Freizeichnung
Die 5 besten Signaturlösungen für Steuerkanzleien
Welche Wege es für digitale Unterschriften in der Kanzlei gibt, welche eIDAS-Stufe wirklich verlangt ist und wie sich die Preismodelle im Jahr auswirken.
Auf den Punkt
Für digitale Unterschriften in der Kanzlei gibt es fünf Wege: spezialisierte deutsche Signaturplattformen wie FP Sign, den Nachfolger der abgeschalteten DATEV-Freizeichnung in MyDATEV Kanzlei, Portale mit eingebauter Signatur wie Steuerboard, internationale Plattformen wie DocuSign und Adobe Acrobat Sign sowie Kanzleiplattformen, in denen die Freizeichnung ein Baustein ist. Die Vorentscheidung fällt nicht beim Anbieter, sondern bei der Frage, welche eIDAS-Stufe tatsächlich verlangt ist.
Seit die DATEV ihre Freizeichnung online abgeschaltet hat, stehen viele Kanzleien vor einer Entscheidung, die sie jahrelang nicht treffen mussten. Diese Übersicht ordnet die Wege ein, die für Steuerkanzleien praktisch in Frage kommen, und beginnt mit der Frage, die alles andere bestimmt.
Die Vorfrage: welche Stufe wird gebraucht
Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen, und die Wahl der Stufe schließt Anbieter schneller aus als jede Funktionsliste.
Die einfache Signatur ist im Kern eine dokumentierte Zustimmung ohne besondere Identitätsprüfung. Sie taugt für interne Bestätigungen und dort, wo keine Formanforderung besteht.
Die fortgeschrittene Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Für die laufende Freizeichnung in der Kanzlei ist das der übliche und ausreichende Weg.
Die qualifizierte Signatur ersetzt die gesetzliche Schriftform und verlangt eine geprüfte Identifizierung des Unterzeichnenden. Sie ist für alle Beteiligten die aufwendigste Stufe.
Wer den eigenen Bedarf nicht kennt, zählt einen Monat lang mit, welche Dokumente tatsächlich Schriftform verlangen. Die Zahl ist in den meisten Kanzleien klein, und damit wird die qualifizierte Signatur zur Sonderlösung für Einzelfälle statt zum Auswahlkriterium für die Hauptlösung. Die Stufen im Einzelnen behandelt der Beitrag zur digitalen Freizeichnung.
Die Übersicht
| Weg | Stufen | Preismodell laut Anbieter | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Spezialplattform (FP Sign) | einfach, fortgeschritten, qualifiziert | 36 bis 235 Euro monatlich je Nutzerpaket, QES 1,50 Euro je Signatur | Schriftform regelmäßig verlangt ist |
| MyDATEV Kanzlei | Freigabe, Signatur im Ausbau | kostenpflichtig, über die DATEV-Lizenz | alles im DATEV-Umfeld bleiben soll |
| Portal mit Signatur (Steuerboard) | bis qualifiziert | 800 Euro monatlich inklusive 100 Mandaten | ohnehin ein Portal ansteht |
| Internationale Plattform | je nach Tarif | je Nutzer oder je Dokument | Mandanten die Oberfläche kennen |
| Kanzleiplattform (docunest) | fortgeschritten | pauschal je Kanzlei ab 49 Euro monatlich | der ganze Freigabeprozess zählt |
1. Spezialisierte deutsche Signaturplattformen
FP Sign der FP Digital Business Solutions GmbH ist der bekannteste Vertreter dieser Gruppe. Die Plattform wird in Deutschland entwickelt und gehostet, ist nach ISO 27001 zertifiziert, deckt alle drei eIDAS-Stufen ab und integriert sich in das DATEV DMS.
Für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung weist der Anbieter eigene Pakete aus: Basic 36 Euro monatlich für zwei Nutzer, Starter 115 Euro, Pro 165 Euro mit White-Label und Ultimate 235 Euro für je fünf Nutzer, jeweils zuzüglich 1,50 Euro je qualifizierter Signatur. Üblich sind zwölf Monate Laufzeit mit Jahresvorauszahlung.
Die Stärke liegt in der Tiefe: Wo Schriftform verlangt ist, führt kaum ein Weg an dieser Gruppe vorbei. Die Schwäche liegt im Zuschnitt, denn eine reine Signaturlösung deckt Versand, Erinnerung und Ablage nur begrenzt ab. In dieselbe Gruppe gehören Anbieter wie Skribble, inSign oder die Signaturlösung von d.velop, deren Preise und Leistungsumfang einzeln zu prüfen sind. Die Kandidaten behandelt der Beitrag zu den Alternativen zu FP Sign.
2. Der Weg über die DATEV
Freizeichnung online wurde am 28.11.2025 abgeschaltet. Der Nachfolger liegt kostenpflichtig in MyDATEV Kanzlei und ist damit für viele Kanzleien der naheliegende erste Blick, weil kein zusätzlicher Vertrag und keine Datenübergabe nach außen entsteht.
Zwei Punkte sind im Alltag spürbar. Der Nachfolger war zunächst als Freigabe ohne echte Signatur ausgelegt, und der Mandant muss sich registrieren, um teilzunehmen.
Beides senkt die Rücklaufquote, weil jede zusätzliche Hürde auf Mandantenseite dazu führt, dass am Ende doch telefoniert oder gemailt wird. Für Kanzleien, die ausschließlich interne Freigaben brauchen, ist der Weg dennoch der einfachste.
3. Portale mit eingebauter Signatur
Mehrere Kanzleiplattformen bringen die Unterschrift als Funktion mit, statt sie als eigenes Produkt zu verkaufen. Steuerboard etwa bietet die qualifizierte Signatur im Rahmen seines Portals an, laut Anbieter im Paket aus Portal und Agents für 800 Euro monatlich inklusive 100 Mandaten zuzüglich einmalig 1.000 Euro Onboarding.
Der Vorteil ist offensichtlich: ein Vertrag statt zwei, ein Zugang für den Mandanten statt zwei, und die Signatur steht dort, wo das Dokument ohnehin liegt.
Der Nachteil ebenso: Ein Portalpreis rechtfertigt sich nicht über den Signaturschritt allein. Wer ausschließlich Unterschriften braucht, zahlt für Funktionen, die er nicht nutzt.
4. Internationale Signaturplattformen
DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind die verbreitetsten Anbieter weltweit und decken Signaturprozesse in großer Breite ab, inklusive Vorlagen, Massenversand und Anbindung an zahlreiche Fremdsysteme.
Für Kanzleien spricht dafür, dass viele Mandanten diese Oberflächen bereits kennen, was die Akzeptanz erhöht und Rückfragen spart.
Dagegen sprechen zwei Punkte, die vor der Auswahl geklärt gehören: der Verarbeitungsort, der bei berufsrechtlicher Verschwiegenheit besonderes Gewicht hat, und die Frage, welche eIDAS-Stufe im gewählten Tarif tatsächlich enthalten ist. Beides steht selten im Vergleichsblatt und immer im Vertrag.
5. Kanzleiplattformen mit Freizeichnung als Baustein
In diese Gruppe gehört docunest. Die Freizeichnung arbeitet mit einer fortgeschrittenen Signatur, der Mandant zeichnet über einen Link ohne eigene Softwareinstallation, und der Vorgang liegt in derselben Plattform wie Dateiaustausch, Aufgabensteuerung, Personalfragebogen und Belegverarbeitung.
Abgerechnet wird pauschal je Kanzlei ab 49 Euro monatlich, ohne Preis je Signatur und ohne Jahresvorauszahlung. Für Kanzleien mit vielen Freigaben und wenigen Schriftformfällen ist das rechnerisch die günstigste Variante.
Die Grenze ist klar: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht enthalten. Wo Schriftform verlangt ist, braucht es einen Anbieter aus der ersten Gruppe, gegebenenfalls zusätzlich für die wenigen Fälle im Jahr.
Die Preismodelle im Vergleich
Die Angebote lassen sich auf drei Modelle zurückführen, und sie verhalten sich bei wachsender Nutzung gegenläufig.
Ein Preis je Nutzer ist planbar und wird teuer, sobald viele Personen gelegentlich unterschreiben lassen. In Kanzleien mit Teilzeitkräften und Assistenz summiert sich das schneller als erwartet, weil jeder Zugang zählt, unabhängig von der Nutzung.
Ein Dokumentenkontingent ist günstig bei hoher Auslastung und teuer bei geringer, weil nicht genutzte Dokumente verfallen.
Ein Preis je Signatur ist ehrlich bei kleinen Mengen und die teuerste Variante bei hohem Volumen, insbesondere wenn die qualifizierte Stufe zusätzlich berechnet wird.
Die belastbare Vergleichszahl ist die Jahressumme bei der eigenen Dokumentenzahl, einmal für das laufende Jahr und einmal für den doppelten Umfang.
Was neben der Unterschrift zum Prozess gehört
Ein häufiger Irrtum bei der Auswahl: Die Unterschrift ist der sichtbare Schritt, aber selten der aufwendige.
Der erste Aufwand liegt beim Versand. Wer bekommt das Dokument, an welche Adresse, mit welcher Frist. Kommen diese Angaben aus dem Kanzleisystem statt aus einer gepflegten Liste, entfällt eine Fehlerquelle.
Der zweite Aufwand liegt beim Nachfassen. Ein erheblicher Teil der Dokumente wird nicht beim ersten Versand unterschrieben. Ob das System automatisch erinnert oder eine Person das übernimmt, entscheidet über den tatsächlichen Zeitgewinn.
Der dritte Aufwand liegt bei der Ablage. Ein unterschriebenes Dokument, das anschließend manuell in das Dokumentenmanagement geladen wird, verlagert Arbeit nur nach hinten. Wie sich der Austausch insgesamt absichern lässt, behandelt der Beitrag zum Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.
Was die Mandanten davon merken
Jede Signaturlösung wird von Personen bedient, die nicht in der Kanzlei arbeiten, und daran entscheidet sich der Erfolg.
Drei Punkte sind prüfbar. Erstens die Zahl der Schritte bis zur Unterschrift, also ob ein Link genügt oder eine Registrierung vorausgeht. Zweitens die Bedienbarkeit auf dem Telefon, denn ein erheblicher Teil der Freigaben passiert unterwegs. Drittens die Verständlichkeit: Wer eine Identifizierung durchlaufen muss, braucht eine Erklärung, warum das nötig ist.
Eine qualifizierte Signatur verlangt zwangsläufig mehr von der Gegenseite als eine fortgeschrittene. Das ist kein Argument gegen sie, wohl aber ein Grund, sie nur dort einzusetzen, wo sie verlangt ist.
Nachweis und Aufbewahrung
Eine Signatur ist nur so viel wert wie der Nachweis, der später vorgelegt werden kann.
Drei Punkte gehören deshalb geprüft. Erstens das Protokoll: Welche Angaben werden dokumentiert, also Zeitpunkt, Identifizierungsweg, Netzwerkkennung und Dokumentversion. Zweitens die Prüfbarkeit: Lässt sich die Signatur nach Jahren noch verifizieren, auch wenn der Anbieter gewechselt wurde. Drittens die Aufbewahrung: Wo liegt das unterschriebene Dokument und wie lange, und wer sichert es.
Diese Punkte sind unabhängig vom Anbieter zu klären, und sie sind der Grund, warum ein Export aller signierten Dokumente vor Vertragsende zur Pflichtaufgabe gehört.
Die Empfehlung nach Kanzleityp
Eine allgemeine Bestenliste hilft weniger als eine Zuordnung nach Situation.
Kanzlei mit regelmäßigem Schriftformbedarf: Eine spezialisierte Plattform mit qualifizierter Signatur, und die Jahressumme inklusive der Kosten je Signatur berechnen.
Kanzlei, die vollständig im DATEV-Umfeld bleiben will: Zuerst den Nachfolger in MyDATEV prüfen und dabei ehrlich bewerten, wie viele Mandanten die Registrierung tatsächlich abschließen.
Kanzlei, die ohnehin ein Portal einführt: Prüfen, ob die Signatur enthalten ist, statt einen zweiten Vertrag zu schließen.
Kanzlei mit vielen Freigaben und wenigen Schriftformfällen: Eine Plattform mit fortgeschrittener Signatur zum Pauschalpreis, und die wenigen Sonderfälle über einen zweiten Weg lösen.
Die Einordnung zum Schluss
Der teuerste Fehler bei dieser Auswahl ist, die Lösung nach der höchsten Signaturstufe auszuwählen, die theoretisch vorkommen könnte, statt nach der Stufe, die tatsächlich verlangt wird.
Das Ergebnis sind Verträge, deren teuerster Bestandteil zwei- oder dreimal im Jahr genutzt wird, während der Alltag aus Freigaben besteht, für die eine einfachere Stufe genügt hätte.
Deshalb beginnt die Auswahl mit einer Zählung über ein Quartal und nicht mit einer Anbieterliste. Die Zahlen daraus beantworten beide Fragen: welche Stufe nötig ist und welches Preismodell rechnerisch passt.
Häufige Fragen
Welche Signaturstufe braucht eine Steuerkanzlei?
Für die laufende Freizeichnung von Auswertungen, Jahresabschlüssen und Erklärungen genügt in aller Regel die fortgeschrittene Signatur mit nachvollziehbarer Identifizierung und Protokoll. Die qualifizierte Stufe ersetzt die gesetzliche Schriftform und ist nur dort erforderlich, wo das Gesetz sie verlangt.
Was kostet eine Signaturlösung?
Die Modelle unterscheiden sich stark. FP Sign weist für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung Pakete von 36 Euro monatlich für zwei Nutzer bis 235 Euro für je fünf Nutzer aus, zuzüglich 1,50 Euro je qualifizierter Signatur. Portale mit eingebauter Signatur rechnen über den Portalpreis ab, Plattformen wie docunest pauschal je Kanzlei ab 49 Euro monatlich. Stand Juli und August 2026.
Was ist mit der Freizeichnung der DATEV?
Freizeichnung online wurde am 28.11.2025 abgeschaltet. Der Nachfolger liegt kostenpflichtig in MyDATEV Kanzlei, war zunächst als Freigabe ohne Signatur ausgelegt und setzt eine Registrierung des Mandanten voraus. Genau diese Lücke ist der Grund, warum viele Kanzleien seither Drittanbieter prüfen.
Ist eine eingescannte Unterschrift ausreichend?
Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist keine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung. Es beweist weder die Identität des Unterzeichnenden noch die Unverändertheit des Dokuments. Für interne Bestätigungen mag es genügen, als Nachweis gegenüber Dritten nicht.
Woran erkennt man, ob sich eine Lösung im Alltag rechnet?
An drei Zahlen aus dem eigenen Betrieb: Zahl der versendeten Dokumente im Jahr, Anteil der Dokumente mit gesetzlicher Schriftform und Zahl der Vorgänge, die mehr als einmal angemahnt werden mussten. Die erste bestimmt das Preismodell, die zweite die Stufe, die dritte den eigentlichen Aufwand.
Quellen und Stand
Preisangaben laut Anbieterseiten, Abruf Juli 2026. Übrige Angaben laut Anbieter, Stand August 2026.