Rechnungen automatisch einsammeln statt hochladen

Die Diskussion über Belegeingang dreht sich meist darum, wie bequem das Hochladen ist. Der bessere Ansatz ist, das Hochladen ganz zu vermeiden.

Warum jede Handlung ein Risiko ist

Ein Beleg, den ein Mensch einreichen muss, kann vergessen werden. Das ist keine Frage der Disziplin, sondern der Statistik: Bei zweihundert Belegen im Monat und einer Vergessensquote von wenigen Prozent fehlen jeden Monat mehrere.

Diese fehlenden Belege sind teuer. Sie erzeugen Rückfragen, sie verzögern die Voranmeldung, und wenn sie erst im Jahresabschluss auffallen, ist der Vorsteuerabzug oft verloren, weil sich niemand mehr erinnert.

Der wirksamste Hebel ist deshalb nicht ein bequemeres Hochladen, sondern ein Weg, bei dem gar nichts hochgeladen werden muss.

Weg eins: die feste Rechnungsadresse

Der Mandant bekommt eine eigene E-Mail-Adresse, die direkt in seine Belegverarbeitung läuft. Diese Adresse hinterlegt er bei seinen Lieferanten als Rechnungsempfänger.

Ab diesem Zeitpunkt kommt die Rechnung ohne Zutun an. Der Mandant kann im Urlaub sein, krank oder schlicht vergesslich, der Beleg ist trotzdem da.

Das ist der beste der drei Wege, weil er dauerhaft wirkt und beim Lieferanten nur einmal eingerichtet werden muss. Der Aufwand liegt vollständig am Anfang: Die häufigsten Lieferanten müssen einmal umgestellt werden. Sortiert nach Belegzahl ist das je Mandant meist an einem Nachmittag erledigt und deckt danach den überwiegenden Teil des Aufkommens ab.

Weg zwei: die Weiterleitung aus dem Postfach

Viele Rechnungen kommen bereits per E-Mail, nur in einem Postfach, das für die Buchhaltung nicht vorgesehen ist.

Eine automatische Weiterleitungsregel für Nachrichten mit Rechnungsanhang löst das, ohne dass der Mandant seine Gewohnheiten ändert. Sie ist weniger präzise als Weg eins, weil auch Unbeteiligtes mitläuft, und sie ist deutlich schneller eingerichtet.

Wichtig ist, was danach passiert: Die Weiterleitung ist nur der Transport. Der Beleg muss anschließend unveränderbar gesichert werden, sonst ist die Anforderung an die zeitnahe Sicherung nicht erfüllt.

Weg drei: der Abruf aus Portalen

Der schwierigste Fall. Viele Online-Dienste, Telekommunikationsanbieter, Werbeplattformen und Marktplätze stellen Rechnungen ausschließlich im eigenen Kundenkonto bereit und versenden nur eine Benachrichtigung.

Drei Möglichkeiten bestehen:

Einen zusätzlichen Rechnungsempfänger hinterlegen. Manche Anbieter erlauben das, und dann ist der Fall auf Weg eins zurückgeführt. Das lohnt eine Prüfung bei jedem betroffenen Anbieter.

Regelmäßig manuell abrufen. Zuverlässig, wenn es jemand tut, und genau daran scheitert es.

Einen Dienst nutzen, der sich anmeldet und die Belege holt. Wirksam und mit einer Voraussetzung: Es müssen Zugangsdaten hinterlegt werden. Das gehört vorher geprüft, sowohl datenschutzrechtlich als auch mit Blick auf die Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Diese Kategorie ist zugleich die, in der die meisten Belege dauerhaft fehlen, weil niemand systematisch nachhält, welche Anbieter überhaupt betroffen sind. Eine Liste der wiederkehrenden Abbuchungen aus dem Bankkonto deckt sie zuverlässig auf: Jede regelmäßige Zahlung ohne zugehörigen Beleg ist ein Kandidat.

Die Reihenfolge in der Praxis

1. Die Zahlungen auswerten. Welche wiederkehrenden Abbuchungen gibt es, und zu welchen fehlt regelmäßig ein Beleg? Das ist die vollständigste Liste der Lieferanten, und sie entsteht ohne Nachfragen beim Mandanten.
2. Die größten Lieferanten auf die Rechnungsadresse umstellen. Nach Belegzahl sortiert, von oben nach unten.
3. Eine Weiterleitungsregel einrichten für alles, was ohnehin per E-Mail kommt.
4. Die verbleibenden Portalfälle sammeln und einzeln entscheiden.

Nach diesen vier Schritten bleibt ein kleiner Rest, der tatsächlich hochgeladen oder fotografiert werden muss: Kassenbelege, Quittungen, Belege von Gelegenheitslieferanten. Für diesen Rest ist ein bequemes Portal wichtig, aber er ist eben nur noch ein Rest.

Wie die Lieferantenliste entsteht

Der erste Schritt scheitert selten an der Technik und fast immer daran, dass niemand weiß, welche Lieferanten es überhaupt gibt. Die Antwort steht im Bankkonto, nicht im Kopf des Mandanten.

Praktisch geht das so: Die Kontoumsätze eines vollständigen Jahres werden nach Empfänger gruppiert und nach Häufigkeit sortiert. Dabei entsteht eine Liste, die typischerweise drei Gruppen erkennen lässt.

Die wiederkehrenden Zahlungen mit gleichem Betrag. Miete, Leasing, Versicherungen, Softwareabonnements, Telekommunikation. Diese Gruppe ist klein, verursacht aber die meisten fehlenden Belege, weil der Mandant sie gar nicht als Rechnungen wahrnimmt. Sie ist zugleich die Gruppe mit dem höchsten Ertrag je umgestelltem Lieferanten, weil ein einmaliger Aufwand zwölf Belege im Jahr sichert.

Die wiederkehrenden Zahlungen mit wechselndem Betrag. Großhandel, Materiallieferanten, Kraftstoff, Werbeplattformen. Hier ist der Beleg meistens vorhanden, kommt aber unregelmäßig und über wechselnde Wege. Diese Gruppe profitiert am stärksten von einer festen Rechnungsadresse, weil sie mengenmäßig dominiert.

Die einmaligen Zahlungen. Gelegenheitslieferanten, Reparaturen, Anschaffungen. Diese Gruppe lässt sich nicht umstellen und bleibt der Rest, für den ein bequemer Einreichungsweg nötig ist.

Aus der Liste ergibt sich die Reihenfolge von selbst: Zuerst die erste Gruppe, weil der Ertrag je Aufwand am höchsten ist. Dann die zweite, sortiert nach Belegzahl. Die dritte wird nicht umgestellt, sondern nur beobachtet.

Ein Nebenertrag dieser Auswertung ist, dass sie den Kreditorenstamm aufräumt. Lieferanten, die im Kontoauszug erscheinen und im Stamm fehlen, sind genau die, bei denen die Zuordnung später hakt.

Ein Fahrplan für die Umstellung eines Mandanten

Die Umstellung dauert je Mandant weniger, als es zunächst wirkt, weil die Arbeit vollständig am Anfang liegt und danach nicht wiederkehrt.

Der wichtigste Termin in dieser Tabelle ist Phase 7. Ohne Nachmessung bleibt die Umstellung eine Behauptung, und die erste Rückfrage des Mandanten nach dem Nutzen lässt sich nicht beantworten. Mit Nachmessung steht eine Zahl im Raum, die sich in einer Minute ablesen lässt.

Drei Mandate, drei Zuschnitte

Der Handwerksbetrieb mit fünf Materiallieferanten. Das Aufkommen konzentriert sich stark: Fünf Lieferanten stellen den überwiegenden Teil der Eingangsrechnungen. Die Umstellung ist an einem Vormittag erledigt und wirkt sofort. Der verbleibende Rest sind Tankbelege und Kleinmaterial, also genau die Belege, die fotografiert werden müssen. Für diesen Mandanten ist Weg eins fast die ganze Lösung.

Die Agentur mit vierzig Softwareabonnements. Das schwierigste Muster. Fast jede Zahlung ist klein, wiederkehrend und stammt von einem Anbieter, der die Rechnung ausschließlich im Kundenkonto bereitstellt. Die Auswertung der Kontoumsätze ist hier unverzichtbar, weil sonst niemand die Anbieter vollständig benennen kann. Bei einem Teil lässt sich ein zusätzlicher Rechnungsempfänger hinterlegen, und damit ist der Fall auf Weg eins zurückgeführt. Der Rest bleibt Handarbeit oder wird über einen Dienst abgerufen, der sich anmeldet, und diese Entscheidung gehört vor die Einrichtung geprüft.

Der Onlinehändler mit Marktplatzgebühren. Hier kommen Abrechnungen in hoher Zahl und regelmäßiger Folge, aber ausschließlich über die Oberfläche der Plattform. Zugleich ist der Betrag oft eine Verrechnung und keine reine Zahlung, sodass die Kontoumsätze die Belege nicht vollständig abbilden. Für diesen Mandanten ist die Auswertung der Zahlungen ein unvollständiges Werkzeug, und die Vollständigkeit muss zusätzlich über die Abrechnungsperioden der Plattform geprüft werden.

Der Vergleich der drei Fälle zeigt, worauf es ankommt: Nicht die Zahl der Belege bestimmt den Aufwand, sondern die Zahl der Quellen und die Frage, ob diese Quellen einen zusätzlichen Rechnungsempfänger zulassen.

Was in der Praxis schiefgeht

Die Belegadresse wird beim Lieferanten falsch eingetragen. Sie landet als zusätzliche Kontaktadresse statt als Rechnungsempfänger, und danach kommen Werbenachrichten statt Rechnungen. Der Fall lässt sich nur durch eine Kontrolle im Folgemonat entdecken, und genau die unterbleibt meistens.

Die Weiterleitungsregel greift zu weit oder zu eng. Zu weit bedeutet, dass jede Nachricht mit Anhang durchläuft und die Verarbeitung mit Angeboten, Lieferscheinen und Newslettern gefüllt wird. Zu eng bedeutet, dass sie auf ein Stichwort im Betreff hört, das die Hälfte der Lieferanten nicht verwendet. Beides lässt sich nach zwei Wochen anhand des tatsächlichen Eingangs nachjustieren, und dieser Termin gehört von Anfang an eingeplant.

Die Zugangsdaten werden ohne Prüfung weitergegeben. Ein Dienst, der sich im Kundenkonto des Mandanten anmeldet, braucht dessen Zugangsdaten. Ob das zulässig ist, richtet sich nach den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters und nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Diese Prüfung gehört vor die Einrichtung, nicht danach.

Die Rechnung kommt an und wird nicht gesichert. Die Weiterleitung ist nur der Transportweg. Bleibt der Beleg als Nachricht liegen, ist die Anforderung an die unveränderbare Sicherung nicht erfüllt, und die Umstellung hat den Eingang bequemer, aber nicht ordnungsgemäßer gemacht. Was aufzubewahren ist und in welcher Form, steht in Aufbewahrungsfristen.

Der Mandant stellt zurück. Nach einigen Wochen trägt jemand im Kundenkonto wieder die alte Adresse ein, weil eine Zahlungserinnerung nicht mehr ankam. Solche Rückfälle sind selten und teuer, weil sie unbemerkt bleiben. Ein monatlicher Blick auf die Liste der wiederkehrenden Zahlungen ohne Beleg findet sie zuverlässig.

Die E-Rechnungspflicht wird als Ersatz missverstanden. Dass Lieferanten künftig strukturiert fakturieren müssen, ändert nichts daran, an welche Adresse sie liefern. Format und Weg sind zwei Fragen. Zur Einordnung der Termine siehe E-Rechnungspflicht.

Checkliste vor dem Start

Sechs Punkte, die vor der ersten Umstellung geklärt sein sollten. Sie kosten zusammen weniger als eine Stunde und ersparen die häufigsten Rückschritte.

1. Läuft die Belegadresse direkt in die Verarbeitung oder in ein Postfach? Nur im ersten Fall entsteht der beabsichtigte Nutzen.
2. Wird der Beleg beim Eingang unveränderbar gesichert? Falls nicht, ist die Umstellung eine Bequemlichkeitsmaßnahme und keine Verbesserung der Ordnungsmäßigkeit.
3. Wer bemerkt es, wenn eine erwartete Rechnung ausbleibt? Ohne diese Kontrolle ersetzt der automatische Eingang das Vergessen des Mandanten durch das Übersehen der Kanzlei.
4. Ist geklärt, was mit Nachrichten geschieht, die keine Rechnung enthalten? Sonst füllt sich die Verarbeitung mit Material, das jemand aussortieren muss.
5. Wurde der Mandant über die neue Adresse informiert, und weiß er, wofür sie gedacht ist? Eine Adresse, die niemand kennt, wird nicht hinterlegt.
6. Steht ein Termin für die Nachmessung im Kalender? Drei Monate nach dem Start, mit derselben Auswertung wie am Anfang.

Die Punkte 1 und 2 betreffen die Kanzlei, die Punkte 3 bis 6 die Zusammenarbeit. Erfahrungsgemäß scheitern Umstellungen nicht an Punkt 1, sondern an Punkt 3, weil ein automatischer Eingang das Gefühl erzeugt, dass die Kontrolle nicht mehr nötig sei.

Abgrenzung zu benachbarten Maßnahmen

Der automatische Eingang wird häufig mit zwei anderen Maßnahmen gleichgesetzt, obwohl er etwas anderes leistet.

Nicht dasselbe wie ein bequemes Portal. Ein Portal senkt die Hürde für den Beleg, den der Mandant in der Hand hat. Der automatische Eingang betrifft die Belege, die er nie in der Hand hat. Beide Maßnahmen adressieren unterschiedliche Lücken, und die zweite ist in den meisten Beständen die größere.

Nicht dasselbe wie die Bündelung der Kanäle. Die Bündelung führt vorhandene Wege zusammen. Der automatische Eingang schafft einen Weg, auf dem Belege ankommen, die vorher gar nicht kamen. Wer nur bündelt, hat einen ordentlichen Eingang mit denselben Lücken wie zuvor.

Beide Maßnahmen ergänzen sich und ersetzen einander nicht. Sinnvoll ist, mit der Auswertung der Zahlungen zu beginnen, weil sie zeigt, welche der beiden Lücken im konkreten Mandat größer ist.

Was gegen den automatischen Eingang spricht

Ein Verfahren, das nur Vorteile hat, ist meistens ungenau beschrieben. Vier Einwände sind berechtigt und gehören vor der Umstellung bedacht.

Der Mandant verliert den Überblick. Wer seine Eingangsrechnungen bisher selbst gesehen hat, hat dabei nebenbei geprüft, ob eine Leistung überhaupt erbracht wurde und ob der Betrag stimmt. Läuft die Rechnung direkt in die Verarbeitung, entfällt dieser Blick. Für kleine Mandate ist das unproblematisch, weil der Betrieb überschaubar bleibt. Für größere gehört ein Freigabeschritt eingerichtet, sonst wird eine unberechtigte Rechnung genauso zuverlässig gebucht wie eine berechtigte.

Die Verarbeitung füllt sich mit Material, das keine Rechnung ist. Mahnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Vertragsänderungen. Ein automatischer Eingang unterscheidet das nicht von sich aus, und jemand muss es aussortieren. Das ist weniger Arbeit als das Nachfassen fehlender Belege, aber es ist nicht nichts, und es fällt an einer Stelle an, an der vorher keine Arbeit war.

Doppelte Eingänge nehmen zu. Solange der Mandant zusätzlich hochlädt, was ohnehin automatisch eingeht, entstehen Dubletten. Sie sind lästig, weil ihre Erkennung nicht immer eindeutig gelingt, etwa wenn derselbe Lieferant zwei Rechnungen mit gleichem Betrag im selben Monat stellt. In der Übergangszeit ist deshalb eine klare Ansage nötig, welche Lieferanten bereits umgestellt sind und für welche das Hochladen entfällt.

Die Abhängigkeit von einem Kanal wächst. Fällt die Belegadresse aus oder wird sie fehlerhaft konfiguriert, fehlt nicht ein Beleg, sondern der ganze Eingang eines Mandanten. Das ist beherrschbar und setzt voraus, dass jemand bemerkt, wenn der Eingang stillsteht. Eine schlichte Kontrolle genügt: Ein Mandant, von dem in einer Woche kein einziger Beleg kam, obwohl sonst zwanzig kamen, gehört angesehen.

Keiner der vier Punkte spricht gegen die Umstellung. Alle vier sprechen dagegen, sie ohne begleitende Kontrolle einzuführen. Der Unterschied zwischen einem funktionierenden und einem trügerischen automatischen Eingang ist genau diese Kontrolle, und sie kostet wenige Minuten im Monat.

Was der automatische Eingang für die Kanzlei ändert

Die Umstellung wirkt beim Mandanten und wird in der Kanzlei bezahlt, jedenfalls anfangs. Drei Verschiebungen sind erwartbar.

Die Arbeit wandert nach vorn. Statt am Monatsanfang nachzufassen, wird zu Beginn der Zusammenarbeit einmal eingerichtet. Das ist insgesamt weniger Aufwand und fällt zu einem Zeitpunkt an, an dem noch kein Ertrag gegenübersteht. Wer die Einrichtung als Teil des Onboardings einplant, erlebt das als normalen Ablauf. Wer sie im laufenden Betrieb nachholt, erlebt sie als Zusatzprojekt.

Der Eingang wird gleichmäßiger. Belege kommen laufend statt in Schüben, und das verteilt die Bearbeitung über den Monat. Der Effekt ist erwünscht und verlangt eine Umstellung der eigenen Arbeitsweise, weil eine gleichmäßige Bearbeitung eine andere Planung braucht als eine Sammelbearbeitung.

Die Kommunikation verändert ihren Gegenstand. Rückfragen betreffen nicht mehr fehlende Belege, sondern deren Inhalt: betriebliche Veranlassung, Zuordnung, Erklärung von Abweichungen. Das ist die fachlich sinnvollere Kommunikation und zugleich die, die mehr Vorbereitung braucht. Sie lässt sich nicht als Sammelliste führen, sondern muss am einzelnen Vorgang stattfinden.

Ein Mandat, das diese drei Verschiebungen durchlaufen hat, ist danach mit weniger Aufwand zu betreuen als vorher. Der Weg dahin dauert etwa ein Quartal, und in diesem Quartal ist der Aufwand höher als im Ausgangszustand. Diese Ehrlichkeit gehört in die Planung, weil eine Umstellung, deren Aufwandskurve falsch angekündigt wurde, im zweiten Monat abgebrochen wird.

Was das mit dem Zahlungsabgleich zu tun hat

Beide Themen hängen zusammen, und zwar in beide Richtungen. Die Auswertung der Zahlungen zeigt, welche Belege fehlen. Und je mehr Belege automatisch eingehen, desto zuverlässiger schließt der Abgleich, weil zu jeder Zahlung ein Gegenstück existiert.

Der Zustand, den man anstrebt, ist deshalb nicht ein hoher Anteil hochgeladener Belege, sondern eine kurze Liste von Zahlungen ohne Beleg. Diese Liste ist die ehrlichste Kennzahl für die Qualität des Belegeingangs, und sie lässt sich jeden Monat in einer Minute ablesen.