Die besten Steuerboard-Alternativen für Kanzleien

Wer nach Alternativen zu Steuerboard sucht, hat sich mit dem Gedanken eines Mandantenportals bereits angefreundet und prüft nun, welcher Anbieter zum eigenen Bestand passt. Die Auswahl entscheidet sich seltener am Funktionsumfang als am Preismodell und an der Frage, wie weit über das Portal hinaus abgedeckt werden soll.

Das Wichtigste in Kürze

Drei Punkte vorweg: Ein Paketpreis mit 100 enthaltenen Mandaten wird für kleine Kanzleien zur teuersten Variante. Die qualifizierte Signatur wird seltener gebraucht, als Vergleiche vermuten lassen. Und die Akzeptanz bei den Mandanten entscheidet stärker über den Nutzen als der Funktionsumfang.

Was Steuerboard abdeckt

Steuerboard ist ein Mandantenportal für Steuerkanzleien. Der Schwerpunkt liegt laut Anbieter auf KI-Workflow-Agents, die regelbasierte Abläufe übernehmen, etwa das Erinnern an fehlende Unterlagen, und auf der qualifizierten elektronischen Signatur.

Das Preismodell ist ein Paketpreis. Portal und Agents kosten laut Anbieter zusammen 800 Euro monatlich und enthalten 100 Mandate, dazu kommt einmalig 1.000 Euro für das Onboarding. Damit richtet sich das Angebot an Kanzleien, die eine gewisse Größe bereits erreicht haben.

Der Zuschnitt endet an der Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Buchhaltung, Kontierung und Lohnprozesse gehören nicht zum Kern des Produkts, und das ist eine bewusste Entscheidung, keine Lücke.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Der Einstieg ist zu hoch. Eine Kanzlei mit dreißig Mandaten zahlt denselben Paketpreis wie eine mit hundert. Rechnerisch steigt der Preis je Mandat, je kleiner die Kanzlei ist, und genau dort setzt die Suche nach Alternativen ein.

Die Mandatsgrenze wird erreicht. Wer über die enthaltenen Mandate hinauswächst, prüft, wie sich die Kosten weiterentwickeln. Diese Frage gehört vor Vertragsschluss geklärt, nicht danach.

Es soll mehr abgedeckt werden als das Portal. Kanzleien stellen häufig fest, dass der Belegtransport gelöst ist, die Kontierung und die Lohnvorbereitung aber unverändert Aufwand kosten. Dann führt die Suche in ein anderes Lager.

Der Markt zerfällt in drei Lager

Bevor einzelne Namen sinnvoll werden, hilft die Einordnung. Die meisten Fehlentscheidungen entstehen dadurch, dass zwei Gruppen verwechselt werden.

Portale und Kollaborationsplattformen transportieren Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant, stellen Anfragen und holen Freigaben ein. Steuerboard gehört hierher, ebenso kanzlei.land, milia.io und Taxaro.

Kanzleimanagement-Systeme decken zusätzlich Aufgaben, Fristen, Zeiterfassung und Fakturierung ab und organisieren die Kanzlei von innen. TaxDome gehört in diese Gruppe.

Verbindende Systeme decken den Weg des Belegs vom Mandanten in die Kanzlei und seine Verarbeitung bis zur Übergabe an die DATEV zusammen ab.

Wer ein Portal durch ein Portal ersetzt, verbessert Details. Wer den Aufwand hinter dem Portal lösen will, muss das Lager wechseln.

kanzlei.land

kanzlei.land ist ein Mandantenportal mit Fokus auf Dokumentenaustausch und Mandantenkommunikation, mit Anbindung an die DATEV. Der Preis besteht laut Anbieter aus einem Grundpreis von 98 Euro monatlich plus 10 Euro je Mandant und Monat, dazu einmalig 698 Euro Einrichtung.

Dieses Modell verhält sich gegenläufig zum Paketpreis. Bei zwanzig Mandaten liegen die laufenden Kosten deutlich niedriger, bei zweihundert Mandaten deutlich höher. Die Frage ist also nicht, welcher Anbieter günstiger ist, sondern ab welcher Mandatszahl sich das Verhältnis dreht. Eine Gegenüberstellung mit einem weiteren Portal steht unter kanzlei.land und milia im Vergleich.

milia.io

milia.io ist eine Plattform für DATEV-Kanzleien mit vorgangsbasierten Workflows, Aufgabensteuerung, Mandanten-App und KI-Assistenz, seit 2025 Teil der Visma-Gruppe. Die Arbeit organisiert sich um Vorgänge: Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Fristen laufen pro Vorgang zusammen.

Preise werden laut Anbieterseite nicht öffentlich ausgewiesen, ein Vergleich braucht also ein Angebot. Für Kanzleien, die weniger einen Belegkanal als eine Struktur für die tägliche Arbeit suchen, ist der vorgangszentrierte Ansatz der eigentliche Unterschied zu einem klassischen Portal.

Taxaro

Taxaro ist ein schlankes Mandantenportal mit eigener App für iOS und Android, Beleg-Scan per Kamera, Chat und automatischen Fristen-Erinnerungen. Die Preise sind laut Anbieter nach Mandantenzahl gestaffelt: 49 Euro monatlich bis 30 Mandanten, 99 Euro bis 100, 199 Euro bis 300, darüber auf Anfrage.

Für kleine und mittlere Kanzleien ist das der niedrigste Einstieg unter den genannten Portalen. Der Funktionsumfang ist entsprechend enger zugeschnitten: Es geht um den Belegkanal und die Kommunikation, nicht um Prozessautomatisierung in der Kanzlei.

TaxDome

TaxDome ist ein international verbreitetes Kanzleimanagement mit Portal, Aufgaben, CRM und Rechnungsstellung. Der Funktionsumfang ist sehr breit, abgerechnet wird laut Anbieter pro Nutzer und Jahr, im Voraus zu zahlen.

Die Breite hat zwei Seiten. Sie deckt viel ab, verlangt aber Einrichtungsaufwand und ist weniger auf deutsche Lohn- und DATEV-Prozesse ausgerichtet als die hiesigen Anbieter. Wo diese Prozesse den Alltag bestimmen, entsteht Nacharbeit an den Rändern. Eine Gegenüberstellung mit einem deutschen Portal steht unter TaxDome und kanzlei.land im Vergleich.

KanzleiDrive

KanzleiDrive ist die schlankeste Variante im Feld: ein Mandantenportal mit Schwerpunkt auf einfachem Dokumentenaustausch und schneller Mandantenakzeptanz, mit weniger Prozessautomatisierung als die größeren Plattformen.

Für Kanzleien, deren einziges Ziel der geordnete Dokumentenaustausch ist, kann genau das die richtige Wahl sein. Wer später Automatisierung ergänzen will, prüft frühzeitig, wie weit das Produkt trägt.

docunest

docunest gehört in das dritte Lager. Portal und Dateiaustausch sind vorhanden, dazu digitale Freizeichnung, Personalfragebögen für die Lohnbuchhaltung, eine Aufgabensteuerung für wiederkehrende Mandantenarbeit und eine KI-Belegverarbeitung, die Belege nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an die DATEV übergibt.

Der praktische Unterschied liegt darin, dass der Beleg, den der Mandant im Portal hochlädt, derselbe ist, der später gebucht wird. Fehlende Unterlagen lassen sich benennen, weil der Stand aus den Daten ablesbar ist, und Erinnerungen laufen ohne persönliches Zutun.

Das Preismodell ist eine Pauschale je Kanzlei: 49 Euro monatlich im Basispaket mit drei Nutzern, 149 Euro im mittleren und 399 Euro im größten Paket mit bis zu dreißig Nutzern, jeder weitere Nutzer 9 Euro. Ein Preis je Mandant fällt nicht an, eine Einrichtungsgebühr ebenfalls nicht. Die KI-Buchhaltung kostet 99 Euro monatlich zusätzlich und enthält 300 Buchungssätze.

Zwei Punkte gehören zur Ehrlichkeit dazu: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht enthalten, die Freizeichnung arbeitet mit einer fortgeschrittenen Signatur. Und KI-Workflow-Agents im Sinne frei formulierter Regeln sind nicht der Ansatz, stattdessen stehen feste Automationen mit Auslösern und Aktionen zur Verfügung.

Was KI-Agents im Kanzleialltag tatsächlich übernehmen

Der Begriff Agent wird von mehreren Anbietern verwendet und meint selten dasselbe. Für die Auswahl ist die Unterscheidung wichtiger als das Wort.

Die eine Bauform ist die feste Automation: Ein Auslöser, etwa ein Datum oder ein eingegangenes Dokument, startet eine definierte Folge von Schritten. Das Ergebnis ist vorhersehbar und prüfbar, der Preis dafür ist, dass jede Variante vorher gedacht werden muss.

Die andere Bauform ist der frei formulierte Ablauf, bei dem die Kanzlei in eigenen Worten beschreibt, was geschehen soll. Das ist flexibler und im Ergebnis schwerer vorherzusagen, insbesondere dort, wo Fristen und Berufsrecht im Spiel sind.

Für die Entscheidung hilft eine einfache Probe: Welche drei Abläufe kosten in der Kanzlei heute die meiste Zeit, und lassen sie sich in einem Satz mit Auslöser, Bedingung und Aktion beschreiben? Wo das gelingt, genügt eine feste Automation. Wo es nicht gelingt, ist meist der Ablauf selbst noch nicht geklärt, und kein Werkzeug repariert das.

Die Mandatsgrenze im Paket richtig rechnen

Ein Paketpreis mit enthaltenen Mandaten wirkt einfach und ist es beim Nachrechnen selten.

Zu klären ist erstens, was als Mandat zählt: jedes angelegte, jedes aktive oder jedes, für das im Abrechnungszeitraum tatsächlich etwas lief. Bei Kanzleien mit vielen ruhenden Mandaten macht diese Definition mehrere hundert Euro im Jahr aus.

Zweitens gehört geklärt, was beim Überschreiten passiert. Üblich sind drei Varianten: ein Aufpreis je zusätzlichem Mandat, ein Wechsel in das nächstgrößere Paket oder eine Nachverhandlung. Die erste ist planbar, die zweite springt sprunghaft, die dritte ist keine Kalkulationsgrundlage.

Drittens ist die Gegenrichtung zu prüfen. Wer unter dem enthaltenen Kontingent bleibt, zahlt die Differenz mit. Bei einem Paket für hundert Mandate und sechzig tatsächlichen Mandaten liegt der effektive Preis je Mandat rund zwei Drittel über dem beworbenen.

Einrichtungsgebühren gehören in die Jahresrechnung

Einmalige Gebühren fallen im Monatsvergleich unter den Tisch und verändern das Bild im ersten Jahr erheblich.

Eine Onboarding-Gebühr von 1.000 Euro entspricht bei monatlich 800 Euro rund einem zusätzlichen Monatsbeitrag. Eine Einrichtung von 698 Euro bei einem Grundpreis von 98 Euro entspricht mehr als einem halben Jahresbeitrag der Grundgebühr. Wer nur Monatspreise vergleicht, vergleicht deshalb nicht dasselbe.

Sinnvoll ist eine Rechnung über zwei Jahre: alle laufenden Kosten plus alle einmaligen Posten, geteilt durch vierundzwanzig. Diese Zahl ist vergleichbar, der beworbene Monatspreis ist es nicht. Bei kurzen Vertragslaufzeiten verschiebt sich das Ergebnis zusätzlich, weil sich eine Einrichtungsgebühr über zwölf Monate schlechter verteilt als über sechsunddreißig.

Vertragslaufzeit und Ausstieg

Die Laufzeit entscheidet darüber, ob eine Fehlentscheidung korrigierbar ist oder ausgesessen werden muss.

Drei Punkte gehören vor der Unterschrift geklärt. Erstens die Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist, denn eine dreijährige Bindung macht jede Nachrechnung nach dem ersten Jahr wertlos. Zweitens die Frage, ob eine Erweiterung um Mandate oder Nutzer die Laufzeit neu startet. Drittens der Export: welche Daten in welchem Format herauskommen und wie lange nach Vertragsende der Zugriff besteht.

Diese drei Antworten kosten ein Gespräch und ersparen im ungünstigen Fall zwei Jahre.

Wo Automatisierung an der Datenqualität scheitert

Automatisierte Erinnerungen und Abläufe setzen voraus, dass das System weiß, wer angeschrieben werden soll und woran. Diese Voraussetzung ist in vielen Kanzleien nicht erfüllt.

Drei Datenpunkte entscheiden darüber. Erstens die Ansprechpartner je Mandat samt aktueller Adresse, denn eine Erinnerung an ein ausgeschiedenes Postfach ist schlimmer als keine. Zweitens die Zuordnung, welche Unterlagen für welches Mandat in welchem Rhythmus erwartet werden. Drittens die Frage, wer im Haus zuständig ist, damit Rückläufe nicht im allgemeinen Postfach landen.

Wo diese drei Punkte gepflegt sind, arbeitet jede Automatisierung zuverlässig, unabhängig vom Anbieter. Wo sie fehlen, erzeugt sie Fehlläufer, und die Kanzlei schreibt das dem Werkzeug zu. Die Pflege dieser Daten ist deshalb kein Nebenprodukt der Einführung, sondern deren Voraussetzung.

Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich

Der Preisvergleich wird meist mit dem aktuellen Bestand gerechnet und ist genau deshalb häufig irreführend.

Drei Modelle sind in diesem Markt verbreitet. Ein Paketpreis mit enthaltenen Mandaten ist bei voller Auslastung günstig und bei kleiner Kanzlei teuer. Die Abrechnung je Mandant ist beim Start niedrig und wächst linear mit dem Bestand. Eine Pauschale je Kanzlei ist unabhängig von der Mandatszahl und lohnt sich, sobald der Bestand wächst.

Die Rechnung, die zählt, ist deshalb nicht der heutige Monatspreis, sondern die Frage: Was kostet dieselbe Lösung bei doppelter Mandatszahl? Bei einigen Modellen verdoppelt sich der Betrag, bei anderen bleibt er gleich.

Was ein Portalwechsel für die Mandanten bedeutet

Übersehen wird regelmäßig, dass ein Werkzeugwechsel in der Kanzlei bei den Mandanten ankommt, sobald diese selbst Unterlagen einreichen.

Wo Mandanten eine App oder ein Portal des bisherigen Anbieters nutzen, bedeutet der Wechsel für sie eine neue Anmeldung, eine neue Oberfläche und neue Gewohnheiten. Erfahrungsgemäß führt das bei einem Teil der Mandate zu einem Rückfall in alte Wege, also zu Unterlagen per E-Mail und in Papierform. Der Effekt hält einige Monate an und schwächt genau die Zahlen, an denen die neue Lösung gemessen wird.

Zwei Dinge mildern das. Erstens ein Stichtag je Mandantengruppe statt einer allgemeinen Ankündigung, sodass die Umstellung begleitet werden kann. Zweitens eine Übergangszeit, in der beide Wege funktionieren, aber mit klarem Enddatum.

Die Akzeptanzfrage entscheidet mehr als der Funktionsumfang

Ein Portal, das ein Drittel der Mandanten nutzt, kostet die Kanzlei mehr Arbeit als gar kein Portal, weil zwei Wege parallel laufen.

Drei Faktoren bestimmen die Akzeptanz. Erstens die Zahl der Schritte bis zum hochgeladenen Beleg, also ob eine Anmeldung mit Passwort nötig ist oder ein Link genügt. Zweitens die Frage, ob eine App vorhanden ist, denn ein erheblicher Teil der Belege entsteht unterwegs. Drittens die Verlässlichkeit der Erinnerungen, denn ohne sie bleibt das Nachfassen an der Kanzlei hängen.

Diese drei Punkte lassen sich in einem Test mit fünf Mandaten prüfen und sagen mehr über den späteren Nutzen aus als jede Funktionsliste. Wie sich der Austausch selbst absichern lässt, behandelt der Beitrag zum Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.

Signaturstufen: wo die qualifizierte Signatur wirklich nötig ist

Die qualifizierte elektronische Signatur ist ein Unterscheidungsmerkmal, das in Vergleichen viel Gewicht bekommt und im Alltag selten gebraucht wird.

Für die laufende Freizeichnung von Auswertungen, Jahresabschlüssen und Erklärungen genügt in aller Regel eine fortgeschrittene Signatur mit nachvollziehbarer Identifizierung und Protokollierung. Die qualifizierte Stufe ist dort erforderlich, wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt.

Wer sie regelmäßig braucht, etwa bei bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten, sollte sie als Ausschlusskriterium behandeln. Wer sie ein- oder zweimal im Jahr braucht, löst diese Fälle günstiger über einen spezialisierten Dienst als über den Portalvertrag. Die Unterschiede der Stufen behandelt der Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Funktionslisten sind bei Portalen wenig aussagekräftig, weil alle Anbieter dieselben Begriffe verwenden. Nützlicher sind fünf Fragen, die sich überprüfen lassen.

Wie viele Schritte braucht ein Mandant bis zum hochgeladenen Beleg? Jeder zusätzliche Schritt kostet Akzeptanz.

Was passiert automatisch, wenn Unterlagen fehlen? Erinnerungen ohne persönliches Zutun sind der eigentliche Zeitgewinn.

Wie kommt das Dokument in die DATEV? Manuelles Herunterladen und Hochladen frisst den Vorteil wieder auf.

Was kostet die Lösung bei doppelter Mandatszahl? Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich.

Was passiert mit den Daten beim Ausstieg? Exportierbarkeit gehört vor Vertragsschluss geklärt.

Die Datenfrage, die vor jedem Funktionsvergleich steht

Bevor Funktionen verglichen werden, gehören drei Punkte geklärt, die sich nachträglich nicht mehr korrigieren lassen.

Wo liegen die Daten? Unterlagen einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht. Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante.

Wer hat Zugriff? Rollen und Berechtigungen in der Kanzlei gehören geprüft, ebenso die Frage, welche Mitarbeiter des Anbieters im Supportfall Einblick nehmen können.

Wie kommt man wieder heraus? Ein Anbieterwechsel setzt voraus, dass Dokumente, Verläufe und Freigaben exportierbar sind. Wer das erst beim Ausstieg prüft, hat keine Verhandlungsposition mehr.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative zu Steuerboard, weil die Anbieter unterschiedliche Ausschnitte abdecken und die Preismodelle sich bei verschiedenen Kanzleigrößen unterschiedlich verhalten.

Wer beim reinen Portal bleiben will, vergleicht kanzlei.land, milia.io und Taxaro und rechnet die Modelle auf den eigenen Bestand um. Wer die Kanzlei von innen organisieren will, schaut sich TaxDome an und plant den Einrichtungsaufwand ein. Wer feststellt, dass hinter dem Portal die eigentliche Arbeit liegt, also Kontierung, Lohnvorbereitung und wiederkehrende Aufgaben, sucht im dritten Lager.

Die teuerste Fehlentscheidung ist dabei nicht die Wahl des falschen Anbieters, sondern der Wechsel zu einem Werkzeug aus demselben Lager in der Erwartung, dass sich ein Problem löst, das dieses Lager gar nicht bearbeitet.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Wechsel angestoßen wird, lohnt eine nüchterne Zählung über einen Monat: Wie viele Unterlagen kamen über das bestehende Portal, wie viele per E-Mail, wie viele in Papierform.

Liegt der Portalanteil niedrig, ist nicht das Portal das Problem, sondern die Einführung bei den Mandanten. Ein Anbieterwechsel ändert daran nichts und kostet zusätzlich die Umgewöhnung.

Liegt der Portalanteil hoch und der Aufwand trotzdem unverändert, liegt die Ursache hinter dem Portal, also in der Verarbeitung. Dann ist die Frage nach dem Lager wichtiger als die Frage nach dem Anbieter. Diese Zählung kostet einen Monat mit einer einfachen Strichliste und ist der günstigste Schritt der gesamten Auswahl.