E-Rechnungspflicht: Welche Fristen für welchen Mandanten gelten

Für Kanzleien ist die E-Rechnung kein Termin, sondern zwei. Der erste ist längst verstrichen, der zweite steht im Januar 2027 an, und dazwischen liegt genau die Phase, in der die Mandanten anrufen.

Gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen bereits?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Praktisch genügt ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Formate annimmt, denn einen bestimmten Übertragungsweg schreibt der Gesetzgeber nicht vor.

Die eigentliche Frage ist deshalb, was mit einer angekommenen Rechnung danach geschieht. Wer eine XRechnung als unleserliche XML-Datei im Postfach findet und sie ignoriert, hat ein umsatzsteuerliches Problem, kein technisches.

Ab wann muss wer eine E-Rechnung ausstellen?

Beim Ausstellen greift eine Staffelung nach Vorjahresumsatz. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Vorjahr müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch fassen, alle übrigen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Vorher besteht keine Pflicht zum strukturierten Format.

Für den Stichtag 1. Januar 2027 kommt es auf das Kalenderjahr 2026 an, weshalb die Prüfung jetzt in die Kanzlei gehört und nicht im Dezember. Für EDI-Verfahren gilt eine eigene Übergangsregelung bis Ende 2027; hier ist gesondert zu prüfen, ob das Format der Norm EN 16931 entspricht.

Welche Umsätze sind von der Pflicht ausgenommen?

Die Pflicht greift nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatpersonen unabhängig vom Betrag, Rechnungen an Empfänger im Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Der letzte Punkt betrifft mehr Mandate, als es wirkt: Ärzte, Versicherungsvermittler und Vermieter mit steuerfreier Vermietung fallen ganz oder teilweise heraus. Wer im gemischten Fall pauschal umstellt, macht nichts falsch, wer pauschal verzichtet, unter Umständen schon.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind zwei verbreitet: XRechnung als reines XML, maschinell eindeutig und ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar, sowie ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931, eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML.

Für die Kanzleipraxis ist ZUGFeRD meist der ruhigere Weg, weil beide Seiten bedient werden. Ein Punkt führt dabei regelmäßig zu Streit: Bei einem Hybridformat ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht das Bild. Wer selbst fakturiert, prüft deshalb nicht nur, ob eine Datei entsteht, sondern ob ihr XML valide ist.

Wie prüft die Kanzlei die Grenze von 800.000 Euro?

Die Kanzlei rechnet den Gesamtumsatz 2026 aus der laufenden Buchführung hoch, weil der endgültige Wert erst nach dem Stichtag feststeht. Mandanten zwischen etwa 700.000 und 900.000 Euro gehören in dieselbe Gruppe wie die eindeutig betroffenen, sonst fehlt ihnen am Stichtag jede Vorbereitung.

Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz, betroffen sind aber nur die inländischen Umsätze an andere Unternehmen. Sie entscheidet über den Stichtag, nicht über den Umfang der Arbeit. Wie groß der B2B-Anteil ist, sagt die laufende Buchführung, ohne Rückfrage beim Mandanten.

Welche Mandantentypen sind wie betroffen?

Die Ausstellungspflicht betrifft wenige Mandanten früh, die Empfangsseite alle sofort. Über die Einordnung entscheiden drei Merkmale: Vorjahresumsatz, Anteil inländischer B2B-Umsätze und eine mögliche Steuerbefreiung. Auch wer unter der Grenze liegt, bekommt ab 2027 E-Rechnungen von größeren Lieferanten, für ihn ist der Eingang das dringendere Thema.

Der Handwerksbetrieb mit 1,4 Millionen Euro Umsatz. Über der Grenze, ab Januar 2027 verpflichtet. Für Privatkunden bleibt alles beim Alten, für den gewerblichen Teil ist umzustellen. Zu klären ist, ob das Rechnungsprogramm gültiges XML erzeugt.

Die Physiotherapiepraxis. Überwiegend steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 14 UStG. Zum Ausstellen kaum verpflichtet, zum Empfangen sehr wohl, und das gilt bereits.

Die Holding mit zwei bis drei Ausgangsrechnungen im Jahr. Umsatz über der Grenze, Rechnungen an verbundene inländische Unternehmen, ab Januar 2027 verpflichtet. Das Risiko ist das Übersehen, nicht der Aufwand: Bei Priorisierung nach Belegzahl fällt so ein Mandat durch das Raster.

Der Kleinunternehmer mit gewerblichen Kunden. Vom Ausstellen befreit, vom Empfangen nicht. Die Ansprache muss beide Seiten trennen, sonst gilt das Thema als erledigt. Siehe Kleinunternehmerregelung.

Der Betrieb mit hohem Kleinbetragsanteil. Verpflichtend sind nur die Rechnungen über 250 Euro. Solche Betriebe stellen trotzdem meist vollständig um, weil eine Ausnahme nach Betragshöhe im Tagesgeschäft mehr Fehler erzeugt, als sie erspart.

Was geht bei der Umstellung typischerweise schief?

Vier Fehler treten gehäuft auf: ein Format, das die Norm nicht erfüllt, ein XML, das nicht zum sichtbaren Bild passt, ein Empfang im persönlichen Postfach und ein Archiv, das den Datensatz beim Import verliert. Alle vier bleiben unbemerkt, bis eine Prüfung danach fragt.

Ein Format, das keines ist. Ein PDF mit angehängtem XML im Profil MINIMUM oder BASIC WL erfüllt die Norm nicht. Es sieht aus wie eine E-Rechnung und ist keine.

Ein XML, das nicht zum Bild passt. Nachträglich geändertes Layout bei unverändertem Datensatz. Der Datensatz ist maßgeblich, und dann weicht die Rechnung von dem ab, was der Empfänger sieht.

Der Empfang endet im persönlichen Postfach. Eine E-Rechnung an einen einzelnen Mitarbeiter ist bei dessen Urlaub unsichtbar, siehe Rechnungen automatisch einsammeln.

Das Archiv frisst den Datensatz. Wird eine ZUGFeRD-Datei beim Import ins Dokumentenmanagement konvertiert, geht das eingebettete XML verloren. Aufzubewahren ist aber der Datensatz in seiner ursprünglichen Form, siehe Aufbewahrungsfristen.

In welcher Reihenfolge geht die Kanzlei den Bestand an?

Die Empfangsseite kommt vor der Ausgangsseite, und der eigene Test vor der Mandantenansprache. Die Empfangspflicht gilt bereits, jeder Tag ohne funktionierenden Eingang ist ein Tag mit umsatzsteuerlichem Risiko. Wer informiert, bevor die eigene Verarbeitung geprüft ist, bekommt Rückfragen, die er nicht beantworten kann.

Bis zum 1. Januar 2028 laufen mehrere Regime nebeneinander. Beherrschbar wird das mit einem Vermerk in den Stammdaten: Stichtag, vereinbartes Format, Ausnahme und Datum des letzten erfolgreichen Eingangstests.

Welche Fragen gehören ins Mandantengespräch?

Acht Fragen liefern in zwanzig Minuten alles, was für die Einordnung nötig ist. Sie beginnen beim Eingangskanal und nicht bei der Technik, denn ein Gespräch über die E-Rechnung läuft schief, sobald es mit Formaten anfängt. Die Punkte 1 bis 3 entscheiden über die Dringlichkeit, 4 bis 7 über den Stichtag.

1. An welche Adresse gehen heute die Eingangsrechnungen? Gibt es mehrere, ist das der erste Befund.
2. Wer schaut dort täglich hinein, und was passiert bei Urlaub?
3. Ist zuletzt eine XML-Datei angekommen, mit der niemand etwas anfangen konnte?
4. Welches Programm erzeugt die Ausgangsrechnungen? Name und Version genügen.
5. Wie hoch war der Umsatz 2026 voraussichtlich?
6. Wie verteilen sich die Ausgangsrechnungen auf Inland-B2B, Privatpersonen und Ausland?
7. Gibt es Rechnungen an öffentliche Auftraggeber? Dann stellt sich die Formatfrage heute.
8. Wie und wo werden Rechnungen aufbewahrt? Der einzige Punkt mit rückwirkender Folge: Eine unterlassene Aufbewahrung lässt sich nicht heilen.

Womit wird die E-Rechnungspflicht verwechselt?

Mit einem bestimmten Übertragungsweg, mit der Digitalisierung der Buchführung und mit der inhaltlichen Prüfung der Rechnungsangaben. Alle drei sind etwas anderes, und die Vermischung erzeugt Aufwand, den das Gesetz nicht verlangt. Vorgeschrieben ist weder Netzwerk noch Portal: Eine E-Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung.

Ein Mandant kann normkonform fakturieren und seine Eingangsbelege trotzdem im Ordner sammeln, umgekehrt kann eine digitale Belegstrecke ohne eine einzige strukturierte Ausgangsrechnung bestehen. Ebenso sagt das Format nichts darüber, ob die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig sind: Eine einwandfreie XRechnung mit der Leistungsbeschreibung „Diverses" ist für den Vorsteuerabzug unbrauchbar.

Unterschätzt wird dagegen der Nutzen. Eine E-Rechnung liefert Rechnungsnummer, Datum, Steuersätze und Beträge als Feld, nicht als Bild. Damit entfällt das Auslesen, der Schritt, der in der klassischen Belegverarbeitung die Fehler produziert.