Pflichtangaben einer Rechnung: Was fehlen darf und was nicht

Die Liste der Pflichtangaben kennt jede Kanzlei. Interessant ist sie trotzdem, weil in der Praxis nicht alle Fehler gleich schwer wiegen. Manche kosten den Vorsteuerabzug sofort, andere lassen sich rückwirkend heilen, und wieder andere sind gar keine.

Welche Angaben verlangt § 14 UStG?

Zehn: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, dasselbe für den Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt samt im Voraus vereinbarter Minderungen, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, sowie bei Abrechnung durch den Empfänger die Angabe „Gutschrift".

Hinzu kommen Sonderhinweise: auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei § 13b-Umsätzen, auf die Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatpersonen und auf die Differenzbesteuerung, wo sie greift.

§ 14 UStG regelt auch, ob überhaupt abgerechnet werden muss: Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person besteht eine Ausstellungspflicht innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, bei Grundstücksleistungen auch gegenüber Privatpersonen. Das ist ein Argument beim Nachfordern, denn eine ausstehende Rechnung ist beim Aussteller eine Pflichtverletzung, die als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, nicht mit dem der Leistung.

An welchen Angaben hakt es in der Praxis?

Am Leistungszeitpunkt, an der Leistungsbeschreibung und am Rechnungsempfänger. Der Leistungszeitpunkt ist die häufigste Lücke, weil viele Rechnungsprogramme nur das Rechnungsdatum setzen. Dabei genügt die Angabe des Kalendermonats, ein taggenaues Datum ist nicht erforderlich.

• Der Leistungszeitpunkt: Solange Leistung und Rechnung im selben Monat liegen, genügt der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Bei einer Leistung im Dezember und einer Rechnung im Januar fehlt die Angabe dort, wo sie über die Periodenzuordnung entscheidet.
• Die Leistungsbeschreibung: „Diverses", „Beratungsleistung" oder eine interne Artikelnummer ohne Klartext reichen nicht. Die Beschreibung muss die Identifizierung der Leistung ermöglichen, und bei Dienstleistungen setzen Betriebsprüfungen genau hier an.
• Der Rechnungsempfänger: Rechnungen lauten auf die Privatperson statt auf die Gesellschaft, typisch bei Telekommunikationsverträgen, Fachliteratur und Werkstattrechnungen für Firmenfahrzeuge. Oberhalb der Kleinbetragsgrenze fehlt damit eine Pflichtangabe.
• Die fortlaufende Nummer: Sie muss einmalig sein, nicht lückenlos. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, doppelt vergebene Nummern nicht, was nach einem Systemwechsel mit neu beginnendem Zähler regelmäßig passiert.
• Die Sammelrechnung: Einzelne Lieferscheine liegen unter 250 Euro, die monatliche Sammelrechnung nicht. Der Rechnungsbetrag gibt den Ausschlag.

Was entfällt bei Kleinbetragsrechnungen?

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto entfallen nach § 33 UStDV die Angaben zum Leistungsempfänger, die Rechnungsnummer, die Steuernummer und die getrennte Angabe von Entgelt und Steuer. Deshalb berechtigt ein Tankbeleg trotz fehlender Empfängeranschrift zum Vorsteuerabzug.

Erforderlich bleiben Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht bei Umsätzen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Dürfen sich die Pflichtangaben auf mehrere Dokumente verteilen?

Ja. Nach § 31 UStDV können sich die Angaben aus mehreren Dokumenten ergeben, sofern eines davon Entgelt und Steuerbetrag zusammenfasst und die übrigen Dokumente eindeutig bezeichnet werden. Deshalb kann auch ein Vertrag als Rechnung taugen.

Der klassische Fall ist der gewerbliche Mietvertrag: Er enthält Beteiligte, Mietgegenstand, monatliches Entgelt und Steuerausweis, nicht aber den Leistungszeitpunkt des einzelnen Monats, der sich aus dem Zahlungsbeleg ergibt. Zwei Punkte sind wichtig. Der Vertrag muss den Steuerbetrag betragsmäßig ausweisen, eine Klausel wie „zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer" genügt nicht. Und er muss der Kanzlei vorliegen, als Dauerbeleg mit den monatlichen Buchungen verknüpft und nicht in einem separaten Vertragsordner.

Dieselbe Systematik greift bei Lieferscheinen. Eine Rechnung, die einen Lieferschein mit Nummer und Datum bezeichnet, darf die Leistungsbeschreibung dorthin auslagern. Ein Verweis auf „unsere Lieferungen" reicht nicht, weil sich das bezogene Dokument daraus nicht bestimmen lässt.

In welchen Fällen gilt ein anderer Katalog?

Neben den Kleinbeträgen bei Fahrausweisen, innergemeinschaftlichen Lieferungen, der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, der Differenzbesteuerung, der Abrechnung durch den Leistungsempfänger, Rechnungen in Fremdwährung und Anzahlungen vor Leistungsausführung. Diese Fälle tauchen in jeder Kanzlei auf und fehlen in den meisten Standardprüflisten.

Der letzte Fall hat das größte Schadenspotenzial, weil er sich in der Schlussrechnung fortsetzt. Der Fremdwährungsfall hat die höchste Fehlerquote je Beleg, weil viele ausländische Rechnungsprogramme den Euro-Betrag nicht ausweisen und die Umrechnung dann in der Buchführung nachgeholt werden muss.

Wann wirkt eine Rechnungsberichtigung zurück?

Wenn das ursprüngliche Dokument bereits fünf Kernangaben enthält: Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlt eine davon, ist es keine berichtigungsfähige Rechnung, sondern gar keine, und der Vorsteuerabzug wandert in den Zeitraum der Berichtigung.

Der Merksatz für die Belegprüfung lautet deshalb: Eine fehlende Steuernummer ist ärgerlich, aber heilbar, eine fehlende gesonderte Umsatzsteuer ist es nicht. Ein Beispiel: Ein Mandant zieht im März 2024 die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung über 80.000 Euro netto. Die Betriebsprüfung beanstandet im März 2027, dass die Rechnung nur einen Bruttobetrag mit dem Zusatz „inkl. MwSt." trug. Der Lieferant berichtigt im April 2027.

Der Abzug im März 2024 entfällt vollständig und lebt erst im April 2027 wieder auf. Die Nachzahlung von 15.200 Euro ist ab Ende der Karenzzeit zu verzinsen: Bei 0,15 Prozent je vollem Monat sind das über 25 Monate rund 570 Euro, auf einen Sachverhalt, bei dem materiell nie ein Euro Steuer verkürzt wurde. Hätte dieselbe Rechnung den Steuerbetrag ausgewiesen und stattdessen die Steuernummer vermissen lassen, wäre die Berichtigung auf März 2024 zurückgefallen, ohne Zinsen.

Was ist bei E-Rechnungen anders?

Inhaltlich nichts. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, sie liegen nur als benannte Felder vor, und ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erzwingt über sein Schema die Existenz eines Feldes, nicht dessen Sinn.

Drei Punkte bleiben deshalb prüfbedürftig. Ein Feld für die Leistungsbeschreibung mit dem Text „Leistung" ist schemakonform und umsatzsteuerlich unzureichend. Der Leistungszeitraum ist im Datenmodell optional, die Rechnung also technisch gültig und formal unvollständig, sobald Leistung und Ausstellung in verschiedene Monate fallen. Und weicht bei einem hybriden Format die sichtbare Darstellung von den Daten ab, ist der Beleg zu klären und nicht zu buchen, denn maßgeblich sind die Daten.

Der Gewinn liegt bei der rechnerischen Prüfung, die entfällt. Der Prüfaufwand für die inhaltlichen Angaben verschiebt sich, er verschwindet nicht. Was die Umstellung für die Kanzlei bedeutet, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Wie prüft man einen Eingangsbeleg?

In sechs Schritten vom höchsten zum geringsten Risiko: Ist es überhaupt eine Rechnung? Liegen die fünf Kernangaben vor? Greift ein Sonderkatalog? Sind die übrigen Pflichtangaben vollständig? Rechnet sich der Beleg? Und passt der ausgewiesene Steuersatz zum Sachverhalt?

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Kontoauszüge sind keine Rechnungen; ein Mahnschreiben mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist ein häufiger Fehlgriff. Erst der Sonderkatalog entscheidet, welche der zehn Angaben überhaupt zu prüfen sind: Wer mit der Vollständigkeitsprüfung beginnt, produziert Beanstandungen bei Belegen, für die der volle Katalog gar nicht gilt.

Maschinell lässt sich das staffeln. Eine harte Prüfung auf die fünf Kernangaben hält den Beleg aus dem Buchungsstapel und schickt ihn zurück an den Mandanten. Eine weiche Prüfung auf die übrigen Pflichtangaben lässt die Buchung zu und setzt den Beleg auf eine Nachforderungsliste mit Frist. Die rechnerische Prüfung stellt Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag gegeneinander: Weicht die Summe ab, stimmt eine der drei erkannten Zahlen nicht, bei Texterkennung die häufigste Fehlerquelle.

Welche Angaben sind keine Pflichtangaben?

Zahlungsziel, Skontovereinbarung, Bankverbindung, Bestellnummer des Kunden, Handelsregisternummer, Ansprechpartner, Unterschrift und Firmenlogo. Die handelsrechtlichen Angaben auf Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG oder § 125a HGB sind eine eigenständige Anforderung, deren Fehlen gesellschaftsrechtliche Folgen haben kann, den Vorsteuerabzug aber nicht berührt.

Ebenfalls keine Pflichtangabe ist eine lückenlose Nummernfolge. Verlangt wird eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer, nicht der Nachweis, dass keine Nummer fehlt; eine stornierte Nummer ist unschädlich, solange sie nicht erneut vergeben wird. Eine Skontovereinbarung muss als im Voraus vereinbarte Entgeltminderung erkennbar sein, wofür ein Hinweis auf die Bedingungen genügt. Beanstandungen an diesen Stellen kosten Zeit ohne jeden Ertrag.

Was ist der häufigste Irrtum?

Dass ein ausgewiesener Steuerbetrag zum Abzug in dieser Höhe berechtigt. Ein nicht ordnungsgemäß ausgewiesener Steuerbetrag berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, wer zu viel ausweist, schuldet den Mehrbetrag aber trotzdem nach § 14c UStG. Der Aussteller schuldet dann die zu hohe Steuer, der Empfänger darf nur den zutreffenden Betrag abziehen.

In der Belegverarbeitung heißt das, dass ein ausgewiesener Steuerbetrag nie ungeprüft übernommen werden sollte: Der Steuersatz ergibt sich aus dem Sachverhalt, nicht aus dem, was auf dem Papier steht.

Der zweite Irrtum betrifft die Beweislast. Der Vorsteuerabzug ist eine steuermindernde Tatsache, und die Feststellungslast trägt der Unternehmer. Es genügt also nicht, dass ein Mangel nicht nachweisbar ist, nachweisbar sein muss die Ordnungsmäßigkeit. Deshalb trägt ein unleserlicher Beleg selbst dann nicht, wenn niemand behauptet, er sei falsch. Daraus folgt die Regel, die sich wirklich lohnt: Die Klärung gehört in den Monat des Belegeingangs, denn dann ist der Lieferant erreichbar, der Vorgang präsent und die Berichtigung kostenlos.