GoBD: Die Grundsätze und was sie im Kanzleialltag bedeuten

Die GoBD werden meist erst dann gelesen, wenn die Prüfungsanordnung schon im Haus ist. Das ist der ungünstigste Zeitpunkt, weil die meisten Anforderungen im laufenden Betrieb entstehen und sich rückwirkend nicht herstellen lassen.

Was sind die GoBD und welche Grundsätze verlangen sie?

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz. Die eigentlichen Pflichten stehen in § 146 und § 147 AO sowie in den §§ 238 ff. HGB, die GoBD legen aus, wie sie mit Software statt mit Papier und Journal zu erfüllen sind. Für die Finanzverwaltung ist das Schreiben bindend und bestimmt den Maßstab jeder Betriebsprüfung.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können, vom Beleg zur Buchung und zurück.

Vollständigkeit. Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen. Verdichtungen sind zulässig, wenn die Einzelvorfälle nachvollziehbar bleiben.

Richtigkeit. Die Sachverhalte sind nach den geltenden Vorschriften zutreffend abzubilden.

Zeitgerechte Erfassung. Der Grundsatz, gegen den am häufigsten verstoßen wird.

Ordnung. Die Aufzeichnungen müssen systematisch geordnet sein. Ein Belegstapel ohne Struktur erfüllt das nicht.

Unveränderbarkeit. Eine erfasste Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrekturen müssen erkennbar bleiben.

Wie schnell muss ein Beleg erfasst werden?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen oder zumindest belegmäßig zu sichern. Die eigentliche Verbuchung darf periodenweise erfolgen, üblicherweise bis zum Ablauf des Folgemonats.

Erforderlich ist also nicht, innerhalb von zehn Tagen zu buchen. Erforderlich ist, den Beleg so zu sichern, dass er nicht mehr verloren gehen und nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Darin liegt der Vorteil einer digitalen Belegstrecke: Lädt der Mandant laufend hoch, ist die Sicherung mit dem Eingang erledigt. Der Pendelordner, der einmal im Quartal ins Haus kommt, erfüllt die Anforderung nicht.

Warum ist die Unveränderbarkeit die häufigste Schwachstelle?

Weil ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server sie nicht erfüllt. Eine PDF-Datei kann ersetzt, umbenannt oder gelöscht werden, ohne dass sich später feststellen lässt, ob das geschehen ist. Dasselbe gilt für ein Kassenbuch als Tabellenkalkulation: beliebig überschreibbar und als Grundaufzeichnung ungeeignet.

Erforderlich ist ein System mit Änderungshistorie, in dem eine Korrektur eine neue Version erzeugt. Für die Softwareauswahl ist das die beste Einstiegsfrage: Was passiert, wenn ein erfasster Beleg durch einen anderen ersetzt wird? Bleibt der erste auffindbar, ist die Anforderung erfüllt.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Vier Teile: eine allgemeine Beschreibung des Betriebs, der entstehenden Daten und der Zuständigkeiten, eine Anwenderdokumentation zum Arbeitsablauf mit den Systemen, eine technische Systemdokumentation zu Systemen und Datenübergaben sowie eine Betriebsdokumentation zu Sicherung, Zugriffsrechten, Änderungsverfahren und Notfallregelungen.

Sie ist der Nachweis, dass die Abläufe den Grundsätzen entsprechen. Die Versionierung zählt: Wer heute ein Dokument erstellt und es auf einen zurückliegenden Prüfungszeitraum anwendet, hat keinen Nachweis. Er hat eine Behauptung. Alte Fassungen sind zehn Jahre aufzubewahren, weil sie zu den Arbeitsanweisungen zählen.

Wann wird aus einem formellen Mangel ein Steuerbetrag?

Wenn er so schwer wiegt, dass die sachliche Richtigkeit nicht mehr überprüfbar ist. Nach § 158 AO sind Buchführung und Aufzeichnungen der Besteuerung zugrunde zu legen, solange kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Ein formeller Mangel allein hebt diese Beweiskraft nicht auf.

Ein formeller Mangel betrifft die Art der Aufzeichnung: fehlende Verfahrensdokumentation, nicht protokollierte Änderung, Belegablage ohne Ordnung. Ein materieller Mangel betrifft den Inhalt: nicht erfasste Geschäftsvorfälle, fehlende Einnahmen, unzutreffende Wertansätze. Kann niemand mehr feststellen, ob der Bestand vollständig ist, verliert die Buchführung ihre Vermutungswirkung, und die Schätzungsbefugnis nach § 162 AO steht im Raum.

Kritisch sind deshalb die Mängel, die die Vollständigkeit berühren: die Kasse, die Belegsicherung beim Eingang, die Nachvollziehbarkeit von Korrekturen. Eine lückenhafte Systembeschreibung trägt für sich genommen keine Hinzuschätzung. Wird der Datenzugriff nicht in der verlangten Form ermöglicht, droht zudem ein Verzögerungsgeld, das auch Betriebe mit einwandfreier Buchführung trifft.

Welche Mängel tauchen in Prüfungen immer wieder auf?

Acht Befunde wiederholen sich unabhängig von Branche und Betriebsgröße, angeführt von veränderbarer Belegablage, Kassenbüchern in Tabellenkalkulationen und quartalsweiser Belegübergabe. Sie sind ein brauchbarer Ausgangspunkt für eine Bestandsaufnahme im eigenen Mandantenkreis.

Zwei dieser Befunde sind nicht nachträglich zu heilen. Eine fehlende Änderungshistorie lässt sich rückwirkend nicht erzeugen. Und eine Lücke im Nummernkreis kehrt die Gesprächslage um: Entstehen Rechnungen in mehreren Systemen parallel, hilft kein durchgehender Nummernkreis. Sauber sind getrennte Kreise mit Präfix je Quelle. Hinzu kommen Portalrechnungen, die nur zum Abruf bereitliegen und nie ankommen, weshalb die Frage nach den Kanälen des Belegeingangs an den Anfang jeder Bestandsaufnahme gehört.

Für den eigenen Bestand genügen acht Prüfpunkte, zu denen jeweils ein Nachweis benannt werden muss.

Der Testexport verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er wenige Minuten kostet und fast nie durchgeführt wird. Er zeigt, ob die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg den Export überlebt, und ersetzt jede Anbieterzusage. Darauf zielt der Datenzugriff in der Prüfung: Die Finanzverwaltung kann unmittelbar am System lesen (Z1), Auswertungen nach ihren Vorgaben verlangen (Z2) oder eine Datenträgerüberlassung in auswertbarem Format fordern (Z3), und Z3 ist der Regelfall. Zu jedem System gehört zudem eine Verfahrensdokumentation, die den tatsächlichen Ablauf beschreibt.

Welche Regelwerke werden mit den GoBD verwechselt?

Die Kassensicherungsverordnung, die Pflichten zur E-Rechnung, die Aufbewahrungsfristen und der Datenschutz. Alle vier folgen einer eigenen Logik, und die Vermischung führt dazu, dass bei einer Formatfrage über Aufbewahrung und bei einer Aufbewahrungsfrage über Formate diskutiert wird.

Die Kassensicherungsverordnung regelt elektronische Aufzeichnungssysteme im Kassenbereich, insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Belegausgabe und die Mitteilung der Systeme. Sie geht den GoBD dort vor: Ein Kassensystem, das alle GoBD-Grundsätze erfüllt, aber keine Sicherheitseinrichtung besitzt, ist nicht ordnungsgemäß, siehe Kassenführung.

Die Pflichten zur E-Rechnung stammen aus dem Umsatzsteuerrecht und betreffen zunächst Ausstellung und Empfang. Erst in zweiter Linie schlagen sie durch, weil ein strukturierter Datensatz formattreu aufzubewahren ist. Die Fristen stehen in § 147 AO und im HGB: Die GoBD sagen, in welcher Form aufzubewahren ist, nicht wie lange, siehe Aufbewahrungsfristen. Der Datenschutz wirkt gegenläufig: Die steuerliche Aufbewahrungspflicht ist ein Grund, personenbezogene Daten vorzuhalten, aber kein Freibrief für unbegrenzte Speicherung.

Gelten die GoBD auch für Vorsysteme?

Ja. Sobald steuerrelevante Daten außerhalb der Finanzbuchführung entstehen, ist das erzeugende System Teil der Buchführung: Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Kassensysteme, Onlineshops, Zahlungsdienstleister und jedes Programm, das Rechnungen schreibt. Dort liegt die Schwachstelle, weil sie unter fachfremder Verantwortung betrieben werden.

Wo entsteht die Grundaufzeichnung? Wird ein Umsatz im Shop erzeugt und erst danach in ein Rechnungsprogramm übernommen, ist der Shop die Grundaufzeichnung. Die Annahme, erst die Rechnung sei relevant, ist unzutreffend.

Welches System führt bei Abweichungen? Tragen zwei Systeme denselben Sachverhalt, etwa Zahlungsdienstleister und Warenwirtschaft, muss dokumentiert sein, welches maßgeblich ist. Sonst wird jede Differenz zu einem ungeklärten Sachverhalt.

Werden Verdichtungen auflösbar übergeben? Eine Tagessumme als ein Buchungssatz ist zulässig, solange die Einzelvorfälle im Vorsystem erhalten bleiben. Wird das Vorsystem nach zwei Jahren abgeschaltet, ist die Verdichtung rückwirkend ein Vollständigkeitsproblem.

Bei automatischer Belegverarbeitung kommt hinzu: Was geschieht mit der maschinellen Kontierung, wenn ein Mitarbeiter sie ändert? Nachvollziehbar bleiben müssen Vorschlag und Korrektur samt Angabe, wer sie vorgenommen hat.

Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten?

Ein Systemwechsel ist der Zeitpunkt, an dem die Konformität eines Bestands am ehesten unbemerkt verloren geht. Vorab zu klären sind die Aufbewahrung des Altbestands, die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg, die Änderungshistorie und die Dokumentation des Wechsels.

Der Altbestand bleibt aufbewahrungspflichtig. Die Pflicht endet nicht mit der Kündigung. Praktikabel sind drei Wege, alle vor der Kündigung zu prüfen: eine Leseversion des Altsystems weiterbetreiben, den Bestand in ein revisionssicheres Archiv überführen oder die Daten vollständig übernehmen.

Die Verknüpfung überlebt Migrationen selten von allein. Häufig wandern Buchungsdaten und Belegdateien getrennt, die Zuordnung geht verloren. Ein Testlauf mit einem abgeschlossenen Monat zeigt das in einer Stunde.

Die Änderungshistorie ist meist nicht migrierbar. Sie bleibt im Altsystem zurück, was hinnehmbar ist, solange der Altbestand zugänglich bleibt.

Der Wechsel gehört dokumentiert. Stichtag, migrierter Umfang, Prüfschritte, Abweichungen und deren Behandlung, als Teil der Verfahrensdokumentation.

Ein Wechsel zum Jahreswechsel vereinfacht die Abgrenzung, weil ein Wirtschaftsjahr vollständig in einem System liegt. Unterjährig verlangt er eine saubere Abgrenzung offener Posten, Nummernkreise und noch nicht verbuchter Belege.

Lohnt der Aufwand auch für kleine Betriebe?

Umfang und Tiefe richten sich nach der Komplexität des Betriebs, ein Einzelunternehmer mit einem Bankkonto und dreißig Eingangsrechnungen im Monat braucht kein mehrseitiges Berechtigungskonzept. Nicht verhandelbar ist der Kern: Belegsicherung bei Eingang, erkennbare Korrekturen, tägliche Kassenführung und ein beschriebener Ablauf.

Diese vier Punkte kosten in einem eingerichteten System keine laufende Arbeitszeit, weil sie sich aus dem Ablauf ergeben. Teuer werden sie erst, wo sie nachträglich hergestellt werden sollen, und dann sind sie meist nicht mehr herstellbar. Der Nutzen liegt daneben in einem Punkt ohne Bezug zur Prüfung: Ein laufend gesicherter, maschinell lesbarer Bestand ist die Voraussetzung dafür, dass unterjährige Auswertungen aussagekräftig sind.