Automatikkonten und Buchungsschlüssel in der DATEV

Wer zum ersten Mal Buchungssätze aus einem Vorsystem importiert, trifft auf diese Fehlerquelle in der ersten Woche. Sie ist einfach zu verstehen und schwer zu finden, wenn man sie nicht kennt.

Was ist ein Automatikkonto?

Ein Automatikkonto trägt den Steuersatz bereits in sich. Wer darauf bucht, gibt keinen Steuerschlüssel an, weil das Konto den Satz selbst bestimmt und die Steuer in die richtige Zeile der Voranmeldung führt. In den Standardkontenrahmen ist das bei vielen Erlös- und Aufwandskonten hinterlegt.

Der Sinn ist Fehlervermeidung: Ein Erlöskonto für Umsätze zum Regelsteuersatz kann gar keinen anderen Satz erzeugen. Der Preis dafür ist eine zusätzliche Regel: Auf einem Automatikkonto darf kein zusätzlicher Steuerschlüssel gesetzt werden.

Warum wird der Buchungssatz abgewiesen, wenn beides gesetzt ist?

Ein Vorsystem ermittelt Konto und Steuersatz getrennt, beides für sich richtig. Werden beide in den Buchungssatz geschrieben und ist das Zielkonto ein Automatikkonto, widersprechen sie sich. Der Satz wird dann entweder abgewiesen oder mit einem anderen Steuersatz verarbeitet als beabsichtigt.

• Abgewiesen. Ärgerlich, aber sichtbar: Der Satz taucht in der Fehlerliste auf und wird korrigiert.
• Verarbeitet, aber anders als gedacht. Je nach Konstellation setzt sich der Steuersatz des Kontos durch oder der übergebene Schlüssel. Das Ergebnis ist eine Buchung mit falscher Umsatzsteuer, die niemandem auffällt, weil sie ordnungsgemäß aussieht.

Für jedes Vorsystem gilt deshalb: Bei Automatikkonten wird der Steuerschlüssel weggelassen.

Wie weicht man vom hinterlegten Steuersatz ab?

Über den Schlüssel zur Aufhebung der Automatik. Er sagt dem System, dass der hinterlegte Steuersatz für diesen einen Buchungssatz nicht gilt. Erst dann ist ein eigener Steuerschlüssel zulässig, und dann ist er auch erforderlich, weil sonst kein Steuersatz mehr bestimmt ist.

Das Feld, das umgangssprachlich Buchungsschlüssel heißt, trägt zwei Bestandteile. Der Steuerschlüssel bestimmt Satz, Systematik und Zeile der Voranmeldung; er ist genau dann anzugeben, wenn das Konto den Satz nicht selbst bestimmt. Der vorangestellte Berichtigungsschlüssel steuert Sonderfälle, vor allem die Aufhebung der Automatik und die Kennzeichnung von Berichtigungen. Er tritt zum Steuerschlüssel hinzu, statt ihn zu ersetzen.

Das Umbuchen auf ein anderes Konto ist der schlechtere Weg: Es verschiebt Umsätze aus der Systematik heraus und macht Auswertungen unvergleichbar, weil derselbe Sachverhalt je nach Bearbeiter auf verschiedenen Konten landet.

Welche Nummern hinter den Schlüsseln stehen, ergibt sich aus der gültigen Formatbeschreibung und dem Kontenrahmen. Sie von dort zu übernehmen, statt sie fest zu hinterlegen, übersteht als einziger Weg einen Versionswechsel.

Welche Konten tragen typischerweise Automatik?

Erlöskonten sowie Wareneingangs- und bestimmte Aufwandskonten tragen den Satz in aller Regel, weil beide Seiten nach Steuersätzen gegliedert sind. Steuerkonten und Bestandskonten wie Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten tragen keinen. Maßgeblich bleibt der individuelle Kontenplan.

• Erlöskonten: eigene Konten für Regelsteuersatz, ermäßigten Satz, steuerfreie Umsätze mit und ohne Vorsteuerabzug sowie innergemeinschaftliche Lieferungen.
• Wareneingang und bestimmte Aufwandskonten: Vorsteuersatz analog, nach Sätzen getrennt.
• Reverse-Charge-Konten: bilden Steuerschuld und Vorsteuerabzug gemeinsam ab und sind der saubere Weg für § 13b UStG.
• Steuerkonten: nehmen das Ergebnis auf und dürfen im laufenden Geschäft nicht direkt gegen einen Steuerschlüssel bebucht werden.

Der letzte Punkt erzeugt ein häufiges Fehlerbild: Die Steuer wird zusätzlich auf das Steuerkonto gebucht, obwohl das Automatikkonto sie bereits erzeugt. Ein Buchungssatz aus einem Vorsystem sollte deshalb nur den Bruttobetrag und die Konten enthalten, nie die Steuer als eigene Position.

Ob ein Konto Automatik trägt, lässt sich verbindlich nur am Kontenplan des Mandanten ablesen. Die Kontenbeschriftung nennt den Steuersatz meist mit, ist aber kein Nachweis. Am zuverlässigsten ist eine Testbuchung ohne Schlüssel im Testmandanten, und zwar zu Beginn der Einrichtung, nicht in der Fehlersuche nach dem ersten Import.

Welche Fehlerbilder entstehen und woran erkennt man sie?

Sechs Fehlerbilder treten regelmäßig auf, und nur eines davon erzeugt eine Fehlermeldung. Die übrigen fallen erst bei der Abstimmung der Steuerkonten gegen die Voranmeldungen, bei der Umsatzsteuerverprobung oder an der Zusammensetzung der Vorsteuer auf.

Die zweite Zeile ist der gefährlichste Fall, weil kein System eine Meldung erzeugt. Setzt man den erklärten Steuerbetrag ins Verhältnis zum Umsatz, ergibt sich ein Satz zwischen den amtlichen Sätzen. Diese Verprobung gehört nach der Einführung eines Vorsystems für die ersten Perioden durchgeführt, bevor die Voranmeldung abgegeben wird.

Die letzte Zeile betrifft Belege mit mehreren Steuersätzen, etwa Bewirtungs- oder Tankbelege. Ein Buchungssatz kann nur einen Satz tragen, solche Belege sind aufzuteilen, siehe Splitbuchung.

Was muss ein Vorsystem können?

Es muss den individuellen Kontenplan lesen, die Kombination aus Konto und Schlüssel korrekt bilden und eine verwertbare Fehlerliste ausgeben. Ein System, das nur den Standardrahmen kennt, kann nicht beantworten, ob ein Konto Automatik trägt, weil Mandanten eigene Konten führen und Hinterlegungen abweichen.

Das gilt unabhängig davon, ob nach SKR03 oder SKR04 geführt wird. Ein Import, der bei einem einzigen fehlerhaften Satz den gesamten Stapel abbricht, kostet bei tausend Buchungen mehr Zeit als die manuelle Erfassung von zehn.

Der Steuersatz wird ermittelt, aber nicht ungeprüft übergeben. Intern kontrolliert er den Belegausweis, übergeben wird er nur, wenn das Zielkonto ihn nicht selbst bestimmt.

Die Kontrolle richtet sich gegen den Beleg. Weicht der Betrag aus Konto und Schlüssel vom ausgewiesenen Steuerbetrag ab, ist das ein Anlass für einen Hinweis an den Bearbeiter, nicht für eine stille Anpassung.

Die Regel steht am Konto, nicht am Lieferanten. Dass ein Lieferant Bürobedarf liefert, ist über Kontenrahmen hinweg übertragbar. Dass er auf eine bestimmte Nummer gebucht wird, nicht, weil dieselbe Nummer anderswo etwas anderes bedeutet. Fällt ein automatisch erzeugter Bestand steuerlich auf, lohnt der Blick deshalb zuerst auf die Konten.

Wo stößt die Automatik an ihre Grenzen?

Die Hinterlegung am Konto funktioniert nur, solange das Konto den Sachverhalt eindeutig bestimmt. Bei Kleinunternehmern, bei ausgeschlossenem Vorsteuerabzug, bei auseinanderfallender ertrag- und umsatzsteuerlicher Behandlung und bei Leistungsort im Ausland ist das nicht der Fall.

Kleinunternehmer. Es entsteht keine Umsatzsteuer, obwohl die Erlöskonten des Standardrahmens sie mitbringen. Ein Vorsystem, das gegen den Standardrahmen arbeitet, erzeugt hier durchgängig falsche Sätze.

Ausgeschlossener Vorsteuerabzug. Betroffen sind Aufwendungen, für die das Gesetz den Abzug versagt, und Unternehmer mit steuerfreien Ausgangsumsätzen. Das Konto weiß davon nichts, die Beurteilung folgt aus der Verwendung.

Bewirtungsaufwendungen. Der Betriebsausgabenabzug ist der Höhe nach begrenzt, der Vorsteuerabzug bei ordnungsgemäßem Beleg nicht. Die Kontenrahmen lösen das über getrennte Konten für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil.

Leistungsort im Ausland. Hier entscheidet der Sachverhalt, und die Beurteilung setzt Angaben voraus, die auf dem Beleg stehen können, aber nicht müssen, etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Die Reihenfolge ist in allen vier Fällen dieselbe: erst den Sachverhalt beurteilen, dann das Konto wählen, das ihn abbildet, und den Schlüssel nur dort setzen, wo das Konto ihn offen lässt.

Wie testet man die Übergabe vor dem Ausrollen?

Mit einem Testimport aus sechs bewusst gemischten Buchungen, der die Kombinationen abdeckt, die in der Praxis schiefgehen. Läuft der Stapel sauber durch und stehen die Steuerbeträge danach in den richtigen Zeilen der Voranmeldung, ist die Übergabe belastbar. Der Test dauert eine halbe Stunde und enthält:

• ein Automatikkonto zum Regelsteuersatz
• ein Automatikkonto zum ermäßigten Satz
• einen steuerfreien Umsatz auf einem Automatikkonto, also den Ausnahmefall
• ein Konto ohne hinterlegten Steuersatz
• einen § 13b-Sachverhalt
• ein individuelles Konto des Mandanten, das im Standardrahmen nicht existiert

Wer stattdessen mit dem laufenden Bestand beginnt, findet dieselben Fehler auch, nur verteilt über drei Monate und vermischt mit echten Buchungen.

Was ist zum Jahreswechsel zu prüfen?

Kontenrahmen werden jährlich fortgeschrieben, und Steuersätze können sich ändern. Beides trifft Automatikkonten unmittelbar, weil deren Hinterlegung genau diese Angaben enthält. Zu prüfen sind Jahresversion des Kontenrahmens, befristete Steuersatzregelungen und die Abgrenzung der Belege zum Stichtag.

Jahresversion. Neue Konten kommen hinzu, einzelne entfallen oder ändern ihre Bedeutung. Ein Vorsystem, das eine einmal eingelesene Kontenliste dauerhaft weiterverwendet, arbeitet nach einigen Jahren gegen einen Stand, den es nicht mehr gibt.

Befristete Regelungen. Werden Steuersätze zeitlich abgesenkt oder angehoben, arbeitet die Buchführung für diese Zeiträume mit eigenen Konten. Es zählt der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum; Belege über einen Stichtag hinweg sind aufzuteilen.

Abgrenzung. Ein Beleg aus dem Dezember, der im Januar erfasst wird, gehört in einen Stapel mit dem Zeitraum des alten Jahres, siehe Buchungsstapel.

Beim Wechsel des Vorsystems gilt dieselbe Sorgfalt. Angelernte Zuordnungen hängen am Kontenstand des Altsystems; zu übernehmen sind sie als Sachverhaltsregeln, mit neu aufgelösten Kontonummern.