Automatisierungsquote richtig messen

Kaum eine Kennzahl wird so oft genannt und so selten definiert. Sie ist der Grund, warum Erwartungen an Systeme regelmäßig enttäuscht werden, obwohl die Systeme funktionieren.

Drei Definitionen, die alle im Umlauf sind

Erkennungsquote. Anteil der Belege, bei denen die Felder ausgelesen werden konnten. Sagt nichts über die Kontierung aus, ist aber die Zahl, die am leichtesten hoch aussieht.

Vorschlagsquote. Anteil der Belege, für die ein Buchungsvorschlag erzeugt wurde. Ein Vorschlag ist noch keine richtige Buchung. Ein System, das immer etwas vorschlägt, erreicht hier hundert Prozent.

Durchlaufquote. Anteil der Belege, die ohne jeden manuellen Eingriff bis zum fertigen Buchungssatz gelaufen sind. Das ist die einzige Zahl, die dem entspricht, was die meisten meinen, wenn sie nach der Automatisierungsquote fragen.

Zwischen der ersten und der dritten Definition liegen leicht dreißig Prozentpunkte. Deshalb gehört zu jeder genannten Zahl die Frage, welche der drei gemeint ist.

Warum Belege die falsche Einheit sind

Ein Zahlenbeispiel für einen Bestand mit 2.000 Belegen im Monat:

Ein System, das die erste Zeile vollständig automatisiert, erreicht eine Durchlaufquote von 80 Prozent. Es spart aber nur 8,9 von 32,6 Stunden, also 27 Prozent der Arbeitszeit.

Die Zahl ist nicht gelogen. Sie beantwortet nur eine andere Frage als die, die gestellt wurde.

Umgekehrt gilt dasselbe: Ein System, das zusätzlich die aufteilungsbedürftigen Belege beherrscht, hebt die Quote nur von 80 auf 88 Prozent, spart aber weitere zehn Stunden. Gemessen in Belegen sieht der Fortschritt klein aus, gemessen in Zeit ist er größer als der erste Schritt.

Was die Zahl über den eigenen Bestand verrät

Die Quote ist nicht nur eine Bewertung der Software, sondern auch eine Diagnose des Bestands. Wer sie je Mandantengruppe erhebt, bekommt eine Rangliste dessen, wo Arbeit steckt.

Drei Muster treten regelmäßig auf:

Die Quote ist überall ähnlich niedrig. Dann liegt es nicht an einzelnen Mandaten, sondern an einer strukturellen Ursache: fehlende Stammdaten, ein nicht eingelesener Kontenplan oder Korrekturen, die nicht zurückfließen.

Die Quote schwankt stark zwischen Mandaten. Der Normalfall. Dann lohnt der Blick auf die Ausreißer nach unten. Meist sind es Mandate mit schlechter Belegqualität oder mit einem Belegtyp, den das Verfahren nicht beherrscht.

Die Quote ist hoch, die Arbeitszeit sinkt trotzdem nicht. Der unangenehmste Fall und häufiger als erwartet. Er bedeutet, dass die Zeit nicht in der Kontierung steckt, sondern woanders: in Rückfragen, im Nachfassen fehlender Belege, im Zahlungsabgleich oder in der Kommunikation mit dem Mandanten. Dann ist ein Kontierungssystem nicht die Lösung, sondern die falsche Baustelle.

Der dritte Fall ist der Grund, warum die Messung vor der Auswahl stattfinden sollte und nicht danach. Wer vorher weiß, dass ein Viertel der Zeit in Rückfragen steckt, bewertet Systeme anders.

Ein Rechenbeispiel über zwei Quartale

Wie sich das entwickelt, zeigt eine Fortschreibung derselben Kanzlei aus der Tabelle oben:

Zwei Beobachtungen daran sind wichtig.

Nach dem ersten Quartal hat sich fast nichts verändert, obwohl die Quote bei 61 Prozent liegt. Der Grund: Durchgelaufen sind zuerst die einfachen Belege, die ohnehin schnell gingen. Wer hier abbricht, bricht kurz vor dem Effekt ab.

Die Zeit je angefasstem Beleg steigt, und das ist ein gutes Zeichen. Übrig bleiben die schwierigen Fälle, und die dauern nun einmal länger. Eine sinkende Zeit je Beleg bei steigender Quote wäre dagegen verdächtig: Sie würde bedeuten, dass auch schwierige Fälle schnell abgehakt werden.

Die vierte Zeile ist die teuerste

Klärungsfälle sind mengenmäßig zu vernachlässigen und zeitlich nicht. In der Beispielrechnung machen sie zwei Prozent der Belege aus und ein Viertel der Arbeitszeit.

Der Aufwand entsteht dabei nicht beim Buchen, sondern beim Nachfassen: eine E-Mail schreiben, auf Antwort warten, den Vorgang wieder aufnehmen, den Zusammenhang rekonstruieren. Bei einer Antwortzeit von mehreren Tagen kommt zur Bearbeitungszeit noch der Kontextverlust.

Deshalb ist die Frage, wie ein System mit Klärungsfällen umgeht, wichtiger als jede Trefferquote. Ein Rückfrage-Vorgang, der am Beleg hängt, den der Mandant direkt sieht und beantworten kann, verkürzt genau die Zeile, die am meisten kostet. Welche Angaben dabei überhaupt nur vom Mandanten kommen können, steht in Vorbereitende Buchhaltung.

Die dritte Zeile der Tabelle ist der zweite Hebel. Aufteilungsbedürftige Belege, also Splitbuchungen, kosten je Stück ein Vielfaches der einfachen Fälle. Ein System, das sie beherrscht, hebt die Quote kaum und die eingesparte Zeit erheblich.

Wie der eigene Ausgangswert ermittelt wird

Der Aufwand dafür ist überschaubar und die Grundlage jeder Auswahlentscheidung:

1. Einen typischen Monat nehmen. Keinen Spitzenmonat und keinen Urlaubsmonat.
2. Die Belege gruppieren. Vier Gruppen genügen, wie in der Tabelle oben.
3. Je Gruppe die Zeit messen. Zehn Belege je Gruppe stoppen reicht für eine brauchbare Schätzung.
4. Hochrechnen und mit dem internen Stundensatz multiplizieren.

Damit lässt sich jedes Angebot in dieselbe Einheit übersetzen: Wie viele Stunden entfallen, und was kosten sie heute?

Warum Quoten zwischen Kanzleien nicht vergleichbar sind

Die Zahl, die eine Kanzlei erreicht, sagt über eine andere nichts aus. Der Grund liegt in der Struktur des Bestands, nicht in der Software.

Vier Merkmale bestimmen, welche Quote überhaupt erreichbar ist:

Der Anteil wiederkehrender Lieferanten. Ein Bestand, in dem dieselben zwanzig Lieferanten den Großteil des Aufkommens stellen, erreicht hohe Werte in jedem System. Ein Bestand mit ständig wechselnden Lieferanten nicht.

Der Anteil aufteilungsbedürftiger Belege. Gastronomie, Bau und Handwerk liegen hier deutlich über einem reinen Dienstleistungsmandat. Siehe Splitbuchung.

Die Belegqualität. Ein Mandant, der Rechnungen als Datei weiterleitet, liefert eine andere Ausgangslage als einer, der Ausdrucke abfotografiert. Siehe Belegerkennung.

Der Anteil an E-Rechnungen. Wo strukturierte Daten vorliegen, entfällt der fehleranfälligste Schritt vollständig. Dieser Anteil wächst mit den Fristen 2027 und 2028 von allein.

Deshalb ist die Frage „Welche Quote erreichen andere Kanzleien?" die falsche. Die richtige lautet: Welche Quote erreichen wir in diesem Bestand, und wie entwickelt sie sich?

Die fünf häufigsten Messfehler

Zu früh gemessen. Nach vier Wochen kennt ein System weder Lieferanten noch Gewohnheiten. Der Wert ist der niedrigste, den es je haben wird.

Über alle Mandate gemittelt. Ein Durchschnitt über einen Bestand mit sehr unterschiedlichen Mandaten verdeckt genau das, was interessiert. Sinnvoll ist die Messung je Mandantengruppe.

Korrekturen nicht gezählt. Ein Beleg, der durchgelaufen ist und danach korrigiert wurde, zählt in manchen Auswertungen als automatisiert. Das ist er nicht.

Die Prüfzeit vergessen. Auch ein durchgelaufener Beleg wird angesehen, zumindest in der Stichprobe. Diese Zeit gehört in die Rechnung.

Den Spitzenmonat genommen. Ein Monat mit ungewöhnlich vielen Standardbelegen ergibt einen Wert, der sich nicht wiederholt.

Der zweite Punkt ist der folgenreichste, weil er zu falschen Schlüssen führt. Wenn ein Bestand aus zwanzig einfachen und fünf schwierigen Mandaten besteht, liegt der Durchschnitt hoch und die fünf schwierigen verursachen weiterhin den größten Teil der Arbeit. Gehandelt werden müsste dort, und der Durchschnitt zeigt es nicht.

Die Quote als Verhandlungsargument

Wer den eigenen Ausgangswert kennt, verhandelt anders. Statt über Listenpreise zu sprechen, lässt sich die Frage stellen: Welche der vier Belegkategorien deckt Ihr System ab, und was bedeutet das für unsere 146 Stunden im Monat?

Das verschiebt das Gespräch von einer Produktvorführung zu einer Rechnung. Und es macht Zusagen überprüfbar: Eine Zusage über eine Quote ohne Angabe der Definition und ohne Bezug auf den eigenen Bestand ist keine Zusage.

Sinnvoll ist, die Messung nach dem ersten und nach dem zweiten Quartal zu wiederholen und die Ergebnisse festzuhalten. Nicht um jemanden zu belangen, sondern weil die Entwicklung die eigentliche Information ist. Wie sich das in eine Kostenrechnung übersetzt, steht in Was KI-Buchhaltung kostet.

Was die Rechnung sonst noch enthalten muss

Drei Posten fehlen in fast jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung:

Die Einführungszeit. Regeln einrichten, Stammdaten pflegen, Mandanten anbinden, Mitarbeiter schulen. In den ersten Monaten ist der Aufwand höher als vorher, nicht niedriger.

Die laufende Pflege. Lieferantenzuordnungen, Regeln und Kontenpläne veralten. Ohne einen Verantwortlichen sinkt die Quote über die Zeit, statt zu steigen.

Die Prüfung. Ein Vorschlag muss angesehen werden, bevor er festgeschrieben wird. Diese Zeit entfällt nicht, sie verkürzt sich nur. Wer mit null rechnet, rechnet falsch.

Ein Messprotokoll, das sich wiederverwenden lässt

Damit die Messung nicht jedes Mal neu erfunden wird, lohnt ein festes Schema. Es dauert beim ersten Mal zwei bis drei Stunden und danach jeweils eine.

Erhoben wird je Mandantengruppe:

Die letzte Zeile hat einen Zusatz, der über die Vergleichbarkeit entscheidet: Zu jeder Quote gehört notiert, welche Definition zugrunde liegt. Wechselt der Anbieter die Definition zwischen zwei Versionen, sieht die Entwicklung besser aus, als sie ist.

Sinnvolle Messzeitpunkte sind vor dem Start, nach dem ersten Quartal und nach dem zweiten. Danach jährlich, denn ab dann verändert sich vor allem der Bestand und nicht mehr das System.

Was gute Werte in der Praxis bedeuten

Absolute Zielwerte sind unseriös, weil sie vom Bestand abhängen. Sinnvoll ist ein Blick auf die Relationen:

Der Anteil der Belege, die von Hand angefasst werden, sollte über zwei Quartale deutlich sinken. Tut er das nicht, fließen Korrekturen nicht zurück.

Die Zeit je angefasstem Beleg sollte gleich bleiben oder leicht steigen. Das klingt paradox und ist ein gutes Zeichen: Wenn die einfachen Belege durchlaufen, bleiben die schwierigen übrig, und die dauern nun einmal länger.

Der Anteil der Rückfragen sollte sinken, ihre Bearbeitungsdauer ebenfalls. Wenn die Zahl der Rückfragen konstant bleibt, aber die Antwortzeit von zehn auf zwei Tage fällt, ist das ein größerer Gewinn, als es aussieht.

Die Arbeitszeit je Mandat und Monat ist die Zahl, die zählt. Alle anderen sind Hilfsgrößen, um zu verstehen, woher eine Veränderung kommt.

Ein häufiges Missverständnis: Eine Quote von 100 Prozent ist kein sinnvolles Ziel. Sie wäre nur erreichbar, wenn ein System auch dort antwortet, wo es nichts wissen kann, und das ist keine höhere Qualität, sondern eine unsichtbare Fehlerquote. Mehr dazu in Was KI in der Buchhaltung nicht kann.

Was die Quote über die Qualität nicht aussagt

Eine Durchlaufquote misst, wie viele Belege ohne Eingriff verarbeitet wurden. Sie misst nicht, ob das Ergebnis richtig war. Beides fällt auseinander, sobald ein Verfahren auch dort eine Antwort erzeugt, wo die Datenlage sie nicht hergibt.

Der Unterschied lässt sich mit einer Stichprobe sichtbar machen. Aus den durchgelaufenen Belegen eines Monats werden fünfzig zufällig gezogen und fachlich nachgeprüft. Aus dem Ergebnis ergibt sich eine zweite Zahl neben der Quote, und erst beide zusammen sind eine Aussage.

Ein Beispiel für die Rechnung: Von 2.000 Belegen laufen 1.580 ohne Eingriff durch, das entspricht 79 Prozent. In der Stichprobe von fünfzig Belegen sind zwei falsch kontiert, das sind 4 Prozent. Hochgerechnet wären das rund 63 fehlerhafte Buchungen im Monat, die niemand angesehen hat. Die bereinigte Quote läge damit bei rund 76 Prozent, und die 63 Fälle sind der Teil, der später als Korrektur, als Rückfrage aus der Prüfung oder gar nicht auffällt.

Die vierte Zeile der Tabelle ist die aussagekräftigste über die Zeit. Ein Fehler, der einmal passiert, ist ein Einzelfall. Derselbe Fehler beim selben Lieferanten im dritten Monat bedeutet, dass die Korrektur nicht zurückgeflossen ist, und dann steigt die Quote zwar, die Qualität aber nicht. Wie dieses Zurückfließen technisch abläuft, steht in Wie eine KI Belege kontiert.

Eine sinnvolle Kombination dieser Zahlen sieht in der Praxis so aus: eine steigende Durchlaufquote, eine gleichbleibend niedrige Fehlerquote in der Stichprobe und eine sinkende Wiederholfehlerquote. Steigt die Durchlaufquote bei gleichzeitig steigender Korrekturquote, ist nicht mehr automatisiert worden, sondern nur früher entschieden.

Die Durchlaufzeit als zweite Leitgröße

Neben der Quote und der Arbeitszeit gibt es eine dritte Größe, die selten erhoben wird und über die Zufriedenheit im Mandat mehr aussagt als beide: die Zeit zwischen dem Entstehen eines Belegs und seiner Verbuchung.

Sie zerfällt in vier Abschnitte, und der zeitlich größte liegt fast nie dort, wo gesucht wird:

Der erste Abschnitt wird von keiner Kontierungsautomatik berührt. Er hängt allein daran, auf welchem Weg und in welchem Rhythmus Belege in die Kanzlei gelangen. Eine Kanzlei, die ihre Durchlaufzeit senken will, setzt deshalb zuerst am Belegeingang an und erst danach an der Verarbeitung. Welche Wege dafür in Betracht kommen und was sie jeweils kosten, steht in Belegeingang.

Der praktische Nutzen dieser Größe liegt in der Auswertung: Eine sinkende Durchlaufzeit bedeutet, dass Auswertungen aktueller werden und dass Rückfragen zu einem Zeitpunkt gestellt werden, zu dem der Mandant den Vorgang noch erinnert. Beides ist mehr wert als ein weiterer Prozentpunkt in der Quote.

Warum der Wert nur mit Pflege wächst

Ein Punkt, der bei der Bewertung nach drei Monaten häufig übersehen wird: Die Ausgangsquote eines neu eingeführten Systems ist immer die niedrigste, die es je haben wird. Es kennt weder die Lieferanten noch die Gewohnheiten des Mandats.

Der Verlauf hängt danach an zwei Dingen: ob Korrekturen zurückfließen, sodass derselbe Fehler nicht zweimal passiert, und ob jemand die Zuordnungen pflegt. Wo beides passiert, steigt die Quote über Monate spürbar. Wo nichts davon passiert, bleibt sie stehen, und das System gilt anschließend als enttäuschend, obwohl es nur nie gelernt hat.

Für die Bewertung heißt das: Der richtige Messzeitpunkt liegt nicht nach vier Wochen, sondern nach zwei Quartalen, und gemessen wird die Entwicklung, nicht der Stand.

Zu beachten ist außerdem, dass die Kontierungsquote nur einen Ausschnitt der Kanzleiarbeit abbildet. Ein erheblicher Teil des Aufwands liegt in den Abläufen davor und danach, also im Anfordern, Nachhalten und Weiterreichen. Wie sich dieser Teil ohne Programmierung strukturieren lässt, behandelt der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen.