Automatikkonten und Buchungsschlüssel in der DATEV

Wer zum ersten Mal Buchungssätze aus einem Vorsystem importiert, trifft auf diese Fehlerquelle innerhalb der ersten Woche. Sie ist einfach zu verstehen und schwer zu finden, wenn man sie nicht kennt.

Was ein Automatikkonto ist

In den Standardkontenrahmen sind viele Erlös- und Aufwandskonten mit einem festen Steuersatz hinterlegt. Wer auf ein solches Konto bucht, gibt den Steuersatz nicht mehr an: Das Konto bestimmt ihn.

Der Sinn ist Fehlervermeidung. Ein Erlöskonto für Umsätze zum Regelsteuersatz kann gar keinen anderen Satz erzeugen, und die Umsatzsteuer landet automatisch in der richtigen Zeile der Voranmeldung. Das erspart bei tausenden Buchungen die Frage, ob der Schlüssel jedes Mal richtig gesetzt wurde.

Der Preis dafür ist eine zusätzliche Regel: Auf einem Automatikkonto darf kein zusätzlicher Steuerschlüssel gesetzt werden.

Warum das beim Import Ärger macht

Ein Vorsystem, das Belege kontiert, ermittelt zwei Dinge: das Konto und den Steuersatz. Beides ist fachlich richtig. Wird beides in den Buchungssatz geschrieben und ist das Zielkonto ein Automatikkonto, entsteht ein Konflikt.

Zwei Ausgänge sind möglich, und der zweite ist der unangenehmere:

• Der Satz wird abgewiesen. Ärgerlich, aber sichtbar. Er taucht in der Fehlerliste auf und wird korrigiert.
• Der Satz wird verarbeitet, aber anders als gedacht. Der Steuersatz des Kontos setzt sich durch oder der übergebene Schlüssel, je nach Konstellation. Das Ergebnis ist eine Buchung mit falscher Umsatzsteuer, die niemandem auffällt, weil sie ordnungsgemäß aussieht.

Deshalb gilt für jedes Vorsystem: Bei Automatikkonten wird der Steuerschlüssel weggelassen, nicht mitgegeben.

Der Fall, in dem doch abgewichen wird

Manchmal passt der hinterlegte Steuersatz für einen einzelnen Vorgang nicht. Ein Umsatz auf einem Konto mit Regelsteuersatz ist ausnahmsweise steuerfrei, etwa als innergemeinschaftliche Lieferung.

Dafür ist ein eigener Schlüssel zur Aufhebung der Automatik vorgesehen. Er sagt dem System: Für diesen Satz gilt der hinterlegte Steuersatz nicht.

Der Umweg über ein anderes Konto ist die schlechtere Lösung, auch wenn er verbreiteter ist. Er verschiebt Umsätze aus der Systematik heraus und macht Auswertungen unvergleichbar, weil derselbe Sachverhalt je nach Bearbeiter auf verschiedenen Konten landet.

Was ein Buchungsschlüssel alles enthalten kann

Das Feld, das umgangssprachlich Buchungsschlüssel heißt, trägt in der DATEV-Systematik mehr als nur den Steuersatz. Es kann zwei Bestandteile aufnehmen, und die Verwechslung der beiden ist eine eigene Fehlerquelle.

Der eine Bestandteil ist der Steuerschlüssel. Er bestimmt, mit welchem Satz und in welcher Systematik der Steuerbetrag ermittelt und in welche Zeile der Voranmeldung er geführt wird. Er ist genau dann anzugeben, wenn das bebuchte Konto den Satz nicht selbst bestimmt.

Der andere Bestandteil ist ein vorangestellter Berichtigungsschlüssel. Er steuert Sonderfälle, insbesondere die Aufhebung der Automatik eines Kontos und die Kennzeichnung von Berichtigungen. Er ersetzt den Steuerschlüssel nicht, sondern tritt zu ihm hinzu.

Für die Praxis reichen drei Regeln:

Die dritte Zeile ist die einzige, in der beides zusammenkommt, und sie ist der Grund, warum die pauschale Regel, auf Automatikkonten nie einen Schlüssel zu setzen, in dieser Absolutheit falsch ist. Richtig ist: ohne Aufhebung der Automatik kein Schlüssel. Mit Aufhebung ist er nicht nur zulässig, sondern erforderlich, weil sonst gar kein Steuersatz mehr bestimmt ist.

Welche konkreten Nummern dahinterstehen, ergibt sich aus der jeweils gültigen Fassung der Formatbeschreibung und des Kontenrahmens. Sie zu übernehmen, statt sie im Vorsystem fest zu hinterlegen, ist der einzige Weg, der einen Versionswechsel übersteht.

Welche Konten typischerweise Automatik tragen

Eine vollständige Aufzählung ist nicht möglich, weil sie von Kontenrahmen, Jahresversion und individuellem Kontenplan abhängt. Die Systematik ist aber stabil.

• Erlöskonten tragen in aller Regel den Steuersatz, weil die Ausgangsseite systematisch nach Steuersätzen gegliedert ist. Es gibt eigene Konten für den Regelsteuersatz, den ermäßigten Satz, steuerfreie Umsätze mit und ohne Vorsteuerabzug sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen.
• Wareneingangs- und bestimmte Aufwandskonten tragen den Vorsteuersatz analog, ebenfalls nach Sätzen getrennt.
• Konten für Reverse-Charge-Sachverhalte bilden Steuerschuld und Vorsteuerabzug gemeinsam ab und sind der saubere Weg für § 13b UStG, weil beide Seiten automatisch in die richtigen Zeilen der Voranmeldung laufen.
• Steuerkonten selbst, also die Konten für Umsatzsteuer und Vorsteuer, sind keine Automatikkonten. Sie nehmen das Ergebnis auf und dürfen im laufenden Geschäft nicht direkt gegen einen Steuerschlüssel bebucht werden.
• Bestandskonten, also Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten, tragen keinen Steuersatz.

Der vierte Punkt führt zu einem Fehlerbild, das in Vorsystemen regelmäßig auftritt: Die Steuer wird zusätzlich als eigene Zeile auf das Steuerkonto gebucht, obwohl das Automatikkonto sie bereits erzeugt. Das Ergebnis ist ein doppelter Steuerbetrag, der bei der Abstimmung der Voranmeldung auffällt und dessen Ursache erst in der Buchungslogik des Vorsystems zu suchen ist. Ein Buchungssatz aus einem Vorsystem sollte deshalb nie die Steuer als eigene Position enthalten, sondern nur den Bruttobetrag und die Konten.

Fehlerbilder und ihre Erkennungsmerkmale

Die zweite Zeile beschreibt den gefährlichsten Fall, weil kein System eine Meldung erzeugt. Er wird typischerweise erst bei der Umsatzsteuerverprobung entdeckt: Wird der erklärte Steuerbetrag ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt, ergibt sich ein Satz, der zwischen den amtlichen Sätzen liegt. Diese Verprobung ist der einfachste Test überhaupt und sollte nach der Einführung eines Vorsystems für die ersten Perioden durchgeführt werden, bevor die Voranmeldung abgegeben wird.

Die letzte Zeile betrifft einen Beleg, der mehrere Steuersätze trägt, etwa einen Bewirtungs- oder Tankbeleg mit Waren zu unterschiedlichen Sätzen. Solche Belege müssen in mehrere Positionen aufgeteilt werden, weil ein einzelner Buchungssatz nur einen Satz tragen kann. Wie eine solche Aufteilung sauber abgebildet wird, ist im Beitrag zur Splitbuchung beschrieben.

Wie sich Automatikkonten im Bestand feststellen lassen

Die Frage, ob ein bestimmtes Konto Automatik trägt, lässt sich nicht aus dem Gedächtnis und nicht aus einer allgemeinen Übersicht beantworten. Drei Wege führen zu einer belastbaren Antwort.

Der Kontenplan des Mandanten. Er weist die Hinterlegung aus und ist die einzige verbindliche Quelle. Wird er in ein Vorsystem übernommen, gehört diese Eigenschaft mit übernommen, nicht nur Nummer und Bezeichnung.

Die Kontenbeschriftung. Sie enthält üblicherweise einen Hinweis auf den Steuersatz. Das ist ein brauchbarer erster Anhaltspunkt, aber kein Nachweis, weil Beschriftungen individuell geändert werden.

Die Testbuchung. Eine Buchung auf das fragliche Konto ohne Schlüssel zeigt, ob ein Steuerbetrag entsteht. Das ist die zuverlässigste Prüfung und in einem Testmandanten in zwei Minuten erledigt.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Die Prüfung gehört an den Anfang der Einrichtung eines Mandanten, nicht in die Fehlersuche nach dem ersten Import. Ein Bestand, der auf falschen Annahmen über die Kontenhinterlegung aufsetzt, produziert Fehler in jeder Periode neu.

Was ein Vorsystem können muss

Drei Anforderungen ergeben sich daraus für jedes System, das Buchungssätze übergibt:

Den individuellen Kontenplan lesen. Ob ein Konto ein Automatikkonto ist, steht im Kontenplan des Mandanten. Ein System, das nur den Standardrahmen kennt, kann die Frage nicht beantworten, weil Mandanten eigene Konten führen und Hinterlegungen abweichen können. Das gilt unabhängig davon, ob der Mandant nach SKR03 oder SKR04 geführt wird.

Die Kombination korrekt bilden. Automatikkonto ohne Schlüssel, Nicht-Automatikkonto mit Schlüssel, Ausnahmefall mit Aufhebungsschlüssel. Drei Regeln, die ein System entweder beherrscht oder nicht.

Die Fehlerliste verwertbar ausgeben. Wenn ein Satz abgewiesen wird, muss erkennbar sein, welcher und warum. Ein Import, der bei einem einzigen fehlerhaften Satz den gesamten Stapel abbricht, kostet bei tausend Buchungen mehr Zeit als die manuelle Erfassung von zehn.

Die Grenzen der Automatik

Die Hinterlegung eines Steuersatzes am Konto funktioniert, solange das Konto den Sachverhalt eindeutig bestimmt. Es gibt Konstellationen, in denen das nicht der Fall ist, und sie sind der eigentliche Grund, warum die Automatik allein keine richtige Umsatzsteuer erzeugt.

Der Unternehmer ist Kleinunternehmer. Dann entsteht keine Umsatzsteuer, obwohl die Erlöskonten des Standardrahmens sie mitbringen. Für diese Mandanten ist der Kontenplan entsprechend einzurichten, und ein Vorsystem, das gegen den Standardrahmen arbeitet, erzeugt hier durchgängig falsche Sätze.

Der Vorsteuerabzug ist ganz oder teilweise ausgeschlossen. Das betrifft unter anderem Aufwendungen, für die das Umsatzsteuergesetz den Abzug versagt, sowie Unternehmer mit steuerfreien Ausgangsumsätzen ohne Vorsteuerabzug. Das Konto weiß davon nichts, die Beurteilung ergibt sich aus der Verwendung.

Die einkommensteuerliche und die umsatzsteuerliche Behandlung fallen auseinander. Bewirtungsaufwendungen sind das bekannteste Beispiel: Der Betriebsausgabenabzug ist der Höhe nach begrenzt, der Vorsteuerabzug bei ordnungsgemäßem Beleg dagegen nicht. Wer beides über dieselbe Kontenlogik abbilden will, erhält in einem der beiden Bereiche ein falsches Ergebnis. Die Kontenrahmen lösen das über getrennte Konten für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil, und diese Trennung muss ein Vorsystem kennen.

Der Leistungsort liegt nicht im Inland. Bei grenzüberschreitenden Leistungen entscheidet nicht das Konto, sondern der Sachverhalt, und die Beurteilung setzt Angaben voraus, die auf dem Beleg stehen können, aber nicht müssen, etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

In allen vier Fällen ist die richtige Reihenfolge dieselbe: erst den Sachverhalt beurteilen, dann das Konto wählen, das ihn abbildet, und den Schlüssel nur dort setzen, wo das Konto ihn offen lässt. Wer umgekehrt vom Steuersatz auf dem Beleg ausgeht und danach ein Konto sucht, das dazu passt, landet regelmäßig auf einem Konto, das den Sachverhalt falsch einordnet, und die Voranmeldung stimmt dann zwar im Betrag, aber nicht in den Zeilen.

Die Prüfung vor dem Ausrollen

Bevor ein Vorsystem auf den ganzen Bestand losgelassen wird, lohnt ein Testimport mit einem gemischten Stapel, der bewusst enthält:

• eine Buchung auf ein Automatikkonto zum Regelsteuersatz
• eine Buchung auf ein Automatikkonto zum ermäßigten Satz
• einen steuerfreien Umsatz auf einem Automatikkonto, also den Ausnahmefall
• eine Buchung auf ein Konto ohne hinterlegten Steuersatz
• einen § 13b-Sachverhalt
• eine Buchung auf ein individuelles Konto des Mandanten, das im Standardrahmen nicht existiert

Läuft dieser Stapel sauber durch und stehen die Steuerbeträge anschließend in den richtigen Zeilen der Voranmeldung, ist die Übergabe belastbar. Die sechs Fälle decken den überwiegenden Teil dessen ab, was in der Praxis schiefgeht, und der Test dauert eine halbe Stunde.

Wer stattdessen mit dem laufenden Bestand beginnt, findet dieselben Fehler auch, nur verteilt über drei Monate und vermischt mit echten Buchungen.

Was das für die automatische Kontierung bedeutet

Eine Software, die Belege selbst kontiert, ermittelt zwei Dinge getrennt voneinander: den Sachverhalt und die steuerliche Behandlung. Der Sachverhalt führt zum Konto, die steuerliche Behandlung zum Steuersatz. Dass beide Ergebnisse für sich richtig sind, garantiert noch keinen gültigen Buchungssatz, denn die Kombination unterliegt eigenen Regeln.

Daraus ergeben sich drei Konstruktionsprinzipien, die ein Vorsystem einhalten sollte.

Der Steuersatz wird ermittelt, aber nicht ungeprüft übergeben. Intern ist der Satz erforderlich, unter anderem für die Kontrolle gegen den Belegausweis. Übergeben wird er nur, wenn das Zielkonto ihn nicht selbst bestimmt.

Die Kontrolle findet gegen den Beleg statt. Der auf dem Beleg ausgewiesene Steuerbetrag ist die Referenz. Weicht der Betrag, der sich aus Konto und Schlüssel ergibt, davon ab, ist das ein Anlass für einen Hinweis an den Bearbeiter und nicht für eine stille Anpassung. Ein System, das die Differenz selbst glättet, verdeckt genau den Fall, in dem die Kontierung nicht passt.

Die Regel steht am Konto, nicht am Lieferanten. Angelernte Zuordnungen sollten sich auf den Sachverhalt beziehen. Die Information, dass ein bestimmter Lieferant regelmäßig Bürobedarf liefert, ist über Mandanten und Kontenrahmen hinweg übertragbar. Die Information, dass er auf eine bestimmte Nummer gebucht wird, ist es nicht, weil dieselbe Nummer in einem anderen Kontenrahmen etwas anderes bedeutet und im individuellen Kontenplan möglicherweise gar nicht existiert.

Ein praktischer Hinweis zur Fehlersuche: Wenn ein automatisch erzeugter Bestand steuerlich auffällt, lohnt der Blick zuerst auf die Konten, nicht auf die Schlüssel. In der überwiegenden Zahl der Fälle liegt die Ursache in einem falsch gewählten Erlös- oder Aufwandskonto, das den falschen Satz mitbringt, und nicht in einem falsch gesetzten Schlüssel. Der Schlüssel ist nur dort die Ursache, wo überhaupt einer gesetzt werden durfte.

Jahreswechsel und Änderungen der Rechtslage

Kontenrahmen werden jährlich fortgeschrieben, und Steuersätze können sich ändern. Beides trifft Automatikkonten unmittelbar, weil deren Hinterlegung genau diese Angaben enthält.

Drei Punkte sind zum Jahreswechsel zu prüfen.

Die Jahresversion des Kontenrahmens. Neue Konten kommen hinzu, einzelne entfallen oder ändern ihre Bedeutung. Ein Vorsystem, das eine einmal eingelesene Kontenliste dauerhaft weiterverwendet, arbeitet nach einigen Jahren gegen einen Stand, den es so nicht mehr gibt.

Die Behandlung befristeter Regelungen. Werden Steuersätze für bestimmte Umsätze zeitlich befristet abgesenkt oder angehoben, arbeitet die Buchführung für die betroffenen Zeiträume mit eigenen Konten. Entscheidend ist dabei nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt der Leistung. Belege, die über einen Stichtag hinweg abrechnen, sind aufzuteilen.

Die Abgrenzung zum Jahreswechsel. Ein Beleg aus dem Dezember, der im Januar erfasst wird, gehört in das alte Wirtschaftsjahr und damit in einen Stapel mit dem Zeitraum des alten Jahres. Wie das im Übergabeformat abzubilden ist, steht im Beitrag zum Buchungsstapel.

Für einen Wechsel des Vorsystems gilt dieselbe Sorgfalt wie bei der Ersteinrichtung. Angelernte Zuordnungen aus einem Altsystem sind nicht ungeprüft zu übernehmen, weil sie an dessen Kontenstand hängen. Der zuverlässigste Weg ist, die Zuordnungen als Sachverhaltsregeln zu übernehmen und die Kontonummern aus dem aktuellen Kontenplan des Mandanten neu aufzulösen.

Was in der Prüfung davon sichtbar wird

Falsch gesetzte Schlüssel und falsch gewählte Automatikkonten fallen nicht als solche auf. Sichtbar wird immer nur ihr Ergebnis, und zwar an drei Stellen.

Die erste ist die Abstimmung der Umsatzsteuerkonten gegen die abgegebenen Voranmeldungen. Differenzen deuten auf Buchungen hin, deren Steuerbetrag anders entstanden ist als gedacht.

Die zweite ist die Verprobung des Umsatzes gegen die erklärte Steuer. Ein Durchschnittssatz, der zwischen den amtlichen Sätzen liegt, ohne dass der Betrieb Umsätze zu unterschiedlichen Sätzen ausführt, ist erklärungsbedürftig.

Die dritte ist die Zusammensetzung der Vorsteuer. Ein Vorsteuerbetrag, der im Verhältnis zum Aufwand zu hoch ausfällt, entsteht regelmäßig aus Belegen, bei denen ein Teil des Betrags gar nicht mit Vorsteuer belastet war, etwa bei durchlaufenden Posten, bei nicht steuerbaren Zahlungen oder bei Belegen mit gemischten Sätzen.

Alle drei Prüfungen sind einfach, kosten wenige Minuten und werden trotzdem selten regelmäßig durchgeführt. Sie einmal je Quartal auf einen automatisch erzeugten Bestand anzuwenden, ist der wirksamste Weg, systematische Fehler zu finden, solange sie sich noch auf wenige Perioden beschränken und die betroffenen Zeiträume noch nicht bestandskräftig veranlagt sind.