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docunest Kanzlei · Neu: Outlook in docunest

Outlook. Jetzt in docunest.

Mails lesen und beantworten und dabei sofort sehen, welcher Mandant schreibt und was bei ihm offen ist. Aus der Mail wird ein Auftrag, ein Beleg in der Buchhaltung oder eine Anforderung fehlender Unterlagen, ohne Wechsel zwischen Outlook, Mandantenordner und Excel-Liste.

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✓ Ab Premium enthalten·✓ Auch Sammelpostfächer·✓ Mails bleiben im Browser

Outlook in docunest zeigt das Microsoft-365-Postfach jedes Mitarbeiters und die Sammelpostfächer der Kanzlei direkt im docunest-Dashboard. Sie lesen, suchen, antworten und schreiben neue Mails wie in Outlook. Dazu kommt, was Outlook nicht kann: An jeder Mail steht der erkannte Mandant, und mit einem Klick wird aus der Mail ein Auftrag, ein Beleg oder eine Anforderung.

Microsoft 365 mit Sammelpostfächern
Postfach
An jeder Mail erkannt
Mandant
Ab Premium ohne Aufpreis
Preis

Weniger Fenster. Mehr erledigt.

Ein Fenster statt vier

Mails, Aufträge, Belege und der Stand des Mandanten liegen nebeneinander. Kein Wechsel mehr zwischen Outlook, Mandantenordner und Excel-Liste.

Der Mandant an jeder Mail

docunest erkennt den Mandanten an der Adresse und zeigt ihn schon in der Liste. Sie sehen, wer schreibt, bevor Sie die Mail öffnen.

Aus der Mail wird ein Auftrag

Neuer Auftrag mit Steuerberater, Priorität und Checkliste, oder an einen bestehenden hängen. Die Mail liegt als PDF am Auftrag, der Auftrag als Link an der Mail.

Anhänge direkt in die Buchhaltung

Rechnungen aus der Mail per Haken in den Belegeingang des Mandanten. Dort liest die KI sie aus und kontiert sie wie jeden anderen Beleg.

Fehlendes aus der Mail anfordern

Schreibt der Mandant „die Spendenquittung reiche ich nach“, markieren Sie die Stelle. Die Anforderung mit Upload-Link steht danach in Ihrer Antwort.

Mails bleiben bei Microsoft

docunest verbindet sich direkt aus Ihrem Browser mit Microsoft 365. Mailinhalte und Zugangsdaten laufen nicht über unsere Server.

Vier Dinge, die Sie direkt an der Mail erledigen

Lesen und antworten

  • Unterhaltungen mit dem ganzen Verlauf, auch über Ordner hinweg
  • Antworten, weiterleiten, neue Mails mit Signatur und großen Anhängen
  • Sammelpostfächer wie info@ oder lohn@ im selben Fenster

Auftrag anlegen

  • Neuer Auftrag oder an einen bestehenden hängen
  • Steuerberater, Priorität, Checkliste und Labels gleich mit
  • Der Auftrag steht danach als Link neben der Mail

In die Buchhaltung

  • Anhänge per Haken als Beleg in den Belegeingang
  • Für alle Mandanten mit KI-Buchhaltung
  • Auslesen und Kontieren wie bei jedem anderen Beleg

Anfordern und antworten

  • Die markierte Stelle wird zur Anforderung, etwa „Spendenquittung 2025“
  • Der Upload-Link steht direkt in Ihrer Antwort
  • KI-Entwurf mit dem Stand des Mandanten, Sie senden selbst

Häufige Fragen zu Outlook in docunest

Was ist der Unterschied zum Outlook-Add-in?
Das Add-in bringt docunest in Outlook: Sie arbeiten in Outlook und legen einzelne Mails in docunest ab. Outlook in docunest geht den umgekehrten Weg und holt das Postfach in docunest. Wer den Tag in docunest verbringt, muss für Mails nicht mehr in Outlook wechseln. Beides lässt sich nebeneinander nutzen.
Hat docunest Zugriff auf unser Postfach?
Outlook in docunest verbindet sich mit den Rechten des angemeldeten Mitarbeiters direkt aus seinem Browser mit Microsoft 365. Mailinhalte, Anhänge und Zugangsdaten liegen nicht auf den Servern von docunest. An docunest gehen nur die Adressen der angezeigten Mails, damit der Mandant erkannt wird, und was Sie selbst ablegen, in die Buchhaltung geben oder für einen Antwortentwurf verwenden. Einen Abgleich im Hintergrund gibt es nicht.
Welche Postfächer werden unterstützt?
Postfächer in Microsoft 365 mit Geschäftskonto, dazu alle Sammelpostfächer wie info@ oder lohn@, auf die der Mitarbeiter in Microsoft 365 Zugriff hat. Postfächer auf einem eigenen Exchange-Server oder bei anderen Anbietern per IMAP werden nicht unterstützt.
Was muss unsere IT einrichten?
Nichts installieren. Ein Administrator Ihres Microsoft-365-Kontos gibt docunest einmal für die Kanzlei frei, den Link dafür bietet docunest beim ersten Verbinden an. Danach meldet sich jeder Mitarbeiter einmal mit seinem Microsoft-Konto an und bleibt verbunden, solange er in seinem Browser bei Microsoft angemeldet ist.
Verschickt die KI Antworten selbst?
Nein. Der Entwurf erscheint in Ihrer Antwort, Sie prüfen und ergänzen ihn und senden selbst. Er kennt den Stand des Mandanten, etwa welche Unterlagen noch fehlen. Die KI läuft auf Servern in der EU, Mailtexte Ihrer Mandanten gehen nicht in die USA.
Funktioniert das auch auf dem Smartphone?
Outlook in docunest ist für die Arbeit am Rechner gebaut und läuft in jedem aktuellen Browser. Unterwegs nutzen Sie für Mails weiter die Outlook-App, Aufträge haben Sie im docunest-Dashboard auch auf dem Smartphone.
Was kostet Outlook in docunest?
Outlook in docunest ist ab dem Premium-Tarif ohne Aufpreis enthalten. Die Aktionen an der Mail nutzen Ihre gebuchten Bereiche: Aufträge anlegen mit den Aufträgen, Belege übergeben mit der KI-Buchhaltung, Unterlagen anfordern mit dem Dateiaustausch.

Weitere Funktionen entdecken

Der Tag beginnt im Postfach. Ab jetzt in docunest.

In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihre Mails in docunest aussehen.

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Alle Funktionen im Überblick
✓ DSGVO-konform·✓ Hosting in Deutschland·✓ DATEV-Integration
Baktash Hossainzadeh

Von · Co-Founder und Geschäftsführer, docunest GmbH

Co-Founder und Geschäftsführer von docunest. Arbeitet seit Jahren an den Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware und der DATEV.

Veröffentlicht am