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Rechnungen aus Zeiterfassung

Rechnungen direkt aus erfassten Stunden

Erstellen Sie ZUGFeRD E-Rechnungen direkt aus den erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Kunde wählen, Zeitraum wählen, Rechnung fertig. B2B-konform nach EN 16931.

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✓ ZUGFeRD 2.3·✓ EN 16931·✓ B2B-Pflicht 2025

Mit der Rechnungsfunktion von docunest erstellen Sie Ausgangsrechnungen direkt aus den in der Zeiterfassung gebuchten Projektstunden. Ein vierstufiger Wizard führt Sie durch: Kunde und Zeitraum wählen, Steuermodus festlegen, Aggregations-Modus bestimmen (pro Mitarbeiter+Projekt, pro Projekt oder pro Schicht), Vorschau prüfen. Im Editor sehen Sie rechts die echte PDF-Live-Vorschau, die sich nach jeder Änderung aktualisiert. Die fertige Rechnung ist eine ZUGFeRD E-Rechnung (PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931) und damit E-Rechnungs-konform für B2B ab 2025. Sieben Steuermodi decken alle deutschen Szenarien ab. Versendete Rechnungen werden GoBD-konform archiviert (10 Jahre), alle Änderungen protokolliert, Rechnungsnummern erst beim Versand lückenlos vergeben. Ideal für Agenturen, Handwerksbetriebe, Beratungen und alle Dienstleister, die nach Stunden abrechnen.

ZUGFeRD 2.3
Format
7
Steuermodi
GoBD 10 Jahre
Archiv

Stand: April 2026

Von der Stempeluhr zur fertigen Rechnung

Stunden erfassen, abrechnen, versenden. Alles in einem System

Rechnung aus Stunden

Vierstufiger Wizard aggregiert erfasste Projektzeiten automatisch zu Rechnungspositionen. Keine Doppelerfassung, keine Excel-Tabellen, kein manuelles Abtippen mehr.

ZUGFeRD E-Rechnung

PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, vollständig konform mit der B2B-E-Rechnungspflicht 2025. Dein Kunde empfängt und verarbeitet automatisch.

Flexible Gruppierung

Abrechnung pro Mitarbeiter+Projekt, nur pro Projekt oder pro einzelner Schicht, je nach Kundenwunsch und Leistungsnachweis.

7 Steuermodi

Standard, Kleinunternehmer (§19), Reverse-Charge (§13b), innergemeinschaftliche Lieferung (§6a), Bauleistung, Ausfuhr-Drittland und Steuerbefreit. Pflichthinweis und ZUGFeRD-CategoryCode automatisch.

Live-PDF-Vorschau

Im Editor siehst du rechts die echte PDF, die sich nach jeder Änderung automatisch aktualisiert. Genau das, was dein Kunde bekommt, schon vor dem Versand.

GoBD-konform archiviert

Rechnungsnummern werden erst beim Versand lückenlos vergeben, PDF 10 Jahre archiviert, alle Änderungen im Audit-Log protokolliert. Felder nach Versand gesperrt.

Abrechnung nach Stunden für jede Branche

Von der Agentur bis zur Baustelle

Agenturen & IT-Dienstleister

  • Stundensätze pro Kunde oder Projekt hinterlegen
  • Monatliche Sammelrechnungen pro Mandant
  • ZUGFeRD-Versand an Konzern-Buchhaltungen

Handwerk & Bau

  • Abrechnung pro Schicht oder pro Baustelle
  • §13b-Rechnung für Bauleistungen mit einem Klick
  • Rechnung direkt nach Projektabschluss erstellen

Beratung & Kanzleien

  • Mandantenbezogene Stundenabrechnung
  • Reverse-Charge für EU-Auslandskunden
  • Kleinunternehmer-Rechnung nach §19 UStG

Häufige Fragen zu Rechnungen & E-Rechnung

ZUGFeRD, Steuermodi, B2B-Pflicht und GoBD

Was ist eine ZUGFeRD E-Rechnung?
ZUGFeRD ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Die Rechnung ist gleichzeitig ein lesbares PDF (PDF/A-3) und enthält eine maschinenlesbare XML-Datei nach EN 16931. Dein Kunde öffnet das PDF ganz normal, sein Buchhaltungssystem liest die XML automatisch ein, ohne manuelles Abtippen.
Bin ich zur E-Rechnung verpflichtet?
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 (je nach Umsatz). Mit docunest bist du schon heute vollständig ZUGFeRD-konform.
Wie werden die erfassten Stunden in eine Rechnung übernommen?
Ein vierstufiger Wizard führt dich durch: Kunde und Zeitraum wählen, Steuermodus wählen, Aggregations-Modus wählen (pro Mitarbeiter+Projekt, pro Projekt oder pro Schicht), Vorschau prüfen. Der Stundensatz wird dabei in dieser Reihenfolge ermittelt: Projekt, Kunde, Mitarbeiter.
Welche Steuermodi werden unterstützt?
Sieben Modi decken alle deutschen Rechnungsszenarien ab: Standard-Regelbesteuerung (19% / 7%), Kleinunternehmer (§19 UStG), Reverse-Charge (§13b UStG) für EU-B2B, innergemeinschaftliche Lieferung (§6a UStG), Bauleistung (§13b Abs. 2 Nr. 4), Ausfuhr-Drittland (§4 Nr. 1a) und Steuerbefreit (§4 UStG). Der korrekte Pflichthinweis wird jeweils automatisch aufgedruckt, der ZUGFeRD-CategoryCode entsprechend gesetzt.
Gibt es eine Vorschau vor dem Versand?
Ja. Im Editor siehst du rechts die echte PDF-Live-Vorschau, die sich nach jeder Änderung automatisch aktualisiert. Du siehst also genau das, was dein Kunde bekommt, bevor du die Rechnung versendest.
Kann ich mein eigenes Logo verwenden?
Ja. Du lädst einmal dein Firmenlogo in den Rechnungs-Stammdaten hoch (PNG/JPG, max. 2 MB). Es erscheint oben links auf jeder Rechnung, im PDF und im ZUGFeRD-XML. Firmenanschrift, Bankverbindung, Steuernummer, USt-IdNr. und HRB werden ebenfalls einmal gepflegt und automatisch übernommen.
Wie werden Rechnungsnummern vergeben?
Die Rechnungsnummer wird erst beim Wechsel auf Status 'Versendet' vergeben, nicht schon beim Anlegen. So entstehen keine Lücken, wenn du Entwürfe verwirfst. Das Format (z.B. RE-{YYYY}-{SEQ:4} ergibt RE-2026-0001) legst du in den Stammdaten fest.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?
Solange eine Rechnung im Status 'Entwurf' ist, kannst du sie beliebig ändern. Nach dem Versand ist sie aus GoBD-Gründen gesperrt. Fehlerhafte versendete Rechnungen werden storniert (nicht gelöscht): die ursprüngliche bleibt als Storno-Rechnung im Archiv, die zugehörigen Zeiten werden wieder freigegeben und können auf einer neuen Rechnung abgerechnet werden.

Rechnungen aus Zeiterfassung sofort nutzen

Stammdaten einmal hinterlegen, Logo hochladen, und ab sofort jede Rechnung in einer Minute erstellen.

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