E-Rechnung und KI-Buchhaltung: Warum beides zusammengehört

Die E-Rechnungspflicht wird meist als Belastung diskutiert. Für Kanzleien, die ihre Belegverarbeitung automatisieren, ist sie der größte Fortschritt seit Jahren, und zwar aus einem einzigen Grund.

Was ändert die E-Rechnung an der Belegverarbeitung?

Sie lässt den fehleranfälligsten Schritt vollständig entfallen: das Auslesen. Bei einer E-Rechnung stehen Beträge, Steuersätze, Datumsangaben und Lieferantendaten als Felder im Datensatz. Es gibt keine Verwechslung von 1 und 7, kein verlorenes Trennzeichen und keine falsch zugeordnete Zahl, weil es keine Zuordnung mehr gibt.

Das wirkt sich auf alle folgenden Schritte aus: Die rechnerische Prüfung geht immer auf, die Zuordnung zum Lieferanten ist über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eindeutig, und die Kontierung arbeitet auf sicherem Grund statt auf einer Schätzung.

Warum hilft sie besonders bei schwierigen Belegen?

Weil dort bisher die meiste Zeit je Stück verloren ging. Bei der einfachen Rechnung eines Standardlieferanten ändert sich wenig, die lief auch vorher gut. Der Effekt zeigt sich bei den aufteilungsbedürftigen Belegen, wo aus einer Schätzung eine Rechnung wird und die Splitbuchung aus den Daten entsteht statt aus einer Vermutung über das Layout.

Die Hotelrechnung mit Übernachtung und Frühstück. Zwei Steuersätze, im Layout ineinander verschachtelt, im Datensatz getrennt.

Die Sammelrechnung eines Großhändlers mit vierzig Positionen. Bisher wurde in aller Regel auf ein Konto gebucht, weil die Aufteilung zu aufwendig war. Jetzt ist eine feinere Aufteilung eine Entscheidung und keine Frage des Aufwands mehr.

Die Telefonrechnung mit fünfzehn Rufnummern. Als PDF ein mehrseitiges Dokument, aus dem die Summenzeile gefunden werden muss. Als Datensatz liegen Gesamtbetrag, Steuerbetrag und Zeitraum als Feld vor.

Die Rechnung eines neuen Lieferanten. Bei einem Bild muss der Lieferant über Name und Adresse erkannt werden, und Schreibweisen unterscheiden sich. Strukturiert wird die Zuordnung zum Kreditorenstamm eindeutig, besonders bei ähnlichen Namen und Konzernstrukturen mit mehreren rechnungsstellenden Gesellschaften.

Welche drei Eingangsarten laufen parallel?

Drei Eingangsarten laufen nebeneinander, solange nicht alle Lieferanten strukturiert liefern: die XRechnung als reiner Datensatz, das ZUGFeRD-Hybridformat aus Bild und eingebettetem XML, und das PDF ohne Datensatz oder der Scan. Sie unterscheiden sich darin, was die Verarbeitung sicher weiß, und genau daran entscheidet sich der Prüfaufwand.

Die dritte Zeile ist der Grund, warum eine Belegverarbeitung überhaupt eine Trefferquote hat. In den ersten beiden gibt es keine, weil nichts getroffen werden muss. Praktisch folgt daraus eine Zweiteilung der Prüfung: Bei strukturierten Belegen ist die Frage, ob die Kontierung stimmt, bei Bildern zusätzlich, ob die gelesenen Werte stimmen. Wer beide Gruppen gleich behandelt, prüft die eine zu viel und die andere zu wenig.

Was bleibt trotz strukturierter Daten zu prüfen?

Aus exakten Daten folgt keine richtige Buchung. Unverändert bleiben die formale Prüfung der Pflichtangaben, die fachliche Beurteilung des Sachverhalts, die Angaben, die in keinem Datensatz stehen, die Vollständigkeit des Belegeingangs und die Zuordnung zum richtigen Zeitraum. Im Einzelnen:

Die formale Prüfung. Ein technisch valides XML kann eine unbestimmte Leistungsbeschreibung tragen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG sind nicht automatisch erfüllt, nur weil das Format stimmt. Ein Aussteller, der bisher unbestimmt formuliert hat, tut das weiterhin, nur in einem strukturierten Feld. Die Norm erzwingt die Existenz des Feldes, nicht seinen Inhalt.

Die fachliche Beurteilung. Der Steuersatz ergibt sich aus dem Sachverhalt, nicht aus dem, was in der Datei steht. Ein falsch ausgewiesener Steuerbetrag bleibt falsch, und der Vorsteuerabzug richtet sich nach der gesetzlich geschuldeten Steuer.

Die Angaben, die nirgends stehen. Betriebliche Veranlassung, Bewirtungsanlass, Kostenstelle.

Die Vollständigkeit. Eine Rechnung, die nie eingereicht wurde, ist als strukturierte Datei genauso abwesend wie als Papierbeleg. Die Lücke wird weiterhin nur über den Abgleich gegen die Zahlungen sichtbar.

Die Zuordnung zum richtigen Zeitraum. Leistungs- und Rechnungsdatum stehen als Feld im Datensatz, ob der Vorgang in die richtige Periode gehört, hängt vom Sachverhalt ab. Bei Abgrenzungen und über den Jahreswechsel bleibt die Beurteilung unverändert.

Daraus folgt eine nüchterne Erwartung: Der Erfassungsaufwand sinkt deutlich, der Klärungsaufwand bleibt. Da der Klärungsaufwand in den meisten Beständen der größere Kostenblock ist, ist die E-Rechnung ein wichtiger, aber nicht der entscheidende Hebel.

Was ist der häufigste Fehler?

Ein ZUGFeRD-PDF wird als Bild behandelt und durch die Texterkennung geschickt, obwohl das XML in der Datei liegt. Dann wird geschätzt, obwohl die exakten Werte danebenliegen. Das ist der teuerste Fehler, weil er unsichtbar bleibt: Das Ergebnis stimmt in der Mehrzahl der Fälle, und die Abweichungen treten genau dort auf, wo die Texterkennung ohnehin schwach ist.

Nachweisen lässt sich das nur, indem eine Datei mit bekannten Werten durchgeschickt und das Ergebnis verglichen wird. Der Zusammenhang zwischen Textebene und Erkennungsqualität steht in Belegerkennung und Textebene.

Welche weiteren Fehler treten auf?

Das Vertrauen wandert vom Auslesen in die Kontierung. Aus der richtigen Feststellung, dass die Werte stimmen, wird die falsche Schlussfolgerung, dass die Buchung stimmt. Der Steuersatz im Datensatz ist der vom Aussteller angesetzte, nicht der gesetzlich geschuldete. Wie ein Kontierungsvorschlag zustande kommt, steht in Wie eine KI Belege kontiert.

Die Prüfung wird zu früh reduziert. Reduziert werden darf die Prüfung der ausgelesenen Werte, nicht die der fachlichen Beurteilung.

Die Aufteilung wird nicht genutzt. Die Positionen liegen einzeln vor, gebucht wird trotzdem auf ein Konto, weil die Regeln aus der Zeit davor stammen. Das lohnt eine gezielte Durchsicht der Lieferanten mit gemischten Steuersätzen.

Die Zahlungsseite bleibt unverändert. Exakte Rechnungsdaten machen den Abgleich mit den Kontoumsätzen zuverlässiger, weil Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungsbedingungen strukturiert vorliegen. Wer den Bankabgleich unverändert lässt, verschenkt Nutzen, der ohne Zusatzarbeit zu haben wäre.

Warum werden Quoten in gemischten Beständen unbrauchbar?

Weil der Anteil der Belege, die ohne Nacharbeit durchlaufen, auch dann steigt, wenn sich an der Verarbeitung nichts verbessert hat. Er steigt, weil sich die Zusammensetzung des Eingangs verschoben hat. Ein Bestand, in dem der Anteil strukturierter Belege von zehn auf vierzig Prozent wächst, zeigt eine deutlich bessere Gesamtquote bei unverändertem Verfahren.

Die Abhilfe wird selten umgesetzt: Die Quote wird getrennt nach Eingangsart erhoben, eine Zahl für strukturierte Belege, eine für Bilder, dazu der Mengenanteil beider Gruppen. Dasselbe gilt für die Fehlerquote, denn Fehler bei strukturierten Belegen sind immer fachliche Fehler, bei Bildern können es beide sein.

Voraussetzung ist, dass am einzelnen Beleg vermerkt ist, ob er strukturiert einging. Fehlt der Vermerk, ist die Trennung nachträglich nicht herstellbar. Deshalb ist diese Angabe in einem Auswahlgespräch mehr wert als eine hohe Erkennungsquote.

Wie verschiebt sich die Rolle der Prüfung?

Von einer Kontrolle der Erfassung zu einer fachlichen Beurteilung. Vorher lautete die Frage, ob der abgelesene Betrag dem Beleg entspricht, was gut lernbar und schnell zu beantworten ist. Nachher lautet sie, ob der Sachverhalt zutreffend abgebildet ist, und das setzt Kenntnis der steuerlichen Behandlung voraus.

Daraus folgt zweierlei. Der Prüfaufwand sinkt nicht in dem Maß, in dem der Erfassungsaufwand sinkt, wer nur die entfallene Erfassung rechnet, überschätzt den Effekt. Und der Aufwand verschiebt sich zu den fachlich stärkeren Mitarbeitenden, wodurch Kapazität an einer Stelle knapp werden kann, an der sie vorher ausreichte. In der Praxis fällt das erst nach einigen Monaten auf und wird dann als Problem der eingesetzten Verfahren gedeutet.

In welchen Phasen läuft der Umbau?

Phase 2 und 3 sind der Kern und dauern zusammen weniger als eine Woche. Wer mit Phase 5 beginnt, stellt Lieferanten auf ein Format um, das die eigene Verarbeitung anschließend als Bild behandelt, und wundert sich, dass sich nichts ändert.

Dazu gehört ein Blick auf die Aufbewahrung: Aufzubewahren ist der Datensatz in ursprünglicher Form. Wird eine ZUGFeRD-Datei beim Import ins Archiv konvertiert, geht das XML verloren, und aus der E-Rechnung wird rückwirkend ein Bild.

Welche Fragen gehören ins Auswahlgespräch?

Die entscheidende Frage lautet, ob bei einem Hybridformat das eingebettete XML gelesen wird oder das Bild, und sie muss vorgeführt statt beantwortet werden. Fünf weitere lassen sich in derselben Vorführung mit einer einzigen Datei klären und sagen mehr aus als jede Funktionsübersicht:

1. Welches Profil wird als E-Rechnung anerkannt? Eine Verarbeitung, die MINIMUM und BASIC WL wie normkonforme Dateien behandelt, erzeugt falsche Sicherheit. Die Unterschiede stehen in XRechnung oder ZUGFeRD.
2. Was passiert bei einer Rechnung mit zwei Steuersätzen? Getrennte Positionen oder eine Summenbuchung?
3. Was passiert, wenn Bild und Datensatz abweichen? Wird die Abweichung angezeigt, oder wird still einer von beiden genommen?
4. Wird die Datei in ursprünglicher Form aufbewahrt? Eine Konvertierung beim Import macht aus der E-Rechnung nachträglich ein Bild.
5. Lässt sich am einzelnen Beleg erkennen, ob er strukturiert einging? Ohne diese Angabe lässt sich die Prüfung nicht zweiteilen, und der Aufwand bleibt, wo er war.