Unterlagen für den Jahresabschluss richtig anfordern

Der Jahresabschluss beginnt nicht mit der Bearbeitung, sondern mit einer Anforderung. Wie gut sie formuliert und terminiert ist, entscheidet über einen erheblichen Teil der späteren Durchlaufzeit.

Warum kommen die Unterlagen für den Jahresabschluss zu spät?

Die Erklärung liegt selten beim Unwillen der Mandanten. Meist liegen drei organisatorische Ursachen dahinter: Die Anforderung ist unspezifisch, es fehlt ein Termin mit Konsequenz, und niemand fasst nach. Alle drei liegen im Einflussbereich der Kanzlei, und alle drei lassen sich mit organisatorischen Mitteln beheben.

Die Bitte, die Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenzustellen, setzt voraus, dass der Empfänger weiß, was dazugehört. Bei einem Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern ist das eine Überforderung. Eine Anforderung ohne Datum wird zudem nach hinten geschoben, weil im Betrieb immer etwas dringender ist. Und wenn nach dem ersten Versand wochenlang nichts passiert, meldet sich die Kanzlei erst, wenn der Abgabetermin drückt.

Was gehört in die Checkliste je Mandatstyp?

Eine konkrete Positionsliste statt einer allgemeinen Bitte ist der wirksamste Einzelschritt. Drei Grundtypen decken die meisten Fälle ab: bilanzierende Unternehmen, Einnahmenüberschussrechner und Privatpersonen mit Einkünften aus Vermietung. Jede Position gehört mit einem kurzen Beispiel versehen, weil der Rücklauf sonst unvollständig bleibt.

Bilanzierendes Unternehmen: Inventurunterlagen zum Stichtag, offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit Altersstruktur, Bestandslisten, Darlehensverträge und Zinsbescheinigungen, Leasingverträge, Anlagenzugänge und -abgänge mit Belegen, Bankbestätigungen zum Stichtag, Angaben zu Rückstellungen, Verträge mit nahestehenden Personen.

Einnahmenüberschussrechnung: Kontoauszüge des gesamten Jahres lückenlos, Bareinnahmen und Kassenaufzeichnungen, Anlagenzugänge, Fahrtenbuch oder Angaben zur privaten Nutzung, Belege zu Arbeitszimmer und Telefon, Nachweise zu Versicherungen und Beiträgen.

Privatpersonen mit Einkünften aus Vermietung: Mietverträge und Änderungen, Nebenkostenabrechnungen, Nachweise zu Erhaltungsaufwand, Darlehensbescheinigungen, Belege zu Anschaffungen und Modernisierungen.

Der Unterschied zwischen der Position Erhaltungsaufwand und dem Satz Rechnungen von Handwerkern, auch kleine Reparaturen, ist im Rücklauf erheblich.

Wann sollten die Unterlagen angefordert werden?

Rückwärts gerechnet vom Fertigstellungstermin, nicht vorwärts vom Jahreswechsel. Wer einen Abschluss Ende April fertigstellen will, braucht die Unterlagen vollständig Anfang März, weil Bearbeitung, Rückfragen und Freigabe Zeit brauchen. Die Anforderung geht dann im Januar raus, die erste Erinnerung Anfang Februar, die zweite Mitte Februar, der Anruf Ende Februar.

Eine Anforderung im März für einen Abschluss im April ist rechnerisch bereits zu spät. Die Rückwärtsrechnung ist zugleich die Grundlage für die Kommunikation: Ein Mandant, der hört, dass sein Abschluss im April fertig sein soll und die Unterlagen dafür bis Anfang März vorliegen müssen, versteht den Zusammenhang. Eine Frist ohne Begründung wirkt dagegen willkürlich. Wie sich Termine im Jahresverlauf überwachen lassen, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung in der Kanzlei.

Warum sollte man in Wellen anfordern statt an alle gleichzeitig?

Wer den gesamten Bestand im Januar anschreibt, bekommt entweder alle Rückläufe gleichzeitig oder gar keine. Sinnvoll ist eine Einteilung in Gruppen nach geplantem Bearbeitungszeitpunkt: Mandate, die früh bearbeitet werden sollen, werden früh angeschrieben. Die Kanzlei bekommt so über Wochen Material statt in einer Woche alles.

Für die Bearbeitung ist diese gleichmäßige Auslastung ein größerer Gewinn als jede Beschleunigung im einzelnen Fall. Bei der Einteilung hilft eine einfache Regel: Mandate mit erfahrungsgemäß langem Rücklauf kommen in die erste Welle, nicht in die letzte.

Wie müssen Erinnerungen aufgebaut sein, damit sie wirken?

Erinnerungen müssen in festen Abständen laufen und dürfen nicht an einer Person hängen, weil sie sonst im Urlaub oder in der Hochphase ausfallen. Bewährt haben sich eine Erinnerung zwei Wochen nach der Anforderung, eine weitere zwei Wochen später mit Hinweis auf den Termin, danach ein persönlicher Kontakt.

Der Inhalt gibt den Ausschlag. Eine Erinnerung, die nur wiederholt, was ohnehin gesagt wurde, wird ignoriert. Eine Erinnerung, die konkret benennt, welche Positionen noch fehlen, wird bearbeitet, weil sie den Aufwand sichtbar begrenzt. Genau dafür braucht es eine Statusliste je Mandat statt einer allgemeinen Wiedervorlage. Wie sich das aufsetzen lässt, behandelt der Beitrag zum Erinnern an fehlende Unterlagen.

Was gehört in die Statusliste?

Die Statusliste enthält je Mandat, welche Positionen angefordert wurden, welche eingegangen sind, was fehlt, wann zuletzt erinnert wurde und wer zuständig ist. Sie ist der Unterschied zwischen einer Kanzlei, die hinterhertelefoniert, und einer, die planbar arbeitet.

Ist diese Liste auch für den Mandanten sichtbar, entfällt ein großer Teil der Kommunikation: Er sieht selbst, was offen ist, und liefert nach, ohne dass jemand fragt. Ist sie nur intern sichtbar, hilft sie immer noch, weil jede Person im Team ohne Rückfrage den Stand kennt und Vertretung möglich wird. Fehlt ein sichtbarer Stand ganz, glauben regelmäßig beide Seiten, die andere sei am Zug.

Wann sollten Rückfragen gestellt werden?

Rückfragen gehören gebündelt, sobald ein Arbeitsblock abgeschlossen ist. Zehn Fragen in einer Nachricht kosten den Mandanten eine halbe Stunde, zehn Nachrichten kosten ihn den ganzen Tag über Aufmerksamkeit. Ausgenommen sind Fragen, die die weitere Bearbeitung blockieren: Sie gehen sofort raus, klar als solche gekennzeichnet.

Verstreute Einzelrückfragen sind ein unterschätzter Zeitfresser, weil jede einen Kontakt, eine Antwortzeit und einen Kontextwechsel erzeugt. Die Unterscheidung zwischen blockierenden und sammelbaren Fragen senkt deshalb sowohl die Bearbeitungszeit als auch die gefühlte Belastung auf beiden Seiten.

Wie geht man mit Nachzüglern um?

Nachzügler brauchen eine vorher festgelegte Eskalation statt Improvisation: automatische Erinnerung mit Fehlliste, dann Erinnerung mit Hinweis auf die Verschiebung des Fertigstellungstermins, dann Anruf durch die zuständige Person, zuletzt Bearbeitung mit dokumentierten Lücken. Diese Stufen müssen für alle Mandate gleich gelten.

Trotz guter Organisation bleibt jedes Jahr eine Gruppe, die nicht liefert, und für sie zählt die Verbindlichkeit der Stufen mehr als deren Inhalt. Stufe zwei benennt neben der Terminverschiebung gegebenenfalls auch die Auswirkung auf Fristen. Stufe drei zielt darauf, die Ursache zu klären: Häufig fehlt es gar nicht am Willen. Es fehlt eine Unterlage, die der Mandant selbst nicht beschaffen kann. Stufe vier gehört schriftlich festgehalten, mit der Angabe, welche Positionen fehlen und welche Folgen das hat. Ausnahmen im Einzelfall sind der Grund, warum Eskalationen im nächsten Jahr nicht mehr ernst genommen werden.

Was lässt sich vorbereiten, bevor die Unterlagen da sind?

Drei Arbeiten hängen nicht am Rücklauf: Die laufende Buchhaltung des Jahres sollte abgeschlossen und geklärt sein, insbesondere Zwischen- und Verrechnungskonten. Die offenen Posten gehören durchgesehen. Und die Vorjahresakte liefert die Liste der Besonderheiten dieses Mandats, die in die Anforderung gehören.

Was auf den Zwischen- und Verrechnungskonten offen bleibt, wird beim Abschluss zum Suchvorgang. Die offenen Posten sind doppelt relevant, für die Bilanz und für die Anforderung an den Mandanten: Eine Forderung, die seit Monaten offen steht, ist eine Frage wert. Wie ein sauberer Monatsabschluss diese Vorarbeit liefert, behandelt der Beitrag zum Monatsabschluss in der Kanzlei.

Warum gehört die Freigabe in den Zeitplan?

Zwischen fertigem Entwurf und unterschriebenem Abschluss vergehen erfahrungsgemäß ein bis drei Wochen, wenn der Weg nicht vorbereitet ist. Wer den Fertigstellungstermin plant, plant deshalb die Freigabefrist mit ein. Ein digitaler Freigabeweg verkürzt diese Spanne deutlich, weil Versand, Erinnerung und Rücklauf ohne Postweg auskommen.

Welche Signaturstufe dabei nötig ist und wie der Ablauf aussieht, behandelt der Beitrag zum digitalen Unterschreiben von Dokumenten. Vergessen wird die Freigabe regelmäßig genau dort, wo der Abschluss längst fertig ist und trotzdem drei Wochen ohne Unterschrift liegt.

Organisatorisch beginnt der Jahresabschluss damit im Januar und nicht im April. Vier Festlegungen genügen für einen deutlich ruhigeren Verlauf: eine Checkliste je Mandatstyp mit konkreten Positionen, ein Zeitplan, der rückwärts vom Fertigstellungstermin gerechnet wird, automatische Erinnerungen mit Fehlliste in festen Abständen und eine Statusliste, an der beide Seiten den Stand ablesen. Keiner dieser Punkte verlangt eine besondere Software. Sie verlangen eine Entscheidung, die einmal getroffen wird, und die Disziplin, sie im Frühjahr nicht zu unterlaufen.