GWG: Sofortabzug, Sammelposten oder normale AfA

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern geht es selten um große Beträge und regelmäßig um viel Aufwand, weil drei Wahlmöglichkeiten nebeneinander bestehen und jede ihre eigenen Regeln hat.

Die drei Möglichkeiten

Sofortabzug. Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung vollständig abgezogen werden.

Sammelposten. Für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto kann ein jahrgangsbezogener Sammelposten gebildet werden, der gleichmäßig über fünf Jahre aufzulösen ist, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer.

Normale Abschreibung. Über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach den amtlichen Tabellen.

Das Wahlrecht ist einheitlich auszuüben

Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten falsch gehandhabt wird: Es ist keine Entscheidung je Wirtschaftsgut, sondern eine je Wirtschaftsjahr.

Wer den Sammelposten wählt, muss ihn für alle Wirtschaftsgüter des Jahres im betroffenen Wertbereich bilden. Ein Rosinenpicken, also Sofortabzug für die günstigen und Sammelposten für die teureren, ist nicht zulässig.

Daraus folgt eine Vorüberlegung, die zum Jahresende gehört und nicht zur laufenden Buchung: Welche Anschaffungen fallen in diesem Jahr an, und welches Verfahren passt zum Gesamtbild?

Die Wertgrenzen im Überblick

Ab 250 Euro netto besteht eine besondere Aufzeichnungspflicht: Die Wirtschaftsgüter sind in einem laufend zu führenden Verzeichnis zu erfassen, sofern sich die Angaben nicht bereits aus der Buchführung ergeben.

Die Frage, die häufiger entscheidet als der Betrag

Nicht die Wertgrenze ist der schwierige Teil, sondern die selbstständige Nutzbarkeit.

Ein Wirtschaftsgut ist nur dann geringwertig im Sinne der Vorschrift, wenn es für sich allein nutzbar ist. Typische Streitfälle:

• Ein Monitor allein ist nicht selbstständig nutzbar, weil er ohne Rechner keine Funktion hat
• Ein Drucker mit eigener Netzwerkfunktion kann selbstständig nutzbar sein
• Peripheriegeräte, die nur im Verbund funktionieren, sind es in der Regel nicht
• Ein Notebook ist selbstständig nutzbar

Diese Prüfung lässt sich nicht aus dem Rechnungsbetrag ableiten, und sie ist der Grund, warum die automatische Erkennung an dieser Stelle endet: Aus der Rechnung ergibt sich der Gegenstand, nicht seine Einbindung in den Betrieb.

Wann sich welcher Weg lohnt

Der Sofortabzug wirkt sich sofort auf den Gewinn aus und ist am einfachsten zu buchen. Er passt, wenn der Gewinn im laufenden Jahr gemindert werden soll und die Anschaffungen überwiegend unter 800 Euro liegen.

Der Sammelposten verteilt gleichmäßig über fünf Jahre. Er passt, wenn Gleichmäßigkeit gewünscht ist, wenn viele Anschaffungen zwischen 800 und 1.000 Euro liegen, oder wenn ein Verlustjahr vermieden werden soll. Buchhalterisch ist er einfach, weil ausgeschiedene Güter den Posten nicht berühren.

Die normale Abschreibung passt, wenn das Anlagevermögen aussagekräftig bleiben soll, etwa gegenüber Banken, oder wenn die tatsächliche Nutzungsdauer deutlich über fünf Jahren liegt.

Ein Wirtschaftsjahr durchgerechnet

Die Entscheidung zwischen Sofortabzug und Sammelposten lässt sich nicht am einzelnen Beleg treffen, sondern nur am gesamten Zugang eines Jahres. Ein Beispiel mit fünf Anschaffungen:

Der Monitor scheidet vorab aus, weil er ohne Rechner keine Funktion hat und damit weder für den Sofortabzug noch für den Sammelposten in Betracht kommt. Er wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben, im Beispiel angenommen mit fünf Jahren, also mit 64,00 Euro jährlich. Für das Werkstattregal wird eine Nutzungsdauer von zehn Jahren angenommen, also 95,00 Euro jährlich. Auf eine zeitanteilige Kürzung im Anschaffungsjahr wird zur besseren Lesbarkeit verzichtet.

Variante A, Sofortabzug bis 800 Euro. Bürostuhl, Notebook und Smartphone werden sofort abgezogen, zusammen 1.660,00 Euro. Das Werkstattregal liegt über der Grenze und wird über zehn Jahre abgeschrieben.

Variante B, Sammelposten. Der Bürostuhl liegt unter 250 Euro und wird sofort abgezogen. Notebook, Smartphone und Werkstattregal bilden den Sammelposten über 2.370,00 Euro, aufzulösen mit 474,00 Euro jährlich über fünf Jahre.

Nach fünf Jahren sind in Variante B sämtliche Anschaffungskosten aufwandswirksam geworden, in Variante A steht das Werkstattregal noch mit einem Restbuchwert von 475,00 Euro in den Büchern. Über die gesamte Nutzungsdauer gleicht sich der Aufwand aus, verteilt ist er völlig unterschiedlich.

Damit steht die eigentliche Frage fest, und sie ist keine steuerrechtliche, sondern eine der Ergebnisplanung: Soll das laufende Jahr entlastet werden, oder sollen die Folgejahre gleichmäßig belastet sein? In einem Jahr mit hohem Gewinn spricht viel für Variante A, in einem Jahr mit schwachem Ergebnis oder bereits absehbarem Verlust für Variante B, weil ein Sofortabzug ins Leere laufen kann.

Die Auflösung des Sammelpostens

Der Sammelposten ist jahrgangsbezogen. Für jedes Wirtschaftsjahr entsteht ein eigener Posten, der über fünf Jahre gleichmäßig aufgelöst wird. Nach dem dritten Jahr laufen also drei Posten nebeneinander.

Zwei Eigenschaften machen den Posten in der laufenden Buchhaltung angenehm und in der Auswertung problematisch. Angenehm ist, dass ein ausgeschiedenes Wirtschaftsgut den Posten nicht berührt: Wird das Notebook im dritten Jahr verkauft oder verschrottet, läuft die Auflösung unverändert weiter, und es entsteht kein Restbuchwertabgang. Problematisch ist dieselbe Eigenschaft aus Sicht des Anlagenspiegels, denn der Posten ist eine Rechengröße und kein Verzeichnis von Gegenständen. Wer wissen will, welche Geräte tatsächlich vorhanden sind, findet die Antwort dort nicht.

Deshalb gehört zum Sammelposten in der Praxis eine Nebenaufzeichnung, aus der hervorgeht, welche Wirtschaftsgüter in welchem Jahrgang enthalten sind. Sie ist nicht deckungsgleich mit dem laufend zu führenden Verzeichnis, das ab 250 Euro netto ohnehin erforderlich ist, erfüllt aber denselben Zweck: Ohne sie ist nach drei Jahren nicht mehr feststellbar, was in dem Posten steckt.

Selbstständige Nutzbarkeit prüfen

Diese Prüfung entscheidet häufiger über die Behandlung als die Wertgrenze und wird trotzdem seltener durchgeführt. Vier Fragen führen zum Ergebnis:

1. Kann der Gegenstand für sich allein einem betrieblichen Zweck dienen? Wenn nein, scheidet er als geringwertiges Wirtschaftsgut aus.
2. Ist er nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern nutzbar? Peripheriegeräte, die ohne ein bestimmtes Hauptgerät funktionslos sind, fallen hierunter.
3. Ist er technisch mit anderen Wirtschaftsgütern verbunden und verliert er dadurch seine Eigenständigkeit? Eingebaute Komponenten werden Teil des Hauptwirtschaftsguts.
4. Handelt es sich um einen selbstständigen Gegenstand oder um nachträgliche Anschaffungskosten? Eine Speichererweiterung für einen vorhandenen Rechner ist kein eigenes Wirtschaftsgut.

Typische Ergebnisse aus dem Alltag: Ein Notebook, ein Drucker mit eigener Netzwerkfunktion, ein Handwerkzeug, ein Bürostuhl und ein Regal sind selbstständig nutzbar. Ein Monitor, eine externe Grafikkarte, eine Autoantenne und ein Sonderzubehörteil, das nur an ein bestimmtes Gerät passt, sind es nicht. Sogenannte Trivialprogramme werden wie bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt und können damit denselben Regeln unterliegen.

Ein zweiter Punkt, der zur selben Prüfung gehört: die Bemessung der Anschaffungskosten. Maßgeblich ist der Nettobetrag einschließlich der Anschaffungsnebenkosten und abzüglich gewährter Minderungen. Fracht, Verpackung und Montage erhöhen die Anschaffungskosten und können ein Wirtschaftsgut über eine Wertgrenze heben. Rabatte, Boni und ein in Anspruch genommenes Skonto mindern sie und können es unter eine Grenze ziehen. Wer zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung entscheidet, ohne die spätere Zahlung zu kennen, entscheidet gelegentlich auf falscher Grundlage.

Was in Betriebsprüfungen auffällt

Der Zugang wurde als laufender Aufwand gebucht. Der häufigste und teuerste Fehler. Ein Gerät für 900 Euro netto landet auf einem Aufwandskonto, taucht im Anlagenverzeichnis nie auf und wird vollständig im Anschaffungsjahr abgezogen, obwohl es je nach ausgeübtem Wahlrecht in den Sammelposten gehört oder über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben ist. Die Feststellung betrifft dann das Ergebnis mehrerer Jahre.

Das Wahlrecht wurde vermischt. Für einen Teil der Wirtschaftsgüter wurde der Sofortabzug genutzt, für einen anderen der Sammelposten, obwohl beide im selben Wertbereich lagen. Zulässig ist nur eine einheitliche Ausübung je Wirtschaftsjahr.

Die Aufzeichnungspflicht wurde nicht erfüllt. Ab 250 Euro netto sind die Wirtschaftsgüter in einem laufend zu führenden Verzeichnis mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten zu erfassen, soweit sich die Angaben nicht bereits aus der Buchführung ergeben.

Nicht selbstständig nutzbare Gegenstände wurden sofort abgezogen. Der Monitor aus dem Beispiel oben, mit 320 Euro sauber innerhalb der Wertgrenze und trotzdem falsch behandelt.

Aus dem Sammelposten wurde ein Abgang gebucht. Beim Verkauf eines enthaltenen Wirtschaftsguts wurde ein Restbuchwert ausgebucht, den es nicht gibt. Der Erlös ist zu erfassen, der Posten bleibt unverändert.

Die Entscheidung gehört ans Jahresende

Weil das Wahlrecht einheitlich auszuüben ist, kann es während des Jahres nicht getroffen werden. Praktisch führt das zu einem Ablauf, der sich in zwei Schritte teilt.

Während des Jahres werden alle Kandidaten erkannt und gesammelt. Kandidat ist jeder Beleg über einen beweglichen Gegenstand mit einem Nettobetrag zwischen 250 und 1.000 Euro. Diese Belege werden nicht endgültig kontiert, sondern auf ein Sammelkonto oder in eine Vormerkliste geführt, mit Angabe des Gegenstands.

Zum Jahresende wird die Liste einmal durchgesehen. Dabei fallen drei Entscheidungen an: die selbstständige Nutzbarkeit je Gegenstand, die Wahl zwischen Sofortabzug und Sammelposten für das gesamte Jahr, und die Übernahme in das Verzeichnis. Der Zeitaufwand liegt bei einer überschaubaren Zahl von Zugängen im Bereich einer Stunde und verhindert die Feststellung, die sonst über drei Jahre wirkt.

Für die Kontierung im laufenden Jahr heißt das: Ein Beleg in diesem Wertbereich darf nicht als abschließend gebucht gelten. Automatische Verfahren, die jeden Beleg sofort einem Aufwandskonto zuordnen, erzeugen hier systematisch den Fehler, der in der Prüfung am teuersten ist. Wie eine Kontierungsautomatik solche Fälle erkennt und aussteuert, steht in Wie eine KI Belege kontiert.

Grenzfälle aus dem Alltag

Der Gegenstand wird in Teilen angeschafft. Ein Regalsystem, das aus mehreren Rechnungen zusammenkommt, ist nicht in einzelne Wirtschaftsgüter zerlegbar, nur weil es getrennt bestellt wurde. Maßgeblich ist die betriebliche Zweckbestimmung, nicht die Zahl der Rechnungen. Umgekehrt werden zehn gleichartige Gegenstände auf einer Rechnung nicht zu einem Wirtschaftsgut, nur weil sie zusammen abgerechnet wurden: Zehn Bürostühle sind zehn Wirtschaftsgüter, und die Wertgrenze gilt je Stuhl.

Nachträgliche Anschaffungskosten. Wird ein vorhandenes Gerät erweitert, entsteht kein neues Wirtschaftsgut. Die Aufwendungen erhöhen die Anschaffungskosten des Hauptwirtschaftsguts und folgen dessen Abschreibung. Ein Sofortabzug scheidet aus, auch wenn der Betrag für sich genommen unter der Wertgrenze liegt.

Gebrauchte Wirtschaftsgüter. Für sie gelten dieselben Wertgrenzen. Maßgeblich sind die tatsächlichen Anschaffungskosten, nicht der Neupreis. Die Restnutzungsdauer ist bei Anwendung der normalen Abschreibung eigenständig zu schätzen.

Anzahlungen im Vorjahr. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Lieferung, nicht der Zahlung. Ein Gerät, das im Dezember angezahlt und im Januar geliefert wird, gehört in den Zugang des Folgejahres und damit in die Wahlrechtsausübung dieses Jahres.

Kein Vorsteuerabzug beim Erwerber. Die Wertgrenze bemisst sich nach dem Nettobetrag, auch wenn kein Vorsteuerabzug besteht. Bei einem Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen ist also aus dem Bruttobetrag die enthaltene Steuer herauszurechnen, obwohl sie tatsächlich Aufwand ist. Wer stattdessen den Bruttobetrag mit der Grenze vergleicht, ordnet Wirtschaftsgüter zu Unrecht in den höheren Bereich ein.

Gemischte Nutzung. Ein Gegenstand, der teils betrieblich und teils privat genutzt wird, ist bei überwiegend betrieblicher Nutzung dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Die Wertgrenze bezieht sich dann auf die vollen Anschaffungskosten, nicht auf den betrieblichen Anteil. Die private Nutzung wird gesondert erfasst und nicht durch eine Kürzung der Anschaffungskosten abgebildet.

Der Beleg weist nur einen Bruttobetrag aus. Bei Kleinbetragsrechnungen ist die Steuer nicht gesondert ausgewiesen, sondern herauszurechnen. Für Beträge in der Nähe der 250-Euro-Grenze entscheidet dieser Rechenschritt über die Aufzeichnungspflicht, und er wird bei schnell erfassten Kassenbelegen regelmäßig übersprungen.

Leasing und Mietkauf. Beim Leasing wird in der Regel kein Wirtschaftsgut angeschafft, sondern eine Nutzung bezahlt, und die Wertgrenzen spielen keine Rolle. Beim Mietkauf und bei Verträgen, die wirtschaftlich einer Anschaffung entsprechen, ist dagegen ein Zugang zu erfassen, und dann stellt sich dieselbe Frage wie beim Kauf. Die Einordnung ergibt sich aus dem Vertrag und nicht aus dem monatlichen Belastungsbetrag, weshalb sie aus der laufenden Buchung heraus nicht zu treffen ist.

Zuschüsse und Zuwendungen. Wird ein Zuschuss für die Anschaffung gewährt und von den Anschaffungskosten abgesetzt, sinkt die maßgebliche Bemessungsgrundlage. Ein Gerät kann dadurch unter eine Wertgrenze fallen, die es vor Abzug des Zuschusses überschritten hat.

Eine Checkliste für den einzelnen Zugang

Sieben Fragen, die je Anschaffung in dieser Reihenfolge zu beantworten sind:

1. Handelt es sich um ein bewegliches, abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens? Software, Rechte und Gebäudebestandteile scheiden aus, ebenso Umlaufvermögen.
2. Ist es selbstständig nutzbar? Wenn nein, endet die Prüfung, und es gilt die normale Abschreibung.
3. Wie hoch sind die Anschaffungskosten netto? Einschließlich Nebenkosten, abzüglich Minderungen.
4. In welchen Wertbereich fällt der Betrag? Bis 250 Euro, bis 800 Euro, bis 1.000 Euro oder darüber.
5. Welches Wahlrecht wurde für dieses Wirtschaftsjahr ausgeübt? Die Antwort ergibt sich aus den übrigen Zugängen des Jahres, nicht aus diesem Beleg.
6. Ist die Aufzeichnungspflicht erfüllt? Ab 250 Euro netto mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten.
7. Ist der Zugang im Anlagenverzeichnis erfasst? Auch beim Sofortabzug bleibt die Frage relevant, weil sich sonst nicht nachvollziehen lässt, welche Gegenstände vorhanden sind.

Die Fragen eins bis drei betreffen den einzelnen Beleg und lassen sich laufend beantworten. Frage vier ist reine Rechenarbeit. Die Fragen fünf bis sieben sind dagegen Jahresarbeit, und deshalb gehört zu jedem Zugang in diesem Wertbereich eine Vormerkung statt einer endgültigen Buchung. Aus Sicht der Kontierung ist das eine bewusst offen gelassene Entscheidung, vergleichbar mit anderen Fällen, in denen ein Beleg allein nicht ausreicht, siehe Splitbuchung.

Was für die Belegverarbeitung folgt

Automatisch erkennbar ist der Wertbereich: Ein Nettobetrag zwischen 250 und 1.000 Euro auf einer Rechnung für ein Gerät ist ein Kandidat. Ein System kann diese Belege aussteuern und zur Entscheidung vorlegen. Voraussetzung ist, dass der Nettobetrag zuverlässig vorliegt, was bei einer E-Rechnung gegeben ist und bei einem fotografierten Beleg nicht immer.

Nicht automatisch entscheidbar sind die beiden Fragen, an denen es tatsächlich hängt: die selbstständige Nutzbarkeit und die Zuordnung zum Anlagevermögen statt zum Umlaufvermögen oder zum sofort abzugsfähigen Aufwand.

Sinnvoll ist deshalb eine Zwischenstufe: Der Beleg wird erkannt, als möglicher Anlagenzugang markiert und gesammelt vorgelegt. Das dauert im Monat wenige Minuten und verhindert den häufigsten Fehler in diesem Bereich, nämlich dass ein Anlagenzugang schlicht als laufender Aufwand gebucht wird und im Anlagenverzeichnis nie auftaucht.