Dokumente digital unterschreiben: Anleitung für Kanzleien

Digitale Unterschriften sind in Kanzleien längst Alltag, und trotzdem entstehen dabei regelmäßig Freigaben, die im Streitfall nichts wert sind.

Welche Stufen der elektronischen Signatur gibt es?

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen, die sich im Beweiswert unterscheiden. Die einfache Signatur ist eine dokumentierte Zustimmung, etwa ein Klick auf eine Schaltfläche, und beweist wenig. Die fortgeschrittene ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Die qualifizierte erfüllt zusätzlich die Anforderungen an ein qualifiziertes Zertifikat und ersetzt die gesetzliche Schriftform.

Die Auswahl scheitert selten an der Technik und häufig an einer falschen Annahme über die nötige Stufe:

Die dritte Zeile kommt seltener vor als vermutet, aber sie existiert, und für sie braucht es einen vorbereiteten Weg. Welche Merkmale die Stufen im Einzelnen unterscheiden, behandelt der Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Welches Dokument wird freigegeben und von wem?

Freigegeben wird ein abgeschlossenes Dokument im endgültigen Stand, nie ein Entwurf mit Platzhaltern. Jede spätere Änderung macht eine vorhandene Signatur ungültig, und genau das ist ihr Zweck. Gehören mehrere Anlagen zusammen, werden sie als eine Einheit gezeichnet, sonst entsteht später die Frage, welche Fassung gemeint war.

Zweite Festlegung ist die zeichnungsberechtigte Person. Bei Gesellschaften ist das nicht immer die Person, mit der die Kanzlei sonst spricht. Ein Dokument an die falsche Adresse kommt entweder gar nicht zurück oder mit einer wertlosen Unterschrift.

Dritte Festlegung ist die Frist. Eine Freigabe ohne Datum wird nach hinten geschoben. Realistisch sind wenige Werktage für Routinefälle und eine längere Frist für Dokumente, die geprüft werden müssen. Beides gehört in die Stammdaten des Mandats und nicht in den Kopf einer Person.

Wie wird versendet, ohne Rücklauf zu verlieren?

Jede zusätzliche Hürde auf Empfängerseite kostet Rücklaufquote, und drei davon entscheiden den Unterschied. Erstens die Zahl der Schritte: Ob ein Link genügt oder eine Registrierung mit Passwort vorausgeht, macht in der Praxis erheblich etwas aus. Bei Mandanten, die zweimal im Jahr etwas freigeben, ist jede Anmeldung eine Hürde zu viel.

Zweitens die Bedienbarkeit auf dem Telefon, weil ein großer Teil der Freigaben unterwegs passiert.

Drittens die Verständlichkeit. Wer eine Identifizierung durchlaufen muss, braucht eine kurze Erklärung, warum das nötig ist. Ohne sie bricht ein Teil der Empfänger ab und meldet sich telefonisch, was den Zeitgewinn auffrisst.

Wie wird an offene Freigaben erinnert?

Die Erinnerung läuft aus dem System in festen Abständen, etwa nach drei und nach sieben Tagen, mit einem Enddatum, ab dem eine Person aktiv nachfasst. Kommt sie stattdessen aus dem Kalender einer Mitarbeiterin, hängt die Verlässlichkeit an einer Anwesenheit. Das ist der Teil des Ablaufs, der am meisten Zeit spart und am häufigsten fehlt.

Dazu gehört eine Übersicht aller offenen Freigaben. Ohne sie merkt niemand, dass ein Vorgang seit drei Wochen liegt, bis der Abgabetermin näher rückt. Wie sich solche Erinnerungen systematisch aufsetzen lassen, behandelt der Beitrag zum Erinnern an fehlende Unterlagen.

Sinnvoll ist außerdem, die Freigabefrist rückwärts vom Abgabetermin zu setzen und nicht vorwärts vom Fertigstellungsdatum. Wer weiß, dass eine Erklärung am 31. eingereicht werden muss, plant die Freigabe zwei Wochen vorher ein und nicht am 29. Wie sich diese Überwachung aufsetzen lässt, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung in der Kanzlei.

Welcher Nachweis muss aufbewahrt werden?

Zum Vorgang gehören drei Bestandteile: das signierte Dokument in seiner endgültigen Fassung, das Protokoll mit Zeitpunkt, Identifizierungsweg und Dokumentversion, und die Ablage an einem Ort, an dem beides zusammen bleibt. Für die Aufbewahrungsfrist gilt dieselbe Frist wie für das zugrunde liegende Dokument.

Ein häufiger Fehler ist, nur das PDF abzulegen und das Protokoll im System des Anbieters zu belassen. Endet der Vertrag, fehlt der Nachweis. Deshalb gehört der Export beider Bestandteile zum Standardablauf und nicht zur Kündigungscheckliste.

Was sind die häufigsten Fehler?

Fünf Muster wiederholen sich unabhängig vom eingesetzten Werkzeug:

Das eingefügte Unterschriftsbild. Sieht aus wie eine Unterschrift, ist aber keine. Es beweist weder Identität noch Unverändertheit.

Die falsche Empfängerperson. Besonders bei Gesellschaften mit mehreren Geschäftsführern und bei Ehegatten mit gemeinsamer Erklärung.

Die nachträgliche Änderung. Wer nach der Signatur noch eine Seite austauscht, entwertet die Freigabe vollständig.

Der fehlende Nachweis. Ohne Protokoll bleibt im Streitfall nur die Behauptung.

Die Sammelfreigabe ohne Zuordnung. Eine Unterschrift unter ein Bündel Dokumente, das nicht eindeutig benannt ist, ist im Nachhinein kaum verwertbar.

Was muss die Kanzlei intern regeln?

Die technische Seite ist die einfachere. Drei organisatorische Fragen gehören beantwortet, bevor der erste Vorgang läuft: Wer darf zeichnen und für wen? Interne Vollmachten und Vertretungsregeln gehören dokumentiert, sonst entsteht im Urlaubsfall Improvisation. Was passiert bei Ablehnung? Ein Mandant mit Rückfragen braucht einen definierten Weg zurück in die Bearbeitung. Welche Dokumente laufen digital? Eine Positivliste verhindert Diskussionen im Einzelfall.

Dazu kommt die Mandantenseite, die über den Erfolg entscheidet, weil dort Personen sitzen, die den Vorgang zweimal im Jahr sehen. Zwei Sätze im Anschreiben, was kommt und wie lange es dauert, ersparen mehrere Telefonate. Und wer den Weg alle zwei Jahre wechselt, verliert genau die Routine, die den Nutzen ausmacht.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Dokumente einer Steuerkanzlei fallen unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit, und eine Signaturlösung sieht sie zwangsläufig. Drei Punkte gehören vor der Einführung in den Auftragsverarbeitungsvertrag und nicht in eine mündliche Zusage:

• Verarbeitungsort, wobei ein Hosting innerhalb der EU die Mindestanforderung ist
• Aufbewahrung beim Anbieter, also wie lange Dokumente dort liegen und ob sie gezielt gelöscht werden können
• Zugriff im Supportfall, also ob Mitarbeiter des Anbieters Dokumente einsehen können und ob das protokolliert wird

Wie sieht ein Standardablauf für den Alltag aus?

Für die meisten Kanzleien genügen vier Festlegungen. Erstens laufen alle Routinefreigaben mit fortgeschrittener Signatur über einen Link ohne Registrierung. Zweitens existiert für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform ein zweiter, vorbereiteter Weg mit qualifizierter Signatur. Drittens laufen Erinnerungen automatisch nach drei und sieben Tagen. Viertens werden Dokument und Protokoll zusammen abgelegt.

Wer diese vier Punkte einmal festlegt, muss im Einzelfall nicht mehr entscheiden. Der Zeitgewinn entsteht ohnehin nicht beim Unterschreiben, sondern beim Nachfassen und beim Suchen: Papier bedeutet drucken, kuvertieren, versenden, warten, öffnen, scannen, ablegen. Digital bleibt davon der Versand, das Warten und eine automatische Ablage. Wie sich der Dokumentenaustausch insgesamt absichern lässt, behandelt der Beitrag zum Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.