Kanzleisoftware neben der DATEV

Kanzleisoftware ist ein Sammelbegriff, unter dem zwei verschiedene Arten von Anwendungen zusammengefasst werden. Die erste Gruppe sind Systeme für das Rechnungswesen selbst: Dort wird gebucht, dort entstehen Jahresabschluss und Lohnabrechnung, dort liegt der Mandantenbestand. In deutschen Kanzleien ist die DATEV die mit Abstand verbreitetste Umgebung dieser Art.

Die zweite Gruppe schließt an eine solche Umgebung an und deckt die Schritte davor und daneben ab. Belege müssen eingesammelt und vorbereitet werden, Mandanten liefern Unterlagen und stellen Rückfragen, Dokumente brauchen eine Freigabe, wiederkehrende Arbeiten wollen gesteuert und Fristen überwacht werden. Diese Schritte laufen in vielen Kanzleien über E-Mail, Telefon und Tabellen und sind dadurch schwer nachvollziehbar.

docunest gehört in die zweite Gruppe. Was in die DATEV gehört, fließt über Schnittstellen dorthin: Stammdaten kommen von dort, Buchungssätze gehen als Stapel zurück, Belege lassen sich im Dokumentenmanagement ablegen.

Für die Verbindung stehen mehrere Wege zur Verfügung, die sich in Reichweite und Voraussetzungen unterscheiden:

• DATEVconnect. Eine Programmierschnittstelle, die lokal in der Kanzlei läuft und Zugriff auf Stammdaten, Dokumente und Buchführungsdaten bietet. Welche Bereiche verfügbar sind, richtet sich nach den lizenzierten Modulen.
• EXTF-Buchungsstapel. Das Importformat für Buchungsdaten. Geprüfte Buchungssätze werden als Datei übergeben und in den Mandantenbestand eingelesen.
• Online-Schnittstellen. Für Belege und Auswertungen, die über die Cloud-Dienste bereitgestellt werden.
• Dokumentenmanagement. Belege lassen sich direkt ablegen und mit einem Buchungsvorschlag verknüpfen, sodass Beleg und Vorschlag zusammen ankommen.

Für die Praxis ist die Frage nach den Lizenzen entscheidender als die nach der Technik. Welche Schnittstellen offenstehen, hängt an den Modulen, die die Kanzlei einsetzt, und daran, welche Komponenten lokal installiert sind. Diese Prüfung gehört an den Anfang jedes Projekts.

Der Zuschnitt unterscheidet sich je Anbieter, die folgenden Bereiche tauchen aber regelmäßig auf:

• Belegannahme und Vorkontierung. Belege kommen per Weiterleitung oder Upload an, werden ausgelesen und als Buchungsvorschlag aufbereitet. Details dazu stehen im Beitrag Belege automatisch kontieren.
• Unterlagenaustausch. Ein geschützter Kanal statt des E-Mail-Anhangs, mit Zugriffsprotokoll und Ablauffrist. Siehe sicherer Dateiaustausch.
• Freigaben. Jahresabschluss oder Erklärung werden elektronisch freigezeichnet statt per Post, nachzulesen unter digitale Freizeichnung.
• Aufgabensteuerung. Wiederkehrende Arbeiten je Mandant, etwa Finanzbuchhaltung oder Lohn, werden als Serie angelegt und laufen periodisch auf, mit Zuständigkeit und Frist.
• Mandantenportal. Ein fester Ort, an dem Mandanten ihre Unterlagen und Auswertungen finden, statt sie in alten E-Mails zu suchen.

Der wunde Punkt jeder zusätzlichen Anwendung ist der zweite Datenstamm. Werden Mandantenadressen, Ansprechpartner und Bankverbindungen an zwei Orten gepflegt, laufen die Bestände innerhalb weniger Monate auseinander, und die Kanzlei weiß nicht mehr, welcher Stand gilt.

Deshalb bleibt der Stammdatenbestand in der DATEV führend. docunest übernimmt Mandanten samt Adressen und Kommunikationsdaten von dort und gleicht Änderungen nach. Gepflegt wird an einer Stelle, gelesen an beiden. Umgekehrt fließen die Ergebnisse aus der Arbeit, also Buchungssätze und Belege, in die DATEV zurück, wo die Kanzlei mit ihren gewohnten Prüfroutinen weiterarbeitet.

Vier Kriterien haben sich als tragfähig erwiesen:

• Tiefe der Anbindung. Eine Anwendung ohne Schnittstelle erzeugt Doppelarbeit, die den Zeitgewinn wieder aufzehrt. Die Frage lautet nicht, ob eine Anbindung existiert, sondern welche Daten in welche Richtung fließen.
• Verarbeitungsort und Vertragslage. Wo liegen die Daten, wer kann darauf zugreifen, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Angesichts der Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG ist das kein Nebenaspekt.
• Bedienbarkeit auf der Mandantenseite. Werkzeuge, die eine Registrierung oder eine App-Installation verlangen, scheitern häufig an der Mitwirkung. Ein Zugang per Link ohne Installation erhöht die Beteiligungsquote spürbar.
• Einführung in Schritten. Ob sich mit einem einzelnen Bereich starten lässt, entscheidet darüber, ob das Projekt neben dem Tagesgeschäft überhaupt zu schaffen ist.