Unterlagen für den Jahresabschluss richtig anfordern

Der Jahresabschluss beginnt nicht mit der Bearbeitung, sondern mit einer Anforderung. Wie gut diese Anforderung formuliert und terminiert ist, entscheidet über einen erheblichen Teil der späteren Durchlaufzeit. Diese Anleitung beschreibt ein Vorgehen, das den Stau im Frühjahr vermeidet.

Warum Unterlagen zu spät kommen

Die Erklärung liegt selten beim Unwillen der Mandanten. Drei Ursachen treten regelmäßig auf.

Die Anforderung ist unspezifisch. Die Bitte, die Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenzustellen, setzt voraus, dass der Empfänger weiß, was dazugehört. Bei einem Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern ist das eine Überforderung.

Es fehlt ein Termin mit Konsequenz. Eine Anforderung ohne Datum wird nach hinten geschoben, weil im Betrieb immer etwas dringender ist.

Niemand fasst nach. Der erste Versand geht raus, danach passiert wochenlang nichts, und die Kanzlei meldet sich erst, wenn der Abgabetermin drückt.

Alle drei Ursachen liegen im Einflussbereich der Kanzlei, und alle drei lassen sich mit organisatorischen Mitteln beheben.

Die Checkliste je Mandatstyp

Der wirksamste Einzelschritt ist eine konkrete Liste statt einer allgemeinen Bitte. Sie unterscheidet sich je nach Mandat, und drei Grundtypen decken die meisten Fälle ab.

Bilanzierendes Unternehmen: Inventurunterlagen zum Stichtag, offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit Altersstruktur, Bestandslisten, Darlehensverträge und Zinsbescheinigungen, Leasingverträge, Anlagenzugänge und -abgänge mit Belegen, Bankbestätigungen zum Stichtag, Angaben zu Rückstellungen, Verträge mit nahestehenden Personen.

Einnahmenüberschussrechnung: Kontoauszüge des gesamten Jahres lückenlos, Bareinnahmen und Kassenaufzeichnungen, Anlagenzugänge, Fahrtenbuch oder Angaben zur privaten Nutzung, Belege zu Arbeitszimmer und Telefon, Nachweise zu Versicherungen und Beiträgen.

Privatpersonen mit Einkünften aus Vermietung: Mietverträge und Änderungen, Nebenkostenabrechnungen, Nachweise zu Erhaltungsaufwand, Darlehensbescheinigungen, Belege zu Anschaffungen und Modernisierungen.

Jede Position gehört mit einem kurzen Beispiel versehen. Der Unterschied zwischen der Position Erhaltungsaufwand und dem Satz Rechnungen von Handwerkern, auch kleine Reparaturen, ist im Rücklauf erheblich.

Der Zeitplan: rückwärts rechnen

Die häufigste Fehlplanung besteht darin, vom Jahreswechsel vorwärts zu denken statt vom Zieltermin rückwärts.

Wer einen Abschluss Ende April fertigstellen will, braucht die Unterlagen vollständig Anfang März, weil Bearbeitung, Rückfragen und Freigabe Zeit brauchen. Die Anforderung geht also im Januar raus, die erste Erinnerung Anfang Februar, die zweite Mitte Februar, der Anruf Ende Februar.

Diese Rückwärtsrechnung ist auch die Grundlage für die Kommunikation. Ein Mandant, der hört, dass sein Abschluss im April fertig sein soll und die Unterlagen dafür bis Anfang März vorliegen müssen, versteht den Zusammenhang. Eine Frist ohne Begründung wirkt willkürlich. Wie sich Termine im Jahresverlauf überwachen lassen, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung in der Kanzlei.

In Wellen anfordern statt an alle gleichzeitig

Wer den gesamten Bestand im Januar anschreibt, bekommt entweder alle Rückläufe gleichzeitig oder gar keine, und beides ist ungünstig.

Sinnvoll ist eine Einteilung in Gruppen, die sich am geplanten Bearbeitungszeitpunkt orientiert. Mandate, die früh bearbeitet werden sollen, werden früh angeschrieben, die übrigen später.

Der Nebeneffekt ist eine gleichmäßigere Auslastung: Die Kanzlei bekommt über Wochen Material statt in einer Woche alles. Für die Bearbeitung ist das ein größerer Gewinn als jede Beschleunigung im einzelnen Fall.

Bei der Einteilung hilft eine einfache Regel: Mandate mit erfahrungsgemäß langem Rücklauf kommen in die erste Welle, nicht in die letzte.

Erinnerungen, die ohne persönliches Zutun laufen

Der zweite große Hebel ist die Erinnerung. Sie darf nicht an einer Person hängen, weil sie sonst im Urlaub oder in der Hochphase ausfällt.

Bewährt haben sich feste Abstände: eine Erinnerung zwei Wochen nach der Anforderung, eine weitere zwei Wochen später mit Hinweis auf den Termin, danach ein persönlicher Kontakt.

Wichtig ist der Inhalt: Eine Erinnerung, die nur wiederholt, was ohnehin gesagt wurde, wird ignoriert. Eine Erinnerung, die konkret benennt, welche Positionen noch fehlen, wird bearbeitet, weil sie den Aufwand sichtbar begrenzt.

Genau dafür braucht es eine Statusliste je Mandat statt einer allgemeinen Wiedervorlage. Wie sich das aufsetzen lässt, behandelt der Beitrag zum Erinnern an fehlende Unterlagen.

Die Statusliste als gemeinsames Bild

Der Unterschied zwischen einer Kanzlei, die hinterhertelefoniert, und einer, die planbar arbeitet, ist meist eine Liste.

Sie enthält je Mandat: welche Positionen angefordert wurden, welche eingegangen sind, was fehlt, wann zuletzt erinnert wurde und wer zuständig ist.

Ist diese Liste auch für den Mandanten sichtbar, entfällt ein großer Teil der Kommunikation. Er sieht selbst, was offen ist, und liefert nach, ohne dass jemand fragt.

Ist sie nur intern sichtbar, hilft sie immer noch, weil jede Person im Team ohne Rückfrage den Stand kennt und Vertretung möglich wird.

Die Rückfragen bündeln

Ein unterschätzter Zeitfresser sind verstreute Einzelrückfragen. Jede erzeugt einen Kontakt, eine Antwortzeit und einen Kontextwechsel.

Sinnvoll ist, Rückfragen zu sammeln und gebündelt zu stellen, sobald ein Arbeitsblock abgeschlossen ist. Zehn Fragen in einer Nachricht kosten den Mandanten eine halbe Stunde, zehn Nachrichten kosten ihn den ganzen Tag über Aufmerksamkeit.

Ausgenommen sind Fragen, die die weitere Bearbeitung blockieren. Sie gehen sofort raus, klar als solche gekennzeichnet.

Diese Unterscheidung zwischen blockierenden und sammelbaren Fragen lohnt sich, weil sie sowohl die Bearbeitungszeit als auch die gefühlte Belastung auf beiden Seiten senkt.

Umgang mit Nachzüglern

Trotz guter Organisation bleibt eine Gruppe, die nicht liefert. Für sie braucht es eine vorher festgelegte Eskalation statt Improvisation.

Stufe eins: automatische Erinnerung mit konkreter Fehlliste.

Stufe zwei: Erinnerung mit Hinweis auf die Folge, also die Verschiebung des Fertigstellungstermins und gegebenenfalls die Auswirkung auf Fristen.

Stufe drei: Anruf durch die zuständige Person, mit dem Ziel, die Ursache zu klären. Häufig fehlt nicht der Wille, sondern eine Unterlage, die der Mandant selbst nicht beschaffen kann.

Stufe vier: Bearbeitung mit dokumentierten Lücken und schriftlicher Mitteilung, welche Positionen fehlen und welche Folgen das hat.

Wichtig ist, dass diese Stufen für alle Mandate gleich gelten. Ausnahmen im Einzelfall sind der Grund, warum Eskalationen im nächsten Jahr nicht mehr ernst genommen werden.

Was sich vorbereiten lässt, bevor die Unterlagen da sind

Ein Teil der Arbeit hängt nicht am Rücklauf und lässt sich vorziehen.

Die laufende Buchhaltung des Jahres sollte abgeschlossen und geklärt sein, insbesondere Zwischen- und Verrechnungskonten. Was dort offen bleibt, wird beim Abschluss zum Suchvorgang.

Die offenen Posten gehören durchgesehen, weil sie sowohl für die Bilanz als auch für die Anforderung an den Mandanten relevant sind: Eine Forderung, die seit Monaten offen steht, ist eine Frage wert.

Die Vorjahresakte liefert die Liste der Besonderheiten dieses Mandats, und genau diese Besonderheiten gehören in die Anforderung. Wie ein sauberer Monatsabschluss diese Vorarbeit liefert, behandelt der Beitrag zum Monatsabschluss in der Kanzlei.

Die Freigabe mitplanen

Nach der Bearbeitung folgt die Freigabe, und sie wird bei der Terminplanung regelmäßig vergessen.

Zwischen fertigem Entwurf und unterschriebenem Abschluss vergehen erfahrungsgemäß ein bis drei Wochen, wenn der Weg nicht vorbereitet ist. Wer den Fertigstellungstermin plant, plant deshalb die Freigabefrist mit ein.

Ein digitaler Freigabeweg verkürzt diese Spanne deutlich, weil Versand, Erinnerung und Rücklauf ohne Postweg auskommen. Welche Signaturstufe dabei nötig ist und wie der Ablauf aussieht, behandelt der Beitrag zum digitalen Unterschreiben von Dokumenten.

Die häufigsten Fehler

Fünf Muster wiederholen sich Jahr für Jahr.

Die Sammelmail an alle. Sie erzeugt entweder einen Stau oder gar keine Reaktion.

Die allgemeine Formulierung. Ohne konkrete Positionen kommt ein unvollständiger Rücklauf.

Keine Erinnerungsstufen. Wiederholte gleichlautende Nachrichten werden ausgeblendet.

Kein sichtbarer Stand. Beide Seiten glauben, die andere sei am Zug.

Die Freigabe wird vergessen. Der Abschluss ist fertig, liegt aber drei Wochen ohne Unterschrift.

Zum Mitnehmen

Der Jahresabschluss beginnt organisatorisch im Januar und nicht im April.

Vier Festlegungen genügen für einen deutlich ruhigeren Verlauf: eine Checkliste je Mandatstyp mit konkreten Positionen, ein Zeitplan, der rückwärts vom Fertigstellungstermin gerechnet wird, automatische Erinnerungen mit Fehlliste in festen Abständen und eine Statusliste, an der beide Seiten den Stand ablesen.

Keiner dieser Punkte verlangt eine besondere Software. Sie verlangen eine Entscheidung, die einmal getroffen wird, und die Disziplin, sie im Frühjahr nicht zu unterlaufen.