Neuen Mitarbeiter anmelden: Daten, Fristen, Fehlerquellen

Die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters ist ein Routinevorgang, der überraschend viel Zeit kostet, wenn die Angaben unvollständig eintreffen. Diese Anleitung beschreibt, welche Daten gebraucht werden, welche Fristen gelten und wie sich die typischen Rückläufer vermeiden lassen.

Warum ist die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters so fehleranfällig?

Die Anmeldung verlangt Angaben aus drei Quellen, und keine davon liegt vollständig in der Kanzlei: Beginn, Tätigkeit, Arbeitszeit und Vergütung stammen aus dem Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung vom Mitarbeiter selbst, und ein dritter Teil ergibt sich aus Lebensumständen, die niemand von sich aus meldet.

Zu diesen Lebensumständen zählen eine weitere Beschäftigung oder ein laufendes Studium. Wer die drei Quellen per E-Mail zusammenträgt, produziert Rückfragen. Wer sie über ein Formular mit Pflichtfeldern erhebt, bekommt sie in einem Durchgang.

Welche Angaben braucht die Lohnbuchhaltung?

Rund zwanzig Angaben in fünf Gruppen: zur Person, zur Identifikation, zum Beschäftigungsverhältnis, zur Sozialversicherung und zur Auszahlung. Dazu kommen fallabhängige Angaben, etwa zu Kindern, zu einer Schwerbehinderung, zu vermögenswirksamen Leistungen oder zu einer betrieblichen Altersversorgung.

• Zur Person: Vorname, Familienname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
• Zur Identifikation: Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, gegebenenfalls Angaben zur Arbeitserlaubnis.
• Zum Beschäftigungsverhältnis: Beginn, Befristung, Tätigkeitsbezeichnung, vereinbarte Wochenarbeitszeit, Vergütung, Urlaubsanspruch, Probezeit.
• Zur Sozialversicherung: gewählte Krankenkasse, Angaben zu weiteren Beschäftigungen, Elterneigenschaft, gegebenenfalls Studierendenstatus oder Rentenbezug.
• Zur Auszahlung: Bankverbindung.

Woran scheitern Meldungen in der Praxis?

An zwei Dingen: an fünf Feldern, die regelmäßig fehlen oder falsch übermittelt werden, und am Zeichensatz der Meldedatei. Die fünf Felder sind der Geburtsname, die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-Identifikationsnummer, die Staatsangehörigkeit samt Arbeitserlaubnis und die Tätigkeitsbezeichnung.

• Der Geburtsname wird weggelassen, weil er im Alltag keine Rolle spielt, ist aber im Meldewesen erforderlich und Grund für einen erheblichen Teil der Rückläufer.
• Die Sozialversicherungsnummer wird falsch abgeschrieben oder gar nicht gefunden. Ihre Struktur ist prüfbar.
• Die Steuer-Identifikationsnummer ist elfstellig, mit Prüfziffer, und ebenfalls prüfbar. Eine Zahlendreherei fällt ohne Prüfung erst beim Abruf der Merkmale auf.
• Die Staatsangehörigkeit samt Arbeitserlaubnis: Bei Beschäftigten ohne EU-Staatsangehörigkeit hängen daran weitere Pflichten, die sonst übersehen werden.
• Die Tätigkeitsbezeichnung fließt in die Meldung ein. Eine unpräzise Bezeichnung führt zu Rückfragen, die niemand einplant.

Die zweite Ursache liegt im Zeichensatz. Meldedateien werden in einem begrenzten Zeichensatz übertragen, und Zeichen, die darin nicht vorkommen, etwa bestimmte Buchstaben mit Häkchen oder Sonderformen aus osteuropäischen Sprachen, werden von manchen Exporten still durch ein Ersatzzeichen ersetzt. Der Datensatz wird abgewiesen, und die Meldung benennt das betroffene Feld nicht. Gesucht wird dann an der falschen Stelle, meist in der Schnittstelle statt im Namen. Namen mit solchen Zeichen gehören deshalb in jeden Test einer neuen Erfassungsstrecke, und bei einem Rückläufer ohne erkennbaren Grund lohnt der Blick auf die Schreibweise des Namens.

Bis wann muss ein neuer Mitarbeiter angemeldet werden?

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung. Wer erst zum Monatsende abrechnet, hat also einen gewissen Spielraum, sollte ihn aber nicht ausreizen.

Daneben gilt in bestimmten Branchen, in denen Schwarzarbeit häufiger vorkommt, die Sofortmeldung, unter anderem im Bau- und Gaststättengewerbe sowie in der Fleischwirtschaft. Sie muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung vorliegen, also am ersten Arbeitstag.

Für die Kanzlei folgt daraus eine einfache Regel: Bei Mandaten aus diesen Branchen gehört die Meldung nicht in den Abrechnungslauf, sondern in einen sofortigen Ablauf mit eigener Erinnerung. Wie sich solche Termine überwachen lassen, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung in der Kanzlei.

Wie läuft die Anmeldung Schritt für Schritt?

In sechs Schritten, beginnend mit der Meldung des Betriebs unmittelbar nach der Vertragsunterschrift und nicht erst am ersten Arbeitstag. Danach folgen Formularversand, Ausfüllen mit sofortiger Prüfung, fachliche Kontrolle in der Kanzlei, Übernahme in die Lohnsoftware und Ablage.

1. Der Betrieb meldet den neuen Mitarbeiter mit Beginn und Tätigkeit, sobald der Vertrag unterschrieben ist.
2. Die Kanzlei versendet ein strukturiertes Formular an den Mitarbeiter oder an den Betrieb, je nach vereinbartem Weg.
3. Der Mitarbeiter füllt aus, das Formular prüft die prüfbaren Felder sofort.
4. Die Kanzlei prüft die fachlich relevanten Angaben, insbesondere Mehrfachbeschäftigung, Studierendenstatus und Befristung.
5. Die Daten gehen in die Lohnsoftware, die Anmeldung wird erzeugt.
6. Der Vorgang wird dokumentiert, das ausgefüllte Formular abgelegt.

Warum ist ein Formular besser als eine E-Mail-Anfrage?

Eine E-Mail-Anfrage erzeugt eine unstrukturierte Antwort: Angaben fehlen, sind unleserlich oder stehen in einem Fließtext, aus dem sie herausgesucht werden müssen. Ein Formular mit Pflichtfeldern erzwingt Vollständigkeit, prüft die prüfbaren Felder und liefert einen Datensatz statt eines Textes.

Der zweite Vorteil ist die Übernahme. Aus einem strukturierten Datensatz lässt sich ein Import in die Lohnsoftware erzeugen, statt Felder abzutippen. Genau dort entstehen sonst Zahlendreher, gerade bei Nummern mit elf oder zwölf Stellen.

Vier Muster machen diesen Vorteil regelmäßig zunichte: das Formular als Anhang einer E-Mail, das ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und fotografiert zurückkommt; das Abtippen aus einer PDF; die fehlende Frist, ohne die der Bogen ausgefüllt wird, wenn Zeit ist, und das ist selten vor dem Abrechnungslauf; und die fehlende Rückmeldung an den Betrieb, der dann davon ausgeht, alles sei erledigt.

Wer liefert welche Angaben, der Betrieb oder der Mitarbeiter?

Vom Betrieb kommen Beginn, Befristung, Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Kostenstelle, Urlaubsanspruch und die Angabe, ob es sich um eine Sofortmeldebranche handelt. Vom Mitarbeiter kommen persönliche Daten, Identifikationsnummern, Krankenkasse, Bankverbindung sowie Angaben zu weiteren Beschäftigungen und zur Elterneigenschaft.

Eine klare Aufteilung spart Zeit, weil niemand auf den anderen wartet. Wer beides in einem Formular zusammenführt, sollte es in zwei Abschnitte teilen, damit jede Seite nur ausfüllt, was sie beantworten kann. Welche Werkzeuge diesen Erfassungsschritt abdecken, behandelt die Übersicht zu den Alternativen zu FastDocs, und wie sich der Ablauf insgesamt standardisieren lässt, der Beitrag zum standardisierten Mandanten-Onboarding.

Welche Sonderfälle verlangen eine aktive Rückfrage?

Fünf Konstellationen: die Mehrfachbeschäftigung, der Minijob neben der Hauptbeschäftigung, die kurzfristige Beschäftigung, Studierende und Praktikanten sowie Beschäftigte im Rentenbezug. In allen fünf Fällen weicht die beitragsrechtliche Beurteilung vom Regelfall ab, und ein Formularfeld allein genügt dafür nicht.

• Mehrfachbeschäftigung: ändert die beitragsrechtliche Beurteilung und wird von Mitarbeitern häufig nicht als relevant empfunden.
• Minijob neben der Hauptbeschäftigung: Hier entscheidet die Reihenfolge der Beschäftigungen über die Behandlung.
• Kurzfristige Beschäftigung: verlangt eine Prüfung der Zeitgrenzen und eine Erklärung des Mitarbeiters zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr.
• Studierende und Praktikanten: Die Beurteilung hängt an Art und Zeitpunkt des Praktikums und an der Studienordnung.

Für diese Fälle lohnt eine feste Liste mit Rückfragen, die beim ersten Kontakt gestellt werden, statt sie nachträglich zu klären.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Angaben, die eine Kanzlei verarbeitet, weil sie Hinweise auf Gesundheit, Religionszugehörigkeit und familiäre Verhältnisse enthalten können. Drei Punkte gehören deshalb geregelt: der Umfang der Erhebung, der Übertragungsweg und die Aufbewahrung.

Erhoben wird nur, was für die Abrechnung erforderlich ist, nicht was praktisch wäre. Übertragen wird über ein Formular mit verschlüsselter Übertragung statt über einen E-Mail-Anhang, der in mehreren Postfächern liegen bleibt. Aufbewahrt werden ausgefüllte Bogen in der Personalakte des Mandanten und nicht dauerhaft in einem Sammelpostfach der Kanzlei. Wie sich die Übermittlung zwischen Kanzlei und Mandant absichern lässt, behandelt der Beitrag zum Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.

Woran zeigt sich, ob der Ablauf funktioniert?

An zwei Zahlen: der Zahl der Rückfragen je Anmeldung und der Zeit von der Meldung des Betriebs bis zum vollständigen Datensatz. Zwei oder mehr Rückfragen im Durchschnitt deuten auf ein unvollständiges Formular oder eine unklare Zuständigkeit hin, mehr als eine Woche auf zu viele Stationen im Ablauf.

Beide Zahlen lassen sich über ein Quartal mit einer Strichliste erheben und zeigen zuverlässiger als jedes Gefühl, ob eine Änderung sich gelohnt hat.

Fünf Festlegungen lösen den größten Teil der Reibung, unabhängig davon, welche Software im Einsatz ist: ein strukturiertes Formular mit Pflichtfeldern und Prüfung der prüfbaren Nummern, eine klare Aufteilung, wer welchen Teil ausfüllt, eine Frist, die rückwärts vom Abrechnungslauf gerechnet wird, ein Import in die Lohnsoftware statt Abtippen und eine Liste der Sonderfälle, die eine aktive Rückfrage auslösen.