TaxDome oder kanzlei.land im Vergleich

Beide Namen landen oft im selben Vergleich. Die Fragen dahinter sind verschiedene. Das eine ist ein Portal, das andere ein Betriebssystem für die Kanzleiorganisation.

Zwei verschiedene Ambitionen

kanzlei.land will den Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant lösen. Unterlagen kommen rein, Unterlagen gehen raus, der Stand ist für beide Seiten sichtbar. Ein eng gefasster Anspruch. Das System ist darauf zugeschnitten.

TaxDome will die Kanzlei organisieren. Mandantenportal, Aufgabenverwaltung, Pipelines für wiederkehrende Arbeiten, CRM, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Vorlagen für die Mandantenkommunikation. Es ist international breit im Einsatz, insbesondere im angloamerikanischen Raum, und der Funktionsumfang ist entsprechend groß.

Wer beide nebeneinanderlegt, vergleicht damit zwei Entscheidungen von sehr unterschiedlicher Tragweite. Produkte einer Kategorie sind es nicht.

Gegenüberstellung

Der Punkt, an dem die Herkunft zählt

Ein international entwickeltes Kanzleimanagement kennt die Arbeitsschritte einer amerikanischen Kanzlei. Von der deutschen Praxis weichen sie erheblich ab, vor allem an zwei Stellen.

Die Lohnabrechnung. Das deutsche Meldewesen mit DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweisen, Personalfragebögen und den Besonderheiten der Sozialversicherung hat kein internationales Gegenstück. Ein System, das nicht dafür gebaut ist, bildet es auch nicht nachträglich ab.

Die DATEV-Prozesse. Belegtransfer, Buchungsdatenservice, Unternehmen online, Belegverknüpfung: Diese Abläufe sind in Deutschland Standard und anderswo unbekannt. Wo die Anbindung fehlt oder dünn ist, entsteht Handarbeit an genau der Stelle, an der die Zeit gespart werden sollte.

Für eine Kanzlei ohne Lohnmandate und mit geringer DATEV-Bindung fällt das kaum ins Gewicht. Prägen Lohn und DATEV dagegen den Alltag, und das ist in deutschen Kanzleien der Regelfall, wiegt dieser Vorbehalt am schwersten.

Die Preismodelle verhalten sich gegenläufig

Dieser Unterschied ist der nützlichste, weil er sich ausrechnen lässt.

TaxDome rechnet je Nutzer ab. Die Kosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeiter. Eine Kanzlei mit acht Mitarbeitern und 400 Mandanten fährt damit günstig, weil die Mandantenzahl nichts kostet. Die Einzelbetrachtung unter TaxDome im Vergleich geht auf den Funktionsumfang im Ganzen ein.

kanzlei.land rechnet je Mandant ab. Hier wächst der Preis mit dem Bestand, und eine Kanzlei mit zwei Mitarbeitern und 40 Mandanten fährt günstig.

Daraus wird eine einfache Prüfung: Mandantenzahl geteilt durch Mitarbeiterzahl. Viele Mandate je Kopf sprechen für die Abrechnung je Nutzer. Wenige für die Abrechnung je Mandant.

Ein drittes Modell rechnet pauschal je Kanzlei und ist von beiden Zahlen unabhängig. Das ist der Weg, den docunest geht, ab 49 Euro monatlich ohne Preis je Mandant und ohne Einrichtungsgebühr.

Die Rechnung, mit der sich die Modelle vergleichen lassen

Weil die beiden Preismodelle gegenläufig wirken, gibt es einen Schnittpunkt. Den kann jede Kanzlei selbst ausrechnen. Nötig sind die Zahl der Mandate, die Zahl der Nutzerinnen und Nutzer und der Preis je Nutzer aus dem konkreten Angebot.

Für die Seite mit Preis je Mandant liegen öffentliche Zahlen vor. Bei 98 Euro Grundgebühr und 10 Euro je Mandant im Monat ergibt sich:

Dazu kommt einmalig die Einrichtung von 698 Euro.

Für die Seite mit Preis je Nutzer liegt kein öffentlicher Betrag vor. Hier ist das eigene Angebot einzusetzen. Die Rechnung bleibt einfach: Jahreskosten gleich Preis je Nutzer mal Zahl der Nutzer. Dazu kommt der Liquiditätseffekt, weil im Voraus für ein Jahr gezahlt wird. Der Betrag fällt vollständig zu Beginn an.

Interessanter als zwei Endsummen ist die Steigung. Wächst der Bestand, steigen die Kosten im Modell je Mandant, im Modell je Nutzer dagegen nicht. Wächst das Team, ist es umgekehrt. Für die Auswahl zählt also die Richtung. Eine Kanzlei, die in den nächsten Jahren Mandate gewinnen und die Bearbeitung automatisieren will, wächst in der Mandantenzahl schneller als in der Kopfzahl. Eine Kanzlei mit starkem Wachstum im Lohnbereich tut häufig das Gegenteil.

Ein dritter Kostenblock steht in keinem der beiden Modelle und ist trotzdem real: die Zeit für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, bewertet zu Vollkosten. Bei einem breiten System liegt dieser Block regelmäßig über den Lizenzkosten des ersten Jahres. Wer die vollständige Kostenrechnung aufstellen will, findet den Aufbau in Was ein System kostet.

Fragenkatalog für den Demotermin

Bei so unterschiedlichen Zuschnitten hilft es, zwei getrennte Fragenlisten zu führen und die Antworten schriftlich festzuhalten.

An ein Portal mit klar umrissenem Zweck:

• Wie viele Schritte liegen zwischen der Einladung und dem ersten hochgeladenen Dokument
• Funktioniert der Upload auf dem Mobiltelefon ohne installierte App
• Welche Übersicht zeigt, bei welchem Mandanten welche Unterlage fehlt
• Wie werden Erinnerungen ausgelöst, automatisch oder von Hand
• Wie kommen Dokumente in die eigene Ablage, und geschieht das automatisch

An ein breites Kanzleimanagement:

• Welche Vorgänge sind im Auslieferungszustand vorhanden, und welche müssen selbst gebaut werden
• Wie lange dauert die Einrichtung eines eigenen Ablaufs, gemessen an einem konkreten Beispiel
• Wie werden bestehende Mandantendaten übernommen, und wer macht das
• Welche Auswertungen zeigen die Auslastung und die offenen Vorgänge über den gesamten Bestand
• Welche Schnittstellen bestehen zu den Systemen, die weiterhin genutzt werden

An beide gleichermaßen:

• Wo liegen die Daten, und wer beim Anbieter kann darauf zugreifen
• Wie sieht der Export bei Vertragsende aus, in welchem Format und in welcher Frist
• Wie lang ist die Vertragslaufzeit, und wie lang die Kündigungsfrist
• Wie wird die Software auf Deutsch gepflegt, insbesondere bei neuen Funktionen

Die letzte Frage wiegt bei international entwickelten Systemen schwerer, als sie klingt. Eine übersetzte Oberfläche ist etwas anderes als ein System, dessen Begriffe und Abläufe der deutschen Praxis entsprechen. Stammt ein Vorgang aus einem anderen Rechtskreis, hilft auch die beste Übersetzung nicht. Jedes Wort stimmt, der Ablauf trotzdem nicht.

Der Mandantenzugang entscheidet über den Nutzen

Unabhängig vom Funktionsumfang gilt für jedes System mit Mandantenportal dieselbe Regel: Der Nutzen entsteht erst, wenn die Mandanten es benutzen. Alles davor ist Aufwand.

Die Akzeptanz hängt dabei weniger am Funktionsumfang als an der Zahl der Hürden vor dem ersten Beleg. Ein Konto anlegen kostet einen Teil des Bestands. Ein Passwort merken kostet einen weiteren Teil. Eine App installieren kostet den nächsten. Und jeder Mandant, den eine dieser Hürden abhält, schickt weiterhin E-Mails, die dann von Hand nachgetragen werden.

Bei einem breiten System kommt hinzu, wie viel der Mandant von der Struktur sieht, die für die Kanzlei gebaut wurde. Vorgänge, Pipelines und Statusbezeichnungen steuern die interne Arbeit. Für den Mandanten sind sie ohne Belang. Sieht er sie trotzdem, wirkt das System kompliziert, und Kompliziertheit kostet Akzeptanz. Im Demotermin zählt deshalb vor allem, was beim Mandanten auf dem Bildschirm ankommt.

Prüfbar ist das nur an echten Menschen. Man gebe drei Mandaten aus dem eigenen Bestand einen Zugang, die als technisch unsicher gelten, und beobachte ohne Hilfestellung, ob der erste Beleg ankommt. Diese Stichprobe kostet eine Woche und ist aussagekräftiger als jeder Funktionsvergleich.

Sinnvoll ist außerdem, den Aufwand der Kanzlei in dieser Woche mitzuzählen: Wie viele Anrufe kamen, wie lange dauerte die Einweisung je Mandat, wie oft musste ein Passwort zurückgesetzt werden. Hochgerechnet auf den Bestand ergibt das den tatsächlichen Einführungsaufwand. In keinem Angebot steht dieser Betrag. Er fällt bei beiden Modellen ähnlich aus und nur einmal an. Für die Auswahl taugt er deshalb wenig, für den Zeitplan und die Erwartung an das erste Jahr umso mehr.

Was der Umfang kostet, der nicht in der Preisliste steht

Ein breites System kostet zweimal: einmal in Geld und einmal in Einführung. Der zweite Posten wird regelmäßig unterschätzt.

Pipelines müssen definiert, Vorlagen geschrieben, Rollen vergeben, Mandantendaten übernommen und Mitarbeiter geschult werden. In einer kleinen Kanzlei ohne freie Kapazität endet das häufig darin, dass ein Bruchteil der Funktionen genutzt wird und der Rest brachliegt.

Gegen TaxDome spricht das nicht. Es spricht für Ehrlichkeit bei der Auswahl. Wer ein Portal braucht und ein Betriebssystem kauft, zahlt für Funktionen, die er nie einführt. Und wer umgekehrt ein Betriebssystem braucht und ein Portal kauft, hat in einem Jahr dasselbe Problem wie heute.

Die Umstellung gelingt in Wellen, nicht auf einen Stichtag

Beide Wege, das schmale Portal wie das breite Kanzleimanagement, scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass die Umstellung neben dem Tagesgeschäft laufen muss. Und das Tagesgeschäft ist immer dringender.

Bewährt hat sich ein Vorgehen in drei Wellen. In der ersten Welle laufen wenige Mandate über das neue System, ausgewählt danach, wie typisch sie für den Bestand sind. Ziel dieser Welle sind die Fragen, die in keiner Vorführung auftauchen: Wie wird ein Mandant eingerichtet, welche Bezeichnungen werden verwendet, wer beantwortet die Rückfragen der ersten Tage. Zeit spart hier noch nichts. In der zweiten Welle kommen die Mandate mit dem größten Aufkommen dazu, weil dort der Nutzen am schnellsten sichtbar wird. In der dritten folgt der lange Rest, verbunden mit einem festen Datum, ab dem der bisherige Weg endet.

Über den Verlauf entscheidet zuerst die Zuständigkeit. Eine Umstellung ohne benannte verantwortliche Person versandet. Der zweite Hebel ist der alte Weg: Bleibt er offen, wird er genutzt, und die Kanzlei betreibt zwei Abläufe zum Preis von zweien.

Bei einem breiten System kommt die Reihenfolge der Bausteine hinzu. Wer Portal, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung gleichzeitig einführt, verändert vier Gewohnheiten auf einmal. Meist greift dann keine. Sinnvoller ist, mit dem Baustein zu beginnen, der den größten Schmerz löst, und die übrigen erst zu aktivieren, wenn der erste im Alltag angekommen ist. Das verlängert das Projekt. Und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es endet.

Die Belegstrecke bleibt eine eigene Baustelle

Beide hier verglichenen Systeme organisieren Dokumente und Abläufe. Die Verarbeitung der Belege zu Buchungssätzen findet woanders statt. Diese Trennung wird in den kommenden Jahren anspruchsvoller.

Der Grund ist die Umstellung auf strukturierte Rechnungsformate. Bei einer E-Rechnung führt der maschinenlesbare Datensatz, und er muss unverändert aufbewahrt werden. Ein Portal, das eine E-Rechnung als PDF ablegt und den Datensatz verwirft, erzeugt eine Lücke. Auffallen wird sie erst bei einer Prüfung. Vor der Auswahl gehört deshalb geklärt, ob das System solche Dateien unverändert weiterreicht. Die Anforderungen dazu stehen unter E-Rechnungspflicht.

Der zweite Punkt betrifft die Verbindung zwischen Dokument und Buchung. Damit eine Buchführung prüfbar bleibt, muss der Beleg vom Buchungssatz aus in vertretbarer Zeit auffindbar sein, über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Liegt das Dokument im Portal und die Buchung im anderen System, hält diese Verbindung nur, solange beide Seiten denselben Schlüssel führen. Und solange niemand im Portal Dateien verschiebt, umbenennt oder löscht.

Für eine Kanzlei, die beide Schichten braucht, liegt der Prüfpunkt deshalb hinter der Frage, ob eine Übergabe möglich ist. Er liegt darin, ob die Zuordnung dauerhaft hält und wer sie im Zweifel wiederherstellt. Den Aufbau einer durchgehenden Strecke vom Eingang bis zur Buchung zeigt Digitale Belegstrecke.

Verschwiegenheit, Datenschutz und der Serverstandort

Der Austausch von Mandantenunterlagen über eine Plattform berührt zwei Regelwerke. Sie überschneiden sich, decken sich aber nicht. Bei international betriebenen Systemen kommt eine Ortsfrage dazu.

Datenschutzrechtlich ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich, und die darin enthaltene Liste der Unterauftragnehmer ist der aussagekräftigere Teil, weil dort steht, wohin Daten tatsächlich fließen. Art. 32 DSGVO verlangt außerdem Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und bei Steuerunterlagen ist das Risiko hoch.

Berufsrechtlich tritt die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG hinzu, flankiert von § 203 StGB, der für die Einbindung mitwirkender Personen eigene Anforderungen aufstellt. Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, wo ein Anbieter seinen Sitz hat, und sie sind nicht durch eine datenschutzrechtliche Zusage ersetzbar.

Bleibt der Ort. Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet oder ist eine Konzerngesellschaft in einem Drittland beteiligt, braucht es eine tragfähige Grundlage für den Transfer, und die Rechtslage dazu hat sich in den vergangenen Jahren mehrfach verändert. Ein internationaler Anbieter scheidet damit nicht aus. Schriftlich vorliegen sollten aber der Verarbeitungsort, die Grundlage für einen etwaigen Drittlandtransfer und die Auskunft, ob und wie der Support auf Inhalte zugreifen kann.

Und dann das Ende. Was passiert mit den Dokumenten bei Vertragsende, in welcher Frist werden sie gelöscht, in welchem Format lassen sie sich vorher vollständig mitnehmen. Bei einem breiten System betrifft das neben den Dateien auch die Struktur: Vorgänge, Aufgaben, Notizen, Kommunikationsverläufe. Gerade die Struktur lässt sich am schlechtesten exportieren. Je tiefer eine Kanzlei ihre Organisation in ein System legt, desto teurer wird der spätere Wechsel. Die berufsrechtliche Seite ist in KI und Berufsrecht beschrieben.

Was beide nicht abdecken

Keines der beiden Systeme kontiert Belege. Sie organisieren Dokumente und Abläufe, die Buchungssätze entstehen woanders.

Kanzleien, die beides wollen, landen deshalb bei zwei Systemen: Portal plus Kontierungssystem, mit zwei Verträgen, zwei Stammdatenbeständen und einer Übergabe dazwischen. Wer diesen Weg ohnehin gehen müsste, sollte prüfen, ob eine Plattform, die beide Schichten in einem abbildet, insgesamt günstiger und einfacher ist. Bei docunest liegen das Mandantenportal, der Dateiaustausch, die Freizeichnung, die Aufgabenverwaltung und die automatische Kontierung mit Buchungsstapel für DATEV im selben System.

Verwandte Gegenüberstellungen

Zur selben Auswahlrunde gehören meist noch diese Seiten:

• kanzlei.land oder milia.io
• DATEV oder Pennylane
• Alternativen zu Steuerboard

Alle Anbieter der Kategorie nebeneinander stehen im Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

TaxDome lohnt sich für Kanzleien, die ihre gesamte Organisation auf ein System stellen wollen, die Kapazität für die Einführung haben und deren Schwerpunkt nicht auf Lohn und tiefer DATEV-Integration liegt.

kanzlei.land ist die engere Wahl. Es löst ein Problem, den Dokumentenaustausch, mit deutschem Anbieter, DATEV-Anbindung und nachrechenbarem Preis.

Vor der Auswahl steht eine andere Frage als die nach dem Funktionsumfang: Werkzeug einführen oder Arbeitsweise ändern. Beides ist legitim. Es sind zwei Projekte mit zwei Budgets.