EU AI Act in der Steuerkanzlei: Welche Pflichten greifen

Der AI Act wird in Kanzleien meist zu groß gedacht. Für den typischen Einsatz gilt weniger, als befürchtet, und an einer Stelle mehr, als bekannt ist.

Wie stuft die KI-Verordnung Systeme ein?

Die Verordnung reguliert Anwendungen, nicht Technik, und kennt vier Stufen: verbotene Praktiken, Hochrisikosysteme, Systeme mit begrenztem Risiko und den Rest mit minimalem Risiko. Dasselbe Verfahren kann je nach Einsatzzweck unreguliert oder streng reguliert sein.

Verboten. Etwa das Bewerten sozialen Verhaltens durch Behörden oder bestimmte Formen biometrischer Überwachung. Für Kanzleien ohne Relevanz.

Hochrisiko. Systeme in bestimmten Einsatzbereichen, unter anderem Personalauswahl und Personalverwaltung, Kreditwürdigkeitsprüfung, Zugang zu Bildung, kritische Infrastruktur, Strafverfolgung. Umfangreiche Pflichten für Anbieter, in geringerem Umfang für Betreiber.

Begrenztes Risiko. Transparenzpflichten, etwa wenn Menschen mit einem System interagieren oder Inhalte künstlich erzeugt werden.

Minimales Risiko. Der Rest, ohne besondere Pflichten aus der Verordnung.

Warum entscheidet der Einsatzzweck und nicht das Produkt?

Die Verordnung knüpft an den Einsatzzweck an, deshalb kann dasselbe eingekaufte Produkt in einer Kanzlei unreguliert und in einer anderen streng reguliert sein. Ein Textwerkzeug, das Vertragsentwürfe zusammenfasst, ist unproblematisch. Bewertet es Bewerbungsunterlagen und erzeugt eine Rangfolge, liegt eine Verwendung im Beschäftigungsbereich vor.

Daraus folgt zweierlei. Die Einordnung des Anbieters beschreibt nur die vorgesehene Zweckbestimmung; weicht die Verwendung davon ab, trägt sie nicht mehr, und die Verantwortung liegt beim Betreiber. Und eine interne Freigabe muss festlegen, wofür ein Werkzeug freigegeben ist, nicht nur welches. Ohne Zweckbindung ist genau die Verwendung erlaubt, die die Einordnung kippt, ohne dass ein neues Produkt beschafft wurde.

In welche Risikoklasse fällt eine Buchhaltungs-KI?

In aller Regel in die unterste. Eine Software, die Belege ausliest, Kontierungen vorschlägt und Buchungsstapel erzeugt, wird in keinem der Hochrisikobereiche eingesetzt: Sie entscheidet nicht über den Zugang einer Person zu Beschäftigung, Bildung oder Kredit und betreibt keine kritische Infrastruktur.

Das bedeutet nicht, dass ihr Einsatz unreguliert wäre. Die Pflichten kommen aus anderen Rechtsgebieten: aus der DSGVO, aus dem Berufsrecht mit § 203 StGB und § 57 StBerG und aus den GoBD. Das ist keine Entwarnung, sondern eine Wegweisung: Der Prüfaufwand liegt bei Datenschutz und Verschwiegenheit, nicht beim AI Act.

Welche Werkzeuge einer Kanzlei fallen in welche Klasse?

Die Werkzeuge der Mandatsarbeit fallen fast durchweg unter minimales Risiko, die Werkzeuge der Personalabteilung in den Hochrisikobereich. Die Übersicht ist eine Orientierung und ersetzt die Prüfung des Einzelfalls nicht, weil es auf den Einsatzzweck ankommt und nicht auf die Produktkategorie.

Der Bereich, über den in Kanzleien am meisten gesprochen wird, ist damit der harmloseste. Für das begrenzte Risiko gilt: Wer eine Chatfunktion einsetzt, sollte kenntlich machen, dass die Antworten maschinell erzeugt werden. Ein internes Werkzeug, dessen Ergebnisse ein Berufsträger prüft und verantwortet, bevor sie das Haus verlassen, ist ein anderer Fall.

Welche Pflichten hat eine Kanzlei als Betreiber?

Für Systeme mit minimalem Risiko folgen aus der Verordnung keine besonderen Pflichten, mit Ausnahme der KI-Kompetenz. Erst beim Einsatz eines Hochrisikosystems treffen den Betreiber eigene Pflichten neben denen des Anbieters, und die wahrscheinlichste Konstellation dafür entsteht in der Personalabteilung, nicht in der Buchhaltung.

Wer ein Werkzeug zur Bewerbervorauswahl, zur Bewertung von Lebensläufen oder zur Leistungsbeurteilung einsetzt, muss es nach den Anweisungen des Anbieters betreiben, eine menschliche Aufsicht durch geeignete und befugte Personen sicherstellen, den Betrieb überwachen und die automatisch erzeugten Protokolle aufbewahren, soweit sie in seiner Verfügungsgewalt liegen.

Die Aufsicht muss wirksam sein und nicht nur benannt: Wer zwanzig Vorauswahlen am Tag bestätigt, ohne die Grundlage nachvollziehen zu können, erfüllt die Anforderung nicht. Für viele Kanzleien ist der pragmatische Schluss, im Personalbereich auf solche Werkzeuge zu verzichten, weil die Bewerberzahl den Aufwand nicht rechtfertigt.

Wie erfüllt eine Kanzlei die Pflicht zur KI-Kompetenz?

Betreiber müssen dafür sorgen, dass die Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende Kenntnisse verfügen, um sie sachkundig einzusetzen und die Ergebnisse einzuordnen. Der Maßstab richtet sich nach Vorkenntnissen, Einsatzkontext und betroffenen Personen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse.

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, es gibt keinen Pflichtkurs und kein Zertifikat. Angemessen ist, was zur Anwendung passt, und das unterscheidet sich nach Rolle.

Der wirksamste Inhalt für die erste Zeile ist zugleich der fachlich ohnehin nötige: die Unterscheidung, aus welcher Quelle ein Vorschlag stammt. Wer weiß, dass eine Zuordnung aus einer hinterlegten Lieferantenvorgabe kommt und eine andere aus einer Auswertung der bisherigen Buchungen, prüft unterschiedlich genau, siehe Wie eine Buchhaltungs-KI aus Korrekturen lernt.

Für die Dokumentation genügt eine Tabelle mit Datum, Teilnehmern, Inhalt und Dauer. Sie veraltet mit dem Werkzeug: Nach einem Softwarewechsel ist eine Auffrischung weniger Aufwand als ein Nachholen nach zwei Jahren.

Welche Systeme gehören auf die Bestandsliste?

Alle Werkzeuge mit KI-Funktion, samt Angabe, wer sie nutzt und wofür. Diese Liste steht am Anfang, weil KI-Funktionen selten als solche beschafft werden: Sie kommen als Teil einer Aktualisierung, als Zusatzmodul oder über einen Zugang, den sich jemand für eine einzelne Aufgabe eingerichtet hat.

Vier Quellen genügen: die laufenden Softwareverträge, die Erweiterungen in Browser, Mailprogramm und Textverarbeitung, eine Rundfrage in den Teams und die Abonnements in der Buchhaltung der Kanzlei selbst. Die Rundfrage muss konkret formuliert sein und fragt nicht, ob jemand KI nutzt. Sie fragt, ob jemand ein Werkzeug verwendet, das Texte zusammenfasst, übersetzt, formuliert oder Belege ausliest.

Daran schließen drei Schritte an: die Einordnung je System, die Dokumentation der KI-Kompetenz und eine interne Regel, welche Werkzeuge freigegeben sind und was auf keinen Fall eingegeben wird. Alles gehört in dieselbe Datei, denn drei Tabellen in einem Dokument sind pflegbar, drei Dokumente an drei Orten nach einem Jahr nicht mehr.

Wann wird aus dem Betreiber ein Anbieter?

Wer eine eingekaufte Software nutzt, ist Betreiber, und die Hauptlast liegt beim Anbieter. Zum Anbieter kann werden, wer ein System unter eigenem Namen bereitstellt oder ein bestehendes System so wesentlich verändert, dass sich sein Zweck ändert. Für die allermeisten Kanzleien ist das nicht einschlägig.

Relevant wird sie dort, wo eine Kanzlei eigene Werkzeuge entwickelt und Mandanten anbietet, etwa ein Portal mit KI-Funktionen unter eigener Marke.

Welche Fragen beantwortet der AI Act nicht?

Ob ein Buchungsvorschlag richtig ist, ob Daten an einen Dienstleister gegeben werden dürfen, ob eine Buchführung ordnungsmäßig ist und ob eine Kanzlei haftet. Alle vier beantworten andere Regelwerke, und der AI Act ist bei der Einführung eines Systems in der Regel die schmalste der Prüfebenen.

Die fachliche Richtigkeit folgt aus der Buchführung und der Verantwortung des Berufsträgers; ein System kann sämtliche Anforderungen der Verordnung erfüllen und trotzdem falsch kontieren. Die Weitergabe von Daten regeln Datenschutz und Berufsrecht: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer, Verarbeitungsort und Löschkonzept auf der einen Seite, § 203 StGB und § 57 StBerG mit dokumentierter Auswahl auf der anderen. Die Ordnungsmäßigkeit richtet sich nach der Abgabenordnung und den GoBD, die zivilrechtliche Haftung nach eigenen Regeln: Die geschuldete Leistung bleibt die der Kanzlei.

Die berufsrechtliche Ebene wird am häufigsten übersehen, weil sie sich hinter dem Datenschutzvertrag versteckt. Ein Anbieter, der auf jede Frage mit dem Hinweis auf seinen Auftragsverarbeitungsvertrag antwortet, hat eine der vier Ebenen bedient.

Was wollen Mandanten über den KI-Einsatz wissen?

Drei Dinge: wer entscheidet, was mit den Belegen geschieht und was sich für sie ändert. Die Frage kommt selten als Beschwerde und meist als Interesse, sobald ein Mandant die maschinelle Verarbeitung bemerkt, und die Antwort entscheidet über das Vertrauen in den weiteren Ablauf.

Wer entscheidet. Der Vorschlag entsteht maschinell, die Entscheidung trifft die Kanzlei. Darauf kommt es Mandanten an, und die Verantwortung ist ohnehin nicht delegierbar.

Was mit den Belegen geschieht. Wo sie verarbeitet werden, wer sie sieht und ob sie zur Verbesserung fremder Systeme dienen. Wer das aus der eigenen Prüfung heraus beantwortet, führt ein kurzes Gespräch, wer nachliefern muss, ein langes.

Was sich ändert. In aller Regel die Art der Rückfragen: häufiger, kürzer und beleggenau statt gesammelt am Quartalsende. Das sollte angekündigt werden, sonst wirkt es wie eine Verlagerung von Arbeit.

Ein bis zwei Absätze zu diesen Punkten ersetzen eine Reihe von Einzelgesprächen und gehören in die Unterlagen zum Mandatsverhältnis.