Was KI in der Buchhaltung nicht kann und auch nicht können sollte

Die interessantere Frage ist nicht, was ein System kann, sondern was es tut, wenn es etwas nicht wissen kann. Daran unterscheiden sich brauchbare von gefährlichen Verfahren.

Die Angaben, die nie auf dem Beleg stehen

Die betriebliche Veranlassung. Auf der Rechnung für ein Notebook steht der Gegenstand, der Preis und der Händler. Ob es im Betrieb steht oder im Kinderzimmer, steht dort nicht. Ein System kann Wahrscheinlichkeiten bilden, aber es kann die Frage nicht beantworten.

Der Anlass einer Bewirtung. Erforderlich ist ein konkreter Bezug, nicht die Kategorie. Diese Angabe kommt vom Mandanten oder es gibt sie nicht.

Die private Mitbenutzung. Beim Fahrzeug, beim Telefon, beim häuslichen Arbeitszimmer entscheidet die tatsächliche Nutzung, und die ist dem Beleg nicht zu entnehmen.

Die Kostenstelle, wo sie sich nicht aus einem Merkmal ableiten lässt. Auf einer Tankrechnung steht nicht, zu welchem Fahrzeug sie gehört, solange keine Kartennummer oder kein Kennzeichen vermerkt ist.

Die Zuordnung zu einem Wirtschaftsjahr bei Abgrenzungen. Eine Versicherungsprämie für zwölf Monate, gezahlt im November, ist abzugrenzen. Der Beleg sagt nicht, wie der Mandant das bisher gehandhabt hat.

Warum ein System, das immer antwortet, schlechter ist

Wenn eine Information fehlt, gibt es zwei Verhaltensweisen. Die eine liefert die wahrscheinlichste Antwort, die andere sagt, dass etwas fehlt.

Die erste sieht in jeder Statistik besser aus. Die Durchlaufquote steigt, es gibt keine offenen Fälle, alles ist verarbeitet. Der Preis ist, dass falsche Buchungen nicht mehr als solche erkennbar sind: Sie sehen aus wie richtige und unterscheiden sich nur darin, dass niemand die fehlende Angabe je erfragt hat.

Die zweite sieht schlechter aus und ist besser. Ein ausgesteuerter Fall ist sichtbar, und Sichtbarkeit ist die Voraussetzung dafür, dass jemand ihn löst.

Für die Bewertung eines Systems folgt daraus eine Frage, die selten gestellt wird: Wie viele Fälle steuert es aus, und wie werden sie geschlossen? Ein System ohne Rückfragen ist kein besseres, sondern ein stilleres.

Wo Sprachmodelle zusätzlich fehleranfällig sind

Drei Muster treten regelmäßig auf und gehören zur Erwartungshaltung:

Plausible Erfindungen bei schlechter Vorlage. Ist ein Beleg schlecht lesbar, füllt ein Modell Lücken mit dem, was üblich wäre. Eine Rechnungsnummer, die es so nie gab, oder ein Betrag, der zum Rest passt, aber nicht auf dem Papier steht.

Schwankende Entscheidungen bei ähnlichen Fällen. Zwei fast gleiche Belege können unterschiedlich behandelt werden. In der Buchführung ist das ein Problem, weil dieselbe Leistung desselben Lieferanten dann auf verschiedenen Konten landet.

Überzeugend formulierte Fehler. Ein Modell begründet eine falsche Zuordnung genauso flüssig wie eine richtige. Die Formulierungsqualität ist kein Hinweis auf die Richtigkeit.

Der Umgang damit ist kein Misstrauen gegen die Technik, sondern eine Frage der Architektur: rechnerische Prüfung, formale Prüfung, Abgleich mit der bisherigen Behandlung desselben Lieferanten. Diese drei fangen den größten Teil ab, und sie kosten nichts, weil sie automatisch laufen.

Die Fälle, in denen Plausibilität in die Irre führt

Ein Verfahren arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten. Das ist meistens hilfreich und in bestimmten Konstellationen gefährlich, weil das Wahrscheinliche und das Richtige auseinanderfallen.

Der Lieferant, der etwas Untypisches liefert. Ein Bürobedarfshändler verkauft ein Notebook. Die Zuordnung am Kreditor sagt Bürobedarf, der Sachverhalt sagt Anlagenzugang. Das Wahrscheinliche ist falsch.

Der Beleg, der einer bekannten Form ähnelt. Eine Mahnung sieht aus wie eine Rechnung, eine Auftragsbestätigung ebenfalls, ein Lieferschein mit Preisen auch. Wird die Belegart nicht sicher bestimmt, entsteht eine Buchung ohne zugrunde liegende Leistung.

Die Rechnungskopie. Ein zweites Exemplar derselben Rechnung, eingereicht weil unklar war, ob das erste angekommen ist. Ohne Dublettenprüfung entsteht eine doppelte Buchung und, schlimmer, ein doppelter Vorsteuerabzug.

Die Gutschrift, die wie eine Rechnung aussieht. Ein negativer Betrag oder ein Hinweis im Text entscheidet über das Vorzeichen. Wird er übersehen, verdoppelt sich der Fehler, weil der Betrag mit falschem Vorzeichen gebucht wird.

Gegen alle vier hilft dieselbe Vorkehrung: eine Prüfung gegen den bisherigen Verlauf. Weicht ein Beleg vom Muster ab, ist entweder der Beleg ungewöhnlich oder die Zuordnung falsch, und beides gehört gesehen.

Die Dublettenprüfung verdient dabei besondere Erwähnung, weil sie technisch einfach und wirkungsvoll ist: gleicher Lieferant, gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag. Wer diese drei Merkmale vergleicht, findet nahezu jede versehentlich doppelt eingereichte Rechnung.

Vier Fälle aus dem Kanzleialltag

Die abstrakte Aussage, dass die betriebliche Veranlassung nicht auf dem Beleg steht, überzeugt niemanden. Vier konkrete Vorgänge zeigen deutlicher, wo die Linie verläuft.

Die Werkstattrechnung ohne Kennzeichen. Ein Mandant mit vier Fahrzeugen im Betriebsvermögen reicht eine Werkstattrechnung ein. Der Beleg nennt die Werkstatt, die Leistung und den Betrag. Ein Kennzeichen oder eine Fahrgestellnummer fehlt, weil der Servicemitarbeiter das Feld nicht ausgefüllt hat. Das Aufwandskonto kann das System zutreffend vorschlagen, denn Reparaturen laufen in diesem Mandat seit Jahren gleich. Die Kostenstelle kann es nicht vorschlagen, und eine Zuordnung nach Häufigkeit wäre in drei von vier Fällen falsch. Der richtige Ausgang ist eine Rückfrage mit einem einzigen Satz: welches Fahrzeug. Die Antwort dauert beim Mandanten eine halbe Minute. Ohne sie entsteht eine Kostenstellenauswertung, die niemand verwenden kann, und der Fehler fällt frühestens beim Jahresabschluss auf.

Der Baumarkteinkauf. Auf dem Bon stehen Farbe, Pinsel, Abdeckfolie und eine Bohrmaschine. Der Mandant betreibt einen Handwerksbetrieb, die Position ist also plausibel betrieblich. Sie kann aber ebenso das Wochenendprojekt im eigenen Haus sein, und der Bon unterscheidet das nicht. Ein System, das hier stillschweigend auf Betriebsbedarf bucht, trifft eine Entscheidung, die ihm niemand übertragen hat. Kommt bei diesem Mandanten mehrfach im Jahr ein Baumarktbeleg über einem gewissen Betrag, gehört das nicht in eine gelernte Zuordnung, sondern in ein wiederkehrendes Klärungsmuster.

Die Rechnung des Rechtsanwalts. Ausgewiesen sind eine Geschäftsgebühr, eine Auslagenpauschale und Umsatzsteuer. Ob es um eine Forderungsdurchsetzung, eine Kündigungsschutzsache oder eine erbrechtliche Angelegenheit des Gesellschafters geht, steht dort nicht, und genau davon hängt ab, ob überhaupt betrieblicher Aufwand vorliegt. Anwaltsrechnungen sind formal makellos und inhaltlich häufig nichtssagend. Sie sind der Beleg, bei dem die Erkennungsquote hoch und die Aussagekraft niedrig ist.

Die Zahlung an einen Zahlungsdienstleister. Auf dem Kontoauszug steht ein Sammelbetrag, ein Datum und eine Referenznummer. Dahinter liegen elf Einzelvorgänge mit drei Steuersätzen. Ohne den Abrechnungsbeleg des Dienstleisters ist die Zahlung eine Zahlung und kein Geschäftsvorfall. Das System kann sie als offene Position sichtbar machen und dem Bankabgleich zuführen, es kann sie nicht kontieren. Wer diese Fälle automatisch auf ein Sammelkonto bucht, verschiebt das Problem in den Abschluss.

In allen vier Fällen ist nicht die Technik am Ende, sondern die Datenlage. Das ist eine wichtige Unterscheidung, weil sie den Lösungsweg vorgibt: Nicht ein besseres Modell hilft, sondern ein besserer Beleg oder eine Rückfrage.

Ein Prüfschema für den Zweifelsfall

Wer entscheiden muss, ob ein Fall ausgesteuert gehört, kommt mit vier Fragen aus. Sie lassen sich in dieser Reihenfolge abarbeiten und beantworten sich in aller Regel in wenigen Sekunden.

Der praktische Wert liegt in der zweiten Zeile. Sie trennt die Fälle, in denen eine Angabe fehlt, aber ableitbar ist, von denen, in denen sie fehlt und nicht ableitbar ist. Eine Tankrechnung mit vermerkter Kartennummer gehört in die erste Gruppe, dieselbe Rechnung ohne Kartennummer in die zweite. Wer diese Trennung im System abbildet, reduziert die Zahl der Rückfragen erheblich, ohne die Fälle zu verlieren, die tatsächlich eine brauchen.

Die vierte Zeile ist die stille Absicherung gegen falsch gelernte Zuordnungen. Sie kostet nichts, weil der Vergleich ohnehin vorliegt, und sie fängt genau die Serie ab, die entsteht, wenn eine einmalige Korrektur zu einer dauerhaften Vorgabe geworden ist. Mehr dazu in Wie eine Buchhaltungs-KI aus Korrekturen lernt.

Was Rückfragen kosten und was sie sparen

Die häufigste Einwendung gegen ausgesteuerte Fälle lautet, sie machten Arbeit. Das stimmt, und die Rechnung fällt trotzdem eindeutig aus, sobald man beide Seiten ansetzt.

Angenommen, ein Mandat liefert 400 Belege im Monat. Fünf Prozent davon, also 20 Belege, enthalten eine Angabe nicht, die für die richtige Behandlung erforderlich ist. Eine Rückfrage, die direkt am Beleg hängt und beim Mandanten als Liste ankommt, kostet in der Kanzlei etwa eine Minute je Fall, zusammen also rund 20 Minuten im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro sind das 20 Euro.

Die Gegenseite: Wird stattdessen geraten und liegt die Rate der Fehlgriffe bei der Hälfte, entstehen zehn falsche Buchungen im Monat. Fallen sie erst im Rahmen des Abschlusses auf, ist der Aufwand je Fall nicht mehr eine Minute, sondern eher zwanzig, weil der Vorgang rekonstruiert, der Mandant nachträglich befragt und die Buchung storniert und neu erfasst werden muss. Über zwölf Monate sind das 120 Fälle und rund 40 Stunden. Der Vergleich lautet also vier Stunden Rückfragen gegen 40 Stunden Nacharbeit, und die Nacharbeit fällt zum ungünstigsten Zeitpunkt an, nämlich in der Abschlussphase.

Diese Rechnung setzt drei Dinge voraus, die nicht selbstverständlich sind: Die Rückfrage muss ohne Medienbruch gestellt werden können, die Antwort muss am Beleg hängen bleiben, und der Mandant muss sie ohne Anleitung beantworten können. Fehlt eine dieser drei Voraussetzungen, kippt die Rechnung, weil eine Rückfrage dann nicht eine Minute kostet, sondern eine Mail, ein Telefonat und eine Wiedervorlage. Wie sich diese Voraussetzungen organisatorisch herstellen lassen, steht in Vorbereitende Buchhaltung beim Mandanten.

Drei Grenzen, die regelmäßig verwechselt werden

In Gesprächen über die Leistungsfähigkeit solcher Systeme werden drei verschiedene Sachverhalte unter demselben Wort verhandelt. Sie auseinanderzuhalten hilft bei der Bewertung eines Angebots.

Die technische Grenze. Das System kann etwas nicht, was es grundsätzlich könnte. Ein Beleg ist zu schlecht abfotografiert, eine Textebene fehlt, ein Format wird nicht unterstützt. Diese Grenze verschiebt sich mit besserer Technik und mit besserer Belegqualität, und sie ist die einzige der drei, bei der ein Anbieterwechsel etwas ändert.

Die Grenze der Datenlage. Die benötigte Angabe existiert nicht in maschinenlesbarer Form, weil sie nirgends niedergeschrieben wurde. Der Anlass einer Bewirtung ist das Musterbeispiel. Diese Grenze verschiebt sich nicht durch Technik, sondern nur durch einen geänderten Ablauf beim Mandanten.

Die Grenze der Zuständigkeit. Die Angabe wäre ermittelbar, aber die Entscheidung darüber ist keine, die ein Verfahren treffen soll. Die Beurteilung der betrieblichen Veranlassung gehört hierher. Diese Grenze verschiebt sich gar nicht, weil sie keine Frage des Könnens ist, sondern der Verantwortungsverteilung.

Wer ein Angebot bewertet, sollte für jede beanstandete Schwäche zuordnen, welche der drei Grenzen berührt ist. Bei der ersten hilft ein anderes Produkt, bei der zweiten ein anderer Prozess, bei der dritten gar nichts, und das ist in Ordnung. Der häufigste Fehler in Auswahlverfahren ist, eine Grenze der zweiten oder dritten Art als Produktmangel zu behandeln und so lange weiterzusuchen, bis ein Anbieter verspricht, sie zu überschreiten.

Was ein System über sich selbst wissen sollte

Ein oft übersehener Punkt: Der Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem gefährlichen Verfahren liegt weniger in der Trefferquote als in der Selbstauskunft.

Ein brauchbares System kann drei Fragen beantworten:

Woher stammt dieser Vorschlag? Aus einer hinterlegten Zuordnung, einer Regel, der Historie oder einem Modell. Ohne diese Angabe lässt sich nicht einschätzen, wie genau zu prüfen ist.

Wie sicher ist er? Und zwar getrennt nach Herkunft, weil ein hoher Wert bei einer Festlegung etwas anderes bedeutet als bei einem Modell.

Was fehlt? Welche Angabe konnte nicht ermittelt werden, und woran liegt es: unlesbarer Beleg, fehlende Information oder unklarer Sachverhalt.

Ein System, das keine dieser drei Fragen beantwortet, verlangt vom Menschen, jeden Vorschlag gleich intensiv zu prüfen. Das ist praktisch nicht durchhaltbar, und was dann passiert, ist bekannt: Es wird oberflächlich geprüft, und zwar überall gleich.

Die Verantwortung lässt sich nicht delegieren

Ein Punkt, der über die Technik hinausgeht. Die fachliche Verantwortung für die Buchführung liegt beim Berufsträger. Sie geht nicht auf einen Softwareanbieter über, und sie geht auch nicht auf ein Verfahren über.

Praktisch bedeutet das dreierlei:

Die Prüfschicht zwischen Vorschlag und Festschreibung ist kein Komfortmerkmal, sondern die Stelle, an der die Verantwortung wahrgenommen wird. Ein System, das ungefragt festschreibt, passt nicht zu dieser Verantwortungsverteilung.

Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, einen Vorschlag einzuordnen. Das ist zugleich die Anforderung, die die KI-Verordnung an Betreiber stellt, siehe EU AI Act in der Steuerkanzlei.

Und die Auswahl des Dienstleisters ist selbst eine Sorgfaltspflicht, nicht nur eine wirtschaftliche Entscheidung. Siehe KI und Verschwiegenheit.

Was das für die Aufgabenteilung bedeutet

Die sinnvolle Verteilung ist nicht neu, sie verschiebt sich nur:

Das System übernimmt das Auslesen, die Zuordnung bekannter Lieferanten, die rechnerische Prüfung, den Abgleich mit Zahlungen und das Sichtbarmachen von Lücken. Das ist der mengenmäßig größte Teil und der, in dem Menschen erwiesenermaßen Flüchtigkeitsfehler machen.

Der Mensch übernimmt die Beurteilung von Sachverhalten, die Entscheidung in Zweifelsfällen, die Kommunikation mit dem Mandanten und die Freigabe. Das ist der fachlich anspruchsvolle Teil und der, für den der Berufsstand existiert.

Diese Verteilung entspricht auch der Verantwortungslage. Die fachliche Verantwortung liegt beim Berufsträger, der die Buchung freigibt, und eine Technik, die ihm diese Entscheidung abnimmt, entlastet ihn nicht, sondern entzieht ihm die Grundlage seiner Prüfung.

Wie sich die Grenze in einer Zahl abbilden lässt

Für die Steuerung genügt eine einzige Kennzahl, und sie ist nicht die Trefferquote, sondern der Anteil der Fälle, die aus einem sachlichen Grund ausgesteuert wurden. Steigt dieser Anteil über die Zeit, verschlechtert sich in aller Regel die Belegqualität eines Mandats, etwa weil dort auf fotografierte Ausdrucke umgestellt wurde. Sinkt er auf nahezu null, während das Belegaufkommen unverändert bleibt, sollte das misstrauisch machen: Entweder ist der Bestand tatsächlich vollständig erfasst, oder das System hat begonnen, in Zweifelsfällen selbst zu entscheiden.

Sinnvoll ist deshalb, diese Zahl getrennt je Mandat zu führen und nicht über die Kanzlei zu mitteln, weil sich sonst gegenläufige Entwicklungen ausgleichen und beide unsichtbar werden. Zur Ermittlung und Abgrenzung der übrigen Quoten siehe Automatisierungsquote richtig messen.

Der Zustand, den man anstreben sollte

Nicht die vollautomatische Buchführung, sondern ein System, in dem:

• der überwiegende Teil der Belege ohne Eingriff durchläuft
• jeder Fall, der eine fehlende Angabe braucht, sichtbar wird und beim Mandanten landet
• jede Abweichung von der bisherigen Behandlung angezeigt wird
• eine Stichprobe der durchgelaufenen Buchungen geprüft wird, bevor festgeschrieben wird

Das letzte Element wird oft weggelassen, sobald die Quote hoch ist. Es ist aber genau die Kontrolle, die eine falsch gelernte Zuordnung aufdeckt, bevor sie zwölf Monate lang wirkt.

Die ehrliche Zusammenfassung lautet: Die Technik hat die Erfassung übernommen. Die Beurteilung hat sie nicht übernommen, und sie sollte es auch nicht.