Die besten Steuerboard-Alternativen für Kanzleien

Wer nach Alternativen zu Steuerboard sucht, ist mit dem Gedanken eines Mandantenportals längst durch. Offen ist nur noch der Anbieter. Und der entscheidet sich selten am Funktionsumfang. Er entscheidet sich am Preismodell und an der Frage, wie weit über das Portal hinaus abgedeckt werden soll.

Das Wichtigste in Kürze

Vorweg: Ein Paketpreis mit 100 enthaltenen Mandaten wird für kleine Kanzleien zur teuersten Variante. Die qualifizierte Signatur wird seltener gebraucht, als Vergleiche vermuten lassen. Und die Akzeptanz bei den Mandanten wiegt schwerer als jede Funktionsliste.

Was Steuerboard abdeckt

Steuerboard ist ein Mandantenportal für Steuerkanzleien, im Einzelnen aufgeschlüsselt unter Steuerboard im Vergleich. Der Schwerpunkt liegt laut Anbieter auf KI-Workflow-Agents, die regelbasierte Abläufe übernehmen, etwa das Erinnern an fehlende Unterlagen, und auf der qualifizierten elektronischen Signatur.

Abgerechnet wird als Paket. Portal und Agents kosten laut Anbieter zusammen 800 Euro monatlich und enthalten 100 Mandate. Dazu einmalig 1.000 Euro Onboarding. Das Angebot richtet sich damit an Kanzleien, die eine gewisse Größe bereits erreicht haben.

Der Zuschnitt endet an der Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Buchhaltung, Kontierung und Lohnprozesse gehören nicht zum Kern. Das ist so gewollt.

Warum Kanzleien überhaupt weitersuchen

Der Einstieg ist zu hoch. Eine Kanzlei mit dreißig Mandaten zahlt denselben Paketpreis wie eine mit hundert. Je kleiner die Kanzlei, desto höher der rechnerische Preis je Mandat. Dort setzt die Suche ein.

Die Mandatsgrenze wird erreicht. Wer über die enthaltenen Mandate hinauswächst, will wissen, wie die Kosten weiterlaufen. Vor Vertragsschluss. Nicht danach.

Es soll mehr abgedeckt werden als das Portal. Der Belegtransport ist gelöst, und Kontierung und Lohnvorbereitung kosten trotzdem unverändert Zeit. Dann führt die Suche in ein anderes Lager.

Der Markt zerfällt in drei Lager

Namen helfen erst, wenn die Einordnung steht. Fast jede Fehlentscheidung in diesem Markt geht darauf zurück, dass zwei dieser Gruppen miteinander verwechselt wurden.

Portale und Kollaborationsplattformen transportieren Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant, stellen Anfragen und holen Freigaben ein. Steuerboard gehört hierher, ebenso kanzlei.land, milia.io und Taxaro.

Kanzleimanagement-Systeme decken zusätzlich Aufgaben, Fristen, Zeiterfassung und Fakturierung ab und organisieren die Kanzlei von innen. TaxDome gehört in diese Gruppe.

Verbindende Systeme decken den Weg des Belegs vom Mandanten in die Kanzlei und seine Verarbeitung bis zur Übergabe an DATEV zusammen ab.

Wer ein Portal durch ein Portal ersetzt, verbessert Details. Wer den Aufwand hinter dem Portal lösen will, muss das Lager wechseln.

kanzlei.land

kanzlei.land ist ein Mandantenportal mit Fokus auf Dokumentenaustausch und Mandantenkommunikation, mit Anbindung an DATEV. Der Preis besteht laut Anbieter aus einem Grundpreis von 98 Euro monatlich plus 10 Euro je Mandant und Monat, dazu einmalig 698 Euro Einrichtung.

Dieses Modell verhält sich gegenläufig zum Paketpreis. Bei zwanzig Mandaten liegen die laufenden Kosten deutlich niedriger, bei zweihundert deutlich höher. Zu rechnen ist deshalb der Kipppunkt: Ab welcher Mandatszahl dreht sich das Verhältnis? Wie sich das Portal gegen einen Mitbewerber schlägt, zeigt kanzlei.land und milia im Vergleich.

milia.io

milia.io ist eine Plattform für DATEV-Kanzleien mit vorgangsbasierten Workflows, Aufgabensteuerung, Mandanten-App und KI-Assistenz, seit 2025 Teil der Visma-Gruppe. Die Arbeit organisiert sich um Vorgänge: Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Fristen laufen pro Vorgang zusammen.

Preise weist die Anbieterseite nicht aus. Ein Vergleich braucht also ein Angebot. Kanzleien, die eine Struktur für die tägliche Arbeit suchen, trennt genau dieser vorgangszentrierte Ansatz von einem klassischen Portal.

Taxaro

Taxaro ist ein schlankes Mandantenportal mit eigener App für iOS und Android, Beleg-Scan per Kamera, Chat und automatischen Fristen-Erinnerungen. Die Preise sind laut Anbieter nach Mandantenzahl gestaffelt: 49 Euro monatlich bis 30 Mandanten, 99 Euro bis 100, 199 Euro bis 300, darüber auf Anfrage.

Für kleine und mittlere Kanzleien ist das der niedrigste Einstieg unter den genannten Portalen. Der Funktionsumfang ist entsprechend enger: Belegkanal und Kommunikation. Prozessautomatisierung in der Kanzlei bleibt außen vor.

TaxDome

TaxDome ist ein international verbreitetes Kanzleimanagement mit Portal, Aufgaben, CRM und Rechnungsstellung. Der Funktionsumfang ist sehr breit, abgerechnet wird laut Anbieter pro Nutzer und Jahr, im Voraus zu zahlen.

Die Breite hat zwei Seiten. Sie deckt viel ab, verlangt Einrichtungsaufwand und ist auf deutsche Lohn- und DATEV-Prozesse weniger zugeschnitten als die hiesigen Anbieter. Wo diese Prozesse den Alltag bestimmen, entsteht Nacharbeit an den Rändern. Wie sich das gegen ein deutsches Portal ausnimmt, zeigt TaxDome und kanzlei.land im Vergleich.

KanzleiDrive

KanzleiDrive ist die schlankeste Variante im Feld: ein Mandantenportal mit Schwerpunkt auf einfachem Dokumentenaustausch und schneller Mandantenakzeptanz, mit weniger Prozessautomatisierung als die größeren Plattformen.

Für Kanzleien, deren einziges Ziel der geordnete Dokumentenaustausch ist, reicht das. Wer später Automatisierung ergänzen will, prüft früh, wie weit das Produkt trägt.

docunest

Dieses Angebot gehört in das dritte Lager. Portal und Dateiaustausch sind vorhanden, dazu digitale Freizeichnung, Personalfragebögen für die Lohnbuchhaltung, eine Aufgabensteuerung für wiederkehrende Mandantenarbeit und eine KI-Belegverarbeitung, die nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an DATEV übergibt.

Der Beleg, den der Mandant im Portal hochlädt, ist derselbe, der später gebucht wird. Darin liegt der praktische Unterschied. Fehlende Unterlagen lassen sich benennen, weil der Stand aus den Daten ablesbar ist, und Erinnerungen laufen ohne persönliches Zutun.

Das Preismodell ist eine Pauschale je Kanzlei: 49 Euro monatlich im Basispaket mit drei Nutzern, 149 Euro im mittleren und 399 Euro im größten Paket mit bis zu dreißig Nutzern, jeder weitere Nutzer 9 Euro. Ein Preis je Mandant fällt nicht an, eine Einrichtungsgebühr ebenfalls nicht. Die KI-Buchhaltung kostet 99 Euro monatlich zusätzlich und enthält 300 Buchungssätze.

Zur Ehrlichkeit gehört: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht enthalten, die Freizeichnung arbeitet mit einer fortgeschrittenen Signatur. KI-Workflow-Agents im Sinne frei formulierter Regeln gibt es ebenfalls nicht. Stattdessen feste Automationen mit Auslösern und Aktionen.

Was KI-Agents im Kanzleialltag tatsächlich übernehmen

Der Begriff Agent wird von mehreren Anbietern verwendet. Gemeint ist selten dasselbe. Für die Auswahl zählt die Bauform dahinter.

Die eine Bauform ist die feste Automation: Ein Auslöser, etwa ein Datum oder ein eingegangenes Dokument, startet eine definierte Folge von Schritten. Das Ergebnis ist vorhersehbar und prüfbar, der Preis dafür ist, dass jede Variante vorher gedacht werden muss.

Die andere ist der frei formulierte Ablauf: Die Kanzlei beschreibt in eigenen Worten, was geschehen soll. Flexibler, im Ergebnis aber schwerer vorherzusagen. Vor allem dort, wo Fristen und Berufsrecht im Spiel sind.

Für die Entscheidung hilft eine einfache Probe: Welche drei Abläufe kosten in der Kanzlei heute die meiste Zeit, und lassen sie sich in einem Satz mit Auslöser, Bedingung und Aktion beschreiben? Wo das gelingt, genügt eine feste Automation. Wo es nicht gelingt, ist meist der Ablauf selbst noch nicht geklärt, und kein Werkzeug repariert das.

Die Mandatsgrenze im Paket richtig rechnen

Ein Paketpreis mit enthaltenen Mandaten wirkt einfach. Beim Nachrechnen ist er es selten.

Zu klären ist, was als Mandat zählt: jedes angelegte, jedes aktive oder jedes, für das im Abrechnungszeitraum tatsächlich etwas lief. Bei Kanzleien mit vielen ruhenden Mandaten macht diese Definition mehrere hundert Euro im Jahr aus.

Dann, was beim Überschreiten passiert. Üblich sind ein Aufpreis je zusätzlichem Mandat, ein Wechsel in das nächstgrößere Paket oder eine Nachverhandlung. Der Aufpreis ist planbar. Der Paketwechsel springt. Die Nachverhandlung taugt nicht als Kalkulationsgrundlage.

Und die Gegenrichtung: Wer unter dem Kontingent bleibt, zahlt die Differenz mit. Bei einem Paket für hundert Mandate und sechzig tatsächlichen Mandaten liegt der effektive Preis je Mandat rund zwei Drittel über dem beworbenen.

Einrichtungsgebühren gehören in die Jahresrechnung

Einmalige Gebühren fallen im Monatsvergleich unter den Tisch. Im ersten Jahr verändern sie das Bild erheblich.

Eine Onboarding-Gebühr von 1.000 Euro entspricht bei monatlich 800 Euro rund einem zusätzlichen Monatsbeitrag. Eine Einrichtung von 698 Euro bei einem Grundpreis von 98 Euro entspricht mehr als einem halben Jahresbeitrag der Grundgebühr. Wer nur Monatspreise vergleicht, vergleicht deshalb nicht dasselbe.

Sinnvoll ist eine Rechnung über zwei Jahre: alle laufenden Kosten plus alle einmaligen Posten, geteilt durch vierundzwanzig. Diese Zahl ist vergleichbar. Der beworbene Monatspreis ist es nicht. Bei kurzen Vertragslaufzeiten verschiebt sich das Ergebnis zusätzlich, weil sich eine Einrichtungsgebühr über zwölf Monate schlechter verteilt als über sechsunddreißig.

Vertragslaufzeit und Ausstieg

Die Laufzeit entscheidet darüber, ob eine Fehlentscheidung korrigierbar ist oder ausgesessen werden muss.

Vor der Unterschrift gehört die Mindestlaufzeit samt Kündigungsfrist geklärt, denn eine dreijährige Bindung macht jede Nachrechnung nach dem ersten Jahr wertlos. Dann die Frage, ob eine Erweiterung um Mandate oder Nutzer die Laufzeit neu startet. Und der Export: welche Daten in welchem Format herauskommen, und wie lange nach Vertragsende der Zugriff besteht.

Diese Antworten kosten ein Gespräch. Sie ersparen im ungünstigen Fall zwei Jahre.

Wo Automatisierung an der Datenqualität scheitert

Automatisierte Erinnerungen und Abläufe setzen voraus, dass das System weiß, wer angeschrieben werden soll und woran. In vielen Kanzleien ist diese Voraussetzung nicht erfüllt.

Es hängt an den Ansprechpartnern je Mandat samt aktueller Adresse, denn eine Erinnerung an ein ausgeschiedenes Postfach ist schlimmer als keine. Es hängt an der Zuordnung, welche Unterlagen für welches Mandat in welchem Rhythmus erwartet werden. Und an der Zuständigkeit im Haus, damit Rückläufe nicht im allgemeinen Postfach landen.

Wo das gepflegt ist, arbeitet jede Automatisierung zuverlässig, unabhängig vom Anbieter. Wo es fehlt, erzeugt sie Fehlläufer, und die Kanzlei schreibt das dem Werkzeug zu. Die Pflege dieser Daten ist kein Nebenprodukt der Einführung. Sie ist deren Voraussetzung.

Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich

Gerechnet wird der Preisvergleich fast immer mit dem heutigen Bestand. Deshalb führt er so oft in die Irre.

Drei Modelle sind in diesem Markt verbreitet. Ein Paketpreis mit enthaltenen Mandaten ist bei voller Auslastung günstig und bei kleiner Kanzlei teuer. Die Abrechnung je Mandant ist beim Start niedrig und wächst linear mit dem Bestand. Eine Pauschale je Kanzlei ist unabhängig von der Mandatszahl und lohnt sich, sobald der Bestand wächst.

Die Rechnung, die zählt, lautet anders als der heutige Monatspreis: Was kostet dieselbe Lösung bei doppelter Mandatszahl? Bei einigen Modellen verdoppelt sich der Betrag. Bei anderen bleibt er gleich.

Was ein Portalwechsel für die Mandanten bedeutet

Ein Werkzeugwechsel in der Kanzlei bleibt nicht in der Kanzlei. Sobald Mandanten selbst Unterlagen einreichen, kommt er bei ihnen an. Dieser Teil wird regelmäßig übersehen.

Für sie heißt der Wechsel: neue Anmeldung, neue Oberfläche, neue Gewohnheit. Ein Teil der Mandate fällt daraufhin in alte Wege zurück, also in E-Mail und Papier. Erfahrungsgemäß hält das einige Monate an, und es trifft ausgerechnet die Zahlen, an denen die neue Lösung gemessen wird.

Mildern lässt sich das mit einem Stichtag je Mandantengruppe statt einer allgemeinen Ankündigung, sodass die Umstellung begleitet werden kann. Dazu eine Übergangszeit, in der beide Wege offenstehen, mit klarem Enddatum.

Die Akzeptanzfrage entscheidet mehr als der Funktionsumfang

Ein Portal, das ein Drittel der Mandanten nutzt, kostet die Kanzlei mehr Arbeit als gar kein Portal, weil zwei Wege parallel laufen.

Die Akzeptanz hängt an der Zahl der Schritte bis zum hochgeladenen Beleg, also daran, ob eine Anmeldung mit Passwort nötig ist oder ein Link genügt. Sie hängt an einer App, denn ein erheblicher Teil der Belege entsteht unterwegs. Und sie hängt an verlässlichen Erinnerungen, sonst bleibt das Nachfassen an der Kanzlei hängen.

Ein Test mit fünf Mandaten klärt das. Über den späteren Nutzen sagt er mehr aus als jede Funktionsliste. Zur Absicherung des Austauschs selbst gibt es eigene Anforderungen, nachzulesen unter Dateiaustausch zwischen Kanzlei und Mandant.

Signaturstufen: wo die qualifizierte Signatur wirklich nötig ist

Die qualifizierte elektronische Signatur bekommt in Vergleichen viel Gewicht. Im Alltag wird sie selten gebraucht.

Für die laufende Freizeichnung von Auswertungen, Jahresabschlüssen und Erklärungen genügt in aller Regel eine fortgeschrittene Signatur mit nachvollziehbarer Identifizierung und Protokollierung. Die qualifizierte Stufe ist dort erforderlich, wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt.

Wer sie regelmäßig braucht, etwa bei bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten, macht sie zum Ausschlusskriterium. Wer sie zweimal im Jahr braucht, fährt mit einem spezialisierten Dienst günstiger als mit dem Portalvertrag. Worin sich die Stufen unterscheiden, steht im Beitrag zur digitalen Freizeichnung.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Alle Anbieter verwenden dieselben Begriffe. Funktionslisten tragen deshalb wenig. Weiter kommt, wer überprüfbare Fragen stellt.

Wie viele Schritte braucht ein Mandant bis zum hochgeladenen Beleg? Jeder zusätzliche Schritt kostet Akzeptanz.

Was passiert automatisch, wenn Unterlagen fehlen? Erinnerungen ohne persönliches Zutun sind der eigentliche Zeitgewinn.

Wie kommt das Dokument in DATEV? Manuelles Herunterladen und Hochladen frisst den Vorteil wieder auf.

Was kostet die Lösung bei doppelter Mandatszahl? Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich.

Was passiert mit den Daten beim Ausstieg? Exportierbarkeit gehört vor Vertragsschluss geklärt.

Die Datenfrage, die vor jedem Funktionsvergleich steht

Vor jedem Funktionsvergleich stehen Punkte, die sich nachträglich nicht mehr korrigieren lassen.

Wo liegen die Daten? Unterlagen einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht. Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante.

Wer hat Zugriff? Rollen und Berechtigungen in der Kanzlei gehören geprüft, ebenso die Frage, welche Mitarbeiter des Anbieters im Supportfall Einblick nehmen können.

Wie kommt man wieder heraus? Ein Anbieterwechsel setzt voraus, dass Dokumente, Verläufe und Freigaben exportierbar sind. Geprüft wird das am Anfang. Beim Ausstieg fehlt dafür jedes Druckmittel.

Die Einordnung zum Schluss

Eine allgemein beste Alternative zu Steuerboard gibt es nicht. Die Anbieter decken unterschiedliche Ausschnitte ab, und die Preismodelle verhalten sich bei verschiedenen Kanzleigrößen verschieden.

Wer beim reinen Portal bleiben will, vergleicht kanzlei.land, milia.io und Taxaro und rechnet die Modelle auf den eigenen Bestand um. Wer die Kanzlei von innen organisieren will, schaut sich TaxDome an und plant den Einrichtungsaufwand ein. Und wer feststellt, dass hinter dem Portal die eigentliche Arbeit liegt, also Kontierung, Lohnvorbereitung und wiederkehrende Aufgaben, sucht im dritten Lager.

Am teuersten wird meist ein Wechsel innerhalb desselben Lagers, verbunden mit der Hoffnung, dass sich dabei ein Problem löst, das dieses Lager gar nicht bearbeitet. Der falsche Anbieter kostet weniger.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Wechsel angestoßen wird, lohnt eine nüchterne Zählung über einen Monat: Wie viele Unterlagen kamen über das bestehende Portal, wie viele per E-Mail, wie viele in Papierform.

Bei niedrigem Portalanteil hakt es an der Einführung bei den Mandanten. Ein Anbieterwechsel ändert daran nichts und kostet zusätzlich die Umgewöhnung.

Ist der Portalanteil hoch und der Aufwand trotzdem unverändert, sitzt die Ursache hinter dem Portal, also in der Verarbeitung. Dann zählt das Lager mehr als der Anbietername. Eine Strichliste über einen Monat. Günstiger wird kein Schritt der Auswahl.