Die besten FP-Sign-Alternativen für Steuerkanzleien

Wer nach Alternativen zu FP Sign sucht, hat den Bedarf an digitalen Unterschriften bereits erkannt und prüft, welcher Weg zum eigenen Kanzleialltag passt. Über die Auswahl entscheiden zwei Fragen, der Funktionsumfang selten. Welche Signaturstufe ist wirklich verlangt? Und wie viele Dokumente laufen im Jahr durch?

Das Wichtigste in Kürze

Vorweg: Die Signaturstufe entscheidet die Auswahl schneller als jede Funktionsliste. Der Aufwand steckt im Versand, im Nachfassen und in der Ablage, selten in der Unterschrift selbst. Und ein eingefügtes Unterschriftsbild ist keine elektronische Signatur.

Was FP Sign abdeckt

FP Sign ist eine E-Signatur-Plattform der FP Digital Business Solutions GmbH aus der Francotyp-Postalia-Gruppe. Entwickelt und gehostet in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001. Abgedeckt sind alle drei Stufen der eIDAS-Verordnung: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Wer das Produkt für sich allein betrachten will, liest FP Sign im Vergleich.

Für Kanzleien besonders relevant ist die Integration in das DATEV DMS, weil das Dokument dort bleibt, wo es ohnehin liegt. Laut Anbieter ist FP Sign zudem als Partner für die qualifizierte Signatur in MyDATEV vorgesehen.

Die Preise für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung sind öffentlich: Basic 36 Euro monatlich für zwei Nutzer, Starter 115 Euro, Pro 165 Euro mit White-Label und Ultimate 235 Euro für je fünf Nutzer. Jede qualifizierte Signatur kostet zusätzlich 1,50 Euro. Üblich sind ein Zwölf-Monats-Vertrag mit Jahresvorauszahlung und vier Wochen Kündigungsfrist.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Der Sprung zwischen den Paketen. Zwischen dem Einstieg für zwei Nutzer und dem nächsten Paket klafft eine Lücke. Vier oder fünf Personen, die unterschreiben lassen, und die Kanzlei landet im teureren Paket. Dessen weitere Funktionen braucht sie meist nicht.

Die Jahresbindung mit Vorauszahlung. Wer im Voraus für zwölf Monate zahlt, kann eine Fehlentscheidung nicht nach einem Quartal korrigieren. Gerade bei einem Werkzeug, dessen Nutzen von der Akzeptanz der Mandanten abhängt, ist das ein reales Risiko.

Signatur ist nur ein Schritt. Die Unterschrift selbst ist selten der Engpass. Aufwand entsteht davor und danach: das Dokument an den richtigen Empfänger bringen, nachfassen, das unterschriebene Exemplar ablegen und den Vorgang dokumentieren.

Die Vorfrage: welche Stufe wird gebraucht

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen. Ist die eigene Stufe bestimmt, fällt die halbe Anbieterliste von selbst weg.

Die einfache Signatur ist eine Zustimmung ohne besondere Identitätsprüfung. Sie taugt für interne Bestätigungen und dort, wo keine Formanforderung besteht.

Die fortgeschrittene Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Für die laufende Freizeichnung von Auswertungen, Jahresabschlüssen und Erklärungen ist das der übliche Weg.

Die qualifizierte Signatur ersetzt die gesetzliche Schriftform und verlangt eine geprüfte Identifizierung. Für alle Beteiligten die aufwendigste Stufe. Im Kanzleialltag wird sie deutlich seltener gebraucht, als Vergleichstabellen vermuten lassen.

Wer den eigenen Bedarf nicht kennt, zählt einen Monat lang mit, welche Dokumente tatsächlich Schriftform verlangen. In den meisten Kanzleien ist die Zahl klein. Dann wird die qualifizierte Signatur zur Sonderlösung für Einzelfälle und hört auf, das Auswahlkriterium für die Hauptlösung zu sein. Welche Stufe wann verlangt ist, steht im Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Der Weg über die DATEV

Die naheliegendste Alternative ist der Weg im eigenen Haus. Freizeichnung online wurde am 28.11.2025 abgeschaltet. Der Nachfolger liegt in MyDATEV Kanzlei und ist kostenpflichtig.

Der Vorteil bleibt derselbe wie bei jeder Lösung ohne Schnittstelle: kein zusätzlicher Vertrag, keine Datenübergabe nach außen, Dokumente im gewohnten Umfeld.

Zwei Grenzen. Der Nachfolger war zunächst als Freigabe ohne echte Signatur ausgelegt, und der Mandant muss sich registrieren, um teilzunehmen. Beides ist im Alltag spürbar. Jede zusätzliche Hürde auf Mandantenseite senkt die Rücklaufquote, und die Kanzlei telefoniert am Ende doch.

Internationale Signaturplattformen

DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind weltweit die verbreitetsten Anbieter. Sie decken Signaturprozesse in großer Breite ab: Vorlagen, Massenversand, Anbindung an zahlreiche Fremdsysteme.

Für Kanzleien sprechen zwei Punkte dagegen und einer dafür. Dagegen der Verarbeitungsort, der bei berufsrechtlicher Verschwiegenheit besonderes Gewicht hat. Dagegen auch die Ausrichtung auf internationale Prozesse statt auf deutsche Kanzleiabläufe. Dafür spricht die Gewöhnung: Mandanten kennen diese Oberflächen häufig bereits, und das erhöht die Akzeptanz.

Wer diesen Weg prüft, klärt vorab den Serverstandort, die Auftragsverarbeitung und die Frage, welche eIDAS-Stufe im gewählten Tarif tatsächlich enthalten ist.

Signatur als Teil eines Portals

Mehrere Kanzleiplattformen bringen die Unterschrift als Baustein mit, statt sie als eigenes Produkt zu verkaufen. Steuerboard etwa hat die qualifizierte Signatur im Portal. Laut Anbieter steckt sie im Paket aus Portal und Agents für 800 Euro monatlich inklusive 100 Mandaten, dazu einmalig 1.000 Euro Onboarding.

Der Vergleich lohnt, wenn ohnehin ein Portal ansteht. Die Signatur ist dann im Preis enthalten, kein zusätzlicher Vertrag, und der Mandant hat einen Zugang statt zwei.

Wo ausschließlich Unterschriften gebraucht werden, sieht die Rechnung anders aus. Ein Portalpreis rechtfertigt sich über den Signaturschritt allein nicht.

In dieselbe Gruppe gehört docunest. Die Freizeichnung arbeitet dort mit einer fortgeschrittenen Signatur, eingebettet in eine Plattform mit Dateiaustausch, Aufgabensteuerung und Belegverarbeitung. Eine qualifizierte Signatur gibt es nicht. Damit ist die Abgrenzung eindeutig: Wo Schriftform verlangt ist, führt der Weg zu einem Anbieter mit dieser Stufe.

Schweizer und deutsche Spezialanbieter

Neben den großen Namen gibt es Anbieter, die sich auf den deutschsprachigen Raum konzentrieren. Skribble aus der Schweiz etwa, oder inSign und die Signaturlösung von d.velop aus Deutschland.

Für Kanzleien ist diese Gruppe interessant: Verarbeitung im europäischen Raum, deutschsprachiger Support, teilweise Anbindung an gängige Dokumentenmanagementsysteme.

Preise und Leistungsumfang unterscheiden sich stark und ändern sich häufig. Deshalb stehen sie hier nicht. Wer diese Gruppe prüft, holt ein Angebot mit der eigenen Dokumentenzahl ein und achtet darauf, ob qualifizierte Signaturen im Preis enthalten oder je Vorgang berechnet werden.

Preismodelle verhalten sich unterschiedlich

Die Angebote in diesem Markt lassen sich auf drei Modelle zurückführen. Bei wachsender Nutzung verhalten sie sich gegenläufig.

Ein Preis je Nutzer ist planbar und wird teuer, sobald viele Personen gelegentlich unterschreiben lassen. In Kanzleien mit Teilzeitkräften und Assistenz summiert sich das schneller als erwartet.

Ein Dokumentenkontingent ist günstig bei hoher Auslastung und teuer bei geringer, weil nicht genutzte Dokumente verfallen.

Beim Preis je Signatur zahlt die Kanzlei, was sie nutzt. Bei kleinen Mengen ist das ehrlich. Bei hohem Volumen die teuerste Variante, erst recht wenn die qualifizierte Stufe zusätzlich berechnet wird.

Die belastbare Vergleichszahl ist die Jahressumme bei der eigenen Dokumentenzahl, einmal für das laufende Jahr und einmal für den doppelten Umfang.

Was neben der Signatur zum Prozess gehört

Ein häufiger Irrtum bei der Auswahl. Die Unterschrift ist der sichtbare Schritt. Der aufwendige ist sie selten.

Der erste Aufwand liegt beim Versand: Wer bekommt das Dokument, an welche Adresse, mit welcher Frist. Wo diese Angaben aus dem Kanzleisystem kommen statt aus einer von Hand gepflegten Liste, entfällt eine Fehlerquelle.

Dann das Nachfassen. Beim ersten Versand kommt ein erheblicher Teil der Dokumente nicht unterschrieben zurück. Erinnert das System automatisch, oder übernimmt eine Person das? Daran hängt der tatsächliche Zeitgewinn.

Zuletzt die Ablage. Ein unterschriebenes Dokument, das anschließend von Hand ins DMS geladen wird, verlagert Arbeit nur nach hinten. Wie sich der Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant insgesamt organisieren lässt, ist an anderer Stelle beschrieben.

Was die Mandanten davon merken

Bedient wird jede Signaturlösung am Ende von Leuten außerhalb der Kanzlei. Daran entscheidet sich der Erfolg.

Prüfbar ist das vorab. Erstens die Zahl der Schritte bis zur Unterschrift, also ob ein Link genügt oder eine Registrierung vorausgeht. Zweitens, ob die Unterschrift auf dem Telefon funktioniert. Ein erheblicher Teil der Freigaben passiert unterwegs. Drittens die Verständlichkeit: Wer eine Identifizierung durchlaufen muss, braucht eine Erklärung, warum das nötig ist.

Eine qualifizierte Signatur verlangt zwangsläufig mehr von der Gegenseite als eine fortgeschrittene. Das ist kein Argument gegen sie, wohl aber ein Grund, sie nur dort einzusetzen, wo sie verlangt ist.

Verschwiegenheit und Verarbeitungsort

Dokumente einer Steuerkanzlei fallen unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit. Eine Signaturlösung sieht sie zwangsläufig.

Vor Vertragsschluss gehört geklärt: der Ort der Verarbeitung und Speicherung, wobei ein Hosting innerhalb der EU die Mindestanforderung ist. Wie lange unterschriebene Dokumente beim Anbieter verbleiben und ob sie gezielt gelöscht werden können. Und der Zugriff im Supportfall, also ob und unter welchen Bedingungen Mitarbeiter des Anbieters Dokumente einsehen können.

Das gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag. Nicht in eine mündliche Zusage.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Alle Anbieter verwenden dieselben Begriffe, weshalb aus ihren Funktionslisten wenig folgt. Weiter kommt man mit fünf Fragen.

Welche Stufe wird tatsächlich gebraucht, und wie oft? Diese Antwort halbiert die Kandidatenliste.

Wie viele Dokumente laufen im Jahr durch? Erst diese Zahl macht Preismodelle vergleichbar.

Wie kommt das unterschriebene Dokument in die Ablage? Manuelle Schritte fressen den Vorteil auf.

Was muss der Mandant tun? Jede zusätzliche Hürde senkt die Rücklaufquote.

Wie lang ist die Bindung? Vorauszahlung über ein Jahr macht Korrekturen teuer.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative, weil die Anbieter unterschiedliche Bedarfe bedienen.

Wer die qualifizierte Signatur regelmäßig braucht und Wert auf Verarbeitung in Deutschland legt, findet im spezialisierten Segment die tiefste Umsetzung. Ein Wechsel lohnt dann innerhalb dieser Gruppe. Wer ausschließlich fortgeschritten signiert, hat die größte Auswahl und entscheidet über die Jahressumme. Und wer ohnehin ein Portal einführt, prüft zuerst, ob die Signatur dort enthalten ist, statt einen zweiten Vertrag zu schließen.

Kosten Nachfassen und Ablage die Zeit, hilft ein anderes Signaturwerkzeug nicht weiter. Dann geht die Suche auf den Prozess drumherum.

Nach Kanzleityp geordnet stehen alle Wege bei den besten Signaturlösungen für Steuerkanzleien.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Vertrag geschlossen wird, lohnt eine Zählung über ein Quartal. Wie viele Dokumente gingen zur Unterschrift raus, wie viele davon verlangten Schriftform, und wie viele mussten mehr als einmal angemahnt werden.

Die erste Zahl bestimmt das Preismodell, die zweite die nötige Signaturstufe, die dritte den eigentlichen Aufwand. Eine Strichliste genügt. Sie erspart eine Entscheidung nach Gefühl.

Fällt die zweite Zahl niedrig aus, und das ist der Regelfall, entfällt das teuerste Auswahlkriterium. Die Frage verschiebt sich dann von der Signaturstufe zur Bedienbarkeit für den Mandanten.