DATEV oder Lexware neue steuerkanzlei im Vergleich

Diese Frage stellt sich fast nur in einer bestimmten Situation: bei einer Kanzleigründung oder in einer kleinen Einheit, die zum ersten Mal ernsthaft rechnet, was das eingesetzte System eigentlich kostet.

Was Lexware neue steuerkanzlei abdeckt

Der Funktionsumfang ist größer, als der Name „Lexware" bei vielen erwarten lässt. Es handelt sich nicht um ein Buchhaltungsprogramm für Selbstständige, sondern um eine Komplettlösung für Steuerkanzleien mit:

• Finanzbuchführung bis zum Jahresabschluss
• Anlagenverwaltung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten und eigene Mitarbeiter, einschließlich Reisekosten und Fehlzeiten
• Steuererklärungen für Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer sowie Erbschaft- und Schenkungsteuer
• zentrale Mandantenverwaltung ohne Mengenbegrenzung
• Rechnungsstellung

Fachlich fehlt einer kleinen Kanzlei damit im Alltag nichts. Abgerechnet wird als Abonnement, gestaffelt nach der Zahl der Arbeitsplätze.

Gegenüberstellung

Der Punkt, der nicht im Funktionsvergleich steht

Fachlich lassen sich beide Systeme betreiben. Der Unterschied liegt in dem, was um sie herum existiert.

Die DATEV ist im deutschen Kanzleimarkt der Bezugspunkt. Das hat Folgen, die im Alltag stärker wirken als jede Funktionsliste:

Mandanten kennen Unternehmen online. Ein Mandant, der aus einem anderen Mandat oder von seinem Buchhalter damit vertraut ist, muss nicht überzeugt werden. Bei einer anderen Lösung beginnt jede Einführung von vorn.

Drittanbieter bauen für die DATEV zuerst. Wer ein Kontierungssystem, ein Portal, ein Archiv oder eine Branchenlösung anbinden will, findet für die DATEV in aller Regel eine fertige Schnittstelle. Für kleinere Systeme oft nicht.

Personal ist auf die DATEV geschult. Eine Buchhaltungsfachkraft, die auf dem Markt gesucht wird, bringt DATEV-Erfahrung mit. Bei einem anderen System steht Einarbeitung an, und das in einem Markt, in dem Fachkräfte ohnehin knapp sind.

Diese drei Punkte sind der eigentliche Preis eines Systems abseits des Standards, und sie stehen in keinem Angebot.

Wann Lexware trotzdem die bessere Wahl ist

Es gibt Konstellationen, in denen die Rechnung eindeutig zugunsten der schlankeren Lösung ausfällt:

• Bei der Neugründung ohne Altbestand. Es gibt nichts zu migrieren, keine gewohnten Abläufe, keine Mandanten, die bereits an ein Portal gewöhnt sind. Der Startvorteil der DATEV entfällt weitgehend.
• Bei sehr kleinen Einheiten. Ein oder zwei Arbeitsplätze, überschaubarer Bestand, keine Absicht stark zu wachsen. Hier zählt die laufende Belastung mehr als das Ökosystem.
• Wenn die Einarbeitung ein Engpass ist. Wer ohne DATEV-erfahrenes Personal startet, kann mit einem System schneller produktiv werden, das weniger voraussetzt.

Wer dagegen zwanzig Lohnmandate betreut, mit Drittsystemen arbeitet oder in den nächsten Jahren deutlich wachsen will, wird die Grenzen früher erreichen, als die Anfangsersparnis rechtfertigt.

Was sich unabhängig von der Systemwahl verändert

Eine Entscheidung für ein Vollsystem bindet eine Kanzlei für Jahre. Es lohnt sich deshalb, sie gegen die Entwicklungen zu halten, die ohnehin eintreten, gleich für welchen Anbieter man sich entscheidet.

Der Belegeingang wird strukturierter. Mit der E-Rechnung verschiebt sich ein wachsender Teil des Eingangs von Bilddateien zu maschinenlesbaren Daten. Das entlastet die Erkennung und verlagert den Aufwand auf Prüfung und Zuordnung. Für die Systemauswahl bedeutet das: Die Frage, wie ein Anbieter mit strukturierten Eingangsdaten umgeht, gehört inzwischen in dieselbe Reihe wie die Frage nach der Erkennungsqualität bei Scans.

Die Erwartung der Mandanten verschiebt sich. Unternehmen, die in anderen Bereichen gewohnt sind, Vorgänge selbst und sofort zu erledigen, übertragen diese Erwartung auf die Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Ein Ablauf, der Ausdrucken, Unterschreiben und Zurücksenden verlangt, fällt dagegen zunehmend auf. Diese Erwartung richtet sich nicht an die Buchführungsmaschine, sondern an die Schicht davor.

Der Personalmarkt bleibt eng. Daraus folgt zweierlei. Erstens gewinnt jede Stunde an Wert, die nicht mit Erfassung verbracht wird. Zweitens wird der Einarbeitungsaufwand zu einem harten Auswahlkriterium: Ein System, das eine neue Kraft schneller produktiv macht, hat einen messbaren Vorteil, der in keiner Funktionsliste steht.

Die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit steigen nicht, aber sie werden häufiger geprüft. Je mehr Schritte automatisch ablaufen, desto wichtiger wird die Dokumentation, wer wann was geprüft hat. Wer heute ein System auswählt, sollte deshalb fragen, wie Prüfschritte protokolliert werden und wie sich der Weg eines Belegs im Nachhinein rekonstruieren lässt.

Keiner dieser vier Punkte spricht für einen bestimmten Anbieter. Alle vier sprechen dafür, die Entscheidung nicht ausschließlich an der fachlichen Vollständigkeit auszurichten, weil diese bei den ernstzunehmenden Anbietern ohnehin gegeben ist.

Warum die Anfangsentscheidung asymmetrisch ist

Bei Gründungen wird meist nur eine Richtung durchdacht: Man startet klein und wechselt später, wenn es größer wird. Die umgekehrte Richtung kommt seltener vor und lohnt trotzdem einen Gedanken, weil sie zeigt, wie unsymmetrisch solche Entscheidungen sind.

Ein Wechsel von einem größeren zu einem schlankeren System ist technisch kein anderes Projekt, praktisch aber ein schwierigeres, weil unterwegs Funktionen wegfallen können, die inzwischen benutzt werden. Wer über Jahre Auswertungen, Vorlagen und Abläufe aufgebaut hat, verliert einen Teil davon und merkt es erst, wenn der entsprechende Vorgang das nächste Mal ansteht, häufig also erst im Jahresabschluss.

Daraus folgt eine praktische Regel für die Anfangsentscheidung: Man wählt nicht das System, das den heutigen Bedarf am günstigsten abdeckt, sondern dasjenige, dessen wahrscheinlicher nächster Schritt am wenigsten wehtut. Für eine Kanzlei, die klein bleiben will, ist das die schlanke Lösung. Für eine Kanzlei mit Wachstumsabsicht ist es die Lösung, aus der sie nicht herauswächst, auch wenn sie im ersten Jahr mehr kostet.

Ein zweiter Punkt gehört in dieselbe Überlegung: Nicht jede Entscheidung muss gleichzeitig getroffen werden. Die Wahl des Vollsystems und die Wahl der Zusammenarbeit mit dem Mandanten haben unterschiedliche Laufzeiten und unterschiedliche Umstellungskosten. Wer sie koppelt, weil beides aus einer Hand kommt, spart eine Schnittstelle und verliert die Möglichkeit, eine der beiden Entscheidungen später allein zu ändern. Beides ist vertretbar, es sollte nur bewusst geschehen und nicht als Nebenwirkung eines Angebots.

Was zu einer Komplettlösung gehört und was daneben liegt

Der Begriff Komplettlösung verspricht mehr, als er in jedem Markt hält, und bei Kanzleisoftware ist er besonders missverständlich. Gemeint ist die fachliche Kette von der Buchung bis zur Erklärung. Nicht gemeint ist alles, was in einer Kanzlei sonst noch an Arbeit anfällt.

Vollständig abgedeckt sind bei beiden Anbietern die klassischen Bereiche: Finanzbuchführung, Anlagenverwaltung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Mandantenverwaltung. Das ist die Kernarbeit, und sie ist in beiden Systemen fachlich belastbar abgebildet.

Weniger deutlich ist die Grenze bei drei anderen Bereichen, und genau dort entstehen die späteren Enttäuschungen. Der erste ist die Zusammenarbeit mit dem Mandanten: das Einreichen von Unterlagen, das Nachfordern fehlender Belege, das Zurückgeben von Auswertungen, die Freizeichnung. Der zweite ist die Organisation innerhalb der Kanzlei: Fristen, Wiedervorlagen, Zuständigkeiten, der Überblick darüber, welcher Mandant in welchem Bearbeitungsstand steckt. Der dritte ist die eigene Betriebswirtschaft: Zeiterfassung auf Mandate, Auswertung der Rentabilität, Honorarrechnungen nach der Vergütungsverordnung.

Diese drei Bereiche sind der Grund, warum Kanzleien mit fachlich vollständiger Software trotzdem unter Zeitdruck stehen. Wer eine Systemauswahl trifft, sollte deshalb für jeden dieser Bereiche gesondert klären, ob er im Angebot enthalten ist, ob er als Zusatzmodul erhältlich ist oder ob er offen bleibt. Ein Anbieter kann fachlich alles können und diese Schicht dennoch unbesetzt lassen.

Was ein Wechsel des Vollsystems organisatorisch kostet

Die Frage nach einem späteren Wechsel klingt bei einer Gründung akademisch. Sie ist es nicht, weil die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels in die Anfangsentscheidung gehört. Ein Wechsel des Vollsystems ist das aufwendigste Projekt, das eine Kanzlei starten kann, und der Aufwand verteilt sich auf fünf Posten.

Die Datenübernahme. Stammdaten, Kontenrahmen, individuell angelegte Konten, Salden, offene Posten und das Anlagevermögen müssen überführt werden. Was maschinell geht, geht schnell, und was individuell angelegt wurde, ist Handarbeit. Als Faustregel gilt: Je stärker ein Bestand über die Jahre an die eigenen Gewohnheiten angepasst wurde, desto teurer wird sein Umzug.

Die Lohnhistorie. Sie ist der aufwendigste Teil und wird regelmäßig unterschätzt. Lohnkonten sind mehrjährig, an ihnen hängen Meldungen, Bescheinigungen und Vorträge, und ein Fehler wird erst in der nächsten Prüfung sichtbar. In der Praxis wird die Lohnabrechnung deshalb häufig zum Jahreswechsel umgestellt und der Altbestand für die zurückliegenden Jahre stehen gelassen.

Der Vorjahresvergleich. Bis ein volles Wirtschaftsjahr im neuen System gebucht ist, sind die Auswertungen über die Jahresgrenze hinweg nur mit Zusatzarbeit vergleichbar. Für Mandanten, die monatliche Auswertungen mit Vorjahresspalte erwarten, ist das ein spürbarer Qualitätsverlust im Übergangsjahr, und er muss angekündigt werden.

Die Einarbeitung. Eine erfahrene Fachkraft ist im gewohnten System schnell, weil sie Abläufe nicht mehr denkt. Nach einem Wechsel denkt sie wieder, und das kostet Monate. Dieser Effekt ist unabhängig von der Qualität des neuen Systems und tritt auch dann ein, wenn die neue Oberfläche objektiv besser ist.

Die Aufbewahrung des Altbestands. Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn ein Vertrag gekündigt ist. Der Altbestand muss über die gesamte Frist lesbar und auswertbar bleiben, und wie das geschieht, muss vor der Kündigung geregelt und dokumentiert sein. Ein Datenträger im Schrank genügt nicht, wenn niemand mehr eine Software besitzt, die ihn öffnen kann.

Hinzu kommt ein sechster Posten, der in keiner Aufstellung auftaucht: der Parallelbetrieb. In der Übergangszeit laufen beide Systeme, und zwar nicht wochen-, sondern monatelang. Zwei Verträge, zwei Stammdatenbestände, bei jeder Änderung die Frage, wo sie zu pflegen ist.

Die Rechnung für eine Gründung realistisch aufstellen

Bei einer Neugründung sieht die Kalkulation anders aus als bei einem bestehenden Bestand, weil zwei der fünf Posten entfallen: Es gibt nichts zu migrieren und keinen Altbestand aufzubewahren. Genau das ist der Startvorteil, und er ist erheblich.

Was bleibt, sind vier Fragen, die vor der Entscheidung beantwortet sein sollten.

Wie viele Arbeitsplätze werden in drei Jahren gebraucht. Bei einer Abrechnung nach Arbeitsplätzen ist die Wachstumsannahme der zentrale Kostentreiber. Eine Kanzlei, die von zwei auf acht Plätze wächst, hat ein anderes Angebot vor sich als eine, die bei zwei bleibt.

Welchen Anteil machen Lohnmandate aus. Der Lohn ist der Bereich, der einen späteren Wechsel am stärksten verteuert. Wer viele Lohnmandate plant, sollte diese Entscheidung besonders bewusst treffen.

Woher kommen die Mandanten. Übernommene Mandate bringen ihre Historie und häufig auch ihre Gewohnheiten mit. Neu gewonnene Mandate lassen sich von Anfang an auf die eigenen Abläufe setzen, und dieser Unterschied wirkt stärker als jede Funktionsliste.

Welche Drittsysteme sollen angebunden werden. Ein Kontierungssystem, ein Archiv, ein Portal, eine Branchenlösung beim Mandanten: Für jede geplante Anbindung sollte vor der Entscheidung geklärt sein, ob eine Schnittstelle existiert und wer sie einrichtet. Diese Prüfung dauert eine Woche und erspart im Zweifel ein Jahr.

Ein Punkt, der zusätzlich in jede Gründungsrechnung gehört, ist die E-Rechnungspflicht. Sie verändert den Belegeingang bei den Mandanten und damit die Anforderungen an jedes System, das diese Belege entgegennimmt und verarbeitet.

Fragen für den Demotermin

• Wie viele Arbeitsplätze umfasst das Angebot, was kostet ein zusätzlicher Platz, und wie kurzfristig lässt sich die Zahl nach unten anpassen.
• Welche Bereiche sind im Grundpreis enthalten und welche sind Zusatzmodule. Die Antwort sollte modulweise vorliegen, nicht als Gesamtaussage.
• Wie reichen Mandanten Unterlagen ein, und wie bekommen sie Auswertungen zurück. Diese Frage gehört vorgeführt, nicht beschrieben.
• Wie werden fehlende Belege nachgefordert, und wo ist dokumentiert, was bereits nachgefragt wurde.
• Welche Schnittstellen bestehen zu Drittsystemen, und welche davon sind im Einsatz statt nur vorgesehen.
• Wie sieht der Datenexport aus, wenn wir das System eines Tages verlassen. Format und Umfang, schriftlich.
• Wie ist die Ordnungsmäßigkeit dokumentiert, insbesondere die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung, siehe GoBD-Grundsätze.
• Wie viel Zeit veranschlagt der Anbieter für die Einrichtung, und welcher Teil dieser Arbeit liegt bei uns.
• Wie wird protokolliert, wer wann welchen Vorgang geprüft oder geändert hat, und wie lässt sich der Weg eines Belegs im Nachhinein rekonstruieren.
• Welche Anforderungen aus unserer Liste sind heute erfüllt, welche über eine Anpassung erfüllbar und welche gar nicht. Die dritte Kategorie ist die aussagekräftigste, und wenn sie leer bleibt, wurde nicht genau genug gefragt.

Typische Fehler bei der Auswahl

Der Preisvergleich endet beim Lizenzpreis. Betriebskosten, Einrichtung, Schulung und der Aufwand für Anbindungen machen in Summe oft mehr aus als die Lizenz. Bei einem Vergleich zweier unterschiedlicher Abrechnungslogiken sind sie der einzige Weg zu einer belastbaren Zahl.

Das Ökosystem wird als weicher Faktor abgetan. Ob Mandanten das Portal bereits kennen, ob Bewerber das System bereits bedienen können und ob Drittanbieter dafür bauen, sind keine Nebensächlichkeiten. Sie schlagen sich in Einarbeitungszeiten, in Personalsuche und in Projektaufwänden nieder, nur eben nicht in einem Angebot.

Die Wachstumsannahme fehlt. Eine Entscheidung, die für zwei Arbeitsplätze richtig ist, kann für acht falsch sein. Wer wachsen will, sollte die Kalkulation für den Zielzustand aufstellen und nicht für den Startzustand.

Das System wird gewechselt, obwohl das Problem davor liegt. Wenn Belege unsortiert ankommen, Rückfragen in E-Mail-Verläufen versanden und Unterschriften Wochen dauern, ändert ein neues Vollsystem daran nichts, weil beide Systeme diese Schicht kaum berühren. Die digitale Belegstrecke ist ein eigenes Projekt, und sie ist deutlich günstiger als ein Systemwechsel.

Die Entscheidung fällt ohne die Personen, die täglich damit arbeiten. Sie kennen die Ausnahmen, an denen jedes System hakt. Diese Fälle gehören in die Vorführung, sonst wird der Normalfall geprüft, den ohnehin beide beherrschen.

Die Frage, die vor der Systemfrage steht

In den meisten Gesprächen über einen Systemwechsel geht es nicht wirklich um die Buchführungsmaschine. Es geht um die Kosten und um den Alltag. Und der Alltag hakt selten an der Fibu, sondern davor:

• Belege kommen unsortiert, unvollständig und auf zu vielen Wegen
• die Erfassung frisst die Zeit, die für Beratung fehlt
• Rückfragen versanden in E-Mail-Verläufen
• Unterschriften unter Auswertungen dauern Wochen
• niemand weiß auf Anhieb, welche Unterlage bei welchem Mandanten fehlt

Ein Wechsel des Vollsystems ändert daran nichts, weil beide Systeme diese Schicht kaum berühren. Wer sie lösen will, setzt davor an: mit einem Mandantenportal, das der Mandant ohne Schulung bedient, mit automatischer Kontierung nach SKR03 oder SKR04, mit digitaler Freizeichnung und mit einer Fristen- und Aufgabenverwaltung. Genau das ist die Rolle von docunest, und zwar unabhängig davon, welches System die Buchführung führt. Die Buchungen gehen als Stapel dorthin zurück, wo sie hingehören.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, findet die beiden anderen Gegenüberstellungen dazu hier:

• ADDISON oder Agenda
• DATEV oder Pennylane

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Lexware neue steuerkanzlei ist eine ernstzunehmende Komplettlösung für kleine Kanzleien und für Gründungen. Der Funktionsumfang deckt den Alltag ab, und die Abrechnung nach Arbeitsplätzen ist überschaubar.

Die DATEV gewinnt über das Umfeld: Marktstandard bei Mandanten, größte Zahl an Anbindungen, geschultes Personal. Für gewachsene Kanzleien und für alle, die auf Drittsysteme angewiesen sind, überwiegt das den Preisunterschied deutlich.

Und in beiden Fällen gilt: Bevor über einen Wechsel entschieden wird, sollte gemessen werden, wo die Stunden tatsächlich verloren gehen. Wenn die Antwort vor der Buchführung liegt, ist der Systemwechsel das falsche Projekt.