Auftragsmanagement für Steuerkanzleien: Mandantenarbeit mit System.
docunest bündelt Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen als Aufträge in einem Kanban-Board. Serien erzeugen Aufträge automatisch, Fristen laufen nicht mehr aus dem Blick.
Das Auftragsmanagement in docunest ist Kanban für Steuerkanzleien. Wiederkehrende Arbeit wird als Serie hinterlegt und pro Mandant und Periode automatisch als Auftrag erzeugt. Sieben Standard-Boards, sechs Spalten mit Status-Logik, Drag-and-Drop-Workflow und eine automatische Fakturierbar-Spiegelung halten die Kanzlei täglich im Takt.
Von Baktash Hossainzadeh · Co-Founder und Geschäftsführer, docunest GmbH
Co-Founder und Geschäftsführer von docunest. Arbeitet seit Jahren an den Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware und der DATEV.
Fachlich geprüft von Sidney Nik, LL.M., Steuerberater.
Veröffentlicht am · Zuletzt aktualisiert am
So funktioniert es
Von der Excel-Liste zum laufenden Board in fünf Schritten
- 1
Board wählen
Sieben Boards für Finanzbuchhaltung, Lohn, Mandanten-Onboarding, betriebliche Steuererklärungen, private Steuern, Bundesanzeiger und Fakturierbar stehen fertig bereit. Eigene Boards legen Sie daneben an.
- 2
Serie je Mandant hinterlegen
Sie definieren einmal, welche Leistung in welchem Takt anfällt: monatlich, quartalsweise oder jährlich. Dazu ein Titel-Muster und der Fälligkeitsabstand zum Periodenende.
- 3
Aufträge entstehen von selbst
Ein täglicher Lauf erzeugt die Aufträge 30 Tage im Voraus, mit Periode im Titel und berechnetem Fälligkeitsdatum. Niemand pflegt mehr eine Jahresliste von Hand.
- 4
Im Team abarbeiten
Der Auftrag wandert über sechs Spalten von Offen bis Review erledigt. Checkliste, Notizen, Kommentare, Anlagen und angeforderte Mandantenunterlagen hängen direkt am Auftrag.
- 5
Abschließen und abrechnen
Beim Zug in die Abschluss-Spalte entsteht der Folgeauftrag für die nächste Periode und zugleich eine Kopie auf dem Fakturierbar-Board. Die erbrachte Leistung ist damit erfasst, bevor jemand an die Rechnung denkt.
Was das Auftragsmanagement Ihrer Kanzlei bringt
7 Standard-Boards
Fibu, Lohn, Onboarding, Betriebliche und Private Steuern, Bundesanzeiger, Fakturierbar. Sofort einsatzbereit.
Serien-Automatik
Monatliche, quartalsweise oder jährliche Serien erzeugen Folge-Aufträge automatisch, 30 Tage im Voraus.
Fakturierbar-Automation
Abgeschlossene Aufträge landen automatisch als Kopie im Fakturierbar-Board. Keine Leistung geht verloren.
Team und Labels
Mehrere Sachbearbeiter pro Auftrag, Trello-artige Labels mit Farben, Primary-Zuweisung als Steuerberater.
3 Ansichten plus Gesamt
Kanban, Grid mit CSV-Export, Kalender, dazu Alle Aufträge über alle Boards hinweg gruppiert.
Reporting
Aufträge pro Board, Soll-Ist pro Mitarbeiter, überfällige Aufträge, Fälligkeiten der nächsten 7 Tage.
Sieben Boards, die schon eingerichtet sind
Kein leeres Werkzeug: Die Struktur einer Steuerkanzlei ist bereits abgebildet, wenn Sie das erste Mal aufmachen.
Finanzbuchhaltung
Monatliche oder quartalsweise Serien je Mandant, mit Rückfragen-Spalte für fehlende Belege.
Lohnbuchhaltung
Monatslauf mit Fristen, Checkliste für die DATEV-Übergabe und klarer Zuständigkeit.
Mandanten-Onboarding
Vom ersten Gespräch bis zur vollständigen Akte, mit Stammdaten und Freizeichnung am Auftrag.
Betriebliche Steuererklärung
Jahresserie je Mandant, Soll-Stunden geplant, Review-Schritt vor der Abgabe.
Private Steuern
Einkommensteuerfälle getrennt vom Betrieb, damit die Massenarbeit im Frühjahr sortiert bleibt.
Bundesanzeiger
Offenlegungsfristen im Blick, jährlich erzeugt, ohne separate Fristenliste.
Fakturierbar
Sammelt automatisch jede abgeschlossene Leistung. Die Grundlage für die nächste Abrechnung.
Sechs Spalten pro Board, überall gleich
Jedes Board folgt demselben Weg. Wer von der Fibu in den Lohn wechselt, muss sich nicht neu zurechtfinden.
Situationen, in denen es sich auszahlt
Der Mandant liefert nicht
- Spalte Rückfragen Mandant macht Wartestände sichtbar
- Unterlagen als Checkliste direkt am Auftrag anfordern
- Kein Nachfassen aus dem Gedächtnis
Urlaub und Krankheit
- Mehrere Sachbearbeiter je Auftrag hinterlegt
- Stand der Arbeit steht am Auftrag, nicht im Kopf
- Übergabe ohne Einarbeitung in fremde Fälle
Fristen im Quartalswechsel
- Fälligkeiten aus der Serie berechnet, nicht getippt
- Filter auf überfällig und die nächsten sieben Tage
- Kalenderansicht über alle Boards hinweg
Die Frage nach der Auslastung
- Soll gegen Ist je Mitarbeiter im Reporting
- Aufträge pro Board als Mengengerüst
- Tabellenansicht mit CSV-Export für eigene Auswertungen
Zeiten dort erfassen, wo die Arbeit passiert
Jeder Auftrag trägt seine eigene Zeiterfassung. Damit steht am Jahresende nicht die Frage im Raum, ob sich ein Mandat getragen hat.
Start und Stopp am Auftrag
Ein Klick startet die Zeit, ein Klick beendet sie. Auch aus dem Kopfbereich heraus, ohne den Auftrag zu öffnen. Mehrere Mitarbeiter können parallel auf demselben Auftrag erfassen.
Notiz beim Stoppen
Beim Beenden fragt docunest nach einer kurzen Notiz. Später ist nachvollziehbar, wofür die Stunden angefallen sind, ohne dass jemand rekonstruieren muss.
Soll gegen Ist
Je Auftrag hinterlegen Sie Soll-Stunden. Die erfasste Zeit läuft daneben mit, die Abweichung ist sofort sichtbar und lässt sich als Ist-Wert übernehmen.
Grundlage für die Abrechnung
Die abgeschlossene Leistung landet mit ihren Zeiten auf dem Fakturierbar-Board und kann von dort in eine StBVV-Rechnung übernommen werden.
Transparente Preise. Monatlich kündbar.
Aufträge ist ein Add-On zu jedem docunest-Paket.
Ohne Begrenzung der Aufträge, Boards oder Serien, monatlich kündbar. Verknüpft sich mit Dateiaustausch, Freizeichnung und den StBVV-Rechnungen.
- Sieben fertige Boards plus eigene, je sechs Spalten mit Status-Logik
- Serien mit monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Kadenz, 30 Tage im Voraus erzeugt
- Kanban, Tabelle mit CSV-Export und Kalender, dazu die Sicht über alle Boards
- Zeiterfassung je Auftrag mit Soll-Ist-Vergleich und Notizen
- Fakturierbar-Automation und Reporting über Boards, Mitarbeiter und Fristen
Buchbar in Kombination mit einem docunest-Kanzlei-Paket
Monatlich kündbar · Keine Mindestlaufzeit · Einrichtung in unter 15 Minuten
Häufige Fragen zum Auftragsmanagement
Was ist das Auftragsmanagement in docunest?
Welche Boards sind standardmäßig enthalten?
Wie funktioniert die Fakturierbar-Automation?
Kann ich Aufträge filtern und auswerten?
Welche Ansichten stehen zur Verfügung?
Werden neue Aufträge automatisch erzeugt?
Kann ich Zeiten pro Auftrag erfassen?
Wie hängen Aufträge und Mandantenunterlagen zusammen?
Was ist der Unterschied zwischen Aufträgen und Prozessen?
Ersetzt das Auftragsmanagement die DATEV?
Was kostet das Auftragsmanagement?
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