TaxDome oder kanzlei.land im Vergleich

Diese beiden Systeme werden oft in denselben Vergleich geworfen, obwohl sie unterschiedliche Fragen beantworten. Das eine ist ein Portal, das andere ein Betriebssystem für die Kanzleiorganisation.

Zwei verschiedene Ambitionen

kanzlei.land will den Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant lösen. Unterlagen kommen rein, Unterlagen gehen raus, der Stand ist für beide Seiten sichtbar. Das ist ein klar umrissener Anspruch, und das System ist darauf zugeschnitten.

TaxDome will die Kanzlei organisieren. Mandantenportal, Aufgabenverwaltung, Pipelines für wiederkehrende Arbeiten, CRM, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Vorlagen für die Mandantenkommunikation. Es ist international breit im Einsatz, insbesondere im angloamerikanischen Raum, und der Funktionsumfang ist entsprechend groß.

Wer die beiden vergleicht, vergleicht deshalb nicht zwei Produkte derselben Kategorie, sondern zwei Entscheidungen unterschiedlicher Tragweite.

Gegenüberstellung

Der Punkt, an dem die Herkunft zählt

Ein international entwickeltes Kanzleimanagement kennt die Arbeitsschritte einer amerikanischen Kanzlei. Diese unterscheiden sich in zwei Bereichen erheblich von der deutschen Praxis.

Die Lohnabrechnung. Das deutsche Meldewesen mit DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweisen, Personalfragebögen und den Besonderheiten der Sozialversicherung hat kein internationales Gegenstück. Ein System, das nicht dafür gebaut ist, bildet es auch nicht nachträglich ab.

Die DATEV-Prozesse. Belegtransfer, Buchungsdatenservice, Unternehmen online, Belegverknüpfung: Diese Abläufe sind in Deutschland Standard und anderswo unbekannt. Wo die Anbindung fehlt oder dünn ist, entsteht Handarbeit an genau der Stelle, an der die Zeit gespart werden sollte.

Für eine Kanzlei ohne Lohnmandate und mit geringer DATEV-Bindung fällt das kaum ins Gewicht. Für die typische deutsche Kanzlei mit Lohn und DATEV im Kern ist es der entscheidende Vorbehalt.

Die Preismodelle verhalten sich gegenläufig

Das ist der praktisch nützlichste Unterschied, weil er sich ausrechnen lässt.

TaxDome rechnet je Nutzer ab. Die Kosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeiter. Eine Kanzlei mit acht Mitarbeitern und 400 Mandanten fährt damit günstig, weil die Mandantenzahl nichts kostet.

kanzlei.land rechnet je Mandant ab. Die Kosten wachsen mit dem Bestand. Eine Kanzlei mit zwei Mitarbeitern und 40 Mandanten fährt damit günstig, weil der Bestand klein ist.

Daraus ergibt sich eine einfache Prüfung: Man teile die Zahl der Mandanten durch die Zahl der Mitarbeiter. Ist das Verhältnis hoch, also viele Mandate je Kopf, begünstigt das die Abrechnung je Nutzer. Ist es niedrig, begünstigt es die Abrechnung je Mandant.

Ein drittes Modell rechnet pauschal je Kanzlei und ist von beiden Zahlen unabhängig. Das ist der Weg, den docunest geht, ab 49 Euro monatlich ohne Preis je Mandant und ohne Einrichtungsgebühr.

Die Rechnung, mit der sich die Modelle vergleichen lassen

Weil die beiden Preismodelle gegenläufig wirken, gibt es einen Punkt, an dem sie sich schneiden. Diesen Punkt kann jede Kanzlei für sich ausrechnen, und die Rechnung braucht nur drei Zahlen: die Zahl der Mandate, die Zahl der Nutzerinnen und Nutzer und den Preis je Nutzer aus dem konkreten Angebot.

Für die Seite mit Preis je Mandant liegen öffentliche Zahlen vor. Bei 98 Euro Grundgebühr und 10 Euro je Mandant im Monat ergibt sich:

Dazu kommt einmalig die Einrichtung von 698 Euro.

Für die Seite mit Preis je Nutzer ist kein öffentlicher Betrag verfügbar, weshalb hier ein Angebot einzusetzen ist. Die Rechnung selbst bleibt aber einfach: Jahreskosten gleich Preis je Nutzer mal Zahl der Nutzer. Da im Voraus für ein Jahr gezahlt wird, ist außerdem der Liquiditätseffekt zu berücksichtigen, denn der Betrag fällt vollständig zu Beginn an und nicht monatlich.

Interessanter als der Vergleich zweier Endsummen ist die Steigung. Wächst der Bestand, steigen die Kosten im Modell je Mandant, im Modell je Nutzer dagegen nicht. Wächst das Team, ist es umgekehrt. Für die Auswahl ist deshalb nicht der heutige Stand entscheidend, sondern die Richtung: Eine Kanzlei, die in den nächsten Jahren Mandate gewinnen und die Bearbeitung automatisieren will, wächst in der Mandantenzahl schneller als in der Kopfzahl. Eine Kanzlei, die stark im Lohnbereich wächst, tut häufig das Gegenteil.

Ein dritter Kostenblock steht in keinem der beiden Modelle und ist trotzdem real: die Zeit für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, bewertet zu Vollkosten. Bei einem breiten System liegt dieser Block regelmäßig über den Lizenzkosten des ersten Jahres. Wie eine vollständige Kostenrechnung aufgebaut wird, steht in Was ein System kostet.

Fragenkatalog für den Demotermin

Bei so unterschiedlichen Zuschnitten hilft es, zwei getrennte Fragenlisten zu führen und die Antworten schriftlich festzuhalten.

An ein Portal mit klar umrissenem Zweck:

• Wie viele Schritte liegen zwischen der Einladung und dem ersten hochgeladenen Dokument
• Funktioniert der Upload auf dem Mobiltelefon ohne installierte App
• Welche Übersicht zeigt, bei welchem Mandanten welche Unterlage fehlt
• Wie werden Erinnerungen ausgelöst, automatisch oder von Hand
• Wie kommen Dokumente in die eigene Ablage, und geschieht das automatisch

An ein breites Kanzleimanagement:

• Welche Vorgänge sind im Auslieferungszustand vorhanden, und welche müssen selbst gebaut werden
• Wie lange dauert die Einrichtung eines eigenen Ablaufs, gemessen an einem konkreten Beispiel
• Wie werden bestehende Mandantendaten übernommen, und wer macht das
• Welche Auswertungen zeigen die Auslastung und die offenen Vorgänge über den gesamten Bestand
• Welche Schnittstellen bestehen zu den Systemen, die weiterhin genutzt werden

An beide gleichermaßen:

• Wo liegen die Daten, und wer beim Anbieter kann darauf zugreifen
• Wie sieht der Export bei Vertragsende aus, in welchem Format und in welcher Frist
• Wie lang ist die Vertragslaufzeit, und wie lang die Kündigungsfrist
• Wie wird die Software auf Deutsch gepflegt, insbesondere bei neuen Funktionen

Die letzte Frage ist bei international entwickelten Systemen relevanter, als sie klingt. Eine übersetzte Oberfläche ist etwas anderes als ein System, dessen Begriffe und Abläufe der deutschen Praxis entsprechen. Wenn ein Vorgang aus einem anderen Rechtskreis stammt, passt die Übersetzung selbst dann nicht, wenn jedes einzelne Wort richtig übersetzt ist.

Der Mandantenzugang entscheidet über den Nutzen

Unabhängig vom Funktionsumfang gilt für jedes System mit Mandantenportal dieselbe Regel: Der Nutzen entsteht erst, wenn die Mandanten es benutzen. Alles davor ist Aufwand.

Die Akzeptanz hängt dabei weniger am Funktionsumfang als an der Zahl der Hürden vor dem ersten Beleg. Ein Konto anlegen kostet einen Teil des Bestands. Ein Passwort merken kostet einen weiteren Teil. Eine App installieren kostet den nächsten. Und jeder Mandant, den eine dieser Hürden abhält, schickt weiterhin E-Mails, die dann von Hand nachgetragen werden.

Bei einem breiten System kommt eine zweite Frage hinzu, nämlich wie viel der Mandant von der Struktur sieht, die für die Kanzlei gebaut wurde. Vorgänge, Pipelines und Statusbezeichnungen sind für die interne Steuerung nützlich und für den Mandanten meist irrelevant. Sieht er sie trotzdem, wirkt das System kompliziert, und Kompliziertheit kostet Akzeptanz. Die Frage im Demotermin lautet deshalb nicht, was das System kann, sondern was der Mandant davon zu sehen bekommt.

Prüfbar ist das nur an echten Menschen. Man gebe drei Mandaten aus dem eigenen Bestand einen Zugang, die als technisch unsicher gelten, und beobachte ohne Hilfestellung, ob der erste Beleg ankommt. Diese Stichprobe kostet eine Woche und ist aussagekräftiger als jeder Funktionsvergleich.

Sinnvoll ist außerdem, den Aufwand der Kanzlei in dieser Woche mitzuzählen: Wie viele Anrufe kamen, wie lange dauerte die Einweisung je Mandat, wie oft musste ein Passwort zurückgesetzt werden. Hochgerechnet auf den gesamten Bestand ergibt das den tatsächlichen Einführungsaufwand, und dieser Betrag steht in keinem Angebot. Er ist bei beiden Modellen ähnlich hoch, fällt aber nur einmal an und sollte deshalb die Auswahl nicht dominieren, wohl aber den Zeitplan und die Erwartung an das erste Jahr bestimmen.

Was der Umfang kostet, der nicht in der Preisliste steht

Ein breites System kostet zweimal: einmal in Geld und einmal in Einführung. Der zweite Posten wird regelmäßig unterschätzt.

Pipelines müssen definiert, Vorlagen geschrieben, Rollen vergeben, Mandantendaten übernommen und Mitarbeiter geschult werden. In einer kleinen Kanzlei ohne freie Kapazität endet das häufig darin, dass ein Bruchteil der Funktionen genutzt wird und der Rest brachliegt.

Das ist kein Argument gegen TaxDome, sondern eines für Ehrlichkeit bei der Auswahl. Wer ein Portal braucht und ein Betriebssystem kauft, zahlt für Funktionen, die er nicht einführt. Wer ein Betriebssystem braucht und ein Portal kauft, hat in einem Jahr dasselbe Problem wie heute.

Die Umstellung gelingt in Wellen, nicht auf einen Stichtag

Beide Wege, das schmale Portal wie das breite Kanzleimanagement, scheitern in der Praxis selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass die Umstellung neben dem Tagesgeschäft laufen muss und dieses immer dringender ist.

Bewährt hat sich ein Vorgehen in drei Wellen. In der ersten Welle laufen wenige Mandate über das neue System, ausgewählt nach Typik und nicht nach Bequemlichkeit. Ziel dieser Welle ist nicht die Zeitersparnis, sondern die Klärung der Fragen, die in keiner Vorführung auftauchen: Wie wird ein Mandant eingerichtet, welche Bezeichnungen werden verwendet, wer beantwortet die Rückfragen der ersten Tage. In der zweiten Welle kommen die Mandate mit dem größten Aufkommen dazu, weil dort der Nutzen am schnellsten sichtbar wird. In der dritten Welle folgt der lange Rest, verbunden mit einem festen Datum, ab dem der bisherige Weg endet.

Zwei Festlegungen entscheiden über den Verlauf. Die erste betrifft die Zuständigkeit: Eine Umstellung ohne benannte verantwortliche Person versandet. Die zweite betrifft den alten Weg: Bleibt er offen, wird er genutzt, und die Kanzlei betreibt zwei Abläufe zum Preis von zweien.

Bei einem breiten System kommt eine dritte Festlegung hinzu, nämlich die Reihenfolge der Bausteine. Wer Portal, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung gleichzeitig einführt, verändert vier Gewohnheiten auf einmal und riskiert, dass keine davon greift. Sinnvoller ist, mit dem Baustein zu beginnen, der den größten Schmerz löst, und die übrigen erst dann zu aktivieren, wenn der erste im Alltag angekommen ist. Das verlängert das Projekt und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es endet.

Die Belegstrecke bleibt eine eigene Baustelle

Beide hier verglichenen Systeme organisieren Dokumente und Abläufe. Die Verarbeitung der Belege zu Buchungssätzen findet an anderer Stelle statt, und diese Trennung wird in den kommenden Jahren nicht bequemer, sondern anspruchsvoller.

Der Grund ist die Umstellung auf strukturierte Rechnungsformate. Bei einer E-Rechnung ist nicht das Bild führend, sondern der maschinenlesbare Datensatz, und dieser Datensatz muss unverändert aufbewahrt werden. Ein Portal, das eine E-Rechnung als PDF ablegt und den enthaltenen Datensatz verwirft, erzeugt damit eine Lücke, die erst bei einer Prüfung auffällt. Für die Auswahl ist deshalb zu klären, wie das System mit solchen Dateien umgeht und ob es sie unverändert weiterreicht. Die Anforderungen sind in E-Rechnungspflicht beschrieben.

Der zweite Punkt betrifft die Verbindung zwischen Dokument und Buchung. Damit eine Buchführung prüfbar bleibt, muss der Beleg vom Buchungssatz aus in vertretbarer Zeit auffindbar sein, und zwar über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Liegt das Dokument in einem Portal und die Buchung in einem anderen System, funktioniert diese Verbindung nur, solange beide Seiten denselben Schlüssel führen und niemand im Portal Dateien verschiebt, umbenennt oder löscht.

Für eine Kanzlei, die beide Schichten benötigt, ist das der eigentliche Prüfpunkt an der Schnittstelle: nicht, ob eine Übergabe möglich ist, sondern ob die Zuordnung dauerhaft hält und wer sie im Zweifel wiederherstellt. Wie eine durchgehende Strecke vom Eingang bis zur Buchung aufgebaut ist, steht in Digitale Belegstrecke.

Verschwiegenheit, Datenschutz und der Serverstandort

Der Austausch von Mandantenunterlagen über eine Plattform berührt zwei Regelwerke, die sich überschneiden, aber nicht deckungsgleich sind, und die bei international betriebenen Systemen um eine dritte Frage ergänzt werden.

Datenschutzrechtlich ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich, und die darin enthaltene Liste der Unterauftragnehmer ist der aussagekräftigere Teil, weil dort steht, wohin Daten tatsächlich fließen. Art. 32 DSGVO verlangt außerdem Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und bei Steuerunterlagen ist das Risiko hoch.

Berufsrechtlich tritt die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG hinzu, flankiert von § 203 StGB, der für die Einbindung mitwirkender Personen eigene Anforderungen aufstellt. Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, wo ein Anbieter seinen Sitz hat, und sie sind nicht durch eine datenschutzrechtliche Zusage ersetzbar.

Die dritte Frage betrifft den Ort. Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet oder ist eine Konzerngesellschaft in einem Drittland beteiligt, braucht es eine tragfähige Grundlage für den Transfer, und die Rechtslage dazu hat sich in den vergangenen Jahren mehrfach verändert. Praktisch heißt das nicht, dass ein internationaler Anbieter ausscheidet. Es heißt, dass drei Punkte schriftlich vorliegen sollten: der Verarbeitungsort, die Grundlage für einen etwaigen Drittlandtransfer und die Frage, ob und wie der Support auf Inhalte zugreifen kann.

Ein vierter Punkt betrifft das Ende. Was passiert mit den Dokumenten bei Vertragsende, in welcher Frist werden sie gelöscht, und in welchem Format lassen sie sich vorher vollständig mitnehmen. Bei einem breiten System betrifft diese Frage nicht nur Dateien, sondern auch die Struktur, also Vorgänge, Aufgaben, Notizen und Kommunikationsverläufe. Genau diese Struktur ist der Teil, der sich am schlechtesten exportieren lässt, und je tiefer eine Kanzlei ihre Organisation in ein System legt, desto teurer wird ein späterer Wechsel. Die berufsrechtliche Seite ist in KI und Berufsrecht beschrieben.

Was beide nicht abdecken

Keines der beiden Systeme kontiert Belege. Sie organisieren Dokumente und Abläufe, die Buchungssätze entstehen woanders.

Kanzleien, die beides wollen, landen deshalb bei zwei Systemen: Portal plus Kontierungssystem, mit zwei Verträgen, zwei Stammdatenbeständen und einer Übergabe dazwischen. Wer diesen Weg ohnehin gehen müsste, sollte prüfen, ob eine Plattform, die beide Schichten in einem abbildet, insgesamt günstiger und einfacher ist. Bei docunest liegen das Mandantenportal, der Dateiaustausch, die Freizeichnung, die Aufgabenverwaltung und die automatische Kontierung mit Buchungsstapel für die DATEV im selben System.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, findet die beiden anderen Gegenüberstellungen dazu hier:

• kanzlei.land oder milia.io
• DATEV oder Pennylane
• Alternativen zu Steuerboard

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

TaxDome lohnt sich für Kanzleien, die ihre gesamte Organisation auf ein System stellen wollen, die Kapazität für die Einführung haben und deren Schwerpunkt nicht auf Lohn und tiefer DATEV-Integration liegt.

kanzlei.land lohnt sich für Kanzleien, die genau ein Problem lösen wollen, nämlich den Dokumentenaustausch, und dafür einen deutschen Anbieter mit DATEV-Anbindung und nachrechenbarem Preis suchen.

Die Frage vor der Auswahl lautet nicht, welches System mehr kann. Sie lautet: Wollen wir ein Werkzeug einführen oder unsere Arbeitsweise ändern? Beides ist legitim, aber es sind zwei verschiedene Projekte mit zwei verschiedenen Budgets.