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docunest Kanzlei · Outlook-Add-in

Mandanten-Mails direkt aus Outlook ablegen.

Anhänge speichern, Mandantenordner suchen, Auftrag anlegen, fehlende Belege nachsehen, Antwort tippen: fünf Handgriffe für eine einzige Mail. Mit dem Outlook-Add-in erledigen Sie das direkt neben der Mail.

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✓ Kein Zugriff aufs Postfach·✓ Ablage im DATEV-DMS·✓ KI-Server in der EU

Das Outlook-Add-in bringt docunest in Ihr Postfach. Sie hängen eine Mail mit allen Anhängen an einen Auftrag, legen sie beim Mandanten oder im DATEV-DMS ab, lassen eine Antwort vorbereiten oder fordern Unterlagen an, ohne Outlook zu verlassen. docunest sieht dabei nur die Mail, die Sie öffnen, und überträgt nur, was Sie anklicken.

Nur die geöffnete Mail
Zugriff
Auftrag · Mandant · DATEV-DMS
Ablage
Web, Windows und Mac
Outlook
Baktash Hossainzadeh

Von · Co-Founder und Geschäftsführer, docunest GmbH

Co-Founder und Geschäftsführer von docunest. Arbeitet seit Jahren an den Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware und der DATEV.

Veröffentlicht am

Warum die Arbeit im Postfach beginnt und dort nicht hängen bleibt

Ein Klick statt fünf Handgriffe

Die Mail landet als PDF am Auftrag, jeder Anhang als eigene Datei. Kein Speichern, kein Ordnersuchen.

Mandant sofort erkannt

docunest erkennt den Mandanten an der Absenderadresse und schlägt seine offenen Aufträge vor.

Sehen, was noch offen ist

Offene Aufträge, angeforderte Unterlagen und Zahlungen ohne Beleg stehen direkt neben der Mail.

Ins DATEV-DMS mit Ordner und Register

Mail und Anhänge gehen als eigene Dokumente ins DMS des Mandanten. Ihre letzte Ordnerwahl merkt sich das Add-in.

Antwort, die den Stand kennt

Der Entwurf weiß, welche Belege beim Mandanten noch fehlen, und antwortet in der Sprache der Mail.

Mandatsgeheimnis gewahrt

Keine Freigabe für das ganze Postfach, kein Abgleich im Hintergrund. Übertragen wird nur, was Sie anklicken.

Vier Dinge, die Sie direkt aus der Mail erledigen

Am Auftrag ablegen

  • An einen offenen Auftrag hängen oder einen neuen anlegen
  • Sachbearbeiter beim neuen Auftrag gleich festlegen
  • Die Ablage erscheint im Verlauf des Auftrags

Ins DATEV-DMS übertragen

  • Mail als PDF und jeder Anhang als eigenes Dokument
  • Ordner und Register frei wählen
  • Für alle Mandanten mit DATEV-Anbindung

Antwort vorbereiten

  • Entwurf aus der Mail und dem Stand des Mandanten
  • Offene Punkte als Platzhalter markiert, etwa [Termin]
  • Öffnet sich als Antwort, Sie prüfen und senden selbst

Sicher senden und anfordern

  • Dateien aus der Mail, dem DATEV-DMS oder vom Computer per geschütztem Link
  • Unterlagen per Liste anfordern, docunest erinnert den Mandanten
  • Der Link steht direkt in Ihrer Mail

Häufige Fragen zum Outlook-Add-in

Hat docunest Zugriff auf unser Postfach?
Nein. Das Add-in arbeitet nur mit der Mail, die Sie gerade geöffnet haben. Beim Öffnen gleicht es die Absender- und Empfängeradressen mit Ihren Mandanten ab. Mailtext und Anhänge überträgt es erst, wenn Sie auf Ablegen, Senden oder Antworten klicken. Es gibt keine Freigabe für das ganze Postfach und keinen Abgleich im Hintergrund.
Mit welchen Outlook-Versionen funktioniert das Add-in?
Mit Outlook im Web, dem neuen Outlook für Windows, Outlook für Mac und dem klassischen Outlook für Windows ab Version 2021 oder mit Microsoft 365. Outlook auf dem Smartphone wird nicht unterstützt.
Wie kommt das Add-in in unser Outlook?
Einzelne Mitarbeiter laden die Add-in-Datei in docunest unter „Outlook-Add-in“ herunter und fügen sie in Outlook über „Add-ins abrufen“ hinzu. Für die ganze Kanzlei verteilt Ihre IT das Add-in einmal zentral über das Microsoft 365 Admin Center. Danach verbindet jeder Mitarbeiter Outlook einmalig mit einem Code aus docunest.
Wo landet eine abgelegte Mail?
Je nach Wahl am Auftrag, bei den E-Mails des Mandanten oder im DATEV-DMS. Die Mail selbst wird als PDF abgelegt, jeder Anhang als eigene Datei. Eingebettete Bilder wie Logos aus der Signatur fallen dabei weg.
Verschickt die KI Antworten selbst?
Nein. Der Entwurf öffnet sich als Antwort in Outlook, Sie prüfen und ergänzen ihn und senden selbst. Was docunest nicht wissen kann, etwa eine fachliche Auskunft oder einen Termin, steht als Platzhalter im Text. Die KI läuft auf Servern in der EU, Mailtexte Ihrer Mandanten gehen nicht in die USA.
Brauchen wir dafür die DATEV-Schnittstelle?
Für die Ablage am Auftrag oder beim Mandanten nicht. Wer Mails und Anhänge direkt ins DATEV-DMS übertragen will, braucht die DATEV-Schnittstelle von docunest und eine DATEV-Anbindung des Mandanten.
Was kostet das Outlook-Add-in?
Das Add-in ist ab dem Premium-Tarif ohne Aufpreis enthalten, wenn Ihre Kanzlei den Dateiaustausch, die Aufträge oder die DATEV-Schnittstelle nutzt. Wir schalten es für Ihre Kanzlei frei.

Weitere Funktionen entdecken

Das Mandatsgeheimnis endet nicht am Posteingang.

In einer Demo zeigen wir Ihnen das Add-in in Ihrem eigenen Outlook.

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Alle Funktionen im Überblick
✓ DSGVO-konform·✓ Hosting in Deutschland·✓ DATEV-Integration