Vorbereitende Buchhaltung: Wo die Arbeit hingehört

Der Begriff wird oft als Sparmodell verstanden: Der Mandant macht mehr, die Kanzlei weniger, das Honorar sinkt. Diese Lesart führt regelmäßig zu schlechteren Ergebnissen für beide Seiten.

Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?

Vorbereitende Buchhaltung heißt nicht, dass der Mandant bucht, sondern dass er die Informationen liefert, die nur er hat. Die Aufteilung folgt einer einzigen Frage: Wer hat die Information? Nicht der Frage, wessen Arbeitszeit billiger ist.

Der Mandant weiß, warum ein Gerät angeschafft wurde, mit wem er essen war, zu welchem Projekt eine Lieferung gehört und warum eine Zahlung von der Rechnung abweicht. Die Kanzlei hat die fachliche Beurteilung: welcher Steuersatz zutrifft, ob ein Sachverhalt unter § 13b fällt und wie ein Vorgang im Kontenplan abzubilden ist.

Wird die Grenze nach dem Stundensatz gezogen, wandert die fachliche Beurteilung zu jemandem, der sie nicht treffen kann. Die Korrektur kostet dann mehr als die Ersparnis und fällt verzögert an, meist erst im Jahresabschluss.

Was sollte der Mandant übernehmen?

Der Mandant liefert den vollständigen Beleg zeitnah, ergänzt die Angaben, die nicht aus dem Beleg hervorgehen, stellt die betriebliche Veranlassung klar, wo sie nicht offensichtlich ist, und erklärt Abweichungen zwischen Rechnung und Zahlung. Mehr ist es nicht.

Der vollständige Beleg ist der größte Einzelbeitrag, weil ein fehlender Beleg jeden nachgelagerten Schritt blockiert.

Die Zusatzangaben, wo sie erforderlich sind: Anlass und Teilnehmer bei Bewirtung, Zweck bei Reisekosten, Projekt oder Kostenstelle bei zuordenbaren Aufwendungen.

Die betriebliche Veranlassung bei einem Notebook, einem Fahrrad, einem Möbelstück: Die Kanzlei kann das nicht beurteilen, sie kann nur fragen.

Was muss in der Kanzlei bleiben, auch wenn der Mandant vorkontiert?

Kontierung, steuerliche Beurteilung, Vollständigkeitskontrolle und die Prüfung vor dem Festschreiben. Eine Vorkontierung des Mandanten ist ein Vorschlag, kein Ergebnis: Übernimmt die Kanzlei die Buchführung, bleibt die fachliche Verantwortung bei ihr, unabhängig davon, wer den Vorschlag erzeugt hat.

Die steuerliche Beurteilung. Steuersatz, Abziehbarkeit, Abgrenzung, Sonderfälle wie Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen.

Liefert der Mandant aus einem eigenen System vorkontierte Daten, steigt die Datenqualität. Zu prüfen sind die Vorkontierungen dennoch, vor allem bei Steuersätzen, bei der Abgrenzung von Aufwand und Anlagevermögen und bei Steuerschuldnerschaft des Empfängers. Wer sie ungeprüft übernimmt, hat die Erfassung gespart und das Risiko übernommen. Verbreitete Systeme vergleichen BuchhaltungsButler oder Candis und Tabula oder Candis; für die Kanzlei zählt, ob erkennbar bleibt, was von wem stammt.

Wer trägt welchen Teil des Vorgangs?

Die Frage, wer die Information hat, lässt sich für die üblichen Bestandteile eines Vorgangs vorab beantworten. Die folgende Aufstellung dient als Vorlage für das Mandantengespräch und macht sichtbar, dass die Aufteilung abgeleitet wird, nicht verhandelt.

In der Spalte zur Verantwortung steht nirgends eine geteilte Zuständigkeit. Eine geteilte ist in der Praxis keine, und der Vorgang bleibt liegen.

Warum muss die Rückfrage am Beleg hängen?

Weil die Angaben, die nur der Mandant hat, sonst gar nicht erhoben werden. Eine Frage, die am konkreten Beleg hängt und mit zwei Klicks beantwortet ist, wird beantwortet. Eine Sammelliste mit vierzig Positionen am Quartalsende führt zu zehn Antworten, und dreißig Vorgänge werden nach bestem Wissen gebucht.

Der Unterschied ist inhaltlich, nicht organisatorisch: Er liegt zwischen einer Bewirtungsangabe, die in der Prüfung trägt, und einer, die nach sechs Wochen rekonstruiert wurde. Der Mandant erinnert sich, wenn die Frage eine Woche alt ist.

Sinkt das Honorar, wenn der Mandant mehr übernimmt?

Nicht automatisch. Die Vergütung für die Buchführung bemisst sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung am Jahresumsatz, nicht am Zeitaufwand. Verschiebt sich Arbeit zum Mandanten, sinkt der Aufwand der Kanzlei, ohne dass sich der Gebührenrahmen dadurch zwingend ändert.

Ein Automatismus folgt daraus nicht, wohl aber die Pflicht, die Erwartung zu klären, und zwar vor der Umstellung. Der Aufwand in der Kanzlei sinkt tatsächlich, aber nur, wenn die Mitwirkung auch stattfindet, was in der Anfangsphase selten der Fall ist.

Wie unterscheidet sich der Zuschnitt je Mandat?

Im Grundsatz ist die Aufteilung gleich, im Umfang sehr verschieden. Welcher Beitrag bei ihm zuverlässig funktioniert, zählt, nicht wie viel der Mandant übernehmen kann. Ein kleiner Beitrag, der stattfindet, ist mehr wert als ein großer, der auf dem Papier steht.

Der Handwerksbetrieb mit Büroangestellter. Dort sortiert jemand ohnehin Rechnungen, kann also Belege zeitnah einreichen, Projekte zuordnen und Abweichungen erklären. Der Zuschnitt kann weit gehen; zu klären ist, was bei Urlaub geschieht.

Die Einzelunternehmerin ohne Personal. Sie hat alle Informationen und keine Zeit. Der Zuschnitt ist eng: Belege zeitnah liefern, Rückfragen beantworten, sonst nichts. Überträgt man ihr Zuordnungen, kommen die Belege später.

Die mittelständische GmbH mit Buchhaltungskraft. Hier lockt die Verlagerung der Kontierung. Dagegen spricht die Verantwortung, nicht die Fähigkeit der Kraft. Sinnvoll ist, dass sie vorbereitet und die Kanzlei prüft, mit klarer Regelung, welche Sachverhalte immer vorgelegt werden.

Der Freiberufler mit digitalen Eingangsbelegen. Sein größter Beitrag ist eine einmalige Einrichtung, keine Handlung: die Rechnungsadresse bei den Lieferanten hinterlegen, damit die Belege ohne Zutun ankommen, siehe Belegeingang.

Wie läuft die Umstellung eines Mandats ab?

Die Umstellung scheitert selten am Zuschnitt und häufig an der Reihenfolge. Sieben Phasen von der Bestandsaufnahme bis zum Rückblick nach sechs Monaten haben sich bewährt, beginnend mit der Auswertung der Rückfragen des letzten Quartals.

Phase 5 wird regelmäßig übersprungen und ist trotzdem der wirksamste Teil. Wer in den ersten Wochen erlebt, dass Fragen klein und schnell zu beantworten sind, behält die Gewohnheit; wessen erste Erfahrung eine Sammelliste ist, verliert sie sofort.

Drei Punkte gehören ausdrücklich entschieden: wer bei Abwesenheit einspringt, was geschieht, wenn eine Angabe ausbleibt, und bis wann der Beitrag je Monat vorliegen muss. Zuständigkeiten und Übermittlungswege gehören ins Mandanten-Onboarding, fehlende Unterlagen in einen festen Rhythmus, siehe Erinnern an fehlende Unterlagen.

Was geht in der Praxis schief, und woran merkt man es?

Die Mitwirkung wird vereinbart, aber kein Ort dafür eingerichtet, und Rückfragen werden gesammelt statt am Beleg gestellt. Sichtbar wird das an vier Größen, die sich monatlich in wenigen Minuten ablesen lassen, sofern Belege und Rückfragen an einem Ort liegen.

• Die Zeit vom Belegdatum bis zum Eingang. Verlängert sie sich, ist das ein Frühzeichen, lange bevor Belege ganz ausbleiben.
• Der Anteil beantworteter Rückfragen. Ein dauerhaft niedriger Wert sagt, dass der Weg zur Antwort zu lang ist, nicht dass der Mandant unwillig wäre.
• Die Dauer bis zur Antwort. Eine Antwort nach zwei Tagen ist inhaltlich etwas anderes als nach zwei Monaten.
• Die Zahl der ohne Zusatzangabe gebuchten Belege. Sie zeigt, wie oft der Termindruck größer war als die Bereitschaft, auf eine Antwort zu warten.

Zwei Muster stecken fast immer dahinter. Die Vollständigkeitskontrolle wandert mit: Aus der Aussage, der Mandant liefere die Belege, wird die Annahme, er wisse auch, ob alle geliefert sind. Er weiß es nicht, weil ihm der Abgleich gegen die Zahlungen fehlt, siehe Bankabgleich. Und der Zuschnitt bleibt, obwohl die Büroangestellte den Arbeitgeber gewechselt hat.

Ein Beitrag, der nicht funktioniert, gehört zurückgenommen und in der Kanzlei erledigt. Eine verschobene Mitwirkung verschiebt keine gesetzliche Frist. Eine Belegstrecke macht die Mitwirkung leicht, ersetzt sie aber nicht, und ob die Angaben für den Vorsteuerabzug tragen, entscheidet ihr Inhalt, nicht das Programm.