Rechnungen schreiben
Bevor du die erste Rechnung anlegen kannst, fragt das Portal deine Rechnungsdaten ab. Danach ist der Weg immer derselbe: Kunde wählen, Positionen eintragen, Rechnung stellen.
Rechnungsdaten hinterlegen
Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung. Du erreichst sie über das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Rechnungsliste, gespeichert wird beim Tippen.
- Unternehmen: Firmenname ist Pflicht, dazu E-Mail, Telefon und Anschrift. Das Firmenlogo ziehst du ins Feld, erlaubt sind PNG und JPG bis 2 MB.
- Bankverbindung: Kreditinstitut, IBAN und BIC, sie stehen im Fuß der Rechnung.
- Steuern: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, mindestens eine der beiden erscheint auf der Rechnung. Der Schalter Kleinunternehmer (§ 19 UStG) schaltet die Umsatzsteuer für neue Rechnungen ab. Welche Angaben für dich gelten, sagt dir deine Kanzlei.
- Nummernkreis: Kürzel und nächste Nummer, getrennt für Rechnungen und Angebote.
- Standardpositionen: Leistungen, die du immer wieder abrechnest. Sie erscheinen als Vorschlag, sobald du ins Beschreibungsfeld klickst.
- E-Mail & Buchhaltung: Betreff und Text der E-Mail, mit der deine Rechnungen an Kunden gehen. Die Platzhalter wie Rechnungsnummer oder Betrag setzt das Portal beim Senden ein. Außerdem der Schalter, ob fertige Rechnungen automatisch an die Buchhaltung deiner Kanzlei gehen.
Kunden anlegen
Kunden pflegst du direkt im Rechnungsblatt. Klicke oben auf "An wen?" und suche nach Name oder Firma. Ganz unten in der Liste steht Neuen Kunden anlegen: Nötig sind Name oder Firma, Straße, Postleitzahl und Ort, die E-Mail-Adresse ist freiwillig.
Über das Stift-Symbol korrigierst du eine Adresse. Änderungen gelten für künftige Rechnungen, gestellte behalten die Adresse von damals.
Ist dein Mandat mit der Buchhaltung deiner Kanzlei verbunden, erscheint zusätzlich der Block Aus der Buchhaltung. Ein Klick übernimmt einen dieser Kunden samt Adresse und Kundennummer.
Rechnung schreiben und stellen
Klicke in der Liste auf Rechnung schreiben. Das Blatt sieht aus wie die fertige Rechnung, alles Anklickbare änderst du direkt darin.
- Empfänger wählen über "An wen?"
- Rechnungsart prüfen. Die Überschrift ist ein Knopf: Rechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung
- Daten setzen. Ein Klick auf den Leistungszeitraum öffnet Rechnungsdatum, Umsatzsteuer mit 19 oder 7 Prozent und die Käuferreferenz
- Positionen eintragen. Je Zeile Beschreibung, Menge und Nettopreis, die Summen rechnen mit
- Zahlungsziel festlegen. Ein Klick auf den Satz unten öffnet den Kalender
Gespeichert wird laufend. Über das Augensymbol öffnest du die Vorschau als PDF, genau so bekommt dein Kunde sie. Sind die drei Haken gesetzt, also Empfänger, Leistung und Betrag, heißt der große Knopf Rechnung stellen.
Erst mit diesem Klick bekommt die Rechnung ihre Nummer, das PDF wird archiviert und das Dokument ist fest. Verschickt wird dabei noch nichts.
Per E-Mail senden
Öffne die gestellte Rechnung und wähle rechts Per E-Mail senden. Empfänger, Betreff und Text sind vorbefüllt und lassen sich für diese eine Mail ändern, das PDF hängt automatisch an. Antworten deines Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus deinen Rechnungsdaten, auf Wunsch bekommst du eine Kopie. Danach steht in der Liste, wann die Rechnung per E-Mail rausging. Du kannst das PDF natürlich auch weiter herunterladen und selbst verschicken.
Für Rechnungen, die sich jeden Monat wiederholen, gibt es wiederkehrende Rechnungen.
Was danach noch geht
Ändern lässt sich eine gestellte Rechnung nicht mehr, löschen auch nicht. Eine ausgestellte Rechnung mit vergebener Nummer muss nachvollziehbar bleiben.
- Stornieren: Öffne die Rechnung und wähle rechts Stornieren, ein Grund ist freiwillig. Sie trägt danach den Vermerk "Storniert", bleibt in der Liste, zählt aber nicht mehr als offene Forderung. Rückgängig geht das nicht.
- Als bezahlt markieren: Ist das Geld eingegangen, wechselt der Status in der Liste. Am PDF ändert sich nichts.
- Als Entwurf duplizieren: Legt eine neue Rechnung mit demselben Empfänger und denselben Positionen an.
- Regelmäßig wiederholen: Macht aus der Rechnung eine wiederkehrende Rechnung.
- In die Buchhaltung übernehmen: Legt die Rechnung in den Belegeingang deiner Kanzlei. Ist die automatische Übergabe eingeschaltet, passiert das schon beim Stellen.
Nur ein Entwurf lässt sich wirklich verwerfen, über das Papierkorb-Symbol oder das Drei-Punkte-Menü in der Liste. Er ist danach weg, ohne verbrauchte Nummer.
Aus einem Angebot eine Rechnung machen
Angebote schreibst du im Portal genauso wie Rechnungen. Nimmt dein Kunde ein Angebot an, markierst du es als angenommen und machst daraus mit einem Klick einen Rechnungsentwurf. Den prüfst und stellst du wie oben beschrieben.