Bankabgleich: Warum Beleg und Zahlung getrennt gehören

Der Bankabgleich gilt als Fleißarbeit und ist in Wahrheit die Stelle, an der die Buchhaltung ihre eigene Vollständigkeit prüft. Wer ihn auslässt, verliert nicht Zeit, sondern Information.

Warum gehören Beleg und Zahlung zusammengeführt?

Weil vier Sachverhalte aus einer Seite allein nicht ableitbar sind. Eine Eingangsrechnung und ihre Bezahlung sind zwei Ereignisse zu zwei Zeitpunkten, manchmal in Teilen, manchmal zusammen mit anderen Rechnungen.

• Skonto steht nicht auf dem Beleg. Es ergibt sich erst aus dem gezahlten Betrag
• Teilzahlungen erkennt man nur im Vergleich beider Werte
• Ein fehlender Beleg wird erst sichtbar, wenn eine Zahlung ohne Gegenstück dasteht
• Eine doppelt bezahlte Rechnung fällt nur auf, wenn zwei Zahlungen auf einen Posten treffen

Wie entsteht die Zuordnung?

Über drei Merkmale, die zusammen betrachtet werden. Der Betrag ist das stärkste, solange er exakt übereinstimmt. Der Verwendungszweck macht die Zuordnung eindeutig, wenn er eine Rechnungsnummer enthält. Der Zahlungsempfänger grenzt die Menge der infrage kommenden Posten ein, auch wenn Betrag und Zweck unklar sind.

Stimmen alle drei überein, ist die Zuordnung sicher. Stimmen zwei, ist sie wahrscheinlich. Stimmt nur einer, ist sie ein Vorschlag, der geprüft gehört. Daraus folgt nebenbei, warum eine saubere Rechnungsnummer auf der Ausgangsseite mehr wert ist, als es aussieht: Sie entscheidet darüber, ob der Kunde später automatisch zugeordnet werden kann.

Welche Fälle sind schwierig?

Sieben Konstellationen, bei denen eine mechanische Zuordnung regelmäßig danebenliegt.

Die Sammelzahlung. Ein Kunde überweist einen Betrag für sieben Rechnungen. Gesucht wird eine Kombination offener Posten, deren Summe passt. Bei vielen offenen Posten gibt es oft mehrere mögliche Kombinationen.

Die Teilzahlung. Der gezahlte Betrag ist kleiner als die Rechnung. Ohne weitere Information ist nicht entscheidbar, ob eine Teilzahlung, ein Skontoabzug oder eine Kürzung wegen Reklamation vorliegt.

Die Sammelauszahlung eines Zahlungsdienstleisters. Der überwiesene Betrag entspricht vielen Umsätzen abzüglich Gebühren, keiner einzelnen Rechnung. Auflösbar nur über den Bericht des Dienstleisters, nicht über den Kontoauszug. Im Onlinehandel ist das der Standardfall und der Grund, warum solche Mandate mit einem reinen Kontoauszugsabgleich nicht auskommen.

Die Zahlung an einen anderen Empfänger. Ein Kunde zahlt über das Konto seiner Muttergesellschaft, oder ein Lieferant hat seine Forderung abgetreten. Ohne Verwendungszweck ist dieser Fall nicht maschinell lösbar.

Die Rückerstattung. Eine Gutschrift kommt als Zahlungseingang an, gehört aber zu einer Eingangsrechnung. Ein Verfahren, das Eingänge grundsätzlich mit Debitoren abgleicht, findet dafür nie ein Gegenstück.

Die Zahlung vor der Rechnung. Bei Vorkasse geht das Geld ein, bevor der Beleg existiert. Der Zahlungseingang bleibt offen, bis die Rechnung nachkommt, und das ist richtig so. Falsch wäre, ihn zwischenzeitlich auf ein Sammelkonto zu buchen.

Die Dauerzahlung ohne Beleg. Miete, Leasing, Versicherung, Abschläge. Der Betrag wiederholt sich monatlich, der Beleg kommt jährlich oder gar nicht. Hier hilft eine hinterlegte Erwartung aus Empfänger, Betrag und Rhythmus.

Warum ist Betragsgleichheit kein Beweis?

Weil bei mehreren offenen Posten häufig mehrere Kombinationen exakt passen. Ein Kunde hat fünf offene Rechnungen, es geht eine Zahlung über 2.856,00 Euro ein, und der Verwendungszweck enthält nur den Firmennamen.

Rechnerisch passen drei Kombinationen exakt: R-1063 mit R-1052, R-1041 mit R-1090 sowie R-1078 mit R-1090 und R-1052. Ein Verfahren, das die erste gefundene nimmt, entscheidet per Zufall über den Stand von fünf Personenkonten.

Die Folgen sind unangenehmer als bei einer einzelnen Fehlbuchung. Eine falsch aufgelöste Sammelzahlung schließt mehrere richtige Posten und lässt mehrere falsche offen. Beim nächsten Zahlungseingang stehen dann Posten zur Verfügung, die längst bezahlt sind, und die Fehler bauen aufeinander auf. Nach drei Monaten ist der Kontostand rechnerisch richtig und postenweise durchgehend falsch.

Auflösbar ist der Fall über den Zahlungsavis, über das bekannte Verhalten des Zahlenden, wenn er erkennbar immer die ältesten Posten zuerst begleicht, oder über die Rückfrage. Die praktische Regel lautet: Bei mehr als einer passenden Kombination ist die Zuordnung vorzulegen, unabhängig davon, wie plausibel eine davon wirkt.

Wie unterscheidet man Skonto von einer Kürzung?

Über zwei Prüfungen, die beide erfüllt sein müssen: Die Differenz muss rechnerisch zum vereinbarten Satz passen, und die Zahlung muss innerhalb der Frist liegen. Ein Beispiel: Eine Rechnung über 5.000,00 Euro netto zuzüglich 950,00 Euro Umsatzsteuer, also 5.950,00 Euro, mit 2 Prozent Skonto binnen zehn Tagen. Gezahlt werden 5.831,00 Euro.

Erst wenn beide Prüfungen erfüllt sind, ist die Vorsteuerberichtigung von 19,00 Euro richtig. Die Gegenprobe: Wird am 21. Tag gezahlt, passt die Differenz weiterhin rechnerisch, tatsächlich hat der Mandant unberechtigt gekürzt. Werden 5.830,00 Euro gezahlt, passt die Differenz von 120,00 Euro nicht zum Satz, es liegt also ein Rechenfehler oder eine Kürzung aus anderem Grund vor.

Der Fehler, der daraus in der Breite entsteht, ist selten spektakulär und dafür systematisch. Ein Verfahren, das jede Unterzahlung als Skonto behandelt, produziert Monat für Monat kleine Vorsteuerkorrekturen ohne Rechtsgrund. Einzeln fällt keine auf, in der Jahressumme ist es ein vierstelliger Betrag, und in einer Prüfung ist keine davon zu begründen.

Wie geht man mit Kleinstdifferenzen um?

Mit einer Toleranzregel, die drei Eigenschaften hat. Nach einer Zahlung bleiben häufig Cent-Beträge offen: Rundungsdifferenzen, Bankgebühren im Auslandszahlungsverkehr, Kürzungen ohne erkennbaren Grund. Ohne Regel verstopfen sie die Liste der offenen Posten, mit einer zu großzügigen Regel verschwinden auch echte Kürzungen unbemerkt.

Praktikabel ist ein fester Betrag statt eines Prozentsatzes, weil Prozentwerte bei großen Rechnungen zu hohe absolute Beträge erlauben, ein eigenes Gegenkonto, damit die Summe der Differenzen sichtbar bleibt, und eine regelmäßige Durchsicht dieses Kontos. Häufen sich dort Beträge desselben Kunden, zeigt das ein Verhaltensmuster, keine Rundungsdifferenz.

Wann im Monat sollte der Abgleich laufen?

Laufend, nicht am Monatsende. Der übliche Ablauf setzt ihn ans Ende: erst alle Belege buchen, dann die Bank. Das erzeugt eine lange Liste von Zahlungen ohne Beleg und damit Nachfassarbeit unter Zeitdruck.

Werden Bankumsätze dagegen eingelesen, sobald sie anfallen, und erzeugt jede Zahlung ohne Gegenstück sofort eine Anforderung, sind es am 5. des Folgemonats fünf offene Punkte statt vierzig, und die übrigen wurden über den Monat geklärt, als sich alle noch erinnerten. Das setzt voraus, dass der Bankzugang steht und nicht monatlich ein Kontoauszug hochgeladen wird.

Was verrät der Abgleich über fehlende Belege?

Wertvoll ist vor allem das, was übrig bleibt, nicht die Buchung selbst.

Eine Zahlung ohne Beleg bedeutet, dass ein Beleg fehlt. Diese Information ist im laufenden Monat wertvoll, weil der Mandant sich noch erinnert und die Rechnung beschaffbar ist. Dieselbe Lücke im Jahresabschluss ist ein Problem: Niemand weiß mehr, wofür die 340 Euro im März waren, und der Vorsteuerabzug ist verloren.

Ein Beleg ohne Zahlung ist entweder eine offene Rechnung oder ein Hinweis auf eine falsch zugeordnete Zahlung. Auf der Debitorenseite ist das die Grundlage des Mahnwesens, auf der Kreditorenseite die Übersicht über fällige Verbindlichkeiten.

Sichtbare Lücken nützen allerdings nur, wenn daraus eine Rückfrage wird. Der wirksamste Ablauf ist der kürzeste: Die Lücke erzeugt eine Anforderung, der Mandant lädt den Beleg an genau dieser Stelle hoch, und die Zuordnung schließt sich. Läuft die Rückfrage über eine E-Mail, entsteht ein zweiter Vorgang außerhalb des Systems, und der Zusammenhang geht verloren. Da Betrag, Datum und Empfänger bekannt sind, kann die Nachfrage präzise gestellt werden, siehe Erinnern an fehlende Unterlagen.

Welche Kennzahlen zählen?

Sechs Größen, die je Mandat in wenigen Minuten zu ermitteln sind und mehr aussagen als eine allgemeine Quote, siehe auch Automatisierungsquote messen.

Die Zuordnungsquote. Anteil der Bankumsätze, die ohne Eingriff zugeordnet wurden. Die Kennzahl, die üblicherweise genannt wird, und für sich genommen die am wenigsten aussagekräftige, weil sie durch großzügige Automatik beliebig steigerbar ist.

Der Anteil eindeutiger Zuordnungen. Wie viel davon über eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck lief, also ohne jede Vermutung. Die belastbare Hälfte der Quote.

Die Zahl der Zahlungen ohne Beleg. Die wichtigste Arbeitsgröße, nach Alter gestaffelt: Eine Lücke von einer Woche ist ein Vorgang, eine von acht Monaten ein Verlust.

Das Durchschnittsalter ungeklärter Bankumsätze. Steigt es, wird der Abgleich zwar gemacht, die Klärung aber nicht nachgehalten.

Der Saldo des Verrechnungskontos. Er sollte gegen null tendieren. Ein wachsender Saldo bedeutet, dass Zahlungen dorthin gebucht werden, statt Posten zu schließen.

Die Rückläuferquote. Anteil der automatischen Zuordnungen, die später korrigiert wurden. Sie misst als einzige, ob die Automatik richtig liegt, und nicht nur, ob sie etwas tut.

Die letzte gehört zusammen mit der ersten gelesen. Eine Zuordnungsquote von 90 Prozent bei 1 Prozent Rückläufern ist ein sehr gutes Ergebnis. Dieselbe Quote bei 12 Prozent Rückläufern bedeutet, dass jeder achte geschlossene Posten wieder aufgemacht werden muss, und dann ist die Handarbeit größer als ohne Automatik.

Welche Fehlerbilder gibt es?

Eine Prüfung steht über allem: Der Saldo des Bankkontos in der Buchführung muss dem Endsaldo des Kontoauszugs entsprechen. Stimmt er, sind alle Umsätze erfasst. Stimmt er nicht, fehlt etwas oder ist doppelt vorhanden, und keine Zuordnungskennzahl gleicht das aus. Diese Abstimmung gehört an den Anfang jeder Monatsarbeit, nicht ans Ende.

Die erste Zeile beschreibt den einzigen Fehler, der die Buchführung als Ganzes betrifft. Ein doppelt eingelesener Zeitraum erzeugt Umsätze, die es nie gab, und die zugehörigen Buchungen sehen plausibel aus. Auffällig ist nur der Saldo. Wer monatlich abstimmt, findet den Fehler in Minuten, wer erst im Abschluss abstimmt, sucht ihn über zwölf Monate.

Dabei muss erkennbar bleiben, welche Zahlung wann welchem Posten zugeordnet wurde und wer das entschieden hat, maschinell oder von Hand. Das folgt aus den Anforderungen an eine nachvollziehbare Buchführung, siehe GoBD.

Wovon ist der Abgleich abzugrenzen?

Von drei Aufgaben, die dieselben Daten berühren und eine andere Frage beantworten.

Nicht der Zahlungsverkehr. Die Zahlungsvorschlagsliste entscheidet, welche Verbindlichkeiten wann bezahlt werden. Sie schaut nach vorn, der Abgleich schaut zurück. Wer beides vermischt, riskiert, eine Rechnung erneut zur Zahlung vorzuschlagen, deren Zahlung nur noch nicht zugeordnet wurde.

Nicht die Kontierung der Bankumsätze. Ein Bankumsatz ohne zugehörigen Beleg, etwa eine Gebühr oder eine Steuerzahlung, wird direkt auf ein Sachkonto gebucht. Ein Umsatz mit Beleg wird zugeordnet und nicht kontiert, denn die Kontierung ist am Beleg bereits geschehen. Systeme, die beides gleich behandeln, buchen Eingangsrechnungen ein zweites Mal über den Kontoauszug.

Nicht die Liquiditätsplanung. Der Abgleich liefert ihr die Grundlage, beantwortet aber keine Frage über die Zukunft. Eine Planung auf unbereinigtem Bestand rechnet mit Forderungen, die längst bezahlt sind.

Die Trennung ist auch für die Aufgabenverteilung nützlich: Die Zuordnung ist Routinearbeit mit klaren Regeln und weitgehend maschinell erledigbar, die Klärung der Reste erfordert Kenntnis des Mandats, die Planung ist Beratung. Wer alle drei in einem Arbeitsgang erledigt, bindet dafür regelmäßig die teuerste verfügbare Arbeitszeit.

Für die Systemauswahl folgt daraus, dass die Frage nach dem Bankabgleich eine fachliche ist, keine Bequemlichkeitsfrage. Drei Punkte gehören geprüft: Werden Bankumsätze eingelesen und über welchen Weg? Wird jede Unterzahlung als Skonto gedeutet oder unterschieden? Und wird sichtbar, was offen bleibt? Der dritte Punkt entscheidet darüber, ob aus dem Abgleich eine Kontrolle wird oder nur eine automatische Verbuchung, die im Zweifel das Falsche tut.