E-Rechnungspflicht: Welche Fristen für welchen Mandanten gelten

Für Kanzleien ist die E-Rechnung kein Termin, sondern zwei. Der erste ist längst verstrichen, der zweite steht im Januar 2027 an, und dazwischen liegt genau die Phase, in der die Mandanten anrufen.

Die Empfangspflicht gilt bereits

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme für Kleinunternehmer.

Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Formate annehmen kann. Der Gesetzgeber schreibt keinen Übertragungsweg vor. Die eigentliche Frage lautet also nicht, ob eine Rechnung ankommt, sondern was danach mit ihr geschieht: ob sie lesbar gemacht, geprüft, verbucht und revisionssicher aufbewahrt wird.

Genau hier entsteht der Beratungsbedarf. Ein Mandant, der eine XRechnung als unleserliche XML-Datei im Postfach findet und sie ignoriert, hat kein technisches, sondern ein umsatzsteuerliches Problem.

Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt

Beim Ausstellen greift eine Staffelung nach Vorjahresumsatz:

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des jeweiligen Vorjahres. Für den Stichtag 1. Januar 2027 kommt es also auf das Kalenderjahr 2026 an, und das ist der Grund, warum die Prüfung jetzt in die Kanzlei gehört und nicht im Dezember.

Für den Austausch über EDI-Verfahren gilt eine eigene Übergangsregelung bis Ende 2027. Wer solche Verfahren im Bestand hat, prüft gesondert, ob das eingesetzte Format der Norm EN 16931 entspricht.

Was der Anwendungsbereich ausschließt

Die Pflicht greift nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Nicht erfasst sind damit:

• Rechnungen an Privatpersonen, unabhängig vom Betrag
• Rechnungen an Empfänger im Ausland
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV
• Fahrausweise nach § 34 UStDV
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Der letzte Punkt betrifft mehr Mandate, als es zunächst wirkt. Ärzte, Versicherungsvermittler und Vermieter mit steuerfreier Vermietung fallen ganz oder teilweise heraus. Wer in einem gemischten Fall pauschal auf E-Rechnung umstellt, macht nichts falsch, wer pauschal davon absieht, unter Umständen schon.

Welche Formate zulässig sind

Zulässig ist jedes Format, das der Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind zwei verbreitet:

XRechnung ist reines XML. Sie ist maschinell eindeutig, für einen Menschen ohne Anzeigeprogramm aber nicht lesbar. Im öffentlichen Auftragswesen ist sie der Standard.

ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931 ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, in die dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht ein gewohntes PDF, die Software liest das XML.

Für die Kanzleipraxis ist ZUGFeRD in aller Regel der ruhigere Weg, weil beide Seiten bedient werden. Wichtig ist dabei ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig zu Streit führt: Bei einem Hybridformat ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht das Bild. Weichen PDF-Ansicht und eingebettetes XML voneinander ab, gilt das XML.

Wer selbst Rechnungen erzeugt, sollte deshalb nicht nur prüfen, ob eine Datei entsteht, sondern ob ihr XML valide ist. Ein ZUGFeRD-PDF mit fehlerhaftem XML ist umsatzsteuerlich schlechter als ein sauberes PDF, weil es vorgibt, etwas zu sein, das es nicht ist.

Was in der Kanzlei jetzt ansteht

Fünf Schritte haben sich als Reihenfolge bewährt:

1. Den Bestand nach der Umsatzgrenze sortieren. Welche Mandanten lagen 2026 über 800.000 Euro? Diese Gruppe ist ab Januar 2027 betroffen und braucht die Ansprache zuerst.
2. Die Ausnahmefälle markieren. Kleinunternehmer, überwiegend steuerfreie Umsätze, reines Endkundengeschäft. Diese Mandanten brauchen nur die Empfangsseite.
3. Den Empfangskanal klären. Eine feste Rechnungsadresse je Mandant, die nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters endet, erspart später die Suche nach verschwundenen Rechnungen.
4. Die Eingangsverarbeitung testen. Kommt eine XRechnung an, wird sie ausgelesen, landen die Daten in der Buchführung? Der Test gehört vor den Ernstfall, nicht in den Januar.
5. Die Aufbewahrung prüfen. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes Anzeige-PDF genügt nicht.

Drei Mandantentypen, drei Antworten

Die abstrakte Regel hilft im Gespräch wenig. Konkreter wird es an typischen Fällen:

Der Handwerksbetrieb mit 1,4 Millionen Euro Umsatz. Über der Grenze, ab Januar 2027 zum Ausstellen verpflichtet. Rechnungen gehen überwiegend an andere Unternehmen, teils an Privatkunden. Für die Privatkunden bleibt alles beim Alten, für den gewerblichen Teil ist umzustellen. Zu klären ist, ob das eingesetzte Rechnungsprogramm ein normkonformes Format erzeugt, und zwar mit gültigem XML und nicht nur einer als ZUGFeRD bezeichneten Datei.

Die Physiotherapiepraxis. Überwiegend steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 14 UStG, Rechnungen an Privatpersonen und an Krankenkassen. Zum Ausstellen kaum verpflichtet. Trotzdem betroffen, weil sie E-Rechnungen empfangen können muss, und das gilt bereits.

Der Onlinehändler mit 600.000 Euro Umsatz. Unter der Grenze, also erst ab Januar 2028 zum Ausstellen verpflichtet. Auf der Eingangsseite bekommt er schon 2027 von allen größeren Lieferanten E-Rechnungen. Für ihn ist die Empfangs- und Verarbeitungsseite das dringendere Thema, nicht der eigene Versand.

Das Muster wiederholt sich im ganzen Bestand: Die Ausstellungspflicht betrifft wenige Mandanten früh, die Empfangsseite alle sofort.

Was bei der Umstellung tatsächlich schiefgeht

Vier Fehler treten in der Praxis gehäuft auf:

Ein Format, das keines ist. Ein PDF mit angehängtem XML im Profil MINIMUM oder BASIC WL erfüllt die Norm nicht. Es sieht aus wie eine E-Rechnung und ist umsatzsteuerlich keine.

Ein XML, das nicht zum Bild passt. Nachträglich geändertes Layout bei unverändertem Datensatz. Maßgeblich ist der Datensatz, und dann stimmt die Rechnung nicht mit dem überein, was der Empfänger sieht.

Der Empfang endet im persönlichen Postfach. Eine E-Rechnung, die an einen einzelnen Mitarbeiter geht, ist bei dessen Urlaub unsichtbar. Eine feste Rechnungsadresse je Mandant löst das dauerhaft, siehe Rechnungen automatisch einsammeln.

Das Archiv frisst den Datensatz. Wird eine ZUGFeRD-Datei beim Import ins Dokumentenmanagement in ein anderes PDF-Format konvertiert, geht das eingebettete XML verloren. Aufzubewahren ist aber der strukturierte Datensatz, siehe Aufbewahrungsfristen. Dieser Fall gehört einmal gezielt getestet, weil er unbemerkt bleibt, bis eine Prüfung danach fragt.

Ein Umstellungsfahrplan für den Bestand

Die beiden gesetzlichen Termine stehen fest, der Weg dorthin nicht. Für einen Kanzleibestand hat sich eine Zeitschiene bewährt, die vom 1. Januar 2027 rückwärts rechnet und die Empfangsseite vorzieht, weil sie ohnehin überfällig ist.

Zwei Dinge an dieser Reihenfolge sind wichtiger, als sie aussehen. Erstens steht die Empfangsseite vor der Ausgangsseite, obwohl die Ausgangsseite den bekannteren Termin hat. Das liegt daran, dass die Empfangspflicht bereits gilt und jeder Tag ohne funktionierenden Eingang ein Tag mit umsatzsteuerlichem Risiko ist. Zweitens steht der Test vor der Ansprache. Wer Mandanten informiert, bevor die eigene Verarbeitung geprüft ist, bekommt Rückfragen, die er noch nicht beantworten kann.

Wie der Vorjahresumsatz zu prüfen ist

Die Grenze von 800.000 Euro klingt eindeutig und ist es in der Bestandsprüfung nicht immer. Drei Punkte tauchen regelmäßig auf.

Der Zeitpunkt der Prüfung. Maßgeblich für den 1. Januar 2027 ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. Endgültig fest steht dieser Wert erst nach Abschluss des Jahres, also nach dem Stichtag. In der Praxis heißt das, dass mit einer Hochrechnung gearbeitet werden muss. Für die Kanzlei ist das unproblematisch, weil die laufende Buchführung vorliegt. Für den Mandanten ist es das nicht, weil er die Zahl selbst selten sicher kennt.

Der Grenzbereich. Mandanten, die 2026 zwischen etwa 700.000 und 900.000 Euro liegen, gehören in dieselbe Gruppe wie die eindeutig betroffenen. Wer knapp darunter erwartet wird und knapp darüber landet, hat sonst am 1. Januar 2027 keine Vorbereitung. Der zusätzliche Aufwand, diese Mandanten mitzunehmen, ist gering, das Risiko, sie auszulassen, nicht.

Der Gesamtumsatz ist nicht der betroffene Umsatz. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Betroffen von der Ausstellungspflicht sind aber nur die inländischen Umsätze an andere Unternehmen. Ein Mandant mit überwiegend steuerfreien Umsätzen kann über der Grenze liegen, ohne dass sich daraus eine nennenswerte Umstellung ergibt, weil der betroffene Teil seines Geschäfts klein ist. Die Grenze entscheidet über den Stichtag, nicht über den Umfang der Arbeit.

Für die Bestandsprüfung folgt daraus eine Zweiteilung der Liste: Wer liegt über der Grenze, und wie groß ist bei diesen Mandanten der inländische B2B-Anteil? Erst die zweite Frage sagt, wie viel Arbeit dahintersteckt, und sie lässt sich aus der laufenden Buchführung beantworten, ohne den Mandanten zu fragen.

Vier weitere Konstellationen aus dem Bestand

Die drei Beispiele weiter oben decken den Regelfall ab. Vier andere Fälle tauchen häufig auf und werden regelmäßig falsch eingeordnet.

Die Holding mit wenigen Ausgangsrechnungen. Zwei bis drei Rechnungen im Jahr, ausschließlich an verbundene inländische Unternehmen, Umsatz deutlich über der Grenze. Formal ab Januar 2027 zum Ausstellen verpflichtet, weil es sich um inländische B2B-Umsätze handelt. Praktisch ist der Aufwand gering, weil drei Rechnungen im Jahr keine umfangreiche Softwareentscheidung erfordern. Das Risiko in solchen Fällen ist nicht der Aufwand, sondern das Übersehen: Ein Mandat mit drei Rechnungen fällt bei einer Priorisierung nach Belegzahl durch das Raster.

Der Kleinunternehmer mit gewerblichen Kunden. Vom Ausstellen befreit, vom Empfangen nicht. Genau diese Kombination erzeugt Missverständnisse, weil in der Wahrnehmung des Mandanten die Befreiung die ganze Pflicht betrifft. Die Ansprache muss hier deutlich zwischen beiden Seiten trennen, sonst entsteht der Eindruck, das Thema sei erledigt. Zur Einordnung der Befreiung selbst siehe Kleinunternehmerregelung.

Der Vermieter mit gemischtem Bestand. Teils steuerpflichtige Vermietung an Unternehmer, teils steuerfreie Vermietung. Der steuerpflichtige Teil ist ein inländischer B2B-Umsatz und fällt in den Anwendungsbereich, der steuerfreie nicht. Wer hier vollständig umstellt, macht nichts falsch. Wer pauschal darauf verzichtet, übersieht den steuerpflichtigen Teil.

Der Betrieb mit hohem Kleinbetragsanteil. Eine Werkstatt, ein Ladengeschäft, ein Handwerksbetrieb mit vielen kleinen Aufträgen für gewerbliche Stammkunden. Ein erheblicher Teil der Ausgangsrechnungen liegt unter 250 Euro und fällt damit unter § 33 UStDV. Verpflichtend ist nur der Teil darüber. In der Praxis stellen solche Betriebe trotzdem vollständig um, weil eine Ausnahme, die von der Betragshöhe abhängt, im Tagesgeschäft mehr Fehler erzeugt, als sie erspart.

Checkliste für das Mandantengespräch

Ein Gespräch über die E-Rechnung läuft schief, wenn es bei der Technik beginnt. Die folgenden acht Punkte lassen sich in zwanzig Minuten abarbeiten und liefern alles, was für die Einordnung nötig ist.

1. An welche Adresse gehen heute die Eingangsrechnungen? Eine Adresse, ein Postfach, ein Verantwortlicher. Falls es mehrere gibt, ist das bereits der erste Befund.
2. Wer schaut dort täglich hinein, und was passiert bei Urlaub? Die Empfangspflicht ist erst erfüllt, wenn der Beleg auch gesehen wird.
3. Ist in den letzten Monaten eine XML-Datei angekommen, mit der niemand etwas anfangen konnte? Diese Frage bringt mehr zutage als jede allgemeine Erklärung.
4. Welches Programm erzeugt die Ausgangsrechnungen? Name und Version genügen, um zu recherchieren, ob ein normkonformes Format möglich ist.
5. Wie hoch war der Umsatz 2026 voraussichtlich? Für die Einordnung in die Gruppe ab 2027 oder ab 2028.
6. Wie verteilen sich die Ausgangsrechnungen auf Unternehmen im Inland, Privatpersonen und Empfänger im Ausland? Nur der erste Teil ist betroffen.
7. Gibt es Rechnungen an öffentliche Auftraggeber? Dann besteht die Formatfrage unabhängig von den Stichtagen bereits heute.
8. Wie und wo werden Rechnungen aufbewahrt? Der Punkt, der am häufigsten übersehen wird und in einer Prüfung am teuersten ist.

Die Antworten auf die Punkte 1 bis 3 entscheiden über die Dringlichkeit, die auf die Punkte 4 bis 7 über den Stichtag. Punkt 8 ist der einzige, bei dem eine falsche Antwort rückwirkend wirkt, weil sich eine unterlassene Aufbewahrung im Nachhinein nicht heilen lässt.

Was während der Übergangszeit festzuhalten ist

Bis zum 1. Januar 2028 laufen in nahezu jedem Bestand mehrere Regime nebeneinander. Ein Mandant, der bereits ausstellt, ein zweiter, der noch darf, aber nicht muss, ein dritter, der ausgenommen ist. Diese Gleichzeitigkeit ist die eigentliche Belastung der nächsten beiden Jahre, und sie lässt sich mit einer einzigen Angabe je Mandant beherrschen.

Sinnvoll ist ein Vermerk in den Stammdaten, der drei Werte trägt: ab wann die Ausstellungspflicht greift, welches Format vereinbart wurde und ob eine Ausnahme einschlägig ist. Diese drei Werte beantworten praktisch jede Rückfrage, die in der Übergangszeit entsteht, und sie ersparen die wiederholte Prüfung desselben Sachverhalts durch verschiedene Mitarbeiter.

Ergänzend lohnt sich ein Vermerk zur Empfangsseite, weil sie unabhängig von den Stichtagen bereits gilt: an welcher Adresse Rechnungen angenommen werden und wann der Eingangstest zuletzt erfolgreich durchgeführt wurde. Fällt dieser Test später einmal aus, etwa nach einem Wechsel des Rechnungsprogramms beim Mandanten, ist am Vermerk sofort erkennbar, wie alt der letzte belastbare Befund ist.

Wer diese Angaben nicht führt, prüft in der Übergangszeit dieselben Fälle mehrfach. Das ist kein Fehler mit unmittelbarer Folge, es summiert sich aber über zwei Jahre zu einem erheblichen Teil der Zeit, die die Umstellung insgesamt kostet.

Abgrenzung zu benachbarten Themen

Die E-Rechnungspflicht wird in Gesprächen regelmäßig mit drei anderen Themen vermischt. Die Trennung lohnt sich, weil sonst Aufwand entsteht, den das Gesetz nicht verlangt.

Nicht dasselbe wie ein bestimmter Übertragungsweg. Das Gesetz schreibt kein Netzwerk und kein Portal vor. Eine E-Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung. Wer einen Zugangspunkt in ein Netzwerk nutzt, tut das aus praktischen Gründen, nicht wegen der Pflicht.

Nicht dasselbe wie die Digitalisierung der Buchführung. Ein Mandant kann normkonform fakturieren und seine Eingangsbelege trotzdem im Ordner sammeln. Umgekehrt kann eine vollständig digitale Belegstrecke bestehen, ohne dass eine einzige Ausgangsrechnung strukturiert ist. Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe. Die Vermischung führt dazu, dass ein gesetzlicher Termin zum Anlass für ein Projekt genommen wird, das um ein Vielfaches größer ist, und dann an seiner eigenen Größe scheitert.

Nicht dasselbe wie die Prüfung der Rechnungsangaben. Ein normkonformes Format sagt nichts darüber, ob die Pflichtangaben nach § 14 UStG inhaltlich vollständig sind. Eine technisch einwandfreie XRechnung mit der Leistungsbeschreibung „Diverses" ist formal korrekt und für den Vorsteuerabzug trotzdem unbrauchbar. Die formale Prüfung wird durch die Pflicht nicht ersetzt, sie wird nur von der rechnerischen Prüfung entlastet.

Der stille Vorteil für die Buchführung

Der Umstellungsaufwand ist real, der Nutzen aber auch, und er fällt genau dort an, wo Kanzleien die meiste Zeit verlieren. Eine E-Rechnung liefert Rechnungsnummer, Datum, Steuersätze, Nettobeträge und Steuerbeträge als Feld, nicht als Bild.

Damit entfällt der Schritt, der in der klassischen Belegverarbeitung die Fehler produziert: das Auslesen. Was bei einem Papierbeleg über Texterkennung geschätzt und geprüft werden muss, steht bei einer E-Rechnung fest. Die verbleibende Aufgabe ist die Kontierung, und die ist fachlich anspruchsvoll, aber nicht fehleranfällig in der Erfassung.

Kanzleien, die ihre Eingangsverarbeitung ohnehin umstellen, sollten die Pflicht deshalb nicht als Störung behandeln, sondern als den Zeitpunkt, an dem sich der Aufwand für eine strukturierte Belegstrecke zum ersten Mal von selbst rechnet.