E-Rechnung und KI-Buchhaltung: Warum beides zusammengehört

Die E-Rechnungspflicht wird meist als Belastung diskutiert. Für Kanzleien, die ihre Belegverarbeitung automatisieren, ist sie der größte Fortschritt seit Jahren, und zwar aus einem einzigen Grund.

Der Schritt, der entfällt

In jeder Belegverarbeitung gibt es einen Schritt, an dem geschätzt wird: das Auslesen. Aus einem Bild oder einem Layout müssen Beträge, Steuersätze, Datumsangaben und Lieferantendaten gewonnen werden. Dabei entstehen die Fehler, die später Arbeit machen.

Bei einer E-Rechnung entfällt dieser Schritt. Die Werte stehen als Felder im Datensatz. Es gibt keine Verwechslung von 1 und 7, kein verlorenes Trennzeichen, keine falsch zugeordnete Zahl, weil es keine Zuordnung mehr gibt.

Das klingt technisch und wirkt sich praktisch auf alle folgenden Schritte aus: Die rechnerische Prüfung geht immer auf, die Zuordnung zum Lieferanten ist über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eindeutig, und die Kontierung arbeitet auf sicherem Grund statt auf einer Schätzung.

Der Gewinn liegt bei den schwierigen Belegen

Der eigentliche Effekt zeigt sich nicht bei der einfachen Rechnung eines Standardlieferanten. Die lief auch vorher gut.

Er zeigt sich bei den aufteilungsbedürftigen Belegen, also genau dort, wo bisher die meiste Zeit je Stück verloren ging. Eine Hotelrechnung mit Übernachtung zum ermäßigten und Frühstück zum Regelsteuersatz musste bisher aus dem Layout erschlossen werden. Bei einer E-Rechnung liegt jede Position einzeln vor, mit Betrag und Steuersatz.

Damit wird aus einer Schätzung eine Rechnung. Die Splitbuchung entsteht aus den Daten, nicht aus einer Vermutung über die Struktur des Dokuments.

Was trotzdem zu prüfen bleibt

Es wäre falsch, aus exakten Daten auf eine richtige Buchung zu schließen. Drei Dinge bleiben:

Die formale Prüfung. Ein technisch valides XML kann eine unbestimmte Leistungsbeschreibung tragen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG sind damit nicht automatisch erfüllt, nur weil das Format stimmt.

Die fachliche Beurteilung. Der Steuersatz ergibt sich aus dem Sachverhalt, nicht aus dem, was in der Datei steht. Ein falsch ausgewiesener Steuerbetrag bleibt falsch, auch wenn er strukturiert übermittelt wurde, und der Vorsteuerabzug richtet sich nach der gesetzlich geschuldeten Steuer.

Die Angaben, die nirgends stehen. Betriebliche Veranlassung, Bewirtungsanlass, Kostenstelle. Sie werden durch ein besseres Format nicht geliefert.

Der Fehler, der die Vorteile verschenkt

Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie ein PDF. Wird es in einer Verarbeitung als Bild behandelt und durch die Texterkennung geschickt, wird geschätzt, obwohl die exakten Werte danebenliegen.

Das passiert häufiger, als man vermuten würde, und es fällt nicht auf, weil das Ergebnis meistens trotzdem stimmt. Bemerkbar wird es erst an den Stellen, an denen die Texterkennung scheitert, also ausgerechnet bei den schwierigen Belegen.

Für die Systemauswahl ist das eine konkrete, prüfbare Frage: Wird bei einem Hybridformat das eingebettete XML genutzt oder das Bild? Die Antwort lässt sich in einer Demo mit einer einzigen Datei überprüfen.

Was sich in der Kanzlei dadurch verschiebt

Wenn ein wachsender Teil des Belegaufkommens strukturiert eingeht, verschiebt sich die Arbeit. Weniger Erfassung, weniger Korrektur von Lesefehlern. Was bleibt, ist die fachliche Beurteilung und die Klärung der Fälle, in denen Informationen fehlen.

Das ist der anspruchsvollere Teil der Arbeit und der, der nicht wegautomatisiert wird. Es ist zugleich der Teil, für den eine Kanzlei beauftragt wird.

Drei Eingangsarten, drei Verarbeitungswege

Solange nicht alle Lieferanten strukturiert liefern, laufen in jeder Kanzlei drei Wege parallel. Sie unterscheiden sich in dem, was die Verarbeitung sicher weiß, und daran entscheidet sich, wie viel geprüft werden muss.

Die dritte Zeile ist der Grund, warum eine Belegverarbeitung überhaupt eine Trefferquote hat. In den ersten beiden Zeilen gibt es keine Trefferquote beim Auslesen, weil nichts getroffen werden muss.

Praktisch bedeutet das eine Zweiteilung der Prüfung. Bei strukturierten Belegen ist die Frage, ob die Kontierung stimmt. Bei Bildern ist die Frage, ob die gelesenen Werte stimmen und ob die Kontierung stimmt. Wer beide Gruppen mit demselben Prüfaufwand behandelt, prüft die eine zu viel und die andere zu wenig.

Wo der Unterschied im Alltag ankommt

Die abstrakte Aussage, dass ein Schritt entfällt, wird an konkreten Belegen nachvollziehbar. Vier Fälle aus dem laufenden Betrieb.

Die Telefonrechnung eines Mandanten mit fünfzehn Rufnummern. Als PDF ist sie ein mehrseitiges Dokument mit Einzelverbindungsnachweisen, aus dem die Verarbeitung die Summenzeile finden muss. Als strukturierter Datensatz liegen Gesamtbetrag, Steuerbetrag und Zeitraum als Feld vor. Die Seitenzahl spielt keine Rolle mehr, weil nicht mehr gesucht wird.

Die Sammelrechnung eines Großhändlers mit vierzig Positionen. Bisher wurde in aller Regel auf ein Konto gebucht, weil die Aufteilung zu aufwendig war. Bei einer E-Rechnung liegt jede Position mit Betrag und Steuersatz vor. Ob sich eine feinere Aufteilung lohnt, ist danach eine Entscheidung und nicht mehr eine Frage des Aufwands.

Die Hotelrechnung mit Übernachtung und Frühstück. Der Klassiker. Zwei Steuersätze, im Layout ineinander verschachtelt, im Datensatz getrennt. Die Aufteilung folgt aus den Daten, nicht aus einer Vermutung über die Struktur des Dokuments.

Die Rechnung eines neuen Lieferanten. Bei einem Bild muss der Lieferant über Name und Adresse erkannt werden, und Schreibweisen unterscheiden sich. Bei einer E-Rechnung stehen die Angaben zum Verkäufer strukturiert im Datensatz, und die Zuordnung zum Kreditorenstamm wird eindeutig. Der Effekt zeigt sich vor allem bei Lieferanten mit ähnlichen Namen und bei Konzernstrukturen mit mehreren rechnungsstellenden Gesellschaften.

In allen vier Fällen ändert sich nicht die Buchung. Es ändert sich, wie viel davor geprüft werden muss.

Ein Fahrplan für die Eingangsverarbeitung

Der Umbau der Eingangsseite lässt sich in Phasen zerlegen, die jeweils für sich einen Nutzen haben. Das ist wichtig, weil ein Vorhaben, das erst am Ende wirkt, im Tagesgeschäft regelmäßig liegen bleibt.

Phase 2 und 3 sind der Kern und dauern zusammen weniger als eine Woche. Alles Übrige ist Fleißarbeit mit sichtbarem Fortschritt. Wer die Reihenfolge umdreht und mit Phase 5 beginnt, stellt Lieferanten auf ein Format um, das die eigene Verarbeitung anschließend als Bild behandelt, und wundert sich, dass sich nichts ändert.

Was in der Praxis schiefgeht

Das Hybridformat wird als Bild verarbeitet. Der teuerste Fehler, weil er unsichtbar ist. Das Ergebnis stimmt in der Mehrzahl der Fälle, und die Abweichungen treten genau dort auf, wo die Texterkennung ohnehin schwach ist. Nachweisen lässt sich das nur, indem eine Datei mit bekannten Werten durchgeschickt und das Ergebnis verglichen wird. Der Zusammenhang zwischen Textebene und Erkennungsqualität ist in Belegerkennung und Textebene beschrieben.

Das Vertrauen wandert vom Auslesen in die Kontierung. Aus der richtigen Feststellung, dass die Werte stimmen, wird die falsche Schlussfolgerung, dass die Buchung stimmt. Der Steuersatz im Datensatz ist der vom Aussteller angesetzte, nicht der gesetzlich geschuldete. Wie ein Kontierungsvorschlag zustande kommt und woran seine Verlässlichkeit hängt, steht in Wie eine KI Belege kontiert.

Die Prüfung wird zu früh reduziert. Nach den ersten Wochen mit strukturierten Belegen sinkt die Fehlerquote sichtbar, und die Stichprobe wird verkleinert. Das ist grundsätzlich richtig und wird falsch, wenn es pauschal geschieht. Reduziert werden darf die Prüfung der ausgelesenen Werte, nicht die der fachlichen Beurteilung.

Die Aufteilung wird nicht genutzt. Die Positionen liegen einzeln vor, gebucht wird trotzdem auf ein Konto, weil die eingerichteten Regeln aus der Zeit davor stammen. Der Vorteil ist vorhanden und wird nicht abgerufen. Dieser Fall lohnt eine gezielte Durchsicht der Lieferanten mit gemischten Steuersätzen.

Die Zahlungsseite bleibt unverändert. Exakte Rechnungsdaten machen den Abgleich mit den Kontoumsätzen deutlich zuverlässiger, weil Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungsbedingungen strukturiert vorliegen. Wer den Bankabgleich unverändert lässt, verschenkt einen Teil des Nutzens, der ohne zusätzliche Arbeit zu haben wäre.

Prüfliste für ein Auswahlgespräch

Sechs Fragen, die sich in einer Vorführung mit einer einzigen Datei beantworten lassen und mehr aussagen als jede Funktionsübersicht.

1. Wird bei einem Hybridformat das eingebettete XML gelesen oder das Bild? Die Antwort muss sich zeigen lassen, nicht behaupten.
2. Welches Profil wird als E-Rechnung anerkannt? Eine Verarbeitung, die MINIMUM und BASIC WL wie normkonforme Dateien behandelt, erzeugt eine falsche Sicherheit. Die Unterschiede zwischen den Formaten sind in XRechnung oder ZUGFeRD beschrieben.
3. Was passiert bei einer Rechnung mit zwei Steuersätzen? Entsteht ein Vorschlag mit getrennten Positionen oder eine Summenbuchung?
4. Was passiert, wenn Bild und Datensatz voneinander abweichen? Wird die Abweichung angezeigt, oder wird still einer von beiden genommen?
5. Wird die Datei in ursprünglicher Form aufbewahrt? Eine Konvertierung beim Import macht aus der E-Rechnung nachträglich ein Bild.
6. Lässt sich am einzelnen Beleg erkennen, ob er strukturiert eingegangen ist? Ohne diese Angabe lässt sich die Prüfung nicht zweiteilen, und dann bleibt der Aufwand, wo er war.

Was die strukturierten Daten nicht besser machen

Drei Dinge bleiben unverändert, und ihre Aufzählung ist nüchtern nützlich, weil sie die Erwartung an den Effekt begrenzt.

Die Vollständigkeit. Eine Rechnung, die nie eingereicht wurde, ist als strukturierte Datei genauso abwesend wie als Papierbeleg. Das Format sagt nichts darüber, ob alle Geschäftsvorfälle erfasst sind, und die Lücke wird weiterhin nur über den Abgleich gegen die Zahlungen sichtbar.

Die Zuordnung zum richtigen Zeitraum. Leistungsdatum und Rechnungsdatum stehen zwar als Feld im Datensatz, ob der Vorgang aber in die richtige Periode gehört, hängt vom Sachverhalt ab und nicht vom Feld. Bei Abgrenzungen und bei Rechnungen, die den Jahreswechsel überschreiten, bleibt die Beurteilung unverändert.

Die Qualität der Angaben des Ausstellers. Ein Aussteller, der bisher unbestimmte Leistungsbeschreibungen geschrieben hat, schreibt sie weiterhin, nur eben in ein strukturiertes Feld. Die Norm erzwingt die Existenz des Feldes, nicht seinen Inhalt.

Wer diese drei Punkte im Blick behält, beschreibt den Nutzen zutreffend: Der Erfassungsaufwand sinkt deutlich, der Klärungsaufwand bleibt. Und da der Klärungsaufwand in den meisten Beständen der größere Kostenblock ist, folgt daraus, dass die E-Rechnung ein wichtiger, aber nicht der entscheidende Hebel ist.

Warum die Quoten in gemischten Beständen unbrauchbar werden

Eine Kennzahl, die vor der Umstellung sinnvoll war, verliert in dem Moment ihre Aussagekraft, in dem strukturierte und bildbasierte Belege im selben Bestand liegen. Der Anteil der Belege, die ohne Nacharbeit durchlaufen, steigt dann auch dann, wenn sich an der Verarbeitung nichts verbessert hat. Er steigt, weil sich die Zusammensetzung des Eingangs verschoben hat.

Praktisch bedeutet das: Ein Bestand, in dem der Anteil strukturierter Belege von zehn auf vierzig Prozent wächst, zeigt eine deutlich bessere Gesamtquote, obwohl jeder einzelne Verarbeitungsschritt unverändert geblieben ist. Wer diese Verbesserung als Erfolg der eingesetzten Verfahren deutet, zieht den falschen Schluss und trifft die nächsten Entscheidungen auf einer Grundlage, die es nicht gibt.

Die Abhilfe ist einfach und wird selten umgesetzt: Die Quote wird getrennt nach Eingangsart erhoben. Eine Zahl für die strukturierten Belege, eine für die Bilder, dazu der Mengenanteil beider Gruppen. Erst diese drei Werte zusammen lassen erkennen, ob sich die Verarbeitung verbessert hat oder nur der Eingang.

Dasselbe gilt für die Fehlerquote. Fehler in der Gruppe der strukturierten Belege sind fachliche Fehler, weil das Auslesen entfällt. Fehler in der Gruppe der Bilder können beides sein. Werden sie zusammengezählt, geht genau die Unterscheidung verloren, die für die Frage entscheidend ist, wo Nacharbeit sinnvoll ist.

Der Aufwand für die getrennte Erhebung ist gering, sofern am einzelnen Beleg vermerkt ist, ob er strukturiert einging. Fehlt dieser Vermerk, ist die Trennung nachträglich nicht herstellbar, und das ist der Grund, warum diese Angabe in einem Auswahlgespräch mehr wert ist als eine hohe Erkennungsquote.

Was sich an der Rolle der Prüfung verschiebt

Mit wachsendem Anteil strukturierter Belege verändert sich, wofür die Prüfung eigentlich da ist, und das wirkt sich auf die Arbeitsverteilung im Team aus.

Vorher war die Prüfung überwiegend eine Kontrolle der Erfassung. Sie ließ sich von Mitarbeitenden mit begrenzter fachlicher Tiefe zuverlässig leisten, weil die Frage lautete, ob der abgelesene Betrag dem Beleg entspricht. Diese Frage ist gut lernbar und schnell zu beantworten.

Nachher ist die Prüfung überwiegend eine fachliche Beurteilung. Die Frage lautet, ob der Sachverhalt zutreffend abgebildet ist, und sie setzt Kenntnis der steuerlichen Behandlung voraus. Sie ist nicht schneller, sondern anspruchsvoller.

Daraus folgt zweierlei. Erstens sinkt der Prüfaufwand nicht in dem Maß, in dem der Erfassungsaufwand sinkt. Wer nur die entfallene Erfassung rechnet, überschätzt den Effekt. Zweitens verschiebt sich der Aufwand zu den fachlich stärkeren Mitarbeitenden, und das kann bedeuten, dass an einer Stelle Kapazität knapp wird, an der sie vorher ausreichte.

In der Praxis fällt das erst nach einigen Monaten auf und wird dann als Problem der eingesetzten Verfahren gedeutet. Tatsächlich ist es die erwartbare Folge davon, dass der einfache Teil der Arbeit entfallen ist und der schwierige geblieben. Wer das vorher weiß, plant die Verteilung anders und erlebt es als geplanten Zustand statt als Störung.

Was jetzt vorzubereiten ist

Drei Dinge, die unabhängig von der Softwarefrage wirken:

Die Empfangsseite testen. Kommt eine XRechnung an, wird sie ausgelesen, landen die Daten in der Buchführung? Der Test gehört vor den Ernstfall.

Lieferanten ansprechen. Bei wiederkehrenden Lieferanten mit hohem Belegaufkommen lohnt die Frage, ob sie bereits strukturiert liefern können. Jeder umgestellte Lieferant nimmt dauerhaft Arbeit heraus.

Die Aufbewahrung prüfen. Aufzubewahren ist der Datensatz in ursprünglicher Form. Wird eine ZUGFeRD-Datei beim Import ins Archiv konvertiert, geht das XML verloren, und aus der E-Rechnung wird rückwirkend ein Bild. Auch das gehört einmal gezielt getestet.