Wie eine Buchhaltungs-KI aus Korrekturen lernt

Die häufigste Enttäuschung nach der Einführung lautet: „Wir korrigieren jeden Monat dasselbe." Das ist keine Frage der Modellqualität, sondern eine Frage der Architektur.

Warum ist die Trefferquote am Anfang immer am niedrigsten?

Ein neu eingeführtes System kennt weder die Lieferanten noch die Gewohnheiten des Mandats und kann in dieser Phase nur allgemeines Wissen anwenden: Eine Rechnung über Bürobedarf gehört auf ein Bürobedarfskonto. Das trifft oft zu und im Detail häufig nicht. Die Ausgangsquote ist deshalb die niedrigste, die das System je haben wird.

Es weiß nicht, dass die Rechnungen dieses Energieversorgers in diesem Mandat auf ein bestimmtes Konto laufen, dass ein Lieferant Reverse Charge abrechnet oder dass eine Position seit Jahren anders behandelt wird als anderswo üblich. Wer nach vier Wochen bewertet, bewertet den schlechtesten Zustand.

Auf welchen Wegen fließt eine Korrektur zurück?

Auf drei Wegen: Die korrigierte Zuordnung wandert an den Kreditor, sie wird als Regel festgehalten, oder sie fließt in die Auswertung der bisherigen Buchungen des Mandats ein. Gute Systeme nutzen alle drei. Das Gelernte liegt dabei in den Stammdaten und Regeln der Kanzlei, nicht in einem Modell.

An den Kreditor. Der stärkste und einfachste Weg. Beim nächsten Beleg dieses Lieferanten greift Stufe 1 der Kontierungskaskade, und es wird gar nicht mehr geraten. Das erklärt, warum die Quote in gewachsenen Beständen so stark steigt: Der überwiegende Teil des Aufkommens kommt von wiederkehrenden Lieferanten.

Als Regel. Für Fälle, die einem Muster folgen, sich aber nicht an einem einzelnen Lieferanten festmachen lassen, etwa Zahlungen eines Zahlungsdienstleisters mit bestimmtem Verwendungszweck. Regeln sind mächtig und veralten, wenn sie niemand ansieht.

Über die Historie. Das System wertet aus, wie vergleichbare Sachverhalte in diesem Mandat bisher gebucht wurden. Dieser Weg braucht keine Pflege, ist bei neuen Mandaten aber wirkungslos.

Ein Sprachmodell wird dabei nicht trainiert; es erhält je Vorgang nur den Beleg und den nötigen Kontext. Das ist die rechtlich sauberere Lösung, weil sich Gelerntes einsehen, ändern und zurücknehmen lässt. Für die Anbieterauswahl bleiben zwei getrennte Fragen: Wo liegt das Gelernte, und werden die Daten darüber hinaus zur Verbesserung von Modellen verwendet? Die zweite betrifft die Verschwiegenheit.

Was genau lässt sich aus einer Korrektur ableiten?

Vier Dinge, nicht nur eines: das Konto, der Steuersatz oder die steuerliche Behandlung, die Aufteilung eines Belegs in mehrere Positionen und die Kostenstelle. Ein System, das nur das Konto lernt, lässt drei Viertel der Information liegen.

Der Steuersatz wird am häufigsten übersehen und ist folgenreicher als das Konto, weil eine falsche Behandlung die Voranmeldung verfälscht. Wird ein Beleg auf Reverse Charge korrigiert, ist das eine Eigenschaft der Geschäftsbeziehung und gehört an den Kreditor. Die Aufteilung ist ein Muster des Lieferanten: Eine Hotelkette liefert immer zwei Steuersätze, siehe Splitbuchung. Die Kostenstelle nur, wenn sie aus einem stabilen Merkmal folgt.

Welche Korrekturen dürfen nicht gelernt werden?

Drei Fälle beschreiben kein Muster und dürfen nicht in eine dauerhafte Zuordnung münden: der Einzelfall, bei dem ein Lieferant einmalig etwas Untypisches liefert, die Korrektur eines Fehlers auf dem Beleg, etwa eines falsch ausgewiesenen Steuersatzes, und die vorläufige Buchung auf ein Zwischenkonto, deren spätere Umbuchung erst die richtige Grundlage ist.

Praktisch heißt das: Bei einer Korrektur ist zu fragen, ob sie einmalig oder dauerhaft gilt, oder das System leitet erst nach mehrfacher gleichartiger Korrektur eine Zuordnung ab. Beides schlägt sofortiges Lernen aus einem Einzelfall.

Wie entwickelt sich die Trefferquote über sechs Monate?

Der größte Sprung liegt zwischen dem ersten und dem zweiten Monat, danach flacht die Kurve ab. Die folgende Aufstellung beschreibt einen typischen Verlauf für ein mittleres Mandat mit rund 300 Belegen im Monat und etwa 90 wiederkehrenden Lieferanten. Sie ist ein Modell und kein Messwert.

Der frühe Sprung hängt am Kreditorenstamm, nicht am Modell. Wer diese Arbeit nicht in den ersten Wochen leistet, verschiebt ihn nach hinten. Das Abflachen ab dem vierten Monat ist kein Mangel: Der Rest besteht aus Neuzugängen, Einzelfällen und Belegen, bei denen eine Angabe fehlt, die nie auf einem Beleg steht. Wer hier weiter steigern will, landet bei einem System, das rät.

Warum lernt ein System trotz laufender Korrekturen nichts?

Meist liegt es an drei organisatorischen Mustern, nicht an der Software: Korrigiert wird am falschen Ort, die Zuständigkeit wechselt, oder es wird ohne fachlichen Anlass korrigiert. Alle drei sind in der Software nicht sichtbar und werden in der Kanzlei nicht besprochen, solange niemand die Korrekturen auswertet.

Korrekturen am falschen Ort. Der Vorschlag wird nachträglich im Buchführungsprogramm korrigiert, nicht im Vorsystem. Fachlich ist das Ergebnis identisch, für den Lernkreislauf fatal: Das Vorsystem erfährt nie, dass sein Vorschlag falsch war. Wer wiederholte Korrekturen beklagt, prüfe zuerst, wo korrigiert wird.

Wechselnde Zuständigkeit. Weichen die Auffassungen zweier Kräfte ab, entstehen abwechselnde Korrekturen. Das sieht aus wie ein System, das nichts behält, tatsächlich behält es zwei widersprüchliche Vorgaben nacheinander.

Korrektur ohne Anlass. Zwei Konten sind fachlich beide vertretbar, jede Kraft bevorzugt ein anderes. Eine kurze interne Festlegung beseitigt das.

Eine Auswertung der häufigsten Korrekturen zeigt diese Punkte, dazu unvollständige Stammdaten und schlechte Belegqualität: Häufungen bei einem Mandanten deuten auf fotografierte Ausdrucke statt weitergeleiteter Dateien, siehe Belegerkennung. Sie einmal im Quartal durchzugehen dauert eine halbe Stunde und wirkt stärker als jede Softwareeinstellung.

Wer pflegt die hinterlegten Zuordnungen?

Eine Wissensbasis, für die niemand zuständig ist, veraltet, und der Verfall verläuft langsam genug, dass er lange nicht auffällt. Drei Anlässe machen eine Überprüfung erforderlich und lassen sich terminieren: der Jahreswechsel, der Wechsel des Sachbearbeiters und eine Änderung der Verhältnisse beim Mandanten.

Zum Jahreswechsel werden Kontenrahmen angepasst und Sachverhalte neu beurteilt; der Durchgang durch die hinterlegten Vorgaben dauert ein bis zwei Stunden je Mandat mit hohem Aufkommen. Beim Sachbearbeiterwechsel prüft die übernehmende Kraft die Vorgaben, statt sie zu erben, was zugleich die beste Einarbeitung in einen Bestand ist. Neue Standorte oder Geschäftsfelder erreichen die Buchhaltung erst über die Belege, und dann gelten die alten Zuordnungen schon wochenlang zu Unrecht.

Der Mechanismus wirkt in beide Richtungen: Eine fehlerhafte Zuordnung wiederholt sich zuverlässig, aus einem Einzelfehler wird eine Serie über zwölf Monate. Deshalb gehören zu jeder Wissensbasis eine einsehbare Übersicht des Gelernten und eine Abweichungsprüfung gegen die bisherige Behandlung desselben Lieferanten.

Wie prüft man in fünf Minuten, ob ein System lernt?

Man nehme einen wiederkehrenden Lieferanten, korrigiere den Vorschlag und prüfe beim nächsten Beleg desselben Lieferanten das Ergebnis. Wird die Korrektur übernommen, lernt das System an der richtigen Stelle. Fällt sie erneut an, lernt es nicht, unabhängig davon, was beworben wird.

Der dritte Ausgang wird unterschätzt: übernommen, aber ohne erkennbaren Grund. Dann ist nachzufragen, wo die Zuordnung hinterlegt wurde. Was nirgendwo sichtbar ist, lässt sich weder prüfen noch zurücknehmen.

Was kann ein System nicht aus Korrekturen lernen?

Wissen, das nie auf einem Beleg stand. Ob ein Notebook betrieblich oder privat genutzt wird, ergibt sich weder aus der Rechnung noch aus der Korrektur. Der Anlass einer Bewirtung wird vom Mandanten geliefert oder gar nicht, und die Kostenstelle nur dort, wo sie aus einem Merkmal des Belegs ableitbar ist.

Bei diesen Fällen ist es kein Fortschritt, wenn ein System nach einigen Korrekturen anfängt zu raten. Der richtige Weg bleibt, die fehlende Information anzufordern, am besten direkt am Beleg und beim Mandanten.

Womit fängt man bei einem neuen Mandat an?

Mit den zwanzig häufigsten Kreditoren. Sie stellen oft mehr als die Hälfte aller Belege, während sich der Rest auf mehrere hundert Lieferanten mit ein bis zwei Vorgängen im Jahr verteilt. Eine Zuordnung zu hinterlegen kostet kaum eine Minute, zwanzig Minuten Aufwand wirken damit auf über 150 Belege im Monat.

Bei einem frisch übernommenen Mandat fehlen alle drei Lernwege gleichzeitig. Die bisherigen Buchungen des Vorberaters ersetzen die fehlende Historie, der übernommene Kreditorenstamm die fehlenden Stammdaten, sofern der Kontenrahmen übereinstimmt. In den ersten vier bis sechs Wochen lohnt ein engmaschigerer Start, weil jede unentdeckte Fehlzuordnung dann besonders lange wirkt.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die häufigsten Lieferanten sind nicht die fehleranfälligsten, ihr Gewinn liegt in der Stabilität: Eine hinterlegte Zuordnung schwankt nicht. Und muss dieselbe Zuordnung in fünf Mandaten hinterlegt werden, wird die Frage nach mandatsübergreifenden Vorgaben zur Auswahlfrage an den Anbieter.

Die Zeit, die in den ersten beiden Monaten in Korrekturen fließt, ist damit der Aufbau der Wissensbasis, nicht verlorene Zeit. Bewertet wird nach zwei Quartalen, und gemessen wird die Entwicklung statt des Standes: Eine Quote, die von 55 auf 78 Prozent gestiegen ist, ist ein besseres Signal als eine, die konstant bei 70 liegt.