen, die auf eine Offenlegung oder Rekonstruktion des Quellcodes abzielen (sofern dies nicht nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften zulässig ist), sowie die Plattform als Grundlage für die Entwicklung eigenständiger Software oder eigener Dokumentationen zu verwenden;
• zu vervielfältigen, sofern dies nicht für angemessene Datensicherungszwecke erforderlich oder gesetzlich ausdrücklich gestattet ist.

Der Nutzer verpflichtet sich, den SaaS-Dienst weder für rechtswidrige oder unlautere Zwecke zu verwenden noch im Rahmen der Nutzung rechtswidrige, unlautere oder Schutzrechte Dritter verletzende Inhalte zu verarbeiten.

Die vom Kunden für die vertraglichen Leistungen geschuldete Vergütung, insbesondere SaaS-Gebühren für die Nutzung der Plattform sowie gegebenenfalls vereinbarte Stundensätze für Zusatzleistungen, ergibt sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag. Die Zahlung hat ohne Abzug auf das im Einzelvertrag angegebene Konto von docunest zu erfolgen, sofern nicht ausdrücklich die Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens vereinbart wurde.

Sofern im Einzelvertrag nichts Abweichendes in Textform geregelt ist, erfolgt die Abrechnung der Leistungen monatlich im Nachhinein auf Basis der im jeweiligen Abrechnungszeitraum in Anspruch genommenen Leistungen. Verlangt der Kunde nachvertragliche Leistungen gemäß § 11 Abs. 5 dieser AGB, ist docunest berechtigt, die Ausführung dieser Leistungen von der vorherigen Zahlung eines angemessenen Vorschusses abhängig zu machen. Die Vergütung wird jeweils sieben (7) Kalendertage nach Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung fällig. Die Rechnung enthält einen Nachweis über die in Anspruch genommenen Leistungen (z. B. Nutzungsvolumen, bspw. Anzahl an Bewegungsdaten, Zeitaufwand bei Beratungsleistungen).

Sämtliche Preisangaben in diesen AGB sowie in den Einzelverträgen verstehen sich als Nettopreise, d. h. zuzüglich gesetzlich geschuldeter Steuern und sonstiger Abgaben.

Der Kunde verpflichtet sich, Zahlungen fristgerecht auf die von docunest benannte Bankverbindung zu leisten. Eine Zahlung gilt als rechtzeitig, wenn der vollständige Betrag innerhalb der Zahlungsfrist auf dem im Einzelvertrag angegebenen Konto gutgeschrieben wird.

Eine Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Gleiches gilt für die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts, das ebenfalls nur auf unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Gegenansprüche gestützt werden darf.

Gerät der Kunde mit fälligen Zahlungen in Verzug und leistet er auch nach einer entsprechenden Mahnung in Textform, in der ein Zahlungsziel von mindestens sieben (7) weiteren Kalendertagen gesetzt wird, keine Zahlung, ist docunest berechtigt, die vertraglichen Leistungen vorübergehend einzuschränken oder vollständig einzustellen. In der Mahnung wird docunest ausdrücklich auf diese möglichen Folgen eines fortbestehenden Zahlungsverzugs hinweisen.

docunest gewährleistet im Rahmen der in § 1 Abs. 6 definierten Serviceverfügbarkeit, dass die aktuell bereitgestellten vertraglichen Leistungen den im Einzelvertrag vereinbarten Spezifikationen sowie den in der jeweils gültigen Servicebeschreibung beschriebenen Eigenschaften entsprechen. docunest ist berechtigt, die vertraglichen Leistungen weiterzuentwickeln und durch Updates, Releases oder sonstige Änderungen an technische, gesetzliche oder marktübliche Anforderungen anzupassen. Soweit im Einzelvertrag konkrete Eigenschaften zugesichert wurden, sind hiervon abweichende Änderungen nur zulässig, wenn diese entweder unwesentlich sind (z. B. Änderungen des Interface-Designs) oder technisch bzw. rechtlich zwingend erforderlich (z. B. aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder neuer Datenformate). Für Zusatzleistungen wird keine Gewähr übernommen.

docunest verpflichtet sich, etwaige Abweichungen gemäß § 8 Abs. 1 im Rahmen des beschriebenen Supports auf eigene Kosten zu beheben. Darüber hinausgehende gesetzliche Gewährleistungsansprüche bestehen nur bei:

• erheblichen Abweichungen, die entweder grob fahrlässig oder vorsätzlich durch docunest verursacht wurden oder deren Behebung im Rahmen des Supports trotz dreier Versuche fehlgeschlagen ist;
• arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei sonstiger schwerwiegender Pflichtverletzung durch docunest oder bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit infolge solcher Abweichungen.

Im Falle von Schutzrechtsverletzungen gelten ausschließlich die Regelungen gemäß § 9.

Vor Inanspruchnahme des Supports ist der Kunde verpflichtet, zunächst eigenständig mithilfe des zur Verfügung gestellten Begleitmaterials eine Lösung des Problems zu versuchen („Eigenlösung“). Der Support von docunest darf erst dann in Anspruch genommen werden, wenn entweder keine Lösungshinweise im Begleitmaterial enthalten sind oder die Eigenlösung nachweislich nicht erfolgreich war.

Der Kunde kann Mängel jederzeit per E-Mail in Form eines sogenannten „Tickets“ melden. Die Bearbeitung erfolgt während der folgenden Standard-Support-Zeiten: Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 18:00 Uhr sowie freitags von 09:00 bis 16:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bayern und Hessen. Die Mangelmeldung muss eine nachvollziehbare Beschreibung des Problems enthalten, einschließlich der konkreten Arbeitsschritte und Dokumentation der Eigenlösungsversuche. Auf Anforderung von docunest stellt der Kunde weitere für die Nachvollziehbarkeit oder Behebung des Mangels notwendige Informationen auf eigene Kosten zur Verfügung.

docunest bemüht sich um eine zeitnahe Behebung des Mangels durch Bereitstellung eines Workarounds, Patches, Hotfixes, Bugfixes oder eines neuen Releases. Die Art der Mangelbeseitigung erfolgt nach billigem Ermessen unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden. docunest reagiert auf Mangelmeldungen innerhalb der folgenden Zielzeiten (ausschließlich während der Standard-Support-Zeiten):

Neben der Meldung von Mängeln ist der Kunde berechtigt, während der Standard-Support-Zeiten auch allgemeine Anfragen zur Nutzung der vertraglichen Leistungen als Ticket zu platzieren, sofern:

• die Anfrage durch ausreichend geschultes Personal erfolgt,
• eine eigenständige Lösung mit dem Begleitmaterial nicht möglich war,
• und der Kunde etwaige personelle Änderungen (z. B. Wechsel oder Verhinderung der Ansprechpartner) unverzüglich in Textform anzeigt.

Für Supportleistungen außerhalb von Mängeln ist der Leistungsumfang auf ein monatliches Kontingent von fünf (5) Stunden innerhalb der ersten drei Monate begrenzt, sofern der Einzelvertrag nichts Abweichendes vorsieht.

docunest ist von der Verpflichtung zur Supportleistung befreit, wenn und solange:

• der Kunde keinen angemessenen Remote-Zugriff gewährt,
• die vertraglichen Leistungen nicht vertragsgemäß genutzt werden,
• eigenmächtige Änderungen an der Software vorgenommen wurden,
• der Mangel nicht maschinell reproduzierbar ist,
• der Mangel durch Drittsoftware, Drittgeräte oder kundeneigene Daten verursacht wurde,
• oder die vertraglichen Leistungen mit nicht freigegebenen Drittkomponenten betrieben werden.

Vom Leistungsumfang des Supports ausdrücklich ausgeschlossen sind:

• Vor-Ort-Einsätze beim Kunden,
• Leistungen im Zusammenhang mit Datenmigrationen.

Die Haftung von docunest, gleich aus welchem rechtlichen Gesichtspunkt und sowohl im Hinblick auf die bereitgestellte Software als auch auf die angebotenen Services, beschränkt sich auf Fälle von Vorsatz oder grober bzw. einfacher Fahrlässigkeit seitens docunest. Eine verschuldensunabhängige Haftung, insbesondere für etwaige anfängliche Mängel der SaaS-Leistungen, ist ausgeschlossen. Ebenso übernimmt docunest keine Haftung für Umstände außerhalb ihres unmittelbaren Einflussbereichs, wie etwa für Software Dritter oder des Kunden oder für die allgemeine Verfügbarkeit von Internetverbindungen.

Bei einfacher Fahrlässigkeit ist eine Haftung von docunest für entgangenen Umsatz des Kunden ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung für Schäden aus oder im Zusammenhang mit einem Einzelvertrag je Schadensfall und je Vertragsjahr auf maximal 50.000 Euro begrenzt. Diese Haftungsgrenze gilt für die Gesamtheit aller Einzelverträge, die zwischen docunest und dem jeweiligen Kunden im Zusammenhang mit den Services bestehen.

Eine Haftung von docunest für Schäden, die auf einer fehlerhaften oder unterlassenen Prüfung von Daten durch den Kunden oder Nutzer beruhen, ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für etwaige steuerliche Nachteile, Bußgelder, Strafzahlungen oder sonstige behördliche Sanktionen.

Höhere Haftungsgrenzen können individuell vereinbart werden. docunest ist bereit, auf Wunsch des Kunden eine weitergehende Haftungssumme zu vereinbaren, sofern der Kunde die hiermit verbundenen Kosten für eine individuell projekt- oder kundenspezifische Versicherung übernimmt.

docunest stellt den Kunden für die Dauer eines Einzelvertrags von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen der Verletzung von Schutzrechten durch die vertragsgemäße Nutzung der Leistungen im genannten Zeitraum gegen den Kunden geltend machen, einschließlich der angemessenen Rechtsverfolgungskosten sowohl des Dritten als auch des Kunden. Diese Freistellungspflicht entfällt, soweit die Schutzrechtsverletzung

• auf der Kombination der vertraglichen Leistungen mit nicht von docunest bereitgestellten Softwarekomponenten oder Leistungen beruht oder
• durch eigenmächtige Änderungen, Erweiterungen oder Integrationen ohne Zustimmung oder Mitwirkung von docunest verursacht wurde.

In einem solchen Fall wird docunest innerhalb angemessener Frist nach eigenem Ermessen entweder

• ein entsprechendes Nutzungsrecht vom Dritten beschaffen oder
• die betroffenen Leistungen so anpassen, dass keine Schutzrechtsverletzung mehr besteht.

Ist eine solche Maßnahme unter Berücksichtigung des Entgelts nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, wird docunest den Kunden hierüber in Textform informieren. In diesem Fall sind beide Parteien berechtigt, den betroffenen Einzelvertrag aus wichtigem Grund gemäß Ziffer 11.2 außerordentlich und schriftlich zu kündigen.

Die Freistellungspflicht nach § 9 Abs. 1 setzt voraus, dass der Kunde

• docunest unverzüglich in Textform über geltend gemachte Ansprüche sowie über die damit zusammenhängende Kommunikation informiert,
• keine Anerkenntnisse gegenüber dem Dritten abgibt,
• docunest die alleinige Entscheidungs- und Verteidigungshoheit im Zusammenhang mit dem geltend gemachten Anspruch einräumt, und
• docunest im Rahmen des Zumutbaren bei der Abwehr oder Verteidigung gegen die Ansprüche unterstützt.

Bei Schutzrechtsverletzungen durch Fremdsoftware oder von Dritten bezogene Services haftet docunest nur in dem Umfang, in dem docunest seinerseits berechtigt ist, entsprechende Ansprüche mit zumutbarem Aufwand gegenüber dem jeweiligen Drittanbieter geltend zu machen und durchzusetzen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn docunest zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses von der Schutzrechtsverletzung wusste oder diese hätte kennen müssen. In diesem Fall finden die Regelungen gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 2 entsprechende Anwendung.

Die vorstehenden Bestimmungen in § 9 regeln abschließend die Haftung von docunest bei Schutzrechtsverletzungen im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Kunden bestehen ausschließlich bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder im Falle arglistigen Verschweigens einer Schutzrechtsverletzung durch docunest.

Als „Vertrauliche Informationen“ gelten sämtliche technischen und/oder geschäftlichen Informationen, die einer Partei im Zusammenhang mit oder während der Durchführung eines Einzelvertrags in beliebiger Form, sei es mündlich, schriftlich, durch Vorführungen, Geräte, Modelle, Muster oder durch visuelle Wahrnehmung, von der jeweils anderen Partei offengelegt werden. Dies schließt insbesondere Informationen zu betrieblichen Abläufen und Geschäftstätigkeiten ein.

Sämtliche Regelungen dieser AGB sowie Inhalte eines Einzelvertrags gelten als vertrauliche Informationen beider Parteien. Als vertrauliche Informationen von docunest gelten darüber hinaus insbesondere das Begleitmaterial zur Software, die über die Software abgebildeten Funktionen und Prozesslogiken sowie von docunest verwendete Passwörter und Zugangscodes. Als vertrauliche Informationen des Kunden gelten die durch die Software verarbeiteten oder verwalteten Daten.

Nicht als vertrauliche Informationen gelten solche Informationen,

• die ohne Verletzung vertraglicher Pflichten allgemein zugänglich oder öffentlich bekannt sind oder werden,
• die der empfangenden Partei bereits vor der Offenlegung nachweislich bekannt waren,
• die unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen der anderen Partei entwickelt wurden, oder
• die rechtmäßig und ohne Geheimhaltungspflicht von Dritten erlangt wurden.

Die Parteien verpflichten sich wechselseitig:

• alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und dabei mindestens dieselbe Sorgfalt walten zu lassen, wie sie diese zum Schutz eigener vertraulicher Informationen anwendet, mindestens jedoch eine angemessene Sorgfalt,
• vertrauliche Informationen ausschließlich zum Zweck des Abschlusses oder der Durchführung des jeweiligen Einzelvertrags zu verwenden,
• vertrauliche Informationen nur solchen Mitarbeitern, Beratern, Auftragnehmern oder verbundenen Unternehmen offenzulegen, die diese Informationen zwingend zur Vertragserfüllung benötigen, und sicherzustellen, dass diese Personen oder Unternehmen schriftlich zur Vertraulichkeit nach Maßgabe dieser Bestimmungen verpflichtet sind,
• sämtliche betroffenen Personen auf die Vertraulichkeitspflichten hinzuweisen und deren Einhaltung sicherzustellen,
• vertrauliche Informationen nicht zurückzuentwickeln (insbesondere nicht in Quellcode zu überführen) oder den Quellcode technische zu zerlegen, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht ausdrücklich zulässig.

docunest ist berechtigt, den Namen, das Logo und die Markenbezeichnung des Kunden sowie allgemeine Informationen über die Zusammenarbeit im Rahmen eines Einzelvertrags zu Referenzzwecken zu verwenden, sofern dadurch keine vertraulichen Inhalte im Sinne der vorstehenden Bestimmungen verletzt werden.

Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sofern docunest im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien, soweit im Anwendungsbereich von Art. 28 DSGVO erforderlich, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV). Die in diesem Zusammenhang eingesetzten Subunternehmer gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO und Ziffer 3.6 dieser AGB werden in der AVV einzeln benannt.

Einzelverträge über Services, die gemäß § 2 Abs. 3 abgeschlossen wurden, haben die im jeweiligen Einzelvertrag festgelegte Laufzeit.

Eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit ist ausgeschlossen. Beide Parteien sind jedoch berechtigt, einen Einzelvertrag aus wichtigem Grund außerordentlich und schriftlich zu kündigen, sofern diese AGB dies ausdrücklich vorsehen, zwingende gesetzliche Vorschriften dies erfordern oder eine Vertragspartei eine wesentliche Vertragspflicht verletzt und diese Pflichtverletzung trotz schriftlicher Abmahnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist nach Zugang der Abmahnung abgestellt wird.

Gesetzliche Rücktrittsrechte des Kunden sind ausgeschlossen. Das Kündigungsrecht des Kunden gemäß dieser Ziffer ist auf den jeweils betroffenen Einzelvertrag beschränkt. Nur sofern dem Kunden infolge der von docunest verschuldeten Kündigung eines Einzelvertrags die Fortsetzung weiterer Einzelverträge objektiv unzumutbar oder technisch unmöglich wird, ist der Kunde zur außerordentlichen Kündigung auch dieser Verträge berechtigt. Die Unzumutbarkeit oder Unmöglichkeit ist auf Verlangen von docunest schriftlich darzulegen und durch geeignete Nachweise zu belegen.

Mit Beendigung eines Einzelvertrags ist der Kunde verpflichtet, alle bis dahin erbrachten Leistungen und erfolgten Nutzungen zu vergüten, unbeschadet weitergehender Ansprüche von docunest. Zudem hat der Kunde die Nutzung der vertraglichen Leistungen unverzüglich einzustellen; der Zugang zu etwaigen Support-Leistungen wird deaktiviert. Innerhalb von drei (3) Werktagen nach Vertragsende hat der Kunde sämtliche Originale, Kopien und Teilkopien der Software, alle Bestandteile der zugehörigen Dokumentation sowie sonstige von docunest überlassene Unterlagen und Informationen entweder zurückzugeben oder, sofern eine Rückgabe nicht möglich ist, endgültig zu löschen. Auf Verlangen hat der Kunde die vollständige Löschung an Eides statt zu versichern. Sofern der Kunde aus zwingenden gesetzlichen Gründen zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet ist, kann er deren Archivierung verlangen.

Alle vom Kunden mithilfe der vertraglichen Leistungen erzeugten oder verwalteten Daten verbleiben auch nach Vertragsbeendigung uneingeschränkt im Eigentum des Kunden. docunest stellt dem Kunden auf dessen Anforderung hin die betreffenden Daten im CSV- oder TXT-Format zur Verfügung. Für diese Datenbereitstellung kann docunest den hierfür entstehenden Aufwand gemäß den jeweils geltenden Service-Gebühren berechnen.

Die Beendigung eines Einzelvertrags berührt nicht die bis dahin entstandenen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien.

Weder der Einzelvertrag noch daraus resultierende Rechte oder Pflichten dürfen von einer der Parteien ganz oder teilweise ohne vorherige schriftliche Zustimmung der jeweils anderen Partei abgetreten oder anderweitig übertragen werden, sofern § 12 Abs. 2 nichts Abweichendes regelt.

Der Kunde erklärt bereits jetzt seine Zustimmung zu einer zukünftigen Übertragung von Einzelverträgen durch docunest auf einen Dritten, der den Geschäftsbetrieb von docunest oder wesentliche Vermögenswerte desselben übernimmt. docunest wird den Kunden über eine solche Übertragung nach Möglichkeit im Voraus in Textform informieren.

Änderungen oder Ergänzungen eines Einzelvertrags bedürfen der Schrift- oder Textform. Dies gilt auch für eine Abbedingung des vorstehenden Formerfordernisses.

Der Einzelvertrag einschließlich sämtlicher Anhänge bildet die vollständige Vereinbarung der Parteien in Bezug auf den darin geregelten Vertragsgegenstand. Frühere oder gleichzeitig getroffene mündliche oder schriftliche Absprachen, Erklärungen oder Vereinbarungen werden durch den Einzelvertrag ersetzt und verlieren ihre Gültigkeit.

Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit einem Einzelvertrag, einschließlich solcher über dessen Zustandekommen oder Beendigung, ist der Sitz von docunest, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person oder Freiberufler ist bzw. Einkünfte aus selbständiger oder gewerblicher Tätigkeit erzielt.

Auf den Einzelvertrag findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung. Die Regelungen zum internationalen Privatrecht sowie das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) sind ausgeschlossen.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB oder eines Einzelvertrags ganz oder teilweise unwirksam, undurchführbar oder rechtswidrig sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, eine solche Bestimmung durch eine rechtlich zulässige Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.