Digitale Freizeichnung in der Steuerkanzlei

Freizeichnung ist der Vorgang, mit dem ein Mandant ein von der Kanzlei erstelltes Dokument prüft und freigibt. Klassisch geschieht das per Unterschrift auf Papier: Die Kanzlei druckt den Jahresabschluss, schickt ihn per Post, der Mandant unterschreibt und sendet zurück. Die digitale Freizeichnung ersetzt diesen Umlauf durch eine elektronische Signatur, die derselben Beweisfunktion dient.

Der Begriff ist enger als „digitale Unterschrift“. Er beschreibt nicht irgendeine Signatur, sondern den konkreten Freigabeschritt zwischen Kanzlei und Mandant, an dessen Ende feststeht: Der Mandant kennt den Inhalt und trägt ihn mit.

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, gilt seit dem 1. Juli 2016 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und unterscheidet drei Stufen. Ausführlich mit Beispielen aus dem Kanzleialltag stehen sie unter Dokumente digital unterschreiben:

• Einfache elektronische Signatur (EES), Art. 3 Nr. 10: Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt sind und zum Unterzeichnen verwendet werden. Darunter fällt bereits die eingescannte Unterschrift. Beweiskraft: gering, aber nach Art. 25 Abs. 1 nicht allein wegen der elektronischen Form unwirksam.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), Art. 3 Nr. 11 mit den Anforderungen aus Art. 26: eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar werden.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES), Art. 3 Nr. 12: eine FES, die zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungs­einheit erzeugt wurde. Nur sie ist nach Art. 25 Abs. 2 der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Praktisch relevant ist der Unterschied vor allem beim Aufwand: Die QES setzt eine vorherige Identitätsprüfung des Unterzeichners voraus, etwa per Video-Ident oder Personalausweis. Die FES kommt ohne diesen Schritt aus, weshalb Mandanten sie ohne Vorbereitung nutzen können.

Die Antwort hängt an einer einzigen Frage: Schreibt ein Gesetz für das Dokument die Schriftform vor? Nur dann ist die QES nötig, weil allein sie nach § 126a BGB die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzen kann. Für alles andere genügt die fortgeschrittene Signatur.

Der Großteil der Kanzleipost fällt in die zweite Kategorie. Der Steuerberatungsvertrag ist formfrei. Die Freigabe einer Steuererklärung vor der Übermittlung an das Finanzamt ist es ebenfalls, die Übermittlung selbst läuft über ELSTER und damit ohnehin elektronisch. Auch die Freigabe eines Jahresabschlusses durch den Mandanten unterliegt keiner gesetzlichen Schriftform. Die gesetzliche Unterzeichnungspflicht des Kaufmanns nach § 245 HGB betrifft den Kaufmann selbst und ist ein separater Vorgang.

Umgekehrt gibt es Dokumente, bei denen auch die QES nicht hilft, weil das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Das bekannteste Beispiel ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB. Wer in der Lohnabteilung Kündigungen aufsetzt, braucht dafür weiterhin Papier.

In docunest lädt die Kanzlei das fertige PDF hoch, setzt die Signaturfelder an die vorgesehenen Stellen und wählt die Empfänger. Bei mehreren Unterzeichnern lässt sich die Reihenfolge festlegen, etwa wenn erst der Geschäftsführer und dann der Prokurist zeichnen soll.

Der Mandant erhält eine E-Mail mit einem Link, öffnet das Dokument im Browser, liest es und bestätigt die Signaturfelder. Es braucht keine App-Installation, kein Benutzerkonto und keinen Kartenleser. Optional lässt sich der Zugang zusätzlich mit einem Passwort oder einer SMS-PIN absichern.

Nach Abschluss legt docunest das signierte PDF zusammen mit dem Signaturprotokoll ab. Die Kanzlei sieht in der Übersicht, welche Vorgänge offen sind, und kann Erinnerungen automatisch versenden lassen. Nach eigenen Auswertungen liegt die durchschnittliche Laufzeit vom Versand bis zur Signatur bei unter fünf Minuten, wo der Postweg mehrere Tage braucht.

Für freigezeichnete Dokumente gelten die üblichen Fristen: Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und andere geschäftliche Unterlagen sechs Jahre. Die Frist für Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Wichtig ist die Form der Aufbewahrung. Die GoBD verlangen, dass elektronische Dokumente über die gesamte Frist unverändert und lesbar bleiben. Ein signiertes PDF auszudrucken und das Papier abzuheften genügt nicht, weil der Ausdruck die Signatur und das Protokoll nicht mitführt. Die elektronische Fassung ist das Original und muss als solche archiviert werden, einschließlich des Audit-Trails.

Ein Dokumentenversand transportiert eine Datei sicher von A nach B und protokolliert den Abruf. Die Freizeichnung geht einen Schritt weiter: Sie erzeugt eine rechtlich verwertbare Willenserklärung des Empfängers. Wer nur Unterlagen zustellen will, braucht keine Signatur, sondern einen sicheren Dateiaustausch. Wer eine Freigabe dokumentieren muss, braucht die Signatur.

In der Praxis laufen beide Wege nebeneinander, oft im selben Vorgang: Die Kanzlei stellt den Jahresabschluss über das Mandantenportal bereit und lässt die Freigabeseite separat freizeichnen.