DATEV oder Pennylane: Der Vergleich für Steuerkanzleien

Seit Pennylane im November 2025 ein Büro in München eröffnet hat, steht die Frage in vielen Kanzleien im Raum. Sie wird meist falsch gestellt, nämlich als Entweder-oder. Wer sie richtig stellt, kommt schneller zu einer Antwort.

Ausgangslage: warum die Frage gerade jetzt aufkommt

Drei Entwicklungen fallen zusammen. Die E-Rechnungspflicht zwingt ohnehin zu einer Überprüfung der Belegstrecke. Der Fachkräftemangel macht jede Stunde manueller Erfassung teurer als noch vor fünf Jahren. Und eine Generation von Mandanten erwartet eine Oberfläche, die sie ohne Schulung bedienen kann.

Pennylane trifft genau diesen Nerv. Das Unternehmen ist in Frankreich groß geworden, ist mit erheblichem Kapital ausgestattet und will das deutsche Team bis Ende 2026 auf rund 100 Personen ausbauen. Der Anspruch ist nicht, ein Werkzeug neben der DATEV zu sein, sondern an ihre Stelle zu treten.

Was die beiden Systeme unterscheidet

Die Zeile, auf die es ankommt, ist die vierte.

Der Punkt, an dem die Wechselfrage entschieden wird

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es in Deutschland kein Pennylane-Pendant. Wer Lohnmandate betreut, arbeitet dafür weiter mit der DATEV.

Damit ist die Frage für die meisten Kanzleien beantwortet, bevor sie richtig begonnen hat. Eine Kanzlei mit Lohnmandaten kann Pennylane einführen, aber sie kann die DATEV nicht abschaffen. Das Ergebnis ist kein Wechsel, sondern ein zweites System: zwei Verträge, zwei Oberflächen, zwei Stammdatenbestände, zwei Schulungsbedarfe.

Dasselbe gilt vorerst für Jahresabschluss und Deklaration. Die vollständige ELSTER-Anbindung ist laut Anbieter für 2026 angekündigt. Bis sie belastbar im Einsatz ist, bleibt der Abschluss dort, wo er heute liegt.

Wer nur Finanzbuchhaltung für Mandanten ohne Lohn macht, steht anders da. Für diese Konstellation ist Pennylane ein ernstzunehmender Kandidat, und die Frage lohnt eine echte Prüfung.

Was Pennylane besser macht

Es wäre unredlich, das zu übergehen. Zwei Dinge löst die Plattform sauberer, als es der gewachsene Bestand tut.

Eine Datenbasis statt zweier Welten. Kanzlei und Mandant sehen denselben Beleg im selben Zustand. Es gibt keinen Transport, keinen Zwischenstand, keine Frage, welche Version die aktuelle ist. Wer den Alltag mit Pendelordnern und Mandantenpostfächern kennt, weiß, wie viel Zeit dort verschwindet.

Eine Oberfläche, die der Mandant ohne Schulung bedient. Das ist kein kosmetisches Merkmal. Die Akzeptanz beim Mandanten entscheidet darüber, ob Belege überhaupt digital ankommen, und damit über den gesamten Automatisierungsgrad dahinter.

Hinzu kommt das integrierte Geschäftskonto. Für den Mandanten ist das bequem, für die Buchführung bedeutet es, dass Zahlung und Beleg im selben System liegen und der Abgleich entfällt.

Was ein Wechsel wirklich kostet

Die Lizenzkosten sind der kleinere Teil. Vier Posten fallen unabhängig vom Anbieter an:

• Der Bestand muss überführt werden. Stammdaten, Kontenpläne, offene Posten und Anlagevermögen wandern nicht auf Knopfdruck. Jede Individualisierung im Altsystem ist ein Sonderfall.
• Der Vorjahresvergleich bricht. Bis ein volles Wirtschaftsjahr im neuen System gebucht ist, sind Auswertungen über das Jahr hinweg nur mit Zusatzarbeit vergleichbar.
• Die Mitarbeiter müssen umlernen. Eine erfahrene Buchhaltungskraft ist im gewohnten System schnell. Nach einem Wechsel ist sie für einige Monate langsamer, und zwar unabhängig davon, wie gut die neue Oberfläche ist.
• Der Altbestand muss auswertbar bleiben. Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Kündigung eines Systems. Wer wechselt, muss regeln, wie die zurückliegenden Jahre über die gesamte Frist zugänglich bleiben.

Diese Kosten fallen einmalig an und sind beherrschbar. Sie sind nur selten in der Rechnung enthalten, mit der ein Wechsel begründet wird.

Zwei Vollsysteme parallel: was das im Alltag bedeutet

Weil ein vollständiger Wechsel für Kanzleien mit Lohnmandaten nach dem heutigen Stand ausscheidet, ist der Parallelbetrieb die realistische Variante. Sie wird in Angebotsgesprächen selten durchgerechnet, obwohl sie die eigentliche Kostenfrage ist.

Zwei Stammdatenbestände. Jeder Mandant existiert doppelt: einmal dort, wo die Buchführung liegt, einmal dort, wo der Lohn abgerechnet wird oder umgekehrt. Adressänderungen, Bankverbindungen, Ansprechpartner, Steuernummern und Zuständigkeiten müssen an zwei Stellen gepflegt werden. Der Aufwand je Änderung ist klein, die Zahl der Änderungen über den Bestand hinweg nicht, und die eigentliche Belastung entsteht durch die Fälle, in denen die Pflege an einer Stelle unterbleibt.

Zwei Zuständigkeitslogiken. Wer betreut einen Mandanten in welchem System, und wer merkt es, wenn eine Zuordnung nicht mehr stimmt. In einem System ist das eine Einstellung, in zweien ist es eine Abstimmung.

Zwei Auswertungswelten. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und Lohnjournale entstehen in unterschiedlichen Umgebungen. Wer dem Mandanten ein zusammengesetztes Bild liefern will, setzt es entweder von Hand zusammen oder verzichtet darauf.

Zwei Verträge und zwei Preislogiken. Der Vergleich lautet dann nicht Anbieter A gegen Anbieter B, sondern Anbieter A gegen Anbieter A plus B. Diese Rechnung fällt regelmäßig anders aus als die, die im Angebot steht.

Zwei Schulungsbedarfe, dauerhaft. Nicht nur zum Start, sondern bei jeder neuen Mitarbeiterin und bei jeder größeren Programmänderung, und zwar auf beiden Seiten.

Nichts davon spricht grundsätzlich gegen einen Parallelbetrieb. Er ist in vielen Kanzleien seit Jahren Normalität, allerdings meist mit einem spezialisierten Vorsystem und nicht mit zwei Vollsystemen. Der Unterschied ist erheblich: Ein Vorsystem hat einen definierten Übergabepunkt und führt keine Konten fort. Zwei Vollsysteme führen beide Stammdaten, und damit entsteht die Frage, welches der beiden im Zweifel recht hat.

Wer den Parallelbetrieb dennoch plant, sollte drei Dinge vorher festlegen: welches System bei jedem Datenfeld führend ist, wer die Abstimmung verantwortet, und in welchem Rhythmus geprüft wird, ob beide Bestände noch übereinstimmen. Ohne diese drei Festlegungen wächst über Monate eine Differenz, die niemand bemerkt, bis sie in einer Auswertung auftaucht.

Was für den Mandanten spürbar ist

Eine Systementscheidung wird in der Kanzlei getroffen und beim Mandanten wirksam. Vier Punkte kommen dort tatsächlich an, alles andere bleibt unsichtbar.

Wie er Unterlagen einreicht. Ob er dafür ein Programm installieren muss, ob es auf dem Telefon funktioniert und ob er nach der Einreichung sieht, dass etwas angekommen ist. Die Einreichung ist der einzige Vorgang, den ein Mandant regelmäßig selbst ausführt, und deshalb der einzige, an dem er die Kanzleisoftware bewertet.

Wie schnell er eine Antwort auf eine Rückfrage bekommt. Nicht wie schnell gebucht wird, sondern wie schnell geklärt wird. Das ist eine Frage des Ablaufs und nur mittelbar eine der Software.

Wie er Auswertungen erhält und unterschreibt. Ein Weg per E-Mail mit Ausdruck, Unterschrift und Rücksendung kostet in jedem System dieselben zwei Wochen.

Ob er zweimal umziehen muss. Das ist der Punkt, der bei einem Wechsel am häufigsten übersehen wird. Mandanten, die gerade an ein Portal gewöhnt wurden, ein zweites Mal umzugewöhnen, kostet Vertrauen, und zwar besonders bei denen, die sich mit dem ersten Umzug schwergetan haben.

Für die Entscheidung folgt daraus eine schlichte Prüffrage: Welche dieser vier Punkte verbessert der geplante Wechsel spürbar, und wie viele Mandanten wären von der Umstellung betroffen. Wenn die Antwort auf den ersten Teil dünn ausfällt und die Zahl im zweiten Teil hoch ist, ist der Wechsel des Vollsystems nicht das Projekt, das den größten Effekt bringt.

Vollsystem, Vorsystem und Portal sind drei verschiedene Dinge

Ein erheblicher Teil der Verwirrung in dieser Frage entsteht daran, dass Produkte miteinander verglichen werden, die gar nicht dieselbe Aufgabe haben. Es lohnt sich, vor jedem Anbietergespräch drei Kategorien sauber zu trennen.

Ein Vollsystem ist der Ort, an dem die Buchführung tatsächlich liegt. Es führt die Konten, erzeugt Bilanz und Gewinnermittlung, rechnet den Lohn ab und gibt die Erklärungen ab. Von einem Vollsystem gibt es je Mandant genau eines, alles andere erzeugt zwei Wahrheiten und damit einen Abstimmungsaufwand, der jede Ersparnis auffrisst. Die DATEV ist ein Vollsystem. Pennylane tritt nach den öffentlichen Darstellungen des Anbieters mit demselben Anspruch an, mit den beiden oben beschriebenen Einschränkungen bei Lohn und Deklaration.

Ein Vorsystem sitzt davor. Es nimmt Belege entgegen, liest sie aus, schlägt eine Kontierung vor und übergibt das Ergebnis an das Vollsystem. Es führt selbst keine Konten fort und erzeugt keinen Abschluss. Der Nutzen eines Vorsystems bemisst sich nicht daran, was es alles anzeigt, sondern daran, wie sauber die Übergabe funktioniert.

Ein Portal regelt die Zusammenarbeit mit dem Mandanten: Unterlagen einreichen, Dokumente zurückbekommen, Rückfragen dokumentiert klären, Auswertungen freizeichnen. Ein Portal bucht nicht. Es entscheidet aber darüber, ob die Belege überhaupt in verwertbarer Form ankommen, und damit über alles, was dahinter passiert.

Wer diese drei Ebenen trennt, kommt zu einer nüchterneren Frage: Auf welcher Ebene liegt der Engpass in der eigenen Kanzlei. Wenn die Buchführung fachlich trägt und die Auswertungen stimmen, ist ein Tausch des Vollsystems die teuerste denkbare Antwort auf ein Problem, das eine Ebene darüber liegt. Umgekehrt lässt sich ein Vollsystem, das fachlich an Grenzen stößt, durch kein Portal reparieren.

Was vor dem ersten Anbietergespräch auf dem Tisch liegen sollte

Systemvergleiche werden regelmäßig ohne Zahlen geführt, und dann entscheidet die Oberfläche des zuletzt gesehenen Systems. Vier Angaben aus dem eigenen Bestand ändern das Gespräch grundlegend.

Die Zahl der Mandate nach Art. Wie viele reine Fibu-Mandate, wie viele mit Lohn, wie viele mit Jahresabschluss, wie viele Einnahmenüberschussrechnungen. Bei Pennylane entscheidet allein diese Aufstellung die Frage weitgehend, weil die Lohnmandate im bestehenden System bleiben müssen.

Das monatliche Belegvolumen. Nicht geschätzt, sondern aus der Auswertung gelesen. Es ist die Bezugsgröße für jede Preisrechnung und für jede Aussage über Zeitersparnis.

Der Anteil, der heute ohne manuellen Eingriff durchläuft. Wie diese Zahl sauber erhoben wird, ist ein eigenes Thema, siehe Automatisierungsquote messen. Ohne Ausgangswert lässt sich später nicht feststellen, ob ein neues System etwas gebracht hat.

Die Wege, über die Belege heute ankommen. Portal, E-Mail, Foto, Papier, Weiterleitung aus dem Rechnungseingang des Mandanten. Eine Übersicht der Belegeingangskanäle zeigt oft schneller als jede Demo, wo die Stunden verschwinden.

Diese vier Angaben kosten einen halben Tag. Sie sind die Grundlage jeder anschließenden Bewertung, und sie bleiben gültig, egal welcher Anbieter am Ende vorgestellt wird.

Fragen für den Demotermin

Eine Vorführung zeigt das System von seiner besten Seite, und das ist legitim. Wer sie in ein Gespräch verwandeln will, bringt eigene Fälle mit und stellt Fragen, die sich nicht mit einer Folie beantworten lassen.

• Können wir die Vorführung mit unseren eigenen Belegen durchführen, und zwar mit einer Auswahl, die wir selbst zusammenstellen. Zehn saubere Eingangsrechnungen zeigen nichts. Interessant sind die Fälle, an denen es heute hakt.
• Wie wird ein Beleg behandelt, der auf mehrere Konten oder Steuersätze aufzuteilen ist. Die Splitbuchung ist der Fall, an dem sich Systeme unterscheiden.
• Wie kommen die Buchungen in die Finanzbuchhaltung, und hängt der Beleg danach am Buchungssatz. Diese Frage gehört vor jede Frage nach der Trefferquote.
• Was passiert bei einem Wechsel des Mandanten in ein anderes System, und in welchem Format bekommen wir unsere Daten heraus. Die Antwort sollte konkret sein und ein Dateiformat nennen.
• Welche Arbeitsschritte bleiben nach der Einführung manuell. Ein Anbieter, der auf diese Frage keine ehrliche Liste liefert, hat sie sich nicht gestellt.
• Wie lange dauert die Einrichtung eines Mandanten, gemessen an einem Mandanten unserer Größenordnung, und wer macht diese Arbeit.
• Welche Angaben zum Funktionsumfang sind heute verfügbar, und welche sind angekündigt. Bei einem Anbieter, der neu in einen Markt eintritt, ist diese Trennung entscheidend.

Die letzte Frage ist die wichtigste, und sie sollte schriftlich beantwortet werden. Eine Ankündigung ist keine Funktion, und eine Kanzlei, die einen Jahresabschluss termingerecht abgeben muss, kann darauf nicht planen.

Typische Fehler bei der Auswahl

Die Oberfläche wird mit dem Ergebnis verwechselt. Ein modernes Bedienkonzept ist ein echter Vorteil, aber es sagt nichts über die Qualität der Kontierung und nichts über die Belastbarkeit im Abschluss aus. Beides zeigt sich erst nach Monaten.

Der Vergleich wird gegen den heutigen Ist-Zustand geführt statt gegen den erreichbaren. Wenn die eigene Belegstrecke unaufgeräumt ist, wirkt jedes neue System großartig. Ein Teil des Effekts stammt dann aus der Aufräumarbeit und nicht aus der Software, und der Teil wäre auch im Bestandssystem zu haben gewesen.

Die Kosten des Parallelbetriebs werden ausgeblendet. Solange ein Bereich im alten System bleibt, laufen beide Systeme, und zwar nicht für ein paar Wochen, sondern dauerhaft. Zwei Verträge, zwei Stammdatenbestände, zwei Schulungsbedarfe, und bei jeder Änderung an einem Mandanten die Frage, wo sie gepflegt werden muss.

Die Entscheidung wird ohne die Mitarbeiter getroffen, die täglich damit arbeiten. Wer die Buchhaltung führt, kennt die Ausnahmen, an denen ein System scheitert. Diese Fälle gehören in die Vorführung, sonst prüft die Kanzlei den Normalfall, den ohnehin jedes System beherrscht.

Der Zeitpunkt wird falsch gewählt. Ein Systemwechsel im laufenden Abschlussgeschäft bindet genau die Personen, die dann nicht verfügbar sind. Wenn gewechselt wird, dann mit klarem Stichtag zum Wirtschaftsjahr und mit einer Handvoll Pilotmandanten vorweg.

Der dritte Weg: die Belegstrecke lösen, ohne das System zu tauschen

In der Praxis läuft die Entscheidung meist auf eine dritte Möglichkeit hinaus, weil sie den eigentlichen Schmerzpunkt trifft.

Was Kanzleien an Pennylane anzieht, ist selten die Buchführungsmaschine dahinter. Es ist die Zusammenarbeit mit dem Mandanten und die automatische Verarbeitung der Belege. Genau diese beiden Schichten lassen sich lösen, ohne das führende System anzutasten.

Das Muster sieht so aus: Der Mandant reicht Belege über ein Portal ein, das er ohne Schulung bedient. Die Belege werden ausgelesen und kontiert. Rückfragen laufen dokumentiert im selben Vorgang statt per E-Mail. Der fertige Buchungsstapel geht über eine Schnittstelle in das bestehende System, wo Buchführung, Lohn und Abschluss unverändert weiterlaufen.

Der Vorteil liegt darin, was nicht passiert: kein Datenumzug, kein Bruch im Vorjahresvergleich, kein Umlernen für die Abschlussarbeiten, keine Frage, wo der Lohn hingeht. Das ist auch der Ansatz, den docunest verfolgt. Belege werden automatisch nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel übergeben, das Mandantenportal, die Freizeichnung und die Rückfragen laufen im selben System, und die Kanzlei behält ihre Buchführung dort, wo sie ist.

Der ehrliche Nachteil dieses Wegs: Es bleiben zwei Systeme. Wer sich eine einzige Oberfläche für alles wünscht, bekommt sie so nicht. Er bekommt sie derzeit allerdings auch bei einem Wechsel nicht, solange der Lohn außen vor bleibt.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Gegenüberstellungen:

• DATEV oder Lexware neue steuerkanzlei
• ADDISON oder Agenda
• DATEV oder Tabula

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit: für wen was

Bei der DATEV bleiben sollte, wer Lohnmandate betreut, wer viele Abschlüsse erstellt oder wer einen großen gewachsenen Bestand mit vielen Individualisierungen führt. Der Wechsel würde hier ein zweites System erzeugen, nicht das erste ersetzen.

Pennylane ernsthaft prüfen sollte, wer überwiegend Finanzbuchhaltung für kleine und mittlere Mandanten ohne Lohn macht, wer neu gründet und keinen Altbestand mitschleppt, und wer Mandanten hat, die von sich aus eine moderne Oberfläche verlangen.

Die Belegstrecke lösen und das System behalten sollte, wer mit der DATEV fachlich zufrieden ist und dessen eigentliches Problem die Zusammenarbeit mit dem Mandanten und die manuelle Erfassung ist. Das ist die Mehrheit, und es ist der Weg mit dem kleinsten Risiko.

Die falsche Frage lautet: Welches System ist besser? Die richtige lautet: Welcher Arbeitsschritt kostet in dieser Kanzlei die meiste Zeit, und muss man dafür wirklich alles austauschen?