Verfahrensdokumentation: Aufbau und Umfang

Die Verfahrensdokumentation hat den Ruf, eine Formalie zu sein, die niemand liest. Das stimmt, bis eine Prüfungsanordnung kommt, und dann lässt sie sich nicht mehr rückwirkend herstellen.

Was sie leisten soll

§ 145 AO verlangt, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Bei Papierbuchführung ergab sich das aus den Büchern selbst.

Bei elektronischen Systemen nicht mehr. Ein Prüfer, der einen Buchungssatz sieht, weiß nicht, wie der Beleg dorthin gelangt ist, welche Software beteiligt war, wer ihn erfasst hat und ob er unterwegs hätte verändert werden können. Die Verfahrensdokumentation liefert genau diese Beschreibung.

Damit ist auch der Maßstab für den Umfang gesetzt. Sie muss so ausführlich sein, dass ein Außenstehender den Weg eines Belegs nachvollziehen kann. Nicht mehr.

Die vier Teile

Allgemeine Beschreibung. Was macht der Betrieb, welche Geschäftsvorfälle entstehen typischerweise, welche Belegarten gibt es, wer ist wofür zuständig. Das ist der kürzeste Teil und der, der sich am seltensten ändert.

Anwenderdokumentation. Wie arbeiten die Beteiligten konkret. Wo kommt ein Beleg an, wer prüft ihn, wer erfasst ihn, was passiert bei einer Korrektur, wie werden Fehler behandelt. Das ist der Teil, der in der Prüfung tatsächlich gelesen wird.

Technische Systemdokumentation. Welche Systeme sind im Einsatz, in welchen Versionen, wie hängen sie zusammen, über welche Schnittstellen werden Daten übergeben, wo liegen sie. Bei mehreren Systemen gehört hierher auch, welches bei Abweichungen führt.

Betriebsdokumentation. Datensicherung, Zugriffsrechte, Berechtigungskonzept, Änderungsverfahren, Notfallregelungen, Auslagerung an Dienstleister.

Der Teil, der am häufigsten falsch ist

Die Anwenderdokumentation, und zwar aus einem einfachen Grund: Sie wird einmal geschrieben und beschreibt danach einen Ablauf, den es nicht mehr gibt.

Ein Betrieb stellt von Papierbelegen auf eine App um. Ein Mitarbeiter wechselt, und die Zuständigkeit ändert sich. Ein neues Vorsystem kommt dazu. Die Dokumentation bleibt, wie sie war, und beschreibt einen Zustand von vor drei Jahren.

In der Prüfung ist das ungünstiger als gar keine Dokumentation, weil sie dann nachweislich unzutreffend ist. Deshalb gilt: lieber knapp und richtig als ausführlich und veraltet.

Versionierung ist Pflicht, nicht Kür

Die Dokumentation muss den Zustand beschreiben, der im geprüften Zeitraum gegolten hat. Eine Prüfung im Jahr 2027 betrifft möglicherweise 2023 bis 2025, und für diese Jahre gilt die damalige Fassung.

Daraus folgen zwei Regeln:

• Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und einen Gültigkeitszeitraum
• Alte Fassungen werden aufbewahrt, und zwar zehn Jahre, weil sie zu den Arbeitsanweisungen zählen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind

Eine Dokumentation ohne Datum und Version ist für einen zurückliegenden Zeitraum praktisch wertlos, weil sich nicht belegen lässt, dass sie damals so galt.

Ersetzendes Scannen braucht einen eigenen Abschnitt

Wer Papierbelege scannt und die Originale vernichtet, braucht dafür eine dokumentierte Vorgehensweise. Das ist der Teil, der am ehesten geprüft wird, weil das Original danach nicht mehr existiert.

Beschrieben werden sollten mindestens:

• welche Belegarten gescannt werden und welche nicht
• wer scannt und zu welchem Zeitpunkt im Ablauf
• wie die Vollständigkeit sichergestellt wird
• wie die bildliche Übereinstimmung geprüft wird
• wann die Originale vernichtet werden
• wie mit Belegen umgegangen wird, bei denen das Original beweiserheblich bleibt

Ausgenommen vom ersetzenden Scannen bleiben Unterlagen, die in Papierform aufzubewahren sind, insbesondere Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie bestimmte Zoll- und Einfuhrbelege.

Wie eine Prüfung die Dokumentation tatsächlich verwendet

Die Vorstellung, ein Prüfer lese das Dokument von vorn bis hinten, geht an der Praxis vorbei. Verwendet wird es punktuell und meist in drei Situationen.

Die erste ist der Einstieg. Der Prüfer will wissen, welche Systeme im Einsatz sind und wo die steuerrelevanten Daten liegen, bevor er den Umfang der Datenanforderung festlegt. Eine brauchbare Systemübersicht verkürzt diesen Teil erheblich und verhindert Anforderungen, die ins Leere laufen.

Die zweite ist die Rückfrage zu einem konkreten Vorgang. Ein Beleg fehlt, ein Betrag weicht ab, eine Buchung wurde storniert. Die Frage lautet dann nicht, ob es eine Dokumentation gibt, sondern ob der beschriebene Ablauf erklärt, wie es dazu kommen konnte. Beschreibt das Dokument einen Ablauf, in dem dieser Fall gar nicht vorkommen dürfte, ist die Lage schlechter als vorher.

Die dritte ist die Belastbarkeit der Belegsicherung. Hier wird die Dokumentation zum Beweismittel: Sie ist der Nachweis dafür, dass Belege bei Eingang gesichert und Änderungen protokolliert wurden, in einem Zeitraum, der Jahre zurückliegt und dessen Systemstand niemand mehr aus dem Gedächtnis rekonstruieren kann.

Daraus folgt eine praktische Konsequenz für den Aufbau. Ein Inhaltsverzeichnis, eine Systemübersicht auf einer Seite und je Belegart eine knappe Ablaufbeschreibung sind mehr wert als vierzig Seiten Fließtext ohne Struktur. Was nicht auffindbar ist, wird in der Prüfung so behandelt, als wäre es nicht vorhanden.

Die Belegstrecke in sechs Schritten beschreiben

Für die Anwenderdokumentation hat sich eine Gliederung entlang des Belegwegs bewährt. Jeder Schritt wird für jede relevante Belegart einmal beantwortet, in ein bis drei Sätzen.

Der zweite und der vierte Schritt sind die inhaltlich wichtigsten, weil sie die Unveränderbarkeit betreffen. Beim zweiten Schritt genügt nicht die Angabe, dass ein Beleg hochgeladen wird. Beschrieben werden muss, was das System dabei festhält: Eingangszeitpunkt, erfassende Person oder Quelle, Ablage der Originaldatei und die Frage, ob eine spätere Ersetzung möglich ist und wie sie protokolliert wird.

Beim vierten Schritt ist der Umgang mit Korrekturen zu beschreiben, und zwar getrennt nach den beiden Fällen, die in der Praxis vorkommen: die Korrektur vor der Übergabe an die Buchführung und die Korrektur danach. Vor der Übergabe genügt eine protokollierte Änderung, danach ist eine Stornobuchung erforderlich. Wer beides in einem Satz zusammenfasst, beschreibt einen Ablauf, den es so nicht gibt.

Kommt eine automatische Belegerkennung zum Einsatz, gehört in diesen Abschnitt zusätzlich, was maschinell erzeugt wird und wer es prüft. Die Aussage, dass eine Texterkennung Felder ausliest und ein Mitarbeiter die Vorschläge vor der Übergabe freigibt, ist kurz und beschreibt genau das, worauf es ankommt: dass der maschinelle Vorschlag den Menschen nicht ersetzt, sondern ihm vorgelegt wird.

Interne Kontrollen und Berechtigungen

Die GoBD verlangen ein internes Kontrollsystem und dessen Beschreibung. Der Begriff klingt nach Konzernstruktur und meint im Kleinbetrieb etwas sehr Einfaches: die Kontrollen, die verhindern, dass ein Fehler unbemerkt bleibt.

Beschrieben werden sollten mindestens:

• Zugriffsberechtigungen. Wer darf Belege einstellen, ändern, löschen. Wer darf buchen, wer darf festschreiben. Rollenbezogen, nicht namensbezogen, weil sonst jeder Personalwechsel eine neue Fassung erzwingt.
• Funktionstrennung. Ob dieselbe Person eine Rechnung anlegen, freigeben und bezahlen kann. In sehr kleinen Betrieben ist die Trennung nicht durchsetzbar, dann ist die kompensierende Kontrolle zu beschreiben, etwa eine periodische Durchsicht durch den Inhaber.
• Plausibilitätskontrollen. Abstimmung Bank gegen Buchführung, Offene-Posten-Abstimmung, Prüfung auf negative Kassenbestände, Vollständigkeit der Nummernkreise.
• Fehlerbehandlung. Was geschieht mit einem zurückgewiesenen Buchungssatz, wer verfolgt ihn nach, wann gilt er als erledigt.
• Datensicherung. Turnus, Aufbewahrungsort, Rücksicherungstest und dessen Ergebnis.

Der letzte Punkt wird regelmäßig als erledigt behandelt, weil eine Sicherung existiert. Entscheidend ist aber nicht die Sicherung, sondern die belegte Rücksicherung. Eine Datensicherung, die nie eingelesen wurde, ist eine Annahme.

Wo Vorlagen scheitern

Vorlagen sind ein sinnvoller Ausgangspunkt und werden trotzdem regelmäßig zum Problem, weil sie an vier Stellen gegen die Wirklichkeit stehen.

Sie beschreiben Systeme, die nicht im Einsatz sind. Das fällt in der Prüfung sofort auf und entwertet auch die zutreffenden Teile.

Sie beschreiben Idealabläufe. In der Vorlage prüft eine Person die sachliche Richtigkeit und eine zweite gibt frei. Im Betrieb macht beides der Inhaber. Nicht die fehlende Trennung ist der Mangel, sondern die falsche Beschreibung.

Sie enthalten pauschale Aussagen zur Unveränderbarkeit. Formulierungen, wonach das eingesetzte System sämtliche Anforderungen der GoBD erfülle, sind wertlos, weil sie nichts belegen. Beschrieben gehört, was das System konkret tut, nicht welchem Regelwerk es angeblich genügt.

Sie tragen kein Datum. Ohne Gültigkeitszeitraum lässt sich für einen zurückliegenden Zeitraum nichts aus ihnen ableiten.

Eine brauchbare Gegenprobe: Jede Aussage im Dokument, die sich nicht durch einen Screenshot, einen Protokollauszug, eine Berechtigungsübersicht oder eine Arbeitsanweisung belegen lässt, ist entweder zu streichen oder zu belegen.

Wie der Aufwand beherrschbar bleibt

Für eine Kanzlei mit vielen kleinen Mandanten ist die individuelle Erstellung nicht leistbar. Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen:

Ein Grundgerüst je Mandantentyp. Handwerksbetrieb mit Kasse, Dienstleister ohne Kasse, Onlinehandel, Vermietung. Die Abläufe innerhalb einer Gruppe ähneln sich stark.

Ein individueller Teil je Mandant. Eingesetzte Systeme, Zuständigkeiten, Besonderheiten. Meist ein bis zwei Seiten.

Ein gemeinsamer Teil für die Kanzleistrecke. Alles, was ab dem Eingang in der Kanzlei passiert, ist für alle Mandanten gleich und muss nur einmal beschrieben werden. Wenn die Kanzlei ein Portal und eine automatische Belegverarbeitung einsetzt, gehört genau das hierher: wie ein Beleg eingeht, wie er unveränderbar gesichert wird, wie die Kontierung entsteht, wie Korrekturen protokolliert werden und wie die Übergabe an das Buchführungssystem erfolgt.

Der dritte Teil ist auch das Argument dafür, die Belegstrecke zu vereinheitlichen. Fünf verschiedene Wege, auf denen Mandanten Belege einreichen, bedeuten fünf Beschreibungen und fünf Fehlerquellen. Ein einheitlicher Weg bedeutet eine Beschreibung, die für den ganzen Bestand gilt.

Die Prüffrage

Wer wissen will, ob eine vorhandene Dokumentation trägt, stellt eine einzige Frage: Kann jemand, der den Betrieb nicht kennt, anhand des Dokuments den Weg einer beliebigen Eingangsrechnung vom Briefkasten bis zum Buchungssatz nachvollziehen, einschließlich der Frage, wer sie unterwegs hätte ändern können und ob das aufgefallen wäre?

Lautet die Antwort ja, ist die Dokumentation ausreichend, unabhängig von ihrem Umfang. Lautet sie nein, hilft auch kein zusätzliches Kapitel.

Eine Gliederung, die sich bewährt hat

Wer bei null anfängt, kommt mit einer festen Reihenfolge schneller voran als mit einer Vorlage, die alle denkbaren Fälle abdecken will. Die folgende Gliederung deckt die vier Pflichtteile ab und lässt sich für einen kleinen Betrieb auf wenige Seiten bringen.

1. Deckblatt mit Version, Erstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum und verantwortlicher Person
2. Kurzbeschreibung des Betriebs, Rechtsform, Tätigkeit, Besonderheiten wie Bargeldverkehr oder Auslandsumsätze
3. Übersicht der Belegarten mit Angabe des jeweiligen Volumens in Größenordnungen
4. Systemübersicht mit Angabe, welche Daten wo entstehen und wohin sie übergeben werden
5. Ablaufbeschreibung je Belegart entlang der sechs Schritte
6. Kontrollen, Berechtigungen, Funktionstrennung
7. Datensicherung, Aufbewahrung, Zuständigkeit für Löschung
8. Beschreibung des ersetzenden Scannens, sofern durchgeführt
9. Änderungsverzeichnis mit allen Vorfassungen

Der neunte Punkt ist der, der am häufigsten fehlt und am wenigsten Arbeit macht. Eine Tabelle mit Version, Datum, geänderten Abschnitten und Grund der Änderung genügt. Sie beantwortet in einer späteren Prüfung die Frage, welche Fassung wann galt, ohne dass jemand alte Dateien vergleichen muss.

Der dritte Punkt lohnt sich, obwohl er nicht ausdrücklich verlangt wird. Wer festhält, dass ein Betrieb im Monat etwa vierzig Eingangsrechnungen, zweihundert Kassenbelege und fünf Ausgangsrechnungen erzeugt, macht die Angemessenheit des Verfahrens nachvollziehbar. Ein Ablauf ohne Funktionstrennung ist bei diesen Größenordnungen erklärbar, bei einem Vielfachen davon nicht mehr.

Abgrenzung zu anderen Dokumenten

In vielen Betrieben existieren bereits Unterlagen, die inhaltlich überlappen. Sie ersetzen die Verfahrensdokumentation nicht, liefern aber Bausteine und sollten referenziert statt abgeschrieben werden.

Der letzte Punkt wird am häufigsten missverstanden. Ein Handbuch des Softwareanbieters beschreibt, was ein System kann. Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, was der Betrieb davon nutzt und wie er es einstellt. Zwei Betriebe mit derselben Software haben unterschiedliche Verfahrensdokumentationen, weil sie unterschiedlich konfiguriert sind und unterschiedliche Rollen vergeben haben.

Ebenfalls abzugrenzen ist die steuerliche Aufbewahrung selbst. Wie lange welche Unterlage vorzuhalten ist, ergibt sich aus § 147 AO und ist im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen dargestellt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt lediglich, wie die Einhaltung organisatorisch sichergestellt wird, und benennt die Zuständigkeit für Löschung und Vernichtung.

Auflösung, Farbtiefe und Sichtkontrolle

Weil das Original nach dem Scannen nicht mehr existiert, ist dieser Abschnitt der einzige Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit des Vorgangs. Er sollte über die reine Aufzählung hinaus zwei Dinge festhalten.

Erstens die Qualitätsanforderung. Beschrieben gehört, in welcher Auflösung und Farbtiefe gescannt wird und wann farbig gescannt werden muss, weil die Farbe Bedeutung trägt, etwa bei farbigen Sichtvermerken, Unterschriften oder Markierungen. Eine Vorgabe, die alles in Graustufen erfasst, verliert genau diese Information.

Zweitens die Kontrolle der bildlichen Übereinstimmung. Zu beschreiben ist, wer das Ergebnis mit dem Original vergleicht, ob das für jeden Beleg oder stichprobenweise geschieht, wie eine Stichprobe bemessen ist und was bei einer Abweichung passiert. Genau hier setzen Rückfragen an, weil die Vernichtung des Originals diese Kontrolle unwiederbringlich abschließt.

Als fachliche Orientierung existiert eine technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum rechtssicheren ersetzenden Scannen. Verpflichtend ist sie nicht, sie ist aber eine brauchbare Vorlage für die Punkte, die ein Scanprozess abdecken sollte, und ihre Struktur lässt sich in vereinfachter Form übernehmen.

Ein praktischer Hinweis zum Zeitpunkt: Wird der Beleg erst nach der Verbuchung gescannt, entsteht eine Lücke zwischen Anfall und Sicherung, die der zeitgerechten Erfassung nach den GoBD zuwiderläuft. Die Beschreibung sollte den Scan deshalb möglichst am Anfang des Ablaufs verorten, nicht am Ende.

Systemwechsel und laufende Pflege

Jede wesentliche Änderung erzeugt eine neue Fassung. Wesentlich ist eine Änderung dann, wenn sie den Weg eines Belegs, die Zuständigkeit dafür oder die Frage der Unveränderbarkeit berührt. Ein Versionssprung der Buchführungssoftware ohne Auswirkung auf den Ablauf ist es nicht, die Einführung eines Belegportals dagegen schon.

Für Systemwechsel hat sich eine kurze Übergangsbeschreibung bewährt, die drei Angaben enthält: den Stichtag, den Umfang der übernommenen Daten und den Verbleib des Altbestands mit Angabe, wie lange und über welchen Zugang er auswertbar bleibt. Diese drei Sätze beantworten in einer späteren Prüfung die Fragen, die sonst nur noch mündlich und unbelegt beantwortet werden können.

Für die laufende Pflege genügt ein fester Termin im Jahr, üblicherweise im Zusammenhang mit den Abschlussarbeiten. Geprüft wird dabei nur, ob sich seit der letzten Fassung etwas an Systemen, Zuständigkeiten oder Abläufen geändert hat. Ergibt die Prüfung keine Änderung, wird das mit Datum vermerkt. Auch dieser Vermerk ist ein Nachweis, weil er belegt, dass die Fassung für den geprüften Zeitraum weiterhin galt.

Was die Kanzlei liefern kann und was nicht

Die Pflicht trifft den Steuerpflichtigen. Das ändert nichts daran, dass die Kanzlei den Teil, der ihre eigene Verarbeitung betrifft, am besten selbst beschreibt, weil nur sie ihn kennt. Sinnvoll ist deshalb eine Zweiteilung.

Die Kanzlei liefert eine Beschreibung ihrer Strecke ab dem Eingang der Unterlagen: wie Belege entgegengenommen werden, wie sie gesichert werden, wie die Kontierung entsteht, wer freigibt, wie Korrekturen protokolliert werden, wie die Übergabe an die Buchführung erfolgt und wie lange die Bestände dort vorgehalten werden. Dieser Teil ist für alle Mandanten identisch und muss nur einmal gepflegt werden.

Der Mandant liefert alles, was vor der Übergabe geschieht: seine Vorsysteme, seine Kasse, seine Ausgangsrechnungen, seine Zuständigkeiten. Hier ist Unterstützung sinnvoll, die Verantwortung bleibt aber beim Betrieb, und das sollte im Dokument selbst und in der Auftragsvereinbarung erkennbar sein.

Diese Trennung ist auch haftungsseitig sauberer. Eine Kanzlei, die die Dokumentation vollständig für den Mandanten erstellt, beschreibt Abläufe, die sie nicht kontrolliert, und übernimmt damit eine Aussage über Sachverhalte, die sie nur vom Hörensagen kennt. Ein knapper Fragebogen, dessen Antworten der Mandant schriftlich bestätigt, ist die bessere Grundlage als ein selbst formulierter Text.

Für die eigenen Abläufe der Kanzlei gilt dieselbe Anforderung an Nachvollziehbarkeit. Wo Schritte regelbasiert ausgeführt werden, gehört beschrieben, welche Regel unter welcher Bedingung greift und was sie auslöst. Der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen behandelt diesen Aufbau, der Beitrag zur Fristenüberwachung den Nachweis, dass Termine tatsächlich überwacht wurden.