Belege automatisch kontieren

Kontieren heißt, einem Geschäftsvorfall die Konten zuzuordnen, auf denen er gebucht wird: ein Sachkonto für den Aufwand oder Ertrag, ein Gegenkonto für die Zahlung oder die Verbindlichkeit, dazu der passende Steuerschlüssel. Erst diese Zuordnung macht aus einem Stück Papier einen Buchungssatz.

In der DATEV-Welt geschieht das entlang eines Standardkontenrahmens. SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut und im Mittelstand am weitesten verbreitet, SKR04 folgt der Gliederung des Jahresabschlusses nach § 266 HGB. Welcher Rahmen gilt, entscheidet der Mandantenbestand, nicht die Software.

Ein Teil der Steuerlogik steckt dabei in den Konten selbst. Bei sogenannten Automatikkonten ergibt sich der Steuersatz bereits aus der Kontonummer, ein zusätzlicher Steuerschlüssel ist dann nicht nur überflüssig, sondern führt zu einer Fehlbuchung. Das ist einer der Punkte, an denen eine Automatik sauber arbeiten muss.

Digitale Belege sind in größeren Kanzleien der Normalfall, in Einzelkanzleien nicht. Nach der Sonderauswertung des Statistischen Berichtssystems für Steuerberater (STAX 2024), für die das Institut für Demoskopie Allensbach im Auftrag der Bundessteuerberaterkammer 5.815 Steuerberater befragt hat, arbeiten 92,6 Prozent der Berufsausübungsgesellschaften mit digitaler Buchführung nach digitalen Belegen. In Einzelkanzleien sind es 54,8 Prozent.

Diese Zahlen beschreiben allerdings die Verbreitung digitaler Belege, nicht den Automatisierungsgrad der Kontierung. Ein Beleg kann vollständig digital vorliegen und trotzdem von Hand kontiert werden. Genau dieser Zwischenschritt zwischen digitalem Beleg und fertigem Buchungssatz ist der Punkt, an dem eine automatische Kontierung ansetzt.

Der Weg vom Beleg zum Buchungsvorschlag hat vier Stufen:

• Eingang. Belege kommen per E-Mail-Weiterleitung, Upload oder aus einem angebundenen Rechnungsportal. Elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD bringen ihre Daten bereits strukturiert mit und müssen nicht ausgelesen werden.
• Auslesen. PDFs mit Textebene werden direkt gelesen. Scans und Fotos durchlaufen eine Texterkennung. Ergebnis ist ein Satz Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobeträge je Steuersatz, Steuerbeträge, Gesamtbetrag.
• Zuordnen. Der Lieferant wird gegen den Kreditorenstamm abgeglichen. Existiert eine hinterlegte Vorgabe oder eine Buchungshistorie, ergibt sich die Kontierung daraus. Erst wenn beides fehlt, kommt eine Modellentscheidung zum Tragen.
• Prüfen und übergeben. Die Kanzlei sichtet die Vorschläge, korrigiert wo nötig und gibt frei. Die freigegebenen Sätze gehen als Stapel an die DATEV.

Entscheidend für die Qualität ist die Reihenfolge. Eine Software, die zuerst die Historie und den Lieferantenstamm auswertet und ein Sprachmodell nur für die Restmenge einsetzt, ist stabiler als eine, die jeden Beleg neu bewerten lässt.

Die Grenze verläuft dort, wo aus dem Beleg allein nicht hervorgeht, wie zu buchen ist. Typische Fälle:

• Reverse Charge nach § 13b UStG. Ob die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, hängt an der Art der Leistung und am Status der Beteiligten, nicht am Layout der Rechnung.
• Anzahlungen und Schlussrechnungen. Anzahlungen laufen über eigene Konten und müssen später mit der Schlussrechnung verrechnet werden. Wer die Verrechnung übersieht, bucht den Aufwand doppelt.
• Gemischte Steuersätze. Ein Beleg mit 7 und 19 Prozent auf einem Dokument muss in mehrere Positionen aufgeteilt werden, sonst stimmt die Umsatzsteuervoranmeldung nicht.
• Skonto und Teilzahlungen. Der tatsächlich gezahlte Betrag weicht vom Rechnungsbetrag ab, die Vorsteuer ist entsprechend zu korrigieren.
• Kostenstellen. Sie stehen selten auf dem Beleg. Ohne Zusatzinformation aus dem Mandantenkontext bleibt jede Zuordnung Raten.

Eine ehrliche Automatik erkennt diese Fälle und legt sie vor, statt eine Zahl zu erfinden. Der Nutzen entsteht nicht dadurch, dass hundert Prozent automatisch laufen, sondern dadurch, dass die Standardfälle nicht mehr von Hand erfasst werden müssen.

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. § 14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben auf, darunter vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der Steuerbetrag.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben. Eine Prüfung dieser Merkmale lässt sich gut automatisieren, weil es um Vorhandensein und Format geht und nicht um eine Wertung. Fehlt eine Pflichtangabe, ist das ein sinnvoller Anlass für einen Hinweis an den Mandanten, bevor gebucht wird.

docunest arbeitet neben der DATEV, nicht an ihrer Stelle. Die fertigen Buchungssätze werden als Stapel im EXTF-Format übergeben, dem Importformat für Buchungsdaten. Die Kanzlei importiert den Stapel in den Mandantenbestand und bucht dort final, in der gewohnten Oberfläche und mit den gewohnten Prüfroutinen.

Der zweite Weg führt über das Dokumentenmanagement: Der Beleg wird dort abgelegt und ein Buchungsvorschlag mit dem Belegverweis erzeugt. Der Vorteil ist, dass Beleg und Vorschlag zusammen ankommen und sich in einem Schritt buchen lassen. Welcher Weg passt, hängt an den vorhandenen DATEV-Lizenzen und daran, wie die Kanzlei ihre Belegablage organisiert hat.

Mehr zum Zusammenspiel zwischen Zusatzsoftware und DATEV steht im Beitrag Kanzleisoftware neben der DATEV.