kanzlei.land oder milia.io: Zwei Mandantenportale im Vergleich

Beide Anbieter richten sich an dieselbe Kanzlei: eine, die mit der DATEV arbeitet, den Pendelordner loswerden will und dafür einen Weg sucht, der beim Mandanten ankommt. In der Ausführung gehen sie auseinander.

Was beide gemeinsam lösen

Der Ausgangspunkt ist in fast jeder Kanzlei derselbe. Unterlagen kommen per E-Mail, in Papierform, über WhatsApp und gelegentlich als Foto in schlechter Auflösung. Der Rückweg läuft ebenso uneinheitlich, und niemand kann zuverlässig sagen, welche Unterlage bei welchem Mandanten fehlt.

Ein Mandantenportal ersetzt das durch einen festen Ort. Der Mandant lädt dort hoch, die Kanzlei stellt dort bereit, und der Stand ist für beide Seiten sichtbar. Der Nebeneffekt ist berufsrechtlich relevant: Ein E-Mail-Anhang mit Mandantendaten ist mit Blick auf die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG und Art. 32 DSGVO angreifbar, ein zugriffsgeschütztes Portal nicht.

Wo sie sich unterscheiden

Was der Preis je Mandant bedeutet

Die Abrechnung je Mandant ist der Punkt, an dem sich die beiden Modelle in der Praxis am deutlichsten auswirken, und er wird bei der Auswahl regelmäßig unterschätzt.

Bei der Grundgebühr von 98 Euro und 10 Euro je Mandant ergibt sich folgende Entwicklung:

Dazu einmalig 698 Euro Einrichtung.

Das ist kein Vorwurf an den Anbieter, sondern eine Eigenschaft des Modells. Es ist fair für kleine Kanzleien und wird für große teuer. Vor allem aber erzeugt es einen unangenehmen Anreiz: Kleine Mandate, bei denen sich 120 Euro im Jahr nicht rechnen, werden nicht aufs Portal genommen. Und damit betreibt die Kanzlei weiterhin zwei Wege parallel, was den Nutzen der Einführung genau halbiert.

Wer ein Portal einführt, sollte deshalb die Zielgröße durchrechnen, nicht den heutigen Bestand. Ein Portal, das nur die Hälfte der Mandanten erreicht, löst das Ursprungsproblem nicht.

Was der Begriff vorgangsbasiert in der Praxis bedeutet

milia.io stellt nach Anbieterangaben vorgangsbasierte Abläufe und Aufgabensteuerung in den Mittelpunkt. Der Begriff wird häufig verwendet und selten erklärt, dabei beschreibt er einen realen Unterschied in der Arbeitsweise.

Ein dokumentenorientiertes Portal ordnet nach Ablageort. Es gibt einen Mandanten, darunter Ordner, darin Dateien. Wer wissen will, wie weit eine Sache gediehen ist, muss die Ordner ansehen und daraus schließen. Ein vorgangsorientiertes System ordnet nach Sache. Es gibt einen Vorgang, etwa die Jahresrechnung 2025 eines bestimmten Mandanten, und an diesem Vorgang hängen die Dokumente, die Aufgaben, die Fristen, die Beteiligten und der Stand. Wer wissen will, wie weit die Sache ist, sieht auf den Vorgang.

Der Unterschied wirkt sich vor allem an drei Stellen aus. Erstens bei der Vertretung: Ein Vorgang ist übergabefähig, ein Ordner ist es nicht, weil der Stand nur im Kopf der zuständigen Person existiert. Zweitens bei der Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Mandanten, der nicht nach Dateien fragt, sondern nach dem Stand seiner Sache. Drittens bei der Auswertung über den Bestand, also bei der Frage, wie viele Vorgänge einer Art gerade offen sind und wo es klemmt.

Der Preis dieser Ordnung ist Einrichtungsaufwand. Vorgänge müssen definiert werden, und diese Definition ist Arbeit an der eigenen Organisation, nicht an der Software. Eine Kanzlei, die ihre wiederkehrenden Abläufe nie beschrieben hat, beschreibt sie bei der Einführung zum ersten Mal, und das ist der eigentliche Aufwand. Der Nutzen entsteht auch erst danach.

Daraus folgt eine nüchterne Auswahlregel: Wer nur den Dokumentenaustausch ordnen will, zahlt für vorgangsbasierte Strukturen einen Aufwand, den er nicht einlöst. Wer seine Abläufe ohnehin vereinheitlichen will, bekommt mit einem reinen Austauschportal die kleinere Hälfte des Nutzens.

Ein Portal ist ein Organisationsprojekt

Die Einführung eines Mandantenportals wird häufig wie eine Softwareanschaffung behandelt und verhält sich wie ein Organisationsprojekt. Der Unterschied zeigt sich daran, wo die Arbeit anfällt: nicht bei der Einrichtung, sondern bei der Umstellung von Gewohnheiten auf beiden Seiten.

Innerhalb der Kanzlei sind drei Punkte zu klären. Wer ist zuständig, also wer richtet Mandanten ein, wer schult sie, wer beantwortet die Fragen der ersten Wochen. Ohne benannte Zuständigkeit versandet die Einführung, weil das Tagesgeschäft immer dringender ist. Was gilt als verbindlich, also ob eine per E-Mail eingereichte Unterlage weiterhin angenommen wird oder mit dem Hinweis auf das Portal zurückgeht. Bleibt der alte Weg offen, wird er genutzt. Wie wird nachgehalten, also woran erkennt die Kanzlei, welche Mandate das Portal tatsächlich nutzen und welche nur formal eingerichtet sind.

Auf der Mandantenseite entscheidet die Ansprache. Ein Portal, das als neue Pflicht angekündigt wird, erzeugt Widerstand. Eines, das mit einem konkreten Vorteil eingeführt wird, wird angenommen. Der Vorteil muss dabei aus Sicht des Mandanten formuliert sein und nicht aus Sicht der Kanzlei: Unterlagen sind jederzeit auffindbar, der Stand ist ohne Anruf einsehbar, die Auswertungen liegen an einem festen Ort statt in einem alten E-Mail-Verlauf.

Bewährt hat sich eine Einführung in Wellen statt auf einen Stichtag. Zuerst eine kleine Gruppe wohlwollender Mandate, an denen der Ablauf geschärft wird. Dann die Mandate mit dem größten Belegaufkommen, weil dort der größte Nutzen liegt. Zuletzt der lange Rest, mit einer klaren Ansage und einem festen Datum. Ein Portal, das nach einem Jahr die Hälfte des Bestands erreicht, hat die Arbeit nicht halbiert, sondern verdoppelt, weil zwei Wege parallel betrieben werden.

Der Punkt, der über Erfolg oder Scheitern entscheidet

Die Technik ist bei beiden Anbietern ausgereift genug. Was über den Erfolg entscheidet, ist die Akzeptanz beim Mandanten, und die hängt an einer einzigen Frage: Wie viele Schritte liegen zwischen dem Mandanten und dem hochgeladenen Beleg?

Jede Hürde kostet einen Teil des Bestands. Ein Konto anlegen kostet welche. Ein Passwort merken kostet welche. Eine App installieren kostet welche. Und jeder Mandant, den eine Hürde abhält, schickt weiterhin E-Mails, die dann von Hand ins Portal übertragen werden.

Für die Auswahl folgt daraus eine Prüfung, die wichtiger ist als jede Funktionsliste: Man gebe den Zugang an drei Mandanten aus dem eigenen Bestand, die als technisch unsicher gelten, und beobachte, ob der erste Beleg ohne Rückfrage ankommt. Das Ergebnis dieser Stichprobe sagt mehr aus als jede Demo.

Drei Preismodelle und wie sie sich bei Wachstum verhalten

Weil für milia.io keine öffentlichen Preise vorliegen, ist ein Direktvergleich der beiden Anbieter nicht möglich. Die Modelle selbst lassen sich aber gegenüberstellen, und diese Betrachtung ist bei der Auswahl nützlicher als eine einzelne Zahl, weil sie zeigt, wie sich Kosten über die Jahre entwickeln.

Preis je Mandant. Die Kosten wachsen linear mit dem Bestand. Vorteil: Ein kleiner Bestand kostet wenig, die Rechnung ist ohne Rückfrage nachvollziehbar, und die Kosten lassen sich mandatsgenau zuordnen. Nachteil: Jedes zusätzliche Mandat kostet dauerhaft, unabhängig davon, wie aktiv es ist, und das führt zur Versuchung, kleine Mandate nicht aufzuschalten.

Preis je Nutzer. Die Kosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeitenden. Vorteil: Der Bestand ist gratis, was Kanzleien mit vielen kleinen Mandaten begünstigt. Nachteil: Zugänge werden geteilt, um Kosten zu sparen, und damit verliert das System die Nachvollziehbarkeit, wer was getan hat. Bei einer Kanzleisoftware ist das ein ernstes Problem, kein Detail.

Pauschale je Kanzlei. Die Kosten sind von beiden Größen unabhängig. Vorteil: Wachstum kostet nichts zusätzlich, und die Entscheidung, ob ein Mandat aufgenommen wird, bleibt eine fachliche Entscheidung. Nachteil: Für sehr kleine Kanzleien ist der Einstieg vergleichsweise teuer, weil die Pauschale unabhängig von der Nutzung anfällt.

Für die eigene Einordnung genügt eine kurze Rechnung. Man nehme den heutigen Bestand, den erwarteten Bestand in drei Jahren und die Zahl der Mitarbeitenden, und rechne jedes Angebot für beide Zeitpunkte durch. Mit den öffentlich ausgewiesenen Zahlen von kanzlei.land, also 98 Euro monatlich plus 10 Euro je Mandant, ergibt ein Wachstum von 100 auf 160 Mandate eine Steigerung von 1.098 auf 1.698 Euro monatlich, also 7.200 Euro jährliche Mehrkosten allein aus dem Zuwachs. Ob dieser Betrag angemessen ist, hängt vom Nutzen ab. Er sollte aber vor der Unterschrift bekannt sein und nicht erst in der Rechnung des dritten Jahres auffallen.

Zwei Nebenpunkte gehören in jedes Angebot: die Definition, was als Mandant zählt, also ob ein inaktives Mandat weiterberechnet wird und wie mit verbundenen Unternehmen umgegangen wird, sowie die Kündigungsfrist. Beide Punkte entscheiden im Zweifel mehr über die tatsächlichen Kosten als der Grundpreis. Die vollständige Systematik steht in Was ein System kostet.

Fragenkatalog für den Demotermin

Portale sehen in Vorführungen einander ähnlich, weil sie dieselbe Grundstruktur haben. Unterscheidbar werden sie an den Rändern, und danach sollte gezielt gefragt werden.

Zum Zugang des Mandanten:

• Wie viele Schritte liegen zwischen der Einladung und dem ersten hochgeladenen Beleg
• Funktioniert der Upload auf dem Mobiltelefon ohne installierte App
• Was passiert bei einem vergessenen Passwort, und wie viel Aufwand entsteht dabei in der Kanzlei
• Können mehrere Personen eines Mandanten unterschiedliche Rechte bekommen, etwa die Buchhaltungskraft und die Geschäftsführung
• Gibt es einen Weg für Unterlagen, die weiterhin per E-Mail kommen, ohne dass jemand Dateien umkopiert

Zur Arbeit in der Kanzlei:

• Welche Übersicht zeigt, bei welchem Mandanten welche Unterlage fehlt
• Wie wird eine Anforderung an mehrere Mandanten gleichzeitig gestellt
• Wie wird erinnert, automatisch oder von Hand
• Wo landet eine Rückfrage des Mandanten, und ist sie später beim Vorgang auffindbar
• Wie werden Dokumente in die eigene Ablage übernommen, und geschieht das automatisch

Zur Technik und zum Vertrag:

• Wo liegen die Daten, und wer beim Anbieter kann darauf zugreifen
• Wie sieht der Export bei Vertragsende aus, in welchem Format und in welcher Frist
• Welche Schnittstellen bestehen zu den übrigen eingesetzten Systemen

Die aussagekräftigste Prüfung bleibt aber die einfachste: Man richte den Zugang für drei Mandate ein, die als technisch unsicher gelten, und beobachte, ob der erste Beleg ohne Rückfrage ankommt.

Verschwiegenheit und Datenschutz beim Dokumentenaustausch

Ein Portal ist auch deshalb die bessere Lösung als der E-Mail-Anhang, weil der Austausch von Mandantenunterlagen berufsrechtlich und datenschutzrechtlich Anforderungen unterliegt, die eine unverschlüsselte E-Mail nur schwer erfüllt.

Maßgeblich sind zwei Ebenen. Datenschutzrechtlich verlangt Art. 32 DSGVO Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und bei Steuerunterlagen ist das Risiko hoch. Berufsrechtlich tritt die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG hinzu, flankiert von § 203 StGB, der für die Einbindung mitwirkender Personen eigene Anforderungen aufstellt.

Für die Auswahl eines Portals folgen daraus konkrete Prüfpunkte. Erstens der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO samt der Liste der Unterauftragnehmer, denn dort steht, wohin Daten tatsächlich fließen. Zweitens die Frage, ob und wie der Anbieter selbst auf Inhalte zugreifen kann, etwa im Rahmen des Supports, und ob solche Zugriffe protokolliert werden. Drittens das Löschkonzept: Was passiert mit den Dokumenten nach Vertragsende, in welcher Frist, und in welchem Format lassen sie sich vorher mitnehmen.

Ein vierter Punkt betrifft die Aufbewahrung. Ein Portal ist ein Transportweg und ersetzt keine revisionssichere Archivierung. Wer Unterlagen ausschließlich im Portal belässt, hat sie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist an einen Vertrag gebunden. Sinnvoll ist deshalb eine Festlegung, welche Dokumente nach dem Austausch in die eigene Ablage übernommen werden und wer das veranlasst. Die berufsrechtliche Seite ist in KI und Berufsrecht im Zusammenhang beschrieben.

Der Belegeingang bleibt vielfältig, auch mit Portal

Eine Erwartung, die sich in der Praxis regelmäßig nicht erfüllt, lautet: Mit dem Portal kommt alles über einen Weg. Tatsächlich bleibt der Eingang gemischt, und ein Portal ist erfolgreich, wenn es die übrigen Wege einfängt statt sie zu verbieten.

Die typischen Kanäle sind bekannt: die E-Mail an eine Sammeladresse, der Anhang an eine persönliche E-Mail, das Foto über einen Messengerdienst, das Papier im Briefumschlag, der Download aus dem Kundenportal eines Lieferanten und zunehmend die strukturierte E-Rechnung. Jeder dieser Wege hat eine eigene Fehlerquelle, und für jeden gibt es Mandanten, die ihn aus guten Gründen bevorzugen.

Für die Auswahl folgt daraus eine Frage, die in Vorführungen selten gestellt wird: Was passiert mit einer Unterlage, die nicht über das Portal kommt. Gibt es eine Möglichkeit, sie ohne Umkopieren dem richtigen Mandanten und dem richtigen Vorgang zuzuordnen, etwa über eine mandantenbezogene E-Mail-Adresse. Und erkennt das System, wenn dieselbe Unterlage auf zwei Wegen zweimal ankommt.

Die Dublettenerkennung ist dabei kein Nebenmerkmal. Sobald mehrere Kanäle offen sind, kommt derselbe Beleg gelegentlich doppelt, und ohne automatische Erkennung entsteht genau die Handarbeit, die das Portal einsparen sollte. Ein System, das Dubletten still zusammenführt, ist dabei besser als eines, das sie beanstandet, weil eine Beanstandung wieder einen Menschen beschäftigt.

Sinnvoll ist deshalb, den eigenen Eingang einmal zu zählen, bevor ein Portal ausgewählt wird: Wie viele Unterlagen kommen im Monat über welchen Weg. Diese Aufstellung ist an einem Vormittag erstellt und verändert die Bewertung der vorliegenden Angebote regelmäßig, weil sie zeigt, welcher Kanal tatsächlich das Gewicht trägt. Eine Übersicht der Wege und ihrer Tücken steht in Belegeingang und Kanäle.

Was beide Portale nicht tun

Sie bewegen Dokumente, sie kontieren sie nicht. Der Beleg kommt sicher an, ist zugeordnet und auffindbar, und dann beginnt die eigentliche Buchhaltungsarbeit.

Für viele Kanzleien führt das zu einer Systemlandschaft mit zwei Werkzeugen: einem Portal für den Mandantenkontakt und einem Kontierungssystem für die Belege. Beide kosten, beide brauchen Einrichtung, beide brauchen Stammdatenpflege, und dazwischen liegt eine Übergabe.

Genau an dieser Naht setzt docunest an. Das Mandantenportal, der Dateiaustausch, die digitale Freizeichnung und die Aufgabenverwaltung liegen im selben System wie die automatische Kontierung nach SKR03 oder SKR04 samt Buchungsstapel für die DATEV. Der eingereichte Beleg wird also nicht nur transportiert, sondern direkt weiterverarbeitet. Abgerechnet wird pauschal je Kanzlei, ab 49 Euro im Monat, ohne Preis je Mandant und ohne Einrichtungsgebühr, was die oben gezeigte Kurve flach hält.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, findet die beiden anderen Gegenüberstellungen dazu hier:

• TaxDome oder kanzlei.land
• DATEV oder Pennylane
• Alternativen zu milia.io

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

kanzlei.land passt zu Kanzleien mit überschaubarem Bestand, die den Dokumentenaustausch geordnet bekommen wollen und einen transparenten, nachrechenbaren Preis schätzen. Ab etwa 150 Mandanten sollte die Kostenkurve nachgerechnet werden.

milia.io passt zu Kanzleien, die über den reinen Austausch hinauswollen und ihre Abläufe entlang von Vorgängen und Aufgaben strukturieren möchten. Für den Preisvergleich ist ein Angebot erforderlich, da keine Zahlen veröffentlicht sind.

Keines von beiden genügt, wenn das Ziel ist, die Belege nicht nur einzusammeln, sondern auch automatisch zu verbuchen. Dann steht die Frage an, ob zwei Systeme oder eines mit beiden Schichten der bessere Weg ist.