Rechnungen automatisch einsammeln statt hochladen

Die Diskussion über Belegeingang dreht sich meist darum, wie bequem das Hochladen ist. Der bessere Ansatz ist, das Hochladen ganz zu vermeiden.

Warum ist jede manuelle Handlung ein Risiko?

Weil ein Beleg, den ein Mensch einreichen muss, vergessen werden kann. Das liegt an der Statistik, nicht an der Disziplin: Bei zweihundert Belegen im Monat und einer Vergessensquote von wenigen Prozent fehlen jeden Monat mehrere.

Diese fehlenden Belege sind teuer. Sie erzeugen Rückfragen, verzögern die Voranmeldung, und wenn sie erst im Jahresabschluss auffallen, ist der Vorsteuerabzug oft verloren, weil sich niemand mehr erinnert. Der wirksamste Hebel ist deshalb ein Weg, bei dem gar nichts hochgeladen werden muss, nicht ein bequemeres Hochladen.

Welche drei Wege gibt es?

Die feste Rechnungsadresse, die Weiterleitung aus dem Postfach und der Abruf aus Portalen, in dieser Rangfolge.

Weg eins: die feste Rechnungsadresse. Der Mandant bekommt eine eigene E-Mail-Adresse, die direkt in seine Belegverarbeitung läuft, und hinterlegt sie bei seinen Lieferanten als Rechnungsempfänger. Ab diesem Zeitpunkt kommt die Rechnung ohne Zutun an, auch wenn der Mandant im Urlaub oder vergesslich ist. Das ist der beste Weg, weil er dauerhaft wirkt und beim Lieferanten nur einmal eingerichtet werden muss. Der Aufwand liegt vollständig am Anfang und ist je Mandant meist an einem Nachmittag erledigt.

Weg zwei: die Weiterleitung aus dem Postfach. Viele Rechnungen kommen bereits per E-Mail, nur in einem Postfach, das für die Buchhaltung nicht vorgesehen ist. Eine automatische Weiterleitungsregel löst das, ohne dass der Mandant seine Gewohnheiten ändert. Sie ist weniger präzise als Weg eins, weil auch Unbeteiligtes mitläuft, und deutlich schneller eingerichtet.

Weg drei: der Abruf aus Portalen. Der schwierigste Fall. Viele Online-Dienste, Telekommunikationsanbieter und Marktplätze stellen Rechnungen ausschließlich im Kundenkonto bereit. Drei Möglichkeiten bestehen: einen zusätzlichen Rechnungsempfänger hinterlegen, womit der Fall auf Weg eins zurückgeführt ist; regelmäßig manuell abrufen, was zuverlässig ist, wenn es jemand tut; oder einen Dienst nutzen, der sich anmeldet und die Belege holt, was die Hinterlegung von Zugangsdaten voraussetzt.

Diese dritte Kategorie ist zugleich die, in der die meisten Belege dauerhaft fehlen, weil niemand nachhält, welche Anbieter überhaupt betroffen sind.

Wie findet man heraus, welche Lieferanten umzustellen sind?

Über die Kontoumsätze, nicht über eine Nachfrage beim Mandanten. Die Umsätze eines vollständigen Jahres werden nach Empfänger gruppiert und nach Häufigkeit sortiert. Dabei entstehen drei Gruppen mit unterschiedlichem Ertrag.

Wiederkehrende Zahlungen mit gleichem Betrag. Miete, Leasing, Versicherungen, Softwareabonnements, Telekommunikation. Diese Gruppe ist klein, verursacht aber die meisten fehlenden Belege, weil der Mandant sie gar nicht als Rechnungen wahrnimmt. Sie hat den höchsten Ertrag je umgestelltem Lieferanten, weil ein einmaliger Aufwand zwölf Belege im Jahr sichert.

Wiederkehrende Zahlungen mit wechselndem Betrag. Großhandel, Materiallieferanten, Kraftstoff, Werbeplattformen. Hier ist der Beleg meistens vorhanden, kommt aber unregelmäßig und über wechselnde Wege. Diese Gruppe profitiert am stärksten von einer festen Rechnungsadresse, weil sie mengenmäßig dominiert.

Einmalige Zahlungen. Gelegenheitslieferanten, Reparaturen, Anschaffungen. Diese Gruppe lässt sich nicht umstellen und bleibt der Rest, für den ein bequemer Einreichungsweg nötig ist.

Ein Nebenertrag dieser Auswertung ist, dass sie den Kreditorenstamm aufräumt. Lieferanten, die im Kontoauszug erscheinen und im Stamm fehlen, sind genau die, bei denen die Zuordnung später hakt.

In welchen Schritten läuft die Umstellung?

Der wichtigste Termin ist Phase 7. Ohne Nachmessung bleibt die Umstellung eine Behauptung, und die erste Rückfrage des Mandanten nach dem Nutzen lässt sich nicht beantworten. Nach diesen Schritten bleibt ein Rest, der tatsächlich fotografiert werden muss: Kassenbelege, Quittungen, Belege von Gelegenheitslieferanten.

Wie unterscheiden sich die Mandate?

Den Aufwand bestimmt die Zahl der Quellen und die Frage, ob diese Quellen einen zusätzlichen Rechnungsempfänger zulassen, nicht die Zahl der Belege.

Der Handwerksbetrieb mit fünf Materiallieferanten. Das Aufkommen konzentriert sich stark. Die Umstellung ist an einem Vormittag erledigt und wirkt sofort, der verbleibende Rest sind Tankbelege und Kleinmaterial. Für diesen Mandanten ist Weg eins fast die ganze Lösung.

Die Agentur mit vierzig Softwareabonnements. Das schwierigste Muster. Fast jede Zahlung ist klein, wiederkehrend und stammt von einem Anbieter, der die Rechnung nur im Kundenkonto bereitstellt. Die Auswertung der Kontoumsätze ist hier unverzichtbar, weil sonst niemand die Anbieter vollständig benennen kann.

Der Onlinehändler mit Marktplatzgebühren. Abrechnungen in hoher Zahl, aber ausschließlich über die Oberfläche der Plattform, und der Betrag ist oft eine Verrechnung statt einer Zahlung. Für diesen Mandanten ist die Auswertung der Zahlungen ein unvollständiges Werkzeug, und die Vollständigkeit muss zusätzlich über die Abrechnungsperioden der Plattform geprüft werden.

Was geht dabei schief?

Die Belegadresse wird falsch eingetragen. Sie landet als zusätzliche Kontaktadresse statt als Rechnungsempfänger, und danach kommen Werbenachrichten statt Rechnungen. Nur eine Kontrolle im Folgemonat entdeckt das.

Die Weiterleitungsregel greift zu weit oder zu eng. Zu weit heißt, dass jede Nachricht mit Anhang durchläuft und die Verarbeitung sich mit Angeboten und Newslettern füllt. Zu eng heißt, dass sie auf ein Stichwort im Betreff hört, das die Hälfte der Lieferanten nicht verwendet. Beides lässt sich nach zwei Wochen nachjustieren, und dieser Termin gehört eingeplant.

Die Zugangsdaten werden ohne Prüfung weitergegeben. Ob ein Dienst sich im Kundenkonto anmelden darf, richtet sich nach den Nutzungsbedingungen des Anbieters und nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Diese Prüfung gehört vor die Einrichtung.

Die Rechnung kommt an und wird nicht gesichert. Bleibt der Beleg als Nachricht liegen, ist die Anforderung an die unveränderbare Sicherung nicht erfüllt, und die Umstellung hat den Eingang bequemer, aber nicht ordnungsgemäßer gemacht. Was aufzubewahren ist, steht in Aufbewahrungsfristen.

Der Mandant stellt zurück. Nach einigen Wochen trägt jemand wieder die alte Adresse ein, weil eine Zahlungserinnerung nicht mehr ankam. Solche Rückfälle sind selten und teuer, weil sie unbemerkt bleiben. Ein monatlicher Blick auf die Liste der wiederkehrenden Zahlungen ohne Beleg findet sie.

Die E-Rechnungspflicht wird als Ersatz missverstanden. Dass Lieferanten künftig strukturiert fakturieren müssen, ändert nichts daran, an welche Adresse sie liefern. Format und Weg sind zwei Fragen, siehe E-Rechnungspflicht.

Was spricht gegen den automatischen Eingang?

Vier Einwände sind berechtigt, und keiner spricht gegen die Umstellung, alle vier gegen eine Einführung ohne begleitende Kontrolle.

Der Mandant verliert den Überblick. Wer seine Eingangsrechnungen bisher selbst gesehen hat, hat nebenbei geprüft, ob eine Leistung erbracht wurde und der Betrag stimmt. Für größere Mandate gehört deshalb ein Freigabeschritt eingerichtet, sonst wird eine unberechtigte Rechnung genauso zuverlässig gebucht wie eine berechtigte.

Die Verarbeitung füllt sich mit Material, das keine Rechnung ist. Mahnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine. Das ist weniger Arbeit als das Nachfassen fehlender Belege, aber es fällt an einer Stelle an, an der vorher keine war.

Doppelte Eingänge nehmen zu. Solange der Mandant zusätzlich hochlädt, was ohnehin automatisch eingeht, entstehen Dubletten. Ihre Erkennung gelingt nicht immer eindeutig, etwa wenn derselbe Lieferant zwei Rechnungen mit gleichem Betrag im selben Monat stellt. In der Übergangszeit ist eine klare Ansage nötig, welche Lieferanten bereits umgestellt sind.

Die Abhängigkeit von einem Kanal wächst. Fällt die Belegadresse aus, fehlt nicht nur ein Beleg. Es fehlt der ganze Eingang eines Mandanten. Eine schlichte Kontrolle genügt: Ein Mandant, von dem in einer Woche kein einziger Beleg kam, obwohl sonst zwanzig kamen, gehört angesehen.

Was ändert sich für die Kanzlei?

Drei Verschiebungen, von denen die erste anfangs Aufwand kostet. Ein Mandat, das sie durchlaufen hat, ist danach mit weniger Aufwand zu betreuen als vorher, aber der Weg dahin dauert etwa ein Quartal, und in diesem Quartal liegt der Aufwand über dem Ausgangszustand. Diese Ehrlichkeit gehört in die Planung, weil eine Umstellung mit falsch angekündigter Aufwandskurve im zweiten Monat abgebrochen wird.

Die Arbeit wandert nach vorn. Statt am Monatsanfang nachzufassen, wird zu Beginn der Zusammenarbeit einmal eingerichtet. Wer das als Teil des Onboardings einplant, erlebt es als normalen Ablauf, wer es im laufenden Betrieb nachholt, als Zusatzprojekt.

Der Eingang wird gleichmäßiger. Belege kommen laufend statt in Schüben. Der Effekt ist erwünscht und verlangt eine andere Planung als eine Sammelbearbeitung.

Die Kommunikation verändert ihren Gegenstand. Rückfragen betreffen nicht mehr fehlende Belege. Sie betreffen deren Inhalt: betriebliche Veranlassung, Zuordnung, Erklärung von Abweichungen. Das ist die fachlich sinnvollere Kommunikation und zugleich die, die mehr Vorbereitung braucht, weil sie am einzelnen Vorgang stattfinden muss statt als Sammelliste.

Wovon ist das abzugrenzen?

Nicht dasselbe wie ein bequemes Portal. Ein Portal senkt die Hürde für den Beleg, den der Mandant in der Hand hat. Der automatische Eingang betrifft die Belege, die er nie in der Hand hat. Beide adressieren unterschiedliche Lücken, und die zweite ist in den meisten Beständen die größere.

Nicht dasselbe wie die Bündelung der Kanäle. Die Bündelung führt vorhandene Wege zusammen, der automatische Eingang schafft einen Weg, auf dem Belege ankommen, die vorher gar nicht kamen. Wer nur bündelt, hat einen ordentlichen Eingang mit denselben Lücken wie zuvor.

Beide ergänzen sich, und der Zusammenhang mit dem Zahlungsabgleich läuft in beide Richtungen: Die Auswertung der Zahlungen zeigt, welche Belege fehlen, und je mehr Belege automatisch eingehen, desto zuverlässiger schließt der Abgleich. Der Zustand, den man anstrebt, ist deshalb nicht ein hoher Anteil hochgeladener Belege, sondern eine kurze Liste von Zahlungen ohne Beleg. Sie ist die ehrlichste Kennzahl für die Qualität des Belegeingangs und lässt sich jeden Monat in einer Minute ablesen.