DATEV oder Lexware neue steuerkanzlei im Vergleich

Diese Frage stellt sich fast nur in einer bestimmten Situation. Bei einer Kanzleigründung, oder in einer kleinen Einheit, die zum ersten Mal ernsthaft rechnet, was das eingesetzte System eigentlich kostet.

Was Lexware neue steuerkanzlei abdeckt

Der Funktionsumfang ist größer, als der Name „Lexware" bei vielen erwarten lässt. Gemeint ist eine Komplettlösung für Steuerkanzleien, kein Buchhaltungsprogramm für Selbstständige, mit:

• Finanzbuchführung bis zum Jahresabschluss
• Anlagenverwaltung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten und eigene Mitarbeiter, einschließlich Reisekosten und Fehlzeiten
• Steuererklärungen für Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer sowie Erbschaft- und Schenkungsteuer
• zentrale Mandantenverwaltung ohne Mengenbegrenzung
• Rechnungsstellung

Fachlich fehlt einer kleinen Kanzlei damit im Alltag nichts. Abgerechnet wird als Abonnement, gestaffelt nach Arbeitsplätzen.

Gegenüberstellung

Der Punkt, der nicht im Funktionsvergleich steht

Fachlich lassen sich beide Systeme betreiben. Der Unterschied liegt in dem, was um sie herum existiert.

Die DATEV ist im deutschen Kanzleimarkt der Bezugspunkt. Im Alltag wirkt das stärker als jede Funktionsliste:

Mandanten kennen Unternehmen online. Wer es aus einem anderen Mandat oder vom eigenen Buchhalter kennt, muss nicht überzeugt werden. Bei einer anderen Lösung beginnt jede Einführung von vorn.

Drittanbieter bauen für DATEV zuerst. Wer ein Kontierungssystem, ein Portal, ein Archiv oder eine Branchenlösung anbinden will, findet für DATEV in aller Regel eine fertige Schnittstelle. Für kleinere Systeme oft nicht.

Personal ist auf die DATEV geschult. Eine Buchhaltungsfachkraft, die auf dem Markt gesucht wird, bringt DATEV-Erfahrung mit. Bei einem anderen System steht Einarbeitung an. In einem Markt, in dem Fachkräfte ohnehin knapp sind.

Das ist der eigentliche Preis eines Systems abseits des Standards. In keinem Angebot steht er.

Wann Lexware trotzdem die bessere Wahl ist

Es gibt Konstellationen, in denen die Rechnung eindeutig zugunsten der schlankeren Lösung ausfällt:

• Bei der Neugründung ohne Altbestand. Es gibt nichts zu migrieren, keine gewohnten Abläufe, keine Mandanten, die bereits an ein Portal gewöhnt sind. Der Startvorteil der DATEV entfällt weitgehend.
• Bei sehr kleinen Einheiten. Ein oder zwei Arbeitsplätze, überschaubarer Bestand, keine Absicht stark zu wachsen. Hier zählt die laufende Belastung mehr als das Umfeld.
• Wenn die Einarbeitung ein Engpass ist. Wer ohne DATEV-erfahrenes Personal startet, kann mit einem System schneller produktiv werden, das weniger voraussetzt.

Wer dagegen zwanzig Lohnmandate betreut, mit Drittsystemen arbeitet oder in den nächsten Jahren deutlich wachsen will, erreicht die Grenzen früher. Früher, als die Anfangsersparnis rechtfertigt.

Was sich unabhängig von der Systemwahl verändert

Eine Entscheidung für ein Vollsystem bindet eine Kanzlei für Jahre. Sie gehört deshalb gegen die Entwicklungen gehalten, die ohnehin eintreten, gleich für welchen Anbieter man sich entscheidet.

Der Belegeingang wird strukturierter. Mit der E-Rechnung verschiebt sich ein wachsender Teil des Eingangs von Bilddateien zu maschinenlesbaren Daten. Das entlastet die Erkennung. Der Aufwand wandert zu Prüfung und Zuordnung. Wie ein Anbieter mit strukturierten Eingangsdaten umgeht, gehört damit in dieselbe Reihe wie die Frage nach der Erkennungsqualität bei Scans.

Die Erwartung der Mandanten verschiebt sich. Unternehmen, die in anderen Bereichen gewohnt sind, Vorgänge selbst und sofort zu erledigen, übertragen diese Erwartung auf die Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Ein Ablauf mit Ausdrucken, Unterschreiben und Zurücksenden fällt dagegen zunehmend auf. Adressat dieser Erwartung ist die Schicht vor der Buchführungsmaschine.

Der Personalmarkt bleibt eng. Daraus folgt zweierlei. Erstens gewinnt jede Stunde an Wert, die nicht mit Erfassung verbracht wird. Zweitens wird der Einarbeitungsaufwand zu einem harten Auswahlkriterium: Ein System, das eine neue Kraft schneller produktiv macht, hat einen messbaren Vorteil, der in keiner Funktionsliste steht.

Die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit steigen nicht, aber sie werden häufiger geprüft. Je mehr Schritte automatisch ablaufen, desto wichtiger wird die Dokumentation, wer wann was geprüft hat. Wer heute ein System auswählt, sollte deshalb fragen, wie Prüfschritte protokolliert werden und wie sich der Weg eines Belegs im Nachhinein rekonstruieren lässt.

Keiner dieser Punkte spricht für einen bestimmten Anbieter. Zusammen sprechen sie dafür, die Entscheidung über die fachliche Vollständigkeit hinaus zu führen. Die haben die ernstzunehmenden Anbieter ohnehin.

Warum die Anfangsentscheidung asymmetrisch ist

Bei Gründungen wird meist nur eine Richtung durchdacht. Man startet klein und wechselt später, wenn es größer wird. Die umgekehrte Richtung kommt seltener vor. Sie lohnt trotzdem einen Gedanken, weil sie zeigt, wie unsymmetrisch solche Entscheidungen sind.

Technisch ist der Weg von einem größeren zu einem schlankeren System dasselbe Projekt. Praktisch ist er schwieriger. Unterwegs fallen Funktionen weg, die inzwischen benutzt werden. Wer über Jahre Auswertungen, Vorlagen und Abläufe aufgebaut hat, verliert einen Teil davon und merkt es erst, wenn der entsprechende Vorgang das nächste Mal ansteht. Häufig also erst im Jahresabschluss.

Daraus folgt eine praktische Regel für die Anfangsentscheidung. Zu wählen ist das System, dessen wahrscheinlicher nächster Schritt am wenigsten wehtut. Der günstigste Preis für den heutigen Bedarf ist dafür der schlechtere Maßstab. Für eine Kanzlei, die klein bleiben will, ist das die schlanke Lösung. Für eine Kanzlei mit Wachstumsabsicht die Lösung, aus der sie nicht herauswächst, auch wenn sie im ersten Jahr mehr kostet.

Ein zweiter Punkt gehört in dieselbe Überlegung: Nicht jede Entscheidung muss gleichzeitig getroffen werden. Die Wahl des Vollsystems und die Wahl der Zusammenarbeit mit dem Mandanten haben unterschiedliche Laufzeiten und unterschiedliche Umstellungskosten. Wer sie koppelt, weil beides aus einer Hand kommt, spart eine Schnittstelle und verliert die Möglichkeit, eine der beiden Entscheidungen später allein zu ändern. Beides ist vertretbar, es sollte nur bewusst geschehen und nicht als Nebenwirkung eines Angebots.

Was zu einer Komplettlösung gehört und was daneben liegt

Der Begriff Komplettlösung verspricht in jedem Markt mehr, als er hält. Bei Kanzleisoftware ist er besonders missverständlich. Er meint die fachliche Kette von der Buchung bis zur Erklärung. Die übrige Arbeit einer Kanzlei fällt nicht darunter.

Vollständig abgedeckt sind bei beiden Anbietern die klassischen Bereiche: Finanzbuchführung, Anlagenverwaltung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Mandantenverwaltung. Das ist die Kernarbeit. Beide bilden sie fachlich belastbar ab.

Bei drei anderen Bereichen verläuft die Grenze unschärfer, und dort entstehen die späteren Enttäuschungen. Der erste ist die Zusammenarbeit mit dem Mandanten: das Einreichen von Unterlagen, das Nachfordern fehlender Belege, das Zurückgeben von Auswertungen, die Freizeichnung. Der zweite ist die Organisation innerhalb der Kanzlei: Fristen, Wiedervorlagen, Zuständigkeiten, der Überblick darüber, welcher Mandant in welchem Bearbeitungsstand steckt. Der dritte ist die eigene Betriebswirtschaft: Zeiterfassung auf Mandate, Auswertung der Rentabilität, Honorarrechnungen nach der Vergütungsverordnung.

Diese drei Bereiche sind der Grund, warum Kanzleien mit fachlich vollständiger Software trotzdem unter Zeitdruck stehen. Wer eine Systemauswahl trifft, sollte deshalb für jeden dieser Bereiche gesondert klären, ob er im Angebot enthalten ist, ob er als Zusatzmodul erhältlich ist oder ob er offen bleibt. Ein Anbieter kann fachlich alles können und diese Schicht dennoch unbesetzt lassen.

Was ein Wechsel des Vollsystems organisatorisch kostet

Die Frage nach einem späteren Wechsel klingt bei einer Gründung akademisch. Sie ist es nicht. Die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels gehört in die Anfangsentscheidung. Ein Wechsel des Vollsystems ist das aufwendigste Projekt, das eine Kanzlei starten kann, und der Aufwand verteilt sich auf fünf Posten.

Die Datenübernahme. Stammdaten, Kontenrahmen, individuell angelegte Konten, Salden, offene Posten und das Anlagevermögen müssen überführt werden. Was maschinell geht, geht schnell. Individuelles ist Handarbeit. Je stärker ein Bestand über die Jahre an die eigenen Gewohnheiten angepasst wurde, desto teurer wird sein Umzug.

Die Lohnhistorie. Der aufwendigste Teil. Unterschätzt wird er regelmäßig. Lohnkonten sind mehrjährig, an ihnen hängen Meldungen, Bescheinigungen und Vorträge, und ein Fehler wird erst in der nächsten Prüfung sichtbar. In der Praxis wird die Lohnabrechnung deshalb häufig zum Jahreswechsel umgestellt und der Altbestand für die zurückliegenden Jahre stehen gelassen.

Der Vorjahresvergleich. Bis ein volles Wirtschaftsjahr im neuen System gebucht ist, sind die Auswertungen über die Jahresgrenze hinweg nur mit Zusatzarbeit vergleichbar. Mandanten, die monatliche Auswertungen mit Vorjahresspalte erwarten, erleben im Übergangsjahr einen spürbaren Qualitätsverlust. Das gehört angekündigt.

Die Einarbeitung. Eine erfahrene Fachkraft ist im gewohnten System schnell, weil sie Abläufe nicht mehr denkt. Nach einem Wechsel denkt sie wieder. Das kostet Monate, und zwar auch dann, wenn die neue Oberfläche objektiv besser ist.

Die Aufbewahrung des Altbestands. Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn ein Vertrag gekündigt ist. Der Altbestand muss über die gesamte Frist lesbar und auswertbar bleiben. Wie das geschieht, gehört vor die Kündigung, schriftlich. Ein Datenträger im Schrank genügt nicht, wenn niemand mehr eine Software besitzt, die ihn öffnen kann.

Hinzu kommt ein sechster Posten, der in keiner Aufstellung auftaucht: der Parallelbetrieb. In der Übergangszeit laufen beide Systeme, und zwar monatelang, nicht nur wochenlang. Zwei Verträge, zwei Stammdatenbestände, bei jeder Änderung die Frage, wo sie zu pflegen ist.

Die Rechnung für eine Gründung realistisch aufstellen

Bei einer Neugründung sieht die Kalkulation anders aus als bei einem bestehenden Bestand, weil zwei der fünf Posten entfallen: Es gibt nichts zu migrieren und keinen Altbestand aufzubewahren. Darin liegt der Startvorteil, und er ist erheblich.

Vor der Entscheidung sollte trotzdem Folgendes beantwortet sein.

Wie viele Arbeitsplätze werden in drei Jahren gebraucht. Bei einer Abrechnung nach Arbeitsplätzen ist die Wachstumsannahme der zentrale Kostentreiber. Eine Kanzlei, die von zwei auf acht Plätze wächst, hat ein anderes Angebot vor sich als eine, die bei zwei bleibt.

Welchen Anteil machen Lohnmandate aus. Der Lohn ist der Bereich, der einen späteren Wechsel am stärksten verteuert. Wer viele Lohnmandate plant, sollte diese Entscheidung besonders bewusst treffen.

Woher kommen die Mandanten. Übernommene Mandate bringen ihre Historie und häufig auch ihre Gewohnheiten mit. Neu gewonnene lassen sich von Anfang an auf die eigenen Abläufe setzen. Dieser Unterschied wirkt stärker als jede Funktionsliste.

Welche Drittsysteme sollen angebunden werden. Ein Kontierungssystem, ein Archiv, ein Portal, eine Branchenlösung beim Mandanten: Für jede geplante Anbindung sollte vor der Entscheidung geklärt sein, ob eine Schnittstelle existiert und wer sie einrichtet. Diese Prüfung dauert eine Woche und erspart im Zweifel ein Jahr.

In jede Gründungsrechnung gehört außerdem die E-Rechnungspflicht. Sie verändert den Belegeingang bei den Mandanten und damit die Anforderungen an jedes System, das diese Belege entgegennimmt und verarbeitet.

Fragen für den Demotermin

• Wie viele Arbeitsplätze umfasst das Angebot, was kostet ein zusätzlicher Platz, und wie kurzfristig lässt sich die Zahl nach unten anpassen.
• Welche Bereiche sind im Grundpreis enthalten und welche sind Zusatzmodule. Die Antwort sollte modulweise vorliegen, nicht als Gesamtaussage.
• Wie reichen Mandanten Unterlagen ein, und wie bekommen sie Auswertungen zurück. Diese Frage gehört vorgeführt, nicht beschrieben.
• Wie werden fehlende Belege nachgefordert, und wo ist dokumentiert, was bereits nachgefragt wurde.
• Welche Schnittstellen bestehen zu Drittsystemen, und welche davon sind im Einsatz statt nur vorgesehen.
• Wie sieht der Datenexport aus, wenn wir das System eines Tages verlassen. Format und Umfang, schriftlich.
• Wie ist die Ordnungsmäßigkeit dokumentiert, insbesondere die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung, siehe GoBD-Grundsätze.
• Wie viel Zeit veranschlagt der Anbieter für die Einrichtung, und welcher Teil dieser Arbeit liegt bei uns.
• Wie wird protokolliert, wer wann welchen Vorgang geprüft oder geändert hat, und wie lässt sich der Weg eines Belegs im Nachhinein rekonstruieren.
• Welche Anforderungen aus unserer Liste sind heute erfüllt, welche über eine Anpassung erfüllbar und welche gar nicht. Die dritte Kategorie ist die aussagekräftigste, und wenn sie leer bleibt, wurde nicht genau genug gefragt.

Typische Fehler bei der Auswahl

Der Preisvergleich endet beim Lizenzpreis. Betriebskosten, Einrichtung, Schulung und der Aufwand für Anbindungen machen in Summe oft mehr aus als die Lizenz. Bei zwei unterschiedlichen Abrechnungslogiken führt nur über sie ein Weg zu einer belastbaren Zahl.

Das Umfeld wird als weicher Faktor abgetan. Ob Mandanten das Portal bereits kennen, ob Bewerber das System bereits bedienen können und ob Drittanbieter dafür bauen, sind keine Nebensächlichkeiten. Sie schlagen sich in Einarbeitungszeiten, in Personalsuche und in Projektaufwänden nieder, nur eben nicht in einem Angebot.

Die Wachstumsannahme fehlt. Eine Entscheidung, die für zwei Arbeitsplätze richtig ist, kann für acht falsch sein. Wer wachsen will, rechnet für den Zielzustand. Nicht für den Start.

Das System wird gewechselt, obwohl das Problem davor liegt. Wenn Belege unsortiert ankommen, Rückfragen in E-Mail-Verläufen versanden und Unterschriften Wochen dauern, ändert ein neues Vollsystem daran nichts, weil beide Systeme diese Schicht kaum berühren. Die digitale Belegstrecke ist ein eigenes Projekt, und sie ist deutlich günstiger als ein Systemwechsel.

Die Entscheidung fällt ohne die Personen, die täglich damit arbeiten. Sie kennen die Ausnahmen, an denen jedes System hakt. Diese Fälle gehören in die Vorführung. Sonst wird der Normalfall geprüft, den ohnehin beide beherrschen.

Die Frage, die vor der Systemfrage steht

In den meisten Gesprächen über einen Systemwechsel geht es um die Kosten und um den Alltag. Die Buchführungsmaschine selbst steht selten zur Debatte. Der Alltag hakt ohnehin nicht an der Fibu. Er hakt davor:

• Belege kommen unsortiert, unvollständig und auf zu vielen Wegen
• die Erfassung frisst die Zeit, die für Beratung fehlt
• Rückfragen versanden in E-Mail-Verläufen
• Unterschriften unter Auswertungen dauern Wochen
• niemand weiß auf Anhieb, welche Unterlage bei welchem Mandanten fehlt

Ein Wechsel des Vollsystems ändert daran nichts, weil beide Systeme diese Schicht kaum berühren. Wer sie lösen will, setzt davor an: mit einem Mandantenportal, das der Mandant ohne Schulung bedient, mit automatischer Kontierung nach SKR03 oder SKR04, mit digitaler Freizeichnung und mit einer Fristen- und Aufgabenverwaltung. Diese Rolle füllt docunest aus, unabhängig davon, welches System die Buchführung führt. Die Buchungen gehen als Stapel dorthin zurück, wo sie hingehören.

Verwandte Gegenüberstellungen

Zwei weitere Paarungen liegen in derselben Entscheidung nahe:

• ADDISON oder Agenda
• DATEV oder Pennylane

Für die Kategorie insgesamt lohnt ein Blick in den Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Lexware neue steuerkanzlei ist eine ernstzunehmende Komplettlösung für kleine Kanzleien und für Gründungen. Der Funktionsumfang deckt den Alltag ab, und die Abrechnung nach Arbeitsplätzen ist überschaubar. Zwölf weitere Anbieter stehen in Software für Steuerberater im Vergleich nebeneinander.

Die DATEV gewinnt über das Umfeld: Marktstandard bei Mandanten, größte Zahl an Anbindungen, geschultes Personal. Für gewachsene Kanzleien und für alle, die auf Drittsysteme angewiesen sind, überwiegt das den Preisunterschied deutlich.

In beiden Fällen gilt: Bevor über einen Wechsel entschieden wird, sollte gemessen werden, wo die Stunden tatsächlich verloren gehen. Liegt die Antwort vor der Buchführung, ist der Systemwechsel das falsche Projekt.