Offene Posten: Was der Saldo wirklich verrät

Die Liste der offenen Posten wird meist als Ergebnis gelesen: So viel steht noch aus. Nützlicher ist sie als Diagnose, denn sie zeigt vor allem, wie gut die eigene Zuordnung funktioniert.

Wie entsteht ein offener Posten und warum wächst die Liste?

Eine Rechnung erzeugt einen offenen Posten auf dem Personenkonto, beim Kunden als Forderung, beim Lieferanten als Verbindlichkeit, und die zugehörige Zahlung schließt ihn. Wächst der Bestand trotzdem, liegt das fast nie an unbezahlten Rechnungen. Meist stecken vier Ursachen in der Zuordnung dahinter.

• Dubletten im Personenkontenstamm: Derselbe Geschäftspartner wird unter zwei Nummern geführt, die Rechnung landet auf der einen, die Zahlung auf der anderen, und keine findet ihr Gegenstück. Die häufigste Ursache und die am leichtesten behebbare, siehe Kreditorenstamm.
• Sammelbuchungen statt Zuordnung: Eine Zahlung wird pauschal auf ein Konto gebucht, ohne einen Posten zu schließen. Der Saldo stimmt, die Liste nicht.
• Teilzahlungen ohne Aufteilung: Eine Zahlung deckt einen Teil ab, der Rest bleibt stehen. Richtig, solange es gewollt ist, falsch, wenn die Differenz in Wahrheit ein Skonto war.
• Kleinstdifferenzen: Zwei Cent Rundung, drei Euro Bankgebühr. Der Posten bleibt formal offen und ist praktisch erledigt.

Dagegen hilft eine festgelegte Toleranz, innerhalb derer der Posten automatisch geschlossen und die Differenz auf ein eigenes Konto gebucht wird. Ohne dieses Gegenkonto verschwinden auch echte Kürzungen still.

Was sagt ein Bestand offener Posten aus?

Aussagekraft entsteht erst durch die Gliederung nach Fälligkeit. Ein Beispielbestand auf der Debitorenseite mit 180.000 Euro und 30 Tagen Zahlungsziel verteilt sich wie folgt. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Erhebung.

Aus demselben Bestand ergibt sich die durchschnittliche Außenstandsdauer: Bei einem Jahresumsatz von 1.800.000 Euro brutto sind es 180.000 geteilt durch 1.800.000, multipliziert mit 365 Tagen, also rund 37 Tage. Bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen ein unauffälliger Wert.

Interessant ist ihre Bewegung, nicht die Zahl. Steigt sie über zwei Quartale von 37 auf 55 Tage, ist im Betrieb etwas passiert, bevor es in der Gewinnermittlung sichtbar wird: eine schlechter zahlende Kundengruppe, ein eingeschlafenes Mahnwesen oder ein Großauftrag mit abweichenden Konditionen.

Die letzte Zeile mischt echte Ausfallkandidaten mit Karteileichen aus fehlerhafter Zuordnung. Beide gehören auseinandersortiert, bevor über Wertberichtigungen gesprochen wird: Eine Wertberichtigung auf einen längst bezahlten Posten korrigiert einen Fehler durch einen zweiten.

Welche Sonderfälle bleiben trotz korrekter Buchung offen?

Sieben Konstellationen, in denen ein Posten offen bleibt, obwohl richtig gebucht wurde. Sie sind der Grund, warum ein Bestand nie auf null geht und warum eine Automatik, die das anstrebt, Schaden anrichtet.

• Die Anzahlung: Es fließt Geld, bevor eine Schlussrechnung existiert. Ist das nicht erkennbar, landet sie auf einem Sammelkonto und wird in der Schlussrechnung nicht verrechnet.
• Die Ratenzahlung: erzeugt über Monate einen sinkenden Restposten. Ohne hinterlegte Vereinbarung sieht das aus wie ein Zahlungsproblem und wird gemahnt.
• Die abgetretene Forderung: Der Eingang kommt von einem Dritten, etwa einem Factoringunternehmen. Der Kontoinhaber passt dann nicht zum Personenkonto.
• Die Zahlung durch einen Dritten: Ein Kunde zahlt über das Konto seiner Muttergesellschaft. Ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck ist der Fall nicht maschinell lösbar, siehe Bankabgleich.
• Die Aufrechnung: Ein Geschäftspartner ist zugleich Kunde und Lieferant und verrechnet. Ohne Gegenbuchung bleiben zwei Posten stehen.
• Der Fremdwährungsposten: Der eingehende Eurobetrag entspricht nie exakt dem eingebuchten Wert, eine Zuordnung über Betragsgleichheit findet kein Gegenstück, siehe Fremdwährung buchen.
• Die strittige Rechnung: Der Kunde zahlt bewusst nicht oder gekürzt. Das ist eine kaufmännische Frage, keine Zuordnungsfrage.

Ein Mensch erklärt jeden dieser Fälle in Sekunden, eine Automatik nie. Sie gehören kenntlich gemacht und aus der Arbeitsliste heraus, denn ein Bestand mit zwanzig mitlaufenden Sonderfällen wird bald gar nicht mehr angesehen.

Wann ist eine Forderung uneinbringlich und was folgt daraus?

Uneinbringlich ist eine Forderung, wenn mit der Zahlung auf absehbare Zeit nicht mehr zu rechnen ist, etwa weil der Schuldner bestreitet, zahlungsunfähig ist oder ein Verfahren eröffnet wurde. Das ist eine Einzelfallfrage und keine Funktion des Alters: Ein Posten von 120 Tagen ist nicht automatisch uneinbringlich.

Ist ein vereinbartes Entgelt uneinbringlich geworden, ist die Umsatzsteuer nach § 17 UStG zu berichtigen, spiegelbildlich auf der anderen Seite der Vorsteuerabzug, jeweils im Besteuerungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist. Zahlt der Kunde später doch, ist erneut zu berichtigen. Wer die erste Berichtigung vornimmt und die zweite vergisst, hat die Umsatzsteuer dauerhaft zu niedrig erklärt.

Bei der Istversteuerung entsteht die Steuer erst mit der Vereinnahmung, sodass sich die Berichtigung auf der Ausgangsseite nicht stellt. Auf der Eingangsseite ist der Vorsteuerabzug zu berichtigen, sobald feststeht, dass die Verbindlichkeit nicht mehr beglichen wird.

Wie läuft der Abgleich mit dem Mandanten?

Abgestimmt wird spätestens zum Jahresabschluss: Welche Posten sind aus Sicht des Mandanten erledigt, welche strittig, welche fehlen. Der übliche Weg über eine Tabelle im E-Mail-Anhang hat drei Schwächen: Die Tabelle veraltet im Moment des Versands, die Antworten kommen unstrukturiert zurück, und niemand weiß, welche Fassung die aktuelle ist.

Der bessere Weg ist ein Abgleich, bei dem der Mandant Posten direkt bestätigt oder ihnen widerspricht und einen Nachweis anhängen kann. Der Stand ist dann für beide Seiten sichtbar, und die Rückmeldung hängt am Posten statt in einem Verlauf. Genau dafür gibt es in docunest einen eigenen Vorgang mit Bestätigung je Position.

Woran erkennt man die Ursache eines aufgeblähten Bestands?

Am Fehlerbild. Ein aufgeblähter Bestand hat selten eine Ursache. Meist sind es drei. Die folgende Zuordnung hilft, die richtige Prüfung zuerst zu machen, statt die Liste von oben nach unten durchzugehen.

Die vorletzte Zeile ist die gefährlichste, weil sie wie ein Erfolg aussieht. Ein Bestand, der zum Monatsende auf einen Bruchteil schrumpft, entsteht fast nie durch Zahlungseingänge. Meist stecken Sammelausgleiche dahinter. Danach ist verloren, welcher Posten wann bezahlt wurde.

Quartalsweise ergänzen zwei Prüfungen das Bild: die Abstimmung aller Personenkonten gegen das zugehörige Sachkonto, denn eine Abweichung deutet auf Direktbuchungen am Personenkonto vorbei, und die Durchsicht der Posten mit umgekehrtem Vorzeichen, also Kunden mit Guthaben und Lieferanten mit Forderungen. Letztere sind fast immer falsch zugeordnete Zahlungen und in der Fälligkeitsliste unsichtbar.

Was muss eine Software für offene Posten können?

Vier Punkte entscheiden, und keiner steht üblicherweise im Vordergrund einer Auswahl: ob ein Posten wirklich geschlossen und nicht nur ein Saldo verrechnet wird, ob Teil- und Sammelzahlungen abbildbar sind, ob es eine konfigurierbare Toleranz mit eigenem Gegenkonto gibt und ob Unzuordenbares sichtbar bleibt.

Nur das Schließen erhält die Information, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört; der Unterschied zeigt sich erst nach Monaten und ist dann nicht mehr zu reparieren. Eine Sammelzahlung aufzulösen heißt, eine Kombination offener Posten zu finden, deren Summe zum Zahlbetrag passt; eine Unterzahlung gilt nur als Skonto, wenn Satz und Frist stimmen.

Der vierte Punkt entscheidet darüber, ob aus dem Abgleich eine Kontrolle wird: Ein System, das alles irgendwie zuordnet, liefert eine leere Liste und eine falsche Buchführung. Und wer wann welchen Posten mit welcher Zahlung geschlossen hat, muss rekonstruierbar bleiben, siehe GoBD.

Warum lohnt die monatliche Durchsicht mehr als die jährliche?

Ein Posten, der vier Wochen alt ist, lässt sich mit einem Anruf klären, weil sich alle erinnern. Derselbe Posten im Jahresabschluss kostet ein Vielfaches, und am Ende steht meist eine kaum begründbare Ausbuchung. Wer die Uneinbringlichkeit erst im Abschluss feststellt, muss zudem Voranmeldungen korrigieren.

Damit ist auch die Reihenfolge vorgegeben: erst zuordnen, dann bereinigen, dann bewerten. Wertberichtigungen und die Bewertung von Fremdwährungsposten gehören in den Abschluss, setzen aber einen unterjährig gepflegten Bestand voraus. Und wer mahnt, ohne den Bestand zu prüfen, mahnt regelmäßig bezahlte Rechnungen an.

Für die Durchsicht genügen fünf Größen: Bestandsentwicklung gegenüber Vormonat und Vorjahresmonat, Außenstandsdauer im Zwölfmonatstrend, Anteil der Posten über 90 Tage, Zahl der Bagatellposten und Saldo des Differenzkontos. Wer sie fortschreibt und nur die Abweichungen ansieht, braucht für ein mittleres Mandat wenige Minuten im Monat. Dafür braucht der Blick einen festen Platz im Ablauf und nicht den guten Vorsatz. Wie sich solche Durchgänge als Aufgabe je Periode führen lassen, behandelt der Beitrag zu den wiederkehrenden Kanzleiaufgaben.