Erst ordnen.
Dann digitalisieren.
Wir helfen Steuerkanzleien, ihre Prozesse zu digitalisieren: Prozessberatung, Onboarding und Schulungen. Unabhängig davon, welche Software Sie einsetzen.
Sie steht in keiner Dokumentation, sie lässt sich nicht übergeben, und keine Software-Einführung räumt sie von selbst weg.
Wer Ihr Projekt leitet
Kein wechselndes Beraterteam: Sidney Nik und Baktash Hossainzadeh leiten jedes Projekt persönlich und bringen die beiden Seiten des Themas an einen Tisch, die Kanzleipraxis und die Erfahrung aus großen IT-Projekten. Für Umsetzung, Datenübernahme und Schulung steht das docunest-Team dahinter.
- Steuerberater mit eigener Kanzlei
- Jahrelang Prozessoptimierung bei EY und der Commerzbank
- Kennt beide Seiten: den Kanzleialltag und die Methodik dahinter
- 15 Jahre IT-Projekte in DAX-Konzernen und internationalen Unternehmen
- Prozessoptimierung und Einführung neuer Systeme
- Weiß, woran Software-Einführungen in der Praxis scheitern
Warum das Thema jetzt drängt
Der Berufsstand steht gleichzeitig unter strukturellem, personellem und regulatorischem Druck: kleine Einheiten ohne freigestellte Kapazität, ein Arbeitsmarkt, der nichts hergibt, und eine Frist, die auf das Belegwesen jeder Kanzlei durchschlägt. Wer Abläufe erst dann ordnet, wenn die Frist läuft, ordnet sie unter Zeitdruck.
der Kanzleien haben höchstens zehn Mitarbeitende.
finden keine qualifizierten Bewerber mehr.
beginnt die Pflicht zur E-Rechnungs-Ausstellung.
Warum Digitalisierung in Kanzleien scheitert
Fast nie an der Technik. In nahezu jeder Kanzlei begegnen uns dieselben vier Muster.
Die neue Software wird über gewachsene Abläufe gelegt. Der Handgriff bleibt derselbe, nur der Klickweg ändert sich. Nach ein paar Monaten sieht die Kanzlei moderner aus und braucht genauso lange wie vorher.
Aufgabenverteilung, Fristenkontrolle und Mandantenkommunikation laufen bei jedem Mitarbeiter ein wenig anders. Was nicht definiert ist, lässt sich nicht automatisieren und nicht übergeben, wenn jemand ausfällt.
Finanzbuchhaltung, Lohn und Jahresabschluss verbessern ihre eigenen Abläufe, ohne den durchgehenden Prozess eines Mandats im Blick. Die Zeit geht an den Übergaben zwischen den Bereichen verloren.
Persönliche Excel-Listen, eigene Ablagestrukturen, Notizen am Monitor. Sie halten den Betrieb am Laufen, stehen in keiner Dokumentation und verschwinden bei einer Software-Einführung nicht von selbst.
Wer automatisiert, bevor er standardisiert, automatisiert nur das Chaos schneller.
Deshalb beginnt jedes unserer Projekte mit den Abläufen und nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs.
So arbeiten wir
Nach dem dritten Schritt haben Sie ein Ergebnis in der Hand, auch wenn Sie die Umsetzung selbst übernehmen.
- 1Erstgespräch
Etwa eine Stunde, remote. Wir hören zu, wo es in Ihrer Kanzlei hakt, und sagen ehrlich, ob und wo wir helfen können.
- 2Bestandsaufnahme
Wir begleiten Ihre Mitarbeiter im Alltag und erfassen, wie die Arbeit tatsächlich läuft. Nicht, wie sie laut Handbuch laufen sollte.
- 3Prozesslandkarte und Fahrplan
Sie erhalten ein Dokument: Ihre Abläufe visualisiert, die Brüche markiert, die Maßnahmen priorisiert nach Aufwand und Wirkung.
- 4Umsetzung und Begleitung
Wir setzen mit um, schulen das Team und bleiben in der Anlaufphase erreichbar. Auch dann, wenn Sie sich für eine andere Software entscheiden.
Was wir machen
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, machen die Brüche sichtbar und standardisieren Aufgabenverteilung, Fristenkontrolle und Mandantenkommunikation, bevor über Werkzeuge gesprochen wird.
Einführung neuer Software in der Kanzlei: Datenübernahme, Anbindung an die DATEV, Rollen- und Rechtekonzept, Rollout-Plan und Begleitung über den Go-Live hinaus.
Team-Schulungen remote oder vor Ort, halb- oder ganztägig, zugeschnitten auf Ihre Abläufe statt auf einen allgemeinen Standardkurs.
Programme
Welcher Zuschnitt passt, hängt davon ab, wo Ihre Kanzlei steht. Jedes Programm wird auf Ihre Größe und Ihre Abläufe angepasst.
| Programm | Für wen | Format |
|---|---|---|
| Kanzlei Starter PackFür Kanzleien in Gründung: Wir setzen die digitalen Abläufe von Anfang an auf, statt sie später umzubauen. Ablage, Mandantenkommunikation, Fristen und Belegwege werden einmal richtig definiert. | Kanzleien in Gründung | Remote oder vor Ort |
| TransformationsprojektFür bestehende Kanzleien, die umstellen wollen. Bestandsaufnahme, Prozesslandkarte und schrittweise Umstellung gemeinsam mit dem Team, ein Bereich nach dem anderen. | Kleine und mittlere Kanzleien | Remote und vor Ort |
| Einführung der KI-BuchhaltungBelegverarbeitung mit KI in der Kanzlei einführen: Einrichtung, Kontierungslogik, Prüfroutinen und Schulung der Mitarbeiter, bis das Team der Automatik vertraut. | Alle Kanzleien | Remote |
| Mandanten-Onboarding für die KI-BuchhaltungIhre Mandanten an die neue Belegstrecke heranführen: Ansprache, Einrichtung und Begleitung, bis die Belege verlässlich digital in der Kanzlei ankommen. | Kanzleien in der Einführung | Remote |
| IndividuellWenn keiner der Zuschnitte passt: Wir hören uns Ihre Ausgangslage an und stellen das Programm danach zusammen. | Eigene Ausgangslage | Nach Absprache |
Woran Sie uns messen können
- Erst zuhören, dann WerkzeugeWir sehen uns Ihre Abläufe an, bevor über Software gesprochen wird. Eine Empfehlung ohne Bestandsaufnahme ist geraten.
- Mit dem Team, nicht über es hinwegWiderstand entsteht dort, wo Mitarbeiter Veränderung erfahren, statt sie mitzugestalten. Wir binden sie ab dem ersten Termin ein.
- ProduktunabhängigWenn Ihre bestehende Lösung trägt, sagen wir das. docunest ist eine Option in der Empfehlung, keine Voraussetzung für die Beratung.
- Standardisieren vor AutomatisierenEin Ablauf, der nicht definiert ist, lässt sich nicht automatisieren. Deshalb steht die Standardisierung immer vor dem Werkzeug.
- Umsetzbar im laufenden BetriebWir stellen so um, dass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft. Kein Projekt, das die Kanzlei wochenlang blockiert, sondern ein Bereich nach dem anderen.
- Erreichbar nach dem Go-LiveDie Anlaufphase entscheidet, ob eine Einführung trägt. Wir sind da, wenn die ersten echten Fragen aus dem Alltag kommen.
Häufige Fragen
Sprechen wir über Ihre Abläufe.
Ein Erstgespräch dauert etwa eine Stunde und findet remote statt. Danach wissen Sie, wo Ihre größten Zeitfresser liegen, auch wenn Sie nichts beauftragen.
Produktunabhängig · Remote oder vor Ort · Festes Angebot vor Beauftragung