Verfahrensdokumentation: Aufbau und Umfang

Die Verfahrensdokumentation hat den Ruf, eine Formalie zu sein, die niemand liest. Das stimmt, bis eine Prüfungsanordnung kommt, und dann lässt sie sich nicht mehr rückwirkend herstellen.

Was muss eine Verfahrensdokumentation leisten?

Die Verfahrensdokumentation muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens ermöglichen, wie § 145 AO es verlangt. Bei Papierbuchführung ergab sich das aus den Büchern selbst, bei elektronischen Systemen nicht mehr.

Ein Prüfer, der einen Buchungssatz sieht, weiß nicht, wie der Beleg dorthin gelangt ist und ob er unterwegs hätte verändert werden können. Daraus folgt der Maßstab für den Umfang: so ausführlich, dass ein Außenstehender den Weg eines Belegs nachvollziehen kann. Nicht mehr.

Aus welchen vier Teilen besteht sie?

Üblich sind vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Die Anwenderdokumentation ist der Teil, der in einer Prüfung tatsächlich gelesen wird, weil sie beschreibt, wie die Beteiligten konkret arbeiten und was bei Korrekturen und Fehlern geschieht.

Allgemeine Beschreibung. Tätigkeit des Betriebs, typische Geschäftsvorfälle und Belegarten, Zuständigkeiten. Der kürzeste Teil.

Anwenderdokumentation. Wo ein Beleg ankommt, wer ihn prüft und erfasst, was bei einer Korrektur passiert, wie Fehler behandelt werden.

Technische Systemdokumentation. Welche Systeme in welchen Versionen laufen, über welche Schnittstellen Daten übergeben werden und welches System bei Abweichungen führt.

Betriebsdokumentation. Datensicherung, Zugriffsrechte, Berechtigungskonzept, Änderungsverfahren, Notfallregelungen, Auslagerung an Dienstleister.

Warum ist eine veraltete Dokumentation schlechter als gar keine?

Weil sie nachweislich unzutreffend ist. Die Dokumentation muss den Zustand beschreiben, der im geprüften Zeitraum gegolten hat; eine Prüfung im Jahr 2027 betrifft möglicherweise 2023 bis 2025. Beschreibt das Dokument Systeme oder Abläufe, die es so nie gab, entwertet das auch die zutreffenden Teile.

• Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und einen Gültigkeitszeitraum
• Alte Fassungen werden zehn Jahre aufbewahrt, weil sie zu den Arbeitsanweisungen zählen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind

Eine neue Fassung entsteht, wenn der Weg eines Belegs, die Zuständigkeit dafür oder die Unveränderbarkeit betroffen ist. Ein Versionssprung der Software ohne Auswirkung auf den Ablauf zählt nicht dazu, die Einführung eines Belegportals schon.

Vorlagen aus dem Internet taugen aus demselben Grund nur als Gerüst: In der Vorlage prüft eine Person die sachliche Richtigkeit und eine zweite gibt frei, im Betrieb macht beides der Inhaber. Die falsche Beschreibung ist der Mangel, nicht die fehlende Trennung.

Die Gegenprobe: Jede Aussage, die sich nicht durch einen Screenshot, einen Protokollauszug, eine Berechtigungsübersicht oder eine Arbeitsanweisung belegen lässt, ist zu streichen. Das gilt auch für den Satz, das eingesetzte System erfülle sämtliche Anforderungen der GoBD.

Wie beschreibt man die Belegstrecke Schritt für Schritt?

Für die Anwenderdokumentation bewährt sich eine Gliederung entlang des Belegwegs in sechs Schritten. Jeder Schritt wird für jede relevante Belegart einmal beantwortet, in ein bis drei Sätzen. Der zweite und der vierte Schritt sind die wichtigsten, weil sie die Unveränderbarkeit betreffen.

Beim zweiten Schritt genügt nicht, dass ein Beleg hochgeladen wird. Festzuhalten sind Eingangszeitpunkt, erfassende Person oder Quelle und die Protokollierung einer späteren Ersetzung. Beim vierten Schritt genügt vor der Übergabe an die Buchführung eine protokollierte Änderung, danach ist eine Stornobuchung erforderlich. Kommt eine Texterkennung zum Einsatz, gehört hierher, wer die Vorschläge freigibt.

Welche Kontrollen und Berechtigungen gehören hinein?

Die GoBD verlangen ein internes Kontrollsystem und dessen Beschreibung. Der Begriff klingt nach Konzernstruktur und meint im Kleinbetrieb etwas sehr Einfaches: die Kontrollen, die verhindern, dass ein Fehler unbemerkt bleibt. Fünf Punkte gehören mindestens beschrieben.

• Zugriffsberechtigungen. Wer Belege einstellen, ändern, löschen, buchen und festschreiben darf. Rollenbezogen, nicht namensbezogen, sonst erzwingt jeder Personalwechsel eine neue Fassung.
• Funktionstrennung. Ob dieselbe Person eine Rechnung anlegen, freigeben und bezahlen kann. Ist sie im Kleinbetrieb nicht durchsetzbar, gehört die kompensierende Kontrolle beschrieben, etwa eine periodische Durchsicht durch den Inhaber.
• Plausibilitätskontrollen. Abstimmung Bank gegen Buchführung, Offene-Posten-Abstimmung, Prüfung auf negative Kassenbestände, Vollständigkeit der Nummernkreise.
• Fehlerbehandlung. Was mit einem zurückgewiesenen Buchungssatz geschieht, wer ihn nachverfolgt, wann er als erledigt gilt.
• Datensicherung. Turnus, Aufbewahrungsort, Rücksicherungstest und dessen Ergebnis.

Beim letzten Punkt zählt die belegte Rücksicherung: Eine Sicherung, die nie eingelesen wurde, ist eine Annahme.

Was muss zum ersetzenden Scannen beschrieben werden?

Wer Papierbelege scannt und die Originale vernichtet, braucht eine dokumentierte Vorgehensweise. Dieser Abschnitt wird am ehesten geprüft, weil das Original danach nicht mehr existiert und die Beschreibung der einzige Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit des Vorgangs bleibt.

• welche Belegarten gescannt werden und welche nicht
• wer scannt und zu welchem Zeitpunkt im Ablauf
• in welcher Auflösung und Farbtiefe, und wann farbig gescannt werden muss, weil die Farbe Bedeutung trägt, etwa bei Sichtvermerken, Unterschriften oder Markierungen
• wie die Vollständigkeit sichergestellt wird
• wer die bildliche Übereinstimmung mit dem Original prüft, ob je Beleg oder stichprobenweise, wie die Stichprobe bemessen ist und was bei einer Abweichung passiert
• wann die Originale vernichtet werden
• wie mit Belegen umgegangen wird, bei denen das Original beweiserheblich bleibt

Ausgenommen bleiben Unterlagen, die in Papierform aufzubewahren sind, insbesondere Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie bestimmte Zoll- und Einfuhrbelege. Wird erst nach der Verbuchung gescannt, entsteht eine Lücke zwischen Anfall und Sicherung, die der zeitgerechten Erfassung nach den GoBD zuwiderläuft. Als nicht verpflichtende Orientierung dient die technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum ersetzenden Scannen.

Wie verwendet eine Betriebsprüfung die Dokumentation?

Ein Prüfer liest das Dokument punktuell und meist in drei Situationen, nicht von vorn bis hinten: beim Einstieg, um Systeme und Datenorte vor der Datenanforderung zu klären, bei der Rückfrage zu einem konkreten Vorgang und bei der Frage nach der Belastbarkeit der Belegsicherung.

Bei der Rückfrage zählt nicht, ob eine Dokumentation existiert, sondern ob der beschriebene Ablauf erklärt, wie es zu einem fehlenden Beleg oder einer Stornierung kommen konnte. Was nicht auffindbar ist, gilt als nicht vorhanden.

Die Prüffrage lautet deshalb: Kann jemand, der den Betrieb nicht kennt, anhand des Dokuments den Weg einer beliebigen Eingangsrechnung vom Briefkasten bis zum Buchungssatz nachvollziehen, einschließlich der Frage, wer sie unterwegs hätte ändern können und ob das aufgefallen wäre?

Welche Gliederung hat sich bewährt?

Wer bei null anfängt, kommt mit einer festen Reihenfolge schneller voran als mit einer Vorlage, die alle denkbaren Fälle abdecken will. Die folgende Gliederung deckt die vier Pflichtteile ab und lässt sich für einen kleinen Betrieb auf wenige Seiten bringen.

1. Deckblatt mit Version, Erstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum und verantwortlicher Person
2. Kurzbeschreibung des Betriebs, Rechtsform, Tätigkeit, Besonderheiten wie Bargeldverkehr oder Auslandsumsätze
3. Übersicht der Belegarten mit Angabe des jeweiligen Volumens in Größenordnungen
4. Systemübersicht mit Angabe, welche Daten wo entstehen und wohin sie übergeben werden
5. Ablaufbeschreibung je Belegart entlang der sechs Schritte
6. Kontrollen, Berechtigungen, Funktionstrennung
7. Datensicherung, Aufbewahrung, Zuständigkeit für Löschung
8. Beschreibung des ersetzenden Scannens, sofern durchgeführt
9. Änderungsverzeichnis mit allen Vorfassungen

Punkt 9 fehlt am häufigsten und macht am wenigsten Arbeit: Version, Datum, geänderte Abschnitte, Grund. Punkt 3 macht die Angemessenheit nachvollziehbar, denn ein Ablauf ohne Funktionstrennung ist bei vierzig Eingangsrechnungen im Monat erklärbar, bei einem Vielfachen nicht mehr.

Vorhandene Unterlagen ersetzen sie nicht, liefern aber Bausteine und sollten referenziert statt abgeschrieben werden.

Ein Herstellerhandbuch beschreibt, was ein System kann, die Verfahrensdokumentation, was der Betrieb davon nutzt. Welche Unterlage wie lange vorzuhalten ist, regelt § 147 AO, siehe Aufbewahrungsfristen.

Wie bleibt der Aufwand für viele kleine Mandanten beherrschbar?

Für eine Kanzlei mit vielen kleinen Mandanten ist die individuelle Erstellung nicht leistbar. Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen: ein Grundgerüst je Mandantentyp, ein individueller Teil je Mandant von ein bis zwei Seiten und ein gemeinsamer Teil für die Kanzleistrecke.

Der gemeinsame Teil beschreibt alles ab dem Eingang in der Kanzlei und ist für alle Mandanten identisch: wie Belege gesichert werden, wie die Kontierung entsteht, wer freigibt und wie die Übergabe an die Buchführung erfolgt. Er ist zugleich das Argument dafür, die Belegstrecke zu vereinheitlichen: Fünf Einreichungswege bedeuten fünf Beschreibungen und fünf Fehlerquellen.

Die Pflicht selbst trifft den Steuerpflichtigen. Eine Kanzlei, die die Dokumentation vollständig für ihn erstellt, beschreibt Abläufe, die sie nicht kontrolliert; ein Fragebogen, dessen Antworten der Mandant schriftlich bestätigt, ist die bessere Grundlage. Zum Aufbau regelbasierter Kanzleischritte siehe Automatisieren von Kanzleiprozessen, zum Nachweis überwachter Termine die Fristenüberwachung.