Kassenführung: Tagesaufzeichnung, TSE, Meldepflicht

Die Kasse ist der Bereich, in dem eine Betriebsprüfung am schnellsten zu einer Hinzuschätzung kommt. Der Grund ist nicht Böswilligkeit, sondern die Beweislage: Bargeld hinterlässt keine Spur außer der, die der Betrieb selbst erzeugt.

Die Grundregel

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das ist die strengste Frist der gesamten Buchführung. Bei unbaren Geschäftsvorfällen genügt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen, bei der Kasse nicht.

Der Grund liegt im Kassensturzprinzip: Der buchmäßige Bestand muss jederzeit mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld abgleichbar sein. Ein Kassenbuch, das erst am Monatsende geschrieben wird, kann diese Bedingung nicht erfüllen, und zwar unabhängig davon, wie sorgfältig es geführt wird.

Zwei zulässige Wege

Die offene Ladenkasse. Kein Gerät, keine Software, dafür strenge Aufzeichnungspflichten. Erforderlich ist ein täglicher Kassenbericht, der den Umsatz rechnerisch ermittelt:

gezählter Kassenendbestand
- Kassenanfangsbestand
+ Ausgaben und Entnahmen
- Einlagen
= Tageseinnahme

Grundlage ist ein Zählprotokoll über das tatsächlich vorhandene Bargeld. Ohne Zählprotokoll ist der Kassenbericht eine Behauptung. Bei kleineren Betrieben mit überschaubarem Bargeldverkehr ist dieser Weg praktikabel, bei hohem Bargeldaufkommen wird er schnell aufwendig.

Das elektronische Aufzeichnungssystem. Wer sich dafür entscheidet, unterliegt zusätzlichen Anforderungen:

• eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jede Aufzeichnung protokolliert und gegen nachträgliche Änderung schützt
• die Belegausgabepflicht: Jedem Kunden ist ein Beleg zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, ob er ihn mitnimmt
• die Mitteilungspflicht: Die eingesetzten Systeme sind dem Finanzamt elektronisch mitzuteilen

Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu betreiben, besteht nicht. Wer eine hat, muss sie aber richtig betreiben.

Warum die Tabellenkalkulation ausscheidet

Diese Frage kommt in jeder Kanzlei regelmäßig, und die Antwort ist eindeutig: Eine Tabelle erfüllt die Unveränderbarkeit nicht. Jede Zelle lässt sich überschreiben, Zeilen lassen sich löschen, und niemand kann später feststellen, dass es geschehen ist.

Als Grundaufzeichnung ist sie deshalb ungeeignet. Als Hilfsmittel für eine Nebenrechnung, deren Ergebnis in ein ordnungsgemäßes System übernommen wird, ist sie unproblematisch.

Dieselbe Überlegung gilt für Notizzettel, Kalendereinträge und Fotos von handschriftlichen Listen. Sie können Belege sein, sie sind aber keine ordnungsgemäße Kassenaufzeichnung.

Mehrere Kassen im selben Betrieb

Viele Betriebe führen ohne Absicht mehr als eine Kasse: die Hauptkasse im Büro, eine Wechselgeldkasse an der Theke, eine Portokasse, dazu Handkassen einzelner Mitarbeiter und ein Bestand für den Wochenmarkt oder für Außeneinsätze. Aufzeichnungspflichtig ist jeder dieser Bestände.

Daraus ergeben sich zwei Regeln. Erstens ist für jede Kasse gesondert aufzuzeichnen, weil nur so der jeweilige Bestand kassensturzfähig bleibt. Ein gemeinsames Kassenbuch über mehrere physisch getrennte Bestände lässt sich mit keiner Zählung abgleichen. Zweitens sind Übertragungen zwischen den Kassen als eigene Vorgänge festzuhalten, mit Datum, Betrag und beteiligten Beständen. Fehlen diese Übertragungen, entstehen in der einen Kasse Fehlbeträge und in der anderen unerklärte Überschüsse.

In der Buchführung wird das häufig dadurch verdeckt, dass alle Bestände auf ein einziges Kassenkonto laufen. Rechnerisch geht das auf, die Grundaufzeichnung stimmt aber nicht, und in einer Nachschau wird genau der einzelne Bestand gezählt, nicht die Summe.

Ein verwandter Fall ist die Trinkgeldbehandlung in der Gastronomie. Trinkgelder, die dem Personal zufließen, sind keine Betriebseinnahmen und gehören nicht in die Kasse des Betriebs. Werden sie über die Kasse vereinnahmt und später ausgekehrt, sind beide Vorgänge aufzuzeichnen, weil der Bestand sonst zweimal nicht stimmt. Trinkgelder an den Unternehmer selbst sind dagegen Betriebseinnahmen und ordnungsgemäß zu erfassen.

Die typischen Beanstandungen

Sechs Punkte tauchen in Prüfungen immer wieder auf:

• Kein Zählprotokoll bei offener Ladenkasse
• Negative Kassenbestände im Kassenbuch, rechnerisch unmöglich und damit ein sicheres Indiz für Lücken
• Runde Beträge in auffälliger Häufung, insbesondere gleichbleibende Tageseinnahmen
• Privatentnahmen ohne Aufzeichnung, sodass der Bestand nicht stimmt
• Fehlende Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Kassensystem
• Nicht aufbewahrte Programmierprotokolle bei elektronischen Systemen, etwa Änderungen an Artikelstammdaten oder Preisen

Der zweite Punkt ist der gefährlichste, weil er sich nicht wegdiskutieren lässt. Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten. Ein negativer Bestand beweist, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh erfasst wurden.

Die Einzelaufzeichnungspflicht und ihre Grenze

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen, auch im Kassenbereich. Für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung sieht die Abgabenordnung eine Erleichterung aus Zumutbarkeitsgründen vor. Diese Erleichterung wird in der Praxis überdehnt, weil zwei Einschränkungen übersehen werden.

Die erste: Sie gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird. Wer eine Kasse betreibt, die einzeln aufzeichnen kann, muss es auch tun. Die Zumutbarkeitsüberlegung greift nur dort, wo die Einzelaufzeichnung tatsächlich unzumutbar ist, also im Wesentlichen bei der offenen Ladenkasse.

Die zweite: Sie betrifft Waren, nicht Dienstleistungen. Bei Dienstleistungen ist der Kunde in aller Regel bekannt und der Vorgang einzeln zuzuordnen. Ein Dienstleistungsbetrieb kann sich deshalb nicht auf die Erleichterung berufen, auch wenn er bar abrechnet.

Praktisch bedeutet das eine klare Trennung im Mandantenbestand. Handel mit hohem Barumsatz und offener Ladenkasse: Tagessumme über den Kassenbericht ist zulässig. Alles Übrige: Einzelaufzeichnung, unabhängig von der Betriebsgröße.

Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenkonto sind drei verschiedene Dinge

Die Begriffe werden im Mandantengespräch synonym verwendet und stehen für unterschiedliche Aufzeichnungen mit unterschiedlichen Anforderungen.

Der praktisch bedeutsame Unterschied liegt zwischen der zweiten und der dritten Zeile. Das Kassenkonto in der Finanzbuchführung ist nachgelagert und ersetzt die Grundaufzeichnung nicht. Wird ein Kassenbuch erst aus den Buchungen der Kanzlei erzeugt, ist es keine Grundaufzeichnung, sondern eine Auswertung, und der Betrieb hat für den laufenden Zeitraum keine Kassenaufzeichnung geführt.

Ebenso wenig ersetzt der Kassenbericht das Kassenbuch. Er ermittelt die Tageseinnahme, sagt aber nichts über die einzelnen Ausgaben, Entnahmen und Einlagen aus, die gesondert festzuhalten sind. Beides zusammen ergibt die vollständige Aufzeichnung.

Was in der Prüfung angefordert wird

Bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem wird der vollständige Datenexport im vorgegebenen Format der Finanzverwaltung angefordert, einschließlich der Einzeldaten, der Stammdatenänderungen und der Protokolldaten der Sicherheitseinrichtung. Dieser Export ist eine Anforderung an das System, nicht an den Betrieb, und er sollte einmal vor der ersten Prüfung getestet worden sein.

Angefordert werden regelmäßig außerdem:

• die Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems
• Protokolle über Änderungen an Artikelstammdaten, Preisen und Bedienerkennungen
• die Zählprotokolle bei offener Ladenkasse
• Aufzeichnungen über Privatentnahmen und Einlagen
• die Belege über den Wareneinkauf, für die Verprobung
• die Beschreibung des eingesetzten Verfahrens

Der zweite Punkt ist derjenige, an dem die meisten Betriebe scheitern. Programmierprotokolle werden häufig nicht aufbewahrt, weil niemand sie als Buchführungsunterlage erkennt. Sie sind aber genau der Nachweis dafür, dass keine Umsätze durch nachträgliche Änderungen aus dem Bestand genommen wurden, und ihr Fehlen wiegt entsprechend schwer.

Der fünfte Punkt gehört zur Verprobung und überrascht viele Mandanten. Aus dem Wareneinkauf lässt sich der Umsatz überschlägig herleiten, insbesondere in Betrieben mit einem überschaubaren Sortiment und stabilen Aufschlägen. Wer den Einkauf vollständig erfasst und die Erlöse nicht, erzeugt genau die Differenz, die diese Rechnung sichtbar macht. Für die Beratung heißt das, dass Einkaufsbelege und Kassenaufzeichnung zusammen betrachtet werden sollten und nicht als getrennte Vorgänge.

Der letzte Punkt verweist auf die Verfahrensdokumentation: Für die Kasse ist sie kein allgemeiner Text, sondern muss das eingesetzte Gerät, seine Konfiguration, die Bedienerkennungen und den Umgang mit Stornos und Retouren beschreiben.

Verprobungsmethoden und was sie auslösen

Wenn die formelle Kassenführung Angriffsfläche bietet, folgen mathematische Verprobungen. Sie sind kein Beweis, sie kehren aber die Gesprächslage um, weil der Betrieb Auffälligkeiten erklären muss.

Geldverkehrsrechnung und Vermögenszuwachsrechnung. Gegenübergestellt werden verfügbare Mittel und getätigte Ausgaben einschließlich der privaten Lebensführung. Ergibt sich eine Unterdeckung, ist sie zu erklären.

Zeitreihenvergleich. Der Rohgewinnaufschlag wird über kurze Zeiträume hinweg betrachtet. Auffällig sind starke Schwankungen ohne betrieblichen Grund, insbesondere systematisch niedrigere Aufschläge in einzelnen Wochen.

Chi-Quadrat-Test und Ziffernanalyse. Untersucht wird die Verteilung der Ziffern in den aufgezeichneten Beträgen. Frei erfundene Zahlen weichen von der zu erwartenden Verteilung ab, weil Menschen bestimmte Ziffern bevorzugen.

Richtsatzsammlung. Der Betrieb wird mit branchenüblichen Aufschlagsätzen verglichen. Eine Abweichung nach unten ist erklärungsbedürftig.

Alle vier Methoden haben eine gemeinsame Voraussetzung: Sie entfalten Wirkung erst, wenn die Kassenführung formell angreifbar ist. Ist sie es nicht, bleibt es bei der Beweiskraft der Buchführung, und statistische Auffälligkeiten allein tragen keine Hinzuschätzung. Das ist der eigentliche wirtschaftliche Grund, warum die formellen Anforderungen ernst zu nehmen sind: Sie entscheiden darüber, wer im Zweifel etwas erklären muss.

Ein Prüfschema für Mandanten mit Bargeldverkehr

Der vierte Punkt verdient eine Erläuterung, weil er der häufigste Bearbeitungsfehler auf Seiten der Buchführung ist. Kartenzahlungen sind keine Bareinnahmen. Werden sie dennoch zunächst in der Kasse erfasst und anschließend als Ausgabe wieder ausgetragen, führt das zu einem Kassenbestand, der nie mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmt. Zulässig bleibt eine solche Erfassung nur, wenn sie durchgängig nachvollziehbar ist und der Bargeldbestand jederzeit rechnerisch korrekt bleibt. Der sauberere Weg ist, unbare Umsätze von vornherein über ein Geldtransitkonto zu führen.

Der dritte Punkt ist der, bei dem am häufigsten die falsche Reaktion erfolgt. Ein negativer Kassenbestand wird gelegentlich durch eine nachträgliche Einlage ausgeglichen, ohne dass eine Einlage stattgefunden hat. Damit wird aus einem Aufzeichnungsfehler eine unrichtige Aufzeichnung, und die Lage verschlechtert sich erheblich.

Die Kassennachschau

Ein Prüfer darf ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten erscheinen und die Kassenführung prüfen. Dazu gehört der Kassensturz: Der tatsächliche Bestand wird gezählt und mit dem buchmäßigen verglichen.

Ergeben sich Beanstandungen, kann ohne weitere Ankündigung zu einer regulären Außenprüfung übergegangen werden. Das ist der Grund, warum die Kassenführung nicht auf die Abschlussarbeiten warten kann: Sie muss an jedem einzelnen Tag stimmen.

Für die Kanzlei folgt daraus eine Beratungsaufgabe, die nichts mit Buchführung zu tun hat: Mandanten mit Bargeldverkehr sollten wissen, was bei einer Nachschau passiert, welche Unterlagen dann vorzulegen sind und wer im Betrieb Auskunft geben darf.

Digitale Belegstrecke und Kasse

Kassenbelege sind für eine automatische Verarbeitung der unangenehmste Belegtyp: Thermopapier, das verblasst, kleine Schrift, handschriftliche Ergänzungen, häufig gemischte Steuersätze auf wenigen Zentimetern.

Zwei Punkte helfen im Alltag:

Frühes Erfassen. Ein Thermobon, der drei Monate im Auto liegt, ist unter Umständen nicht mehr lesbar. Ist er beim Kauf fotografiert, existiert ein Bild aus einer Zeit, in der er noch lesbar war. Das ist zugleich die Sicherung im Sinne der zeitgerechten Erfassung.

Getrennte Behandlung von Kassenbeleg und Kassenaufzeichnung. Der einzelne Bon ist ein Beleg für einen Aufwand. Die Kassenaufzeichnung des Betriebs ist etwas anderes, nämlich die Grundaufzeichnung der eigenen Einnahmen. Beides in denselben Ablauf zu werfen, führt regelmäßig dazu, dass eines von beiden nicht ordnungsgemäß geführt wird.

Für die maschinelle Verarbeitung kommen zwei technische Punkte hinzu. Kassenbelege tragen häufig mehrere Steuersätze auf einem Beleg, etwa Speisen und Getränke oder Ware und Pfand. Ein System, das nur einen Gesamtbetrag und einen Steuersatz erkennt, erzeugt hier systematisch falsche Vorsteuerbeträge. Erforderlich ist eine Aufteilung nach Steuersätzen, die der Beleg selbst ausweist und die übernommen werden muss.

Zweitens ist die Zuordnung zum Zahlungsweg entscheidend. Ein bar bezahlter Beleg wandert gegen die Kasse oder gegen die Privateinlage, ein mit Karte bezahlter gegen das Bankkonto. Wird der Zahlungsweg nicht erkannt, entstehen entweder Doppelerfassungen bei der späteren Zuordnung der Bankumsätze oder Differenzen im Kassenbestand. Die Frage nach dem Zahlungsweg gehört deshalb an den Anfang der Erfassung und nicht in die Nachbearbeitung.

Wenn das Kassensystem gewechselt wird

Der Wechsel eines Kassensystems ist der Zeitpunkt, an dem Kassendaten am häufigsten verloren gehen, und er wird meist unter rein betrieblichen Gesichtspunkten geplant.

Vier Punkte sind vorab zu klären.

Die Altdaten bleiben aufbewahrungspflichtig. Die Daten des alten Systems einschließlich der Protokolle der Sicherheitseinrichtung sind für die gesamte Frist auswertbar vorzuhalten. Ein Gerät, das zurückgegeben oder verschrottet wird, nimmt sie andernfalls mit. Vor der Außerbetriebnahme ist deshalb ein vollständiger Export zu erzeugen und zu prüfen, ob er sich auch außerhalb des Geräts lesen lässt. Was das für Fristen und Archivierung bedeutet, steht im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.

Der Stichtag gehört auf einen Tagesabschluss. Ein Wechsel mitten im Geschäftstag erzeugt zwei unvollständige Tagesabschlüsse und einen Bestand, der sich rechnerisch nicht überleiten lässt. Sinnvoll ist der Wechsel nach dem Kassenschluss, mit dokumentiertem Endbestand des alten und Anfangsbestand des neuen Systems.

Die Mitteilungspflicht betrifft beide Vorgänge. Sowohl die Inbetriebnahme des neuen als auch die Außerbetriebnahme des alten Systems sind mitzuteilen. Der zweite Teil wird regelmäßig vergessen, mit der Folge, dass der Finanzverwaltung ein System als aktiv gemeldet bleibt, das gar nicht mehr existiert.

Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben. Der Wechsel selbst gehört als eigener Abschnitt hinein, mit Stichtag, Umfang des Exports und Angabe, wo die Altdaten liegen und wer Zugriff hat.

Die Beratungsaufgabe im Mandat

Kassenführung ist der Bereich, in dem die Kanzlei am wenigsten selbst tun kann und am meisten erklären muss. Die Aufzeichnung entsteht täglich im Betrieb, oft durch Personen, die weder steuerlich geschult noch dauerhaft beschäftigt sind. Was in der Kanzlei ankommt, ist das Ergebnis, nicht der Vorgang.

Drei Punkte lohnen ein einmaliges Gespräch mit jedem Mandanten mit nennenswertem Bargeldverkehr.

Erstens der Ablauf am Tagesende: Wer zählt, wer schreibt auf, wo wird das Protokoll abgelegt, was passiert bei Abweichungen zwischen Zählung und Systembestand. Eine Differenz ist nicht per se ein Mangel, ihre Vertuschung schon. Kleine Kassendifferenzen werden aufgezeichnet und erklärt, nicht ausgeglichen.

Zweitens das Verhalten bei einer unangekündigten Nachschau: wer Auskunft geben darf, wo die Unterlagen liegen, welche Zugänge zum Kassensystem benötigt werden und dass die Kanzlei umgehend informiert werden sollte. Diese drei Sätze ersparen im Ernstfall erhebliche Unruhe.

Drittens die Abgrenzung der Verantwortung. Die Kassenaufzeichnung ist Sache des Betriebs. Die Kanzlei prüft im Rahmen der Buchführung auf Plausibilität, sie kann aber nicht feststellen, ob alle Bareinnahmen erfasst wurden, weil ihr dafür jede Grundlage fehlt. Diese Abgrenzung sollte dokumentiert sein, und sie ist zugleich der Grund, warum Hinweise auf formelle Mängel schriftlich erfolgen sollten.

Für die laufende Arbeit hat sich eine schlichte monatliche Kontrolle bewährt: Kassenkonto auf negative Bestände prüfen, Bestand auf unplausible Höhe prüfen, Anteil runder Beträge überschlagen und Kartenumsätze gegen die Abrechnungen der Zahlungsdienstleister abgleichen. Vier Prüfungen, die zusammen wenige Minuten kosten und die Auffälligkeiten finden, die sonst erst Jahre später in einer Prüfung auftauchen, wenn sich keine davon mehr aufklären lässt. Grundlage dafür ist, dass die Belege überhaupt zeitnah vorliegen, was ohne eine funktionierende digitale Belegstrecke und ohne die Grundsätze der GoBD nicht zu haben ist.