Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre für Belege, 10 für die Bücher

Die Verkürzung auf acht Jahre ist eine der wenigen Entlastungen der letzten Jahre, die im Alltag tatsächlich ankommt. Sie wird nur regelmäßig überschätzt, weil sie nicht für alles gilt.

Die drei Fristen

Bis Ende 2024 lagen Buchungsbelege ebenfalls bei zehn Jahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie auf acht gesenkt, mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025.

Praktisch bedeutet das: Der Belegstapel darf früher weg, die Buchführung selbst nicht. Wer beides im selben Archiv hält und nach einem Datum löscht, löscht zu viel.

Was ein Buchungsbeleg ist

Die Abgrenzung entscheidet über die Frist, und sie ist weniger eindeutig, als sie klingt. Buchungsbeleg ist alles, was einen Geschäftsvorfall nachweist und der Buchung zugrunde liegt: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbelege, Lieferscheine mit Abrechnungsfunktion, Eigenbelege.

Nicht darunter fallen die Bücher selbst, also Journal, Konten, Summen- und Saldenlisten, sowie der Jahresabschluss mit den zugehörigen Unterlagen. Diese bleiben bei zehn Jahren.

Ein Randfall, der in der Praxis regelmäßig auftritt: die Verfahrensdokumentation. Sie zählt zu den Arbeitsanweisungen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind, und ist damit zehn Jahre aufzubewahren, und zwar in jeder Fassung, die im jeweiligen Zeitraum gegolten hat.

Der Fristbeginn wird unterschätzt

Die Frist beginnt nicht mit dem Beleg, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Bei Büchern zählt die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss die Feststellung.

Ein Beispiel für eine Eingangsrechnung vom 15. Januar 2025:

• Fristbeginn: 31. Dezember 2025
• Acht Jahre laufen bis zum 31. Dezember 2033
• Tatsächliche Aufbewahrungsdauer: knapp neun Jahre

Bei einem Jahresabschluss verschiebt sich das noch weiter, weil die Feststellung oft erst im übernächsten Jahr erfolgt. Ein Abschluss für 2025, festgestellt im September 2027, ist bis Ende 2037 aufzubewahren, also zwölf Jahre nach dem Wirtschaftsjahr.

Fristberechnung an konkreten Beispielen

Weil der Fristbeginn an das Kalenderjahr anknüpft und nicht an das einzelne Dokument, weichen die tatsächlichen Endtermine erheblich von der genannten Jahreszahl ab. Die folgenden Fälle decken den überwiegenden Teil der Praxis ab.

Zwei Beobachtungen daraus sind für die Praxis wichtiger als die Zahlen selbst.

Erstens sind der Januarbeleg und der Dezemberbeleg desselben Jahres gleich lange aufzubewahren. Wer nach Belegdatum plus acht Jahren löscht, statt nach Kalenderjahr, vernichtet regelmäßig zu früh, und zwar genau die Belege aus dem ersten Quartal.

Zweitens laufen die Fristen für Beleg und Buch systematisch auseinander, weil sie an unterschiedliche Ereignisse anknüpfen. Der Beleg zählt ab seiner Entstehung, das Journal ab der letzten Eintragung. Nachbuchungen im Rahmen der Abschlussarbeiten verschieben deshalb den Fristbeginn der Bücher in das Folgejahr, ohne dass sich für die Belege etwas ändert. Zwischen Beleg und zugehörigem Journal liegen damit im Regelfall drei Jahre Unterschied, nicht zwei.

Für die Archivpflege folgt daraus: Der Bestand ist nicht nach Datum zu segmentieren, sondern nach Unterlagenart und Wirtschaftsjahr. Ein Archiv, das eine einzige Frist auf alle Dokumente eines Ordners anwendet, ist entweder zu großzügig oder rechtswidrig, und in der Regel beides zugleich, weil es Belege zu lange und Bücher zu kurz vorhält.

Die Sechsjahresfrist wird regelmäßig falsch zugeordnet

Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht. Die Abgrenzung entscheidet über zwei Jahre und wird häufig nach Dokumenttyp statt nach Funktion vorgenommen.

Maßgeblich ist die Funktion im konkreten Fall. Ein Angebot ist ein Handelsbrief. Wird daraus eine Abrechnung, etwa weil das Angebot zugleich als Rechnung dient, ist dasselbe Dokument ein Buchungsbeleg. Ein Lieferschein ist ein Handelsbrief, solange er nur die Lieferung dokumentiert. Enthält er die Abrechnungsangaben und liegt der Buchung zugrunde, ist er Buchungsbeleg.

Der letzte Fall der Tabelle verdient eine eigene Bemerkung. Dauerverträge, etwa Miet-, Leasing- und Wartungsverträge, sind die Grundlage wiederkehrender Buchungen über Jahre. Ihre Frist beginnt praktisch erst dann zu laufen, wenn sie keine Buchung mehr tragen, weil sie bis dahin für den Nachweis des laufenden Aufwands benötigt werden. Ein Vertrag, der zehn Jahre lief, ist deshalb nicht sechs Jahre nach Abschluss zu vernichten.

In der Praxis lohnt sich die Feinunterscheidung selten. Wer den gesamten kaufmännischen Schriftverkehr einheitlich acht Jahre vorhält, spart die Einzelfallprüfung und liegt in keinem Fall zu kurz. Zusätzliche Kosten entstehen im digitalen Archiv dadurch kaum, im Papierarchiv dagegen schon, was die einzige Konstellation ist, in der sich die Abgrenzung wirtschaftlich lohnt.

Fristen außerhalb der Abgabenordnung

Die Aufbewahrung ist nicht allein steuerlich geregelt. Wer ein Löschkonzept nur an § 147 AO ausrichtet, übersieht mehrere Pflichten, die eigenständig gelten und teils kürzer, teils an ganz andere Ereignisse geknüpft sind.

• Lohnunterlagen. Für Lohnkonten und die zugehörigen Unterlagen gelten eigene Regelungen im Einkommensteuerrecht. Daneben verlangt das Sozialversicherungsrecht die Aufbewahrung der Entgeltunterlagen bis zum Abschluss der nächsten Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger, was die Dauer an ein Ereignis knüpft und nicht an eine feste Zahl.
• Arbeitszeitnachweise. Aufzeichnungen über geleistete Arbeitszeiten unterliegen einer eigenen, deutlich kürzeren Frist nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohngesetz. Sie ist unabhängig davon, ob dieselben Daten auch in die Lohnabrechnung eingeflossen sind.
• Umsatzsteuerliche Rechnungsaufbewahrung. Für Rechnungen enthält das Umsatzsteuergesetz eine eigene Vorschrift. Sie ist gesondert zu prüfen, statt sie stillschweigend mit § 147 AO gleichzusetzen. Für Empfänger bestimmter Bauleistungen, die nicht Unternehmer sind, besteht eine eigenständige und kürzere Pflicht.
• Erweiterte Aufbewahrung bei hohen Überschusseinkünften. § 147a AO verpflichtet Steuerpflichtige oberhalb einer Einkunftsgrenze zur Aufbewahrung der zugrunde liegenden Unterlagen, auch wenn keine Buchführungspflicht besteht. Grenze und Umfang sind in der jeweils geltenden Fassung zu prüfen.
• Gesellschaftsrechtliche und berufsrechtliche Pflichten. Gesellschaftsverträge, Beschlüsse und Registerunterlagen werden in der Praxis dauerhaft aufbewahrt, weil sie über die steuerliche Frist hinaus Bedeutung behalten.

Für die Kanzlei ist der zweite Punkt der praktisch riskanteste, weil er in die Gegenrichtung wirkt: Dort geht es nicht um zu frühes Löschen, sondern um zu langes Vorhalten personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage.

Wann die Frist gar nicht abläuft

§ 147 Abs. 3 AO enthält eine Ablaufhemmung, die in der Praxis wichtiger ist als die Grundfrist. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Das greift insbesondere bei:

• laufender oder angekündigter Außenprüfung
• anhängigem Einspruch oder Klageverfahren
• vorläufiger Steuerfestsetzung nach § 165 AO
• Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO
• begonnener Steuerfahndungsprüfung

Für die Kanzlei folgt daraus eine schlichte Regel: Vor jeder Vernichtungsaktion ist zu prüfen, ob für die betroffenen Jahre einer dieser Fälle vorliegt. Eine Löschung nach Kalender ohne diese Prüfung ist der häufigste Fehler in diesem Bereich.

Digitale Aufbewahrung

Für elektronisch empfangene Unterlagen gilt der Grundsatz der Formattreue: Sie sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Eine Umwandlung ist zulässig, solange die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt und der Inhalt unverändert ist.

Drei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen:

E-Rechnungen brauchen den Datensatz. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes Anzeige-PDF genügt nicht. Bei ZUGFeRD ist die vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML aufzubewahren. Wird sie beim Import ins Archiv in ein anderes PDF-Format konvertiert, geht das XML verloren, und aus der E-Rechnung wird rückwirkend ein Bild. Dieser Fall gehört einmal gezielt getestet.

E-Mails können selbst Beleg sein. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für einen Anhang, genügt der Anhang. Enthält sie selbst abrechnungsrelevante Angaben, ist sie aufzubewahren.

Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Wenn Belege als Anhang eintreffen und im Postfach verbleiben, hängt die Aufbewahrung an einem System, das für Kommunikation gebaut ist und nicht für Beweiszwecke. Nachrichten lassen sich löschen und verschieben, Postfächer werden bei Personalwechseln aufgelöst, und Aufräumregeln entfernen ältere Inhalte automatisch. Aufbewahrungspflichtige Anhänge gehören deshalb in denselben Bestand wie alle übrigen Belege, und zwar zeitnah nach dem Eingang, nicht erst bei der Verbuchung.

Die Auswertbarkeit muss über die gesamte Frist bestehen. Wer ein System kündigt, muss regeln, wie der Altbestand danach zugänglich bleibt. Eine Datensicherung, die niemand mehr einlesen kann, erfüllt die Pflicht nicht.

Wer aufbewahrt, wenn die Kanzlei die Belege hat

In einer digitalen Belegstrecke liegen die Belege physisch in einem System der Kanzlei oder eines Dienstleisters. An der Pflichtenlage ändert das nichts: Aufbewahrungspflichtig ist der Steuerpflichtige, nicht sein Berater. Die Auslagerung der Verwahrung ist zulässig, sie verlagert aber weder die Pflicht noch die Verantwortung.

Praktisch entstehen daraus drei Fragen, die in der Mandatsvereinbarung geregelt sein sollten und es selten sind.

Was passiert bei Mandatsende. Der Mandant benötigt den Bestand für die Restlaufzeit der Fristen. Zu regeln ist, in welcher Form er ihn erhält, in welchem Zeitraum nach Mandatsende und ob die Kanzlei den Bestand danach löscht oder weiter vorhält. Ein Export, der lediglich Dateien ohne Indexdaten und ohne Buchungsbezug liefert, erfüllt den Zweck nicht.

Was der Mandant selbst behalten muss. Für Unterlagen, die nie in die Kanzlei gelangen, etwa Verträge, Kassenaufzeichnungen und Auswertungen aus Vorsystemen, bleibt die Verwahrung ohnehin beim Betrieb. Die verbreitete Annahme, mit der Übergabe der Belege an die Kanzlei sei die Aufbewahrung erledigt, ist unzutreffend und wird meist erst in der Prüfung bemerkt.

Wie Doppelbestände behandelt werden. Wenn Mandant und Kanzlei denselben Beleg vorhalten, ist festzulegen, welcher Bestand der maßgebliche ist. Ohne diese Festlegung entstehen zwei Archive mit abweichendem Inhalt, und jede Differenz ist später zu erklären. Sinnvoll ist eine eindeutige Regel: Ein Bestand führt, der andere ist Arbeitskopie und unterliegt keiner eigenen Aufbewahrungspflicht.

Für Kassenbelege gilt dabei eine Besonderheit. Der einzelne Beleg wandert in die Belegstrecke, die Kassenaufzeichnung des Betriebs bleibt jedoch beim Mandanten und unterliegt eigenen Anforderungen, die im Beitrag zur Kassenführung beschrieben sind. Beides in denselben Ablauf zu geben, führt regelmäßig dazu, dass die Grundaufzeichnung nirgends vollständig vorliegt.

Was das für einen Systemwechsel bedeutet

Der letzte Punkt ist der praktisch teuerste und wird bei Wechselprojekten fast immer übersehen. Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Kündigung eines Systems.

Wer die Buchführung wechselt, braucht deshalb eine Antwort auf die Frage, wie die zurückliegenden acht bis zehn Jahre auswertbar bleiben. Üblich sind drei Wege: das Altsystem in einer Leseversion weiterbetreiben, den Bestand in ein revisionssicheres Archiv exportieren, oder die Daten in das neue System übernehmen, sofern es die Struktur trägt.

Alle drei kosten Geld oder Aufwand. Keiner davon steht in dem Angebot, mit dem ein Wechsel begründet wird.

Vertraglich sind vor der Kündigung vier Punkte zu klären: in welchem Format der Bestand herausgegeben wird, ob die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg im Export enthalten ist, wie lange der Anbieter den Bestand nach Vertragsende noch vorhält und was der Export kostet. Der dritte Punkt ist der kritische, weil manche Anbieter die Daten kurz nach Vertragsende löschen. Wird das erst nach der Kündigung geprüft, ist der Bestand unter Umständen bereits weg, während die Aufbewahrungspflicht weiterläuft.

Ein Testexport vor der Kündigung ist deshalb keine Vorsichtsmaßnahme, sondern der einzige Weg, die Zusagen zu überprüfen. Er zeigt innerhalb einer Stunde, ob am Ende ein auswertbarer Bestand steht oder ein Ordner mit Bilddateien ohne Bezug zu den Buchungen. Wie diese Verknüpfung technisch entsteht, ist im Beitrag zum Buchungsstapel beschrieben.

Löschung und Vernichtung als eigener Vorgang

Der Ablauf der Frist ist eine Berechtigung zur Vernichtung, keine Verpflichtung dazu. Wer trotzdem löscht, und das ist datenschutzrechtlich in vielen Fällen geboten, sollte den Vorgang wie einen eigenen Geschäftsvorfall behandeln.

Bewährt hat sich ein knappes Vernichtungsprotokoll mit fünf Angaben: welcher Bestand, welcher Zeitraum, auf welcher Grundlage die Frist berechnet wurde, wer die Ablaufhemmung geprüft hat und wann die Vernichtung erfolgte. Das Protokoll selbst gehört aufbewahrt, weil es in einer späteren Prüfung die Frage beantwortet, warum Unterlagen fehlen. Ohne diesen Nachweis steht ein fehlender Bestand im Raum wie eine Lücke, und die Erklärung, die Frist sei abgelaufen gewesen, ist Jahre später nicht mehr belegbar.

Vor jeder Vernichtungsaktion sind drei Prüfungen durchzuführen:

1. Ablaufhemmung. Läuft für die betroffenen Jahre eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren, steht eine Festsetzung unter Vorbehalt oder ist sie vorläufig ergangen.
2. Andere Rechtsgrundlagen. Bestehen für Teile des Bestands längere Fristen aus anderen Gesetzen oder aus vertraglichen Vereinbarungen.
3. Anhängige zivilrechtliche Sachverhalte. Gewährleistungsfälle, Rechtsstreitigkeiten und offene Forderungen können Unterlagen unabhängig von steuerlichen Fristen erforderlich machen.

Im digitalen Archiv kommt eine vierte Frage hinzu, die im Papierarchiv keine Entsprechung hat: Wird tatsächlich gelöscht, oder wird nur ausgeblendet. Viele Systeme markieren Datensätze als gelöscht und behalten sie in Sicherungen und Vorgängerständen. Wer eine Löschung zusagt, muss wissen, was das System dabei tut, und die Antwort gehört in die Verfahrensdokumentation.

Anforderungen an das digitale Archiv

Für die Dauer der Frist muss der Bestand nicht nur vorhanden, sondern lesbar, auswertbar und unverändert sein. Über acht bis zehn Jahre ist das keine Selbstverständlichkeit, weil in diesem Zeitraum Formate, Systeme und Zuständigkeiten wechseln.

Formatstabilität. Für die langfristige Ablage eignen sich offene, dokumentierte Formate. Proprietäre Formate eines einzelnen Herstellers sind riskant, weil ihre Lesbarkeit an dessen Fortbestand hängt. Bei strukturierten Rechnungsdaten ist das eingebettete XML der eigentliche Bestand, die visuelle Darstellung nur die Zugabe.

Unverändertheit nachweisen. Eine Prüfsumme je Datei, gebildet beim Eingang und regelmäßig nachgerechnet, ist der einfachste technische Nachweis dafür, dass der Inhalt seit der Ablage unverändert ist. Sie ersetzt keine Änderungshistorie, ergänzt sie aber sinnvoll.

Auffindbarkeit. Ein Bestand, den niemand durchsuchen kann, erfüllt die Anforderung an die Ordnung nicht. Erforderlich sind Indexdaten, die einen Beleg über Geschäftspartner, Datum, Betrag und Belegnummer auffindbar machen, und zwar unabhängig vom erzeugenden System.

Turnusmäßige Lesbarkeitsprüfung. Einmal im Jahr eine Stichprobe aus jedem Altjahr öffnen und prüfen, ob sich die Datei anzeigen und der zugehörige Buchungssatz auffinden lässt. Der Aufwand liegt bei einer knappen Stunde und ist der einzige Weg, ein stilles Wegbrechen des Altbestands rechtzeitig zu bemerken.

Zuständigkeit. Für jedes Archiv muss benannt sein, wer es betreut. Bestände ohne Zuständigkeit überleben typischerweise zwei Personalwechsel nicht, und Aufbewahrungsfristen laufen deutlich länger als das.

Diese fünf Punkte sind zugleich die Kriterien, an denen sich eine Archivlösung bewerten lässt. Sie sagen mehr über die Eignung aus als jede Zusage zur Konformität mit den GoBD, weil sie sich überprüfen lassen.

Vom Ablauf her gehören Aufbewahrungsfristen zu einer anderen Kategorie als Abgabetermine: Sie laufen über Jahre, verlangen keine Handlung zum Stichtag und werden deshalb selten überwacht. Genau darin liegt ihr Risiko, denn der Zeitpunkt, an dem sie relevant werden, ist nicht planbar. Wie sich Termine unterschiedlicher Art nebeneinander führen lassen, ohne dass die seltenen zwischen den häufigen untergehen, behandelt der Beitrag zur Fristenüberwachung.