Monatsabschluss in der Kanzlei: Ablauf und Checkliste

Der Monatsabschluss ist der Takt, in dem die laufende Buchhaltung arbeitet. Er entscheidet darüber, ob eine Auswertung aussagekräftig ist und ob der Mandant Zahlen bekommt, die er für Entscheidungen nutzen kann. Diese Anleitung beschreibt einen Ablauf, der ohne Sonderfälle auskommt.

Warum dauert ein Monatsabschluss länger als die reine Buchungsarbeit?

Weil die Durchlaufzeit überwiegend aus Wartezeit besteht: Es fehlen Kontoauszüge, ein Beleg ist nicht eingereicht, eine Rückfrage ist unbeantwortet. Die eigentliche Bearbeitung macht oft weniger als die Hälfte der Tage aus, die zwischen Monatsende und fertiger Auswertung vergehen.

Die meisten Kanzleien messen deshalb die falsche Zahl. Interessant ist, wie viele Tage insgesamt vergehen, nicht wie lange das Buchen dauert. Daraus folgt auch, wo eine Verbesserung ansetzt: beim früheren und vollständigeren Eingang der Unterlagen, nicht beim schnelleren Buchen.

Wie wird die Vollständigkeit der Unterlagen sichergestellt?

Vier Bestände werden zu Beginn geprüft und nicht am Ende: Kontoauszüge aller Bankkonten, lückenlos und fortlaufend nummeriert, der Kassenbericht mit plausiblem Bestand, die Eingangsrechnungen zu allen Abbuchungen und die fortlaufend nummerierten Ausgangsrechnungen des Zeitraums.

• Kontoauszüge: Eine Lücke im Auszug ist der häufigste Grund für unerklärliche Differenzen, und sie fällt erst spät auf.
• Kasse: Ein negativer Kassenbestand ist ein sicheres Zeichen für eine fehlende Einlage oder eine doppelt erfasste Ausgabe.
• Eingangsrechnungen: Jede Abbuchung ohne Beleg ist eine offene Position.
• Ausgangsrechnungen: vollständig und fortlaufend nummeriert, ohne Lücke in der Nummernfolge.

Dieser Block beantwortet eine einzige Frage, nämlich ob alles da ist, und er gehört an den Anfang, weil jede Lücke eine Rückfrage auslöst und Rückfragen Zeit brauchen. Wie sich der Eingang organisieren lässt, behandelt der Beitrag zu den Kanälen des Belegeingangs.

In welcher Reihenfolge wird gebucht?

Erst die Bank, weil sie den Rahmen vorgibt, dann die Eingangsrechnungen, dann die Ausgangsrechnungen, zuletzt Kasse und Sonderfälle. Jede Zahlung wird dabei einem Beleg zugeordnet und jeder Beleg einer Zahlung.

Dieser Block ist der sichtbare Teil der Arbeit und in geordneten Beständen der kürzeste. Was nicht zusammenfindet, bleibt als offener Posten stehen und wird nicht durch eine Sammelbuchung geglättet. Diese Regel wirkt kleinlich und spart am Jahresende Tage, weil sonst Salden entstehen, deren Ursache niemand mehr rekonstruiert. Wie der Abgleich abläuft, behandelt der Beitrag zum Bankabgleich und der Zuordnung von Zahlungen.

Welche Konten müssen am Monatsende geklärt sein?

Der Geldtransit sollte ausgeglichen sein, denn ein Saldo darauf bedeutet, dass eine Umbuchung zwischen Konten oder Kasse nur zur Hälfte erfasst wurde. Verrechnungskonten für unklare Posten dürfen benutzt werden, sind aber Zwischenstationen und keine Dauerlösung.

Was dort länger als einen Monat steht, gehört auf eine Klärliste mit Namen und Frist. Offene Posten werden durchgesehen, nicht nur gezählt: Ein Posten, der seit Monaten unverändert steht, ist entweder bezahlt und falsch zugeordnet oder strittig, und beides gehört geklärt. Wie das systematisch geht, behandelt der Beitrag zum Abgleich offener Posten.

Dieser Block wird am häufigsten übersprungen und verursacht die meisten Folgeprobleme. Ein Abschluss ohne geklärte Zwischenkonten ist keiner.

Was ist vor der Auswertung bei der Umsatzsteuer zu prüfen?

Vier Punkte: die Vorsteuer auf ihre Voraussetzungen, also ob die Rechnungen die Pflichtangaben enthalten; die Sonderfälle des Mandats wie Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Erwerbe oder Bauleistungen; die Plausibilität der Kennzahlen im Vergleich zum Vormonat; und die Fristen für die Voranmeldung.

Die Prüfung steht vor der Auswertung, weil Fehler hier nach außen wirken. Ein Ausreißer gegenüber dem Vormonat ist meist ein Buchungsfehler und keine geschäftliche Entwicklung. Für die formalen Anforderungen an den Vorsteuerabzug lohnt ein Blick in den Beitrag zu den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs, für die Termine in den Beitrag zu den Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung.

Was gehört in die Auswertung für den Mandanten?

Zwei bis drei Sätze zu den Abweichungen und eine kurze Liste offener Punkte. Ohne Kommentar ist eine Auswertung eine Zahlenkolonne. Der Kommentar beantwortet drei Fragen: Was ist gegenüber dem Vormonat auffällig, was ist erklärbar, was sollte der Mandant im Blick behalten.

Die Liste offener Punkte nennt, welche Belege fehlen, welche Rückfragen unbeantwortet sind und welche Posten geklärt werden müssen. Sie ist gleichzeitig die Vorlage für die Erinnerung im nächsten Monat. Wer beide Ergänzungen einführt, verändert die Wahrnehmung der Buchhaltung von einer Pflichtübung zu einer Leistung, und zwar ohne nennenswerten Mehraufwand.

Welcher Zeitplan hat sich im Monat bewährt?

Feste Termine statt einer Orientierung am Eingang der Unterlagen: Erinnerung bis zum dritten Werktag, vollständige Unterlagen bis zum siebten, abgeschlossene Buchung und geklärte Zwischenkonten bis zum zehnten, geprüfte Umsatzsteuer vor der Abgabefrist und die Auswertung innerhalb weniger Tage danach.

Diese Termine gelten unabhängig davon, ob alle Unterlagen da sind. Was fehlt, geht auf die Klärliste. Ein Monat wird mit dokumentierten Lücken geschlossen und nicht offen gehalten, weil sonst zwei Perioden gleichzeitig in Arbeit sind.

Ein Teil davon liegt außerhalb der Kanzlei und gehört ausgesprochen. Der Mandant braucht einen festen Termin, bis zu dem Unterlagen eingereicht sind, und eine benannte Person, die dafür zuständig ist. Ohne beides verteilt sich der Eingang über den Monat. Er braucht außerdem eine Rückmeldung, wenn etwas fehlt, und zwar bevor der Abgabetermin näher rückt. Wer diesen Teil sauber organisiert, gewinnt mehr Zeit als durch jede Beschleunigung im Buchungsvorgang selbst.

Welche Schritte lassen sich automatisieren?

Drei: die Erinnerungen an fehlende Unterlagen in festen Abständen vor dem Stichtag, die Vorkontierung wiederkehrender Belege und die Zuordnung von Zahlungen zu Belegen. Geprüft wird dann nach Risiko statt in der Reihenfolge des Eingangs, geklärt nur, was nicht zusammenfindet.

Die Erinnerungen sind der größte Hebel, weil sie die Wartezeit verkürzen, ohne dass jemand daran denken muss. Von Hand versendet hängen sie an einer Anwesenheit und fallen im Urlaub aus, also genau dann, wenn ohnehin weniger Kapazität da ist.

Was sich nicht automatisieren lässt, ist die fachliche Beurteilung eines Sachverhalts und die Entscheidung, ob eine Abweichung erklärbar ist. Genau dafür entsteht Zeit, wenn die drei anderen Punkte laufen. Wie sich wiederkehrende Abläufe aufsetzen lassen, behandelt der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen.

Was sind die häufigsten Fehler beim Monatsabschluss?

Vier Muster wiederholen sich unabhängig von der Kanzleigröße: das Warten auf Vollständigkeit, Sammelbuchungen zur Glättung von Salden, Zwischenkonten als Endlager und die Auswertung ohne Kommentar. Alle vier verschieben Arbeit in spätere Perioden.

Ein Monat, der auf einen fehlenden Beleg wartet, blockiert den nächsten. Eine Sammelbuchung lässt den Saldo stimmen und macht die Ursache unauffindbar. Was dauerhaft auf einem Zwischenkonto steht, wird beim Jahresabschluss zum Problem. Und ein Mandant, der eine unkommentierte Auswertung erhält, ruft an, was mehr Zeit kostet als die zwei Sätze gekostet hätten.

Welche Punkte gehören auf die Checkliste?

Sechs Zeilen genügen, je eine für die Blöcke Vollständigkeit, Buchung, Zwischenkonten, Umsatzsteuer, Auswertung und Dokumentation. Die Liste sichert vor allem die seltenen Schritte, etwa wiederkehrende Abgrenzungen oder quartalsweise Prüfungen, die genau deshalb vergessen werden, weil sie selten vorkommen.

• Vollständigkeit: Kontoauszüge lückenlos, Kassenbericht vorhanden, Eingangsrechnungen zu allen Abbuchungen, Ausgangsrechnungen fortlaufend.
• Buchung: Bank, Eingang, Ausgang, Kasse in dieser Reihenfolge, jede Zahlung einem Beleg zugeordnet.
• Zwischenkonten: Geldtransit ausgeglichen, Verrechnungskonten geprüft, offene Posten durchgesehen.
• Umsatzsteuer: Vorsteuer geprüft, Sonderfälle beachtet, Kennzahlen plausibel, Frist eingehalten.
• Auswertung: erstellt, kommentiert, offene Punkte notiert, versendet.
• Dokumentation: Klärliste aktualisiert, Erinnerungen für den Folgemonat gesetzt.

Ein sauberer Monatsabschluss steht damit auf vier Beinen: Vollständigkeit, geklärte Zwischenkonten, geprüfte Umsatzsteuer, kommentierte Auswertung. Die Reihenfolge ist dabei wichtiger als die Geschwindigkeit. Wer die Vollständigkeit an den Anfang stellt und Zwischenkonten konsequent klärt, hat am Jahresende weniger Arbeit als jemand, der schnell bucht und Klärungen aufschiebt. Die größte Zeitersparnis liegt ohnehin davor, nicht in der Kanzlei: bei der Frage, wann und wie vollständig die Unterlagen eintreffen.