Pendelordner ablösen: So gelingt der Umstieg

Fast jede Kanzlei hat den Umstieg schon einmal versucht. Bei den meisten liegt das Ergebnis irgendwo zwischen dreißig und sechzig Prozent des Bestands, und der Rest bringt weiterhin den Ordner. Das ist der schlechteste aller Zustände, weil beide Wege parallel betrieben werden.

Was kostet der Pendelordner tatsächlich?

Rund zwei Stunden je Mandat und Quartal, ohne eine einzige Minute Buchungsarbeit. Der Aufwand steckt nicht im Buchen, sondern in Abholung, Sortierung, Vollständigkeitsprüfung, Nachfassen, Lagerung und dem Wiederfinden einzelner Belege.

Das sind rund acht Stunden im Jahr je Mandat und bei 120 Mandaten mit Pendelordner etwa 960 Stunden jährlich, die vollständig auf Organisation entfallen; bei einem internen Stundensatz von 60 Euro rund 57.600 Euro. Die Zahlen sind Annahmen und in jeder Kanzlei anders. Der Punkt ist die Größenordnung: Der Ordner kostet eine halbe Stelle, und er tut es unsichtbar.

Dazu kommt die zeitliche Struktur: Der Ordner kommt gesammelt, und die Arbeit fällt in Spitzen an. Ein quartalsweise angelieferter Ordner erfüllt zudem die Anforderung der zeitgerechten Erfassung nicht, denn unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst oder belegmäßig gesichert werden.

Warum scheitert der Umstieg auf digitale Belege?

An der Zahl der Schritte zwischen dem Mandanten und dem hochgeladenen Beleg, nicht an der Software. Ein Konto anlegen, ein Passwort setzen und behalten, eine App installieren, sich zurechtfinden, verstehen, wohin welcher Beleg gehört: Jeder dieser Schritte kostet einen Teil des Bestands.

Ein Handwerker, der abends um halb neun eine Tankquittung einreichen will, bricht bei jedem dieser Schritte ab. Dann schickt er die Quittung per WhatsApp, oder er legt sie in den Ordner, und der Ordner lebt weiter. Der Reflex ist dabei richtig, nur das Ziel stimmt nicht: Im privaten Chat sieht niemand den Stand, und am Monatsende sucht die Quittung jemand von Hand heraus. Deshalb nimmt docunest diesen Weg selbst auf. Der Mandant verbindet sein Handy einmalig und schickt Belege danach per WhatsApp direkt in den Belegeingang.

Was muss ein System können, damit der Umstieg gelingt?

Drei Eigenschaften trennen Systeme, bei denen der Umstieg gelingt, von solchen, die auf halber Strecke stehen bleiben: ein Zugang ohne Hürde, Sichtbarkeit des Stands auf beiden Seiten und Rückfragen, die am Beleg bleiben, statt in einem E-Mail-Verlauf zu landen.

Je weniger Voraussetzungen zwischen Mandant und Beleg liegen, desto größer der Anteil des Bestands, der tatsächlich umsteigt. Sieht der Mandant selbst im Portal, was noch fehlt, entfällt die Nachfrage, die den größten Teil der Kommunikation ausmacht. Und eine Frage gehört an den Beleg: In einem E-Mail-Verlauf ist sie zwei Wochen später weder auffindbar noch nachvollziehbar. Bei docunest laufen Belegeinreichung, Rückfragen und Kontierung deshalb im selben Vorgang statt über drei Kanäle.

Aussagekräftiger als jede Funktionsliste ist eine Stichprobe: Drei technisch unsichere Mandanten aus dem eigenen Bestand bekommen den Zugang, und dann zeigt sich, ob der erste Beleg ohne Rückfrage ankommt. Wer diese Stichprobe nicht besteht, besteht auch die Einführung nicht. Mitgedacht gehören die übrigen Kanäle: Wer eine digitale Belegstrecke aufbaut, sollte E-Rechnungen, Kassendaten und Bankdaten einbeziehen, statt zwei Jahre später erneut umzustellen.

In welcher Reihenfolge sollten Mandanten umgestellt werden?

Erst eine gemischte Pilotgruppe von fünf bis zehn Mandanten, darunter bewusst zwei bis drei schwierige, dann die Mandanten mit dem höchsten Belegaufkommen, dann der Rest in Gruppen mit festem Termin, zuletzt die Verweigerer. Mit den einfachen Mandanten zu beginnen beweist nichts, weil sie mit jedem System zurechtkommen.

Der zweite Monat wird am häufigsten übersprungen und trägt am meisten: Aus der Pilotgruppe kommen fast immer drei bis fünf konkrete Änderungen, etwa eine zu lange Anleitung oder eine immer gleiche Rückfrage. Ebenso wichtig ist der letzte Schritt, denn ohne Entscheidung über die verbliebenen Papiermandate bleiben zwei parallele Wege bestehen. Sie kann durchaus lauten, dass zehn Mandate beim Papier bleiben; sie muss nur getroffen und im Preis abgebildet werden.

Im ersten Quartal wird es aufwendiger statt einfacher, weil beide Wege parallel laufen; wer das nicht einplant, bricht in Woche sechs ab. Zwei Maßnahmen helfen: eine benannte Person mit ausgewiesener Zeit und ein Stichtag je Gruppe, denn ohne Stichtag verlängert sich die Übergangszeit unbegrenzt.

Welche Einwände kommen von Mandanten?

Fünf Sätze kommen im Kern vor. Sie klingen nach Technikskepsis und meinen meist etwas anderes: keine Zeit, nicht der Typ dafür, das war immer so, was ist mit verlorenen Belegen, und ob die Originale behalten werden dürfen.

• „Dafür habe ich keine Zeit." Gemeint ist: Ich weiß nicht, wie lange es dauert. Die wirksamste Antwort ist eine Zahl. Ein Beleg fotografieren dauert wenige Sekunden, und die Zeit fällt ohnehin an, nur gebündelt.
• „Ich bin nicht der Typ dafür." Gemeint ist die Sorge, etwas falsch zu machen und es nicht zu merken. Hier hilft Sichtbarkeit: Sieht der Mandant, dass der Beleg angekommen ist, verschwindet die Sorge nach der dritten Woche.
• „Mein Steuerberater hat das immer so gemacht." Gemeint ist: Warum jetzt? Der Umstieg braucht einen Anlass beim Mandanten, etwa die zeitgerechte Erfassung oder die Umstellung auf elektronische Eingangsrechnungen.
• „Und wenn ich einen Beleg verliere?" Der beste Einwand, weil er zeigt, dass die Person mitdenkt. Ein hochgeladener Beleg kann nicht mehr verloren gehen, im Ordner dagegen schon.
• „Kann ich die Belege trotzdem behalten?" Ja. Die Frage nach der Aufbewahrung der Originale ist eigenständig zu beantworten und hat mit dem Übermittlungsweg nichts zu tun.

Was muss organisatorisch geregelt sein?

Vier Punkte, bevor die erste Gruppe startet: der Zeitpunkt der Erfassung, die Unveränderbarkeit des eingereichten Belegs, der Weg, den ein Beleg nimmt, und die Zuständigkeit für Rückfragen. Sie sind in einer Stunde zu erledigen, wenn man sie kennt.

Die zeitnahe Erfassung erfüllt ein digital eingereichter Beleg nur, wenn er beim Entstehen eingereicht wird und nicht gesammelt am Quartalsende: Der Umstieg allein löst das nicht, die Vereinbarung mit dem Mandanten schon. Dass ein eingereichter Beleg nachträglich nicht spurlos verändert oder gelöscht werden kann, ist eine Eigenschaft des Systems und keine Frage der Disziplin, siehe GoBD-Grundsätze. Kommen Belege über Portal, E-Mail und Kassensystem, gehört jeder dieser Wege in der Verfahrensdokumentation abgebildet, siehe Belegeingang. Und ohne Festlegung, wer eine Frage zu einem Beleg in welcher Frist beantwortet, wandern Rückfragen zurück in die E-Mail.

Getrennt davon zu beantworten ist der Umgang mit den Originalen: Ein erfasster Beleg muss vollständig und lesbar sein, einschließlich Rückseite mit buchungsrelevanten Angaben, und ob Originale vernichtet werden können, ist eine eigenständige, zu dokumentierende Entscheidung.

Woran kippt der Umstieg nach der Einführung?

An drei schleichenden Mustern: Die Kanzlei nimmt Ausnahmen an, niemand ist mehr zuständig, und die Rückfragen laufen wieder über E-Mail. Der Rückfall ins Papier passiert nicht plötzlich. Er ist der Normalzustand, wenn niemand ihn bemerkt.

Ein Mandant bringt zwei Belege vorbei, sie werden angenommen, weil es unhöflich wäre, sie abzulehnen, und drei Monate später bringt er wieder den ganzen Ordner. Eine Ausnahme, die zweimal gewährt wird, ist der Weg. Wechselt die benannte Person die Aufgabe, sinkt die Beteiligung, weil niemand mehr nachfasst. Und laufen Rückfragen wieder per E-Mail, löst sich mit der Nachvollziehbarkeit auch die Zeitersparnis auf.

Gegen alle drei hilft dasselbe: zwei Kennzahlen, die monatlich angesehen werden. Der Anteil der Mandate, die vollständig digital einreichen, und der Anteil der Rückfragen außerhalb des vorgesehenen Wegs. Beide zeigen den Rückfall, bevor er ein Jahr alt ist.

Was ändert sich in der Kanzlei selbst?

Vier Dinge: Die Arbeit verteilt sich gleichmäßig über den Monat statt in Spitzen, die Zuständigkeit wandert vom Ordner zum Mandat, die Leistung verschiebt sich vom Sortieren zur Beratung, und die Liefertreue der Mandanten wird erstmals sichtbar.

Der gleichmäßige Strom ist der eigentliche Gewinn und zugleich eine Umstellung für Mitarbeiter, die an Spitzen gewöhnt sind: Ohne feste Zeitfenster bleibt der Strom liegen, bis er wieder ein Stapel ist. Entfallen Sortieren und Nachfassen, sinkt der Aufwand, während der Anteil an Beratung steigt; wer die Preisgestaltung unverändert lässt, gibt den Effizienzgewinn weiter, ohne dass es auffällt.

Der vierte Punkt entscheidet über den Erfolg: Ein Umstieg, der nur den Übermittlungsweg ändert, spart weniger als erwartet. Messbar anders ist danach der Rhythmus: Belege kommen laufend statt in Schüben, und die Frage, welcher Mandant wie vollständig ist, wird von einer Recherche zu einer Anzeige. Messbar wird das daran, dass der Zehnte des Monats seinen Schrecken verliert, nicht an einer Automatisierungsquote in Prozent.

Damit der Rhythmus trägt, braucht es einen verlässlichen Weg, fehlende Unterlagen anzufordern. Wie er aussieht, behandelt der Beitrag zum Erinnern an fehlende Unterlagen, die wiederkehrende Arbeit dahinter der Beitrag zu den wiederkehrenden Kanzleiaufgaben.