Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre für Belege, 10 für die Bücher

Die Verkürzung auf acht Jahre ist eine der wenigen Entlastungen, die im Alltag tatsächlich ankommt. Sie wird nur regelmäßig überschätzt, weil sie nicht für alles gilt.

Wie lange müssen Belege und Bücher aufbewahrt werden?

Für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt zuvor zehn. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen bleiben bei zehn Jahren, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.

Die Verkürzung stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Der Belegstapel darf also früher weg, die Buchführung selbst nicht. Wer beides im selben Archiv hält und nach einem Datum löscht, löscht zu viel.

Was zählt als Buchungsbeleg?

Buchungsbeleg ist alles, was einen Geschäftsvorfall nachweist und der Buchung zugrunde liegt: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbelege, Lieferscheine mit Abrechnungsfunktion und Eigenbelege. Nicht darunter fallen die Bücher selbst, also Journal, Konten sowie Summen- und Saldenlisten, und der Jahresabschluss.

Ein Randfall ist die Verfahrensdokumentation: Sie zählt zu den Arbeitsanweisungen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind, und ist damit zehn Jahre aufzubewahren, in jeder Fassung, die im jeweiligen Zeitraum gegolten hat.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt nicht mit dem Beleg, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Bei Büchern zählt die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss die Feststellung. Die tatsächliche Aufbewahrungsdauer fällt dadurch bis zu ein Jahr länger aus als die genannte Zahl.

Januarbeleg und Dezemberbeleg desselben Jahres sind gleich lange aufzubewahren. Wer nach Belegdatum plus acht Jahren löscht statt nach Kalenderjahr, vernichtet die Belege des ersten Quartals zu früh.

Beleg und Buch laufen zudem auseinander. Nachbuchungen bei den Abschlussarbeiten verschieben den Fristbeginn der Bücher ins Folgejahr, für die Belege ändert sich nichts. Zwischen Beleg und Journal liegen damit im Regelfall drei Jahre Unterschied, nicht zwei. Der Bestand ist deshalb nach Unterlagenart und Wirtschaftsjahr zu segmentieren, nicht nach Datum.

Wann gilt statt acht Jahren die Sechsjahresfrist?

Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht. Die Funktion im konkreten Fall ist maßgeblich, nicht der Dokumenttyp: Ein Angebot ist ein Handelsbrief, dient es zugleich als Abrechnung, ist dasselbe Dokument ein Buchungsbeleg.

Dauerverträge, etwa Miet-, Leasing- und Wartungsverträge, tragen wiederkehrende Buchungen über Jahre. Ihre Frist beginnt praktisch erst zu laufen, wenn sie keine Buchung mehr tragen. Ein Vertrag über zehn Jahre ist deshalb nicht sechs Jahre nach Abschluss zu vernichten.

Wer den gesamten kaufmännischen Schriftverkehr einheitlich acht Jahre vorhält, spart die Einzelfallprüfung und liegt nie zu kurz. Wirtschaftlich lohnt die Abgrenzung nur im Papierarchiv.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten außerhalb der Abgabenordnung?

Neben § 147 AO bestehen eigenständige Pflichten für Lohnunterlagen, Arbeitszeitnachweise, die umsatzsteuerliche Rechnungsaufbewahrung, § 147a AO bei hohen Überschusseinkünften und für gesellschaftsrechtliche Unterlagen. Sie sind teils kürzer, teils an ein Ereignis geknüpft statt an eine feste Jahreszahl.

• Lohnunterlagen. Für Lohnkonten gelten eigene Regelungen im Einkommensteuerrecht. Daneben verlangt das Sozialversicherungsrecht die Entgeltunterlagen bis zum Abschluss der nächsten Prüfung durch den Rentenversicherungsträger.
• Arbeitszeitnachweise. Eigene, deutlich kürzere Frist nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz, unabhängig davon, ob dieselben Daten in die Lohnabrechnung eingeflossen sind.
• Umsatzsteuerliche Rechnungsaufbewahrung. Eigene Vorschrift im Umsatzsteuergesetz, gesondert zu prüfen. Für Empfänger bestimmter Bauleistungen, die nicht Unternehmer sind, gilt eine kürzere Pflicht.
• § 147a AO. Oberhalb einer Einkunftsgrenze besteht eine Aufbewahrungspflicht auch ohne Buchführungspflicht. Grenze und Umfang sind in der geltenden Fassung zu prüfen.
• Gesellschaftsrecht. Gesellschaftsverträge, Beschlüsse und Registerunterlagen werden praktisch dauerhaft aufbewahrt.

Der zweite Punkt wirkt in die Gegenrichtung: Dort droht zu langes Vorhalten personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage, nicht zu frühes Löschen.

Wann läuft die Frist nicht ab?

§ 147 Abs. 3 AO hemmt den Ablauf, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das greift bei angekündigter Außenprüfung, anhängigem Einspruch oder Klageverfahren, vorläufiger Festsetzung nach § 165 AO, Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO und begonnener Steuerfahndungsprüfung.

Der Ablauf der Frist ist eine Berechtigung zur Vernichtung, keine Verpflichtung dazu. Vor jeder Vernichtungsaktion sind drei Prüfungen durchzuführen:

1. Ablaufhemmung. Läuft eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren, steht eine Festsetzung unter Vorbehalt oder ist sie vorläufig ergangen.
2. Andere Rechtsgrundlagen. Längere Fristen aus anderen Gesetzen oder aus Verträgen.
3. Zivilrechtliche Sachverhalte. Gewährleistungsfälle, Rechtsstreitigkeiten und offene Forderungen können Unterlagen unabhängig von steuerlichen Fristen nötig machen.

Bewährt hat sich ein Vernichtungsprotokoll mit fünf Angaben: welcher Bestand, welcher Zeitraum, auf welcher Grundlage die Frist berechnet wurde, wer die Ablaufhemmung geprüft hat und wann die Vernichtung erfolgte. Es gehört selbst aufbewahrt, weil es später erklärt, warum Unterlagen fehlen.

Im digitalen Archiv kommt eine vierte Frage hinzu: Viele Systeme markieren Datensätze nur als gelöscht und behalten sie in Sicherungen. Was das System tatsächlich tut, gehört in die Verfahrensdokumentation.

Was ist bei digitaler Aufbewahrung zu beachten?

Elektronisch empfangene Unterlagen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Eine Umwandlung ist zulässig, solange die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt und der Inhalt unverändert ist. Ein Ausdruck genügt nie.

E-Rechnungen brauchen den Datensatz. Bei ZUGFeRD ist die vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML aufzubewahren. Wird sie beim Import ins Archiv konvertiert, geht das XML verloren, und aus der E-Rechnung wird rückwirkend ein Bild. Dieser Fall gehört einmal gezielt getestet.

E-Mails können selbst Beleg sein. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für einen Anhang, genügt der Anhang. Enthält sie selbst abrechnungsrelevante Angaben, ist sie aufzubewahren.

Das Postfach ist kein Archiv. Nachrichten lassen sich löschen und verschieben, Postfächer werden bei Personalwechseln aufgelöst, Aufräumregeln entfernen ältere Inhalte automatisch. Aufbewahrungspflichtige Anhänge gehören zeitnah nach dem Eingang in den Belegbestand.

Wer ist aufbewahrungspflichtig, wenn die Kanzlei die Belege hat?

Aufbewahrungspflichtig ist der Steuerpflichtige, nicht sein Berater. Liegen die Belege in einem System der Kanzlei oder eines Dienstleisters, ist das eine zulässige Auslagerung der Verwahrung, sie verlagert aber weder Pflicht noch Verantwortung.

Mandatsende. Zu regeln ist, in welcher Form und Frist der Mandant den Bestand erhält und ob die Kanzlei ihn danach löscht. Ein Export, der nur Dateien ohne Indexdaten und Buchungsbezug liefert, erfüllt den Zweck nicht.

Eigener Bestand des Mandanten. Verträge, Kassenaufzeichnungen und Auswertungen aus Vorsystemen gelangen nie in die Kanzlei. Bei der Kasse wandert der einzelne Beleg in die Belegstrecke, die Kassenaufzeichnung bleibt beim Mandanten und unterliegt eigenen Anforderungen, siehe Kassenführung.

Doppelbestände. Halten Mandant und Kanzlei denselben Beleg vor, ist festzulegen, welcher Bestand führt; der andere ist Arbeitskopie ohne eigene Aufbewahrungspflicht. Sonst entstehen zwei Archive mit abweichendem Inhalt.

Was ist beim Wechsel des Buchführungssystems zu regeln?

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Kündigung eines Systems. Wer die Buchführung wechselt, braucht eine Antwort darauf, wie die zurückliegenden acht bis zehn Jahre auswertbar bleiben: Altsystem als Leseversion weiterbetreiben, Export in ein revisionssicheres Archiv oder Übernahme in das neue System.

Alle drei Wege kosten Geld oder Aufwand. Vor der Kündigung sind vier Punkte zu klären: Format der Herausgabe, ob die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg im Export enthalten ist, wie lange der Anbieter den Bestand nach Vertragsende vorhält und was der Export kostet. Der dritte Punkt ist der kritische, weil manche Anbieter kurz nach Vertragsende löschen, während die Pflicht weiterläuft.

Ein Testexport zeigt innerhalb einer Stunde, ob am Ende ein auswertbarer Bestand steht oder ein Ordner mit Bilddateien ohne Buchungsbezug. Wie diese Verknüpfung technisch entsteht, beschreibt der Beitrag zum Buchungsstapel.

Woran erkennt man ein geeignetes digitales Archiv?

Fünf überprüfbare Kriterien entscheiden: Formatstabilität, ein Nachweis der Unverändertheit, Auffindbarkeit über Indexdaten, eine turnusmäßige Lesbarkeitsprüfung und eine benannte Zuständigkeit. Sie sagen mehr über die Eignung aus als jede Zusage zur Konformität mit den GoBD, weil sie sich überprüfen lassen.

Formatstabilität. Offene, dokumentierte Formate; proprietäre hängen an einem einzelnen Hersteller. Bei strukturierten Rechnungsdaten ist das eingebettete XML der eigentliche Bestand, die visuelle Darstellung nur die Zugabe.

Unverändertheit. Eine Prüfsumme je Datei, beim Eingang gebildet, regelmäßig nachgerechnet.

Auffindbarkeit. Indexdaten, die einen Beleg über Geschäftspartner, Datum, Betrag und Belegnummer auffindbar machen, unabhängig vom erzeugenden System.

Lesbarkeitsprüfung. Einmal im Jahr eine Stichprobe aus jedem Altjahr öffnen und prüfen, ob sich Datei und zugehöriger Buchungssatz auffinden lassen. Aufwand: eine knappe Stunde.

Zuständigkeit. Bestände ohne benannte Betreuung überleben zwei Personalwechsel nicht, Aufbewahrungsfristen laufen länger.

Diese Fristen verlangen keine Handlung zum Stichtag und werden deshalb selten überwacht. Wie sich seltene und häufige Termine nebeneinander führen lassen, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung.