Was KI-Buchhaltung kostet: Preismodelle im Überblick

Preisvergleiche in diesem Markt sind mühsam, weil kaum jemand Zahlen nennt und die wenigen genannten auf unterschiedlichen Größen aufsetzen. Vergleichbar wird es erst nach einer Umrechnung.

Die vier Modelle

Je Buchungszeile oder Beleg. Ein Kontingent ist enthalten, darüber hinaus wird nachgekauft. Wächst mit dem Belegaufkommen und damit ungefähr mit dem Nutzen. Nachteil: Bei kleinem Volumen wird die Grundlast je Beleg sehr hoch.

Je Mandant. Ein fester Betrag je betreutem Mandat. Fair für kleine Bestände, teuer für große. Erzeugt zudem einen unerwünschten Anreiz, kleine Mandate nicht anzubinden, womit die Kanzlei zwei Wege parallel betreibt.

Je Nutzer. Kosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeiter, nicht mit der Arbeit. Günstig für Kanzleien mit vielen Mandaten je Kopf, ungünstig für personalstarke Einheiten mit wenigen großen Mandaten.

Pauschale je Kanzlei. Unabhängig von Mandanten-, Nutzer- und Belegzahl. Bei kleinem Bestand vergleichsweise teuer, bei wachsendem Bestand die einzige Variante, deren Kurve flach bleibt.

Warum die Belegzahl vor jeder Preisfrage steht

Bevor ein Angebot bewertet werden kann, muss eine Zahl bekannt sein, die in vielen Kanzleien nicht vorliegt: das tatsächliche Belegaufkommen. Ohne sie lässt sich weder ein Kontingent bemessen noch ein Modell mit einem anderen vergleichen.

Die Ermittlung ist einfacher, als sie klingt. Aus der Buchführung lässt sich für einen abgeschlossenen Zeitraum auszählen, wie viele Eingangs- und Ausgangsbelege je Mandat verarbeitet wurden. Sinnvoll ist ein Zeitraum von zwölf Monaten, weil sich Saisonverläufe sonst nicht abbilden. Ein Handwerksbetrieb hat im Sommer ein anderes Aufkommen als im Winter, ein Einzelhandelsmandat im vierten Quartal ein deutlich höheres als sonst.

Drei Punkte verzerren die Zahl regelmäßig und gehören bereinigt.

Buchungszeilen sind nicht Belege. Ein Beleg mit zwei Steuersätzen erzeugt mehrere Zeilen. Wer ein Angebot bewertet, das nach Buchungszeilen abrechnet, braucht deshalb die Zeilenzahl und nicht die Belegzahl, und das Verhältnis zwischen beiden schwankt je nach Bestand erheblich.

Bankbuchungen zählen unterschiedlich mit. Manche Modelle rechnen Kontoumsätze mit, andere behandeln sie als gesonderte Option. Bei einem Mandat mit hohem Zahlungsverkehr ist das ein Unterschied in der Größenordnung des halben Aufkommens.

Die Spitze zählt, nicht der Durchschnitt. Ein Kontingent, das dem Jahresdurchschnitt entspricht, wird in mehreren Monaten überschritten, und die Überschreitung wird gesondert berechnet. Sinnvoll ist deshalb, den zweit- oder drittstärksten Monat als Bemessungsgröße zu nehmen.

Der Aufwand für diese Auswertung liegt bei ein bis zwei Stunden für die gesamte Kanzlei und ist die Voraussetzung dafür, dass die folgenden Zahlen überhaupt einen Nutzen haben.

Was öffentlich bekannt ist

Von den im deutschen Markt bekannten Anbietern für Belegverarbeitung veröffentlicht Finmatics als einziger eine vollständige Preisliste. Stand August 2026:

Tabula und Candis weisen auf ihren Anbieterseiten keine Preise aus. Bei den Mandantenportalen ist die Lage gemischt: kanzlei.land nennt 98 Euro monatlich plus 10 Euro je Mandant und einmalig 698 Euro Einrichtung, Steuerboard 800 Euro monatlich für ein Paket mit 100 Mandaten plus 1.000 Euro Onboarding, Taxaro gestaffelt von 49 bis 199 Euro nach Mandantenzahl, milia.io keine Angabe. docunest rechnet pauschal je Kanzlei ab, ab 49 Euro monatlich, ohne Preis je Mandant und ohne Einrichtungsgebühr.

Diese Aufstellung ist kein Ranking. Sie zeigt vor allem, dass die Modelle auf so unterschiedlichen Größen aufsetzen, dass ein direkter Vergleich der Zahlen nichts aussagt.

Warum die Abrechnungseinheit selbst schon eine Aussage ist

Die gewählte Einheit sagt etwas darüber aus, wie ein Anbieter sein Produkt versteht, und sie erzeugt Anreize, die über den Preis hinauswirken.

Buchungszeile oder Beleg. Der Anbieter verdient mit der Menge. Das ist insofern schlüssig, als auch der Nutzen mit der Menge wächst. Es erzeugt jedoch einen Anreiz auf Seiten der Kanzlei, Belege zusammenzufassen oder Vorgänge außerhalb des Systems zu bearbeiten, um unter einer Kontingentgrenze zu bleiben. Genau das untergräbt die Vollständigkeit der Belegstrecke, die der eigentliche Zweck der Umstellung war.

Mandant. Der Anbieter verdient mit der Zahl der angebundenen Mandate. Für die Kanzlei entsteht der Anreiz, kleine Mandate nicht anzubinden. Die Folge sind zwei parallele Verfahren im Haus, und die Doppelgleisigkeit kostet in aller Regel mehr, als der eingesparte Mandantenpreis einbringt. Wer dieses Modell wählt, sollte deshalb die Grenze bewusst festlegen, ab der ein Mandat angebunden wird, statt sie im Einzelfall zu entscheiden.

Nutzer. Der Anbieter verdient mit der Zahl der Zugänge. Der Anreiz für die Kanzlei besteht darin, Zugänge zu teilen, was der Nachvollziehbarkeit widerspricht und im Zweifel gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung wirkt, weil sich Änderungen dann keiner Person zuordnen lassen. Zu den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit siehe GoBD in der Belegverarbeitung.

Pauschale je Kanzlei. Hier verdient der Anbieter unabhängig von der Nutzung, was die genannten Fehlanreize beseitigt. Die Kehrseite: Bei kleinem Bestand zahlt man für Kapazität, die nicht genutzt wird, und der Einstiegspreis wirkt im Verhältnis zum Aufkommen hoch.

Für die Auswahl folgt daraus eine schlichte Prüfung: Man frage sich, welches Verhalten das Preismodell im eigenen Haus begünstigt, und ob dieses Verhalten mit dem Ziel der Umstellung vereinbar ist. Ein Modell, das dazu führt, Belege am System vorbeizuleiten, ist auch dann die falsche Wahl, wenn es auf dem Papier günstiger aussieht.

Die Umrechnung, die den Vergleich möglich macht

Vergleichbar wird es über die Kosten je verarbeitetem Beleg im eigenen Bestand:

(Monatspreis + anteilige Einrichtung + Zusatzoptionen) / Belege im Monat

Die Einrichtung wird dabei auf die geplante Laufzeit verteilt, üblicherweise 24 oder 36 Monate.

Am Beispiel eines Pakets für 750 Euro mit 3.000 enthaltenen Buchungszeilen und 1.990 Euro Einrichtung, verteilt auf 36 Monate:

Dieselbe Rechnung für eine Pauschale von 149 Euro ohne Einrichtung:

Die Kurven verlaufen gegenläufig, und genau deshalb gibt es keine allgemeingültige Antwort. Wer sein Belegaufkommen nicht kennt, kann kein Angebot bewerten.

Drei Kanzleien, dieselbe Frage

Die Aussage, dass es auf den eigenen Bestand ankommt, wird erst greifbar, wenn man dieselbe Rechnung für unterschiedliche Zuschnitte durchführt. Drei Beispiele, jeweils mit derselben Umrechnung auf Kosten je Beleg.

Die kleine Kanzlei. Zwei Berufsträger, vier Mitarbeiter, 60 Mandate, davon 25 mit laufender Buchführung. Belegaufkommen zusammen rund 1.200 im Monat. Bei einem Modell, das je Mandant abrechnet, entstehen Kosten für 25 Einheiten, unabhängig davon, dass zehn davon weniger als zwanzig Belege im Monat liefern. Bei einem Modell, das nach Buchungszeilen abrechnet, liegt der Bestand unter dem kleinsten üblichen Kontingent, sodass ein erheblicher Teil des Grundpreises ungenutzt bleibt. Rechnerisch ergibt sich in beiden Fällen ein vergleichsweise hoher Preis je Beleg, und eine Pauschale je Kanzlei fällt hier am günstigsten aus.

Die mittlere Kanzlei. Vier Berufsträger, achtzehn Mitarbeiter, 220 Mandate, davon 90 mit laufender Buchführung. Belegaufkommen rund 5.500 im Monat. Hier kehrt sich das Bild teilweise um: Ein Kontingentmodell wird durch das Volumen gut ausgelastet, ein Modell je Mandant erzeugt dagegen 90 Einheiten und wird zum größten Posten. Die Zahl der Nutzer ist mit achtzehn hoch genug, dass eine Abrechnung je Nutzer ebenfalls ungünstig ausfällt.

Die wachsende Kanzlei. Drei Berufsträger, zwölf Mitarbeiter, aber ein Bestand, der jährlich um rund zwanzig Prozent zunimmt. Hier ist nicht der heutige Preis die entscheidende Größe, sondern die Steigung der Kurve. Ein Modell, das mit jeder der drei Größen mitwächst, verdreifacht die Kosten in weniger als sechs Jahren. Eine Pauschale bleibt flach und ist im ersten Jahr teurer, im vierten deutlich günstiger.

Der gemeinsame Nenner: Die Frage lautet nicht, welches Modell günstig ist, sondern welche der drei Größen im eigenen Haus am schnellsten wächst. Wer viele kleine Mandate anbindet, sollte kein Modell je Mandant wählen. Wer viele Mitarbeiter beschäftigt, kein Modell je Nutzer. Wer ein hohes Belegaufkommen hat, kein Modell mit engem Kontingent.

Die Nebenkosten, die den Vergleich verschieben

Der Grundpreis ist selten der Endpreis. Vier Posten kommen regelmäßig hinzu und sind in Angeboten unterschiedlich verteilt, was den unmittelbaren Vergleich der Hauptpreise entwertet.

Die letzte Zeile wird häufig übersehen und ist rechnerisch erheblich. Wer monatlich zahlt, weil die Liquidität es nahelegt, zahlt bei einem Paket für 750 Euro rund 150 Euro monatlich mehr, über zwölf Monate also 1.800 Euro. Das entspricht ungefähr dem einmaligen Einrichtungsbetrag, jedes Jahr erneut.

Die vorletzte Zeile ist die, die bei wachsendem Bestand zuschlägt. Ein Zuschlag von 50 Prozent des Paketpreises für weitere 1.500 Buchungszeilen bedeutet, dass die zweite Hälfte des Volumens genauso viel kostet wie die erste, also keine Degression eintritt. Wer bei 3.000 Zeilen einsteigt und in zwei Jahren bei 6.000 liegt, zahlt dann das Doppelte.

Zu allen Angaben gilt: Sie stammen aus der öffentlich zugänglichen Darstellung eines einzigen Anbieters und können sich ändern. Für die übrigen Anbieter liegen keine veröffentlichten Zahlen vor, weshalb die entsprechenden Positionen im Angebot ausdrücklich abgefragt werden sollten. Die Frage danach gehört in jedes Auswahlgespräch, siehe Die Demo, die etwas aussagt.

Die Posten, die in keinem Angebot stehen

Drei Kostenblöcke fallen unabhängig vom Anbieter an und fehlen in fast jeder Betrachtung:

Die Einführungszeit. Stammdaten pflegen, Regeln einrichten, Mandanten anbinden, Mitarbeiter schulen. Im ersten Quartal ist der Aufwand höher als vorher.

Die laufende Pflege. Lieferantenzuordnungen und Regeln veralten. Ohne Zuständigkeit sinkt die Trefferquote über die Zeit, statt zu steigen.

Die verbleibende Prüfung. Vorschläge müssen angesehen werden, bevor festgeschrieben wird. Diese Zeit verkürzt sich, sie entfällt nicht.

Wer diese drei Posten mit null ansetzt, kommt zu einer Ersparnis, die nicht eintritt, und bewertet das System anschließend als Enttäuschung.

Die Einführungskosten im Detail

Die drei genannten Blöcke bleiben abstrakt, solange ihnen keine Stunden zugeordnet werden. Die folgende Aufstellung ist eine Schätzgröße für ein Mandat mit hohem Aufkommen und lässt sich für den eigenen Bestand anpassen.

Für ein solches Mandat liegen damit rund acht bis vierzehn Stunden einmaliger Aufwand an, für kleinere Mandate deutlich weniger. Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro entspricht das 480 bis 840 Euro je Mandat mit hohem Aufkommen. Diese Zahl fehlt in praktisch jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und ist regelmäßig größer als die Einrichtungsgebühr des Anbieters.

Zwei Schlussfolgerungen ergeben sich daraus. Erstens lohnt es sich, nicht alle Mandate gleichzeitig anzubinden, sondern in Wellen, weil der Aufwand sonst geballt in ein Quartal fällt. Zweitens ist die Reihenfolge entscheidend: Mandate mit hohem Aufkommen und gleichförmigen Belegen zuerst, weil dort das Verhältnis von Aufwand zu Wirkung am günstigsten ist. Mandate mit wenigen und unsauberen Belegen zuletzt oder gar nicht.

Die laufende Pflege lässt sich ähnlich beziffern. Ein Durchgang durch die hinterlegten Zuordnungen zum Jahreswechsel, die Auswertung der häufigsten Korrekturen einmal im Quartal und die Pflege bei Änderungen beim Mandanten summieren sich auf wenige Stunden je Mandat und Jahr. Wer diesen Posten mit null ansetzt, erlebt eine Trefferquote, die über zwei Jahre sinkt statt steigt.

Die Rechnung, die am Ende zählt

Der Preisvergleich zwischen Anbietern ist die kleinere Frage. Die größere lautet, ob sich der Einsatz gegenüber dem heutigen Verfahren überhaupt rechnet. Dafür genügen fünf Zahlen aus dem eigenen Haus.

1. Die Belegzahl im Monat, getrennt je Mandat und in der Summe.
2. Die Stunden, die heute in die Belegbearbeitung fließen. Nicht geschätzt, sondern über zwei Wochen mitgeschrieben, weil Schätzungen in beide Richtungen weit danebenliegen.
3. Der interne Stundensatz, einschließlich Nebenkosten und nicht der Verrechnungssatz gegenüber dem Mandanten.
4. Der erwartete Anteil der Belege, der ohne Eingriff durchläuft, nach zwei Zyklen und nicht nach vier Wochen.
5. Die Gesamtkosten des Systems, Grundpreis zuzüglich Zusatzoptionen zuzüglich anteiliger Einrichtung zuzüglich der internen Einführungsstunden.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: 5.000 Belege im Monat, heute 210 Stunden Belegbearbeitung, interner Stundensatz 60 Euro, also rund 12.600 Euro monatlich. Läuft nach zwei Zyklen die Hälfte der Belege ohne Eingriff durch und halbiert sich der Aufwand für die verbleibenden nicht, sondern sinkt lediglich um ein Drittel, ergibt sich eine Ersparnis in der Größenordnung von 5.000 Euro monatlich. Gegen diesen Betrag ist der Systempreis zu halten, und erst in dieser Gegenüberstellung entscheidet sich die Frage.

Die Rechnung hat zwei Schwachstellen, die offen benannt gehören. Die erste ist Zahl 4, denn sie ist vor der Einführung eine Annahme. Sie sollte deshalb konservativ angesetzt und nach der Testphase durch einen gemessenen Wert ersetzt werden. Die zweite ist die Annahme, die eingesparte Zeit werde tatsächlich frei. In vielen Kanzleien führt sie nicht zu geringeren Personalkosten, sondern zu Arbeit, die bisher liegen blieb, oder zur Übernahme weiterer Mandate ohne Neueinstellung. Das ist wirtschaftlich ebenso wertvoll, taucht aber in keiner Kostenrechnung auf und sollte daher ausdrücklich als Ziel formuliert werden. Zu den Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation siehe Prüfen statt erfassen.

Wo die Modelle im Einzelnen nachzulesen sind

Weil die Preismodelle sich gegenläufig verhalten, lohnt der Blick auf konkrete Paarungen. Die Rechnungen dazu stehen in den Anbietervergleichen:

• Kontingentmodell gegen den Dienst des führenden Systems: DATEV oder Finmatics
• zwei Kontierungssysteme mit unterschiedlicher Preistransparenz: Finmatics oder Tabula
• Preis je Mandant gegen Preis je Nutzer: TaxDome oder kanzlei.land
• Portal mit Mandantenstaffel gegen Portal ohne öffentliche Preise: kanzlei.land oder milia.io

Der dritte Punkt ist der lehrreichste, weil dort beide Modelle direkt gegeneinander gerechnet werden. Das Ergebnis hängt allein am Verhältnis von Mandaten zu Mitarbeitern im eigenen Haus.

Die Gegenrechnung

Sinnvoll ist, den Preis nicht gegen den Listenpreis eines Wettbewerbers zu halten, sondern gegen die Arbeitszeit, die tatsächlich entfällt. Dafür braucht es zwei Zahlen aus dem eigenen Haus: die Stunden, die heute in die Belegbearbeitung fließen, und den internen Stundensatz.

Wie sich diese Zahlen ohne großen Aufwand ermitteln lassen, steht in Automatisierungsquote richtig messen. Ohne sie ist jede Preisdiskussion eine Meinungsfrage, mit ihnen wird sie eine Rechenaufgabe.