Ein fester Ort für alles zwischen Kanzlei und Mandant.

Ein Mandantenportal ist ein geschützter Online-Bereich, über den eine Steuerkanzlei mit ihren Mandanten Unterlagen austauscht. Statt Dokumente per E-Mail zu verschicken und in alten Nachrichten zu suchen, finden Mandanten dort einen festen Ort für ihre Belege, Auswertungen, Bescheide und Freigaben. Die Kanzlei sieht umgekehrt, was eingereicht wurde und was noch fehlt.

Nein. Die Anmeldung läuft über einen Magic-Link: Der Mandant gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen Anmeldelink, der eine Stunde gültig ist. Danach bleibt er 30 Tage angemeldet, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Es gibt kein Passwort, das vergessen, zurückgesetzt oder weitergegeben werden kann. Für erhöhte Anforderungen lässt sich zusätzlich eine Zwei-Faktor-Bestätigung aktivieren.

Nein. Das Portal läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Handy. Wer möchte, kann es zusätzlich als App auf dem Startbildschirm installieren und Benachrichtigungen aktivieren, etwa wenn die Kanzlei Unterlagen anfordert. Notwendig ist das nicht. Erfahrungsgemäß entscheidet genau diese Hürde darüber, ob Mandanten mitmachen: Was eine Registrierung oder einen Download verlangt, wird seltener genutzt.

Nein, und das ist bewusst so gebaut. Für jeden Bereich legt die Kanzlei fest, was im Portal erscheint, und kann das pro Vorgang übersteuern. Ein Dokument wird also erst sichtbar, wenn es dafür freigegeben ist. Die Prüfung greift dabei direkt in der Datenbankabfrage, nicht erst beim Anzeigen, sodass nicht freigegebene Vorgänge gar nicht erst ausgeliefert werden.

Unterlagen einreichen und angeforderte Dokumente hochladen, Belege und Auswertungen der Buchhaltung einsehen, Dokumente digital freizeichnen, offene Posten abstimmen, Ergebnisse der Bescheidprüfung und anstehende Vorauszahlungen einsehen sowie Rückfragen direkt am jeweiligen Vorgang stellen. Welche dieser Bereiche sichtbar sind, entscheidet die Kanzlei.

Ja. Pro Mandant lassen sich mehrere Ansprechpartner anlegen, etwa Geschäftsführung und Buchhaltung, jeweils mit eigenen Rechten. So sieht die Buchhaltung die Belege, ohne dass ihr automatisch auch vertrauliche Auswertungen offenstehen. Eine Einladung ist sieben Tage gültig.

Auf Wunsch ja. Mit der White-Label-Lösung läuft das Portal unter einer eigenen Sub-Domain der Kanzlei, mit deren Logo und Farben, und Benachrichtigungen kommen von der Kanzlei-Adresse. Für Mandanten tritt docunest dann nicht in Erscheinung.

Die Daten werden in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Der Zugriff ist auf die berechtigten Mitarbeiter der Kanzlei und die freigeschalteten Ansprechpartner des jeweiligen Mandanten beschränkt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist auf Anfrage verfügbar.