Was KI-Buchhaltung kostet: Preismodelle im Überblick

Preisvergleiche in diesem Markt sind mühsam, weil kaum jemand Zahlen nennt und die wenigen genannten auf unterschiedlichen Größen aufsetzen. Vergleichbar wird es erst nach einer Umrechnung.

Welche vier Preismodelle gibt es?

Je Buchungszeile oder Beleg. Ein Kontingent ist enthalten, darüber hinaus wird nachgekauft. Wächst mit dem Belegaufkommen und damit ungefähr mit dem Nutzen. Nachteil: Bei kleinem Volumen wird die Grundlast je Beleg sehr hoch.

Je Mandant. Ein fester Betrag je betreutem Mandat. Fair für kleine Bestände, teuer für große.

Je Nutzer. Kosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeiter, nicht mit der Arbeit. Günstig für Kanzleien mit vielen Mandaten je Kopf, ungünstig für personalstarke Einheiten mit wenigen großen Mandaten.

Pauschale je Kanzlei. Unabhängig von Mandanten-, Nutzer- und Belegzahl. Bei kleinem Bestand vergleichsweise teuer, bei wachsendem Bestand die einzige Variante, deren Kurve flach bleibt.

Warum steht die Belegzahl vor jeder Preisfrage?

Weil sich ohne sie weder ein Kontingent bemessen noch ein Modell mit einem anderen vergleichen lässt. Die Ermittlung dauert ein bis zwei Stunden für die gesamte Kanzlei: Aus der Buchführung wird für zwölf Monate ausgezählt, wie viele Eingangs- und Ausgangsbelege je Mandat verarbeitet wurden. Zwölf Monate deshalb, weil sich Saisonverläufe sonst nicht abbilden.

Drei Punkte verzerren die Zahl regelmäßig und gehören bereinigt.

Buchungszeilen sind nicht Belege. Ein Beleg mit zwei Steuersätzen erzeugt mehrere Zeilen. Wer ein Angebot nach Buchungszeilen bewertet, braucht die Zeilenzahl, und das Verhältnis zwischen beiden schwankt je nach Bestand erheblich.

Bankbuchungen zählen unterschiedlich mit. Manche Modelle rechnen Kontoumsätze mit, andere behandeln sie als gesonderte Option. Bei hohem Zahlungsverkehr ist das ein Unterschied in der Größenordnung des halben Aufkommens.

Die Spitze zählt, nicht der Durchschnitt. Ein Kontingent in Höhe des Jahresdurchschnitts wird in mehreren Monaten überschritten, und die Überschreitung wird gesondert berechnet. Sinnvoll ist der zweit- oder drittstärkste Monat als Bemessungsgröße.

Welche Preise sind öffentlich bekannt?

Von den im deutschen Markt bekannten Anbietern für Belegverarbeitung veröffentlicht Finmatics als einziger eine vollständige Preisliste. Stand August 2026:

Tabula und Candis weisen keine Preise aus. Bei den Mandantenportalen ist die Lage gemischt: kanzlei.land nennt 98 Euro monatlich plus 10 Euro je Mandant und einmalig 698 Euro Einrichtung, Steuerboard 800 Euro monatlich für ein Paket mit 100 Mandaten plus 1.000 Euro Onboarding, Taxaro gestaffelt von 49 bis 199 Euro nach Mandantenzahl, milia.io keine Angabe. docunest rechnet pauschal je Kanzlei ab, ab 49 Euro monatlich, ohne Preis je Mandant und ohne Einrichtungsgebühr.

Diese Aufstellung ist kein Ranking. Sie zeigt vor allem, dass die Modelle auf so unterschiedlichen Größen aufsetzen, dass ein direkter Vergleich der Zahlen nichts aussagt.

Welche Anreize erzeugt die Abrechnungseinheit?

Die gewählte Einheit sagt etwas darüber aus, wie ein Anbieter sein Produkt versteht, und erzeugt Anreize, die über den Preis hinauswirken.

Buchungszeile oder Beleg. Der Anbieter verdient mit der Menge, was schlüssig ist, weil auch der Nutzen mit der Menge wächst. Es erzeugt jedoch den Anreiz, Belege zusammenzufassen oder Vorgänge außerhalb des Systems zu bearbeiten, um unter einer Kontingentgrenze zu bleiben. Genau das untergräbt die Vollständigkeit der Belegstrecke.

Mandant. Für die Kanzlei entsteht der Anreiz, kleine Mandate nicht anzubinden. Die Folge sind zwei parallele Verfahren im Haus, und die Doppelgleisigkeit kostet in aller Regel mehr, als der eingesparte Mandantenpreis einbringt.

Nutzer. Der Anreiz besteht darin, Zugänge zu teilen, was der Nachvollziehbarkeit widerspricht, weil sich Änderungen dann keiner Person zuordnen lassen. Zu den Anforderungen siehe GoBD in der Belegverarbeitung.

Pauschale je Kanzlei. Der Anbieter verdient unabhängig von der Nutzung, was die genannten Fehlanreize beseitigt. Die Kehrseite: Bei kleinem Bestand zahlt man für Kapazität, die nicht genutzt wird.

Für die Auswahl folgt daraus eine schlichte Prüfung: Welches Verhalten begünstigt das Preismodell im eigenen Haus, und ist dieses Verhalten mit dem Ziel der Umstellung vereinbar? Ein Modell, das dazu führt, Belege am System vorbeizuleiten, ist auch dann die falsche Wahl, wenn es auf dem Papier günstiger aussieht.

Wie rechnet man Angebote vergleichbar?

Über die Kosten je verarbeitetem Beleg im eigenen Bestand:

(Monatspreis + anteilige Einrichtung + Zusatzoptionen) / Belege im Monat

Die Einrichtung wird auf die geplante Laufzeit verteilt, üblicherweise 24 oder 36 Monate. Am Beispiel eines Pakets für 750 Euro mit 3.000 enthaltenen Buchungszeilen und 1.990 Euro Einrichtung, verteilt auf 36 Monate:

Dieselbe Rechnung für eine Pauschale von 149 Euro ohne Einrichtung:

Die Kurven verlaufen gegenläufig, und genau deshalb gibt es keine allgemeingültige Antwort. Wer sein Belegaufkommen nicht kennt, kann kein Angebot bewerten.

Wie wirkt sich das auf verschiedene Kanzleien aus?

Die Frage lautet nicht, welches Modell günstig ist, sondern welche der drei Größen im eigenen Haus am schnellsten wächst.

Die kleine Kanzlei. Zwei Berufsträger, vier Mitarbeiter, 60 Mandate, davon 25 mit laufender Buchführung, zusammen rund 1.200 Belege im Monat. Ein Modell je Mandant erzeugt 25 Einheiten, obwohl zehn davon weniger als zwanzig Belege liefern. Ein Kontingentmodell lässt einen erheblichen Teil des Grundpreises ungenutzt. Eine Pauschale je Kanzlei fällt hier am günstigsten aus.

Die mittlere Kanzlei. Vier Berufsträger, achtzehn Mitarbeiter, 220 Mandate, davon 90 mit laufender Buchführung, rund 5.500 Belege im Monat. Hier kehrt sich das Bild teilweise um: Ein Kontingentmodell wird durch das Volumen gut ausgelastet, ein Modell je Mandant erzeugt 90 Einheiten und wird zum größten Posten. Mit achtzehn Nutzern fällt auch eine Abrechnung je Nutzer ungünstig aus.

Die wachsende Kanzlei. Drei Berufsträger, zwölf Mitarbeiter, Bestand wächst jährlich um rund zwanzig Prozent. Die Steigung der Kurve zählt hier mehr als der heutige Preis. Ein Modell, das mit allen drei Größen mitwächst, verdreifacht die Kosten in weniger als sechs Jahren. Eine Pauschale bleibt flach, ist im ersten Jahr teurer und im vierten deutlich günstiger.

Welche Nebenkosten verschieben den Vergleich?

Der Grundpreis ist selten der Endpreis. Vier Posten kommen regelmäßig hinzu und sind in Angeboten unterschiedlich verteilt, was den Vergleich der Hauptpreise entwertet.

Die letzte Zeile wird häufig übersehen und ist rechnerisch erheblich: Wer bei einem Paket für 750 Euro monatlich statt jährlich zahlt, zahlt rund 150 Euro monatlich mehr, über zwölf Monate also 1.800 Euro. Das entspricht ungefähr dem einmaligen Einrichtungsbetrag, jedes Jahr erneut.

Die vorletzte Zeile schlägt bei wachsendem Bestand zu. Ein Zuschlag von 50 Prozent des Paketpreises für weitere 1.500 Buchungszeilen bedeutet, dass die zweite Hälfte des Volumens genauso viel kostet wie die erste, also keine Degression eintritt. Wer bei 3.000 Zeilen einsteigt und in zwei Jahren bei 6.000 liegt, zahlt das Doppelte.

Für die übrigen Anbieter liegen keine veröffentlichten Zahlen vor, weshalb diese Positionen im Angebot ausdrücklich abgefragt werden sollten, siehe Die Demo, die etwas aussagt.

Welche Kosten stehen in keinem Angebot?

Drei Blöcke fallen unabhängig vom Anbieter an und fehlen in fast jeder Betrachtung: die Einführungszeit im ersten Quartal, die laufende Pflege von Zuordnungen und Regeln, und die verbleibende Prüfung, die sich verkürzt, aber nicht entfällt. Mit Stunden hinterlegt sieht das für ein Mandat mit hohem Aufkommen so aus:

Damit liegen rund acht bis vierzehn Stunden einmaliger Aufwand je Mandat mit hohem Aufkommen an, bei einem internen Stundensatz von 60 Euro also 480 bis 840 Euro. Diese Zahl fehlt in praktisch jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und ist regelmäßig größer als die Einrichtungsgebühr des Anbieters.

Zwei Schlussfolgerungen ergeben sich daraus. Erstens lohnt es sich, die Mandate in Wellen anzubinden statt alle gleichzeitig. Zweitens kommt es auf die Reihenfolge an: Mandate mit hohem Aufkommen und gleichförmigen Belegen zuerst, Mandate mit wenigen und unsauberen Belegen zuletzt oder gar nicht. Die laufende Pflege summiert sich auf wenige Stunden je Mandat und Jahr; wer sie mit null ansetzt, erlebt eine Trefferquote, die über zwei Jahre sinkt statt steigt.

Wie rechnet man, ob sich der Einsatz lohnt?

Der Preisvergleich zwischen Anbietern ist die kleinere Frage. Die größere lautet, ob sich der Einsatz gegenüber dem heutigen Verfahren rechnet, und dafür genügen fünf Zahlen aus dem eigenen Haus:

1. Die Belegzahl im Monat, getrennt je Mandat und in der Summe.
2. Die Stunden, die heute in die Belegbearbeitung fließen. Über zwei Wochen mitgeschrieben, nicht geschätzt, weil Schätzungen in beide Richtungen weit danebenliegen.
3. Der interne Stundensatz, einschließlich Nebenkosten und nicht der Verrechnungssatz gegenüber dem Mandanten.
4. Der erwartete Anteil der Belege, der ohne Eingriff durchläuft, nach zwei Zyklen und nicht nach vier Wochen.
5. Die Gesamtkosten des Systems, Grundpreis zuzüglich Zusatzoptionen, anteiliger Einrichtung und interner Einführungsstunden.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: 5.000 Belege im Monat, heute 210 Stunden Belegbearbeitung, interner Stundensatz 60 Euro, also rund 12.600 Euro monatlich. Läuft nach zwei Zyklen die Hälfte der Belege ohne Eingriff durch und sinkt der Aufwand für die verbleibenden um ein Drittel, ergibt sich eine Ersparnis in der Größenordnung von 5.000 Euro monatlich. Gegen diesen Betrag ist der Systempreis zu halten.

Die Rechnung hat zwei Schwachstellen, die offen benannt gehören. Zahl 4 ist vor der Einführung eine Annahme und sollte konservativ angesetzt und nach der Testphase durch einen gemessenen Wert ersetzt werden. Und die Annahme, die eingesparte Zeit werde tatsächlich frei, trifft selten zu: In vielen Kanzleien mündet sie in Arbeit, die bisher liegen blieb, oder in die Übernahme weiterer Mandate ohne Neueinstellung. Zu geringeren Personalkosten führt das selten. Das ist wirtschaftlich ebenso wertvoll, taucht aber in keiner Kostenrechnung auf und sollte ausdrücklich als Ziel formuliert werden. Siehe Prüfen statt erfassen und zur Ermittlung der Zahlen Automatisierungsquote richtig messen.

Wo stehen konkrete Paarungen?

Weil die Preismodelle sich gegenläufig verhalten, lohnt der Blick auf einzelne Gegenüberstellungen:

• Kontingentmodell gegen den Dienst des führenden Systems: DATEV oder Finmatics
• zwei Kontierungssysteme mit unterschiedlicher Preistransparenz: Finmatics oder Tabula
• Preis je Mandant gegen Preis je Nutzer: TaxDome oder kanzlei.land
• Portal mit Mandantenstaffel gegen Portal ohne öffentliche Preise: kanzlei.land oder milia.io

Der dritte Punkt ist der lehrreichste, weil dort beide Modelle direkt gegeneinander gerechnet werden. Das Ergebnis hängt allein am Verhältnis von Mandaten zu Mitarbeitern im eigenen Haus.