GWG: Sofortabzug, Sammelposten oder normale AfA

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern geht es selten um große Beträge und regelmäßig um viel Aufwand, weil drei Wahlmöglichkeiten nebeneinander bestehen und jede ihre eigenen Regeln hat.

Welche drei Möglichkeiten gibt es?

Für ein geringwertiges Wirtschaftsgut stehen der Sofortabzug, der Sammelposten und die normale Abschreibung nebeneinander. Der Sofortabzug erfasst selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens bis 800 Euro netto vollständig im Anschaffungsjahr. Der Sammelposten fasst Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto jahrgangsbezogen zusammen und löst sie gleichmäßig über fünf Jahre auf, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer. Die normale Abschreibung läuft über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach den amtlichen Tabellen.

Welche Wertgrenzen gelten?

Ab 250 Euro netto besteht eine besondere Aufzeichnungspflicht: Die Wirtschaftsgüter sind in einem laufend zu führenden Verzeichnis mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten zu erfassen, sofern sich die Angaben nicht bereits aus der Buchführung ergeben.

Der Nettobetrag einschließlich Anschaffungsnebenkosten und abzüglich gewährter Minderungen ist stets maßgeblich. Fracht, Verpackung und Montage erhöhen die Anschaffungskosten und können ein Wirtschaftsgut über eine Wertgrenze heben, Rabatte, Boni und ein in Anspruch genommenes Skonto mindern sie und können es darunter ziehen.

Warum gilt das Wahlrecht für ein ganzes Jahr?

Weil es keine Entscheidung je Wirtschaftsgut ist, sondern eine je Wirtschaftsjahr. Wer den Sammelposten wählt, muss ihn für alle Wirtschaftsgüter des Jahres im betroffenen Wertbereich bilden. Ein Rosinenpicken, also Sofortabzug für die günstigen und Sammelposten für die teureren, ist nicht zulässig.

Daraus folgt eine Vorüberlegung, die zum Jahresende gehört und nicht zur laufenden Buchung: Welche Anschaffungen fallen in diesem Jahr an, und welches Verfahren passt zum Gesamtbild?

Wann ist ein Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar?

Wenn es für sich allein einem betrieblichen Zweck dienen kann. Diese Prüfung entscheidet häufiger über die Behandlung als die Wertgrenze und wird trotzdem seltener durchgeführt. Vier Fragen führen zum Ergebnis:

1. Kann der Gegenstand für sich allein einem betrieblichen Zweck dienen? Wenn nein, scheidet er als geringwertiges Wirtschaftsgut aus.
2. Ist er nach seiner Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen nutzbar? Peripheriegeräte, die ohne ein bestimmtes Hauptgerät funktionslos sind, fallen hierunter.
3. Ist er technisch verbunden und verliert dadurch seine Eigenständigkeit? Eingebaute Komponenten werden Teil des Hauptwirtschaftsguts.
4. Selbstständiger Gegenstand oder nachträgliche Anschaffungskosten? Eine Speichererweiterung für einen vorhandenen Rechner ist kein eigenes Wirtschaftsgut.

Selbstständig nutzbar sind ein Notebook, ein Drucker mit eigener Netzwerkfunktion, ein Handwerkzeug, ein Bürostuhl und ein Regal. Nicht selbstständig nutzbar sind ein Monitor, eine externe Grafikkarte, eine Autoantenne und Sonderzubehör, das nur an ein bestimmtes Gerät passt. Sogenannte Trivialprogramme werden wie bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt.

Diese Prüfung lässt sich nicht aus dem Rechnungsbetrag ableiten, und sie ist der Grund, warum die automatische Erkennung an dieser Stelle endet: Aus der Rechnung ergibt sich der Gegenstand, nicht seine Einbindung in den Betrieb.

Wie wirkt sich die Wahl konkret aus?

Sie verschiebt den Aufwand zwischen den Jahren, ohne ihn insgesamt zu verändern. Ein Wirtschaftsjahr mit fünf Anschaffungen zeigt den Unterschied:

Der Monitor scheidet vorab aus und wird über fünf Jahre abgeschrieben, also mit 64,00 Euro jährlich. Für das Werkstattregal werden zehn Jahre angenommen, also 95,00 Euro jährlich. Auf eine zeitanteilige Kürzung im Anschaffungsjahr wird zur besseren Lesbarkeit verzichtet.

Variante A, Sofortabzug bis 800 Euro. Bürostuhl, Notebook und Smartphone werden sofort abgezogen, zusammen 1.660,00 Euro. Das Werkstattregal liegt über der Grenze und läuft über zehn Jahre.

Variante B, Sammelposten. Der Bürostuhl liegt unter 250 Euro und wird sofort abgezogen. Notebook, Smartphone und Werkstattregal bilden den Sammelposten über 2.370,00 Euro, aufzulösen mit 474,00 Euro jährlich.

Nach fünf Jahren sind in Variante B sämtliche Anschaffungskosten aufwandswirksam, in Variante A steht das Werkstattregal noch mit 475,00 Euro Restbuchwert in den Büchern. Die eigentliche Frage ist damit eine der Ergebnisplanung, keine steuerrechtliche: In einem Jahr mit hohem Gewinn spricht viel für Variante A, in einem Jahr mit schwachem Ergebnis für Variante B, weil ein Sofortabzug ins Leere laufen kann.

Wie wird der Sammelposten aufgelöst?

Gleichmäßig über fünf Jahre, jahrgangsbezogen. Für jedes Wirtschaftsjahr entsteht ein eigener Posten, nach dem dritten Jahr laufen also drei nebeneinander.

Ein ausgeschiedenes Wirtschaftsgut berührt den Posten nicht: Wird das Notebook im dritten Jahr verkauft, läuft die Auflösung unverändert weiter, und es entsteht kein Restbuchwertabgang. Dieselbe Eigenschaft macht den Posten aus Sicht des Anlagenspiegels problematisch, denn er ist eine Rechengröße und kein Verzeichnis von Gegenständen. Deshalb gehört eine Nebenaufzeichnung dazu, aus der hervorgeht, welche Wirtschaftsgüter in welchem Jahrgang stecken.

Welche Grenzfälle kommen regelmäßig vor?

Der Gegenstand wird in Teilen angeschafft. Ein Regalsystem aus mehreren Rechnungen ist nicht in einzelne Wirtschaftsgüter zerlegbar, maßgeblich ist die betriebliche Zweckbestimmung. Umgekehrt sind zehn Bürostühle auf einer Rechnung zehn Wirtschaftsgüter, und die Wertgrenze gilt je Stuhl.

Nachträgliche Anschaffungskosten. Wird ein vorhandenes Gerät erweitert, entsteht kein neues Wirtschaftsgut. Ein Sofortabzug scheidet aus, auch wenn der Betrag unter der Wertgrenze liegt.

Gebrauchte Wirtschaftsgüter. Dieselben Wertgrenzen, maßgeblich sind die tatsächlichen Anschaffungskosten und nicht der Neupreis.

Anzahlungen im Vorjahr. Der Zeitpunkt der Lieferung gibt den Ausschlag, nicht der Zahlung. Ein im Dezember angezahltes und im Januar geliefertes Gerät gehört in den Zugang des Folgejahres.

Kein Vorsteuerabzug beim Erwerber. Die Wertgrenze bemisst sich auch dann nach dem Nettobetrag. Wer stattdessen den Bruttobetrag mit der Grenze vergleicht, ordnet Wirtschaftsgüter zu Unrecht in den höheren Bereich ein.

Gemischte Nutzung. Bei überwiegend betrieblicher Nutzung wird das Wirtschaftsgut dem Betriebsvermögen zugeordnet, und die Wertgrenze bezieht sich auf die vollen Anschaffungskosten. Die private Nutzung wird gesondert erfasst.

Leasing und Mietkauf. Beim Leasing wird eine Nutzung bezahlt, die Wertgrenzen spielen keine Rolle. Beim Mietkauf ist ein Zugang zu erfassen. Die Einordnung ergibt sich aus dem Vertrag und nicht aus dem monatlichen Belastungsbetrag.

Was fällt in Betriebsprüfungen auf?

Der Zugang wurde als laufender Aufwand gebucht. Der häufigste und teuerste Fehler. Ein Gerät für 900 Euro netto landet auf einem Aufwandskonto, taucht im Anlagenverzeichnis nie auf und wird vollständig im Anschaffungsjahr abgezogen. Die Feststellung betrifft dann das Ergebnis mehrerer Jahre.

Das Wahlrecht wurde vermischt. Sofortabzug für einen Teil, Sammelposten für einen anderen, obwohl beide im selben Wertbereich lagen.

Die Aufzeichnungspflicht wurde nicht erfüllt. Ab 250 Euro netto ist das laufende Verzeichnis zu führen.

Nicht selbstständig nutzbare Gegenstände wurden sofort abgezogen. Der Monitor aus dem Beispiel oben, mit 320 Euro sauber innerhalb der Wertgrenze und trotzdem falsch behandelt.

Aus dem Sammelposten wurde ein Abgang gebucht. Beim Verkauf wurde ein Restbuchwert ausgebucht, den es nicht gibt. Der Erlös ist zu erfassen, der Posten bleibt unverändert.

Was folgt daraus für die Belegverarbeitung?

Ein Beleg in diesem Wertbereich darf nicht als abschließend gebucht gelten, weil die Entscheidung erst am Jahresende fällt. Automatische Verfahren, die jeden Beleg sofort einem Aufwandskonto zuordnen, erzeugen hier systematisch den Fehler, der in der Prüfung am teuersten ist.

Automatisch erkennbar ist der Wertbereich: Ein Nettobetrag zwischen 250 und 1.000 Euro auf einer Rechnung für ein Gerät ist ein Kandidat. Voraussetzung ist, dass der Nettobetrag zuverlässig vorliegt, was bei einer E-Rechnung gegeben ist und bei einem fotografierten Beleg nicht immer. Nicht automatisch entscheidbar sind die selbstständige Nutzbarkeit und die Zuordnung zum Anlagevermögen.

Der praktische Ablauf teilt sich deshalb in zwei Schritte. Während des Jahres werden alle Kandidaten erkannt und auf ein Sammelkonto oder in eine Vormerkliste geführt, mit Angabe des Gegenstands. Zum Jahresende wird die Liste einmal durchgesehen, und dabei fallen drei Entscheidungen an: die selbstständige Nutzbarkeit je Gegenstand, die Wahl des Verfahrens für das gesamte Jahr und die Übernahme in das Verzeichnis. Bei überschaubarer Zahl von Zugängen dauert das eine Stunde.

Aus Sicht der Kontierung ist das eine bewusst offen gelassene Entscheidung, vergleichbar mit anderen Fällen, in denen ein Beleg allein nicht ausreicht, siehe Splitbuchung. Wie eine Kontierungsautomatik solche Fälle erkennt und aussteuert, steht in Wie eine KI Belege kontiert.