KI und Verschwiegenheit: § 203 StGB in der Kanzlei

Diese Frage kommt spätestens dann, wenn die erste Software mit KI-Funktion im Haus ist, und sie kommt oft zu spät, nämlich nachdem der Vertrag unterschrieben ist.

Ist der Einsatz eines KI-Dienstes eine Offenbarung nach § 203 StGB?

Sobald mandatsbezogene Daten den Herrschaftsbereich der Kanzlei verlassen und für einen Dritten wahrnehmbar werden, liegt eine Offenbarung vor. Dass ein Mensch sie tatsächlich liest, ist nicht erforderlich. Wer Belege an einen externen Dienst übergibt, offenbart sie also; zulässig ist das nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Steuerberater gehören zu den in § 203 StGB genannten Berufsgeheimnisträgern; die Verletzung der Verschwiegenheit ist eine Straftat, nicht nur ein Berufsrechtsverstoß. Parallel gilt § 57 StBerG. Geschützt ist alles, was der Kanzlei in beruflicher Eigenschaft anvertraut wurde: nicht nur Inhalte, sondern bereits die Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis besteht.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen externe Dienstleister eingebunden werden?

§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Einbeziehung sonstiger mitwirkender Personen, ausdrücklich auch externer IT-Dienstleister. Vier Bedingungen müssen erfüllt sein: Mitwirkung an der beruflichen Tätigkeit, Beschränkung auf das Erforderliche, ausdrückliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit sowie sorgfältige Auswahl und laufende Überwachung durch die Kanzlei.

Ein Buchhaltungssystem, das Belege verarbeitet, wirkt an der beruflichen Tätigkeit mit, ein Dienst ohne Bezug zur Mandatsarbeit nicht. Offenbart werden darf nur das Notwendige: Ein vollständiger Mandantenbestand an einen Dienst, der einzelne Belege auslesen soll, überschreitet das. Und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist etwas anderes als ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Die Ausnahme ist nicht auf Softwareanbieter zugeschnitten. Sie erfasst ebenso den externen IT-Dienstleister mit Systemzugriff, die Fernwartung, das Rechenzentrum, das Aktenvernichtungsunternehmen, den Übersetzungsdienst und den freien Mitarbeiter, der Buchführungen bearbeitet. Für sie liegen in den meisten Kanzleien längst Verpflichtungserklärungen vor, und darin liegt die Erleichterung: Der Prüfmaßstab ist kein neuer, es kommen nur zwei Fragen hinzu, nämlich die nach der Verwendung für Trainingszwecke und die, ob überhaupt eine Übermittlung stattfindet.

Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO?

Nein. Die DSGVO und § 203 StGB sind zwei getrennte Ebenen: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen, ersetzt aber nicht die berufsrechtliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Ein Anbieter, der nur einen solchen Vertrag anbietet, hat die eine Ebene abgedeckt und die andere nicht.

Der letzte Punkt wird häufig übersehen: Die DSGVO schützt keine juristischen Personen, das Berufsgeheimnis schon. Auch die Umsatzzahlen einer GmbH unterliegen der Verschwiegenheit, obwohl es keine personenbezogenen Daten sind.

Wo verlassen im Kanzleialltag Daten das Haus?

Kritisch sind vor allem die Wege, die sich niemand als Verarbeitung vorgestellt hat.

Die Übersetzung oder Zusammenfassung eines Dokuments. Eine Bilanz, ein Schriftsatz oder eine Betriebsprüfungsanordnung wird in ein frei zugängliches Werkzeug kopiert; der Vorgang dauert eine Minute und tritt am häufigsten unbemerkt auf.

Die Diktier- und Transkriptionsfunktion. Aufzeichnungen aus Mandantengesprächen enthalten Inhalte und die Tatsache des Mandatsverhältnisses; ob die Umwandlung lokal oder auf fremdem Server erfolgt, ist die eigentliche Frage.

Die Erweiterung im Textverarbeitungs- oder Mailprogramm. Assistenzfunktionen greifen auf genau die Inhalte zu, die der Verschwiegenheit unterliegen, und werden zentral ausgerollt.

Die Recherchefunktion in Fachdatenbanken. Unbedenklich, solange abstrakt gefragt wird. Wird der Sachverhalt des Mandats eingegeben, ändert sich die Bewertung.

Wie prüft man einen einzelnen Vorgang?

Vier Fragen ordnen die Lage ein: Verlassen mandatsbezogene Angaben den eigenen Herrschaftsbereich? Wirkt der Empfänger an der beruflichen Tätigkeit mit? Ist die Weitergabe auf das Erforderliche beschränkt? Und liegt eine ausdrückliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit vor, die auch Unterauftragnehmer erfasst?

Die erste Zeile ist die wirksamste, weil sie viele Fälle bereits ausscheidet: Bei jedem Werkzeug ist zuerst zu klären, wo die Verarbeitung stattfindet, und nicht, wo der Anbieter seinen Sitz hat. Die dritte Zeile wird am häufigsten übergangen, etwa beim vollständigen Abzug des Mandantenstamms, weil die Schnittstelle nichts anderes vorsieht.

Hilft es, die Daten zu anonymisieren?

Die Anonymisierung trägt weniger weit, als es scheint. Geschützt ist nicht der Name, sondern das Geheimnis: Ein Sachverhalt kann eine Zuordnung auch ohne Namensnennung ermöglichen, etwa über Branche, Ort, Umsatzgrößenordnung oder eine ungewöhnliche Konstellation. Brauchbar ist das Weglassen deshalb vor allem bei der abstrakten Rechtsfrage.

Bei einem regional tätigen Betrieb einer seltenen Branche genügen zwei dieser Angaben, und die Tatsache des Mandatsverhältnisses ist selbst geschützt. Wer wissen möchte, wie ein Sachverhaltstyp umsatzsteuerlich zu behandeln ist, kann dagegen ohne Bezug zum Mandat fragen.

Nicht brauchbar ist der Ansatz, wo gerade die konkreten Zahlen verarbeitet werden sollen: Ein Beleg lässt sich nicht anonymisiert auslesen, denn die auszulesenden Angaben sind der Inhalt. Der richtige Weg ist dort die vertragliche Grundlage.

Was muss vor dem Einsatz geprüft und in die Akte?

Sechs Angaben gehören je Dienst geklärt und abgelegt: Verarbeitungs- und Speicherort, die Unterauftragnehmer, die Verwendung der Daten für Trainingszwecke, die Vorhaltedauer von Eingaben, die Verschwiegenheitsverpflichtung samt Erstreckung auf Unterauftragnehmer und das Vorgehen bei Löschung und Vertragsende.

Die Frage nach dem Training ist die wichtigste einzelne: Ein Anbieter, der Eingaben zur Verbesserung seiner Modelle nutzt, verarbeitet sie nicht nur für die Kanzlei. Auch die Kette der Unterauftragnehmer gehört geprüft, denn ein Anbieter mit Sitz in Deutschland kann Modelle eines Anbieters außerhalb der EU nutzen. Zwischenspeicher zur Missbrauchserkennung sind üblich und gehören benannt.

Zur Ablage gehören daneben die unterschriebene Verschwiegenheitsverpflichtung, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nebst Unterauftragnehmerliste und ein datierter Vermerk über die Prüfung, mit Ergebnis und entscheidender Person. Er umfasst wenige Sätze und macht die Prüfung als Prüfung erkennbar. Ergänzend gehört eine Wiedervorlage dazu, weil Anbieter Unterauftragnehmer wechseln und Bedingungen ändern; eine jährliche Durchsicht genügt.

Was gehört in die interne Regelung für die Mitarbeiter?

Die interne Vorgabe sollte drei Dinge benennen und sonst nichts, damit sie gelesen wird: welche Werkzeuge namentlich freigegeben sind und für welche Aufgaben, was nicht eingegeben wird, und wen man fragt, wenn ein neues Werkzeug nützlich erscheint.

Verträge regeln die geplanten Wege; der ungeplante Weg entsteht am Arbeitsplatz. Eine Liste mit fünf Einträgen ist wirksamer als eine abstrakte Beschreibung zulässiger Kategorien. Ebenso konkret gehört benannt, was nicht eingegeben wird: keine Belege, keine Jahresabschlüsse, keine Schriftsätze, keine Mandantennamen, keine Angaben, aus denen sich ein Mandat erschließen lässt. Fehlt der dritte Punkt, wird der berechtigte Bedarf ohne Rückfrage gedeckt.

Zwei Ergänzungen erhöhen die Wirkung: Die Regelung sollte erklären, warum sie besteht, denn eine Verbotsliste ohne Begründung wird umgangen. Und sie gehört in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, weil die problematischen Eingaben typischerweise nicht von den Personen kommen, die die Software beschafft haben.

Welche Fälle sind in der Praxis schwierig?

Drei Konstellationen sind regelmäßig unklar: der Anbieter mit Sitz in Deutschland und Modell außerhalb der EU, die Funktion, die mit einer Aktualisierung still hinzukommt, und der Mandant, der selbst ein Werkzeug einsetzt, bevor er die Daten an die Kanzlei übergibt.

Beim Anbieter mit Unterauftragnehmer im Drittland entscheidet, ob die Verschwiegenheitsverpflichtung diese Kette erfasst, denn ein Vertrag mit der deutschen Gesellschaft verpflichtet den Unterauftragnehmer nicht. Datenschutzrechtlich kommt die Übermittlungsgrundlage hinzu. Die Antwort steht in der Unterauftragnehmerliste, nicht auf der Produktseite.

Bei der still hinzukommenden Funktion bezog sich die ursprüngliche Prüfung auf ein Produkt ohne diese Funktion. Wer keine Wiedervorlage führt, bemerkt die Änderung erst, wenn sie jemand zufällig liest.

Beim Mandanten mit eigenem Werkzeug offenbart die Kanzlei nichts, denn die Übermittlung erfolgt durch den Mandanten über seine eigenen Daten. Zu prüfen bleibt die fachliche Seite: Die übernommenen Daten sind ein Vorschlag Dritter, für dessen Richtigkeit die Kanzlei bei der Verarbeitung einsteht.

Regelmäßig übersehen wird zudem der Rückweg zum Mandanten. Ihm gegenüber besteht in seinen eigenen Angelegenheiten keine Verschwiegenheitspflicht, zwei Punkte bleiben aber zu klären: Bei einer Gesellschaft ist nicht jeder Ansprechpartner berechtigt, jede Information zu erhalten, Lohnauswertungen sind das Musterbeispiel. Und eine Rückfrage, die den Beleginhalt unverschlüsselt wiedergibt, verlagert das Problem in den Mailverkehr; besser nur den Anlass nennen und den Inhalt hinter einem geschützten Zugang belassen. Siehe Vorbereitende Buchhaltung beim Mandanten.

Was bleibt in der Verantwortung des Berufsträgers?

Unabhängig von allen vertraglichen Konstruktionen bleibt die fachliche Verantwortung beim Berufsträger: Ein Buchungsvorschlag ist ein Vorschlag, und wer ihn freigibt, verantwortet ihn. Deshalb sollte die Prüfschicht zwischen Vorschlag und Festschreibung nicht wegoptimiert werden.

Der Einsatz von KI in der Buchhaltung ist berufsrechtlich zulässig, wenn die Voraussetzungen eingehalten werden: kein Verbot, kein Freibrief. Dass ein System aus Korrekturen lernt, steht dem nicht entgegen, denn gelernt wird in den Stammdaten der Kanzlei und nicht durch Anpassung eines Modells, siehe Wie eine Buchhaltungs-KI aus Korrekturen lernt. Problematisch bleiben mandatsbezogene Angaben in einem öffentlichen Chatdienst ohne vertragliche Grundlage.

Zu trennen sind dabei drei Fragen, die in Auswahlgesprächen gemeinsam abgehandelt werden: Die Verschwiegenheit fragt, wer die Daten sehen darf; der Datenschutz, auf welcher Grundlage personenbezogene Daten verarbeitet werden; die Ordnungsmäßigkeit, ob die Aufzeichnungen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sind. Für die Anbieterprüfung heißt das: drei getrennte Nachweisstränge, Verschwiegenheitsverpflichtung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Verfahrensdokumentation nebst Protokollierung. Zur dritten Ebene siehe GoBD in der Belegverarbeitung.