Pflichtangaben einer Rechnung: Was fehlen darf und was nicht

Die Liste der Pflichtangaben kennt jede Kanzlei. Interessant ist sie trotzdem, weil in der Praxis nicht alle Fehler gleich schwer wiegen. Manche kosten den Vorsteuerabzug sofort, andere lassen sich rückwirkend heilen, und wieder andere sind gar keine.

Die zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
4. Ausstellungsdatum
5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
8. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen
9. Anzuwendender Steuersatz und der Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
10. Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift"

Hinzu kommen Sonderfälle: der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei § 13b-Umsätzen, der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatpersonen, und der Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wo sie greift.

Die drei Angaben, an denen es tatsächlich hakt

Der Leistungszeitpunkt. Er ist die häufigste Lücke. Viele Rechnungsprogramme setzen nur das Rechnungsdatum, und solange Leistung und Rechnung im selben Monat liegen, genügt der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Sobald sie auseinanderfallen, fehlt eine Pflichtangabe. Es genügt die Angabe des Kalendermonats, ein taggenaues Datum ist nicht erforderlich.

Die Leistungsbeschreibung. „Diverses", „Beratungsleistung" oder „wie besprochen" reicht nicht. Die Beschreibung muss die Identifizierung der Leistung ermöglichen. Bei Dienstleistungen ist das der Punkt, an dem Betriebsprüfungen ansetzen, weil eine pauschale Angabe die Prüfung des Leistungsbezugs verhindert.

Die fortlaufende Nummer. Sie muss einmalig sein, nicht lückenlos. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa nach Jahr, Filiale oder Geschäftsbereich, solange keine Nummer doppelt vergeben wird.

Was bei Kleinbeträgen entfällt

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt § 33 UStDV. Erforderlich sind dann nur:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Es entfallen also die Angaben zum Leistungsempfänger, die Rechnungsnummer, die Steuernummer und die getrennte Angabe von Entgelt und Steuer. Das ist der Grund, warum ein Tankbeleg oder eine Restaurantquittung trotz fehlender Empfängeranschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die Grenze gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht bei Umsätzen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Die Angaben dürfen sich auf mehrere Dokumente verteilen

Eine Rechnung muss kein einzelnes Blatt sein. Nach § 31 UStDV können sich die Pflichtangaben aus mehreren Dokumenten ergeben, sofern eines davon das Entgelt und den Steuerbetrag zusammenfasst und die übrigen Dokumente eindeutig bezeichnet werden.

Das ist der Grund, warum ein Vertrag als Rechnung taugen kann. Der klassische Fall ist der gewerbliche Mietvertrag: Er enthält die Beteiligten, den Mietgegenstand, das monatliche Entgelt und den Steuerausweis, es fehlt aber der Leistungszeitpunkt für den einzelnen Monat. Ergänzt wird er durch den Zahlungsbeleg, aus dem sich der Monat ergibt. Beides zusammen erfüllt die Anforderungen, keines der beiden allein.

Praktisch wichtig sind zwei Punkte. Erstens muss der Vertrag den Steuerbetrag betragsmäßig ausweisen. Eine Klausel wie „zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer" genügt nicht, weil sie keinen Betrag nennt. Zweitens muss die Kanzlei den Vertrag tatsächlich vorliegen haben, sonst steht im Belegordner nur eine Dauerbuchung ohne Grundlage. In einer digitalen Ablage gehört der Vertrag deshalb als Dauerbeleg hinterlegt und mit den monatlichen Buchungen verknüpft, nicht in einen separaten Vertragsordner, den bei der Prüfung niemand mit der Buchung zusammenbringt.

Dieselbe Systematik greift bei Lieferscheinen. Eine Rechnung, die auf einen Lieferschein verweist und ihn mit Nummer und Datum bezeichnet, darf die Leistungsbeschreibung dorthin auslagern. Ein Verweis auf „unsere Lieferungen" ohne weitere Angabe reicht nicht, weil sich das bezogene Dokument daraus nicht bestimmen lässt.

Sonderfälle, in denen ein anderer Katalog gilt

Neben den Kleinbeträgen kennt das Umsatzsteuerrecht weitere Konstellationen mit abweichenden Anforderungen. Sie tauchen in jeder Kanzlei regelmäßig auf, fehlen aber in den meisten Standardprüflisten.

Der letzte Fall ist der mit dem größten Schadenspotenzial, weil er sich in der Schlussrechnung fortsetzt. Der Fremdwährungsfall ist dagegen der mit der höchsten Fehlerquote pro Beleg, weil viele ausländische Rechnungsprogramme den Euro-Betrag nicht ausweisen und die Umrechnung dann in der Buchführung nachgeholt werden muss.

Wann eine Berichtigung rückwirkt

Der Unterschied ist erheblich. Wirkt die Berichtigung zurück, bleibt der Vorsteuerabzug im ursprünglichen Voranmeldungszeitraum bestehen. Wirkt sie nicht zurück, verschiebt sich der Abzug in den Zeitraum der Berichtigung, und es entstehen Nachzahlungszinsen.

Nach der Rechtsprechung von EuGH und BFH wirkt eine Berichtigung zurück, wenn das ursprüngliche Dokument bereits fünf Kernangaben enthält:

• Rechnungsaussteller
• Leistungsempfänger
• Leistungsbeschreibung
• Entgelt
• Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Fehlt eine davon, ist das Dokument keine berichtigungsfähige Rechnung, sondern gar keine. Dann hilft nur eine neue Rechnung, und der Abzug wandert in den späteren Zeitraum.

Das ist der praktische Merksatz für die Belegprüfung: Eine fehlende Steuernummer ist ärgerlich, aber heilbar. Eine fehlende gesonderte Umsatzsteuer ist es nicht.

Die Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen

Der Katalog der Pflichtangaben setzt voraus, dass eine Rechnung existiert. Auch dazu enthält § 14 UStG eine Vorgabe: Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person besteht eine Ausstellungspflicht, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt sie auch gegenüber Privatpersonen, verbunden mit dem Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht.

Für die Kanzlei ist das ein Argument, das in der Rückforderung fehlender Belege oft fehlt. Eine ausstehende Rechnung ist nicht nur eine Unannehmlichkeit für den Empfänger, sie ist beim Aussteller eine Pflichtverletzung, die als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann. Bei säumigen Lieferanten wirkt der Hinweis darauf erfahrungsgemäß besser als die dritte freundliche Erinnerung.

Umgekehrt gilt: Die Ausstellungspflicht endet nicht mit einem Streit über die Leistung. Auch eine bestrittene Forderung ist abzurechnen, und der Empfänger kann die Rechnung zivilrechtlich verlangen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt danach mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, nicht mit dem der Leistung.

Was bei strukturierten Formaten anders ist

Bei einer strukturierten Rechnung ändern sich die Pflichtangaben inhaltlich nicht, wohl aber die Art, wie sie geprüft werden. Die Angaben liegen als benannte Felder vor, und ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erzwingt über sein Schema bereits einen Teil davon.

Was das Schema erzwingt, ist die Existenz eines Feldes, nicht dessen Sinn. Drei Punkte bleiben deshalb prüfbedürftig:

• Leere oder generische Pflichtfelder. Ein Feld für die Leistungsbeschreibung, das den Text „Leistung" enthält, ist schemakonform und umsatzsteuerlich unzureichend.
• Der Leistungszeitraum. Er ist im Datenmodell optional. Fehlt er, ist die Rechnung technisch gültig und formal unvollständig, sobald Leistung und Ausstellung in verschiedene Monate fallen.
• Die Abweichung zwischen Bild und Daten. Bei einem hybriden Format liegt neben dem XML eine sichtbare Darstellung. Maßgeblich für die Verarbeitung sind die Daten. Weichen beide voneinander ab, ist der Beleg zu klären und nicht zu buchen.

Der praktische Gewinn liegt bei der rechnerischen Prüfung, die entfällt, und bei den Stammdaten, die eindeutig zugeordnet werden können. Der Prüfaufwand für die inhaltlichen Angaben verschiebt sich, er verschwindet nicht.

Was das für die automatische Belegprüfung bedeutet

Wer Belege maschinell verarbeitet, kann die Vollständigkeitsprüfung weitgehend automatisieren. Sinnvoll ist eine Staffelung nach Konsequenz statt einer einzigen Fehlerliste:

• Harte Prüfung auf die fünf Kernangaben. Fehlt eine, sollte der Beleg nicht in den Buchungsstapel laufen, sondern zurück an den Mandanten.
• Weiche Prüfung auf die übrigen Pflichtangaben. Fehlen sie, ist die Buchung möglich, der Beleg gehört aber auf eine Nachforderungsliste.
• Rechnerische Prüfung von Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag gegeneinander. Weicht die Summe ab, stimmt eine der drei erkannten Zahlen nicht, und genau das ist bei Texterkennung die häufigste Fehlerquelle.

Bei einer E-Rechnung entfällt die dritte Prüfung, weil die Werte als Feld vorliegen. Die ersten beiden bleiben, denn ein strukturiertes Format garantiert die Vollständigkeit nicht: Ein valides XML kann eine leere Leistungsbeschreibung tragen.

Ein durchgerechneter Fall: was die fehlende Rückwirkung kostet

Der Unterschied zwischen rückwirkender und nicht rückwirkender Berichtigung lässt sich beziffern. Ausgangslage: Ein Mandant zieht im März 2024 die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung über 80.000 Euro netto. Die Betriebsprüfung beanstandet im März 2027, dass die Rechnung keinen gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag enthielt, sondern nur einen Bruttobetrag mit dem Zusatz „inkl. MwSt.". Der Lieferant stellt daraufhin im April 2027 eine berichtigte Rechnung aus.

Weil die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer zu den fünf Kernangaben gehört, war das ursprüngliche Dokument keine berichtigungsfähige Rechnung. Der Abzug im März 2024 entfällt vollständig und lebt erst im April 2027 wieder auf. Die Nachzahlung von 15.200 Euro ist ab dem Ende der Karenzzeit zu verzinsen. Bei einem Zinssatz von 0,15 Prozent je vollem Monat, wie er seit der Neuregelung der Vollverzinsung gilt, ergibt das bei 25 Monaten rund 570 Euro Zinsen, und zwar auf einen Sachverhalt, bei dem materiell nie ein Euro Steuer verkürzt wurde.

Hätte dieselbe Rechnung den Steuerbetrag ausgewiesen und stattdessen die Steuernummer des Lieferanten vermissen lassen, wäre die Berichtigung auf März 2024 zurückgefallen. Die Zahllast wäre unverändert geblieben, es wären keine Zinsen entstanden, und der gesamte Vorgang hätte sich in einer Anforderung beim Lieferanten erschöpft.

Genau diese Asymmetrie rechtfertigt den Aufwand einer Eingangsprüfung. Der Prüfschritt kostet Sekunden, der Fehler kostet Zinsen über die gesamte Zeit bis zur Prüfung, und diese Zeit wächst mit jedem Jahr, das zwischen Veranlagung und Prüfung liegt.

Was in der Praxis schiefgeht

Die Fehlerbilder wiederholen sich über Mandate und Branchen hinweg. Fünf davon decken den überwiegenden Teil der Beanstandungen ab.

Die Rechnung lautet auf die Privatperson statt auf die Gesellschaft. Typisch bei Telekommunikationsverträgen, Fachliteratur, Software-Abonnements und Werkstattrechnungen für Firmenfahrzeuge. Der Vertrag wurde vor der Gründung abgeschlossen und nie umgeschrieben. Oberhalb der Kleinbetragsgrenze fehlt damit eine Pflichtangabe, und der Abzug ist erst nach Umschreibung und neuer Rechnung möglich.

Der Leistungszeitpunkt fehlt bei Jahreswechselrechnungen. Solange Leistung und Rechnung im selben Monat liegen, fällt die Lücke nicht auf. Bei einer Leistung im Dezember und einer Rechnung im Januar fehlt die Angabe, und zwar ausgerechnet dort, wo sie über die Periodenzuordnung entscheidet.

Die Leistungsbeschreibung ist eine Positionsnummer. Rechnungen aus Warenwirtschaftssystemen enthalten oft nur interne Artikelnummern ohne Klartext. Für den Aussteller ist die Ware damit eindeutig identifiziert, für einen außenstehenden Prüfer nicht. Ergänzt werden muss die handelsübliche Bezeichnung.

Die Rechnungsnummer wiederholt sich nach einem Systemwechsel. Wer das Rechnungsprogramm wechselt und den Zähler bei eins beginnen lässt, vergibt Nummern doppelt. Der Fehler betrifft die Ausgangsseite und fällt erst auf, wenn ein Kunde zwei Rechnungen mit derselben Nummer im Bestand hat.

Die Sammelrechnung überschreitet die Kleinbetragsgrenze unbemerkt. Einzelne Lieferscheine liegen unter 250 Euro, die monatliche Sammelrechnung nicht. Maßgeblich ist der Betrag der Rechnung, nicht der einzelnen Lieferung. Ab dieser Schwelle greift wieder der volle Katalog einschließlich der Angaben zum Leistungsempfänger.

Abgrenzung: Angaben, die keine Pflichtangaben sind

Ebenso wichtig wie die Liste der Pflichtangaben ist die Klarheit darüber, was nicht dazugehört. Beanstandungen an dieser Stelle kosten Zeit ohne jeden Ertrag.

Nicht erforderlich sind Zahlungsziel, Skontovereinbarung, Bankverbindung, Bestellnummer des Kunden, Handelsregisternummer, Ansprechpartner, Unterschrift und Firmenlogo. Die handelsrechtlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG oder § 125a HGB sind eine eigenständige Anforderung und keine umsatzsteuerliche. Ihr Fehlen kann gesellschaftsrechtliche Folgen haben, den Vorsteuerabzug berührt es nicht.

Ebenfalls keine Pflichtangabe ist eine lückenlose Nummernfolge. Der Gesetzeswortlaut verlangt eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer, nicht den Nachweis, dass keine Nummer fehlt. Eine im Rechnungsprogramm stornierte Nummer ist unschädlich, solange sie nicht erneut vergeben wird.

Eine Skontovereinbarung muss nach den Vorgaben zu den im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen erkennbar sein, ein Hinweis auf die Skontobedingungen genügt dafür. Die tatsächliche Inanspruchnahme des Skontos ändert die Bemessungsgrundlage, nicht die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung.

Prüfschema für den Belegeingang

Für die tägliche Arbeit lässt sich der Katalog auf eine Reihenfolge bringen, die vom höchsten zum geringsten Risiko führt.

1. Ist es überhaupt eine Rechnung? Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Kontoauszüge sind keine. Ein Mahnschreiben mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist ein häufiger Fehlgriff, weil es wie eine Rechnung aussieht und dieselben Beträge trägt.
2. Liegen die fünf Kernangaben vor? Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Steuer. Fehlt eine, ist der Beleg zurückzuweisen, bevor gebucht wird.
3. Greift ein Sonderkatalog? Kleinbetrag, Fahrausweis, Gutschrift, Reverse Charge, Differenzbesteuerung, Anzahlung. Erst danach lässt sich sagen, welche der zehn Angaben überhaupt zu prüfen sind.
4. Sind die übrigen Pflichtangaben vollständig? Fehlen sie, ist die Buchung möglich, der Beleg gehört auf eine Nachforderungsliste mit Frist.
5. Rechnet sich der Beleg? Entgelt mal Steuersatz gegen ausgewiesenen Steuerbetrag, Summe gegen Bruttobetrag.
6. Passt der Steuersatz zum Sachverhalt? Der ausgewiesene Satz ist eine Behauptung des Ausstellers, keine Feststellung.

Die Schritte eins bis drei entscheiden über die Prüftiefe, die Schritte vier bis sechs über das Ergebnis. Wer die Reihenfolge umdreht und mit der Vollständigkeitsprüfung beginnt, produziert Beanstandungen bei Belegen, für die der volle Katalog gar nicht gilt.

Der häufigste Irrtum

Ein nicht ordnungsgemäß ausgewiesener Steuerbetrag berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Wer zu viel ausweist, schuldet den Mehrbetrag trotzdem nach § 14c UStG. Die Kombination ist unangenehm: Der Aussteller schuldet die zu hohe Steuer, der Empfänger darf nur den zutreffenden Betrag abziehen.

In der Belegverarbeitung heißt das, dass ein ausgewiesener Steuerbetrag nie ungeprüft übernommen werden sollte. Der Steuersatz ergibt sich aus dem Sachverhalt, nicht aus dem, was auf dem Papier steht.

Der zweite verbreitete Irrtum betrifft die Richtung der Beweislast. Der Vorsteuerabzug ist eine steuermindernde Tatsache, und die Feststellungslast dafür trägt der Unternehmer. Es genügt also nicht, dass ein Mangel nicht nachweisbar ist. Nachweisbar sein muss die Ordnungsmäßigkeit. Das ist der Grund, warum ein unleserlicher Beleg selbst dann nicht trägt, wenn niemand behauptet, er sei falsch.

Daraus folgt die einzige Regel, die sich in der Belegprüfung wirklich lohnt: Die Klärung gehört in den Monat des Belegeingangs. Zu diesem Zeitpunkt ist der Lieferant erreichbar, der Vorgang präsent und die Berichtigung kostenlos. Drei Jahre später ist keine dieser drei Bedingungen noch erfüllt.