Skonto buchen: Warum die Korrektur erst bei der Zahlung kommt

Skonto wirkt harmlos und ist einer der Fälle, in denen sich Fehler still über das ganze Jahr summieren, weil jeder einzelne zu klein ist, um aufzufallen.

Was Skonto umsatzsteuerlich ist

Skonto ist eine Minderung des Entgelts. Damit ändert sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, und die Umsatzsteuer folgt automatisch mit.

Der entscheidende Punkt ist der Zeitpunkt. Bei Rechnungsstellung steht nicht fest, ob der Kunde das Skonto zieht. Die Korrektur erfolgt deshalb erst dann, wenn es tatsächlich in Anspruch genommen wird, also mit der Zahlung, und zwar im Voranmeldungszeitraum der Zahlung.

Beide Seiten korrigieren:

• Der Leistende mindert die von ihm geschuldete Umsatzsteuer
• Der Empfänger mindert die von ihm abgezogene Vorsteuer

Die Korrektur beim Empfänger ist unabhängig davon, ob der Leistende sie vornimmt. Wer Skonto zieht und die Vorsteuer unverändert lässt, hat zu viel abgezogen.

Der Rechenweg

Eine Rechnung über 1.190 Euro brutto, davon 190 Euro Umsatzsteuer, mit 2 Prozent Skonto:

Der Skontobetrag ist also selbst wieder in Netto und Steuer aufzuteilen. Genau dieser Schritt wird in der Praxis übersprungen.

Der häufigste Fehler

Der Skontoabzug wird vollständig auf ein Aufwands- oder Ertragskonto gebucht, ohne die Umsatzsteuer zu berichtigen. Beim Empfänger bedeutet das einen um 3,80 Euro zu hohen Vorsteuerabzug, bei jeder Rechnung.

Einzeln ist das nichts. Bei fünfhundert Skontofällen im Jahr sind es 1.900 Euro, und in einer Betriebsprüfung über drei Jahre wird daraus ein Betrag, über den man spricht.

Deshalb existieren in den Kontenrahmen eigene Skontokonten mit hinterlegtem Steuerschlüssel. Wird das passende Konto verwendet, wird die Steuerkorrektur automatisch mitgerechnet. Wer stattdessen auf ein neutrales Aufwandskonto bucht, muss die Korrektur selbst vornehmen und tut es meist nicht.

Bei gemischten Steuersätzen innerhalb einer Rechnung ist zusätzlich aufzuteilen: Das Skonto mindert die Bemessungsgrundlagen anteilig, nicht pauschal zum Regelsteuersatz.

Warum Skonto oft gar nicht erst gezogen wird

Ein Punkt, der in die Beratung gehört und selten dort ankommt: Ein nicht gezogenes Skonto ist teurer, als es aussieht.

Bei 2 Prozent Skonto binnen zehn Tagen gegenüber einem Zahlungsziel von dreißig Tagen verzichtet der Mandant auf 2 Prozent für zwanzig Tage Zahlungsaufschub. Aufs Jahr hochgerechnet liegt der entgangene Vorteil deutlich über den Kosten einer üblichen Kontokorrentlinie. Wer regelmäßig Skonto verstreichen lässt, finanziert sich also teurer als nötig.

Die Ursache ist selten Liquiditätsmangel. Meist liegt es daran, dass Rechnungen zu spät zur Freigabe kommen oder in einer Abteilung liegen bleiben. Genau diesen Vorgang adressieren Systeme für die Rechnungsfreigabe im Unternehmen, siehe Candis oder Finmatics.

Für die Kanzlei ist das eine auswertbare Information: Eine Liste der Eingangsrechnungen, bei denen die Skontofrist verstrichen ist, entsteht aus Daten, die ohnehin vorliegen, und sie ist ein konkreter Beratungsanlass. Die Grundlage dafür ist eine gepflegte Verwaltung der offenen Posten mit hinterlegten Zahlungsbedingungen je Lieferant.

Warum der Fall für Automatiken schwierig ist

Skonto entsteht nicht auf dem Beleg, sondern bei der Zahlung. Die Rechnung nennt nur die Möglichkeit, die Tatsache steht erst im Kontoauszug.

Damit braucht eine automatische Verarbeitung zwei Informationen aus zwei Quellen und muss sie zusammenführen:

• Aus der Rechnung: Bruttobetrag, Steuersätze, Skontosatz und Skontofrist
• Aus dem Zahlungsvorgang: der tatsächlich gezahlte Betrag

Weicht der gezahlte Betrag vom Rechnungsbetrag ab, gibt es drei mögliche Erklärungen: gezogenes Skonto, eine Teilzahlung oder eine Differenz aus einem anderen Grund, etwa einer Reklamation. Ein Verfahren, das jede Unterzahlung als Skonto deutet, produziert falsche Steuerkorrekturen.

Zuverlässig wird die Zuordnung über zwei Prüfungen: Passt die Differenz rechnerisch zum vereinbarten Skontosatz, und liegt das Zahlungsdatum innerhalb der Skontofrist? Sind beide Bedingungen erfüllt, ist die Deutung als Skonto belastbar. Ist nur eine erfüllt, gehört der Fall an den Menschen.

Beide Seiten desselben Vorgangs

Skonto ist ein Vorgang mit zwei Beteiligten, und beide korrigieren dieselbe Bemessungsgrundlage in entgegengesetzter Richtung. Am Beispiel der Rechnung über 1.190 Euro brutto mit 2 Prozent Skonto sieht das so aus:

Die beiden Korrekturen sind rechtlich voneinander unabhängig. Der Empfänger muss seine Vorsteuer auch dann berichtigen, wenn der Leistende die Minderung nicht anmeldet, und umgekehrt. In der Praxis fällt das Auseinanderlaufen erst auf, wenn eine der beiden Seiten geprüft wird, und dann ist die Feststellung eindeutig: Wer 1.166,20 Euro gezahlt hat, kann keine Vorsteuer aus 1.190 Euro geltend machen.

Ein zweiter Punkt ist der Zeitpunkt der Korrektur. Sie gehört in den Voranmeldungszeitraum der Zahlung, nicht in den der Rechnung. Liegt die Rechnung im Dezember und die Zahlung im Januar, betrifft die Minderung den Januar. Wird sie stattdessen im Dezember gebucht, stimmen beide Voranmeldungen nicht, und die Differenz wandert in die Jahreserklärung, wo sie als Abweichung zwischen angemeldeten und erklärten Beträgen sichtbar wird. Zu den Zeiträumen und ihren Abgabeterminen siehe Umsatzsteuervoranmeldung.

Skonto bei gemischten Steuersätzen

Der Fall, an dem die meisten Verfahren scheitern und die meisten Buchungen falsch werden. Eine Rechnung enthält Positionen zu 19 und zu 7 Prozent, das Skonto beträgt 3 Prozent.

Das Skonto von 3 Prozent auf 690,00 Euro beträgt 20,70 Euro. Es mindert nicht pauschal die Bemessungsgrundlage zum Regelsteuersatz, sondern beide Bemessungsgrundlagen im Verhältnis der Bruttobeträge:

Der Zahlbetrag beträgt 669,30 Euro, die Entgeltminderung 18,00 Euro und die Steuerminderung 2,70 Euro. Wer das gesamte Skonto dem Regelsteuersatz zuordnet, mindert die Steuer um 3,30 Euro statt um 2,70 Euro und meldet damit in beiden Steuersätzen falsche Bemessungsgrundlagen an. Der Gesamtbetrag stimmt dabei, die Aufteilung nicht, und genau das ist der Fehler, den eine Verprobung der Umsatzsteuer über die Erlöskonten zutage fördert.

Rechnerisch ist der Fall nichts anderes als eine Splitbuchung, die zeitversetzt zur ursprünglichen Buchung entsteht.

Sonderfälle, die regelmäßig vorkommen

Skonto nach Ablauf der Frist gezogen. Umsatzsteuerlich kommt es auf das tatsächlich Vereinnahmte an. Akzeptiert der Leistende die verspätete Kürzung und verzichtet auf den Restbetrag, mindert sich die Bemessungsgrundlage. Fordert er den Restbetrag ein, bleibt es beim ursprünglichen Entgelt, und die Zahlung ist eine Teilzahlung. Entscheidend ist also nicht die Frist auf der Rechnung, sondern was zwischen den Beteiligten tatsächlich geschieht.

Teilzahlung mit Skonto. Wird nur ein Teil der Rechnung bezahlt und darauf Skonto gezogen, mindert sich die Bemessungsgrundlage nur anteilig. Bei einer Rechnung über 1.190 Euro brutto, einer Teilzahlung von 595 Euro brutto und 2 Prozent Skonto darauf beträgt die Zahlung 583,10 Euro, die Entgeltminderung 10,00 Euro und die Steuerminderung 1,90 Euro. Der Rest der Rechnung bleibt offen und wird bei der nächsten Zahlung erneut beurteilt.

Skonto auf Anzahlungen. Wird bereits die Anzahlung unter Skontoabzug bezahlt, ist die Minderung im Zeitraum dieser Zahlung zu berücksichtigen, und die spätere Schlussrechnung muss die tatsächlich vereinnahmten Beträge abbilden. Andernfalls entsteht in der Schlussrechnung ein Steuerausweis, der nicht zu den vereinnahmten Entgelten passt. Zum Zusammenspiel beider Rechnungen siehe Anzahlung und Schlussrechnung.

Reverse Charge. Auch hier mindert sich die Bemessungsgrundlage. Da der Empfänger Steuer und Vorsteuer in gleicher Höhe berichtigt, bleibt es rechnerisch bei einer Nullsumme, angemeldet werden müssen beide Korrekturen dennoch, weil sie in unterschiedlichen Zeilen der Voranmeldung stehen. Grundlagen dazu in Reverse Charge.

Skonto beim Wareneinkauf mit Anschaffungsbezug. Wird ein Wirtschaftsgut angeschafft und beim Bezahlen Skonto gezogen, mindert das nicht nur den Aufwand, sondern die Anschaffungskosten. Das ist für die Bewertung relevant, weil sich dadurch die Bemessungsgrundlage der Abschreibung ändert und ein Wirtschaftsgut unter eine Wertgrenze rutschen kann, die vorher überschritten war.

Skonto bei Ist-Versteuerung. Der Zeitpunkt der Korrektur ändert sich nicht: Maßgeblich ist die Vereinnahmung, und die fällt bei Ist-Versteuerung ohnehin mit der Zahlung zusammen. Der Fall ist damit einfacher als bei Soll-Versteuerung, wo die ursprüngliche Steuer bereits vor der Zahlung entstanden ist.

Was in Betriebsprüfungen auffällt

Skonto ist kein spektakuläres Prüfungsthema und trotzdem ein ergiebiges, weil die Fehler systematisch sind und sich über den gesamten Prüfungszeitraum wiederholen. Vier Feststellungen kommen regelmäßig vor.

Die Vorsteuer wurde nicht berichtigt. Der Klassiker. Erkennbar durch einen Abgleich zwischen dem Rechnungsbetrag im Kreditorenkonto und dem Zahlbetrag im Bankkonto. Dieser Abgleich lässt sich maschinell über den gesamten Zeitraum führen und liefert eine vollständige Liste der Fälle.

Die Korrektur wurde im falschen Zeitraum vorgenommen. Wirkt sich über das Jahr betrachtet nicht auf die Summe aus, betrifft aber die einzelnen Voranmeldungen. Bei Zeiträumen über einen Jahreswechsel hinweg wird daraus eine echte Verschiebung.

Das Skonto wurde bei gemischten Steuersätzen pauschal zugeordnet. Führt zu falschen Bemessungsgrundlagen je Steuersatz und fällt bei der Verprobung auf.

Als Skonto gebuchte Differenzen waren keine. Unterzahlungen aus Reklamationen, Mängelrügen oder schlichten Zahlungsfehlern wurden als Skonto behandelt und mit Steuerkorrektur gebucht. Materiell ist das eine Entgeltminderung, die möglicherweise nie vereinbart wurde. Die umgekehrte Variante kommt ebenfalls vor: Ein Betrag, der tatsächlich streitig war, wird als Skonto abgeschrieben, obwohl der Anspruch weiterbesteht.

Prüfschema für Zahlungsdifferenzen

Weicht eine Zahlung vom Rechnungsbetrag ab, führen vier Fragen in dieser Reihenfolge zur richtigen Behandlung:

1. Ist die Differenz rechnerisch ein vereinbarter Skontosatz vom Bruttobetrag? Passt sie auf den Cent, ist die Deutung als Skonto plausibel. Passt sie nur ungefähr, ist sie es meist nicht.
2. Liegt das Zahlungsdatum innerhalb der Skontofrist? Sind Frage eins und zwei mit Ja beantwortet, ist der Fall klar.
3. Enthält die Rechnung überhaupt eine Skontovereinbarung? Ohne Vereinbarung ist eine Unterzahlung keine Entgeltminderung, sondern eine offene Forderung.
4. Passt die Differenz zu einer bekannten anderen Ursache? Eine Gutschrift, eine Teillieferung, eine Reklamation, ein Zahlungsabschlag oder eine Bankgebühr bei Auslandszahlungen.

Bleibt nach diesen vier Fragen eine unerklärte Differenz, gehört der Fall in die Klärung und nicht in die Buchung. Eine als Skonto gebuchte Reklamation ist doppelt falsch: Die Steuer wird gemindert, obwohl die Minderung möglicherweise nicht endgültig ist, und die offene Forderung verschwindet aus dem offenen Posten, obwohl sie weiter besteht.

Was ein Verfahren dafür leisten muss

Aus dem Prüfschema ergeben sich die Anforderungen an eine maschinelle Verarbeitung fast von selbst. Vier Angaben müssen zusammenkommen, und sie stammen aus zwei verschiedenen Quellen.

Die zweite Zeile ist der Engpass. Skontobedingungen stehen selten in einem eigenen Feld, sondern als Satz unter der Rechnungssumme, in wechselnden Formulierungen und gelegentlich mit zwei Staffeln. Bei einer strukturierten Rechnung liegen sie dagegen als Datum und Prozentsatz vor, was diesen Fall zu einem der Bereiche macht, in denen sich der Umstieg auf elektronische Rechnungsformate unmittelbar auszahlt.

Ein belastbares Verfahren behandelt Skonto deshalb nicht als Sonderfall der Buchung, sondern als Ergebnis eines Abgleichs: Erst wenn Rechnung und Zahlung nebeneinander liegen, entsteht die Korrektur. Alles, was vorher gebucht wird, ist eine Vermutung. Und jede Vermutung, die maschinell zur Steuerkorrektur führt, erzeugt genau die Fehler, die in der Prüfung gefunden werden.

Skonto in der eigenen Ausgangsrechnung

Die Betrachtung von der Ausgangsseite wird häufig vernachlässigt, weil dort nicht die Vorsteuer betroffen ist, sondern die eigene Steuerschuld. Der Fehler ist damit steuerlich sogar unangenehmer: Wer die Minderung nicht anmeldet, zahlt Umsatzsteuer auf ein Entgelt, das er nie erhalten hat.

Drei Punkte gehören auf der Ausgangsseite geregelt.

Die Skontovereinbarung gehört in die Rechnung. Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung ist als Angabe erforderlich. Ein Hinweis auf den Prozentsatz und die Frist genügt, eine betragsmäßige Aufschlüsselung ist nicht verlangt. Fehlt der Hinweis und wird dennoch Skonto gezogen, entsteht eine Differenz ohne Grundlage, die zunächst als offener Posten zu behandeln ist.

Der Zahlungseingang muss der Rechnung zugeordnet werden. Ohne Zuordnung ist nicht feststellbar, ob eine Zahlung um den Skontobetrag oder aus einem anderen Grund gemindert ist. Sammelzahlungen über mehrere Rechnungen erschweren das erheblich, weil die Differenz dann auf mehrere Vorgänge verteilt werden muss.

Die Minderung muss zurück in die Umsatzsteuer. Wird das Skonto auf ein Erlösschmälerungskonto ohne hinterlegten Steuerschlüssel gebucht, bleibt die Steuer unverändert. Der Ertrag sinkt, die Steuerschuld nicht. In der Jahresverprobung zeigt sich das als Abweichung zwischen den Erlösen und den angemeldeten Bemessungsgrundlagen.

Ob sich das Ziehen von Skonto rechnet

Neben der steuerlichen Behandlung steht eine betriebswirtschaftliche Frage, die in der Beratung häufig gestellt wird: Lohnt es sich, früher zu zahlen? Die Antwort ergibt sich aus dem Vergleich des Skontosatzes mit den Kosten der Mittel, die dafür gebunden werden.

Der Skontosatz bezieht sich auf einen kurzen Zeitraum, nämlich auf die Differenz zwischen Skontofrist und regulärem Zahlungsziel. Bei 2 Prozent Skonto, einer Skontofrist von 10 Tagen und einem Zahlungsziel von 30 Tagen wird die Zahlung um 20 Tage vorgezogen. Auf ein Jahr hochgerechnet entspricht der Vorteil einem Vielfachen üblicher Kreditzinsen, weshalb das Ziehen von Skonto in aller Regel günstiger ist als jede kurzfristige Finanzierung.

Für die Kanzlei ist das insofern relevant, als die Zahl der nicht gezogenen Skonti eine Aussage über die Liquiditätslage eines Mandanten enthält. Ein Betrieb, der auf Skonto verzichtet, obwohl es vereinbart ist, finanziert sich über seine Lieferanten, und das ist ein Signal, das sich aus den Zahlungsdaten ablesen lässt, lange bevor es im Jahresabschluss sichtbar wird.

Den eigenen Bestand einmalig prüfen

Wer wissen will, ob das Thema im eigenen Bestand relevant ist, kann das mit einer Auswertung feststellen, die keine Stunde dauert. Verglichen werden je Rechnung der Rechnungsbetrag und die Summe der zugehörigen Zahlungen.

Die vierte Zeile ist die interessante. Sie liefert eine vollständige Liste der Fälle, in denen zu viel Vorsteuer gezogen wurde, und sie ist mit denselben Daten zu erstellen, mit denen auch eine Prüfung arbeiten würde. Wer diese Auswertung einmal für ein abgeschlossenes Jahr laufen lässt, weiß, ob es sich um einzelne Fälle handelt oder um ein Muster.

Ergibt sich ein Muster, liegt die Ursache fast immer in der Kontierung und nicht in der Sorgfalt der bearbeitenden Person: Es wird ein Konto ohne hinterlegten Steuerschlüssel verwendet, und damit unterbleibt die Korrektur automatisch. Die Abhilfe ist entsprechend einfach, sie besteht in einer Änderung der hinterlegten Kontierung und nicht in einer Ermahnung.

Was daraus für die Belegstrecke folgt

Skonto ist einer der Gründe, warum eine Belegverarbeitung ohne Zahlungsdaten unvollständig bleibt. Wer nur Rechnungen verarbeitet und die Bank getrennt behandelt, kann diesen Fall grundsätzlich nicht automatisieren, weil ihm eine der beiden Informationen fehlt.

Für die Auswahl eines Systems heißt das: Die Frage nach dem Bankabgleich ist keine Bequemlichkeitsfrage, sondern eine fachliche. Ohne die Verbindung von Beleg und Zahlung bleiben Skonto, Teilzahlungen und Differenzen dauerhaft Handarbeit, und das sind genau die Fälle, die pro Stück am längsten dauern.

Nebenbei ist der Zahlungsabgleich auch die Stelle, an der auffällt, wenn ein Beleg fehlt: Eine Zahlung ohne zugehörige Rechnung ist ein sichtbarer offener Punkt, statt eines Belegs, den am Jahresende niemand mehr rekonstruieren kann.