Die 5 besten All-in-One-Lösungen für Steuerkanzleien

Der Begriff All-in-One meint im Kanzleimarkt Systeme, die Fibu, Lohn, Steuern und Verwaltung in einer Umgebung bündeln. Fünf davon kommen im deutschsprachigen Raum ernsthaft in Frage. Diese Übersicht ordnet sie ein und beschreibt, wo ihre gemeinsame Grenze liegt.

Nach welchen Merkmalen hier geordnet wird

Alle Kandidaten decken die Kernbereiche ab. Eine Rangfolge nach Funktionsumfang wäre also wenig aussagekräftig. Weiter tragen andere Merkmale.

Die Zielgröße zuerst: Für welche Kanzleigröße ist das System gebaut. Daran hängen Preis, Einführungsaufwand und Bedienlogik.

Dann der Schwerpunkt, also Vollständigkeit, Automatisierung in der Buchführung oder Verzahnung mit Fachwissen.

Und die Offenheit: Wie gut lassen sich Bereiche ergänzen, die das System selbst weniger komfortabel abdeckt.

Die fünf im Überblick

Die fünf Komplettsysteme stehen oben. In der letzten Zeile steht die Ergänzungsschicht, weil sie in der Praxis zusammen mit ihnen entschieden wird und nicht gegen sie.

Die letzte Zeile führt weder Lohnabrechnung noch Steuererklärungen und ersetzt daher keines der fünf Systeme. Sie steht in der Tabelle, weil die Auswahl eines Komplettsystems in fast jeder Kanzlei mit der Frage endet, wer den Bereich davor abdeckt.

1. Die DATEV

Die DATEV ist der Marktstandard für Steuerkanzleien im deutschsprachigen Raum und deckt als Genossenschaft praktisch alle Kanzleiprozesse ab: Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Jahresabschluss, Kanzleiverwaltung und den Datenaustausch mit der Finanzverwaltung.

Die Stärke ist die Vollständigkeit. Wer im DATEV-Umfeld arbeitet, findet für nahezu jeden Vorgang eine vorgesehene Strecke, und die Meldewege zur Finanzverwaltung sind vollständig abgebildet. Dazu kommt die Tiefe der Integration zwischen den Modulen.

Die Grenzen liegen dort, wo moderne Bedienung und Mandantenkomfort gefragt sind. Deshalb setzen viele spezialisierte Anbieter bewusst darauf auf und übergeben ihre Daten an das DATEV-Rechenzentrum, statt es zu ersetzen. Was das für eine Auswahl bedeutet, steht ausführlicher im Beitrag zu Kanzleisoftware neben der DATEV.

2. ADDISON von Wolters Kluwer

ADDISON ist eine integrierte Kanzleisuite, die Rechnungswesen, Lohn, Steuern und betriebswirtschaftliche Auswertungen in einer Umgebung bündelt. Sie richtet sich vor allem an mittlere und größere Kanzleien, die eine Alternative oder Ergänzung mit durchgängigem Workflow suchen.

Zum Produktumfeld gehört ein eigenes Mandantenportal, über das Unterlagen und Auswertungen ausgetauscht werden. Import- und Exportschnittstellen ermöglichen den Datenaustausch mit der DATEV und der Finanzverwaltung. Wer breiter schauen will: Im Marktüberblick zur Kanzleisoftware stehen zwölf Anbieter nebeneinander.

Für Kanzleien, die bereits mit ADDISON arbeiten, verschiebt sich die Frage bei Ergänzungen. Ein Spezialwerkzeug muss besser sein als der vorhandene Baustein, und der Unterschied muss den zusätzlichen Vertrag tragen.

3. Agenda

Agenda ist eine etablierte Kanzleisoftware für kleine und mittlere Kanzleien mit Modulen für Finanzbuchführung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen. Der Anbieter positioniert sich als preisbewusste, funktional vollständige Alternative im Allrounder-Segment.

Schnittstellen zu gängigen Fibu- und Lohnsystemen sind vorhanden. Mehrere Belegverarbeitungssysteme unterstützen Agenda als Zielsystem, was die Auswahl an Ergänzungen erweitert.

Wer den vollen Funktionsumfang eines Marktführers nicht braucht und den Preis im Blick hat, prüft hier.

4. Simba

Simba bietet eine durchgängige Fibu- und Lohnlösung mit deutlichem Fokus auf Automatisierung im Buchführungsprozess. Die Cloud-Variante läuft laut Anbieter in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum.

Die Ausrichtung ist enger als bei den breitesten Suiten. Dafür liegt der Schwerpunkt genau auf dem Bereich, der in vielen Kanzleien den größten Zeitanteil hat: der laufenden Buchhaltung. Für kleine und mittlere Kanzleien mit hohem Digitalisierungsanspruch bei der Fibu passt dieser Zuschnitt, erst recht wenn die Cloud-Nutzung ohnehin geplant ist.

5. Stotax von Stollfuß

Stotax verbindet Steuer- und Kanzleisoftware mit einer angebundenen Fachdatenbank. Diese enge Verzahnung von Anwendung und Fachwissen ist das Alleinstellungsmerkmal. Wer Recherche und Bearbeitung in einer Oberfläche halten will, spart Wechsel zwischen Programmen und klärt fachliche Fragen im laufenden Fall schneller.

Der Zuschnitt richtet sich an kleine und mittlere Kanzleien. Sehr große Bestände in der Lohnabrechnung gehören in diesem Punkt gesondert geprüft.

Die gemeinsame Schwachstelle

Alle fünf Systeme sind für die Bearbeitung in der Kanzlei gebaut, und das ist ihre Stärke. Ihre gemeinsame Schwäche liegt an derselben Stelle: an der Naht zum Mandanten.

Der Belegeingang bleibt in vielen Kanzleien ein Nebeneinander aus E-Mail, Papier und Portal. Das Nachfassen bei fehlenden Unterlagen ist Handarbeit. Freigaben laufen über Ausdrucke oder über Wege, die für den Mandanten unbequem sind. Und der Bearbeitungsstand ist für ihn nicht sichtbar, was Rückfragen erzeugt.

Daher wächst der Markt für ergänzende Systeme. Den Herstellern ist das kaum vorzuwerfen, es folgt aus der Bauform: Ein System, das für Fachkräfte gebaut ist, optimiert zuerst deren Arbeit und erst danach die Bedienung durch Laien.

Was Ergänzungen abdecken

Ergänzende Systeme setzen genau an dieser Naht an und lassen die Kernbuchführung unangetastet.

Mandantenportale organisieren den Weg der Unterlagen und die Kommunikation. Kontiert wird dort nicht, das Eingangsproblem ist aber gelöst. Die Anbieter dieser Gruppe stehen in der Übersicht zu den besten Mandantenportalen.

Belegverarbeitungssysteme lesen Belege aus, kontieren sie und übergeben Buchungsvorschläge an das Kernsystem. Sie setzen voraus, dass die Belege vorliegen.

Plattformen wie docunest verbinden beides und decken zusätzlich Freigaben und wiederkehrende Aufgaben ab. Sie werden meist pauschal je Kanzlei abgerechnet, kontieren Belege nach SKR03 oder SKR04 und übergeben sie als Buchungsstapel inklusive Beleg an DATEV. Wer in dieser Gruppe steht und wo ihre Grenzen liegen, zeigt der Blick auf die Alternativen im Plattform-Lager.

Welche der drei Gruppen passt, entscheidet sich daran, wo die Zeit tatsächlich verloren geht. Die Länge der Funktionsliste hilft dabei nicht.

Wann ein Wechsel des Kernsystems sinnvoll ist

Ein Wechsel des Hauptsystems ist die aufwendigste Entscheidung, die eine Kanzlei treffen kann. Auf einen konkreten Engpass ist er selten die richtige Antwort.

Er betrifft Stammdaten, laufende Fälle, Historie, Schnittstellen und die Arbeitsweise jeder einzelnen Person im Team. Realistisch bindet er über Monate Kapazität. Der Nutzen zeigt sich frühestens im zweiten Jahr.

Sinnvoll wird er bei strukturellen Gründen: einer Kanzleiübernahme mit zwei Systemen, einer grundlegend geänderten Mandantenstruktur oder einem System, das nicht mehr weiterentwickelt wird. Ein Preisunterschied allein trägt diese Entscheidung fast nie.

Wer dennoch prüft, rechnet die Gesamtkosten über fünf Jahre, inklusive Datenübernahme, Schulung und dem Produktivitätsverlust in den ersten Monaten.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Ein paar Fragen trennen die Kandidaten schneller als jede Funktionsliste.

Welche Module werden tatsächlich genutzt? Vollständigkeit kostet, und ungenutzte Module bringen keinen Vorteil.

Wie verhält sich der Preis bei wachsendem Team? Nutzerabhängige Modelle koppeln die Kosten an die Teamgröße statt an den Bestand.

Wie offen ist die Schnittstelle? Wer später ergänzen will, prüft vorher, welche Wege für Import und Export offenstehen.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Mandanten aus? Dort entstehen die Reibungsverluste, die im Tagesgeschäft am meisten kosten.

Was passiert bei einem Ausstieg? Ein vollständiger Export der Stammdaten und der Historie gehört vor Vertragsschluss geklärt.

Was zu welcher Kanzlei passt

Statt einer allgemeinen Rangfolge eine Zuordnung nach Situation.

Kanzlei im DATEV-Umfeld: Bleiben und ergänzen ist fast immer wirtschaftlicher als wechseln. Die Frage lautet, welcher Randbereich zuerst gelöst wird.

Mittlere bis größere Kanzlei mit Wunsch nach einem durchgängigen Workflow: ADDISON prüfen und dabei das mitgelieferte Portal in die Rechnung einbeziehen.

Kleine Kanzlei mit Preisfokus: Agenda prüfen und die verfügbaren Ergänzungen für Belegverarbeitung mitbetrachten.

Kanzlei mit hohem Fibu-Anteil: Simba prüfen, weil der Schwerpunkt dort liegt, wo die meiste Zeit anfällt.

Kanzlei mit hohem Rechercheanteil: Stotax prüfen, weil die Verzahnung mit der Fachdatenbank Wechsel zwischen Programmen spart.

Die Einordnung zum Schluss

In den meisten Kanzleien ist die Wahl des Kernsystems längst getroffen, und sie wird selten aus freien Stücken revidiert. Die praktisch relevante Frage lautet deshalb fast nie, welches Komplettsystem das beste ist. Sie lautet: Welcher Randbereich wird als Nächstes gelöst?

Beantworten lässt sich das mit einer Messung über einen Monat. Zeit für Beschaffung, Zeit für Bearbeitung, Zeit für Klärung und Rückfragen. Fallen der erste und der dritte Block zusammen größer aus als der zweite, liegt der Engpass außerhalb des Kernsystems. Keine Suite der Welt löst ihn.

Danach lohnt der Blick auf Anbieter, und zwar in der Gruppe, die den gemessenen Engpass tatsächlich bearbeitet.