Automatisierungsquote richtig messen

Kaum eine Kennzahl wird so oft genannt und so selten definiert. Sie ist der Grund, warum Erwartungen an Systeme enttäuscht werden, obwohl die Systeme funktionieren.

Was bedeutet Automatisierungsquote genau?

Drei verschiedene Zahlen tragen denselben Namen: Erkennungsquote, Vorschlagsquote und Durchlaufquote. Gemeint ist meist die dritte, also der Anteil der Belege, die ohne jeden Eingriff durchlaufen; genannt wird häufig die erste. Zwischen beiden liegen leicht dreißig Prozentpunkte.

Erkennungsquote. Anteil der Belege, bei denen die Felder ausgelesen werden konnten. Sagt nichts über die Kontierung, ist aber die Zahl, die am leichtesten hoch aussieht.

Vorschlagsquote. Anteil der Belege, für die ein Buchungsvorschlag erzeugt wurde. Ein System, das immer etwas vorschlägt, erreicht hier hundert Prozent.

Durchlaufquote. Anteil der Belege, die ohne manuellen Eingriff bis zum fertigen Buchungssatz gelaufen sind.

Zu jeder genannten Quote gehört deshalb die Frage, welche der drei gemeint ist.

Warum sind 90 Prozent der Belege nicht 90 Prozent der Arbeit?

Weil die einfachen Belege schnell gehen und die schwierigen lange dauern. Ein System, das 80 Prozent der Belege automatisiert, spart in einem typischen Bestand nur rund ein Viertel der Arbeitszeit, weil es die Belege übernimmt, die ohnehin am wenigsten gekostet haben.

Ein System, das die erste Zeile automatisiert, erreicht eine Durchlaufquote von 80 Prozent, spart aber nur 8,9 von 32,6 Stunden, also 27 Prozent der Arbeitszeit. Umgekehrt gilt dasselbe: Wer zusätzlich die aufteilungsbedürftigen Belege beherrscht, hebt die Quote nur von 80 auf 88 Prozent, spart aber weitere zehn Stunden. Diese Splitbuchungen kosten je Stück ein Vielfaches der einfachen Fälle.

Die Klärungsfälle machen zwei Prozent der Belege aus und ein Viertel der Arbeitszeit. Der Aufwand entsteht beim Nachfassen: eine E-Mail schreiben, auf Antwort warten, den Zusammenhang rekonstruieren. Ein Rückfrage-Vorgang, der am Beleg hängt und den der Mandant direkt beantwortet, verkürzt die teuerste Zeile. Welche Angaben nur vom Mandanten kommen können, steht in Vorbereitende Buchhaltung.

Wie entwickelt sich die Quote über zwei Quartale?

Der Effekt tritt verzögert ein. Nach dem ersten Quartal liegt die Durchlaufquote bei 61 Prozent, die Arbeitszeit sinkt aber kaum, weil zuerst die einfachen Belege durchlaufen. Erst im zweiten Quartal folgt der eigentliche Zeitgewinn.

Wer nach dem ersten Quartal abbricht, bricht kurz vor dem Effekt ab.

Die Zeit je angefasstem Beleg steigt dabei, und das ist ein gutes Zeichen: Übrig bleiben die schwierigen Fälle. Eine sinkende Zeit je Beleg bei steigender Quote wäre verdächtig, weil dann auch schwierige Fälle schnell abgehakt würden.

Wie ermittelt man den eigenen Ausgangswert?

Über eine Stichprobe aus einem typischen Monat, weder Spitzen- noch Urlaubsmonat: Belege in vier Gruppen sortieren, je Gruppe zehn Stück stoppen, hochrechnen, mit dem internen Stundensatz multiplizieren. Der Aufwand liegt beim ersten Mal bei zwei bis drei Stunden, danach bei einer.

Zur letzten Zeile gehört notiert, welche Definition zugrunde liegt. Wechselt der Anbieter sie, sieht die Entwicklung besser aus, als sie ist. Messzeitpunkte sind vor dem Start, nach dem ersten und nach dem zweiten Quartal, danach jährlich.

Je Mandantengruppe erhoben, ist die Quote zugleich eine Diagnose. Ist sie überall ähnlich niedrig, liegt die Ursache strukturell in fehlenden Stammdaten, einem nicht eingelesenen Kontenplan oder Korrekturen, die nicht zurückfließen. Schwankt sie stark, lohnt der Blick auf die Ausreißer nach unten. Ist sie hoch, ohne dass die Arbeitszeit sinkt, steckt die Zeit in Rückfragen oder im Zahlungsabgleich, und ein Kontierungssystem ist die falsche Baustelle.

Damit lässt sich jedes Angebot in dieselbe Einheit übersetzen: Wie viele Stunden entfallen, und was kosten sie heute?

Welche Messfehler treten am häufigsten auf?

Fünf Fehler treten regelmäßig auf: zu früh gemessen, über alle Mandate gemittelt, Korrekturen nicht mitgezählt, Prüfzeit vergessen, Spitzenmonat genommen. Der zweite ist der folgenreichste, weil der Durchschnitt genau die Mandate verdeckt, in denen die Arbeit steckt.

Zu früh gemessen. Nach vier Wochen kennt ein System weder Lieferanten noch Gewohnheiten. Der Wert ist der niedrigste, den es je haben wird.

Korrekturen nicht gezählt. Ein Beleg, der durchgelaufen ist und danach korrigiert wurde, zählt in manchen Auswertungen als automatisiert.

Die Prüfzeit vergessen. Auch ein durchgelaufener Beleg wird angesehen, zumindest in der Stichprobe.

Besteht ein Bestand aus zwanzig einfachen und fünf schwierigen Mandaten, liegt der Durchschnitt hoch, und die fünf verursachen weiterhin den größten Teil der Arbeit. Gehandelt werden müsste dort, nur zeigt der Durchschnitt es nicht.

Warum sind Quoten zwischen Kanzleien nicht vergleichbar?

Weil die erreichbare Quote von der Struktur des Bestands abhängt, nicht von der Software. Vier Merkmale bestimmen sie: der Anteil wiederkehrender Lieferanten, der Anteil aufteilungsbedürftiger Belege, die Belegqualität und der Anteil bereits strukturierter E-Rechnungen.

Wiederkehrende Lieferanten. Wo dieselben zwanzig Lieferanten den Großteil des Aufkommens stellen, erreicht jedes System hohe Werte. Bei ständig wechselnden Lieferanten nicht.

Aufteilungsbedürftige Belege. Gastronomie, Bau und Handwerk liegen weit über einem reinen Dienstleistungsmandat, siehe Splitbuchung.

Belegqualität. Wer Rechnungen als Datei weiterleitet, liefert eine andere Ausgangslage als jemand, der Ausdrucke abfotografiert, siehe Belegerkennung.

Anteil an E-Rechnungen. Wo strukturierte Daten vorliegen, entfällt der fehleranfälligste Schritt. Der Anteil wächst mit den Fristen 2027 und 2028 von allein.

Die richtige Frage lautet deshalb nicht, welche Quote andere Kanzleien erreichen, sondern welche in diesem Bestand erreichbar ist.

Was sagt die Quote über die Qualität nicht aus?

Nichts. Sie misst, wie viele Belege ohne Eingriff verarbeitet wurden, nicht, ob das Ergebnis richtig war. Beides fällt auseinander, sobald ein Verfahren auch dort eine Antwort erzeugt, wo die Datenlage sie nicht hergibt. Neben die Quote gehören deshalb drei weitere Kennzahlen.

Ein Rechenbeispiel: Von 2.000 Belegen laufen 1.580 ohne Eingriff durch, also 79 Prozent. In einer Stichprobe von fünfzig Belegen sind zwei falsch kontiert, das sind 4 Prozent. Hochgerechnet ergibt das rund 63 fehlerhafte Buchungen im Monat, die niemand angesehen hat; die bereinigte Quote liegt bei rund 76 Prozent.

Die vierte Zeile ist über die Zeit die aussagekräftigste: Derselbe Fehler beim selben Lieferanten im dritten Monat bedeutet, dass die Korrektur nicht zurückgeflossen ist, siehe Wie eine KI Belege kontiert. Steigt die Durchlaufquote bei steigender Korrekturquote, wurde nur früher entschieden. Eine Quote von 100 Prozent ist kein Ziel, siehe Grenzen der KI-Buchhaltung.

Warum ist die Durchlaufzeit die zweite Leitgröße?

Weil sie über die Zufriedenheit im Mandat mehr aussagt als die Quote. Die Durchlaufzeit misst die Spanne zwischen dem Entstehen eines Belegs und seiner Verbuchung. Ihr größter Abschnitt liegt vor der Kanzlei, nämlich zwischen Belegentstehung und Einreichung.

Diesen Abschnitt berührt keine Kontierungsautomatik. Wer die Durchlaufzeit senken will, setzt deshalb zuerst am Belegeingang an. Eine sinkende Durchlaufzeit bedeutet aktuellere Auswertungen und Rückfragen zu einem Zeitpunkt, zu dem der Mandant den Vorgang noch erinnert. Beides ist mehr wert als ein weiterer Prozentpunkt.

Was gehört sonst noch in die Wirtschaftlichkeitsrechnung?

Drei Posten fehlen in fast jeder Betrachtung: die Einführungszeit, die laufende Pflege von Regeln und Stammdaten und die verbleibende Prüfzeit je Vorschlag. Ohne sie fällt die Rechnung zu günstig aus.

Einführungszeit. Regeln einrichten, Stammdaten pflegen, Mandanten anbinden, Mitarbeiter schulen. In den ersten Monaten steigt der Aufwand.

Laufende Pflege. Lieferantenzuordnungen, Regeln und Kontenpläne veralten. Ohne Verantwortlichen sinkt die Quote über die Zeit, statt zu steigen.

Prüfung. Ein Vorschlag wird angesehen, bevor er festgeschrieben wird. Diese Zeit entfällt nicht, sie verkürzt sich.

Wer den eigenen Ausgangswert kennt, verhandelt anders: Statt über Listenpreise zu sprechen, lässt sich fragen, welche der vier Belegkategorien ein System abdeckt und was das für die gemessenen Stunden bedeutet. Eine Quotenzusage ohne Definition und ohne Bezug auf den eigenen Bestand ist keine Zusage. Zur Kostenseite siehe Was KI-Buchhaltung kostet.

Die Kontierungsquote bildet dabei nur einen Ausschnitt ab: Ein erheblicher Teil des Aufwands liegt im Anfordern, Nachhalten und Weiterreichen, siehe Kanzleiprozesse automatisieren.