Die besten FP-Sign-Alternativen für Steuerkanzleien

Wer nach Alternativen zu FP Sign sucht, hat den Bedarf an digitalen Unterschriften bereits erkannt und prüft, welcher Weg zum eigenen Kanzleialltag passt. Die Auswahl entscheidet sich seltener am Funktionsumfang als an zwei Fragen: Welche Signaturstufe ist wirklich verlangt, und wie viele Dokumente laufen im Jahr durch.

Das Wichtigste in Kürze

Drei Punkte vorweg: Die Signaturstufe entscheidet die Auswahl schneller als jede Funktionsliste. Der Aufwand steckt selten in der Unterschrift, sondern im Versand, im Nachfassen und in der Ablage. Und ein eingefügtes Unterschriftsbild ist keine elektronische Signatur.

Was FP Sign abdeckt

FP Sign ist eine E-Signatur-Plattform der FP Digital Business Solutions GmbH aus der Francotyp-Postalia-Gruppe. Sie ist in Deutschland entwickelt und gehostet, nach ISO 27001 zertifiziert und deckt alle drei Stufen der eIDAS-Verordnung ab, also die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.

Für Kanzleien besonders relevant ist die Integration in das DATEV DMS, weil das Dokument dort bleibt, wo es ohnehin liegt. Laut Anbieter ist FP Sign zudem als Partner für die qualifizierte Signatur in MyDATEV vorgesehen.

Die Preise für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung sind öffentlich: Basic 36 Euro monatlich für zwei Nutzer, Starter 115 Euro, Pro 165 Euro mit White-Label und Ultimate 235 Euro für je fünf Nutzer. Jede qualifizierte Signatur kostet zusätzlich 1,50 Euro. Üblich sind ein Zwölf-Monats-Vertrag mit Jahresvorauszahlung und vier Wochen Kündigungsfrist.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Der Sprung zwischen den Paketen. Zwischen dem Einstieg für zwei Nutzer und dem nächsten Paket liegt ein erheblicher Unterschied. Kanzleien mit vier oder fünf Personen, die unterschreiben lassen, landen schnell im teureren Paket, ohne dessen weitere Funktionen zu brauchen.

Die Jahresbindung mit Vorauszahlung. Wer im Voraus für zwölf Monate zahlt, kann eine Fehlentscheidung nicht nach einem Quartal korrigieren. Gerade bei einem Werkzeug, dessen Nutzen von der Akzeptanz der Mandanten abhängt, ist das ein reales Risiko.

Signatur ist nur ein Schritt. Die Unterschrift selbst ist selten der Engpass. Aufwand entsteht davor und danach: das Dokument an den richtigen Empfänger bringen, nachfassen, das unterschriebene Exemplar ablegen und den Vorgang dokumentieren.

Die Vorfrage: welche Stufe wird gebraucht

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen, und die Wahl der Stufe schließt Anbieter schneller aus als jede Funktionsliste.

Die einfache Signatur ist im Kern eine Zustimmung ohne besondere Identitätsprüfung. Sie taugt für interne Bestätigungen und dort, wo keine Formanforderung besteht.

Die fortgeschrittene Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Für die laufende Freizeichnung von Auswertungen, Jahresabschlüssen und Erklärungen ist das der übliche Weg.

Die qualifizierte Signatur ersetzt die gesetzliche Schriftform und verlangt eine geprüfte Identifizierung. Sie ist die aufwendigste Stufe für alle Beteiligten und wird im Kanzleialltag deutlich seltener gebraucht, als Vergleichstabellen vermuten lassen.

Wer den eigenen Bedarf nicht kennt, zählt einen Monat lang mit, welche Dokumente tatsächlich Schriftform verlangen. Die Zahl ist in den meisten Kanzleien klein, und dann ist die qualifizierte Signatur eine Sonderlösung für Einzelfälle statt ein Auswahlkriterium für die Hauptlösung. Welche Stufe wann verlangt ist, behandelt der Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Der Weg über die DATEV

Die naheliegendste Alternative ist der Weg im eigenen Haus. Freizeichnung online wurde am 28.11.2025 abgeschaltet, der Nachfolger liegt in MyDATEV Kanzlei und ist kostenpflichtig.

Der Vorteil bleibt derselbe wie bei jeder Lösung ohne Schnittstelle: kein zusätzlicher Vertrag, keine Datenübergabe nach außen, Dokumente bleiben im gewohnten Umfeld.

Die Grenzen liegen in zwei Punkten. Der Nachfolger war zunächst als Freigabe ohne echte Signatur ausgelegt, und der Mandant muss sich registrieren, um teilzunehmen. Beides ist im Alltag spürbar, weil jede zusätzliche Hürde auf Mandantenseite die Rücklaufquote senkt und die Kanzlei am Ende doch telefoniert.

Internationale Signaturplattformen

DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind die verbreitetsten Anbieter weltweit und decken Signaturprozesse in großer Breite ab, inklusive Vorlagen, Massenversand und Anbindung an zahlreiche Fremdsysteme.

Für Kanzleien sprechen zwei Punkte dagegen und einer dafür. Dagegen sprechen die Frage des Verarbeitungsorts, die bei berufsrechtlicher Verschwiegenheit besonderes Gewicht hat, und die Ausrichtung auf internationale Prozesse statt auf deutsche Kanzleiabläufe. Dafür spricht, dass Mandanten diese Oberflächen häufig bereits kennen, was die Akzeptanz erhöht.

Wer diesen Weg prüft, klärt vorab den Serverstandort, die Auftragsverarbeitung und die Frage, welche eIDAS-Stufe im gewählten Tarif tatsächlich enthalten ist.

Signatur als Teil eines Portals

Mehrere Kanzleiplattformen bringen die Unterschrift als Baustein mit, statt sie als eigenes Produkt zu verkaufen. Steuerboard etwa bietet die qualifizierte Signatur im Rahmen seines Portals an, laut Anbieter im Paket aus Portal und Agents für 800 Euro monatlich inklusive 100 Mandaten zuzüglich einmalig 1.000 Euro Onboarding.

Der Vergleich lohnt, wenn ohnehin ein Portal ansteht. Dann ist die Signatur kein zusätzlicher Vertrag, sondern eine Funktion, die im Preis enthalten ist, und der Mandant hat einen Zugang statt zwei.

Der Vergleich lohnt nicht, wenn ausschließlich Unterschriften gebraucht werden. Ein Portalpreis rechtfertigt sich nicht über den Signaturschritt allein.

In dieselbe Gruppe gehört docunest: Die Freizeichnung arbeitet dort mit einer fortgeschrittenen Signatur und ist Teil einer Plattform, die auch Dateiaustausch, Aufgabensteuerung und Belegverarbeitung enthält. Eine qualifizierte Signatur ist nicht enthalten, was die Abgrenzung eindeutig macht: Wo Schriftform verlangt ist, führt der Weg zu einem Anbieter mit dieser Stufe.

Schweizer und deutsche Spezialanbieter

Neben den großen Namen gibt es Anbieter, die sich auf den deutschsprachigen Raum konzentrieren, etwa Skribble aus der Schweiz oder inSign und die Signaturlösung von d.velop aus Deutschland.

Diese Gruppe ist für Kanzleien interessant, weil sie Verarbeitung im europäischen Raum und deutschsprachigen Support verbindet, teilweise mit Anbindung an gängige Dokumentenmanagementsysteme.

Preise und Leistungsumfang unterscheiden sich stark und ändern sich häufig, weshalb sie hier bewusst nicht wiedergegeben werden. Wer diese Gruppe prüft, holt ein Angebot mit der eigenen Dokumentenzahl ein und achtet darauf, ob qualifizierte Signaturen im Preis enthalten oder je Vorgang berechnet werden.

Preismodelle verhalten sich unterschiedlich

Die Angebote in diesem Markt lassen sich auf drei Modelle zurückführen, und sie verhalten sich bei wachsender Nutzung gegenläufig.

Ein Preis je Nutzer ist planbar und wird teuer, sobald viele Personen gelegentlich unterschreiben lassen. In Kanzleien mit Teilzeitkräften und Assistenz summiert sich das schneller als erwartet.

Ein Dokumentenkontingent ist günstig bei hoher Auslastung und teuer bei geringer, weil nicht genutzte Dokumente verfallen.

Ein Preis je Signatur ist ehrlich bei kleinen Mengen und die teuerste Variante bei hohem Volumen, insbesondere wenn die qualifizierte Stufe zusätzlich berechnet wird.

Die belastbare Vergleichszahl ist die Jahressumme bei der eigenen Dokumentenzahl, einmal für das laufende Jahr und einmal für den doppelten Umfang.

Was neben der Signatur zum Prozess gehört

Ein häufiger Irrtum bei der Auswahl: Die Unterschrift ist der sichtbare Schritt, aber selten der aufwendige.

Der erste Aufwand liegt beim Versand: Wer bekommt das Dokument, an welche Adresse, mit welcher Frist. Wo diese Angaben aus dem Kanzleisystem kommen statt aus einer manuell gepflegten Liste, entfällt eine Fehlerquelle.

Der zweite Aufwand liegt beim Nachfassen. Ein erheblicher Teil der Dokumente wird nicht beim ersten Versand unterschrieben. Ob das System automatisch erinnert oder eine Person das übernimmt, entscheidet über den tatsächlichen Zeitgewinn.

Der dritte Aufwand liegt bei der Ablage. Ein unterschriebenes Dokument, das anschließend manuell in das DMS geladen wird, verlagert Arbeit nur nach hinten. Wie sich der Austausch insgesamt organisieren lässt, behandelt der Beitrag zum Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.

Was die Mandanten davon merken

Jede Signaturlösung wird von Personen bedient, die nicht in der Kanzlei arbeiten, und daran entscheidet sich der Erfolg.

Drei Punkte sind prüfbar. Erstens die Zahl der Schritte bis zur Unterschrift, also ob ein Link genügt oder eine Registrierung vorausgeht. Zweitens die Frage, ob die Unterschrift auf dem Telefon funktioniert, denn ein erheblicher Teil der Freigaben passiert unterwegs. Drittens die Verständlichkeit: Wer eine Identifizierung durchlaufen muss, braucht eine Erklärung, warum das nötig ist.

Eine qualifizierte Signatur verlangt zwangsläufig mehr von der Gegenseite als eine fortgeschrittene. Das ist kein Argument gegen sie, wohl aber ein Grund, sie nur dort einzusetzen, wo sie verlangt ist.

Verschwiegenheit und Verarbeitungsort

Dokumente einer Steuerkanzlei fallen unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit, und eine Signaturlösung sieht sie zwangsläufig.

Drei Punkte gehören vor Vertragsschluss geklärt. Erstens der Ort der Verarbeitung und Speicherung, wobei ein Hosting innerhalb der EU die Mindestanforderung ist. Zweitens die Frage, wie lange unterschriebene Dokumente beim Anbieter verbleiben und ob sie gezielt gelöscht werden können. Drittens der Zugriff im Supportfall, also ob und unter welchen Bedingungen Mitarbeiter des Anbieters Dokumente einsehen können.

Diese Punkte gehören in den Auftragsverarbeitungsvertrag und nicht in eine mündliche Zusage.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Funktionslisten sind bei Signaturlösungen wenig aussagekräftig, weil alle Anbieter dieselben Begriffe verwenden. Nützlicher sind fünf Fragen.

Welche Stufe wird tatsächlich gebraucht, und wie oft? Diese Antwort halbiert die Kandidatenliste.

Wie viele Dokumente laufen im Jahr durch? Erst diese Zahl macht Preismodelle vergleichbar.

Wie kommt das unterschriebene Dokument in die Ablage? Manuelle Schritte fressen den Vorteil auf.

Was muss der Mandant tun? Jede zusätzliche Hürde senkt die Rücklaufquote.

Wie lang ist die Bindung? Vorauszahlung über ein Jahr macht Korrekturen teuer.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative, weil die Anbieter unterschiedliche Bedarfe bedienen.

Wer die qualifizierte Signatur regelmäßig braucht und Wert auf Verarbeitung in Deutschland legt, findet dafür im spezialisierten Segment die tiefste Umsetzung, und der Wechsel lohnt dann eher innerhalb dieser Gruppe als heraus. Wer ausschließlich fortgeschritten signiert, hat die größte Auswahl und sollte über die Jahressumme entscheiden. Wer ohnehin ein Portal einführt, prüft, ob die Signatur dort enthalten ist, statt einen zweiten Vertrag zu schließen.

Und wer feststellt, dass nicht die Unterschrift, sondern das Nachfassen und die Ablage die Zeit kosten, sucht kein anderes Signaturwerkzeug, sondern eine Lösung für den Prozess drumherum.

Einen Überblick über alle Wege mit Einordnung nach Kanzleityp gibt der Beitrag zu den besten Signaturlösungen für Steuerkanzleien.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Vertrag geschlossen wird, lohnt eine Zählung über ein Quartal: Wie viele Dokumente wurden zur Unterschrift versendet, wie viele davon verlangten Schriftform, und wie viele mussten mehr als einmal angemahnt werden.

Die erste Zahl bestimmt das Preismodell, die zweite die nötige Signaturstufe, die dritte den eigentlichen Aufwand. Alle drei lassen sich mit einer Strichliste erfassen und ersparen eine Entscheidung nach Gefühl.

Fällt die zweite Zahl niedrig aus, was der Regelfall ist, entfällt das teuerste Auswahlkriterium, und die Frage verschiebt sich von der Signaturstufe zur Bedienbarkeit für den Mandanten.