Die 5 besten All-in-One-Lösungen für Steuerkanzleien

Der Begriff All-in-One meint im Kanzleimarkt Systeme, die Fibu, Lohn, Steuern und Verwaltung in einer Umgebung bündeln. Diese Übersicht ordnet die fünf ein, die im deutschsprachigen Raum tatsächlich in Frage kommen, und beschreibt, wo ihre gemeinsame Grenze liegt.

Wonach hier sortiert wird

Eine Rangfolge nach Funktionsumfang wäre wenig aussagekräftig, weil alle Kandidaten die Kernbereiche abdecken. Sinnvoller sind drei Merkmale.

Das erste ist die Zielgröße: Für welche Kanzleigröße ist das System gebaut, denn daran hängen Preis, Einführungsaufwand und Bedienlogik.

Das zweite ist der Schwerpunkt: Vollständigkeit, Automatisierung in der Buchführung oder Verzahnung mit Fachwissen.

Das dritte ist die Offenheit: Wie gut lassen sich Bereiche ergänzen, die das System selbst weniger komfortabel abdeckt.

Die Übersicht

1. Die DATEV

Die DATEV ist der Marktstandard für Steuerkanzleien im deutschsprachigen Raum und deckt als Genossenschaft praktisch alle Kanzleiprozesse ab: Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Jahresabschluss, Kanzleiverwaltung und den Datenaustausch mit der Finanzverwaltung.

Die Stärke liegt in der Vollständigkeit und der Tiefe der Integration. Wer im DATEV-Umfeld arbeitet, findet für nahezu jeden Vorgang eine vorgesehene Strecke, und die Meldewege zur Finanzverwaltung sind vollständig abgebildet.

Die Grenzen liegen dort, wo moderne Bedienung und Mandantenkomfort gefragt sind. Genau deshalb setzen viele spezialisierte Anbieter bewusst darauf auf und übergeben ihre Daten an das DATEV-Rechenzentrum, statt es zu ersetzen. Was das für die Auswahl bedeutet, behandelt der Beitrag zu Kanzleisoftware neben der DATEV.

2. ADDISON von Wolters Kluwer

ADDISON ist eine integrierte Kanzleisuite, die Rechnungswesen, Lohn, Steuern und betriebswirtschaftliche Auswertungen in einer Umgebung bündelt. Sie richtet sich vor allem an mittlere und größere Kanzleien, die eine Alternative oder Ergänzung mit durchgängigem Workflow suchen.

Zum Ökosystem gehört ein eigenes Mandantenportal, über das Unterlagen und Auswertungen ausgetauscht werden. Import- und Exportschnittstellen ermöglichen den Datenaustausch mit der DATEV und der Finanzverwaltung.

Für Kanzleien, die bereits mit ADDISON arbeiten, verschiebt sich die Frage bei Ergänzungen: Nicht ob ein Spezialwerkzeug besser ist, sondern ob der Unterschied den zusätzlichen Vertrag rechtfertigt.

3. Agenda

Agenda ist eine etablierte Kanzleisoftware für kleine und mittlere Kanzleien mit Modulen für Finanzbuchführung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen. Der Anbieter positioniert sich als preisbewusste, funktional vollständige Alternative im Allrounder-Segment.

Schnittstellen zu gängigen Fibu- und Lohnsystemen sind vorhanden, und mehrere Belegverarbeitungssysteme unterstützen Agenda als Zielsystem, was die Auswahl an Ergänzungen erweitert.

Für Kanzleien, die den vollen Funktionsumfang eines Marktführers nicht benötigen und den Preis im Blick haben, ist Agenda die naheliegende Prüfung.

4. Simba

Simba bietet eine durchgängige Fibu- und Lohnlösung mit deutlichem Fokus auf Automatisierung im Buchführungsprozess. Die Cloud-Variante läuft laut Anbieter in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum.

Die Ausrichtung ist damit enger als bei den breitesten Suiten, dafür liegt der Schwerpunkt genau auf dem Bereich, der in vielen Kanzleien den größten Zeitanteil hat: der laufenden Buchhaltung.

Für kleine und mittlere Kanzleien mit hohem Digitalisierungsanspruch bei der Fibu ist das ein passender Zuschnitt, insbesondere wenn die Cloud-Nutzung ohnehin geplant ist.

5. Stotax von Stollfuß

Stotax verbindet Steuer- und Kanzleisoftware mit einer angebundenen Fachdatenbank. Die enge Verzahnung von Anwendung und Fachwissen ist das Alleinstellungsmerkmal.

Für Kanzleien, die Recherche und Bearbeitung in einer Oberfläche halten wollen, spart das Wechsel zwischen Programmen und beschleunigt die Klärung fachlicher Fragen im laufenden Fall.

Der Zuschnitt richtet sich an kleine und mittlere Kanzleien. Wer sehr große Bestände in der Lohnabrechnung führt, prüft die Leistungsfähigkeit in diesem Bereich gesondert.

Die gemeinsame Schwachstelle

Alle fünf Systeme sind für die Bearbeitung in der Kanzlei gebaut, und das ist ihre Stärke. Ihre gemeinsame Schwäche liegt an derselben Stelle: an der Naht zum Mandanten.

Der Belegeingang bleibt in vielen Kanzleien ein Nebeneinander aus E-Mail, Papier und Portal. Das Nachfassen bei fehlenden Unterlagen ist Handarbeit. Freigaben laufen über Ausdrucke oder über Wege, die für den Mandanten unbequem sind. Und der Bearbeitungsstand ist für den Mandanten nicht sichtbar, was Rückfragen erzeugt.

Diese vier Punkte sind der Grund, warum der Markt für ergänzende Systeme wächst. Sie sind kein Versäumnis der Hersteller, sondern eine Folge der Bauform: Ein System, das für Fachkräfte gebaut ist, optimiert nicht zuerst die Bedienung durch Laien.

Was Ergänzungen abdecken

Ergänzende Systeme setzen genau an dieser Naht an und lassen die Kernbuchführung unangetastet.

Mandantenportale organisieren den Weg der Unterlagen und die Kommunikation. Sie kontieren nicht, lösen aber das Eingangsproblem. Welche Anbieter in Frage kommen, behandelt die Übersicht zu den besten Mandantenportalen.

Belegverarbeitungssysteme lesen Belege aus, kontieren sie und übergeben Buchungsvorschläge an das Kernsystem. Sie setzen voraus, dass die Belege vorliegen.

Plattformen verbinden beides und decken zusätzlich Freigaben und wiederkehrende Aufgaben ab. Sie werden meist pauschal je Kanzlei abgerechnet, kontieren Belege nach SKR03 oder SKR04 und übergeben sie als Buchungsstapel inklusive Beleg an die DATEV. Welche Anbieter in dieser Gruppe stehen und wo ihre Grenzen liegen, behandelt der Beitrag zu den Alternativen im Plattform-Lager.

Die Entscheidung zwischen diesen drei Gruppen hängt davon ab, wo die Zeit tatsächlich verloren geht, nicht davon, welche Gruppe die meisten Funktionen listet.

Wann ein Wechsel des Kernsystems sinnvoll ist

Ein Wechsel des Hauptsystems ist die aufwendigste Entscheidung, die eine Kanzlei treffen kann, und selten die richtige Antwort auf einen konkreten Engpass.

Er betrifft Stammdaten, laufende Fälle, Historie, Schnittstellen und die Arbeitsweise jeder einzelnen Person im Team. Realistisch bindet er über Monate Kapazität, und der Nutzen zeigt sich frühestens im zweiten Jahr.

Sinnvoll wird er bei strukturellen Gründen: einer Kanzleiübernahme mit zwei Systemen, einer grundlegend geänderten Mandantenstruktur oder einem System, das nicht mehr weiterentwickelt wird. Ein Preisunterschied allein trägt diese Entscheidung fast nie.

Wer dennoch prüft, rechnet die Gesamtkosten über fünf Jahre, inklusive Datenübernahme, Schulung und dem Produktivitätsverlust in den ersten Monaten.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Fünf Fragen trennen die Kandidaten schneller als jede Funktionsliste.

Welche Module werden tatsächlich genutzt? Vollständigkeit kostet, und ungenutzte Module bringen keinen Vorteil.

Wie verhält sich der Preis bei wachsendem Team? Nutzerabhängige Modelle koppeln die Kosten an die Teamgröße statt an den Bestand.

Wie offen ist die Schnittstelle? Wer später ergänzen will, prüft vorher, welche Wege für Import und Export offenstehen.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Mandanten aus? Genau hier entstehen die Reibungsverluste, die im Tagesgeschäft am meisten kosten.

Was passiert bei einem Ausstieg? Ein vollständiger Export der Stammdaten und der Historie gehört vor Vertragsschluss geklärt.

Die Empfehlung nach Kanzleityp

Eine allgemeine Rangfolge hilft weniger als eine Zuordnung nach Situation.

Kanzlei im DATEV-Umfeld: Bleiben und ergänzen ist fast immer wirtschaftlicher als wechseln. Die Frage lautet, welcher Randbereich zuerst gelöst wird.

Mittlere bis größere Kanzlei mit Wunsch nach einem durchgängigen Workflow: ADDISON prüfen und dabei das mitgelieferte Portal in die Rechnung einbeziehen.

Kleine Kanzlei mit Preisfokus: Agenda prüfen und die verfügbaren Ergänzungen für Belegverarbeitung mitbetrachten.

Kanzlei mit hohem Fibu-Anteil: Simba prüfen, weil der Schwerpunkt dort liegt, wo die meiste Zeit anfällt.

Kanzlei mit hohem Rechercheanteil: Stotax prüfen, weil die Verzahnung mit der Fachdatenbank Wechsel zwischen Programmen spart.

Die Einordnung zum Schluss

Die Wahl des Kernsystems ist in den meisten Kanzleien längst getroffen, und sie wird selten aus freien Stücken revidiert. Die praktisch relevante Frage lautet deshalb fast nie, welches Komplettsystem das beste ist, sondern welcher Randbereich als Nächstes gelöst wird.

Wer diese Frage beantworten will, misst einen Monat lang: Zeit für Beschaffung, Zeit für Bearbeitung, Zeit für Klärung und Rückfragen. Fällt der erste und der dritte Block zusammen größer aus als der zweite, liegt der Engpass außerhalb des Kernsystems, und keine Suite der Welt löst ihn.

Erst danach lohnt der Blick auf Anbieter, und dann in der Gruppe, die den gemessenen Engpass tatsächlich bearbeitet.