Einmal eingerichtet, immer erledigt.
Wenn Unterlagen eingehen, eine Freizeichnung abgeschlossen ist oder ein Stichtag erreicht wird, führt docunest die nächsten Schritte automatisch aus: E-Mails, Aufgaben, Dokumente und Freizeichnungen, gesteuert im visuellen Prozess-Editor.
Das Prozesse-Add-On in docunest ist eine Automatisierungs-Software für Steuerkanzleien. Im visuellen Editor verbinden Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen zu Abläufen nach dem Prinzip Wenn X, dann Y. Prozesse laufen gezielt für die Mandanten, auf die Ihre Merkmals-Filter zutreffen, und orchestrieren die docunest-Module Aufträge, Freizeichnung, Dateiaustausch und Dokumente.
Von Sidney Nik, LL.M. · Steuerberater, Co-Founder der docunest GmbH
Steuerberater und Co-Founder von docunest. Schreibt über die berufs- und datenschutzrechtlichen Fragen des Kanzleialltags.
Fachlich geprüft von Baktash Hossainzadeh, Co-Founder und Geschäftsführer.
Veröffentlicht am · Zuletzt aktualisiert am
So funktioniert es
Vom wiederkehrenden Handgriff zum automatischen Ablauf in fünf Schritten
- 1
Vorlage wählen oder leer starten
Fertige Vorlagen für typische Kanzlei-Abläufe dienen als Startpunkt. Alternativ bauen Sie den Prozess von Grund auf im visuellen Editor.
- 2
Auslöser festlegen
Ein Zeitplan, eine verschobene Aufgabe, eingegangene Unterlagen, eine abgeschlossene Freizeichnung oder der manuelle Start: Sie bestimmen, wann der Prozess anspringt.
- 3
Bedingungen und Zielgruppe eingrenzen
Merkmals-Filter legen fest, für welche Mandanten der Prozess gilt. Bedingungen steuern, unter welchen Umständen die Aktionen ausgeführt werden.
- 4
Aktionen verketten
E-Mail senden, Aufgabe anlegen oder verschieben, Unterlagen anfordern, Dokument erzeugen oder Freizeichnung starten, in der Reihenfolge, die Ihr Ablauf braucht.
- 5
Aktivieren und laufen lassen
Ab jetzt führt docunest den Ablauf automatisch aus, für jeden Mandanten, auf den die Filter zutreffen. Ihre Mitarbeiter greifen nur noch ein, wo es nötig ist.
Was das Prozesse-Add-On Ihrer Kanzlei bringt
Visueller Prozess-Editor
Auslöser, Bedingungen und Aktionen zusammenklicken statt programmieren. Jeder Ablauf bleibt auf einen Blick verständlich.
Fünf Auslöser
Zeitplan, Aufgabe verschoben, Unterlagen eingegangen, Freizeichnung abgeschlossen oder manueller Start.
Aktionen über alle Module
E-Mail senden, Aufgabe anlegen oder verschieben, Unterlagen anfordern, Dokument erzeugen, Freizeichnung starten.
Zielgruppen pro Mandant
Merkmals-Filter bestimmen, für welche Mandanten ein Prozess läuft. Ein Ablauf, gezielt ausgerollt.
Fertige Vorlagen
Typische Kanzlei-Abläufe sind vorkonfiguriert und in wenigen Minuten an Ihre Kanzlei angepasst.
Module orchestriert
Prozesse verbindet Aufträge, Freizeichnung, Dateiaustausch und Dokumente zu einem durchgehenden Ablauf.
Typische Einsatzbereiche
Jahresabschluss-Vorbereitung
- Zeitplan als Auslöser, jedes Jahr automatisch
- Unterlagen beim Mandanten anfordern
- Aufgabe im Auftrags-Board anlegen
Unterlagen-Eingang
- Prozess startet, sobald Unterlagen eingehen
- Aufgabe automatisch in die nächste Spalte verschieben
- Sachbearbeiter per E-Mail informieren
Nach der Freizeichnung
- Auslöser: Freizeichnung abgeschlossen
- Folgeaufgabe für die Einreichung anlegen
- Bestätigung per E-Mail an den Mandanten
Mandanten-Onboarding
- Manuell gestartet, wenn der Mandant zusagt
- Vertrag aus der Dokumentvorlage erzeugen und zur Freizeichnung senden
- Fehlende Unterlagen strukturiert anfordern
Transparente Preise. Monatlich kündbar.
Prozesse ist ein Add-On zu jedem docunest-Paket.
Ohne Nutzungskontingent, monatlich kündbar. Die Aktionen greifen auf die docunest-Module Aufträge, Freizeichnung, Dateiaustausch und Dokumente zu.
- Visueller Prozess-Editor mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen
- Auslöser: Zeitplan, Aufgabe verschoben, Unterlagen eingegangen, Freizeichnung abgeschlossen, manuell
- Aktionen: E-Mail, Aufgabe anlegen oder verschieben, Unterlagen anfordern, Dokument erzeugen, Freizeichnung
- Zielgruppen-Steuerung pro Mandant mit Merkmals-Filtern
- Fertige Vorlagen für typische Kanzlei-Abläufe
Buchbar in Kombination mit einem docunest-Kanzlei-Paket
Monatlich kündbar · Keine Mindestlaufzeit · Einrichtung in unter 15 Minuten
Datenschutz und Datensicherheit
Automatisierung braucht Vertrauen, gerade bei Mandantendaten.
Gespeichert in der EU
Prozesse und Mandantendaten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Zugriff nur für Berechtigte
Prozesse sehen und bearbeiten nur berechtigte Nutzer Ihrer Kanzlei.
Kein Training fremder Modelle
Mandantendaten werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
AV-Vertrag
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist auf Anfrage verfügbar.
Häufige Fragen zu Prozessen
Was ist das Prozesse-Add-On?
Welche Auslöser gibt es?
Welche Aktionen kann ein Prozess ausführen?
Für welche Mandanten läuft ein Prozess?
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Wie spielt Prozesse mit den anderen docunest-Modulen zusammen?
Gibt es fertige Vorlagen?
Was kostet das Prozesse-Add-On?
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