Die besten FastDocs-Alternativen für Kanzleien

Wer nach Alternativen zu FastDocs sucht, hat ein klar umrissenes Problem: Stammdaten kommen unvollständig, verspätet oder auf Papier in die Kanzlei, und jede Lücke erzeugt eine Rückfrage. Welche Alternative passt, hängt davon ab, ob nur dieser eine Schritt gelöst werden soll oder ob er Teil einer größeren Umstellung ist.

Das Wichtigste in Kürze

Drei Punkte vorweg: Ein Fragebogen ist so gut wie seine Feldprüfungen, insbesondere bei Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer und IBAN. Der Erstfall ist der seltenere, Stammdaten ändern sich laufend. Und der eigentliche Aufwand liegt oft nicht im Ausfüllen, sondern im Anstoßen und Nachhalten.

Was FastDocs abdeckt

FastDocs erfasst Stammdaten über Online-Fragebogen. Das Produkt ist in zwei Bereiche geteilt: Fastdocs Client für Mandantenstammdaten und Fastdocs Staff für Personalstammdaten. Die Fragebogen prüfen Eingaben bereits beim Ausfüllen, etwa IBAN und Sozialversicherungsnummer, und übergeben den fertigen Datensatz per Import an die DATEV, konkret an LODAS oder Lohn und Gehalt, sowie an Addison OneClick.

Die Preise sind öffentlich einsehbar. Fastdocs Client beginnt laut Anbieter bei 20 Euro monatlich in der Lite-Variante und liegt bei 40 Euro in der Pro-Variante, gestaffelt nach Zahl der Kanzleimitarbeiter. Fastdocs Staff liegt bei 54, 74 und 104 Euro monatlich je nach Paket. Die DATEV-Integration wird mit 20 bis 30 Euro monatlich zuzüglich einmalig 399 Euro ausgewiesen, die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr.

Der Zuschnitt ist damit eng und bewusst gewählt: Es geht um den Anfang einer Beziehung, also um das Anlegen eines Mandats oder eines Beschäftigungsverhältnisses. Belegverarbeitung, Kontierung und laufende Zusammenarbeit gehören nicht dazu.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Die Aufteilung in zwei Produkte. Wer sowohl Mandanten- als auch Personalstammdaten digital erfassen will, bezahlt zwei Bausteine plus Integration. Für kleine Kanzleien summiert sich das auf einen Betrag, der über dem liegt, was ein einzelner Fragebogen wert erscheint.

Die Jahresbindung. Eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten ist im Markt üblich, verhindert aber, dass eine Kanzlei nach drei Monaten korrigiert, wenn die Mandanten den Fragebogen nicht annehmen.

Der Fragebogen ist nur ein Baustein. Viele Kanzleien stellen fest, dass die Stammdatenerfassung zwar geordnet ist, das Nachfassen bei laufenden Unterlagen, die Freigaben und der Belegeingang aber unverändert Aufwand kosten. Dann führt die Suche in ein anderes Lager.

Der Markt zerfällt in drei Lager

Bevor einzelne Namen sinnvoll werden, hilft die Einordnung. Die meisten Fehlentscheidungen entstehen dadurch, dass zwei Gruppen verwechselt werden.

Stammdaten-Spezialisten lösen genau den Erfassungsschritt, mit geprüften Feldern und einem Import in das Lohn- oder Kanzleisystem. FastDocs gehört hierher.

Portale der Kanzlei- und Lohnsoftware bringen eine eigene Erfassungsstrecke mit, die im jeweiligen Ökosystem endet. Sie sind selten so komfortabel wie ein Spezialwerkzeug, kosten aber nichts zusätzlich, wenn die Lizenz ohnehin vorhanden ist.

Plattformen mit Fragebogen als Modul decken die Erfassung zusammen mit Dokumentenaustausch, Freigaben und laufender Zusammenarbeit ab.

Wer einen Spezialisten durch einen Spezialisten ersetzt, verbessert Details. Wer den Aufwand nach der Erfassung lösen will, muss das Lager wechseln.

Das Portal der DATEV als Ausgangspunkt

Die naheliegendste Alternative ist die Lösung, die viele Kanzleien bereits lizenziert haben. Für die Lohnbuchhaltung bietet die DATEV eigene Wege, Mitarbeiterdaten digital zu erheben und in die Lohnabrechnung zu übernehmen, ohne dass ein weiterer Anbieter hinzukommt.

Der Vorteil liegt in der fehlenden Schnittstelle: kein zusätzlicher Vertrag, keine Datenübergabe nach außen, keine zweite Anmeldung für den Mandanten, sofern er die DATEV-Umgebung ohnehin nutzt.

Die Grenzen liegen in der Bequemlichkeit. Spezialwerkzeuge investieren erheblich in die Führung durch den Fragebogen, in verständliche Formulierungen und in die Prüfung beim Ausfüllen. Wo der Mandant überfordert ist, entstehen genau die Rückfragen, die vermieden werden sollten. Für Kanzleien, die noch mit Papierformularen arbeiten, ist der eigene Weg der DATEV trotzdem der günstigste erste Schritt.

Addison OneClick

Wolters Kluwer bietet mit Addison OneClick ein eigenes Mandantenportal mit Erfassungsstrecken, das auf die Addison-Kanzleisoftware aufsetzt. FastDocs unterstützt diesen Weg laut Anbieter als Zielsystem, was zeigt, dass beide Welten nebeneinander bestehen.

Für Kanzleien, die ohnehin mit Addison arbeiten, ist die Frage weniger, ob ein Spezialwerkzeug besser ist, sondern ob der Unterschied den zusätzlichen Vertrag rechtfertigt. Diese Antwort hängt an der Zahl der Neuzugänge im Jahr, nicht am Funktionsumfang.

HR-Systeme auf der Mandantenseite

Ein Teil der Mandanten führt Personaldaten bereits in einem eigenen System, etwa in einer HR-Software mit Onboarding-Strecke. Wo das der Fall ist, ist der beste Fragebogen der, den niemand ausfüllen muss.

Sinnvoll ist dann eine Übergabe aus dem System des Mandanten in die Lohnabrechnung, statt die Daten ein zweites Mal zu erheben. Der Aufwand verschiebt sich damit von der Erfassung zur Abstimmung von Feldern und Formaten, und dieser Aufwand fällt einmal an statt bei jedem neuen Mitarbeiter.

Für Kanzleien mit wenigen großen Mandaten lohnt dieser Weg. Bei vielen kleinen Mandaten, die kein eigenes System haben, führt er ins Leere.

Plattformen mit Fragebogen als Modul

In diese Gruppe gehört docunest. Der Personalfragebogen ist dort ein mehrstufiges Formular, das die Mitarbeiterdaten erhebt, sie als PDF ausgibt, in die Freizeichnung übergeben kann und die Lohndaten als DATEV-Export bereitstellt.

Der Unterschied zum Spezialwerkzeug liegt nicht im Fragebogen selbst, sondern darin, was danach passiert. Dieselbe Plattform trägt Dateiaustausch, Freigaben, Aufgabensteuerung und die laufende Belegverarbeitung, sodass für den Mandanten ein Zugang genügt und die Kanzlei einen Vertrag hat statt drei.

Der umgekehrte Punkt gehört zur Ehrlichkeit dazu: Wer ausschließlich Stammdaten erfassen will und alles andere gelöst hat, zahlt bei einer Plattform für Bausteine, die er nicht nutzt. Dann ist ein Spezialwerkzeug die wirtschaftlichere Wahl.

Welche Felder über den Erfolg entscheiden

Ein Fragebogen ist so gut wie seine Prüfungen. Fünf Felder verursachen im Meldewesen die meisten Rückläufer und gehören deshalb in jeden Test.

Die Sozialversicherungsnummer ist formal prüfbar und wird von Mitarbeitern häufig falsch abgeschrieben. Die Steuer-Identifikationsnummer hat eine Prüfziffer, die eine Falscheingabe sofort auffallen lässt. Die IBAN ist prüfbar und dennoch eine der häufigsten Fehlerquellen. Der Geburtsname fehlt regelmäßig, obwohl er im Meldewesen benötigt wird. Und die Staatsangehörigkeit samt Arbeitserlaubnis entscheidet über weitere Pflichtangaben.

Wer ein Werkzeug prüft, füllt einen Fragebogen bewusst falsch aus und schaut, an welcher Stelle das System eingreift. Ein Fragebogen, der alles annimmt, verschiebt die Prüfung in die Kanzlei und spart dort nichts.

Zeichen, Umlaute und was im Lohnexport schiefgeht

Ein Detail, das erst beim Import auffällt: Nicht jedes Zeichen übersteht den Weg in die Lohnsoftware. Namen mit Zeichen außerhalb des westeuropäischen Zeichensatzes, etwa mit Häkchen oder Sonderformen einzelner Buchstaben, werden von manchen Exporten still ersetzt.

Das Ergebnis ist tückisch, weil die Kanzlei keine Fehlermeldung sieht, sondern nur einen abgewiesenen Datensatz ohne Angabe des betroffenen Feldes. Gesucht wird dann an der falschen Stelle, meist bei der Schnittstelle statt beim Namen.

In einem Test gehört deshalb ein Mitarbeitername mit solchen Zeichen dazu. Ein Werkzeug, das ihn korrekt überträgt oder wenigstens sauber meldet, erspart einen Fehlerlauf, den niemand einplant.

Was die Erfassung mit dem Datenschutz zu tun hat

Personalstammdaten sind besonders schutzbedürftig, weil sie Angaben zu Gesundheit, Religionszugehörigkeit und familiären Verhältnissen enthalten können.

Drei Punkte gehören deshalb geklärt. Erstens der Ort der Verarbeitung, denn ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung. Zweitens die Aufbewahrung: Wie lange bleiben ausgefüllte Fragebogen im System des Anbieters, und lassen sie sich gezielt löschen. Drittens der Zugriff im Supportfall, also ob Mitarbeiter des Anbieters Einblick in ausgefüllte Bogen nehmen können und ob das protokolliert wird.

Diese Fragen sind bei einem Stammdatenwerkzeug wichtiger als bei vielen anderen Systemen, weil hier ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Der Aufwand liegt selten am Formular

Vor jeder Auswahl lohnt eine nüchterne Betrachtung, wo die Zeit tatsächlich verloren geht.

In vielen Kanzleien ist nicht das Ausfüllen das Problem, sondern das Anstoßen und Nachhalten: Wer erinnert den Mandanten daran, dass ein neuer Mitarbeiter gemeldet werden muss, und wer merkt, dass der Fragebogen nach zwei Wochen noch offen ist.

Ein Werkzeug, das den Bogen bereitstellt, aber das Nachfassen nicht übernimmt, verbessert den kleineren Teil. Ein Werkzeug, das Erinnerungen automatisch verschickt und den Stand sichtbar macht, greift an der richtigen Stelle an. Wie sich das systematisch aufsetzen lässt, behandelt der Beitrag zum standardisierten Mandanten-Onboarding.

Was der Fragebogen nicht löst

Auch der beste Erfassungsbogen endet an drei Stellen, die danach kommen.

Die Freigabe. Wo eine Unterschrift benötigt wird, etwa unter einer Erklärung des Mitarbeiters, braucht es einen Signaturweg. Welche Stufe wann verlangt ist, behandelt der Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Die Änderung. Stammdaten ändern sich: Umzug, Heirat, neue Bankverbindung, geänderte Steuerklasse. Ein Werkzeug, das nur den Erstfall abdeckt, überlässt die Pflege wieder der E-Mail.

Die laufende Zusammenarbeit. Nach dem Onboarding beginnt die eigentliche Arbeit, also Belege, Fristen und Rückfragen. Wie sich wiederkehrende Abläufe dafür ordnen lassen, behandelt der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Funktionslisten sind bei diesen Produkten wenig aussagekräftig, weil alle Anbieter dieselben Begriffe verwenden. Nützlicher sind fünf Fragen, die sich überprüfen lassen.

Welche Felder werden beim Ausfüllen geprüft? Ungeprüfte Felder verschieben die Arbeit zurück in die Kanzlei.

Wie kommt der Datensatz in die Lohnsoftware? Ein Import mit einem Klick unterscheidet sich erheblich vom Abtippen aus einer PDF.

Wer stößt den Fragebogen an und wer fasst nach? Diese Antwort entscheidet über die Ersparnis.

Was passiert bei Änderungen bestehender Stammdaten? Der Erstfall ist der seltenere.

Wie lange ist die Vertragsbindung? Bei einer Jahresbindung ist eine Fehlentscheidung zwölf Monate lang wirksam.

Wie ein belastbarer Test aussieht

Ein Erfassungswerkzeug lässt sich nicht in einer Demo bewerten, weil dort ein vorbereiteter Musterfall gezeigt wird.

Aussagekräftig ist ein Test mit drei echten Fällen: ein einfacher Mitarbeiter in Vollzeit, ein Fall mit Besonderheit, etwa eine kurzfristige Beschäftigung oder ein Mitarbeiter mit ausländischer Staatsangehörigkeit, und ein Mandant, von dem erfahrungsgemäß unvollständige Angaben kommen.

Gemessen wird nicht der Funktionsumfang, sondern die Zahl der Rückfragen und die Zeit bis zum vollständigen Datensatz. Beides lässt sich mit einer Strichliste erfassen und mit dem bisherigen Verfahren vergleichen.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative, weil die Anbieter unterschiedliche Ausschnitte abdecken.

Wer nur Personalstammdaten erfassen will und die Lohnabrechnung ohnehin in der DATEV führt, prüft zuerst den Weg, der bereits lizenziert ist, und misst den Unterschied zu einem Spezialwerkzeug an der Zahl der Neuzugänge im Jahr. Wer mit Addison arbeitet, prüft die eigene Erfassungsstrecke des Herstellers. Wer Mandanten mit eigener HR-Software betreut, spart am meisten, indem die Daten gar nicht zweimal erhoben werden.

Und wer feststellt, dass die Erfassung nur einer von mehreren Engpässen ist, also neben Freigaben, Dokumentenaustausch und Belegverarbeitung, wird mit einem Spezialwerkzeug jeweils einen Teil davon lösen und mehrere Verträge führen.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Werkzeug eingeführt wird, lohnt eine Zählung über ein Quartal: Wie viele Mandate und wie viele Beschäftigungsverhältnisse wurden tatsächlich neu angelegt.

Bei zehn Neuzugängen im Quartal steht der Aufwand für Auswahl, Einführung und Vertrag in einem anderen Verhältnis als bei hundert. Diese Zahl kennt kaum jemand aus dem Kopf, und sie entscheidet häufiger über die Wirtschaftlichkeit als der Monatspreis.

Fällt die Zählung niedrig aus, ist die einfachere Lösung die richtige, auch wenn sie weniger komfortabel ist. Fällt sie hoch aus, rechnet sich fast jedes Werkzeug, und die Auswahl entscheidet sich an der Prüfung der Felder und am Import.