ADDISON oder Agenda: Zwei Komplettlösungen für Steuerkanzleien

Am Funktionsumfang fällt diese Entscheidung selten. Beide Systeme decken fachlich alles ab, was eine Kanzlei braucht. Sie fällt an der Größe der Kanzlei, und an der Frage, wie viel System man betreiben will.

Zwei Komplettlösungen mit gleichem Anspruch

Beide bilden dieselbe Kette ab: Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt, Steuererklärungen, Jahresabschluss, Kanzleiorganisation. Vollsysteme im eigentlichen Sinn. Der Ort, an dem die Arbeit einer Kanzlei stattfindet, und keine Ergänzung zu etwas anderem.

Beide sind damit auch Alternativen zur DATEV und werden meist in dieser Rolle geprüft: von Kanzleien, die den Anbieter wechseln wollen, und von Neugründungen, die sich noch nicht gebunden haben.

Gegenüberstellung

Der Unterschied, der sich in der Praxis zeigt

Beide Systeme haben zufriedene Kanzleien. Aufschlussreich ist die Wechselrichtung. Berichtet wird vor allem der Weg von Agenda zu ADDISON, und der Grund ist fast immer derselbe: Die Kanzlei ist gewachsen, und mit der Größe sind die Anforderungen gestiegen.

Daraus lässt sich eine brauchbare Einordnung ableiten, ohne einen der beiden schlechtzureden:

Agenda ist auf Handhabbarkeit ausgelegt. Weniger Schrauben, weniger Einrichtungsaufwand, ein Preis, der für kleine Einheiten tragbar ist. Dazu kommt mit Agenda ASP eine Variante, bei der sich die Kanzlei nicht um Server kümmern muss. Für drei bis zehn Personen ist das eine echte Qualität. Kein Kompromiss.

Bei ADDISON liegt der Schwerpunkt auf Tiefe: mehr Möglichkeiten in der Organisation, mehr Steuerung über Rollen und Abläufe, ein breiteres Umfeld an angrenzenden Produkten aus dem Wolters-Kluwer-Haus. Das zahlt sich aus, sobald mehrere Teams parallel arbeiten und Abläufe standardisiert werden müssen. Bei einer kleinen Kanzlei bleibt derselbe Umfang ungenutzt und erzeugt vor allem Einrichtungsaufwand.

Die Portalfrage

Beide bringen ein Mandantenportal mit, und beide binden es eng in das eigene System ein. Das ist der wesentliche Vorteil gegenüber einem separaten Portal: keine zweite Stammdatenpflege, keine Übergabe, ein Login für die Mitarbeiter. Zwölf weitere Anbieter liegen im Marktüberblick zur Kanzleisoftware nebeneinander, beide eingeschlossen.

Der Preis dafür ist die Bindung. Wer das Portal des Systemanbieters nutzt, entscheidet sich beim nächsten Systemwechsel auch gegen das Portal, und die Mandanten müssen erneut umziehen. Ein eigenständiges Portal kostet eine Schnittstelle mehr und spart eine Entscheidung, die von der anderen abhängt.

Für die Auswahl zählt deshalb vor allem eins: Wie wahrscheinlich ist ein Systemwechsel in den nächsten fünf Jahren, und wie viele Mandanten würde er betreffen? Der Funktionsumfang des Portals kommt erst danach.

Was ein Wechsel kostet

Diese Rechnung gilt unabhängig von der Richtung und wird regelmäßig zu optimistisch aufgestellt:

• Datenübernahme. Stammdaten, Kontenpläne, offene Posten, Anlagevermögen und Lohnhistorie müssen überführt werden. Die Lohnhistorie ist dabei der aufwendigste Teil, weil sie mehrjährig ist und Meldungen anhängen.
• Der Vorjahresvergleich bricht für mindestens ein Wirtschaftsjahr.
• Die Mitarbeiter werden langsamer, und zwar unabhängig von der Qualität des neuen Systems. Eine erfahrene Kraft braucht Monate, um wieder auf ihr altes Tempo zu kommen.
• Der Altbestand muss über die Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben, auch nachdem das alte System gekündigt wurde.

Der Wechsel lohnt sich, wenn die Kanzlei aus dem alten System herausgewachsen ist. Liegt das eigentliche Problem woanders, lohnt er nicht.

Das Betriebsmodell ist eine eigene Entscheidung

Beide Anbieter stellen nach eigenen Angaben Cloud- und lokale Varianten zur Verfügung, bei Agenda in Form des betreuten Arbeitsplatzes Agenda ASP. Behandelt wird diese Wahl meist als technische Nebenfrage. Sie ist eine betriebswirtschaftliche.

Beim lokalen Betrieb bleibt die Verantwortung im Haus. Server, Betriebssystem, Sicherung, Wiederherstellung, Aktualisierungen, Zugriffsschutz. Beherrschbar, ja. Es kostet aber entweder eigene Zeit oder einen externen Dienstleister, und beides gehört in den Preisvergleich. Am häufigsten unterschätzt wird die regelmäßige Prüfung, ob eine Wiederherstellung tatsächlich funktioniert. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme.

Der betreute Cloud-Arbeitsplatz nimmt der Kanzlei diese Verantwortung ab. Dafür entstehen zwei neue Abhängigkeiten: die Verfügbarkeit der Internetverbindung und die Wartungsfenster des Anbieters. Für eine kleine Kanzlei ohne eigene technische Betreuung lohnt dieser Tausch fast immer. Wer eine funktionierende Infrastruktur im Haus hat, muss rechnen.

Für den Vergleich zweier Angebote folgt daraus eine schlichte Regel. Auf beiden Seiten müssen dieselben Posten stehen. Ein Cloud-Preis, der Betrieb, Sicherung und Aktualisierung einschließt, gegen einen nackten Lizenzpreis gestellt, sagt nichts aus. Die ehrliche Gegenüberstellung enthält auf der lokalen Seite die Hardware über ihre Nutzungsdauer, die Betreuung, die Sicherung und den Anteil eigener Arbeitszeit.

An den Anbieter gehen zusätzlich Fragen, die vom Betriebsmodell unabhängig sind. Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff darauf. Wie sieht die Regelung zur Auftragsverarbeitung aus. Und wie kommen wir an einen vollständigen Datenbestand, wenn der Vertrag endet, in welchem Format und in welchem Zeitraum.

Die Anforderungsliste, die sich bewährt hat

Anforderungslisten werden entweder zu lang oder zu allgemein. Brauchbar sind zwanzig bis dreißig Punkte, gegliedert in fünf Bereiche, jeder Punkt mit einer Einstufung. Die folgende Gliederung taugt als Ausgangspunkt und wird um die Besonderheiten des eigenen Bestands ergänzt.

Fachlicher Kern. Welche Gewinnermittlungsarten, welche Erklärungsarten, welche Besonderheiten im Mandantenbestand, etwa Land- und Forstwirtschaft, Vereine, ausländische Sachverhalte oder Konzernstrukturen. Hier entscheidet sich, ob ein System überhaupt in Frage kommt.

Lohn. Zahl der Abrechnungen, Besonderheiten wie Bau, Schichtmodelle, Minijobs, Tarifbindung, Auslandsbezug. Der Lohn ist der Bereich mit den meisten Sonderfällen und der geringsten Toleranz für Fehler.

Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Einreichung, Nachforderung, Rückgabe von Auswertungen, Freizeichnung, Zugriff durch mehrere Personen beim Mandanten. In Anforderungslisten steht dieser Bereich regelmäßig zu kurz. Im Alltag ist er überproportional präsent.

Kanzleiorganisation. Fristen, Wiedervorlagen, Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände über den Bestand hinweg, Auswertung der eigenen Rentabilität, Honorarabrechnung.

Technik und Anbindungen. Betriebsmodell, Schnittstellen zu Drittsystemen, Import- und Exportformate, Protokollierung, Rechteverwaltung.

Zu jedem Punkt gehört die Einstufung als unverzichtbar, wichtig oder wünschenswert, dazu die Person, die die Anforderung eingebracht hat. Die zweite Angabe klingt bürokratisch. Sie ist der Grund, warum die Liste am Ende belastbar ist: Bei einer strittigen Bewertung lässt sich nachfragen, statt zu spekulieren.

Am Ende der Vorführungen bekommt jeder Punkt je Anbieter eine von drei Bewertungen: erfüllt, über eine Anpassung erfüllbar, nicht erfüllt. Die dritte Kategorie sagt am meisten. Bleibt sie bei beiden Anbietern leer, wurde nicht genau genug gefragt.

Wie eine Auswahl zwischen zwei Vollsystemen sauber abläuft

Beide Systeme tragen fachlich. Also entscheidet das Verfahren, mit dem verglichen wird, und nicht die Funktionsliste. Ein belastbarer Auswahlprozess besteht aus fünf Schritten und dauert etwa acht Wochen. Mühsam. Und ungefähr ein Zehntel so teuer wie eine Fehlentscheidung.

Erstens die Anforderungsliste aus dem eigenen Haus. Nicht aus einer Broschüre. Sie kommt von den Personen, die täglich buchen, abrechnen und abschließen. Jede Anforderung bekommt eine Einstufung: unverzichtbar, wichtig, wünschenswert. Erfahrungsgemäß bleiben von dreißig gesammelten Punkten fünf bis acht in der obersten Kategorie, und nur diese entscheiden am Ende.

Zweitens die Gewichtung vor der ersten Vorführung. Wer erst nach den Demoterminen gewichtet, gewichtet unbewusst nach dem, was er zuletzt gesehen hat. Die Gewichtung gehört deshalb schriftlich fixiert, bevor der erste Anbieter das Haus betritt.

Drittens die Vorführung mit eigenen Daten. Beide Anbieter bekommen dieselbe Stichprobe: dieselben Belege, denselben Musterbestand, dieselben Aufgaben. Erst dadurch werden zwei Termine vergleichbar, die sonst zwei unterschiedliche Vorführungen wären.

Viertens Referenzgespräche mit Kanzleien der eigenen Größenordnung. Zusätzlich zur Referenz, die der Anbieter vorschlägt, gehört eine, die man selbst findet. Die beiden nützlichsten Fragen an eine Referenzkanzlei lauten: Was hat länger gedauert als angekündigt, und was würden Sie heute anders machen.

Fünftens eine Testphase mit einer Handvoll Mandanten. Gemischt zusammengestellt: ein sauberer Bestand, ein schwieriger, einer mit hohem Volumen, einer mit Lohn. Ein Pilot mit ausschließlich einfachen Mandanten erzeugt gute Zahlen und keine Erkenntnis.

Buchungslogik, Kontenrahmen und die Kosten der Umgewöhnung

Der Hinweis, dass sich ein System an etablierten Standards orientiert, klingt nach einem Detail für Fortgeschrittene. Im Wechselprojekt ist er einer der teuersten oder billigsten Posten überhaupt, je nach Ausgangslage.

Buchen ist bei erfahrenen Fachkräften eine automatisierte Tätigkeit. Kontonummern, Buchungsschlüssel und Tastenfolgen sitzen im Gedächtnis. Daher kommt die Geschwindigkeit. Ein System, dessen Logik der gewohnten nahekommt, lässt diesen Vorteil weitgehend bestehen. Mit eigener Logik müssen die Automatismen neu aufgebaut werden, und das kostet Monate: Die Fehlerquote steigt, die Bearbeitungszeit je Beleg liegt messbar höher.

Der Kontenrahmen ist dabei selten das Problem. Ob ein Bestand nach SKR03 oder SKR04 geführt wird, ist eine Frage der Auswertungslogik, und beide Rahmen sind in jedem ernstzunehmenden System abgebildet. Teuer wird die Schicht darunter: individuell angelegte Konten, gewachsene Sammelkonten, Kostenstellenstrukturen, die über Jahre gepflegt wurden. Diese Individualisierungen sind der eigentliche Migrationsaufwand, in welche Richtung auch immer gewechselt wird.

Daraus ergibt sich eine praktische Empfehlung für die Vorbereitung: den Kontenrahmen aufräumen, bevor migriert wird, nicht danach. Ein bereinigter Bestand zieht schneller um, und die Bereinigung verbessert die Auswertungen auch dann, wenn der Wechsel am Ende nicht stattfindet.

Der Fragenkatalog für beide Demotermine

Dieselben Fragen an beide Anbieter, dieselbe Reihenfolge, Antworten schriftlich festgehalten. Alles andere führt zu einem Vergleich zweier Erinnerungen.

• Wie reichen Mandanten Unterlagen ein, und über welche Belegeingangskanäle können sie das tun. Bitte vorführen, nicht beschreiben.
• Wie werden fehlende Unterlagen nachgefordert, und wo ist nachvollziehbar dokumentiert, was bereits angefragt wurde.
• Wie funktioniert die Freizeichnung von Auswertungen und Erklärungen, und was muss der Mandant dafür installieren.
• Wie ist die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung dokumentiert, gemessen an den GoBD-Grundsätzen, und liegt eine Verfahrensdokumentation des Anbieters vor.
• Wie geht das System mit eingehenden E-Rechnungen um, und in welchem Umfang ist die E-Rechnungspflicht abgedeckt.
• Welche Schnittstellen zu Drittsystemen bestehen, und welche davon sind bei Kanzleien im produktiven Einsatz statt nur vorgesehen.
• Wie sieht der vollständige Datenexport aus, wenn wir das System eines Tages verlassen. Format, Umfang, Kosten.
• Wie lange dauert die Migration eines Bestands unserer Größe, wer führt sie durch, und was kostet sie.
• Wie wird protokolliert, wer wann welchen Vorgang geprüft oder geändert hat, und wie lässt sich der Weg eines Belegs im Nachhinein rekonstruieren.
• Welche Auswertungen und Vorlagen lassen sich an unsere Gewohnheiten anpassen, wer nimmt diese Anpassungen vor, und bleiben sie bei Programmaktualisierungen erhalten.
• Welche Anforderungen aus unserer Liste sind heute erfüllt, welche über eine Anpassung und welche gar nicht.

Die letzte Frage wiegt am schwersten, und die dritte Kategorie zählt am meisten. Ein Anbieter, der auf jede Anforderung mit Ja antwortet, hat entweder nicht zugehört oder sagt Ja zu unterschiedlichen Dingen.

Der Zeitplan, den ein Wechsel tatsächlich braucht

Wechselprojekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern am Kalender. Bewährt hat sich Folgendes.

Der Stichtag liegt zum Beginn eines Wirtschaftsjahres. Alles andere mischt zwei Systeme in einem Jahr und macht jede Auswertung erklärungsbedürftig.

Die Umstellung liegt nicht im Abschlussgeschäft. Ein Wechsel bindet genau die Personen, die in dieser Zeit anderweitig gebraucht werden. Wer beides zusammenlegt, verliert an beiden Enden.

Der Lohn wandert getrennt und zuletzt. Die Lohnhistorie ist mehrjährig, an ihr hängen Meldungen und Bescheinigungen, und ein Fehler wird erst in der Prüfung sichtbar. Häufig wird die Lohnabrechnung deshalb erst ein Jahr nach der Finanzbuchhaltung umgestellt, mit dem Altbestand für die zurückliegenden Jahre daneben.

Ein realistischer Rahmen für eine Kanzlei mittlerer Größe umfasst acht Wochen Auswahl, drei Monate Vorbereitung und Migration, ein Übergangsquartal mit reduzierter Geschwindigkeit und ein Jahr, bis der Vorjahresvergleich wieder vollständig ist. Wer mit kürzeren Zusagen plant, plant gegen die Erfahrung der Kanzleien, die es hinter sich haben.

Typische Fehler bei der Auswahl

Es wird verglichen, was leicht vergleichbar ist. Funktionslisten lassen sich nebeneinanderlegen, Betriebsaufwand und Umgewöhnung nicht. Deshalb entscheidet häufig die Liste, obwohl die anderen beiden Posten teurer sind.

Der Preis wird ohne Betriebsmodell verglichen. Ein lokaler Betrieb bindet Server, Sicherung und Betreuung, ein betreuter Cloud-Arbeitsplatz verlagert diese Kosten in den Preis. Zwei Angebote sind nur vergleichbar, wenn auf beiden Seiten dieselben Posten enthalten sind.

Die Portalfrage wird an das System gekoppelt, obwohl sie es nicht sein müsste. Wer das Portal des Systemanbieters wählt, verknüpft zwei Entscheidungen, die unterschiedliche Laufzeiten haben. Das kann richtig sein, sollte aber bewusst geschehen.

Zufriedenheit wird mit Eignung verwechselt. Dass eine Kanzlei mit ihrem System zufrieden ist, sagt viel über diese Kanzlei und wenig über die eigene. Aussagekräftig sind Referenzgespräche nur mit Häusern vergleichbarer Größe und Mandatsstruktur.

Der Wechsel wird als Antwort auf ein Gefühl gestartet. Unzufriedenheit ist ein guter Anlass für eine Untersuchung und ein schlechter Grund für ein Projekt. Vor dem ersten Anbietertermin gehört schriftlich festgehalten, welcher Arbeitsschritt wie viel Zeit kostet. Und welcher Teil davon überhaupt am System liegt.

Wenn das Problem gar nicht das System ist

Und das ist häufiger der Fall, als die Wechselgespräche vermuten lassen. Wer nachfragt, was konkret stört, hört selten „unsere Finanzbuchhaltung kann etwas nicht". Man hört:

• Belege kommen auf fünf verschiedenen Wegen und in schlechter Qualität an
• die Erfassung frisst die Zeit, die für Beratung fehlt
• Rückfragen an Mandanten versanden in E-Mail-Verläufen
• niemand hat den Überblick, welche Unterlage bei welchem Mandanten fehlt
• Unterschriften unter Auswertungen dauern Wochen

Keiner dieser Punkte wird durch einen Wechsel zwischen zwei Vollsystemen gelöst, weil beide Systeme diese Schicht kaum berühren. Sie liegt davor, zwischen Mandant und Buchführung.

Dort setzt docunest an, ohne das führende System anzutasten: ein Mandantenportal, das der Mandant ohne Schulung bedient, sicherer Dateiaustausch, digitale Freizeichnung, Aufgaben- und Fristenverwaltung, dazu die automatische Kontierung nach SKR03 oder SKR04 mit Übergabe als Buchungsstapel. Die Buchführung bleibt, wo sie ist, ob in ADDISON, in Agenda oder in der DATEV.

Verwandte Gegenüberstellungen

Zwei weitere Paarungen aus demselben Feld:

• DATEV oder Lexware neue steuerkanzlei
• DATEV oder Pennylane

Die ganze Kategorie, Anbieter für Anbieter, steht im Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Agenda passt zu kleinen und mittleren Kanzleien, die ein vollständiges System ohne großen Betriebsaufwand wollen und den Preis im Blick haben. Agenda ASP nimmt zusätzlich die Serverfrage aus dem Haus.

Für ADDISON spricht die Arbeit mit mehreren Teams, der Wille zu standardisierten Abläufen und die Bereitschaft, die Tiefe auch einzurichten. Die Wahl für Wachstum.

Vor beidem steht eine ehrliche Prüfung. Liegt der Engpass wirklich im Vollsystem, oder in der Strecke davor? Ein Systemwechsel ist das teuerste Projekt, das eine Kanzlei starten kann. Als Antwort auf ein Problem, das er nicht löst, taugt er nicht.