Monatsabschluss in der Kanzlei: Ablauf und Checkliste

Der Monatsabschluss ist der Takt, in dem die laufende Buchhaltung arbeitet. Er entscheidet darüber, ob eine Auswertung aussagekräftig ist und ob der Mandant Zahlen bekommt, die er für Entscheidungen nutzen kann. Diese Anleitung beschreibt einen Ablauf, der ohne Sonderfälle auskommt.

Warum die Durchlaufzeit wichtiger ist als die Bearbeitungszeit

Die meisten Kanzleien messen, wie lange das Buchen dauert. Die interessantere Zahl ist eine andere: wie viele Tage zwischen Monatsende und fertiger Auswertung vergehen.

Diese Spanne besteht überwiegend aus Wartezeit. Es fehlen Kontoauszüge, ein Beleg ist nicht eingereicht, eine Rückfrage ist unbeantwortet. Die eigentliche Bearbeitung macht oft weniger als die Hälfte aus.

Daraus folgt, wo eine Verbesserung ansetzt: nicht beim schnelleren Buchen, sondern beim früheren und vollständigeren Eingang der Unterlagen.

Block 1: Vollständigkeit herstellen

Der erste Block beantwortet eine einzige Frage: Ist alles da.

Kontoauszüge aller Bankkonten, lückenlos und mit fortlaufender Nummerierung. Eine Lücke im Auszug ist der häufigste Grund für unerklärliche Differenzen, und sie fällt erst spät auf.

Kasseneinnahmen und -ausgaben, sofern eine Kasse geführt wird, mit Kassenbericht und plausiblem Bestand. Ein negativer Kassenbestand ist ein sicheres Zeichen für eine fehlende Einlage oder eine doppelt erfasste Ausgabe.

Eingangsrechnungen zu den Zahlungen auf dem Konto. Jede Abbuchung ohne Beleg ist eine offene Position.

Ausgangsrechnungen des Zeitraums, vollständig und fortlaufend nummeriert.

Sinnvoll ist, diesen Block nicht am Ende, sondern zu Beginn zu erledigen, weil jede Lücke eine Rückfrage auslöst und Rückfragen Zeit brauchen. Wie sich der Eingang organisieren lässt, behandelt der Beitrag zu den Kanälen des Belegeingangs.

Block 2: Buchen und zuordnen

Der zweite Block ist der sichtbare Teil der Arbeit und in geordneten Beständen der kürzeste.

Gebucht wird in einer festen Reihenfolge: erst die Bank, weil sie den Rahmen vorgibt, dann die Eingangsrechnungen, dann die Ausgangsrechnungen, zuletzt Kasse und Sonderfälle.

Wichtig ist die Disziplin bei der Zuordnung: Jede Zahlung wird einem Beleg zugeordnet, jeder Beleg einer Zahlung. Was nicht zusammenfindet, bleibt als offener Posten stehen und wird nicht durch eine Sammelbuchung geglättet.

Diese Regel wirkt kleinlich und spart am Jahresende Tage, weil sonst Salden entstehen, deren Ursache niemand mehr rekonstruiert. Wie der Abgleich abläuft, behandelt der Beitrag zum Bankabgleich und der Zuordnung von Zahlungen.

Block 3: Zwischenkonten klären

Dieser Block wird am häufigsten übersprungen und verursacht die meisten Folgeprobleme.

Der Geldtransit sollte am Monatsende ausgeglichen sein. Ein Saldo bedeutet, dass eine Umbuchung zwischen Konten oder Kasse nur zur Hälfte erfasst wurde.

Verrechnungskonten für unklare Posten dürfen benutzt werden, sind aber Zwischenstationen und keine Dauerlösung. Was dort länger als einen Monat steht, gehört auf eine Klärliste mit Namen und Frist.

Offene Posten werden durchgesehen, nicht nur gezählt. Ein Posten, der seit Monaten unverändert steht, ist entweder bezahlt und falsch zugeordnet oder strittig, und beides gehört geklärt. Wie das systematisch geht, behandelt der Beitrag zum Abgleich offener Posten.

Block 4: Umsatzsteuer prüfen

Vor der Auswertung steht die Prüfung der Umsatzsteuer, weil Fehler hier nach außen wirken.

Geprüft werden vier Punkte. Erstens die Vorsteuer auf ihre Voraussetzungen, also ob die Rechnungen die Pflichtangaben enthalten. Zweitens die Sonderfälle des Mandats, etwa Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Erwerbe oder Bauleistungen. Drittens die Plausibilität der Kennzahlen im Vergleich zum Vormonat, weil ein Ausreißer meist ein Buchungsfehler ist. Viertens die Fristen für die Voranmeldung.

Für die formalen Anforderungen an den Vorsteuerabzug lohnt ein Blick in den Beitrag zu den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs, für die Termine in den Beitrag zu den Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung.

Block 5: Auswertung und Hinweise

Der letzte Block ist der, der beim Mandanten ankommt, und er entscheidet über den wahrgenommenen Wert der Arbeit.

Eine Auswertung ohne Kommentar ist eine Zahlenkolonne. Zwei bis drei Sätze zu den Abweichungen machen daraus eine Information: Was ist gegenüber dem Vormonat auffällig, was ist erklärbar, was sollte der Mandant im Blick behalten.

Ebenfalls hilfreich ist eine kurze Liste offener Punkte: welche Belege fehlen, welche Rückfragen unbeantwortet sind, welche Posten geklärt werden müssen. Diese Liste ist gleichzeitig die Vorlage für die Erinnerung im nächsten Monat.

Wer diese beiden Ergänzungen einführt, verändert die Wahrnehmung der Buchhaltung von einer Pflichtübung zu einer Leistung, und zwar ohne nennenswerten Mehraufwand.

Der Zeitplan im Monat

Ein Ablauf mit festen Terminen funktioniert besser als einer, der sich am Eingang der Unterlagen orientiert.

Bis zum dritten Werktag: Erinnerung an alle Mandate, deren Unterlagen noch nicht vollständig sind, automatisch und ohne persönliches Zutun.

Bis zum siebten Werktag: Unterlagen sollen vollständig vorliegen. Was fehlt, geht auf die Klärliste.

Bis zum zehnten Werktag: Buchung abgeschlossen, Zwischenkonten geklärt.

Vor der Abgabefrist: Umsatzsteuer geprüft und Voranmeldung erstellt.

Innerhalb weniger Tage danach: Auswertung an den Mandanten mit Kommentar und offener Liste.

Diese Termine gelten unabhängig davon, ob alle Unterlagen da sind. Ein Monat wird mit dokumentierten Lücken geschlossen, nicht offen gehalten, weil sonst zwei Perioden gleichzeitig in Arbeit sind.

Die Checkliste

Eine kurze Liste, die sich in jeder Kanzlei anpassen lässt.

Vollständigkeit: Kontoauszüge lückenlos, Kassenbericht vorhanden, Eingangsrechnungen zu allen Abbuchungen, Ausgangsrechnungen fortlaufend.

Buchung: Bank, Eingang, Ausgang, Kasse in dieser Reihenfolge, jede Zahlung einem Beleg zugeordnet.

Zwischenkonten: Geldtransit ausgeglichen, Verrechnungskonten geprüft, offene Posten durchgesehen.

Umsatzsteuer: Vorsteuer geprüft, Sonderfälle beachtet, Kennzahlen plausibel, Frist eingehalten.

Auswertung: erstellt, kommentiert, offene Punkte notiert, versendet.

Dokumentation: Klärliste aktualisiert, Erinnerungen für den Folgemonat gesetzt.

Was sich automatisieren lässt

Nicht jeder Schritt braucht eine Person, und die Entlastung liegt an drei Stellen.

Erinnerungen an fehlende Unterlagen laufen automatisch, in festen Abständen vor dem Stichtag. Das ist der größte Hebel, weil es die Wartezeit verkürzt, ohne dass jemand daran denken muss.

Die Vorkontierung wiederkehrender Belege läuft maschinell, geprüft wird nach Risiko statt in der Reihenfolge des Eingangs.

Die Zuordnung von Zahlungen zu Belegen läuft ebenfalls maschinell, geklärt wird nur, was nicht zusammenfindet.

Was sich nicht automatisieren lässt, ist die fachliche Beurteilung eines Sachverhalts und die Entscheidung, ob eine Abweichung erklärbar ist. Genau dafür entsteht Zeit, wenn die drei anderen Punkte laufen. Wie sich wiederkehrende Abläufe aufsetzen lassen, behandelt der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen.

Die häufigsten Fehler

Fünf Muster wiederholen sich unabhängig von der Kanzleigröße.

Warten auf Vollständigkeit. Ein Monat, der auf einen fehlenden Beleg wartet, blockiert den nächsten. Besser mit dokumentierter Lücke schließen.

Sammelbuchungen zur Glättung. Sie lassen den Saldo stimmen und machen die Ursache unauffindbar.

Zwischenkonten als Endlager. Was dort dauerhaft steht, wird beim Jahresabschluss zum Problem.

Auswertung ohne Kommentar. Der Mandant liest Zahlen, versteht sie nicht und ruft an, was mehr Zeit kostet als die zwei Sätze gekostet hätten.

Erinnerungen von Hand. Sie hängen an einer Anwesenheit und fallen im Urlaub aus, genau dann, wenn ohnehin weniger Kapazität da ist.

Was der Mandant zum Ablauf beitragen muss

Ein Teil der Verantwortung liegt außerhalb der Kanzlei, und das gehört ausgesprochen.

Der Mandant braucht einen festen Termin, bis zu dem Unterlagen eingereicht sind, und eine benannte Person, die dafür zuständig ist. Ohne beides verteilt sich der Eingang über den Monat.

Er braucht außerdem eine Rückmeldung, wenn etwas fehlt, und zwar bevor der Abgabetermin näher rückt. Diese Rückmeldung ist der Punkt, an dem die Zusammenarbeit entweder funktioniert oder in gegenseitige Vorwürfe kippt.

Wer diesen Teil sauber organisiert, gewinnt mehr Zeit als durch jede Beschleunigung im Buchungsvorgang selbst.

Zum Mitnehmen

Ein sauberer Monatsabschluss steht auf vier Beinen: Vollständigkeit, geklärte Zwischenkonten, geprüfte Umsatzsteuer, kommentierte Auswertung.

Die Reihenfolge ist dabei wichtiger als die Geschwindigkeit. Wer die Vollständigkeit an den Anfang stellt und Zwischenkonten konsequent klärt, hat am Jahresende weniger Arbeit als jemand, der schnell bucht und Klärungen aufschiebt.

Und die größte Zeitersparnis liegt nicht in der Kanzlei, sondern davor: bei der Frage, wann und wie vollständig die Unterlagen eintreffen.