Kreditorenstamm: Grundlage jeder Automatisierung

Wenn eine automatische Kontierung enttäuschend arbeitet, liegt es selten am Verfahren und häufig an einer Liste, die niemand ansieht.

Warum der Kreditor die stärkste Stufe ist

Die zuverlässigste Antwort auf die Frage, wohin ein Beleg gehört, ist eine hinterlegte: Bei diesem Lieferanten laufen die Rechnungen auf dieses Konto mit diesem Steuersatz. Keine Wahrscheinlichkeit, keine Auswertung, eine Festlegung.

In gewachsenen Beständen deckt diese Stufe den größten Teil des Aufkommens ab, weil sich dieselben Lieferanten Monat für Monat wiederholen. Der Energieversorger, der Telefonanbieter, der Bürobedarfshändler, die Leasinggesellschaft, die Versicherung. Sind diese sauber hinterlegt, ist der Großteil der Arbeit dauerhaft erledigt.

Vorausgesetzt, der Lieferant wird auf dem Beleg wiedererkannt. Und genau daran hakt es.

Warum der Name nicht genügt

Derselbe Lieferant erscheint auf Belegen in Varianten:

• mit und ohne Rechtsform
• mit Zusätzen wie Niederlassung, Zentrale, Werk oder einer Ortsangabe
• abgekürzt, ausgeschrieben, mit oder ohne Bindestrich
• unter einer Marke statt unter der Firma
• nach Umfirmierung unter neuem Namen bei gleicher Identität

Eine Erkennung, die auf den Namen setzt, trifft mal und mal nicht, und sie trifft unvorhersehbar. Der Bearbeiter sieht dann eine Automatik, die bei derselben Firma mal funktioniert und mal nicht, und verliert das Vertrauen in das ganze Verfahren.

Die Merkmale, die tragen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eindeutig, unveränderlich über Umfirmierungen hinweg und auf ordnungsgemäßen Rechnungen vorhanden. Das beste Merkmal.

Die Steuernummer. Ebenfalls eindeutig, alternativ zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung angegeben.

Die IBAN. Sehr zuverlässig und zusätzlich für den Zahlungsabgleich nützlich. Zu beachten: Größere Unternehmen führen mehrere Konten, teils je Geschäftsbereich. Alle gehören hinterlegt.

Die Kombination aus Name und Anschrift. Als ergänzende Prüfung sinnvoll, als alleiniges Merkmal nicht.

Ein System, das alle vier auswertet und dabei mehrere Treffer gegeneinander abwägt, erkennt Lieferanten stabil. Eines, das nur den Namen vergleicht, erzeugt genau die schwankende Qualität, über die in Kanzleien geklagt wird.

Wie die Erkennung technisch abläuft

Die Zuordnung eines Belegs zu einem Kreditor ist kein einzelner Vergleich, sondern eine gewichtete Entscheidung über mehrere Merkmale. In der Praxis bewährt sich ein Vorgehen in drei Durchgängen.

Erster Durchgang: eindeutige Merkmale. Gesucht wird nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und IBAN. Findet sich genau ein Kreditor, ist die Sache entschieden, unabhängig davon, wie der Name auf dem Beleg geschrieben ist.

Zweiter Durchgang: Kombinationen. Findet der erste Durchgang nichts, werden Name und Anschrift gemeinsam bewertet, wobei Rechtsformzusätze, Abkürzungen und Schreibvarianten normalisiert werden. Ein Treffer bei Name und Postleitzahl ist deutlich belastbarer als ein Treffer nur beim Namen.

Dritter Durchgang: der Kontext. Passt der Betragsbereich zu den bisherigen Belegen dieses Lieferanten? Passt der Rhythmus? Eine monatliche Rechnung über einen ähnlichen Betrag von einem ähnlich benannten Absender ist mit hoher Wahrscheinlichkeit derselbe Vorgang.

Führt keiner der drei Durchgänge zu einem eindeutigen Ergebnis, gehört ein neuer Kreditor angelegt oder der Fall vorgelegt. Was nicht passieren sollte: eine automatische Zuordnung auf den ähnlichsten vorhandenen Kreditor. Genau daraus entstehen die Fehler, die anschließend gelernt werden.

Wenn sich der Lieferant ändert

Stammdaten sind kein statischer Zustand. Vier Ereignisse machen regelmäßig Arbeit:

Die Umfirmierung. Der Name ändert sich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt. Wer über die Nummer erkennt, merkt nichts. Wer über den Namen erkennt, legt eine Dublette an.

Der Wechsel der Bankverbindung. Häufiger Anlass für Rückfragen und, bei betrügerischen Änderungsmitteilungen, ein Sicherheitsthema. Eine geänderte IBAN bei einem bekannten Lieferanten gehört bestätigt, bevor gezahlt wird, nicht nachdem.

Die Änderung der steuerlichen Behandlung. Ein Lieferant beginnt oder beendet die Abrechnung nach § 13b, oder er verliert die Kleinunternehmereigenschaft und weist plötzlich Umsatzsteuer aus. Die hinterlegte Zuordnung ist dann falsch, und zwar ab einem bestimmten Datum. Siehe Reverse Charge.

Die Übernahme durch ein anderes Unternehmen. Rechnungen kommen unter neuem Namen mit neuer Nummer, betreffen aber dieselbe Leistung.

Für die ersten drei Fälle ist die wirksamste Vorkehrung eine Abweichungsprüfung: Weicht ein Beleg in Steuersatz, Bankverbindung oder Betragsbereich vom bisherigen Muster ab, wird er vorgelegt, auch wenn der Kreditor eindeutig erkannt wurde.

Ein Bestand, durchgerechnet

Wie stark die Pflege des Stamms wirkt, lässt sich beziffern. Ein mittleres Mandat mit 2.400 Eingangsbelegen im Jahr und 180 verschiedenen Lieferanten verteilt sich typischerweise so. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Erhebung.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge der Arbeit von selbst. Werden die zwanzig häufigsten Lieferanten sauber hinterlegt, sind knapp zwei Drittel des Belegaufkommens dauerhaft entschieden. Der Aufwand dafür liegt bei wenigen Minuten je Lieferant.

Die Zeitersparnis lässt sich grob überschlagen. Kostet ein Beleg ohne hinterlegte Zuordnung anderthalb Minuten und mit Zuordnung zehn Sekunden, ergibt das bei 1.560 Belegen rund 35 Stunden im Jahr für dieses eine Mandat. Selbst wenn man den Ansatz halbiert, steht der Aufwand von einer Stunde Stammdatenpflege in keinem Verhältnis zum Ertrag.

Ebenso wichtig ist die dritte Zeile. Die 120 seltenen Lieferanten machen zwei Drittel des Stamms aus und ein Achtel des Aufkommens. Hier lohnt die Pflege nicht, weil viele davon Einmalfälle sind. Für diese Gruppe muss die Erkennung tragen oder der Beleg von Hand kontiert werden, und beides ist vertretbar. Wer versucht, auch diesen Bereich vollständig zu pflegen, erzeugt genau die Karteileichen, die später die Vorschlagslisten verstopfen.

Für die Praxis heißt das: Die Auswertung nach Belegzahl je Lieferant ist der erste Schritt jedes Automatisierungsprojekts, und sie ist in wenigen Minuten erzeugt. Sie sagt, wo die Arbeit liegt, und sie widerlegt regelmäßig die Vermutung, welche Lieferanten die meiste Zeit kosten. Häufig ist es nicht der große Wareneinkauf mit fünf Rechnungen im Jahr, sondern der Anbieter mit vielen kleinen Belegen.

Das Dublettenproblem

Dubletten entstehen über Jahre, meist harmlos: Ein Mitarbeiter findet den bestehenden Kreditor nicht und legt einen neuen an. Beim nächsten Mal passiert dasselbe.

Die Folgen sind größer als erwartet:

Das gelernte Wissen verteilt sich. Die Zuordnung ist bei Kreditor A hinterlegt, die nächste Rechnung landet bei Kreditor B, und dort wird wieder geraten.

Die offene Postenverwaltung wird unbrauchbar. Die Rechnung steht auf einem Konto, die Zahlung auf dem anderen. Beide Seiten bleiben offen, obwohl der Vorgang abgeschlossen ist.

Auswertungen stimmen nicht. Der Umsatz mit einem Lieferanten verteilt sich auf mehrere Konten, und niemand sieht, wie groß die Geschäftsbeziehung tatsächlich ist.

Die Suche nach Dubletten ist einfach: gleiche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gleiche IBAN oder sehr ähnliche Anschrift bei verschiedenen Kontonummern. Diese Prüfung lohnt einmal vor der Einführung eines Vorsystems, weil sie die Grundlage bereinigt, auf der danach gelernt wird.

Was am Kreditor hinterlegt gehört

Über das Konto hinaus lohnt sich mehr, als üblicherweise gepflegt wird:

• das Standardkonto für den Aufwand
• der Steuersatz oder der Hinweis, dass das Konto ihn selbst bestimmt
• die Kennzeichnung, ob der Lieferant nach § 13b UStG abrechnet
• der vereinbarte Skontosatz und die Frist, für die automatische Deutung von Zahlungsdifferenzen
• die Kostenstelle, sofern der Lieferant nur für eine tätig ist
• die Zahlungsbedingungen für die Fälligkeitsermittlung

Vor allem der dritte Punkt spart wiederkehrende Fehler. Ob ein Lieferant Reverse Charge abrechnet, ist eine Eigenschaft der Geschäftsbeziehung und keine des einzelnen Belegs. Am Kreditor hinterlegt, ist der Fall dauerhaft entschieden, und er muss nicht bei jedem Beleg neu aus dem Text erschlossen werden.

Die Neuanlage ist der eigentliche Engpass

Dubletten entstehen nicht im Bestand, sondern im Moment der Neuanlage. Wer dort ansetzt, muss später nicht bereinigen. Vier Regeln reichen aus.

Die Dublettenprüfung gehört vor die Anlage, nicht danach. Bevor ein neuer Kreditor entsteht, wird über Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN und Anschrift gesucht. Diese Prüfung dauert Sekunden und ersetzt eine spätere Zusammenführung, die je Fall deutlich länger dauert und Buchungen berührt.

Pflichtfelder bei der Anlage. Ein Kreditor ohne eindeutiges Merkmal ist ein künftiger Erkennungsfehler. Mindestens die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer sowie die IBAN gehören von Anfang an hinein, dazu Standardkonto und die Kennzeichnung der steuerlichen Behandlung. Wer sie später nachträgt, kommt in der Praxis nicht dazu.

Eine Schreibweise, verbindlich festgelegt. Ob die Rechtsform mitgeführt wird, ob Umlaute ausgeschrieben werden, ob der Ort im Namen steht: Die Regel selbst ist zweitrangig, ihre Einheitlichkeit nicht. Uneinheitliche Namen sind der Grund, warum eine Suche vor der Anlage nichts findet und die Dublette entsteht.

Ein begrenzter Kreis darf anlegen. Je mehr Personen Kreditoren anlegen, desto schneller wächst der Stamm und desto uneinheitlicher wird er. Das ist keine Frage des Vertrauens, sondern der Wiederholung.

Für echte Einmallieferanten ist ein Sammelkonto die pragmatische Lösung, mit dem Namen des Lieferanten im Buchungstext. Das hält den Stamm schlank. Der Preis ist, dass für diese Vorgänge keine offene Postenverwaltung geführt wird, weshalb sich das Verfahren nur für sofort bezahlte Kleinbeträge eignet und nicht für Rechnungen mit Zahlungsziel.

Debitoren: dieselbe Logik, andere Merkmale

Auf der Ausgangsseite gelten dieselben Grundsätze, die tragenden Merkmale sind aber andere, weil der Beleg aus dem eigenen Haus stammt.

Die eigene Rechnungsnummer ist das stärkste Merkmal. Sie entscheidet darüber, ob eine eingehende Zahlung automatisch zugeordnet werden kann. Eine Nummer, die klar bezeichnet und gut lesbar auf der Rechnung steht, erhöht die Zuordnungsquote unmittelbar, siehe Bankabgleich. Eine Nummer, die zwischen Kundennummer, Auftragsnummer und Lieferscheinnummer untergeht, tut das Gegenteil.

Die IBAN des Zahlenden identifiziert den Kunden. Sie ist auf der Debitorenseite oft das einzige stabile Merkmal, weil der Verwendungszweck vom Kunden gestaltet wird und nicht vom eigenen Mandanten.

Dubletten wirken hier nach außen. Ein Kunde mit zwei Konten bekommt eine Mahnung für eine Rechnung, die er bezahlt hat. Das kostet mehr als die interne Unordnung, weil es die Geschäftsbeziehung berührt.

Endkundengeschäft braucht keine Personenkonten. Wo über Ladenkasse oder Onlineshop an eine Vielzahl unbekannter Abnehmer verkauft wird, werden keine Debitoren geführt, sondern Erlöskonten und die Abrechnungen der Zahlungsdienstleister ausgewertet. Wer hier Personenkonten anlegt, erzeugt einen Stamm, der nach einem Jahr unbrauchbar ist.

Personenkonten und ihre Nummernkreise

Ein praktischer Punkt, der bei der Übergabe an die Buchführung regelmäßig Ärger macht: Personenkonten haben eine feste Nummernlogik, die von der Sachkontenlänge abhängt.

Bei vierstelligen Sachkonten liegen Debitoren und Kreditoren in getrennten fünfstelligen Bereichen. Wird die Sachkontenlänge auf fünf oder sechs Stellen erhöht, verschieben sich die Personenkontenbereiche entsprechend mit.

Für ein Vorsystem folgt daraus zweierlei. Erstens muss die Sachkontenlänge des Mandanten bekannt sein, sonst passt der Kopfsatz des Buchungsstapels nicht zu den Stammdaten. Zweitens dürfen Personenkontonummern nicht willkürlich vergeben werden: Eine Nummer, die im falschen Bereich liegt, wird beim Import als Sachkonto gedeutet oder abgewiesen. Mehr zum Format in Buchungsstapel und EXTF.

Ein verwandter Stolperstein betrifft die technische Länge: In manchen Schnittstellen werden Personenkonten mit fester Stellenzahl geliefert und müssen auf die im Mandanten gültige Länge gekürzt werden. Wird das übersehen, entstehen Konten mit angehängten Nullen, die es im Bestand nicht gibt.

Ein Bereinigungslauf, der sich lohnt

Vor der Einführung eines Vorsystems lohnt ein einmaliger Durchgang durch den Personenkontenstamm. Vier Auswertungen decken den größten Teil auf:

Die letzte Zeile wird meist übersehen und wirkt trotzdem: Ein inaktives Konto erscheint weiter in Auswahllisten und wird gelegentlich versehentlich bebucht. Deaktivieren ist besser als löschen, weil die Historie erhalten bleiben muss.

Der Aufwand liegt bei einem halben Tag für einen mittleren Bestand. Der Ertrag zeigt sich sofort in der Zuordnungsquote und dauerhaft in der offenen Postenverwaltung, siehe Offene Posten.

Warnsignale im laufenden Betrieb

Ein gepflegter Stamm verfällt wieder, und zwar unauffällig. Sechs Muster zeigen es früh an.

Die vierte Zeile ist die einzige, bei der es nicht um Datenqualität geht, sondern um Schaden. Mitteilungen über geänderte Bankverbindungen sind ein bekanntes Betrugsmuster, und sie wirken deshalb, weil sie von einem echten Lieferanten zu stammen scheinen und in einem Ablauf ankommen, der auf Geschwindigkeit ausgelegt ist. Eine feste Regel, dass jede Änderung der IBAN eines bestehenden Kreditors vor der nächsten Zahlung über einen bekannten Kanal bestätigt wird, ist der wirksamste Einzelschritt in diesem ganzen Bereich.

Kennzahlen für die Stammdatenqualität

Fünf Größen genügen, um den Zustand zu beurteilen, und alle sind aus dem Bestand ableitbar.

Der Erkennungsgrad. Anteil der Belege, bei denen der Kreditor über ein eindeutiges Merkmal gefunden wurde. Er ist die Obergrenze für alles, was danach kommt, denn ohne erkannten Lieferanten greift keine hinterlegte Zuordnung.

Der Deckungsgrad der häufigen Lieferanten. Anteil der zwanzig oder fünfzig häufigsten Lieferanten mit hinterlegtem Standardkonto und gepflegter steuerlicher Kennzeichnung. Diese Zahl sollte nahe an hundert Prozent liegen, und sie tut es selten.

Die Merkmalsdichte. Anteil der Kreditoren mit hinterlegter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder IBAN. Sie sagt voraus, wie stabil die Erkennung künftig arbeitet.

Die Neuanlagequote. Neue Kreditoren im Verhältnis zu neuen Lieferanten. Liegt sie deutlich über eins, werden Dubletten produziert.

Der Anteil inaktiver Konten. Konten ohne Bewegung über zwei Jahre. Sie schaden nicht unmittelbar, verfälschen aber Auswahllisten und Vorschläge.

Diese Kennzahlen gehören einmal jährlich erhoben und nicht monatlich. Stammdaten verändern sich langsam, und eine häufigere Messung erzeugt Aufwand ohne zusätzliche Erkenntnis. Sinnvoll ist der Zeitpunkt vor Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres, weil Korrekturen dann sauber abgegrenzt wirken.

Abgrenzung: Stamm, Erkennung und Kontierungsregel

Drei Dinge werden in Gesprächen über Automatisierung häufig vermischt, und sie liegen an verschiedenen Stellen.

Die Erkennung beantwortet, wer der Lieferant ist. Sie arbeitet auf dem Beleg und ist eine Frage der ausgelesenen Merkmale, siehe Belegerkennung.

Der Stamm beantwortet, was für diesen Lieferanten gilt. Er ist eine Festlegung und keine Wahrscheinlichkeit. Seine Qualität bestimmt, wie viel nach der Erkennung noch zu entscheiden ist.

Die Kontierungsregel beantwortet, was gilt, wenn der Stamm nichts sagt. Sie wertet Belegtext, Beträge und frühere Entscheidungen aus und ist die schwächere, aber unverzichtbare Stufe für alles, was nicht hinterlegt ist. Der Ablauf ist unter wie KI Belege kontiert beschrieben.

Die praktische Folge dieser Trennung: Eine enttäuschende Trefferquote ist erst dann ein Argument gegen ein System, wenn Erkennung und Stamm in Ordnung sind. Solange die häufigsten zwanzig Lieferanten nicht hinterlegt sind, misst jeder Vergleich zwischen zwei Anbietern vor allem, wie gut sie raten können. Das ist die am wenigsten interessante ihrer Eigenschaften.

Die Vorarbeit, die sich am schnellsten rechnet

Für jedes Mandat lässt sich in kurzer Zeit eine Liste der häufigsten Lieferanten erzeugen, sortiert nach Belegzahl. Die ersten zwanzig Einträge decken in den meisten Beständen den überwiegenden Teil des Aufkommens ab.

Diese zwanzig einmal sauber zu hinterlegen, dauert je Mandat unter einer Stunde und wirkt stärker als jede Verbesserung am Erkennungsverfahren. Es ist zugleich die Vorarbeit, die auch dann nützt, wenn nie ein Vorsystem eingeführt wird, weil sie die Erfassung von Hand ebenfalls beschleunigt.

Wer ein Automatisierungsprojekt plant und nicht weiß, wo anfangen: hier.

Der Grund dafür gilt über den Kreditorenstamm hinaus. Jede Regel, die Belege zuordnet, Nachrichten adressiert oder Mandate nach Merkmalen auswählt, setzt gepflegte Stammdaten voraus. Wo diese Grundlage fehlt, scheitern Automatisierungen nicht an der Technik, sondern an lückenhaften Feldern. Wie sich Abläufe darauf aufsetzen lassen, beschreibt der Beitrag zum Automatisieren von Kanzleiprozessen.