Anzahlung und Schlussrechnung richtig abrechnen

Kaum ein Bereich produziert so verlässlich Nachzahlungen wie die Schlussrechnung nach mehreren Abschlägen. Der Fehler ist immer derselbe und teuer, weil dieselbe Steuer zweimal geschuldet wird.

Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?

Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung vereinnahmt wurde, also mit dem Geldeingang und nicht mit der Rechnung. Diese Sonderregel gilt unabhängig davon, ob der Betrieb nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuert.

Eine gestellte, aber nicht bezahlte Anzahlungsrechnung löst noch keine Steuer aus, eine Zahlung ohne Rechnung dagegen schon. Als Vereinnahmung gilt jede Form der Erfüllung, also auch Barzahlung, Aufrechnung und Hingabe an Zahlungs statt. Diese Fälle fehlen in der Buchführung häufig, weil kein Bankumsatz sie sichtbar macht.

Die Sonderregel ist zugleich der Grund, warum Anzahlungen auch bei Sollversteuerung wie eine Istversteuerung wirken.

Was muss in einer Anzahlungsrechnung stehen?

Die Anzahlungsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Hinzu kommen zwei Besonderheiten: Sie weist die Umsatzsteuer auf den Anzahlungsbetrag aus, und sie muss erkennen lassen, dass über eine noch nicht ausgeführte Leistung abgerechnet wird.

Statt eines Leistungszeitpunkts steht der voraussichtliche Zeitraum, etwa „Abschlagszahlung für das Bauvorhaben Musterstraße, voraussichtliche Fertigstellung im vierten Quartal 2026". Ein Bezug auf Zahlungsplan oder Baufortschritt ist nicht erforderlich.

Umsatzsteuerlich ist die Abschlagsrechnung keine Abrechnung über eine Teilleistung. Bei einer echten Teilleistung, einem wirtschaftlich abgrenzbaren und gesondert abgenommenen Leistungsteil, entsteht die Steuer schon mit dessen Ausführung. Was vorliegt, entscheiden Vereinbarung und Abnahme, nicht die Bezeichnung auf der Rechnung.

Wie muss eine Schlussrechnung aufgebaut sein?

Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung mit dem vollen Entgelt und der vollen Steuer aus und setzt davon die bereits vereinnahmten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Steuerbeträge ab. Beide Beträge müssen einzeln erkennbar sein, eine Absetzung der reinen Bruttosummen genügt nicht.

Der Fehler besteht darin, die Abschläge nur brutto in einer Summe abzuziehen, ohne die enthaltenen Steuerbeträge zu nennen, oder sie gar nicht abzusetzen und stattdessen eine separate Rechnung zu stellen. Formal ist die Steuer auf die Gesamtleistung damit ein zweites Mal ausgewiesen, abgeführt hat der Aussteller sie aber bereits. Den zu viel ausgewiesenen Betrag schuldet er nach § 14c UStG zusätzlich, und der Empfänger darf ihn nicht abziehen. Aufgelöst wird das nur durch eine Rechnungsberichtigung, die beim Empfänger ankommen muss.

Fünf Prüfschritte schließen den Fehler aus: Liegen alle Anzahlungsrechnungen zum Projekt vor? Stimmt die Summe der Nettoabschläge mit den abgesetzten Beträgen überein? Sind ihre Steuerbeträge einzeln ausgewiesen? Ergibt sich der Restbetrag rechnerisch, netto, in der Steuer und brutto? Und wurde über alle Zeiträume hinweg nur der noch nicht versteuerte Teil angemeldet?

Der letzte Schritt lässt sich nicht am Beleg allein durchführen und entfällt deshalb am ehesten. Bleiben Anzahlungen nach der Schlussrechnung stehen, steht im Abschluss ein Bestand, dem niemand mehr ein Projekt zuordnen kann. Ein laufender Abgleich der offenen Posten verhindert das.

Ist statt der Schlussrechnung auch eine Restrechnung zulässig?

Ja. Neben der Schlussrechnung über die Gesamtleistung ist eine zweite Form anerkannt: Es wird nur das noch nicht berechnete Entgelt berechnet, verbunden mit einem Hinweis auf die bereits erteilten Anzahlungsrechnungen. Beide Wege führen zum selben Ergebnis.

Die Restrechnung vermeidet den doppelten Ausweis von vornherein, ihre Schwäche liegt in der Nachvollziehbarkeit. Wer sie wählt, führt die Abschlagsrechnungen nach Nummer, Datum und Betrag ohne erneuten Steuerausweis auf. Für die Belegprüfung heißt das: Eine Rechnung über 30.000 Euro netto zu einem Projekt über 100.000 Euro ist nicht automatisch unvollständig.

Wie verteilt sich die Steuer über ein ganzes Projekt?

Über alle Zeiträume hinweg ist die Bemessungsgrundlage genau einmal zu erfassen. Jede vereinnahmte Anzahlung wird im Monat des Geldeingangs versteuert, der noch offene Rest mit der Fertigstellung der Leistung. Nicht bezahlte Abschlagsrechnungen lösen keine Steuer aus.

Ein Bauvorhaben über 100.000 Euro netto, Sollversteuerung, monatliche Abgabe:

Die Steuer für den ersten Abschlag entsteht im April, nicht im März. Der dritte läuft ins Leere, weil er nie bezahlt wurde; mit der Fertigstellung im August entsteht die Steuer für die verbleibenden 30.000 Euro netto, obwohl die Schlussrechnung erst im September gestellt wird.

Die Kontrollrechnung dauert eine Minute: 30.000 Euro im April, 40.000 Euro im Mai, 30.000 Euro im August, zusammen 100.000 Euro. Jede Abweichung ist ein Fehler. Bei Projektgeschäft gehört sie in die Vorbereitung jeder Voranmeldung.

Was gilt, wenn die Leistung nicht erbracht wird?

Wird die Anzahlung zurückgezahlt, ist die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG im Zeitraum der Rückzahlung zu berichtigen. Der Leistende korrigiert seine Steuer, der Empfänger seine Vorsteuer. Beide Korrekturen stehen unabhängig voneinander, der Empfänger hat sie also auch dann vorzunehmen, wenn der Leistende untätig bleibt.

Der Vertrag wird aufgelöst, die Anzahlung einbehalten. Verfällt sie als pauschalierter Schadenersatz, liegt kein steuerbarer Umsatz vor, und die Bemessungsgrundlage ist zu berichtigen. Wird sie auf eine erbrachte Teilleistung angerechnet, bleibt es bei der Besteuerung.

Die Anzahlung wird auf ein anderes Projekt umgewidmet. Das ist keine Rückzahlung. Die Steuer bleibt entstanden, die ursprüngliche Anzahlungsrechnung ist zu berichtigen und eine neue zum neuen Vorhaben zu erteilen. In der Buchführung ist die Verbindlichkeit umzubuchen, nicht aufzulösen.

Rückwirkung gibt es in keinem der drei Fälle, die Korrektur wirkt stets für die Zukunft.

Wie werden Anzahlungen gebucht?

Auf der Ausgangsseite ist die erhaltene Anzahlung kein Erlös, sondern eine Verbindlichkeit; die Umsatzsteuer wird gleichwohl abgeführt. Auf der Eingangsseite ist die geleistete Anzahlung eine Forderung, kein Aufwand. Mit der Schlussrechnung werden beide gegen Erlös beziehungsweise Aufwand oder Anschaffungskosten aufgelöst.

Der Vorsteuerabzug steht dem Empfänger zu, sobald Rechnung und Zahlung zusammenkommen. Wer erhaltene Anzahlungen auf Erlöskonten oder geleistete auf Aufwandskonten bucht, verschiebt bei Projekten über den Bilanzstichtag Ergebnis zwischen zwei Jahren. Bei Anlagegütern beginnt zusätzlich die Abschreibung zu früh.

Welche Sonderfälle weichen von der Systematik ab?

Fünf Konstellationen folgen einer anderen Systematik: Reverse Charge, Kleinunternehmer, ein Steuersatzwechsel zwischen Anzahlung und Leistung, der Sicherheitseinbehalt und gemischte Steuersätze im selben Auftrag. In jedem Fall ändert sich entweder der Steuerausweis oder der Zeitpunkt der Besteuerung.

Reverse Charge. Fällt die Leistung unter § 13b UStG, wird die Abschlagsrechnung ohne Steuer gestellt, mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Die Steuer entsteht beim Empfänger mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung. Die Schlussrechnung weist ebenfalls keine Steuer aus, abzusetzen sind die Nettobeträge.

Kleinunternehmer. Ein Kleinunternehmer stellt Abschlagsrechnungen ohne Steuer, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung. Vereinnahmte Anzahlungen zählen im Jahr der Vereinnahmung zum Gesamtumsatz, auch wenn die Leistung erst im Folgejahr erbracht wird. Eine größere Anzahlung im Dezember kann deshalb die Umsatzgrenze reißen.

Wechsel des Steuersatzes. Für die Gesamtleistung gilt der Satz im Zeitpunkt der Leistungsausführung. Die mit dem alten Satz versteuerten Anzahlungen sind in der Schlussrechnung anzupassen.

Sicherheitseinbehalt. Die Leistung ist trotz Einbehalt in voller Höhe zu versteuern. Nach der Rechtsprechung kann jedoch eine vorübergehende Uneinbringlichkeit vorliegen, wenn der Unternehmer den Einbehalt über mehrere Jahre nicht durch eine Bankbürgschaft ablösen kann. Die Steuer ist dann zu berichtigen und bei Auszahlung erneut zu erfassen. Bei üblichen 5 Prozent über fünf Jahre geht es um beachtliche Beträge.

Gemischte Steuersätze. Die Anzahlung ist aufzuteilen und die Steuer je Satz auszuweisen. In der Buchführung führt das auf eine Splitbuchung, in der Schlussrechnung sind die Abschläge je Steuersatz getrennt abzusetzen.

Warum sind Anzahlungen für die automatische Belegverarbeitung schwierig?

Anzahlungsrechnungen sehen äußerlich wie normale Rechnungen aus, der Unterschied liegt im Text und nicht in der Struktur. Ein Verfahren, das ihn nicht erkennt, bucht Anzahlungen direkt auf Aufwand. Das fällt erst im Abschluss auf, wenn die Zuordnung nicht mehr rekonstruierbar ist.

Zuverlässig sind drei Signale:

• Begriffe wie Abschlag, Abschlagsrechnung, Anzahlung, Teilrechnung, Akontozahlung
• Ein Hinweis auf eine noch nicht ausgeführte Leistung
• Bei der Schlussrechnung: Abzugspositionen mit Bezug auf frühere Rechnungsnummern

Wichtiger noch ist die Verrechnung. Wer Anzahlungen automatisiert verarbeitet, braucht einen Weg, die Schlussrechnung mit den Abschlägen zusammenzuführen, sonst entsteht der doppelte Ansatz maschinell und in Serie. Ohne Projektbezug als eigenes Ordnungsmerkmal ist das nicht automatisierbar.

Im Bau, im Handwerk und im Anlagenbau gehört der Fall deshalb vor der Einführung eines Vorsystems getestet: eine Abschlagsrechnung, eine Schlussrechnung mit Absetzung, eine Restrechnung ohne Absetzung. Ein Verfahren, das alle drei gleich behandelt, ist dafür nicht geeignet. Ein manueller Anteil bleibt dennoch: Ob die Absetzung vollständig ist, setzt die Kenntnis des Auftragsvolumens voraus, und die steht auf keinem Beleg.