SKR03 oder SKR04: Welcher Kontenrahmen für welche Kanzlei

Die Frage kommt in fast jedem Mandantengespräch auf, meistens in der Form: „Bei meinem alten Steuerberater war das aber die 8400."

Was unterscheidet SKR03 und SKR04?

SKR03 ordnet die Konten nach dem Geschäftsablauf, SKR04 nach der Gliederung der Bilanz gemäß § 266 HGB. Fachlich führen beide zum selben Jahresabschluss und beide sind für alle Rechtsformen geeignet. Der Unterschied liegt allein darin, unter welchen Nummern die Konten liegen.

Der SKR03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip: Die Konten stehen in der Reihenfolge, in der ein Betrieb sie durchläuft.

Der SKR04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip, also der Reihenfolge der Posten in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach §§ 266 und 275 HGB.

Der praktische Vorteil des SKR04 zeigt sich im Jahresabschluss: Die Summen- und Saldenliste liest sich bereits in der Struktur der späteren Bilanz. Im Alltag fällt dagegen vor allem der Erlösbereich auf. Was im SKR03 auf der 8400 liegt, liegt im SKR04 auf der 4400, und wer zwischen beiden Rahmen wechselt, verwechselt genau das.

Nach welchen Kriterien wird der Kontenrahmen gewählt?

In der Praxis entscheidet fast immer die Geschichte des Mandats, nicht eine fachliche Abwägung: Der Kontenrahmen des Vorberaters bleibt, weil ein Wechsel alle Vorjahresvergleiche zerstört, oder die Kanzlei führt alle Mandanten in einem Hausstandard, damit Mitarbeiter untereinander vertretbar bleiben.

Hinzu kommt eine regionale Prägung, für die es keine belastbaren Statistiken gibt: Der SKR03 ist im süddeutschen Raum stärker verbreitet, der SKR04 im Norden. Als grobe Tendenz gilt, dass der SKR03 häufiger bei Mandanten mit Einnahmenüberschussrechnung steht, der SKR04 in bilanzorientierten und größeren Einheiten.

Was kostet ein Wechsel des Kontenrahmens?

Ein Wechsel ist kein Knopfdruck. Sinnvoll ist ausschließlich der Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres, die Eröffnungsbilanzwerte müssen einzeln übergeleitet werden, sämtliche Automatismen hängen an Kontonummern, und der Vorjahresvergleich bricht, bis eine volle Periode im neuen Rahmen gebucht ist.

Steht ein Wechsel an, hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Bestandsaufnahme des Kontenplans. Nicht bebuchte Konten entfallen.
2. Zuordnung der individuellen Konten. Standardkonten übernimmt eine Umschlüsselungsliste, individuell angelegte nicht. Sie machen den größten Teil der Arbeit aus.
3. Anpassung aller Automatismen. Buchungsvorlagen, wiederkehrende Buchungen, Zahlungsverkehr, Kostenstellen, Schnittstellen, angelernte Kontierungsregeln.
4. Überleitung der Eröffnungsbilanzwerte. Jeder Saldo braucht ein Zielkonto, die Summe muss vorher und nachher identisch sein.
5. Auswertungen und Berichte. Sie verweisen auf Kontonummern und laufen ins Leere.
6. Testlauf mit einem abgeschlossenen Monat, bevor der laufende Betrieb betroffen ist.

Für den Vorjahresvergleich lassen sich die Vorjahreswerte einmalig überleiten. Wer das spart, hat zwölf Monate lang keine vergleichbaren Zahlen.

Gerechtfertigt ist der Aufwand bei einem konkreten Anlass: der Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft, der Vereinheitlichung eines übernommenen Bestands oder Abschlussarbeiten, die jedes Jahr an der Struktur hängen. Ein Systemwechsel ist kein solcher Anlass, weil beide Standardrahmen von praktisch jedem System unterstützt werden, siehe DATEV oder Lexware neue steuerkanzlei.

Was unterscheidet Kontenrahmen, Kontenplan und Kontenlänge?

Der Kontenrahmen ist das standardisierte Nummernsystem einer Jahresversion, der Kontenplan sind die tatsächlich geführten Konten eines Mandanten, und die Kontenlänge ist die Anzahl der Stellen der Sachkonten. Der Rahmen ist der Vorrat, der Plan die Auswahl daraus.

Kein Mandant führt den vollständigen Rahmen, und fast jeder führt eigene Konten, die darin nicht vorkommen.

Die Kontenlänge erzeugt bei der Übergabe von Buchungen die meisten stillen Fehler. Sie ist je Mandant eingestellt und bestimmt zugleich die Länge der Personenkonten, die üblicherweise eine Stelle mehr umfassen. Wird sie in einem Vorsystem falsch angenommen, entstehen Konten, die es nicht gibt, oder Buchungen laufen auf ein Konto, das etwas anderes bedeutet. Die Angabe gehört deshalb in jede Übergabedatei, siehe Buchungsstapel.

Debitoren und Kreditoren liegen in einem eigenen Nummernbereich und sind vom Kontenrahmen weitgehend unabhängig. Ein aufgebauter Kreditorenstamm übersteht einen Wechsel deshalb unbeschadet, die Sachkontenzuordnungen nicht.

Welcher Kontenrahmen passt zur Einnahmenüberschussrechnung?

Beide Rahmen lassen sich für die Einnahmenüberschussrechnung verwenden, und beide werden dafür verwendet. Die Zuordnung der Konten zu den Zeilen der amtlichen Anlage ist ohnehin hinterlegt. Bedeutsam wird die Frage nur bei individuell angelegten Konten, für die die Zuordnung ausdrücklich zu setzen ist.

Wird sie vergessen, fällt der Betrag am Jahresende in eine Sammelposition, und die Ursache liegt in einem unterjährig völlig unauffälligen Konto.

Der Wechsel zur Bilanzierung ist ein eigenständiger Vorgang mit Übergangsgewinn, aber einer der wenigen Anlässe, bei denen ein Wechsel des Rahmens ohnehin zu prüfen ist.

Wann lohnt sich ein Branchenkontenrahmen?

Ein Branchenkontenrahmen lohnt sich, wenn die zusätzlichen Konten tatsächlich für Auswertungen genutzt und nicht nur mitgeführt werden. Sein Nutzen liegt in vergleichbaren Kennzahlen über viele Mandanten derselben Branche, sein Preis in einem zusätzlichen Standard, den Mitarbeiter und Vorsysteme beherrschen müssen.

Wird die Gliederung nicht ausgewertet, erzeugt sie nur Aufwand. Dieselbe Detailtiefe lässt sich oft einfacher über Kostenstellen abbilden, ohne den Kontenplan aufzublähen.

Will ein Mandant seine Erlöse nach Geschäftsbereichen sehen, ist die individuelle Untergliederung eines Standardkontos der übliche Weg. Dabei sollten alle Bereiche derselben Endziffernlogik folgen, weil sich sonst nach einigen Jahren niemand mehr erinnert, welche Nummer wofür steht.

Was bedeutet der Kontenrahmen für die automatische Kontierung?

Für Software, die Belege selbst kontiert, ist der Kontenrahmen die Grundeinstellung. Ein Vorschlag auf 8400 ist im SKR04-Mandanten falsch, obwohl der erkannte Sachverhalt stimmt. Die Einstellung gehört deshalb an den Mandanten, nicht an die Kanzlei, und gelernte Zuordnungen müssen sich auf den Sachverhalt beziehen.

„Lieferant X bucht auf Bürobedarf" ist übertragbar, „Lieferant X bucht auf 4930" ist es nicht. Der individuelle Kontenplan schlägt zudem den Standardrahmen, denn ein Vorschlag auf ein nicht existierendes Konto erzeugt beim Import einen Fehler statt einer Buchung. Wer das trennt, nutzt denselben angelernten Bestand über beide Rahmen hinweg, siehe Wie KI Belege kontiert. Viele Konten tragen außerdem ihren Steuersatz in sich: Auf solchen Automatikkonten darf kein zusätzlicher Steuerschlüssel gesetzt werden.

Dasselbe gilt für Menschen: In Kontonummern gespeicherte Erfahrung wird zum Hindernis, sobald sich etwas ändert. Arbeitsanweisungen und Einarbeitungsunterlagen sollten deshalb Sachverhalte beschreiben und Nummern höchstens als Beispiel nennen.

Welche Fehler entstehen, wenn eine Kanzlei beide Rahmen führt?

Kanzleien mit beiden Rahmen kennen eine eigene Fehlerklasse, die aus dem Wechsel zwischen zwei Nummernwelten innerhalb eines Arbeitstags entsteht. Sie reicht von der Buchung auf ein Konto des anderen Rahmens bis zu angelernten Regeln, die den falschen Mandanten treffen.

Die erste Zeile ist harmlos, weil ein Konto aus dem falschen Rahmen im Zielmandanten meist gar nicht existiert. Die letzten beiden sind die teuren, weil sie systematisch und still wirken. Dagegen hilft, den Kontenrahmen sichtbar an jeden Mandanten zu hängen und Vorlagen auf Kontengruppen statt auf einzelne Nummern zugreifen zu lassen.

Was merkt der Mandant vom Kontenrahmen?

Für den Mandanten ist der Kontenrahmen zunächst unsichtbar. Bemerkbar wird er an drei Stellen: Die Auswertung sieht anders aus, eine eigene Vorkontierung passt nicht mehr, und ein Vorsystem, das Buchungen erzeugt, übergibt Nummern aus dem alten Rahmen.

Bei der Auswertung stimmen die Beträge, nur die Reihenfolge ändert sich. Wer das vorher anspricht, erspart sich die Rückfrage nach dem ersten Bericht.

Der dritte Punkt ist der einzige mit Termindruck. Ein Wechsel auf Seiten der Kanzlei erfordert eine Anpassung im Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm des Mandanten, und die macht niemand von allein. Er gehört in die Planung, nicht in die Nacharbeit.

Wann wird der Kontenrahmen festgelegt?

Der richtige Zeitpunkt ist die Aufnahme des Mandats, zusammen mit dem Übernahmestichtag und den übrigen Stammdaten. Nachträglich geändert wird die Festlegung selten, weil der Aufwand den Nutzen fast immer übersteigt. Wer neu anfängt, nimmt den Rahmen, in dem die eigenen Mitarbeiter sicher sind.

Wer einen Bestand übernimmt, lässt ihn, wie er ist, solange kein handfester Grund dagegen spricht. Und wer Software einsetzt, die Belege selbst kontiert, prüft als Erstes, ob sie den Kontenrahmen je Mandant kennt. Welche Angaben beim Start sonst noch feststehen sollten, behandelt der Beitrag zum Mandanten-Onboarding.