Offene Posten: Was der Saldo wirklich verrät

Die Liste der offenen Posten wird meist als Ergebnis gelesen: So viel steht noch aus. Nützlicher ist sie als Diagnose, denn sie zeigt vor allem, wie gut die eigene Zuordnung funktioniert.

Wie ein offener Posten entsteht und verschwindet

Eine Rechnung erzeugt einen offenen Posten auf dem Personenkonto, beim Kunden als Forderung, beim Lieferanten als Verbindlichkeit. Die zugehörige Zahlung schließt ihn.

Solange beides sauber zusammenfindet, ist die Liste kurz und aussagekräftig: Was offen steht, ist tatsächlich offen.

Warum die Liste trotzdem wächst

In der Praxis wächst der Bestand fast immer schneller als die tatsächlich unbezahlten Rechnungen. Vier Ursachen decken den Großteil ab:

Dubletten im Personenkontenstamm. Derselbe Geschäftspartner wird unter zwei Nummern geführt. Die Rechnung landet auf der einen Nummer, die Zahlung auf der anderen, und keine der beiden findet ihr Gegenstück. Das ist die häufigste Ursache und zugleich die am leichtesten behebbare, siehe Kreditorenstamm.

Sammelbuchungen statt Zuordnung. Eine Zahlung wird pauschal auf ein Konto gebucht, ohne einen offenen Posten zu schließen. Der Saldo stimmt, die Liste nicht.

Teilzahlungen ohne Aufteilung. Eine Zahlung deckt einen Teil ab, der Rest bleibt stehen. Das ist richtig, solange es gewollt ist, und falsch, wenn die Differenz in Wahrheit ein Skonto war.

Kleinstdifferenzen. Zwei Cent Rundung, drei Euro Bankgebühr. Der Posten bleibt formal offen und ist praktisch erledigt. In wenigen Monaten sammeln sich Dutzende davon.

Ein Bestand, durchgerechnet

Die Aussagekraft der Liste entsteht erst, wenn man sie nach Fälligkeit gliedert. Ein Beispielbestand auf der Debitorenseite mit 180.000 Euro und einem vereinbarten Zahlungsziel von 30 Tagen sieht dann so aus. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Erhebung.

Aus demselben Bestand lässt sich die durchschnittliche Außenstandsdauer ableiten. Bei einem Jahresumsatz von 1.800.000 Euro brutto ergibt sich: 180.000 geteilt durch 1.800.000, multipliziert mit 365 Tagen, also rund 37 Tage. Bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen ist das ein unauffälliger Wert.

Interessant ist nicht die Zahl selbst, sondern ihre Bewegung. Steigt sie über zwei Quartale von 37 auf 55 Tage, ist im Betrieb etwas passiert, und zwar bevor es in der Gewinnermittlung sichtbar wird. Es kann eine Kundengruppe sein, die schlechter zahlt, ein eingeschlafenes Mahnwesen oder ein Großauftrag mit abweichenden Konditionen. In allen drei Fällen ist es ein Gesprächsanlass mit dem Mandanten, und er entsteht aus einer Liste, die ohnehin geführt wird.

Die letzte Zeile der Tabelle verdient eine gesonderte Behandlung. Posten über 90 Tage sind erfahrungsgemäß eine Mischung aus zwei völlig verschiedenen Dingen: echten Ausfallkandidaten und Karteileichen aus fehlerhafter Zuordnung. Beide gehören auseinandersortiert, bevor über Wertberichtigungen gesprochen wird, denn eine Wertberichtigung auf einen Posten, der in Wahrheit längst bezahlt ist, korrigiert einen Fehler durch einen zweiten.

Die Toleranzregel

Gegen die letzte Ursache hilft eine festgelegte Toleranz: Bleiben nach einer Zahlung weniger als ein definierter Betrag offen, wird der Posten automatisch geschlossen und die Differenz auf ein eigenes Konto gebucht.

Wichtig ist, die Toleranz bewusst zu wählen und die Differenzen sichtbar zu lassen. Eine großzügige Toleranz ohne Gegenkonto schließt auch echte Kürzungen still, und dann fehlt die Information, dass ein Kunde regelmäßig weniger zahlt.

Was der Bestand über den Mandanten aussagt

Ist die Zuordnung sauber, wird die Liste zur Auswertung:

Auf der Debitorenseite ist sie die Grundlage des Mahnwesens und ein Frühindikator: Ein Kunde, der von 30 auf 60 Tage rutscht, meldet damit etwas an, lange bevor es zum Ausfall kommt.

Auf der Kreditorenseite zeigt sie die fälligen Verbindlichkeiten und die Skontochancen. Ein Mandant, der regelmäßig Skonto verstreichen lässt, verschenkt bei üblichen Sätzen eine Rendite, die deutlich über den Kosten einer Zwischenfinanzierung liegt.

Beides sind Beratungsanlässe, und beide entstehen aus einer Liste, die ohnehin geführt wird.

Sonderfälle, die jede Zuordnung fordern

Neben den vier häufigen Ursachen gibt es Konstellationen, in denen ein Posten offen bleibt, obwohl alles richtig gebucht wurde. Sie sind der Grund, warum ein Bestand nie auf null geht und warum eine Automatik, die das anstrebt, Schaden anrichtet.

Die Anzahlung. Es fließt Geld, bevor eine Schlussrechnung existiert. Bis zur Abrechnung steht dem Zahlungseingang kein Beleg gegenüber. Das ist richtig so, muss aber als solches erkennbar sein, sonst wird die Anzahlung entweder einem falschen Posten zugeordnet oder auf ein Sammelkonto gebucht und in der Schlussrechnung nicht verrechnet. Der Fall gehört zu den wenigen, bei denen ein offener Zahlungseingang ein gewollter Zustand ist.

Die Ratenzahlung. Eine vereinbarte Zahlung in mehreren Teilen erzeugt über Monate einen sinkenden Restposten. Ohne hinterlegte Vereinbarung sieht das aus wie ein Zahlungsproblem und wird gemahnt.

Die abgetretene Forderung. Der Zahlungseingang kommt von einem Dritten, etwa einem Factoringunternehmen, oder die Zahlung geht an einen anderen Empfänger als den Rechnungsaussteller. Der Kontoinhaber passt dann nicht zum Personenkonto, obwohl die Zuordnung stimmt.

Die Zahlung durch einen Dritten. Ein Kunde zahlt über das Konto seiner Muttergesellschaft oder eines Gesellschafters. Ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck ist dieser Fall nicht maschinell lösbar, siehe Bankabgleich.

Die Aufrechnung. Ein Geschäftspartner ist zugleich Kunde und Lieferant und verrechnet. Es fließt weniger Geld, als beide Posten ausweisen, und beide sind trotzdem erledigt. Ohne die Gegenbuchung bleiben zwei Posten stehen, deren Summe niemand mehr zusammenbringt.

Der Fremdwährungsposten. Der eingehende Eurobetrag entspricht nie exakt dem eingebuchten Wert, weil ein anderer Kurs gilt. Eine Zuordnung über Betragsgleichheit findet hier grundsätzlich kein Gegenstück, siehe Fremdwährung buchen.

Die strittige Rechnung. Der Kunde zahlt bewusst nicht oder gekürzt. Das ist keine Zuordnungsfrage, sondern eine kaufmännische, und der Posten gehört mit einem Vermerk versehen statt automatisch ausgeglichen.

Allen Fällen ist gemeinsam, dass ein Mensch sie in Sekunden erklären kann und eine Automatik sie nie erklären wird. Deshalb ist die richtige Behandlung nicht, sie zu erraten, sondern sie kenntlich zu machen und aus der Arbeitsliste herauszunehmen. Ein Bestand, in dem zwanzig bekannte Sonderfälle dauerhaft mitlaufen, wird nach kurzer Zeit gar nicht mehr angesehen.

Uneinbringlichkeit und die Umsatzsteuer

Ein Teil der alten Posten ist am Ende nicht zu vereinnahmen. Damit wird aus einer Frage der Zuordnung eine der Umsatzsteuer.

Ist ein vereinbartes Entgelt uneinbringlich geworden, ist die Umsatzsteuer nach § 17 UStG zu berichtigen. Auf der anderen Seite gilt dasselbe spiegelbildlich: Der Leistungsempfänger hat den Vorsteuerabzug zu berichtigen. Die Berichtigung ist in dem Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist.

Zwei Punkte sind dabei in der Praxis wichtig.

Uneinbringlichkeit ist nicht dasselbe wie überfällig. Ein Posten, der 120 Tage alt ist, ist nicht automatisch uneinbringlich. Maßgeblich ist, ob mit der Zahlung auf absehbare Zeit nicht mehr zu rechnen ist, etwa weil der Schuldner bestreitet, zahlungsunfähig ist oder ein Verfahren eröffnet wurde. Die Beurteilung ist eine Einzelfallfrage und keine Funktion des Alters.

Zahlt der Kunde später doch, ist erneut zu berichtigen. Die Vereinnahmung nach einer Berichtigung führt zu einer weiteren Korrektur in die Gegenrichtung. Wer die erste Berichtigung vornimmt und die zweite vergisst, hat die Umsatzsteuer dauerhaft zu niedrig erklärt.

Für die laufende Arbeit folgt daraus eine einfache Regel: Der Bestand ist keine Grundlage für automatische Berichtigungen. Er ist die Grundlage dafür, die Fälle rechtzeitig auf den Tisch zu bekommen, in denen eine Berichtigung zu prüfen ist. Das ist ein wesentlicher Grund, warum die monatliche Durchsicht mehr wert ist als eine jährliche: Wer die Uneinbringlichkeit erst im Abschluss feststellt, hat die Berichtigung möglicherweise in einem falschen Zeitraum vorzunehmen und muss Voranmeldungen berichtigen.

Bei der Istversteuerung entsteht die Steuer erst mit der Vereinnahmung, sodass sich die Berichtigung auf der Ausgangsseite in dieser Form nicht stellt. Auf der Eingangsseite bleibt es dabei, dass der Vorsteuerabzug zu berichtigen ist, sobald feststeht, dass die Verbindlichkeit nicht mehr beglichen wird. Beide Seiten sind deshalb getrennt zu betrachten, auch wenn sie aus demselben Bestand kommen.

Der Abgleich mit dem Mandanten

Spätestens zum Jahresabschluss muss abgestimmt werden: Welche Posten sind aus Sicht des Mandanten erledigt, welche strittig, welche fehlen.

Der übliche Weg führt über eine Tabelle im E-Mail-Anhang. Er hat drei bekannte Schwächen: Die Tabelle veraltet in dem Moment, in dem sie verschickt wird, die Antworten kommen unstrukturiert zurück, und niemand weiß, welche Fassung die aktuelle ist.

Der bessere Weg ist ein Abgleich, bei dem der Mandant Posten direkt bestätigt oder widerspricht, mit der Möglichkeit, einen Nachweis anzuhängen. Der Stand ist dann für beide Seiten sichtbar, und die Rückmeldung hängt am Posten statt in einem Verlauf. Genau dafür gibt es in docunest einen eigenen Vorgang, in dem die offenen Posten eines Mandanten zur Bestätigung bereitgestellt werden und Belege je Position hochgeladen werden können.

Was die Automatisierung leisten kann

Die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Posten ist einer der Bereiche, in denen maschinelle Verarbeitung unmittelbar wirkt, weil die Merkmale eindeutig sind: Betrag, Verwendungszweck mit Rechnungsnummer, Kontoinhaber.

Drei Fähigkeiten machen den Unterschied:

1. Sammelzahlungen auflösen, also eine Kombination offener Posten finden, deren Summe zum Zahlbetrag passt.
2. Abweichungen unterscheiden, statt jede Unterzahlung als Skonto zu deuten. Belastbar ist die Deutung nur, wenn die Differenz zum vereinbarten Satz passt und die Frist eingehalten wurde.
3. Übrigbleibendes sichtbar machen. Was nicht zugeordnet werden konnte, gehört auf eine kurze Liste, nicht auf ein Sammelkonto.

Der dritte Punkt entscheidet darüber, ob aus dem Abgleich eine Kontrolle wird. Ein System, das alles irgendwie zuordnet, erzeugt eine leere Liste und eine falsche Buchführung.

Fehlerbilder und ihre Ursachen

Ein aufgeblähter Bestand hat selten eine Ursache, sondern meist drei. Die folgende Zuordnung hilft, die richtige Prüfung zuerst zu machen, statt die Liste von oben nach unten durchzugehen.

Die vorletzte Zeile ist die gefährlichste, weil sie wie ein Erfolg aussieht. Ein Bestand, der zum Monatsende auf einen Bruchteil zusammenschrumpft, entsteht fast nie durch Zahlungseingänge, sondern durch Sammelausgleiche, die einen sauberen Stand vortäuschen. Danach ist die Information, welcher Posten wann bezahlt wurde, endgültig verloren.

Kennzahlen und Prüfschritte

Für die monatliche Durchsicht genügen fünf Größen. Sie sind in wenigen Minuten ermittelt und sagen mehr aus als die vollständige Liste.

Die Bestandsentwicklung. Der Saldo im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahresmonat. Ein Wachstum, das schneller ist als der Umsatz, ist immer erklärungsbedürftig.

Die Außenstandsdauer. Der oben berechnete Wert, fortgeschrieben über zwölf Monate. Der Trend zählt, nicht der einzelne Wert.

Der Anteil über 90 Tage. Er ist der Kern des Ausfallrisikos und zugleich der Ort, an dem sich Zuordnungsfehler sammeln.

Die Zahl der Posten unter einem Bagatellbetrag. Sie misst, ob die Toleranzregel funktioniert. Steigt sie, ist die Toleranz zu eng oder das Gegenkonto fehlt.

Der Saldo des Differenzkontos. Auf ihm landen die automatisch ausgeglichenen Kleinstbeträge. Häufen sich dort Beträge desselben Partners, liegt kein Rundungsproblem vor, sondern ein Verhaltensmuster, das eine kaufmännische Antwort braucht.

Zwei Prüfungen kommen quartalsweise dazu. Erstens die Abstimmung der Summe aller Personenkonten gegen das zugehörige Sachkonto, denn eine Abweichung deutet auf Direktbuchungen am Personenkonto vorbei. Zweitens die Durchsicht der Posten mit umgekehrtem Vorzeichen, also Kunden mit Guthaben und Lieferanten mit Forderungen. Diese Posten sind fast immer falsch zugeordnete Zahlungen und in der normalen Fälligkeitsliste unsichtbar, weil sie nicht überfällig sind.

Was das für die Auswahl einer Software bedeutet

Die offene Postenverwaltung ist selten das Kriterium bei einer Auswahl und häufig der Grund, warum das Ergebnis enttäuscht. Fünf Fragen klären den Stand.

Wird ein Posten geschlossen oder nur ein Saldo verrechnet? Nur das erste erhält die Information, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Der Unterschied zeigt sich erst nach Monaten und ist dann nicht mehr zu reparieren.

Sind Teilzahlungen und Sammelzahlungen abbildbar? Ein System, das nur eine Zahlung je Posten kennt, erzeugt bei Ratenzahlungen und Sammelüberweisungen entweder Fehlbuchungen oder Handarbeit.

Gibt es eine konfigurierbare Toleranz mit eigenem Gegenkonto? Ohne sie verstopfen Cent-Beträge die Liste, mit einer zu großzügigen verschwinden echte Kürzungen.

Bleibt Unzuordenbares sichtbar? Eine kurze Liste der nicht zugeordneten Zahlungen ist die nützlichste Auswertung des ganzen Verfahrens. Ein System, das alles irgendwie zuordnet, liefert eine leere Liste und eine falsche Buchführung.

Ist jede Ausgleichsbuchung nachvollziehbar? Wer wann welchen Posten mit welcher Zahlung geschlossen hat, muss nachvollziehbar bleiben. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern folgt aus den Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit der Buchführung, siehe GoBD.

Abgrenzung zu verwandten Themen

Drei Begriffe werden in Gesprächen regelmäßig gleichgesetzt, obwohl sie unterschiedliche Dinge bezeichnen.

Der Bankabgleich ist der Vorgang, die offene Postenverwaltung ist der Bestand. Der Abgleich führt Zahlung und Beleg zusammen und schließt damit Posten. Die Postenverwaltung hält den Stand. Ein System kann das eine ohne das andere anbieten, und dann bleibt entweder der Bestand unbearbeitet oder der Abgleich ohne Ergebnis.

Das Mahnwesen ist eine Folge, keine Voraussetzung. Es setzt auf einem sauberen Bestand auf. Wer mahnt, ohne den Bestand geprüft zu haben, mahnt regelmäßig bezahlte Rechnungen an, und das kostet mehr Vertrauen beim Kunden des Mandanten, als die Mahnung einbringt.

Die Bewertung ist eine Abschlussarbeit, die Zuordnung eine laufende. Wertberichtigungen, Uneinbringlichkeit und die Bewertung von Fremdwährungsposten gehören in den Abschluss. Sie setzen aber voraus, dass der Bestand unterjährig gepflegt wurde. Die Reihenfolge ist damit vorgegeben: erst zuordnen, dann bereinigen, dann bewerten. Wer im Abschluss mit der Bewertung beginnt, bewertet einen Bestand, von dem ein erheblicher Teil gar nicht mehr existiert.

Die Regel, die am meisten spart

Monatlich ansehen, nicht jährlich. Ein Posten, der vier Wochen alt ist, lässt sich mit einem Anruf klären, weil sich alle erinnern. Derselbe Posten im Jahresabschluss kostet ein Vielfaches, und am Ende steht meist eine Ausbuchung, die niemand richtig begründen kann.

Der Aufwand dafür ist geringer, als er wirkt. Wer die fünf Kennzahlen fortschreibt und nur die Abweichungen ansieht, braucht für ein mittleres Mandat wenige Minuten im Monat. Die Alternative ist nicht weniger Arbeit, sondern dieselbe Arbeit zu einem Zeitpunkt, an dem sie teurer ist und schlechtere Ergebnisse liefert. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer Liste, die geführt wird, und einer, die benutzt wird.

Damit der monatliche Blick tatsächlich stattfindet, braucht er einen festen Platz im Ablauf und nicht den guten Vorsatz. Wie sich solche wiederkehrenden Durchgänge als Aufgabe je Periode führen lassen, sodass sie auch in einer vollen Woche nicht ausfallen, behandelt der Beitrag zu den wiederkehrenden Kanzleiaufgaben.