Kassenführung: Tagesaufzeichnung, TSE, Meldepflicht

Die Kasse ist der Bereich, in dem eine Betriebsprüfung am schnellsten zu einer Hinzuschätzung kommt. Der Grund ist die Beweislage: Bargeld hinterlässt keine Spur außer der, die der Betrieb selbst erzeugt.

Wie oft müssen Kasseneinnahmen aufgezeichnet werden?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das ist die strengste Frist der Buchführung: Bei unbaren Geschäftsvorfällen genügen zehn Tage, bei der Kasse nicht. Grund ist das Kassensturzprinzip, wonach der buchmäßige Bestand jederzeit mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld abgleichbar sein muss.

Ein Kassenbuch, das erst am Monatsende geschrieben wird, kann das nicht erfüllen, so sorgfältig es auch geführt sein mag.

Welche Arten der Kassenführung sind zulässig?

Zulässig sind zwei Wege: die offene Ladenkasse ohne Gerät, dafür mit täglichem Kassenbericht und Zählprotokoll, oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht und Mitteilung an das Finanzamt. Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu betreiben, besteht nicht.

Bei der offenen Ladenkasse ermittelt der Kassenbericht den Umsatz rechnerisch:

gezählter Kassenendbestand
- Kassenanfangsbestand
+ Ausgaben und Entnahmen
- Einlagen
= Tageseinnahme

Grundlage ist ein Zählprotokoll über das tatsächlich vorhandene Bargeld; ohne es ist der Kassenbericht eine Behauptung. Bei überschaubarem Bargeldverkehr ist dieser Weg praktikabel, bei hohem Aufkommen aufwendig.

Beim elektronischen Aufzeichnungssystem protokolliert die Sicherheitseinrichtung jede Aufzeichnung und schützt sie gegen nachträgliche Änderung. Jedem Kunden ist ein Beleg zur Verfügung zu stellen, ob er ihn mitnimmt oder nicht, und die Systeme sind dem Finanzamt elektronisch mitzuteilen.

Von der Einzelaufzeichnungspflicht sieht die Abgabenordnung eine Erleichterung vor, für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung. Zwei Einschränkungen werden übersehen: Sie gilt nicht beim Einsatz eines elektronischen Systems, denn wer einzeln aufzeichnen kann, muss es auch tun. Und sie betrifft Waren, nicht Dienstleistungen. Handel mit offener Ladenkasse darf also die Tagessumme über den Kassenbericht abbilden, alles Übrige braucht Einzelaufzeichnung.

Warum ist eine Tabellenkalkulation als Kassenbuch ungeeignet?

Eine Tabellenkalkulation erfüllt die verlangte Unveränderbarkeit nicht: Jede Zelle lässt sich überschreiben, Zeilen lassen sich löschen, und niemand kann später feststellen, dass es geschehen ist. Als Grundaufzeichnung ist sie ungeeignet, als Hilfsmittel für eine Nebenrechnung unproblematisch.

Dasselbe gilt für Notizzettel, Kalendereinträge und Fotos handschriftlicher Listen: Sie können Belege sein, sind aber keine ordnungsgemäße Kassenaufzeichnung.

Was unterscheidet Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenkonto?

Die drei Begriffe bezeichnen unterschiedliche Aufzeichnungen. Der Kassenbericht rechnet die Tageseinnahme aus dem gezählten Bestand zurück, das Kassenbuch hält alle Kassenbewegungen chronologisch fest, und das Kassenkonto ist ein Sachkonto der Buchführung und damit gerade keine Grundaufzeichnung.

Wird ein Kassenbuch erst aus den Buchungen der Kanzlei erzeugt, ist es keine Grundaufzeichnung, sondern eine Auswertung; der Betrieb hat dann keine Kassenaufzeichnung geführt. Ebenso wenig ersetzt der Kassenbericht das Kassenbuch: Er ermittelt die Tageseinnahme, sagt aber nichts über Ausgaben, Entnahmen und Einlagen.

Was gilt, wenn ein Betrieb mehrere Kassen führt?

Jeder Bargeldbestand ist gesondert aufzuzeichnen, weil nur so der jeweilige Bestand kassensturzfähig bleibt: Hauptkasse, Wechselgeldkasse, Portokasse, Handkassen einzelner Mitarbeiter und Bestände für Außeneinsätze. Übertragungen zwischen den Kassen sind als eigene Vorgänge festzuhalten, mit Datum, Betrag und beteiligten Beständen.

Fehlen diese Übertragungen, entstehen in der einen Kasse Fehlbeträge und in der anderen unerklärte Überschüsse. Verdeckt wird das dadurch, dass alle Bestände auf ein Kassenkonto laufen: Rechnerisch geht das auf, die Grundaufzeichnung nicht, und in einer Nachschau wird der einzelne Bestand gezählt.

Verwandt ist die Trinkgeldbehandlung in der Gastronomie: Trinkgelder, die dem Personal zufließen, sind keine Betriebseinnahmen. Werden sie über die Kasse vereinnahmt und später ausgekehrt, sind beide Vorgänge aufzuzeichnen. Trinkgelder an den Unternehmer selbst sind Betriebseinnahmen.

Was wird in einer Kassenprüfung beanstandet und angefordert?

Sechs Punkte tauchen in Prüfungen immer wieder auf: fehlendes Zählprotokoll, negative Kassenbestände, auffällig viele runde Beträge, nicht aufgezeichnete Privatentnahmen, fehlende Verfahrensdokumentation zum Kassensystem und nicht aufbewahrte Programmierprotokolle. Angefordert wird bei elektronischen Systemen zusätzlich der vollständige Datenexport im Format der Finanzverwaltung.

Der negative Bestand ist der gefährlichste Punkt, weil er sich nicht wegdiskutieren lässt: Eine Kasse kann nicht weniger als null enthalten. Angefordert werden außerdem Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems, Protokolle über Änderungen an Artikelstammdaten, Preisen und Bedienerkennungen, Zählprotokolle, Aufzeichnungen über Privatentnahmen und Einlagen sowie Belege über den Wareneinkauf für die Verprobung.

An den Programmierprotokollen scheitern die meisten Betriebe, weil niemand sie als Buchführungsunterlage erkennt. Sie belegen aber, dass keine Umsätze nachträglich aus dem Bestand genommen wurden. Und aus dem Wareneinkauf lässt sich der Umsatz überschlägig herleiten, weshalb Einkaufsbelege und Kassenaufzeichnung zusammengehören.

Kartenzahlungen sind keine Bareinnahmen: In der Kasse erfasst und als Ausgabe wieder ausgetragen, stimmt der Bestand nie mit dem Bargeld überein, sauberer ist ein Geldtransitkonto. Und ein negativer Bestand wird gelegentlich durch eine Einlage ausgeglichen, die nie stattgefunden hat: Damit wird aus einem Aufzeichnungsfehler eine unrichtige Aufzeichnung.

Welche Verprobungsmethoden setzt die Prüfung ein?

Vier Methoden kommen regelmäßig zum Einsatz: Geldverkehrs- und Vermögenszuwachsrechnung, Zeitreihenvergleich, Chi-Quadrat-Test und Ziffernanalyse sowie der Vergleich mit der Richtsatzsammlung. Alle vier entfalten Wirkung erst, wenn die Kassenführung formell angreifbar ist; ist sie es nicht, tragen statistische Auffälligkeiten allein keine Hinzuschätzung.

Die Geldverkehrs- und Vermögenszuwachsrechnung stellt verfügbare Mittel und Ausgaben samt privater Lebensführung gegenüber; eine Unterdeckung ist zu erklären. Der Zeitreihenvergleich betrachtet den Rohgewinnaufschlag über kurze Zeiträume. Chi-Quadrat-Test und Ziffernanalyse prüfen die Ziffernverteilung, weil erfundene Zahlen von der Erwartung abweichen. Die Richtsatzsammlung vergleicht mit branchenüblichen Aufschlagsätzen.

Die formellen Anforderungen entscheiden also darüber, wer im Zweifel etwas erklären muss.

Was passiert bei einer Kassennachschau?

Ein Prüfer darf ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten erscheinen und die Kassenführung prüfen, einschließlich Kassensturz: Der tatsächliche Bestand wird gezählt und mit dem buchmäßigen verglichen. Ergeben sich Beanstandungen, kann ohne weitere Ankündigung zu einer regulären Außenprüfung übergegangen werden.

Deshalb kann die Kassenführung nicht auf die Abschlussarbeiten warten, sie muss an jedem Tag stimmen. Mandanten mit Bargeldverkehr sollten wissen, wer Auskunft geben darf, wo die Unterlagen liegen und dass die Kanzlei umgehend zu informieren ist. Ebenso gehört der Ablauf am Tagesende besprochen. Eine Differenz ist nicht per se ein Mangel, ihre Vertuschung schon.

Die Kassenaufzeichnung bleibt Sache des Betriebs; die Kanzlei prüft auf Plausibilität, kann aber nicht feststellen, ob alle Bareinnahmen erfasst wurden. Bewährt hat sich eine monatliche Kontrolle: Kassenkonto auf negative Bestände und unplausible Höhe prüfen, Anteil runder Beträge überschlagen, Kartenumsätze gegen die Abrechnungen der Zahlungsdienstleister abgleichen. Voraussetzung sind zeitnah vorliegende Belege, also eine funktionierende digitale Belegstrecke und die Grundsätze der GoBD.

Wie werden Kassenbelege richtig erfasst?

Kassenbelege sind für eine automatische Verarbeitung der unangenehmste Belegtyp: Thermopapier, das verblasst, kleine Schrift, handschriftliche Ergänzungen und häufig gemischte Steuersätze auf wenigen Zentimetern. Wichtig sind deshalb frühes Erfassen, die Aufteilung nach Steuersätzen und die Zuordnung zum Zahlungsweg.

Ein Thermobon, der drei Monate im Auto liegt, ist womöglich nicht mehr lesbar; beim Kauf fotografiert, existiert ein Bild aus lesbarer Zeit. Trägt ein Beleg mehrere Steuersätze, etwa Speisen und Getränke oder Ware und Pfand, erzeugt ein System, das nur Gesamtbetrag und einen Steuersatz erkennt, falsche Vorsteuerbeträge. Ein bar bezahlter Beleg wandert gegen die Kasse oder die Privateinlage, ein mit Karte bezahlter gegen das Bankkonto: Wird der Zahlungsweg nicht erkannt, entstehen Doppelerfassungen oder Differenzen im Kassenbestand.

Zu trennen sind dabei Kassenbeleg und Kassenaufzeichnung: Der einzelne Bon belegt einen Aufwand, die Kassenaufzeichnung ist die Grundaufzeichnung der eigenen Einnahmen.

Was ist beim Wechsel des Kassensystems zu klären?

Der Wechsel eines Kassensystems ist der Zeitpunkt, an dem Kassendaten am häufigsten verloren gehen. Vier Punkte sind vorab zu klären: die Aufbewahrung der Altdaten, der Stichtag auf einem Tagesabschluss, die Mitteilung sowohl der Inbetriebnahme als auch der Außerbetriebnahme und die Fortschreibung der Verfahrensdokumentation.

Die Altdaten bleiben aufbewahrungspflichtig. Die Daten des alten Systems einschließlich der Protokolle der Sicherheitseinrichtung sind für die gesamte Frist auswertbar vorzuhalten. Vor der Außerbetriebnahme ist ein vollständiger Export zu erzeugen und zu prüfen, ob er sich außerhalb des Geräts lesen lässt. Näheres im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.

Der Stichtag gehört auf einen Tagesabschluss. Ein Wechsel mitten im Geschäftstag erzeugt zwei unvollständige Tagesabschlüsse und einen Bestand, der sich rechnerisch nicht überleiten lässt.

Die Mitteilungspflicht betrifft beide Vorgänge. Die Außerbetriebnahme wird regelmäßig vergessen, sodass der Finanzverwaltung ein System als aktiv gemeldet bleibt, das nicht mehr existiert.

Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben. Der Wechsel gehört als eigener Abschnitt hinein, mit Stichtag, Umfang des Exports und Angabe, wo die Altdaten liegen und wer Zugriff hat. Für die Kasse ist die Verfahrensdokumentation ohnehin kein allgemeiner Text: Sie muss Gerät, Konfiguration, Bedienerkennungen und den Umgang mit Stornos und Retouren beschreiben.